FINANZEN FAQ - Altdatenübernahme aus DATEV
1. Allgemeines... 3 Gibt es generelle Besonderheiten, die ich bei der Altdatenübernahme aus DATEV beachten sollte? 3 1. Übernahme von Vortragswerten... 3 2. Reihenfolge... 3 Muss ich eine Altdatenübernahme in Scopevisio vorbereiten?...3 1. Geschäftsjahre anlegen... 3 2. Eröffnungsperiode anlegen... 3 3. Eigene Sachkonten, Debitorenkonten und Kreditorenkonten importieren oder angelegen.. 3 4. Kostenstellen- und Kostenträgereinstellungen überprüfen (bei Bedarf)... 4 In welchen Dateiformaten kann ich Altdaten aus DATEV übernehmen?...4 Welches Dateiformat sollte ich vorziehen?...4 2. Der GDPdU-Import:... 4 Wie exportiere ich die Daten im GDPdU-Format aus DATEV?...4 Müssen die Daten nach bestimmten Zeiträumen gegliedert übergeben wenden?...4 Müssen die Daten in einer bestimmten Reihenfolge übergeben werden?...4 Kann ich die Daten vor dem Import abgleichen?...4 Wie importiere ich GDPdU-Daten in Scopevisio?...5 Wie finde ich den Fehlerhinweis für fehlerhafte Datensätze?...5 3. Der Postversand-Import... 5 Muss ich für den Import von Postversand-Format Dateien Besonderheiten beachten?...5 Wie exportiere ich die Daten im Postversand-Format aus DATEV?...6 Müssen die Daten nach bestimmten Zeiträumen gegliedert übergeben werden?...6 Müssen die Daten in einer bestimmten Reihenfolge übergeben werden?...6 Was bedeutet der Link Einstellungen unter der Importtabelle?...6 Kann ich die Daten vor dem Import abgleichen?...6 Wie importiere ich Postversand-Daten in Scopevisio?...6 Wie finde ich den Fehlerhinweis für fehlerhafte Datensätze?...7 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 7
1. Allgemeines Gibt es generelle Besonderheiten, die ich bei der Altdatenübernahme aus DATEV beachten sollte? 1. Übernahme von Vortragswerten Scopevisio ist ein jahresübergreifendes Finanzbuchhaltungssystem. Vortragswerte werden daher einmalig in Form einer Eröffnungsbilanz erfasst. Diese Eröffnungsbilanz liegt technisch auf dem Datum vor dem ersten Tag des ersten Geschäftsjahres. Die in DATEV als Buchung vorhandenen Vortragswerte zu Beginn neuer Geschäftsjahre errechnen sich automatisch aus den Kontensalden des Vorjahres. Dies bedeutet bei der Übernahme von Altdaten, dass Buchungen auf Vortragskonten nur im ersten Geschäftsjahr importiert werden dürfen. In den Folgejahren ist dies nicht nötig; die Buchungen werden beim Import herausgefiltert und müssen ignoriert werden. 2. Reihenfolge Importieren Sie immer zuerst das älteste Geschäftsjahr, anschließend das Folgejahr usw. bis zum aktuellen Jahr. Muss ich eine Altdatenübernahme in Scopevisio vorbereiten? Ja, Sie sollten verschiedene Einstellungen prüfen bzw. anpassen, um die Altdaten reibungslos übernehmen zu können: 1. Geschäftsjahre anlegen Legen Sie im System die entsprechenden Geschäftsjahre an. Öffnen Sie dazu unter Stammdaten Erweitere Stammdaten den Menüpunkt Geschäftsjahre. Hier wurde bei der Einrichtung Ihrer Firma bereits das aktuelle Geschäftsjahr eingerichtet. Fügen Sie nun die benötigten Vorjahre hinzu: Hinzufügen Beginn des Vorjahres z.b. auf den 01.01.2010 setzen. Das Enddatum passt sich automatisch an. Speichern. 2. Eröffnungsperiode anlegen Legen Sie nun noch eine Eröffnungsperiode an. Hinweis: Grundsätzlich können auch Altdaten übernommen werden, wenn sich schon Buchungen im System befinden. Wenn allerdings bereits eine Eröffnungsperiode angelegt und bebucht wurde, müssen die Buchungen zuerst storniert und die Periode gelöscht werden. 3. Eigene Sachkonten, Debitorenkonten und Kreditorenkonten importieren oder angelegen Zum Import von Sach- und Personenkonten nutzen Sie die CSV-Schnittstelle: Schnittstellen Import/Export CSV-Textdatei, die Reiter Sachkonten, Debitoren, Kreditoren. Tipp: Wenn Ihnen die Daten im DATEV-GDPdU-Format nutzen, finden Sie die entsprechenden Daten in der Datei Kontenplan.txt. Bitte beachten Sie, dass diese Datei vor dem Import in Sachkonten, Debitoren und Kreditoren aufgeteilt werden muss. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 7
4. Kostenstellen- und Kostenträgereinstellungen überprüfen (bei Bedarf) Wenn Sie die Kostenrechnung in DATEV genutzt haben, überprüfen Sie vor dem Import die Einstellungen für Kostenstellen und Kostenträger (Kostendimension 1 und 2). Öffnen Sie über Berichtsmenü die Kostenrechnung und klicken anschließend in den blauen Bereich neben dem Begriff Kostenstellen bzw. Kostenträger. Das Berichtsmenü öffnet sich. Wählen Sie Einrichten/Bearbeiten und aktivieren Sie unter Kontoauswahl die Einstellung Erfolgskonten (Kontoart Erlöse; Kosten) Damit sind die Importvorbereitungen abgeschlossen. In welchen Dateiformaten kann ich Altdaten aus DATEV übernehmen? Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, Altdaten aus Datev zu importieren: 1. der Import über die GDPdU-Schnittstelle und 2. der Import über die Postversand-Schnittstelle. Bitte beachten Sie, dass die GDPdU-Schnittstelle speziell für den Import von DATEV-Buchungen entwickelt wurde. GDPdU-Exporte aus anderen Programmen lassen sich nicht über diese Schnittstelle einlesen. Die Postversand-Schnittstelle kann hingegen auch für Dateien verwendet werden, die in diesem Format aus anderen Programmen exportiert wurden. Welches Dateiformat sollte ich vorziehen? Wir empfehlen die Nutzung der GDPdU-Schnittstelle. Die Daten liegen hier in einer Form vor, die einen fehlerfreien und reibungslosen Import erlaubt. 2. Der GDPdU-Import: Wie exportiere ich die Daten im GDPdU-Format aus DATEV? Exportieren Sie Ihre Daten aus DATEV über Bestand -> Exportieren -> Export nach GDPdU. Müssen die Daten nach bestimmten Zeiträumen gegliedert übergeben wenden? Nein, Sie können grundsätzlich sowohl ganze Jahre als auch einzelne Monate exportieren und einlesen. Müssen die Daten in einer bestimmten Reihenfolge übergeben werden? Theoretisch ist dies bei einem jahresübergreifenden System nicht nötig. Wir empfehlen trotzdem beim Import die Reihenfolge von der ältesten Periode zur jüngsten Periode einzuhalten, da so der Abgleich mit den Ursprungsdaten wesentlich einfacher ist. Kann ich die Daten vor dem Import abgleichen? Prüfsummen ermöglichen einen Vergleich der zu buchenden Werte VOR dem eigentlichen Import. Nachdem Sie die Datensätze geladen haben, können Sie sich Prüfsummen anzeigen lassen. Ein Klick auf den Link öffnet eine Excel-Datei. Diese enthält die Importwerte pro Konto, summiert nach Soll Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 7
und Haben, über alle zu importierenden Konten sowie den Kontosaldo nach Import. Zum Vergleich kann die Summen-Saldenliste aus DATEV herangezogen werden; die zu vergleichenden Spalten sind kumulierter Wert Soll und kumulierter Wert Haben. Wie importiere ich GDPdU-Daten in Scopevisio? 1. Wählen Sie über das Menü OpenScope > Import & Export > Datev Importe/Exporte verwalten > DATEV GDPdU-Import. 2. Wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Datendatei gespeichert ist. Achtung: DATEV erstellt beim Export eine Baumstruktur, die Daten befinden sich in der untersten Ebene. Markieren Sie den letzten Ordner der Struktur. Hinweis: Beachten Sie, dass Sie den ganzen Ordner auswählen und nicht einzelne Dateien. 3. Im Formular wird eine Übersicht der Dateien im Ordner und eine Importanalyse angezeigt. Über die Links erhalten Sie eine Ansicht der Dateiinhalte. Importiert werden kann an dieser Stelle nur die Datei Buchungsprotokoll.txt, die alle Bewegungen des ausgewählten Zeitraums enthält. 4. Klicken Sie auf [Datensätze laden]. Das Formular Datenimport Kontrolle und die zu importierenden Daten werden angezeigt. 5. Klicken Sie auf [Buchungen importieren]. Der Import beginnt und im Hintergrund werden die Daten auf Fehler überprüft. Sind die Daten fehlerfrei, werden sie ins Journal übernommen. Wie finde ich den Fehlerhinweis für fehlerhafte Datensätze? Wenn Import aufgrund von fehlerhaften Daten nicht durchgeführt werden konnte, erhalten Sie eine Systemmeldung. Gleichzeitig wird ein Buchungsprotokoll erstellt. Folgen Sie dem Link und öffnen Sie das Buchungsprotokoll. In der Spalte Systemhinweis (ggf. über rechte Maustaste einblenden) wird Ihnen die Fehlermeldung angezeigt. 3. Der Postversand-Import Muss ich für den Import von Postversand-Format Dateien Besonderheiten beachten? Für einen korrekten Import von Postversand-Dateien müssen die Schlüsselungen der Kontenpläne in DATEV und Scopevisio übereinstimmen. Wenn Sie einen von uns vorgeschlagenen Kontenplan unverändert benutzen, brauchen Sie hier nichts weiter zu unternehmen. Haben Sie eigene Konten hinzugefügt, sollten Sie prüfen, ob die Steuerschlüsselung mit DATEV übereinstimmt. Eine weitere Besonderheit beim Import von Postversand-Dateien betrifft Buchungssätzen mit den DATEV-Steuerschlüsseln bei Umsätzen, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach 13b UStG schuldet (Buchungssätze mit den Schlüsseln 91/92/94/95 und 46): Die Qualifizierung des jeweiligen Sachverhaltes erfolgt bei DATEV durch ein Auswahlmenu, wodurch sich sowohl das Steuerkonto als auch die Zuordnung in der Umsatzsteuervoranmeldung bestimmt. In Scopevisio erfolgt die Wahl des Steuerkontos durch die Zuordnung des Steuerschlüssels in der Steuermatrix. Daher kann es hier zu Abweichungen kommen. Beispiel: Buchung in Datev: Umsatz BU-Schlüssel Gegenkonto Datum Konto -230,00 94 4780 13.03.2013 75000 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 7
Durch die Qualifizierung des Sachverhaltes zu 13b wurden die Steuerkonten 1577 und 1787 zugeordnet. Beim Import in Scopevisio werden hingegen durch die Zuordnung von Buchungsschlüssel 94 zu Steuerschlüssel Steuer aus innergemeinschaftlichen Leistungen 19% VSt und 19% USt die Steuerkonten 1577 und 1773 bebucht. Auf die Gesamtaussage der Buchhaltung hat diese Verschiebung keine Auswirkung. Wie exportiere ich die Daten im Postversand-Format aus DATEV? Öffnen Sie in DATEV Auswertung Primanota. Wählen Sie einen Vorlauf und öffnen diesen. Über den Menüpunkt Bearbeiten kann die Aktion Primanota für Postversand exportieren ausgewählt werden. Müssen die Daten nach bestimmten Zeiträumen gegliedert übergeben werden? Nein, Sie können grundsätzlich sowohl ganze Jahre als auch einzelne Monate exportieren und einlesen. Dateien im Postversandformat liegen meist entsprechend den zugehörigen Vorläufen monatsweise abgegrenzt vor. Importieren Sie Monat für Monat und prüfen Sie nach jedem Import die Übereinstimmung der Summen-Saldenlisten im Ausgangsprogramm mit denen in Scopevisio. Beachten Sie hierbei, dass es aufgrund von Nachbuchungen aus früheren Monaten in den Monatssalden zu Abweichungen kommen kann; der kumulierte Saldo sollte aber stimmen. Müssen die Daten in einer bestimmten Reihenfolge übergeben werden? Theoretisch ist dies bei einem jahresübergreifenden System nicht nötig. Wir empfehlen trotzdem beim Import die Reihenfolge von der ältesten Periode zur jüngsten Periode einzuhalten, da so der Abgleich mit den Ursprungsdaten wesentlich einfacher ist. Was bedeutet der Link Einstellungen unter der Importtabelle? Die für den Import benötigten Einstellungen werden per Default vom System erstellt. Die DATEVBuchungsschlüssel-Konfiguration und Skontokonten werden aus der Steuermatrix übernommen; die Vortragskonten aus dem Kontenplan. Änderungen sollten hier nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden. Auch Kostenstellen und Kostenträger sind bereits zugeordnet. Kann ich die Daten vor dem Import abgleichen? Prüfsummen ermöglichen einen Vergleich der zu buchenden Werte VOR dem eigentlichen Import. Nachdem Sie die Datensätze geladen haben, können Sie sich Prüfsummen anzeigen lassen. Ein Klick auf den Link öffnet eine Excel-Datei. Diese enthält die Importwerte pro Konto, summiert nach Soll und Haben, über alle zu importierenden Konten sowie den Kontosaldo nach Import. Zum Vergleich kann die Summen-Saldenliste aus DATEV herangezogen werden; die zu vergleichenden Spalten sind kumulierter Wert Soll und kumulierter Wert Haben. Wie importiere ich Postversand-Daten in Scopevisio? 1. Wählen Sie über das Menü Global > Import/Export > Datev Importe/Exporte verwalten > DATEV GDPdU-Import. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 7
2. Öffnen Sie per Klick einen Dialog, über den Sie die Datei auswählen. Die zu importierenden Daten werden in der Tabelle angezeigt. Sie können über die Links die Daten als csv-datei öffnen bzw. die Prüfsummen einsehen. 3. Zum Überprüfen der Daten führen Sie die folgenden Schritte aus: a. Markieren Sie eine Zeile und klicken Sie auf [Belegansicht]. b. Überprüfen Sie die Buchung. Über Beleg vor und Beleg zurück öffnen Sie die weiteren Buchungen aus der Übersicht. 4. Über Auswahl ändern nehmen Sie die Buchung aus dem Import. 5. Klicken Sie auf [Importieren]. Der Import beginnt und im Hintergrund werden die Daten auf Fehler überprüft. Alle fehlerfreien Daten werden sofort in das Journal übernommen. Wie finde ich den Fehlerhinweis für fehlerhafte Datensätze? Wenn Import aufgrund von fehlerhaften Daten nicht durchgeführt werden konnte, erhalten Sie eine Systemmeldung. Gleichzeitig wird ein Buchungsprotokoll erstellt. Folgen Sie dem Link und öffnen Sie das Buchungsprotokoll. In der Spalte Systemhinweis (ggf. über rechte Maustaste einblenden) wird Ihnen die Fehlermeldung angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 7