Legal & Compliance Management Solutions: Digitale Matterakte
Die Herausforderung Für das Mattermanagement in Legal und Compliance Abteilungen müssen die Benutzer grosse Mengen von Dokumenten und Informationen verwalten. In der Regel sind die benötigten Inhalte in einer Vielzahl von Papierarchiven, digitalen Repositories und isolierten Anwendungen gespeichert. Keines dieser Tools enthält jedoch alle erforderlichen Funktionen für eine Matter-orientierte Bereitstellung und Verwaltung der benötigten Dokumente. Die Beschaffung aller erforderlichen Informationen für eine bestimmte Matter ist dadurch sehr zeitaufwändig. Häufig fehlt auch ein konsistenter Gesamtüberblick. Dadurch können die ursprünglichen und/ oder neuesten Versionen von Dokumenten nicht klar bestimmt werden. Ausserdem verhindert das Fehlen eines integrierten Dokumenten- und Matter Lifecycle Managements einen vollständigen Informationsaustausch. Das führt dazu, dass die involvierten Mitarbeiter nicht nur einen unterschiedlichen Wissensstand haben, sondern vielfach auch nicht über die Ergebnisse von ähnlichen Fällen informiert sind. Eine serviceorientierte und kostengünstige Bearbeitung von geschäftskritischen Legal und Compliance Matters ist daher kaum möglich. Hinzu kommt, dass zahlreiche unnötige Kopien angefertigt werden müssen, die zusätzlichen Speicherplatz benötigen, wenn keine systematischen Ablagestrukturen für das Dokumenten- und Aktenmanagement vorhanden sind. 2 l Legal & Compliance Management Solutions: Digitale Matterakte
Unsere Lösung Unser massgeschneidertes Lösungspaket integriert alle Komponenten, die Sie für das digitale Lifecycle Management der vielen und sehr unterschiedlichen Dokumente benötigen, die entlang des Bearbeitungszyklus eines Rechtsfalles entstehen. Vorhandene Informationssilos werden durch eine zentrale elektronische Wissensbasis abgelöst, die einen schnellen Zugriff auf fallbezogene Informationen ermöglicht. Damit unterstützt unsere Lösung die Arbeitsprozesse in Legal und Compliance Abteilungen und ermöglicht dank einfachem Informationszugriff und -austausch eine effiziente und fristgerechte Bearbeitung von Rechtsfällen. Ihre Mitarbeiter können ihren Berechtigungen entsprechend auf alle Informationen zugreifen, die sie für die Fallbearbeitung benötigen. Die Vergabe eingeschränkter Zugriffsrechte erlaubt zudem, externe Rechtsberater, Mandanten oder Partner bei Bedarf jederzeit einfach einzubinden. Je nach Bedarf können Sie unsere Lösung bei Ihnen vor Ort installieren oder als Cloud Service mieten und via Internet nutzen. Input Management Automation (IMA)... legt den Grundstein für die einheitliche Informationsablage in den elektronischen Matterakten und für die schnelle, gezielte Suche nach den gespeicherten Dokumenten. Die Erkennung und Extraktion der Dokumenteninhalte sowie Indizierung der Dokumente beispielsweise nach Dokumententyp, Datum oder Fallnummer erfolgt automatisiert. Manuelle Eingriffsmöglichkeiten zur Kontrolle oder Korrektur ermöglichen zudem die Verschlagwortung nach vordefinierten Kriterien. Die DMS/Archiv Komponente... bündelt die gespeicherten Informationen und bietet den Benutzern einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff darauf zuverlässig geregelt durch ein feingranulares Berechtigungskonzept. Zahlreiche Funktionen unterstützen die elektronische Verwaltung und Bearbeitung der sensiblen Daten und sorgen dabei gleichzeitig für ein Gesetzes- und Compliancekonformes Akten- und Dokumentenmanagement. Legal und Compliance Abteilung effiziente Kommunikation innerhalb der Abteilung Sekretariat Rechtsanwalt 1 Rechtsanwalt 2 Rechtsanwalt 3 Weitere Unternehmenseinheiten verbesserte Zusammenarbeit Extern: Berater, Mandanten und Partner einfacher Austausch und schnelle Abstimmung Legal & Compliance Management Solutions: Digitale Matterakte l 3
Das Funktionsspektrum auf einen Blick Unsere Legal & Compliance Management (LCM) Lösung bietet ein Funktionsspektrum, das dem Benutzer umfassende Nutzungsmöglichkeiten erschliesst: Ganzheitliches Lifecycle Management eines Dokumentes vom Scanning bis zur Archivierung Komfortables Berechtigungskonzept, das über ein mehrstufiges Rollen- Rechtekonzept höchste Zugriffssicherheit gewährleistet Ganzheitliches Verschlüsselungskonzept das Ihren Daten zu jeder Zeit den Schutz gewährt, den sie verdienen Konfiguration von klaren Strukturen für verschiedene Matterklassen Intelligente Suchmechanismen wie beispielsweise Thesaurussuchen Übersichtliche Strukturierung von Dokumentenund Matterhierarchien in einer sehr komplexen Umgebung Verwaltung und Tracking von Dokumenten- und Matter-Lebenszyklen mit minimalem Aufwand Verwaltung von Referenzinformationen - beispielsweise zu Dokumenten, die für rechtliche Zwecke in physischen Archiven abgelegt sind Bearbeitung von Matter-bezogenen Dokumenten gemäss der aktuellen Unternehmenspolitik Je nach Bedarf kann der Benutzer unsere Lösung über folgende Zugänge nutzen: Desktop Client Web Client Mobile Client 4 l Legal & Compliance Management Solutions: Digitale Matterakte
Unser Desktop Client In Legal und Compliance Abteilungen sind E-Mails (Outlook) in der Regel das bevorzugte, täglich genutzte Arbeitsinstrument für die Kommunikation und die Übermittlung von Dokumenten. Swiss Post Solutions bietet Ihnen eine intelligente Client-Komponente an, welche die Verwaltung, die gemeinsame Nutzung und das Retrieval von E-Mail- Inhalten und -Anhängen erheblich vereinfacht und verbessert. Häufige Benutzer, für die Effizenz und Bedienungskomfort oberste Priorität haben, profitieren von der vollständigen Integration mit Microsoft Outlook und dem sofortigen Zugriff auf Inhalte, die im Repository der LCM-Anwendung gespeichert sind. Funktionale Highlights Add-In für Outlook als Hauptarbeitsbereich Persönlicher Arbeitsplatz für die eigenen Dateien, den Empfang von E-Mails und die Anzeige anstehender Aufgaben Medienbruchfreies Arbeiten mit den gängigen Office Produkten (Excel, PowerPoint, Word) Verwaltung von Akten- und Dokumentenbezogenen Terminen direkt in Outlook Termingerechte Bearbeitung von Akten und Dokumenten durch Wiedervorlagen und Fristen Anbindung von lokalen Scannern und Multifunktionksgeräten Benutzerfreundliche Suchmöglichkeiten, inklusive einer Thesaurussuche Konzeptorientierte Suche zur Identifizierung und Referenzierung von inhaltsverwandten Dokumenten und Akten Bewertung der Suchergebnisse Drag & Drop-Funktionen für die Ablage von E-Mails Speicherung von Anhängen mit der dazugehörenden E-Mail oder automatische Trennung und Speicherung der Anhänge als unabhängige Objekte Weiterleitung von Dokumenten aus der LCM- Anwendung als Links oder E-Mails sowie in die Postkörbe der Benutzer und Teams innerhalb des Systems Automatisierte Zuweisung von Metadaten zu einem Dokument Legal & Compliance Management Solutions: Digitale Matterakte l 5
Unsere Web- & Mobile Clients Web Client Über den Web-Client können Sie mit den gängigen Browsern von überall her auf Ihre Dokumente zugreifen. Funktionale Highlights Persönlicher Arbeitsplatz für eigene Dateien, den Empfang von E-Mails und die Anzeige anstehender Aufgaben Benutzerfreundliche Suchmöglichkeiten, inklusive einer Thesaurussuche Konzeptorientierte Suche zur Identifizierung und Referenzierung von inhaltsverwandten Dokumenten und Akten Auditfunktion für die Anzeige von Audit Trails sowie die Suche nach Audit-Einträgen und Audit- Details für ein bestimmtes Objekt (Matter, Sub- Matter, Dokument). Reportfunktion, die dem Benutzer gemäss der vordefinierten Berichtskonfiguration alle benötigten Daten zur Verfügung stellt Dokumenten- und Thumbnail-Viewer für eine digitale Sachbearbeitung ohne Medienbrüche Mobile Client Zugriff von überall her mit Ihren mobilen Geräten. Funktionale Highlights Nach Ordnern, Dokumenten und Volltext suchen Dokumente anzeigen, versenden und weiterleiten Änderungen an Dokumenten und Akten abonnieren Dokumenteneigenschaften anzeigen und ändern Dokumentenanlagen wie Sprach-, Text- und Bilddateien einsehen und hinzufügen Wiedervorlagen und Fristen setzen Dokumente im Tresor des Mobile Clients lokal ablegen 6 l Legal & Compliance Management Solutions: Digitale Matterakte
Ihr Bonus mit uns Sie profitieren von... der Minimierung geschäftlicher Risiken durch einen zuverlässigen Zugriff auf vollständige und aktuelle Informationen zu Matters, die in Bearbeitung sind. Kosteneinsparungen für externe Rechtsberater durch einen hohen internen Wissensstand. Zeit- und Kosteneinsparungen durch effiziente Such-, Bearbeitungs- und Ablageprozesse. einer kollaborativen Zusammenarbeit - innerhalb Ihrer Legal und Compliance Abteilung und mit Ihren Mandanten, Rechtsberatern und Partnern. einem standardisierten und klar strukturierten zentralen Ablagesystem. einem Gesetzes- und Compliance-konformen Dokumenten- und Mattermanagement. Beratung und Projekte Gemeinsam mit unseren Partnern begleiten wir Projekte von der Analyse der IST-Situation bis zur Einführung und Inbetriebnahme der Lösung. Sie profitieren von einem technisch, kommerziell und organisatorisch perfekt eingespielten Team, das für die reibungslose Bereitstellung unserer Lösungen sorgt. Bestandsaktenerfassung Die Überführung von Bestandsakten kann bereits mit der Einführung der Lösung oder im Anschluss danach Schritt für Schritt erfolgen. Sie definieren die relevanten Bestandteile des Papierarchivs und finden Ihre Dokumente nach deren Scanning und Erfassung in elektronischer Form und der ursprünglichen Ablagereihenfolge wieder. Legal & Compliance Management Solutions: Digitale Matterakte l 7
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