Erstellen des elektronischen Lohnnachweises für die Berufsgenossenschaft PW0615_BG_Elektronischer_Lohnnachweis Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Straße 8-14 60439 Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.
Inhaltsverzeichnis 1.0 Einleitung 3 2.0 Erstellung im Modul Personalabrechnung 4 2.1 Erstellung des Lohnnachweises 4 2.1.1 Vorarbeiten 4 2.1.2 Lohnnachweis erstellen 4 2.1.3 Mandantenübergreifende Erstellung 5 2.1.4 Stornierung und Neuerstellung des Lohnnachweises 5 2.1.5 Meldeübersicht 6 2.2 Auswertungen zum Lohnnachweis 7 2.3 Keine manuelle Bearbeitung des Lohnnachweises 8 Erstellen des elektronischen Lohnnachweises für die Berufsgenossenschaft Seite 2 von 8
1.0 Einleitung Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für das Jahr 2016 und für die folgenden Abrechnungsjahre einen elektronischen Lohnnachweis abzugeben. Im Vorfeld der Übermittlung eines Lohnnachweises muss zwingend eine Stammdatenabfrage für das betroffene Jahr erstellt werden. Anderenfalls wird der Lohnnachweis nicht akzeptiert. Ausnahmen bestehen lediglich für Arbeitgeber, die selbst eine Berufsgenossenschaft sind, für Mitglieder der landwirtschaftlichen BGs und der Feuerwehrunfallkassen. Diese müssen weder eine Stammdatenabfrage noch einen elektronischen Lohnnachweis übermitteln. Der Datenaustausch mit der Unfallversicherung ist mitgliedsnummernbezogen. Wenn eine Mitgliedsnummer in mehreren Mandanten vorkommt, gibt es dafür in der Regel nur eine Stammdatenabfrage und auch nur eine Antwort, die dann für alle Mandanten mit der betreffenden Mitgliedsnummer gleichermaßen gilt. Erstellen des elektronischen Lohnnachweises für die Berufsgenossenschaft Seite 3 von 8
2.0 Erstellung im Modul Personalabrechnung 2.1 Erstellung des Lohnnachweises 2.1.1 Vorarbeiten Der elektronische Lohnnachweis darf nur übermittelt werden, wenn vorher eine Stammdatenabfrage übermittelt wurde und die Berufsgenossenschaft durch eine Stammdatenantwort reagiert hat. Ein elektronischer Lohnnachweis ohne vorherigen Stammdatenaustausch würde abgelehnt werden. Zur Erstellung der Stammdatenabfrage und der Verarbeitung der Stammdatenantwort für das Jahr 2016 gehen Sie bitte wie folgt vor: Gegebenenfalls per Rückblick ins Abrechnungsjahr 2016 wechseln Unter <Mandant: Konfiguration: BG> die PIN zur Mitgliedsnummer erfassen Menüpunkt <Meldungen: Berufsgenossenschaft: Stammdatenabfrage> ausführen Im übergeordneten Mandanten auf Datenträger schreiben (nur für Anwender ohne Sage HR DATA Service erforderlich) Meldedatei mit dakotaag verschlüsseln und versenden (mindestens dakota-version 6.4, nur für Anwender ohne Sage HR DATA Service erforderlich) Etwa eine Stunde warten Formular <Meldungen: Berufsgenossenschaft: Rückmeldungen> öffnen Rückmeldungen abrufen (nur für Anwender ohne Sage HR DATA Service erforderlich) Rückmeldungen prüfen und übernehmen Eine ausführliche Beschreibung zur Stammdatenabfrage finden Sie in der Updatebeschreibung zur Version 2016.4.2. 2.1.2 Lohnnachweis erstellen Der elektronische Lohnnachweis wird generell für das abgelaufene Abrechnungsjahr erstellt. Um den elektronischen Lohnnachweis für 2016 zu erstellen, muss die Monatsübernahme in den Januar 2017 durchgeführt worden sein. Führen Sie den Menüpunkt <Meldungen: Berufsgenossenschaft: Lohnnachweis> aus. Zunächst werden die Arbeitnehmerdaten für den Lohnnachweis intern aufbereitet. Sobald die Detaildaten für alle Arbeitnehmer mit dieser Mitgliedsnummer aufbereitet wurden, erfolgt ohne weitere Eingaben die Erstellung des Datensatzes für den elektronischen Lohnnachweis. Erstellen des elektronischen Lohnnachweises für die Berufsgenossenschaft Seite 4 von 8
Anwender ohne Sage HR DATA Service müssen die Meldedaten im übergeordneten Mandanten auf Datenträger schreiben und anschließend mittels dakotaag verschlüsseln und versenden. Für Anwender mit Sage HR DATA Service werden die erstellten Lohnnachweise automatisch an die Annahmestelle der Deutschen Unfallversicherung übertragen. Ein Protokoll mit den gemeldeten Inhalten finden Sie unter < Meldungen: Berufsgenossenschaft: Protokolle: elektronischer Lohnnachweis>. 2.1.3 Mandantenübergreifende Erstellung Der Datenaustausch mit der Unfallversicherung ist mitgliedsnummernbezogen. Wenn eine Mitgliedsnummer in mehreren Mandanten vorkommt, gibt es dafür in der Regel nur eine Stammdatenabfrage und auch nur eine Antwort. Auch der Lohnnachweis wird pro Mitgliedsnummer erstellt. Es werden also Detaildaten pro Mandant gebildet und anschließend zu einem Datensatz zusammengefasst. Deswegen ist es zu empfehlen, den elektronischen Lohnnachweis erst dann aufzurufen, wenn alle Mandanten, welche die gleiche Mitgliedsnummer haben, bereits im Januar stehen. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung vom Programm. 2.1.4 Stornierung und Neuerstellung des Lohnnachweises Bei Änderungen muss der elektronische Lohnnachweis analog zum Papierlohnnachweis korrigiert werden. Dabei werden eine Stornierung und eine Neumeldung erstellt. Eine Stornierung und Neumeldung des DSLN ist erforderlich, wenn sich der Meldegrund für diese Meldung ändert oder sich inhaltliche Änderungen aufgrund von Berichtigungen in der Entgeltabrechnung ergeben. Erstellen des elektronischen Lohnnachweises für die Berufsgenossenschaft Seite 5 von 8
Eine Stornierung und Neumeldung wird bei Lohnnachweisen auf Basis von Arbeitsentgelten (Beitragsmaßstab 1) durchgeführt, wenn sich die Höhe der unfallversicherungspflichtigen Entgelte bei mindestens einer Gefahrtarifstelle oder die Gefahrtarifstellen selbst ändern. Bei Lohnnachweisen auf Basis der Arbeitsstunden (Beitragsmaßstab 2) ist hingegen eine Stornierung und Neumeldung nur dann erforderlich, wenn sich die Höhe der gemeldeten Arbeitsstunden zu einer oder mehreren Umlage- bzw. Beitragsgruppen geändert hat. Bei Lohnnachweisen auf Basis der Anzahl der Versicherten (Beitragsmaßstab 3) ist die Stornierung samt Neumeldung erforderlich, wenn sich Anzahl der Versicherten insgesamt oder zu einer Umlage- bzw. Beitragsgruppe ändert. 2.1.5 Meldeübersicht Eine Meldeübersicht zu den übermittelten Stammdatenabfragen und Lohnnachweisen finden die Anwender mit Sage HR DATA Service in der Meldehistorie des Formulars DATA Service. Anwender ohne Sage HR DATA Service rufen die Meldeübersicht bitte über das Menü <Meldungen: Berufsgenossenschaft: Meldeübersicht> auf. Die Ansicht und der Formularaufbau ist für beide Varianten identisch. Markieren Sie die zu prüfende Meldung. In der Detailansicht rechts im Formular finden Sie die einzelnen Datenbausteine mit den gemeldeten Feldinhalten. Im Register <Meldungsstatus> kann der Verlauf der Meldung von der Erstellung bis zur Verarbeitung nachvollzogen werden. Sollte die Meldung als fehlerhaft erkannt werden, wird die Fehlerausschrift ebenfalls im Register <Meldungsstatus> ausgewiesen. Erstellen des elektronischen Lohnnachweises für die Berufsgenossenschaft Seite 6 von 8
2.2 Auswertungen zum Lohnnachweis Für den Lohnnachweis stehen folgende Auswertungen zur Verfügung: Auswertung Meldungen: Berufsgenossenschaft: Lohnnachweis (Bericht) Meldungen: Berufsgenossenschaft: Protokolle: elektronischer Lohnnachweis Meldungen: Berufsgenossenschaft: Protokolle: Lohnnachweis je Arbeitnehmer Meldungen: Berufsgenossenschaft: Protokolle: Lohnnachweis je Berufsgenossenschaft Inhalt Hierbei handelt es sich um den bisherigen Lohnnachweis in Papierform. Dieser muss für das Abrechnungsjahr 2016 und 2017 weiterhin parallel zum elektronischen Lohnnachweis abgegeben werden. Er wird unabhängig vom elektronischen Lohnnachweis aufgerufen. Der Inhalt des Berichts spiegelt somit nicht die an die Berufsgenossenschaft übermittelten Daten wieder. Hierbei handelt es sich um den Bericht zum elektronischen Lohnnachweis, welcher den Inhalt des Datensatzes wiederspiegelt. Zusätzlich zu den eigentlichen BG-relevanten Daten wie Versichertenanzahl, Brutto und Arbeitsstunden werden die Identifikationsdaten (Mitgliedsnummer, PIN, VorgangsID, Betriebsnummer der lohnverantwortenden Stelle, Betriebsnummer der abrechnenden Stelle sowie die laufende Nummer ausgegeben. Die monatlichen Detaildaten der einzelnen Arbeitnehmer werden in einer filter- und sortierbaren Tabelle dargestellt. Gruppieren Sie nach einzelnen Spalten, um Zwischensummen zu erhalten, zum Beispiel für jede Gefahrtarifstelle. Im Bericht Lohnnachweis je Berufsgenossenschaft erhalten Sie eine tabellarische Übersicht der Detaildaten je Gefahrtarifstelle. Um evtl. auftretende Differenzen zwischen dem elektronischen und dem Papierlohnnachweis zu überprüfen, bietet sich der Lohnnachweis nach Arbeitnehmer an. Hier werden die monatlichen Abrechnungsdaten zur BG je Arbeitnehmer dargestellt. Erstellen des elektronischen Lohnnachweises für die Berufsgenossenschaft Seite 7 von 8
Unterscheidet sich der Betrag im Feld <Brutto GTS> vom Feld <Meldebrutto>, so wurde eine Begrenzung des Entgelts auf den Höchstjahresarbeitsverdienst (Maximalbetrag) durchgeführt. Im unteren Bereich des Fensters finden Sie die Summen für die Tabelle. Um Zwischensummen für bestimmte Merkmale (z.b. je Berufsgenossenschaft beim Vorhandensein mehrerer BG s, je Personalnummer oder je Gefahrentarifstelle) zu bilden, verschieben Sie die Spaltenüberschrift mit Hilfe der Maus in den Kopfbereich der Tabelle. Durch die Gruppierung erhalten Sie die gewünschten Zwischensummen. 2.3 Keine manuelle Bearbeitung des Lohnnachweises In der Vergangenheit haben Arbeitgeber unter Umständen manuelle Anpassungen im Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaft vorgenommen. Dabei ging es meist um die Erhöhung der Versichertenzahlen um Personen, die nicht über die Entgeltabrechnung laufen, aber trotzdem zu berücksichtigen waren. Beispielhaft sind hier Personen zu nennen, die ausschließlich ehrenamtlich tätig sind. Die DGUV hat auf Anfrage folgende Aussage getroffen: Im UV-Meldeverfahren werden zukünftig bezogen auf die Gefahrtarifstellen nur noch die Werte Versicherte, Arbeitsstunden und Entgelt übermittelt. Für alle anderen Informationen, die ein Unfallversicherungsträger für die Berechnung einer Umlage/ eines Beitrags benötigt, werden individuell durch die Unfallversicherungsträger Ersatzverfahren, außerhalb des UV-Meldeverfahrens, geschaffen. Die Unternehmen werden rechtzeitig vor dem Ende des Parallelbetriebs über diese neuen Verfahren informiert. Erstellen des elektronischen Lohnnachweises für die Berufsgenossenschaft Seite 8 von 8