GESETZLICHE UNFALLVERSICHERUNG

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1 VERFAHRENSÜBERSICHT GESETZLICHE UNFALLVERSICHERUNG Seit dem ist die gesetzliche Unfallversicherung mit den Berufsgenossenschaften und sonstigen Unfallversicherungsträgern in das elektronische SV-Meldeverfahren integriert. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die notwendigen Einstellungen in Stotax Gehalt und Lohn für die Meldeverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung. Verfahrensübersicht...2 Stammdaten der Unfallversicherungsträger...3 Arbeitgeber-Stammdaten...4 Dialog Berufsgenossenschaft...4 Beispiel für Konzern- und Filialstrukuren...5 Betriebsaufgabe Dialog Arbeitsamt...7 Arbeitnehmer-Stammdaten...9 Dialogmaske Berufsgenossenschaft...9 Beispiel...11 Dialogmaske Weitere Sonderfälle...11 Dialogmaske Vortragswerte - eigener Betrieb...12 Abrechnungen...13 Auswertungen...14 Meldemanager...14 Verfahrensübersicht...14 UV-Jahresmeldungen...14 UV-Stammdatenabfragen...15 UV-Stammdatendienst...16 UV-Lohnnachweise...17 UV-Beitragsabrechnung...18 Manuelles Verfahren...18 Berufsgenossenschaftsliste...19 Inhaltliche Änderungen gegenüber dem Stand 11/2016 sind farblich markiert. STAND 01/2018 SEITE 1 VON 19

2 VERFAHRENSÜBERSICHT VERFAHRENSÜBERSICHT Seit dem Dezember 2016 gibt es für die Abrechnungsjahre ab 2016 ein mehrstufiges Meldeverfahren für die Unfallversicherung. Zum einen werden weiterhin die UV-Jahresmeldungen mit dem besonderen Meldegrund 92 an die Rentenversicherung versendet. Sie dienen den RV-Betriebsprüfern als Prüfungshilfe der bei Betriebsprüfung. Zum anderen gibt es ein reines UV-Meldeverfahren, das den jährlichen UV-Lohnnachweis elektronisch abbilden soll. In diesem Verfahren sendet der Arbeitgeber zunächst eine Stammdatenabfrage (DSAS) an die Berufsgenossenschaft, die die ihm zugewiesenen Gefahrtarifstellen über den UV-Stammdatendienst (DSSD) zurücksendet. Am Jahresende übermittelt dann der Arbeitgeber die Abrechnungswerte als elektronischen UV-Lohnnachweis (DSLN) an die Berufsgenossenschaft zurück. In der Übersicht sieht dies wie folgt aus: AG RV UV Prüfungshilfe der Betriebsprüfung Elektronischer Lohnnachweis UV-Jahresmeldung > mit Meldegrund 92 DSAS-Stammdatenanfrage für einen bestimmten Betrieb > bei der zuständigen Berufsgenossenschaft DSSD-Stammdatendienst sendet die Gefahrtarifstellen < elektronisch an das Unternehmen zurück Lohnnachweis (DSLN) mit den Gefahrtarifstellen des DSSD > und Jahres-Abrechnungswerten des Arbeitgebers Um die Inhalte der 92er SV-Meldungen, der Lohnnachweise und der UV-Beitragsabrechnung synchron zu halten, werden diese ab dem Ermittlungsjahr 2016 aus einem gemeinsamen Ermittlungslauf heraus erzeugt. Die UV-Beitragsabrechnung hängt direkt an der Meldebescheinigung des UV-Lohnnachweises. Der Ermittlungslauf wird in der Regel im Januar des Folgejahrs für das Vorjahr erzeugt; im Fall einer Betriebsaufgabe können Sie ihn auch vorab auslösen. Für die Abrechnungsjahre 2016 und 2017 muss neben dem elektronischen Lohnnachweis immer noch der bisherige manuelle Lohnnachweis (auf Papier oder per Online-Erfassungsformular) abgegeben werden. Während dieser Übergangszeit bleibt der manuelle Lohnnachweis auch das führende Verfahren, so dass ohne seine Abgabe eine Schätzung erfolgt. Erst ab dem Januar 2019 soll dann der elektronische Lohnnachweis das alleinige Verfahren werden. STAND 01/2018 SEITE 2 VON 19

3 STAMMDATEN DER UNFALLVERSICHERUNGSTRÄGER STAMMDATEN DER UNFALLVERSICHERUNGSTRÄGER Im Menü»Stammdaten«finden Sie den Menüpunkt»Unfallversicherungsträger«. Dort können Sie sich die aktuellen Stammdaten der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung inklusive aller ihrer Gefahrentarife ansehen. Es handelt sich hierbei um die allgemeinen Basis-Stammdaten der UV-Träger, nicht um den arbeitgeberspezifischen UV-Stammdatendienst; dessen Rückmeldungen finden Sie im Meldemanager unter den Arbeitgeber-Meldungen. Wir erhalten die allgemeinen Stammdaten direkt von den gesetzlichen Unfallversicherungen, so dass sie weder von uns noch vom Benutzer geändert werden können. Falls Sie einen Fehler in den Stammdaten vermuten, teilen Sie dies bitte unserer Hotline mit. Wir werden diesen Hinweis an den DGUV (Spitzenverband der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung) zur Klärung weiterleiten, erhalten dann im Korrekturfall eine aktualisierte Stammdatei vom DGUV und würden Ihnen diese über ein Service Pack von Stotax Gehalt und Lohn zur Verfügung stellen. STAND 01/2018 SEITE 3 VON 19

4 ARBEITGEBER-STAMMDATEN ARBEITGEBER-STAMMDATEN DIALOG BERUFSGENOSSENSCHAFT Die Dialogmaske Berufsgenossenschaft in den Arbeitgeber-Stammdaten ist für Änderungszeitpunkte seit dem grundlegend aktualisiert worden. Die nachfolgende Darstellung zeigt die aktuellen Eingabefelder. Eine Beschreibung der alten Dialogmaske finden Sie in früheren Versionen dieses Leitfadens bis zur Version 01/2016. In der Dialogmaske»Berufsgenossenschaften«der Arbeitgeber-Stammdaten wählen Sie den für den Arbeitgeber zuständigen Unfallversicherungsträger aus. Über die kleine Optionen-Schaltfläche hinter der Auswahlbox rufen Sie die ausführlichen Info-Daten zum Unfallversicherungsträger auf. Zusätzlich geben Sie bitte die Mitgliedsnummer des Arbeitgebers bei der Berufsgenossenschaft ein. Bei manchen UV-Trägern wird die Mitgliedsnummer»Aktenzeichen«oder ähnlich genannt. Über die kleine Optionen-Schaltfläche direkt hinter der Mitgliedsnummer können Sie die eingegebene Mitgliedsnummer direkt auf Richtigkeit prüfen. Zusätzlich haben Sie zur Mitgliedsnummer eine fünfstellige numerische PIN mit einem postalischen Schreiben erhalten. Die PIN wird für die elektronische Stammdatenanfrage und den elektronischen Lohnnachweis benötigt. Bitte beachten Sie dazu: Die PIN ist auf die Mitgliedsnummer bezogen. Wenn sich zu einem Jahreswechsel auch die Mitgliedsnummer ändert, haben Sie eine PIN für die alte Mitgliedsnummer und eine PIN für die neue Mitgliedsnummer erhalten. Geben Sie dann zum Vorjahres-Änderungszeitpunkt die alte PIN zur alten Mitgliedsnummer ein und zu einem Änderungszeitpunkt zum des neuen Jahres die neue Mitgliedsnummer mit der neuen PIN. STAND 01/2018 SEITE 4 VON 19

5 ARBEITGEBER-STAMMDATEN Dies betrifft zum Jahreswechsel 2016/2017 u.a. mit der BG Bau und der BG Nahrungsmittel und Gastgewerbe zwei große Berufsgenossenschaften. Bitte achten Sie genau darauf, in den bestehenden 2016er Arbeitgeberstammdaten zur bisherigen UV-Mitgliedsnummer die zugehörige PIN einzugeben und dann einen Änderungszeitpunkt zum anzulegen, in dem Sie die neue 20stellige Mitgliedsnummer mit deren PIN eingeben. Wenn Sie die PIN verlegt haben sollten, können Sie bei der Berufsgenossenschaft die PIN erneut anfordern, die Ihnen wieder schriftlich zugehen wird. Da die PIN nur für das elektronische Lohnnachweis-Verfahren benötigt wird, vergeben die UV-Träger, die nicht am elektronischen Verfahren teilnehmen, auch keine PIN. Neben einigen Feuerwehrkassen sind es vor allem die landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften, die nicht am elektronischen Verfahren teilnehmen. In den elektronischen UV-Meldeverfahren identifiziert sich der Arbeitgeber (als sog.»lohnverantwortender Betrieb«) mit seiner SV-Betriebsnummer und die Abrechungsstelle mit der Betriebsnummer aus den DEÜV-Stammdaten. Dies ist in der überwiegenden Anzahl der Meldefälle auch korrekt. In bestimmten Konzernfällen weicht aber die UV-Betriebsstruktur so vom SV-Meldewesen ab, dass es eigenständige UV-Betriebsnummern gibt. In diesen Fällen aktivieren Sie bitte - je nach Bedarf - die Auswahlbox für den abweichenden lohnverantwortlichen Betrieb und geben dort die Betriebsnummer ein, die Sie gesondert vom UV-Träger erhalten haben. Mit der abweichenden Abrechnungsstelle verfahren Sie ebenso. Die Auswahl der zugewiesenen GTS ist entfallen, da Sie ab dem Meldejahr 2016 die zugewiesenen GTS über den UV-Stammdatendienst elektronisch erhalten. In den seltenen Fällen einer parallelen Zuständigkeit mehrerer Berufsgenossenschaften für ein Unternehmen können Sie über die Schaltfläche»Weitere Berufsgenossenschaft«die Angaben für die zweite zuständige Berufsgenossenschaft hinterlegen. BEISPIEL FÜR KONZERN- UND FILIALSTRUKUREN Die im letzten Punkt erwähnten Besonderheiten für Konzern- und Filialstrukturen möchten wir in einem Beispiel ausführen. Es geht dabei insbesondere um die Verwendung der Betriebsnummern für den lohnverantwortenden Betrieb (BBNRLB) und der Abrechnungsstelle (BBNRAS). Wenn Sie keine Konzern- oder bundeslandübergreifende Filialstrukturen mit eigenen Betriebsnummern haben, können Sie diesen Punkt mit seiner ausführlichen Detaildarstellung überspringen. Unser Beispielsunternehmen hat seinen Sitz in Bonn. Dort werden zwei getrennte Entgeltabrechnungsprogramme eingesetzt, nämlich eines für die Arbeiter und eines für die Angestellten. Von Bonn aus wird auch als Betriebsstätte die Filiale in München abgerechnet, in der nur Angestellte arbeiten. Daneben gibt es STAND 01/2018 SEITE 5 VON 19

6 ARBEITGEBER-STAMMDATEN Unternehmenstruktur noch eine Filiale in Berlin, in der die Entgeltabrechnung vor Ort vorgenommen wird. Da die Geschäftsleitung ausschließlich in Bonn ist und dort auch die Gesamtverantwortung für die Entgeltabrechnung liegt, liegt aus Sicht der Unfallversicherung nur ein Unternehmen mit einer Betriebsnummer vor. Sozialversicherungsrechtlich muss dagegen jede Filiale eine eigene Betriebsnummer haben, da sie sich in unterschiedlichen Bundesländern befinden. Hauptsitz Bonn BBNR Filiale München BBNR Filiale Berlin BBNR Entgeltabrechnung für Arbeiter Entgeltabrechnung für Angestellte nur Angestellte, Abrechnung als BS von Bonn aus Eigene Entgeltabrechnung in der Betriebsstätte Verwendete Betriebsnummern bei SV-Meldungen/UV-Jahresmeldung: BBNRVU: Verwendete Betriebsnummern im UV-Stammdaten-/Lohnnachweisverfahren: 1. Lohnnachweis 2. Lohnnachweis 3. Lohnnachweis BBNRLB: BBNRAS: LFDNR: Bei den SV-Meldungen, zu denen auch die UV-Jahresmeldung gehört, werden als Arbeitgeber-Betriebsnummer (BBNRVU) die Betriebsnummern der Betriebsstätte des Beschäftigungsorts verwendet. Im UV-Stammdaten- und UV-Lohnnachweisverfahren gelten alle Betriebsstätten in unserem Beispiel als ein Unternehmen, da es nur einen gesamtverantwortenden Unternehmer in Bonn gibt. Daher ist die lohnverantwortende Betriebsnummer (BBNRLB) in allen Fällen identisch. Da es drei getrennte Abrechnungsstellen im Unternehmen gibt, gibt es allerdings auch drei Lohnnachweise für das Gesamtunternehmen, die sich ergänzen. Die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS) ist für die Bonner Entgeltabrechnung immer , da dies die Betriebsnummer der Hauptstätte ist. Die UV hat nun das Lohnnachweisverfahren so konzipiert, dass sie für jede UV- Stammdatenabfrage auch einen UV-Lohnnachweis erwartet, um Meldeausfälle kontrollieren zu können. Da nun in Bonn zwei getrennte Entgeltabrechnungen laufen, die die gleiche BBNRLB (damit natürlich auch die gleiche Mitgliedsnummer und PIN) und BBNRAS haben, möchte die UV diese beiden Entgeltabrechnungsprogramme auch getrennt erfassen können. Dafür wurde die laufende STAND 01/2018 SEITE 6 VON 19

7 ARBEITGEBER-STAMMDATEN Nummer (LFDNR) eingeführt. Auf jede erste Stammdatenabfrage einer Abrechnungsstelle für die Kombination aus BBNRLB, MNR und BBNRAS meldet die UV eine laufende Nummer zurück, die das Entgeltabrechnungsprogramm im folgenden Verfahren automatisch zur Kennung verwendet. Daher gibt es im Beispiel im Bonn die laufenden Nummern 1 und 2, während Berlin aufgrund der eigenständigen BBRAS die laufende Nummer 1 zurückgemeldet bekam. Bitte beachten Sie folgende Praxishinweise für Konzern-/Filialfälle: Gehalt und Lohn verwendet standardmäßig die SV-Betriebsnummer als BBNRLB und die Betriebsnummer aus den DEÜV-Stammdaten als BBNRAS. Wenn Sie aufgrund Ihrer Unternehmensstruktur abweichende BBNRLB bzw. BBNRAS benötigen, aktiveren Sie im AG-Stamm unter Berufsgenossenschaft die entsprechenden Besonderheiten-Eingabefelder und geben Sie die benötigten Betriebsnummern ein. Da alle Betriebsstätten als ein UV-Unternehmen gelten, haben sie nicht nur die gleiche BBNRLB, sondern auch die gleiche UV-Mitgliedsnummer und müssen die gleiche PIN verwenden. Stellen Sie daher organisatorisch sicher, dass die Informationsschreiben der Unfallversicherung über Mitgliedsnummern- und PIN-Änderungen immer alle Entgeltabrechnungsstellen erreichen. Als weitere Betriebsnummer gibt es im Übrigen noch die Absender-Betriebsnummer BBNRAB, die immer aus den DEÜV-Stammdaten genommen wird und mit der Betriebsnummer im SV-Verschlüsselungszertifikat identisch sein muss. Diese ist für die UV kein relevantes Kriterium, insbesondere kann sie unterjährig z.b. bei einem Zertifikatswechsel mit Betriebsnummernwechsel wechseln. (Im Beispielsfall ist es z.b. für die Bonner Entgeltabrechnung wahrscheinlich, dass das die Angestellten abrechende Programm für die DEÜV-Stammdaten und das SV-Zertifikat die Betriebsnummer der Münchner Filiale verwendet: So können die Rückmeldungen der SV-Träger immer einer eindeutigen Betriebsnummer zugeordnet werden. Für die UV-Meldelogik ist dies ohne Bedeutung, da dort die Zuordnungstrennung verfahrensspezifisch über die laufende Nummer LFDNR geregelt wurde.) BETRIEBSAUFGABE DIALOG ARBEITSAMT Auf der Dialogmaske Arbeitsamt finden Sie oben die Angaben zur Betriebstätigkeit, in denen Sie eine Betriebsaufgabe einstellen können. Diese Einstellung ist dann notwendig, wenn der Arbeitgeber unterjährig die Entgeltabrechnung einstellt. Normalerweise werden die UV-Jahresmeldungen und der UV-Lohnnachweis ja im Januar des Folgejahrs erzeugt; bei einem vorherigen Ende der Entgeltabrechnung kommt die Entgeltabrechnung aber nicht mehr in den Januar des Folgejahrs, so dass die Meldungen niemals erstellt würden. Über die Auswahl der Betriebsaufgabe, der Eingabe des Beendigungsdatums und der Auswahl des UV-Aufgabegrunds UV05 bzw. UV06 können Sie sowohl unterjährig als auch zum Jahresende die UV-Meldungen korrekt auslösen. STAND 01/2018 SEITE 7 VON 19

8 ARBEITGEBER-STAMMDATEN Den Grund UV05 wählen Sie bei Einstellung des gesamten Unternehmens oder der endgültigen Änderung der formellen Zuständigkeit für das Unternehmen aus. Beim Grund UV06 existiert das Unternehmen weiterhin, wird aber zukünftig von einer anderen Betriebsnummer aus abgerechnet und in der UV gemeldet. Den Sondergrund UV08 für Insolvenz-Lohnnachweise erzeugt Gehalt und Lohn automatisch, wenn bei einer Betriebsaufgabe zum Beendigungsdatum zusätzlich in den Arbeitnehmer-Stammdaten SV-Abmeldegründe hinterlegt sind, die ausschließlich im Insolvenzverfahren Verwendung finden. STAND 01/2018 SEITE 8 VON 19

9 ARBEITNEHMER-STAMMDATEN ARBEITNEHMER-STAMMDATEN DIALOGMASKE BERUFSGENOSSENSCHAFT In der Dialogmaske»Berufsgenossenschaft«der Arbeitnehmer-Stammdaten können Sie für einen Arbeitnehmer die zutreffenden Gefahrtarifstellen auswählen. Wenn für den Arbeitgeber bereits eine Rückmeldung des UV-Stammdatendienstes vorliegt, können Sie hier die übermittelten GTS auswählen. So lange es noch keine Rückmeldung des UV-Stammdatendienstes gibt, stehen Ihnen alle Gefahrtarifstellen des UV-Trägers zur Auswahl; in diesem Fall müssen Sie ggf. nach der GTS-Rückmeldung nochmals die Zuordnung überprüfen und ggf. ändern. Um eine neue Gefahrentarifstelle hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche»weitere Zeile hinzufügen«. Es öffnet sich nun ein Dialogfenster, in dem Sie den Monat auswählen können, ab dem die Änderung gelten soll. Um Ihnen einen Überblick zu geben, zeigt die Dialogmaske Berufsgenossenschaft immer alle Monate des Änderungszeitpunkt-Jahrs an, nicht nur die zum Änderungszeitpunkt gültigen Werte. (Insoweit ist die Dialogmaske z.b. der Fehlzeitenverwaltung ähnlich, in der auch ein größerer Zeitraum anstatt nur des aktuellen Änderungszeitpunkts angezeigt wird.) Wenn der Mitarbeiter mehrere Gefahrentarife pro Monat hat, können Sie mehrere Zeilen mit dem gleichen Monat anlegen. Wenn nur ein Gefahrentarif pro Monat vorliegt, benötigen Sie nur eine Zeile. STAND 01/2018 SEITE 9 VON 19

10 ARBEITNEHMER-STAMMDATEN Der erste Eintrag sollte immer der Januar eines Jahrs oder ggf. der erste Monat eines späteren Eintrittsdatums sein, damit die komplette Beschäftigungszeit abgedeckt ist. Wie bei normalen Änderungszeitpunkten verwendet Gehalt und Lohn die Daten von einem Gültigkeitsmonat auch so lange für Folgemonate, bis eine neue Zeile mit einem neuen Gültigkeitsmonat vorliegt. In den Zeilen steht in der ersten Spalte immer der Gültigkeitsmonat. Er wird gefolgt von der Betriebsnummer des UV-Trägers, den Sie in den Arbeitgeber-Stammdaten ausgewählt haben. Falls für den Arbeitgeber zwei UV-Träger zuständig sind, haben Sie hier die Auswahl zwischen den UV-Trägern. In der Spalte GTS wählen Sie die Gefahrtarifstelle des Arbeitnehmers aus. In der Auswahlbox wird nur der numerische Schlüssel angezeigt, beim Klick auf die Schaltfläche»...«erhalten Sie in einer Auswahlmaske zusätzlich die Bezeichnungen. Es werden immer nur die Gefahrtarifstellen des zuvor ausgewählten UV-Trägers angezeigt; falls der UV-Träger Fremdgefahrtarifstellen anbietet, sehen Sie zudem die Betriebsnummer des eigentlichen UV-Trägers. In der nächsten Spalte entscheiden Sie, ob die Anzahl der Stunden aus den Abrechnungen ermittelt oder direkt eingegeben werden soll. Alternativ kann auch der pauschale Vollarbeiterrichtwert (VollArbRW) verwendet werden; in Monaten mit Ein- oder Austritten bzw. der Fehlzeit»Austritt und Wiedereintritt«wird der Vollarbeiterrichtwert automatisch anteilig berechnet. Für Arbeitgeber, deren Beiträge nach Arbeitsstunden berechnet werden, gibt es zudem die Auswahloption nach Sollstunden; in diesem Fall empfehlen wir das Anlegen und Verwenden von Zeitmodellen, da so die Sollstunden am genauesten ermittelt werden können. Das berufsgenossenschaftspflichtige Bruttoentgelt wird immer automatisch aus den monatlichen Arbeitnehmer-Abrechnungen ermittelt, es kann nicht manuell eingegeben werden. Wenn der Arbeitnehmer mehrere Gefahrtarifstellen pro Monat hat und Sie daher mehrere Zeilen für einen Monat angelegt haben, erscheinen zwei weitere Spalten zur Eingabe der Werte für Verteilung der Stunden und Brutti unter den Gefahrentarifstellen. Als Verteilungsart ist derzeit nur die Eingabe eines Verteilungsschlüssels (Option»Festwert«) möglich. Im zweiten Feld können Sie dann den Verteilungsschlüssel eingeben. Wenn z.b. ein Arbeitnehmer zu zwei Fünftel auf der GTS 4 arbeitet und zu drei Fünftel auf GTS 6, dann geben Sie für die GTS 4 den Verteilungsschlüssel»2«und für die GTS 6 die»3«ein. Gehalt und Lohn erkennt anhand der Zahlen, dass es sich um 2/5 bzw. 3/5 handelt. Prinzipiell werden sowohl das monatliche Brutto als auch die monatlichen Gesamtstunden (aus der Abrechnung oder nach dem Vollarbeiterrichtwert) gemäß dem Verteilungsschlüssel auf die Gefahrtarifstellen verteilt. Eine Ausnahme gilt für die Direkteingabe der Stunden, da hier die eingegebenen Stunden immer ohne zusätzliche Berücksichtigung eines Verteilungsschlüssels direkt für die ausgewählte GTS gelten. STAND 01/2018 SEITE 10 VON 19

11 ARBEITNEHMER-STAMMDATEN BEISPIEL Zur Verdeutlichung der Eingaben in der Dialogmaske»Berufsgenossenschaft«soll folgendes fiktive Beispiel dienen: Hier beginnt der Arbeitnehmer zum Januar 2009 mit zwei Gefahrentarifstellen. Der UV-Träger ist die für den Arbeitgeber zuständige Berufsgenossenschaft. Der Arbeitnehmer arbeitet zu einem Drittel auf der Gefahrentarifstelle und zu zwei Dritteln auf der Gefahrentarifstelle Da er Stundenlöhner ist, werden die Arbeitsstunden aus den Abrechnungsangaben entnommen. Ab dem Juni 2009 wechselt er im Unternehmen komplett in den Fahrdienst, welcher hier - fiktiv - direkt über die Gefahrentarifstelle 455 bei der Berufsgenossenschaft Fahrzeughaltungen (Betriebsnummer ) erfasst wird. Die Stundenangabe erfolgt nun über den Vollarbeiterrichtwert, da keine Stundenaufzeichnungen mehr stattfinden. Gehalt und Lohn würde nun am Jahresende drei Gefahrentarifstellen melden: Die mit jeweils einem Drittel und die mit zwei Dritteln der Stunden und Entgelte aus dem Zeitraum vom Januar bis Mai Die 455 würde mit der Angabe der besonderen Berufsgenossenschaft die Entgelte und Vollarbeiterrichtwert-Stunden vom Juni bis Dezember 2009 enthalten. DIALOGMASKE WEITERE SONDERFÄLLE In der Arbeitnehmer-Dialogmaske»Weitere Sonderfälle«finden Sie im Übrigen die Auswahlmöglichkeit für die besondere Personengruppe 190. Für UV-Meldeinhalte bis 2015 können Sie die UV-Versicherungsfreiheit mit den Sondergründen Auslandsbeschäftigung (B02) und Versicherungsfreiheit nach SGBVII (B03) schlüsseln. Mit dem seit dem geltenden neuen Datensatzformat sind diese Meldegründe entfallen. STAND 01/2018 SEITE 11 VON 19

12 ARBEITNEHMER-STAMMDATEN Für jeden Arbeitnehmer darf ein Unternehmen pro Jahr nur eine UV-Jahresmeldung mit dem Meldegrund 92 absetzen, die dann das unternehmensweite UVpflichtige Gesamtentgelt enthalten muss. Wenn in einem großen Unternehmen mehrere Entgeltabrechnungsgprogramme eingesetzt werden und ein Arbeitnehmer unterjährig innerhalb des Unternehmens wechselt, muss der letzte abrechnende Unternehmensteil die Abrechnungswerte der anderen als Vortragswerte erfassen und die 92er UV-Jahresmeldung abgeben. Die anderen Unternehmensteile dürfen den Arbeitnehmer natürlich nicht melden, und aktivieren daher die Sperre für 92er UV-Jahresmeldungen. DIALOGMASKE VORTRAGSWERTE - EIGENER BETRIEB Auf der Dialogmaske Vortragswerte eigener Betrieb können bei einem unterjährigen Wechsel des Entgeltabrechnungsprogramms oder bei einem unterjährigen Wechsel eines Arbeitnehmers innerhalb eines größeren Unternehmens mit mehreren Entgeltabrechnungsprogrammen die bisherigen UV-Bruttobeträge erfasst werden, so dass sie zum einen für die Höchstentgeltprüfung und zum anderen für die UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92) zur Verfügung stehen. In den UV-Lohnnachweisen werden die UV-Vortragswerte nicht mitgemeldet, sondern es muss ein Teillohnnachweis aus dem Altprogramm versendet werden, der dann zusammen mit dem Teillohnnachweis aus Gehalt und Lohn den Gesamtlohnnachweis bildet. (Hier unterscheidet sich also das UV-Meldeverfahren für den Lohnnachweis vom SV-Meldeverfahren für die 92er Meldungen, in denen die Vortragswerte enthalten sind.) STAND 01/2018 SEITE 12 VON 19

13 ABRECHNUNGEN ABRECHNUNGEN Die Abrechnungen werden wie gewohnt erstellt, es gibt beim Erstellungsablauf keine Besonderheiten. Das berufsgenossenschaftspflichtige Brutto wird automatisch aus den verwendeten Lohnarten ermittelt. Wenn für einen Gehaltsempfänger monatliche Arbeitsstunden erfasst werden sollen, können Sie die Normal- und Mehrarbeitsstunden monatlich im Entgeltbestandteil Statistik eingeben. Mit der Einführung der Mindestlöhne ab Januar 2015 ist die Mindestentgelt-Regelung der BG Verkehr in der Unfallversicherung entfallen, da der Mindestlohn ungefähr dem bisherigen UV-Mindestentgelt entspricht. Somit gibt es im Bereich der BG Verkehr keine Verzerrungen mehr zwischen der Beitragshöhe aus Niedrigstlöhnen und den allgemeinen Versicherungsleistungen, so dass die ausgleichende UV-Mindestengelt-Regelung der BGVerkehr für Meldezeiträume ab dem Januar 2015 vollständig wegfällt. Die Ausführungen zum UV-Mindestentgelt waren daher letztmalig in der Version 10/2014 dieses UV-Leitfadens enthalten. STAND 01/2018 SEITE 13 VON 19

14 AUSWERTUNGEN AUSWERTUNGEN MELDEMANAGER Im Meldemanager erzeugen und versenden Sie die UV-Jahresmeldungen mit Meldegrund 92, die UV-Stammdatenanfragen (DSAS) und den UV-Lohnnachweis (DSLN). VERFAHRENSÜBERSICHT Die UV-Jahresmeldungen der Arbeitnehmer gehen an den Prüfdienst der Dt. Rentenversicherung, der sie bei den Betriebsprüfungen als UV-Prüfungshilfen verwendet. Mit den UV-Stammdatenabfragen dagegen fragt der Arbeitgeber bei der UV an, welche Gefahrtarifstellen für sein Unternehmen gültig sind. Die Antwort im UV- Stammdatendienst enthält seine Gefahrtarifstellen. In Gehalt und Lohn dient die Rückmeldung zum einen als Grundlage für die GTS-Auswahl in den Arbeitnehmerstammdaten. Zum anderen sind die übermittelten Gefahrtarifstellen Grundlage für den elektronischen Lohnnachweis, in dem die abgerechneten Entgelte, die Arbeitsstunden und die Zahl der Beschäftigten pro Gefahrtarifstelle an die Berufsgenossenschaft zurückgeschickt werden. Zusätzlich enthält die Druckausgabe des Lohnnachweises eine genaue UV-Beitragsabrechnung. UV-JAHRESMELDUNGEN Die UV-Jahresmeldungen mit Meldegrund 92 werden in der Regel im Meldemonat Januar für das gesamte Vorjahr ermittelt. Es wird für jeden UV-pflichtigen Arbeitnehmer eine UV-Jahresmeldung erzeugt, die die Werte des gesamten Meldejahrs enthält. Die DRV möchte insbesondere auch bei Systemwechseln insgesamt nur eine UV- Jahresmeldung, weshalb - als einziges Meldeverfahren - bei den UV-Jahresmeldungen auch UV-Vortragswerte mitübermittelt werden. Falls Sie in den Arbeitgeber-Stammdaten eine Betriebsaufgabe hinterlegen (s. oben auf Seite 7), werden die Meldungen bereits im Betriebsaufgabemonat erzeugt. Als Ermittlungslauf verwenden Sie am besten den Gesamtermittlungslauf; bei den Einzelverfahrensläufen werden die UV-Jahresmeldungen seit Gehalt und Lohn 2017 nicht mehr im SV-Einzelmeldelauf, sondern über den Einzellauf»nur UV-Lohnnachweise und UV-Jahresmeldungen ermitteln«erzeugt. Die UV-Jahresmeldungen werden als Datensätze an die Datenannahmestelle der jeweiligen Arbeitnehmer-Krankenkasse verschickt. Diese leitet dann sie dann an die Dt. Rentenversicherung weiter. Vor dem Jahr 2016 waren die UV-Werte übrigens in den regulären SV-Entgeltmeldungen mitenthalten. Darstellungen zu diesem Altverfahren finden Sie in früheren Versionen dieses Leitfadens, zuletzt im Stand 01/2016. STAND 01/2018 SEITE 14 VON 19

15 AUSWERTUNGEN UV-STAMMDATENABFRAGEN Erstmals für das UV-Meldejahr 2016 können Arbeitgeber für ihr Unternehmen elektronisch abfragen, welche Gefahrtarifstelle bzw. Gefahrtarifstellen ihnen zugewiesen wurden, damit ausschließlich die gültigen GTS bei den Arbeitnehmern zur Auswahl stehen und im Lohnnachweis verwendet werden. (DSAS-Verfahren) Die UV-Stammdatenabfragen können grundsätzlich ab dem Dezember des Vorjahrs für das nächste Jahr gestellt werden. Ausnahme ist das Meldejahr 2016, da das Verfahren im Dezember 2016 auch noch für das Meldejahr 2016 eingeführt wird und daher die 2016er UV-Stammdaten immer rückwirkend übermittelt werden. In Gehalt und Lohn ist der Verfahrensstart für die Ermittlung von DSAS-Abfragen technisch auf den festgelegt. Die Abfrage erfolgt immer von einem Lohnabrechner (Betriebsnummer BBNRAS) für einen Arbeitgeber/lohnabrechnenden Betrieb (Betriebsnummer BBNRLB) mit dessen UV-Mitgliedsnummer und dessen PIN bei einer konkreten Berufsgenossenschaft (Betriebsnummer BBNRUV) für ein bestimmtes Meldejahr. In einem sich selbst abrechnenden Kleinunternehmen sind die Betriebsnummern des Lohnabrechners und des Arbeitgebers natürlich identisch, z.b. bei der Entgeltabrechnung über einen Steuerberater bzw. ein Lohnbüro unterscheiden sie sich. Die Betriebsnummer des UV-Trägers ergibt sich aus der ausgewählten Berufsgenossenschaft. Die Meldebescheinigung einer UV-Stammdatenabfrage sieht wie folgt aus: Sie sehen dabei, dass die Abfrage für ein bestimmtes Meldejahr erfolgt. Gehalt und Lohn wird daher immer im Dezember die Abfrage für das Folgejahr vornehmen. Bei der Erstabfrage für einen neuen Arbeitgeber kann zunächst nur ein Meldejahr abgefragt werden; erst nach der Antwort des UV-Trägers wird auch ggf. das Folgejahr abgefragt. Die zur Mitgliedsnummern gehörende PIN wird aus dem ersten Änderungszeitpunkt genommen, der für die jeweilige Mitgliedsnummer in den Arbeitgeber- Stammdaten für den Meldezeitraum relevant ist. Bei der Stammdatenabfrage wird automatisch eine eindeutige Vorgangs-ID erzeugt und mitgesendet. Die Vorgangs-ID wird in der Antwort des UV-Stammdatendienstes enthalten sein und auch wieder im UV-Lohnnachweis des Arbeitgebers eingefügt werden. Sie ist also eine durchgängige Identifizierung, die für ein STAND 01/2018 SEITE 15 VON 19

16 AUSWERTUNGEN Meldejahr gültig ist. (Die Stammdatenabfrage des Folgejahrs wird eine neue Vorgangs-ID haben.) Die Stammdatenabfrage enthält auch eine laufende Nummer, die bei der Erstabfrage zunächst Null ist. Die Berufsgenossenschaft sendet in ihrer ersten Stammdatenantwort eine laufende Nummer mit, die dann vom Arbeitgeber ab dieser Rückmeldung bei allen folgenden Meldungen verwendet wird. Damit identifiziert die laufende Nummer aus Sicht des UV-Trägers einen Abrechner. Wenn z.b. Arbeiter und Angestellte getrennt abgerechnet werden, erhält der zuerst anfragende Arbeiter-Abrechner die laufende Nummer»1«zurückgemeldet und der nachfolgend anfragende Angestellte-Abrechner die laufende Nummer»2«. So weiß der UV-Träger immer, dass er pro Meldejahr zwei Anfragen und Lohnnachweise erhält, die sich ergänzen und nicht etwa gegenseitig ersetzen. UV-STAMMDATENDIENST Auf jede Stammdatenabfrage antwortet die Unfallversicherung mit einer Antwort des UV-Stammdatendienstes (DSSD-Verfahren), die ausschließlich die Gefahrtarifstellen enthält, die für den anfragenden Arbeitgeber gültig sind. Die Antwort der Berufsgenossenschaft wird zeitnah zum Abruf zur Verfügung stehen. Im Meldemanager sehen Sie diese Antworten in der Meldeansicht, wenn Sie auf die Arbeitgeber-Meldungen umschalten: Die Antwort selbst enthält z.b. folgende Daten: Sobald über den UV-Stammdatendienst Gefahrtarifstellen zurückgemeldet wurden, werden in den Arbeitnehmer-Stammdaten ausschließlich diese Gefahrtarifstellen zur Auswahl angeboten. STAND 01/2018 SEITE 16 VON 19

17 AUSWERTUNGEN In der Rückmeldung ist auch der Beitragsmaßstab enthalten. Daraus ergibt sich für Gehalt und Lohn, ob der UV-Träger nach Entgelt, Arbeitsstunden oder Anzahl der Versicherten abrechnet. Zusätzlich sind auch die Sonder-Beitragsmaßstäbe Einwohnerzahlen, Privathaushalte und Sonstige möglich, nach deren Rückmeldung Gehalt und Lohn weder einen Lohnnachweis noch Folge-Stammdatenabfragen erzeugt, bis eine neue UV-Rückmeldung mit verändertem Beitragsmaßstab erfolgt. In der Antwort des UV-Stammdatendienstes sehen Sie auch die rückübermittelte laufende Nummer des Abrechners und die sich auf das Meldejahr beziehende Vorgangs-ID. Wenn sich nach der Übermittlung der UV-Stammdaten nachträgliche Änderungen an den zugewiesenen GTS ergeben sollten, wird die Berufsgenossenschaft die neuen korrigierten Gefahrtarifstellen ohne weiteres Zutun des Arbeitgebers in einem neuen Datensatz übersenden. Für Gehalt und Lohn gilt immer der zuletzt übermittelte UV-Stammdatensatz eines Meldejahrs. UV-LOHNNACHWEISE Nach dem Abschluss eines Abrechnungsjahrs erstellt Gehalt und Lohn einen Lohnnachweis pro Berufsgenossenschaft anhand der Gefahrtarifstellen des UV- Stammdatendienstes, der Zuordnung der Arbeitnehmer zu den Gefahrtarifstellen laut Arbeitnehmer-Stammdaten und der Abrechnungswerte (UV-Bruttoentgelt sowie Arbeitsstunden im Meldejahr). Für jede UV-Stammdatenabfrage erwartet der UV-Träger einen Lohnnachweis, auch wenn dieser nur Nullwerte enthält. Damit schließt der Lohnnachweis aus Sicht der UV jedes Meldejahr ab, das mit einer Stammdatenabfrage begonnen hat. Der Lohnnachweis wird regelmäßig im Januar des Folgejahrs erstellt, nachdem der Monatswechsel auf das neue Jahr stattgefunden hat. Wenn ein Unternehmen zum Jahresende oder früher endet, wählen Sie in den Arbeitgeber-Stammdaten (s. oben) eine Betriebsaufgabe aus, damit der Lohnnachweis bereits früher und mit dem korrekten UV-Grund (s. oben auf Seite 7) erstellt wird. Ein elektronischer UV-Lohnnachweis enthält z.b. die folgenden Angaben: STAND 01/2018 SEITE 17 VON 19

18 AUSWERTUNGEN Wenn sich z.b. durch eine Rückrechnung nachträglich relevante UV-Werte ändern, wird beim nächsten Meldeermittlungslauf automatisch ein neuer Lohnnachweis zusammen mit den geänderten UV-Jahresmeldungen erstellt; die bisherigen Meldungen werden wie üblich storniert. Dabei gelten für jedes Verfahren eigene Storno-Relevanzgründe: Geänderte UV-Lohnnachweise werden beim Beitragsmaßstab Entgelt nur bei geändertem Entgelt, beim Beitragsmaßstab Arbeitsstunden nur bei geänderten Arbeitsstunden und beim Beitragsmaßstab Versichertenanzahl nur bei geänderter Versichertenanzahl erstellt. Für neue UV-Jahresmeldungen gelten die regulären SV-Stornogründe. UV-BEITRAGSABRECHNUNG Zusammen mit dem UV-Lohnnachweis wird auch direkt eine UV-Beitragsabrechnung erstellt und festgeschrieben, die exakt den Abrechnungsstand auf Arbeitnehmerebene ausweist. Sie finden die UV-Beitragsabrechnung daher direkt nach der Darstellung der Meldeinhalte, wenn Sie die Bildschirmanzeige eines Lohnnachweises aufrufen. Damit ist die UV-Beitragsabrechnung immer mit dem entsprechenden Lohnnachweis verknüpft. MANUELLES VERFAHREN Einige Berufsgenossenschaften nehmen nicht am elektronischen Lohnnachweis- Verfahren teil. Für die Arbeitgeber werden dann zwar UV-Jahresmeldungen, aber keine UV-Stammdatenabfragen oder UV-Lohnnachweise erzeugt; als Auswertung gibt es lediglich die Berufsgenossenschaftsliste, die im nächsten Kapitel erläutert wird. Es handelt sich dabei um die landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft SVLFG und einige Feuerwehr-Unfallkassen. STAND 01/2018 SEITE 18 VON 19

19 AUSWERTUNGEN BERUFSGENOSSENSCHAFTSLISTE Die Berufsgenossenschaftsliste (im Menü»Auswertungen - Weitere Auswertungen«) beruht seit 2009 nur noch auf den UV-Datenblöcken in den ermittelten SV- Meldungen. Damit wird sichergestellt, dass sich die Berufsgenossenschaftsliste nicht von den UV-Meldeinhalten unterscheidet. Die RV-Außenprüfer verwenden ja die UV-Jahresmeldungen als Prüfhilfe zur Kontrolle der UV-Beitragszahlungen. Damit ist die Ermittlung von UV-Jahresmeldungen notwendig, um eine vollständige UV-Liste für ein abzuschließendes Jahr zu erhalten. Nachträgliche Abrechnungen und Stammdatenänderungen werden daher erst dann in der Berufsgenossenschaftsliste berücksichtigt, wenn sie durch einen neuen SV-Ermittlungslauf in die Datenbausteine Unfallversicherung überführt wurden. Seit der Einführung des elektronischen Lohnnachweises (s. oben) ist die Berufsgenossenschaftsliste nur noch für die UV-Träger relevant, die nicht am elektronischen Verfahren teilnehmen. Für die anderen Berufsgenossenschaften hängt an jeder Printausgabe des Lohnnachweises auch eine ausführliche UV-Abrechnungsliste, so dass die Berufsgenossenschaftsliste für sie keine Bedeutung mehr hat. STAND 01/2018 SEITE 19 VON 19