Unbedingt zuerst erledigen... 2 Elektronischer Lohnnachweis 2016 erfordert eine Anmeldung bei der BG... 2 Lohnabrechnungen ab 2017-01 erfordern die neueste Programmversion... 2 Lohnabrechnungen ab 2017-01 erfordern die neuesten Datenupdates... 2 Änderungen im Lohnprogramm... 3 Neue Lohnkonstanten in 2017... 3 Neue Programmoberfläche mit Menüband... 3 Neues Feld in Lohntypen... 4 UV-Meldungen separat zu versenden... 4 Elektronischer Lohnnachweis... 5 Optische Neuerungen für den Elektr. Lohnnachweis... 5 Vorbereitungen für den Elektr. Lohnnachweis... 5 Checkliste Elektronischer Lohnnachweis(ELN) in HW-Lohn... 9
Unbedingt zuerst erledigen Elektronischer Lohnnachweis 2016 erfordert eine Anmeldung bei der BG Ab dem 01.01.2017 ist jede Betriebsstätte verpflichtet, auf elektronischem Weg eine Meldung Elektronischer Lohnnachweis (ELN) abzugeben, die inhaltlich der Berufsgenossenschaftsliste entspricht. Zur Vorbereitung muss auf elektronischem Wege eine Stammdatenabfrage an die Datenannahmestelle der Unfallversicherungsträger gesendet werden. Weil die Antwort der Unfallversicherungsträger 1 bis 2 Werktage dauern kann, sollte die Abfrage deshalb möglichst umgehend verschickt werden. Für 2016 besteht kein weiterer Handlungsbedarf. Erst nachdem Sie den Elektr. Lohnnachweis für 2016 im Januar 2017 verschickt haben, erhalten Sie von der BG eine Liste der für 2017 gültigen Gefahrentarifstellen und im Programm erfolgt ab dem Abrechnungszeitraum Januar 2017 eine geänderte Prüfung der Gefahrentarifstellen. Lohnabrechnungen ab 2017-01 erfordern die neueste Programmversion Vor dem Updaten drucken Sie bitte immer die zum Update auf unserer Website zugeordnete Updateanleitung mit aus und führen das Update genau nach dieser Anleitung durch. U.a. ist es sehr wichtig, vor dem Update eine Datensicherung durchzuführen. Updaten Sie das gesamte Programm (powerbird bzw. sitara ) immer auf die neueste Version. Die jeweilige neueste Version wird sofort nach Freigabe auf unserer Website im Downloadbereich bereitgestellt. Im Moment der Erstellung dieser Anleitung ist dies die Version 19.1.06 oder höher. Falls Ihnen die neueste Version 19 nicht automatisch angeboten wird, informieren Sie sich bitte im Bereich Downloads auf unseren Supportseiten (www.hausmannwynen.de/oss). Lohnabrechnungen ab 2017-01 erfordern die neuesten Datenupdates Spielen Sie bitte alle weiteren vom Lohnprogramm beim Start oder bei Anwahl des Menüpunktes Updates vom HW-Server gemeldeten Daten- und Programmupdates ein. Nur dann ist gewährleistet, dass alle für 2017 neu geltenden Lohnkonstanten vorhanden sind. Datenupdates können Sie bei entsprechender Berechtigung direkt in HW-Lohn selbst einspielen. Für das Einspielen von Programmupdates benachrichtigen Sie gegebenenfalls Ihren Systemadministrator. Letzte Änderung: 29.12.2016, Seite 2 von 9
Änderungen im Lohnprogramm Neue Lohnkonstanten in 2017 Wenn Sie die im Abschnitt Unbedingt zuerst erledigen beschriebenen Programm- und Datenupdates vorgenommen haben, verfügt das Programm zeitnah über alle für 2017 vorgeschriebenen neuen Lohnkonstanten. Weitere Arbeiten fallen für Sie nicht an. Neue Programmoberfläche mit Menüband Die Programmoberfläche des StartCenters von HW-Lohn erscheint ab der Programmversion 19 in einem neuen Design. Das Hauptmenü und die Iconleiste wurden zu einem Menüband umgestaltet. Die alte Menüstruktur findet sich unverändert als Funktionsbaum auf der linken Seite. Das neue Menüband präsentiert auf mehreren Registerkarten (fast) alle Funktion des Lohnprogramms. Es kann von Ihnen bei Bedarf komplett angepasst werden. Die Bedienung und die Gestaltung des Menübands wird in einer eigenen Online-Hilfe ausführlich erklärt. Öffnen Sie dazu den Dialog Menüband bearbeiten über das dreieckige Symbol links oben in der Titelleiste und drücken dort auf Hilfe. In der Hilfe finden Sie auch zahlreiche Links zu kurzen Demovideos aus unserem Supportsystem. Letzte Änderung: 29.12.2016, Seite 3 von 9
Neues Feld in Lohntypen Zur korrekten Zählung der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters für SV/UV-Meldungen kann in den Lohntypen mit der Erfassart Stunden und Faktor die Zählung der Stunden beeinflusst werden. Ohne das Häkchen im Feld bezahlte Arbeitszeit(J/N) werden die Stunden aus diesem Lohntyp nicht mitgezählt. Z.B. soll bei einem Überstundenzuschlag (Lohntyp 0010) auf den Basislohn (0001) die Anzahl der Stunden nicht erneut für die Jahresmeldung gezählt werden (weil ja schon mit 0001 gezählt). Wenn die Anzahl der gemeldeten Arbeitsstunden zu hoch ist, kann es an dieser Einstellung liegen. Bitte überprüfen Sie Ihre selbst angelegten Lohntypen im Bereich ab 8000 daraufhin. UV-Meldungen separat zu versenden Seit Januar 2016 wurden die UV-Meldungen automatisch zusammen mit den SV-Meldungen erzeugt und an die Datenannahmestellen der Sozialversicherung gesendet. Da dieser Arbeitsschritt zeitaufwändig werden kann und nur im Januar nach Abschluss der anderen SV-Meldungen benötigt wird, muss diese Funktion jetzt separat aufgerufen werden. Sie müssen die Funktion Auswertungen / UV-(Jahres)Meldungen nur zum Jahresabschluss im Januar und später nur nach Korrekturen an den Abrechnungen des Vorjahres aufrufen. Falls eine benötigte UV-Jahresmeldung vor dem Monatswechsel vergessen wurde, erfolgt eine Warnmeldung des Programms. Diese Jahresmeldung der UV-Bruttoentgelte aller Mitarbeiter an die Sozialversicherung ist Voraussetzung für den neuen Elektronischen Lohnnachweis. Letzte Änderung: 29.12.2016, Seite 4 von 9
Elektronischer Lohnnachweis Ab dem 01.01.2017 ist jede Betriebsstätte verpflichtet, auf elektronischem Weg eine Meldung Elektronischer Lohnnachweis (ELN) abzugeben, die inhaltlich der Berufsgenossenschaftsliste entspricht. Die Meldung bezieht sich immer auf das komplette Vorjahr. Der erste elektronische Lohnnachweis bildet also das Meldejahr 2016 ab. Adressat ist die Datenannahmestelle der Unfallversicherungsträger. Für die Jahre 2016 und 2017 ist zusätzlich zum neuen elektronischen Lohnnachweis die bisher gewohnte Berufsgenossenschaftsliste in Papierform abzugeben. Die Liste wird erst ab 2018 durch die elektronische Versendung abgelöst. Die Meldung ELN für ein Meldejahr ist nur zulässig, wenn zuvor eine Abfrage Stammdaten (ASD) versendet wurde, die wiederum durch den Unfallversicherungsträger mit einer Sendung Stammdaten (SSD) beantwortet worden ist. Weil die Antwort der Unfallversicherungsträger 1 bis 2 Werktage dauern kann, sollten Sie die Abfrage möglichst früh senden. Für den Elektr. Lohnnachweis für das Meldejahr 2016 sind keine weiteren Voraussetzungen nötig. Im Besonderen müssen keine Abrechnungen und Stammdaten geändert werden! Eine Voraussetzung für das Versenden des Lohnnachweises 2017 (im Januar 2018!) ist die korrekte Zuordnung aller Mitarbeiter zu Gefahrentarifstellen. Die Gefahrentarifstellen werden Ihnen vom Unfallversicherungsträger Ihrer Betriebsstätten vorgegeben und müssen ab der Abrechnung 2017-01 vom Lohnprogramm überprüft werden. Optische Neuerungen für den Elektr. Lohnnachweis Die Änderungen am Programm für den ELN sehen Sie an folgenden Stellen: Im Dialog der Betriebsstätten gibt es einen neuen Reiter Gefahrentarifstellen und auf dem Reiter Berufsgenossenschaft neue Felder. Im Menübereich Abrechnung Lohn/Gehalt und auf dem Menüband im Reiter Abrechnung finden Sie einen neuen Dialog Elektr. Lohnnachweise ansehen Im Auswertungsdialog gibt es einen Eintrag Elektr. Lohnnachweis versenden Vorbereitungen für den Elektr. Lohnnachweis Eintrag der PIN für die Datenpflege durch die BG Im November 2016 hat Ihnen Ihre Berufsgenossenschaft sicherlich zusätzlich zur Betriebsund Mitgliedsnummer auch die neue PIN-Nummer mitgeteilt. Bitte tragen Sie diese in der Betriebsstätte ein. Kontrollieren Sie dabei auch noch einmal Mitgliedsnummer und Betriebsnummer. Mit dem Fragezeichen neben dem Feld PIN können Sie die Eingabe für einige Sekunden zur Kontrolle im Klartext sehen. Sollten Sie die PIN nicht bekommen haben, wenden Sie sich dringend an Ihre Berufsgenossenschaft! Letzte Änderung: 29.12.2016, Seite 5 von 9
Bitte spielen Sie die aktuellen Updates der Krankenkassendaten ein. Ohne das jeweils neueste Update der Lohn KK Beitragssätze fehlt Ihnen sonst das Zertifikat zum Versenden des ELN und zur Abfrage der Stammdaten. Vor der ersten Benutzung der Funktion benötigen Sie noch eine Druckereinrichtung für den Elektr. Lohnnachweis. Legen Sie diese mit Nr. 1 an und wählen dort das Formular ELEKTRLOHNNACHWEIS aus. Das ist möglich über Grundlagen / Druckereinrichtungen oder auf dem Reiter Druckereinrichtungen des Menübands oder bei der Auswahl der DruckNr im Auswertungsdialog in der DruckNr (über den Schalter Stamm ). Abfrage Stammdaten versenden Der Versand der Abfrage Stammdaten(ASD) ist ab dem 01.12.2016 möglich. Er ist notwendig, damit der elektronische Lohnnachweis für das Jahr 2016 elektronisch versendet werden kann. Sie können diese Abfrage ausführen, indem Sie im Auswertungsdialog Elektr. Lohnnachweis auswählen und den Versenden -Button betätigen. Bitte ignorieren Sie beim allerersten Mal den Warnhinweis ( Bitte beachten Sie, dass der Lohnnachweis nur dann erstellt werden kann, wenn alle UV-Meldungen versendet sind. ) Wie gewohnt wird die elektronische Versendung protokolliert. Außerdem wird die versendete Datei im Archiv bzw. in der Dokumentablage hinterlegt, sofern dies in der Konfiguration eingestellt ist. Es erfolgt ein Ausdruck mit Kurzinfos. Letzte Änderung: 29.12.2016, Seite 6 von 9
Stammdaten für ELN abrufen und einlesen Erlauben Sie eine gewisse Bearbeitungszeit und rufen Sie dann nach 1-2 Werktagen im Auswertungsdialog den Kommunikationsserver ab. Nach erfolgreichem Einlesen der Antwort auf die Stammdatenabfrage über den Kommunikationsserver werden die empfangenen Stammdaten automatisch vom Programm verarbeitet: Im Betriebsstätten-Stamm werden die Berufsgenossenschaftsdaten aktualisiert (Felder im Bild unten gelb markiert, Übertragung UV-Stammdaten wird gefüllt). Im Betriebsstätten-Stamm befinden sich nun auf dem Reiter Gefahrentarifstellen alle Gefahrentarifstellen, die von der Berufsgenossenschaft für das Meldejahr 2016 gemeldet worden sind. Solange Sie sich noch in der Abrechnungsperiode 2016-12 befinden oder wenn Sie die Stammdaten noch nicht haben, erhalten Sie von der BG zunächst Gefahrentarifstellen für das Meldejahr 2016! Im Dialog Elektr. Lohnnachweis ansehen wird im auslösenden ASD-Datensatz die Antwort dokumentiert. Nach dieser Vorarbeit erlaubt das Programm einen Jahreswechsel! Elektronischen Lohnnachweis 2016 versenden Der ELN wird jährlich im Januar jeweils für das Vorjahr versendet. In der Abrechnungsperiode 2017-01 erfolgt also erstmals eine Versendung des ELN für das Meldejahr 2016. Bitte senden Sie zunächst die UV-Jahresmeldungen, da die ELN-Daten auf diesen Meldungen beruhen. Für 2016 und 2017 müssen noch Sie die BG-Liste erstellen. Wenn Sie den ELN oder Letzte Änderung: 29.12.2016, Seite 7 von 9
die BG-Liste in der Vorschau ansehen, werden die Jahreswerte schon berechnet und können so inhaltlich von Ihnen kontrolliert werden. Wählen Sie dann im Auswertungsdialog den Elektr. Lohnnachweis aus und versenden diesen. Es erfolgt eine ELN-Meldung für das Vorjahr (2016) und automatisch eine Abfrage Stammdaten für das aktuelle Jahr (2017). Für beides steht auch ein Ausdruck in Papierform zur Verfügung. Rufen Sie nach einiger Zeit den Kommunikationsserver ab. Sie erhalten die Stammdaten für das aktuelle Jahr (2017), die wieder automatisch in Ihr Programm eingepflegt werden. Sie bilden die Grundlage für den Lohnnachweis (ELN) des aktuellen Jahres, der im Januar des Folgejahres (2018) zu erstellen ist. Gefahrentarifstellen in Betriebsstätte und Mitarbeiterstamm kontrollieren Ab 2017 dürfen in allen Abrechnungen nur noch die Gefahrentarifstellen(GTS) verwendet werden, die für die entsprechende Betriebsstätte von der Berufsgenossenschaft mitgeteilt worden sind. Das Programm prüft dies automatisch. Die gültigen Gefahrentarifstellen (mit Meldejahr 2017) finden Sie auf dem gleichnamigen Reiter der Betriebsstätte, nachdem Sie den Lohnnachweis für 2016 im Januar 2017 versendet haben und danach den Kommunikationsserver abgefragt haben. Bitte nehmen Sie keine rückwirkenden Änderungen an den Mitarbeiterstammdaten für 2016 vor. Für die Versendung des ELN mit Meldejahr 2016 ist das noch nicht nötig. Sobald auf der Registerkarte Gefahrentarifstellen der Betriebsstätte Daten für das Jahr 2017 vorhanden sind, gelten diese und nicht mehr die GTS aus den UV-Trägern. Falls Sie es wünschen, können Sie vor den Abrechnungen 2017-01 die Gefahrentarifstellen (GTS) für das Jahr 2017 wie folgt überprüfen: Die auf dem Reiter BG der Betriebsstätte eingetragene allgemeine GTS und eventuell davon abweichende GTS im Mitarbeiterstamm auf dem Reiter Stellenbeschreibung müssen in der Liste der für 2017 gültigen GTS enthalten sein. Da bei den Gefahrentarifstellen nur wenige Änderungen zu 2016 zu erwarten sind, können Sie die Kontrolle auch bis zur Abrechnung 2017-01 aufschieben. Das Programm prüft die GTS automatisch. Benutzer, die in 2017-01 mit dem Lohnprogramm neu starten, müssen einmalig in der Periode 2017-01 die Gefahrentarifstellen von der BG anfordern (mit Elektr. Lohnnachweis versenden ) und die Antwort später einlesen (mit Kommunikationsserver abfragen ). Auf dem Reiter Gefahrentarifstellen in der Betriebstätte stehen dann die aktuellen Daten. Das sollte schon vor dem Erstellen der ersten Abrechnungen geschehen. Stornierungen erfolgen beim Versenden von Korrekturen automatisch Immer wenn durch eine Korrektur der Vorjahresabrechnungen die UV-Meldung eines Mitarbeiters geändert werden musste, hat dies auch Auswirkungen auf den für das Vorjahr gemeldeten ELN. Wenn Sie im Auswertungsdialog den ELN erneut versenden, erfolgt falls nötig die Stornierung automatisch. Letzte Änderung: 29.12.2016, Seite 8 von 9
Checkliste Elektronischer Lohnnachweis(ELN) in HW-Lohn PIN für Abfrage und Erstellung des ELN von der BG erhalten? BetriebsNr und MitgliedsNr bei der BG geprüft und PIN eingetragen? Aktuellstes Update Krankenkassendaten eingespielt? Abfrage der ELN-Stammdaten im Auswertungsdialog gestartet mit "Elektr. Lohnnachweis versenden? Prüfmöglichkeit: Datensatz erzeugt in Abrechnung / Elektr. Lohnnachweis ansehen Erhaltene ELN-Stammdaten eingelesen mit Kommunikationsserver abfragen? Prüfung: Reiter Gefahrentarifstellen in Betriebstätte gefüllt mit Gefahrentarifklassen für das Meldejahr 2016. Das ist die einzige Voraussetzung für den ersten Elektr. Lohnnachweis vor dem Monatswechsel auf 2017-01. Benutzer, die in 2017 mit HW-Lohn neu starten, müssen nur die obigen 5 Punkte durchführen und erhalten beim Versenden und Abfragen in der Abrechnungsperiode 2017-01 die Gefahrentarifklassen für das Meldejahr 2017. Die weiteren Punkte sind nur für Benutzer, die einen Elektr. Lohnnachweis 2016 versenden müssen. Zusätzliche Abschlussarbeiten für 2016 in der Periode 2017-01: Versenden der UV-(Jahres)Meldung Versenden des Elektronischen Lohnnachweises für 2016. Tipp: Zur Kontrolle können Sie die Beträge und Stunden mit den Werten der BG-Liste (für Periode 2016-12) vergleichen. Nach Versenden des ELN 2016 und späterem Abfragen des Kommunikationsserver: ELN-Stammdaten (Gefahrentarifklassen) für das Meldejahr 2017 vorhanden? Prüfung: Reiter Gefahrentarifstellen in der Betriebstätte mit Daten für das Meldejahr 2017 Sobald Daten für 2017 auf dem Reiter Gefahrentarifstellen in Betriebstätte vorhanden sind prüft HW-Lohn die Gültigkeit der Gefahrentarifstellen automatisch mir diesen. Eine manuelle Kontrolle ist deshalb nur im Ausnahmefall sinnvoll - wenn Sie mit Änderung der Gefahrentarifstellen rechnen müssen. Kontrolle auf Betriebstätte / Reiter BG: Ist die allgemeine Gefahrentarifstelle weiter gültig - also in der Liste auf dem Reiter GTS in der Betriebstätte enthalten? Wenn nicht: neuen Betriebstätten Datensatz gültig ab 2017-01 anlegen und Korrektur Kontrolle aller Mitarbeiter Stellenbeschreibungen: Ist die abweichende GTS weiterhin gültig? Wenn nicht, neue Stellenbeschreibung gültig ab 2017-01 anlegen mit korrigierter GTS Tipp: Suchdialog mit aktiven Mitarbeitern (mit Reißzwecke) offen halten. Letzte Änderung: 29.12.2016, Seite 9 von 9