Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen DEKV Jahrestagung, Workshop 24.09.2008 ATEGRIS GmbH
AGENDA 1. Grundlegende Gedanken 2. Planungszyklus im Krankenhaus 3. Exkurs Situatives Führen 4. Prozess der Zielvereinbarung 5. Instrumente 6. Beispiele 7. Risiken & Chancen bzw. Vor- & Nachteile 8. Einführung ins Unternehmen 9. Verbindung mit anderen Instrumenten 10. Fragen und Diskussion ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 2
Grundlegende Gedanken 1. Warum möchte ich als Vorgesetzter ein Zielvereinbarungssystem bzw. Zielvereinbarungsgespräche? Um die individuellen Ziele von Mitarbeitern/innen an den Abteilungs- und Unternehmenszielen auszurichten Mitarbeiter/innen tagtäglich zu zielgerichteter Arbeit anzuleiten die Tätigkeiten der Mitarbeiter/innen an deren Stärken auszurichten Leistung messbar und sichtbar zu machen Mitarbeiter/innen durch ein klares, erreichbares Ziel zu motivieren gute Arbeit gerecht belohnen zu können Leistungsdefizite aufzudecken strukturiert und kontinuierlich im Dialog mit Mitarbeitern/innen zu sein Mitarbeiter/innen zu unterstützen und ständig weiterzuentwickeln. ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 3
Grundlegende Gedanken 2. Wie kann ich durch Zielvereinbarungen motivieren? indem ich die Ziele mit Mitarbeitern/innen gemeinsam festlegen werde durch konkrete, herausfordernde aber erreichbare Ziele durch eine Zielformulierung nach den Smart Kriterien wenn sich die Ziele an den Stärken des/r Mitarbeiters/in ausrichten wenn ich die Mitarbeiter/innen in der Zielerreichung unterstütze wenn die Termine für ein offenes Gespräch mit den Mitarbeitern/innen dienen wenn die Zielerreichung mit einem Bonus honoriert wird wenn sich die Anforderungen zur Erreichung der Ziele im Verlauf steigern. ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 4
Regelmäßiger Planungszyklus am Beispiel des Ev. Krankenhauses Mülheim Jan. März Individuelle ZV Nov. Dez. Ergebnis ZV Juli Aug. Zwischengespräch ZV Sept. Okt. Unternehmenszielplanung Aug. Sept. Erstellung Wirtschaftsplan ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 5
Exkurs Führung Führungsstile und Entwicklungsebenen: Am Beispiel des Situativen Führens Entwicklungsebene Niedrige Kompetenz Hohe Motivation Etwas Kompetenz Niedrige Motivation Hohe Kompetenz Etwas Motivation Hohe Kompetenz Hohe Motivation Angebrachter Führungsstil Lenken: >> Strukturieren Kontrollieren Überwachen Trainieren: >> Lenken Unterstützen Erklären Unterstützen: >> Loben Zuhören Ermöglichen Delegieren: >> Verantwortung übergeben Verantwortung teilen in Planung zuhören ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 6
Prozess der Zielvereinbarungsgespräche am Ev. Krankenhaus Mülheim Auftakt (bis 28. März): Dokumentation der vereinbarten Ziele auf dem Formblatt mit Unterschrift von Führungskraft und Mitarbeiter/in Standortbestimmung (bis 29. August): Gemeinsames Gespräch über den Stand der Zielerreichung und ggf. Vereinbarung über Korrektur- und Unterstützungsmaßnahmen Dokumentation der Gesprächsergebnisse auf dem Formblatt Endjahresgespräch (bis 12. Dezember): Gemeinsame Überprüfung inwieweit die geplante Zielsetzung erreicht worden ist Dokumentation der Gesprächsergebnisse auf dem Formblatt Berichterstattung (bis 31. Dezember): Die Führungskraft berichtet die Ergebnisse des Zielvereinbarungsprozesses an die nächst höhere Ebene Dokumentation auf eigenem Formblatt Zielerreichungsübersicht 2008 ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 7
Vorbereitung des Zielvereinbarungsgesprächs Organisatorische Vorbereitung (Checkliste): Ungestörter Raum Terminierung (genügend Vorlauf- und Gesprächszeit) Rechtzeitige Kommunikation an den/die Mitarbeiter/in Klärung der Dokumentation Alte Zielvereinbarung für Gesprächsvorbereitung Inhaltliche Vorbereitung (Checkliste): Klare, zusammenhängende Kommunikation der Unternehmensziele, des Verantwortungsbereiches und der persönlichen Zielsetzung Kenntnis über die Stärken des/r Mitarbeiters/in Klare Erwartungshaltung Vorschläge für Zielsetzung ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 8
Ablauf des Zielvereinbarungsgesprächs Organisatorische Vorbereitung (Checkliste): Führungskraft und Mitarbeiter/in bereiten jeweils einen Entwurf für die Zielvereinbarung vor Beide Parteien tauschen sich über die Vorschläge und ihre Erwartungshaltung aus Herstellung eines Konsens Gemeinsame Formulierung der Ziele auf dem Formblatt Festlegung der Unterstützung durch die Führungskraft In Kraft setzen durch beiderseitige Unterschrift ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 9
Beispiel Oberarzt (Am Beispiel Gefäßchirurgie) 1. Ziel: Etablierung und Durchführung von XY Untersuchungen mittels der Angiosuite. 2. Ziel: Anleitung des neuen Assistenzarztes Hr. XY. 3. Ziel: Steigerung der Fallzahlen um XY % durch die spezielle OP-Methode AB. ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 10
Beispiel Assistenzarzt (Aufgabenbezogene Ziele) 1. Ziel: Bei jedem neu aufzunehmenden Patienten überprüfe ich die Möglichkeit der Pfadanlage und ordne diese an bzw. begründe die Nichtanlage des Pfades. 2. Ziel: Bei allen zu entlassenden Patienten dokumentiere ich den Entlassungsgrund und die nosokomiale Infektion am Vortag, spätestens aber zum Entlassungszeitpunkt. 3. Ziel: Für jeden zu entlassenden Patienten diktiere ich entsprechend der Zeitvorgabe am Vortag den Entlassungsbrief und leite diesen an den zentralen ärztlichen Schreibdienst weiter. ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 11
Beispiel Erste Leitung (Am Beispiel des Zentrums für Endoskopie und Diagnostik) 1. Ziel: Optimierung der Prozessabläufe im ZED, so dass sich die Wartezeit für den Patienten auf XY Minuten reduziert. 2. Ziel: Steigerung der Servicequalität im Erstkontakt mit dem Patienten im ZED um XY%. 3. Ziel: Erarbeitung des einheitlichen Service- und Dienstleistungsverständnis im Team und Besuch von mind. einer gemeinsamen Serviceschulung. ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 12
Beispiel Pflegefachkraft (Aufgabenbezogene Ziele) 1. Ziel: Ich übernehme für jeden mir zugewiesenen Patienten eine sorgfältige, patientenbezogene Übernahme der pflegerischen Grundversorgung und dokumentiere diese. 2. Ziel: Ich beobachte bei jedem Patientenkontakt den Patienten sorgfältig in Bezug auf Veränderungen und leite die richtigen Schritte ein, bzw. gebe die Informationen an den Dienstverantwortlichen weiter. ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 13
Risiken & Chancen Chancen Kenntnis des Gesamtkontextes Richtungsklarheit Priorisierung der Arbeit Motivierung Unterstützung durch die Führungskraft Kontinuierlicher Dialog Austausch über Wahrnehmung Erkennen von Erwartungen Erkennen von Potenzial Messbarkeit der Leistung Lob und Anerkennung für Erfolg Annahme steigender Herausforderung Risiken Kein konsequenter Prozess übers Jahr Gestaltung ohne ausreichender Einbezug des/der Mitarbeiters/in Mangelnde Unterstützung Schlechte Messbarkeit der Ziele Mangelndes Feedback Empfindung als zusätzliche Belastung Überforderung durch die Ziele Kein Konsens im Gespräch Unklare Formulierung ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 14
Einführung ins Unternehmen Fragestellung zur Vorgehensweise: Wie werden die Zielvereinbarungsgespräche schrittweise ins Unternehmen eingeführt? Über welchen Zeitraum ist die Einführung geplant? Wie wird umfassend vorab und über Neuerungen informiert? Wer kann die Gespräche bei Bedarf begleiten? Wer unterstützt die Führungskräfte im Prozess? Wer steuert und kontrolliert den Prozess? Welche Führungskräfte brauchen vorab eine Schulung? Gehen die Zielplanung des Unternehmens mit den Zielvereinbarungsgesprächen Hand in Hand? Soll es eine Befragung zum Prozess (z.b. nach 2 Jahren) geben? Welche unterstützenden Maßnahmen gibt es z.b. Kommunikation der Ergebnisse ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 15
Verbindung mit anderen Instrumenten Beispiele: Führungsgrundsätze (Multi Source) Feedback Instrument Funktionsprofile Kompetenzprofil Bonussystem/Variable Entlohnung etc. ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 16
Fragen & Diskussion (Aus dem Intranet des Ev. Krankenhauses Mülheim) Fragen die häufig von Mitarbeitenden gestellt werden: Sind Zielvereinbarungen nicht nur ein Instrument zum Kontrollieren? Muss ich eine neue Zielvereinbarung treffen, wenn ich noch eine gültige habe? Welche Konsequenzen haben nicht erfüllte Zielvereinbarungen? Werden die Zielvereinbarungen der Führungskräfte 1:1 an die Mitarbeiter/innen weitergegeben? Warum bekommen nicht alle Mitarbeiter/innen in einem Bereich die gleichen Ziele? Welche Zielvereinbarungen soll ich mit Mitarbeitern/innen treffen, mit deren Beitrag ich vollkommen zufrieden bin? ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 17
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Exkurs Führung: Die vier Führungsstile des situativen Führens Unterstützender Führungsstil den MA coachen an Zielsetzung/Lösungen beteiligen stärken, ermutigen, Neues zu wagen mit MA weitere Schritte planen Unterstützung, Hilfsmittel, Ideen bieten, wenn die Person darum bittet Trainierender Führungsstil Entscheidungen erläutern Durchführungsplan entwickeln & besprechen letzte Entscheidung selbst treffen Leistungen & Entwicklung beobachten Leistungen bewerten & besprechen ggf. spezifische Anweisungen geben Delegierender Führungsstil großes Vertrauen bei wenig Kontrolle MA darf eigene Arbeit bewerten MA hat weitreichende Befugnisse Berater und Ansprechpartner nur bei Ausnahmefälle sein MA gestatten, eigene Pläne, Methoden etc. zu entwickeln Lenkender/dirigierender Führungsstil spezifische Beschreibung geben Qualitätsmaßstäbe klar bestimmen klare Anweisungen/Informationen geben MA eng überwachen Rückmeldung über die eigene Leistung geben Fortschritte bewerten und über Ergebnisse berichten Ziele & Qualitätsmaßstäbe setzen ATEGRIS GmbH Führen und Motivieren mit Zielvereinbarungen, 24.09.2008 > Seite 21