Kreditoren & Einkauf Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 5.00 / 2009 CH Klassische Benutzeroberfläche
Benutzerhandbuch Kreditoren & Einkauf Microsoft Dynamics NAV 5.00 / 2009 CH Klassische Benutzeroberfläche
Informationen zum Inhalt Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Der Inhalt des Handbuches kann ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Obwohl wir bestrebt sind, den Handbuch- Inhalt so informativ wie möglich und aktuell zu halten, sind Fehler und Unterlassungen nicht ganz zu vermeiden. Für Verbesserungsvorschläge sind Autoren und Verlag dankbar. Warenzeichen Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Copyright Das Werk, einschliesslich aller Teile, ist uheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Publikation Druckerei Odermatt, November 2009 Version 5.0 / 2009 CH, Klassische Benutzeroberfläche Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter www.navibooks.com. Druck und Verlag Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil
Inhalt Kapitel 1 Einführung Einkauf 3 Einleitung 4 Programm-Module 6 Menüaufbau des Moduls 8 Integration im Gesamtsystem 10 Kapitel 2 Stammdaten Kreditoren einrichten 13 Kreditoren & Einkauf Einrichtung 14 Kreditoren Stammdaten 21 Kapitel 3 Einkäufe erfassen 37 Grundlagen Einkaufsbeleg 38 Möglichkeiten der Fakturierung 43 Kapitel 4 Einkaufspreise 47 Übersicht Preis- und Rabattsystem 48 Standard Einkaufspreis 49 Alternative Preise 51 Zeilenrabatte 53 Kapitel 5 Von der Anfrage zur Rechnung 61 Grundlagen 62 Aufbau eines Einkaufsbelegs 63 Einkaufsbelege bearbeiten 74 Teillieferung und -rechnung im Einkauf 80 Belege drucken 92 Kapitel 6 Buchen im Einkauf 95 Einleitung 96 Posten bei der Rechnungsbuchung 100 Buchungen stornieren 106 Stapelbuchen 109 Kapitel 7 Spezialbelege und -funktionen 113 Rahmenbestellung 114 Kreditorenrechnungen in mehreren Währungen 117 Sammelrechnung 121 i
Inhalt Gutschriften 123 Einkauf Reklamationen 126 Reservationen 132 Artikeltracking mit Serien- und Chargennummern 135 Bestellvorschlag 139 Kapitel 8 Zahlungen erfassen 155 Grundlagen 156 Ausgleichsmethoden 157 Buchen von Kreditorenzahlungen 161 Kreditorenposten ausgleichen 171 Skonto 187 Zahlungsvorschlag 191 Kapitel 9 DTA & EZAG 205 Funktionsübersicht 206 Inbetriebnahme und Testphase 207 Stammdaten und Vorbereitungen 210 Rechnungen erfassen und buchen 222 Zahlungsvorschlag und Zahlungsanzeige 229 Zahlungsdatei 237 Zahlung buchen 239 EZAG Vorbereitungen 241 ESR-Belege und Zahlungsarten 243 ii
Kapitel 1 Einführung Einkauf Das Modul Einkauf beinhaltet alle wichtigen Funktionen, um die Kreditoren, das Einkaufswesen und den Zahlungsverkehr optimal zu verwalten. Von der Einkaufsanfrage bis hin zur Einkaufsrechnung oder Rücksendung/Gutschrift können Dokumente beliebig kopiert und bearbeitet werden. Als Einstieg in das Handbuch Einkauf finden Sie in diesem Kapitel wichtige Informationen zu Aufbau und Integration dieses Modules: Diese Themen werden im vorliegenden Kapitel behandelt: Einleitung Programm-Module Menüaufbau des Moduls Integration im Gesamtsystem
Kapitel 1. Einführung Einkauf 1.1 EINLEITUNG Die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen in der richtigen Menge, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und in der richtigen Qualität gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Einkauf. Stellen wir uns einmal vor, welche Aktivitäten von der Lieferantenbestellung bis zur Zahlung an den Kreditor notwendig sein könnten: Nach einer Lagerbestandesprüfung kann der Auftrag ganz oder teilweise ab Lager geliefert werden, oder die Artikel müssen beim Lieferanten oder in der Produktion beschafft werden. Der Einkäufer oder Disponent prüft die laufenden Rahmenverträge oder startet den Bestellvorschlag, um den zukünftigen Bedarf aus Verkaufsaufträgen abdecken zu können. Der Lieferant bestätigt uns den Liefertermin. Die erste Teillieferung wird an unser Handelslager geliefert. Wir müssen die Rückstände im Griff behalten. Nachdem die Ware umgepackt, beschriftet und versandfertig bereitgestellt ist, wird die Kundenbestellung komplett oder in Teilen ausgeliefert und fakturiert. Der Kunde sendet eine mangelhafte Lieferung zurück. Wir empfangen die Ware, retournieren diese an den Lieferanten und verlangen eine Ersatzlieferung. Die Rechnung des Lieferanten trifft ein. Die fälligen Zahlungen werden mit dem Zahlungsvorschlag aufgelistet. Kreditorenzahlungen können via DTA-File bequem an Bank oder Post versendet werden. Ausgehend von einer Bestellung bestehen also im Einkauf eine Reihe von zusammenhängenden Ereignissen, die in einer integrierten Lösung wie Microsoft Dynamics NAV gut überblickt werden können. Dabei haben wir die Abläufe des Verkaufs oder der Produktion nicht näher betrachtet. 4
1.1 Einleitung Die Businesslösung Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV (ehemals Microsoft Business Solutions- Navision) ist eine Business-Lösung welche exakt auf die vielfältigen Bedürfnisse wachsender mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Sie basiert auf den bewährten Grundsätzen Einfachheit, Flexibilität und Innovation. Microsoft Dynamics NAV ist schnell zu implementieren, leicht anzupassen, einfach zu bedienen und zu pflegen. Das vorliegende Handbuch basiert auf den Standardmodulen der Schweizer Landesversion und führt den Benutzer schrittweise in die entsprechende Thematik ein. Beachten Sie, dass Terminologie und Funktionalität im Handbuch - durch individuelle Kundenanpassungen oder durch Versionsunterschiede - zur installierten Version abweichen können. 5
Kapitel 1. Einführung Einkauf 1.2 PROGRAMM-MODULE Jede Unternehmung hat unterschiedliche Anforderungen an ein Programm für den Einkauf. Microsoft Dynamics NAV besteht aus verschiedenen Programm-Modulen. Kurzbeschreibung der Programm-Module In der nachfolgenden Liste sind die Programm-Module für Einkauf aufgeführt. Ausführliche Informationen zu diesen und weiteren Modulen erhalten Sie von Ihrem Microsoft Dynamics NAV Partner. Modul Basismodul Einkauf Fakturierung Einkauf Bestellwesen Rechnungsrabatt Einkauf Zeilenrabatt Einkauf alternative Preise Kurzbeschreibung Einrichten von Kreditor Stammdaten (wie Einkäufer, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Länder, Sprachen etc.), Rechnungen und Gutschriften über Erfassungsjournale erfassen und buchen, Zahlungsausgänge buchen, offene Posten verwalten, beliebig viele Währungen pro Kreditor. Einkaufsbelege für Rechnung und Gutschrift, Artikel und Leistungen detailliert zusammenstellen, Bareinkäufe, mehrere MWSt Sätze pro Beleg. Anfragen und Einkaufsbestellungen verwalten, Anfragen und Rahmenbestellungen in Bestellungen übernehmen, Mengen im Lager provisorisch reservieren, Teillieferungen und Teilrechnungen, Direktlieferungen, Reservationen. Preisnachlass auf Basis des Bestellsvolumens, Rabattstaffel pro Kreditor oder Kreditorengruppe definieren, Rabatt auf separate Fibukonten buchen, Mindermengenzuschlag (auf Seite 55) Rabattstrukturen für Lieferanten und Artikel festlegen. Pro Artikel alternative Einkaufspreise für einzelne Kreditoren, Einheiten, Varianten, Mindestmengen und weitere Bedingungen definieren. 6
1.2 Programm-Module Modul Bestellvorschlag Direktlieferung Alternative Bestelladressen Retourenverwaltung Einkauf DTA und EZAG (SwissModule) Kurzbeschreibung Anhand von geplanten Lagerzu- und -abgängen voraussichtlichen Bedarf berechnen und Vorschläge in Journalen auflisten. Bestellparameter wie Bestellmengen und Minimal/Maximalbestände werden auf der Artikelkarte, bzw. Lagerhaltungsdaten hinterlegt. Bestellvorschlagszeilen können vom Benutzer geändert und danach in Bestellungen umgewandelt werden. Direktlieferungen sind praktisch für Handelsbetriebe, die Artikel verkaufen und sie vom Lieferanten gleich zum Kunden schicken lassen, ohne sie jemals physisch im Lager zu haben. Beliebig viele Bestelladressen pro Kreditor erfassen (auf Seite 67) Falsch gelieferte oder defekte Waren an Lieferanten retournieren und über Ersatzlieferungen oder Gutschriften korrigieren (auf Seite 126) Vergütungsaufträge über DTA und EZAG ausführen. Beim Buchen von Kreditorenrechnungen werden Referenznummern von den orangen Einzahlungsscheinen in die Kreditorenposten übertragen. Sammelzahlungen pro Kreditor (auf Seite 205). 7
Kapitel 1. Einführung Einkauf 1.3 MENÜAUFBAU DES MODULS Im Hauptmenü unter Einkauf finden Sie verschiedene Menüpunkte. Je nach Aufgabengebiet und Benutzerrechten haben Sie Zugriff auf diese Positionen. Die Navigation Pane soll Benutzern einen intuitiven Zugang zu Belegen, Berichten und Funktionalitäten ermöglichen, indem eine Oberfläche verwendet wird, die der in Microsoft Outlook sehr ähnlich ist. Die Navigation Pane wurde in die Anwendungsbereiche unterteilt, die die Rollen und Aufgaben der Mitarbeiter widerspiegeln. Das separate Fenster sowie die Baumstruktur ermöglichen den Benutzern Zugriff auf Menüoptionen, ohne Fenster schliessen zu müssen, in denen sie arbeiten. Mehr über die Navigation Pane erfahren Sie im Einführungshandbuch. 8
1.3 Menüaufbau des Moduls Kurzbeschreibung der Menüpunkte Die einzelnen Menüpunkte werden Sie je nach Aufgabengebiet intensiver oder vielleicht gar nicht verwenden. Welche Menüs Sie verwenden können, ist auch von Ihren Zugriffsrechten abhängig. Hier ein Kurzbeschrieb der Möglichkeiten in den einzelnen Menüpunkte: Menüpunkt Planung Bestellungsabwicklung Lager & Bewertung Analyse & Berichtswesen Historie Einrichtung Beschreibung Alle Stammdaten sowie Erfassungsmasken, welche für die Einkaufsplanung nötig sind wie Bestellvorschlag, Auftrags- und Absatzplanung etc. Sämtliche Punkte, welche für das Bestellwesen benötigt werden wie Bestellung, Liefermahnung, Reklamation etc. Verwaltung und Bewertung von Artikel und Lager. Budgets, Analyseberichte sowie Analysen nach Dimensionen. Hier können Berichte selbst zusammengestellt werden. Unter diesem Punkt sind alle gebuchten Belege des Einkaufs sowie die Journale und Navigate abgelegt. Die Einrichtung Kreditor & Einkauf sowie die Einrichtung des DTA sind unter diesem Menüpunkt abgelegt. Tipps Sollten Sie eine Zugriffsmeldung beim Anklicken eines Menüs erhalten, kann dies folgende Ursachen haben: Das mit dem Menü verbundene Modul ist nicht lizenziert. Ihre Benutzerrechte erlauben keinen Zugriff auf dieses Menü. 9
Kapitel 1. Einführung Einkauf 1.4 INTEGRATION IM GESAMTSYSTEM Das Modul Einkauf ist Teil der Gesamtlösung Microsoft Dynamics NAV. Die einzelnen Module sind miteinander verknüpft, was den Zugriff auf Informationen aus anderen Modulbereichen jederzeit gewährleistet. Wollen Sie beispielsweise Artikel einkaufen, muss der Artikelstamm mit den relevanten Daten vorhanden sein. Oder sollen Kreditorenzahlungen elektronisch via DTA/EZAG abgewickelt werden, müssen entsprechende Informationen im DTA Modul erfasst worden sein. Wir fassen die Integration anhand der wichtigsten Bereiche zusammen: Integration Fibu Das Fibu Basismodul ist die Grundvoraussetzung für den Einsatz aller weiteren Module. Wie ist nun das Modul Einkauf mit der Fibu verbunden? Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte erklärt: Erfolgswirksame Buchungen werden via Buchungsgruppen in der Fibu abgelegt. Währungen aus dem Modul Fibu werden den Kreditoren zugeordnet. Einkaufsbelege können neben Artikeln auch Fibukonten enthalten. Dimensionen, also erweiterte Kostenstellen- und Kostenträger- Informationen, werden in der Fibu verwaltet. Mehrwertsteuersätze werden über die MWST-Einrichtung in der Fibu festgelegt. Integration Lager Das Modul Lager umfasst alle relevanten Informationen, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu identifizieren. Artikel und Kreditoren können verknüpft werden, damit zum Beispiel immer die korrekten Preise abhängig von Mengenstaffeln verwendet werden. Weitere Verknüpfungen im Artikelstamm: Vorhandene Reservationen Lagerbestand / Verfügbarkeit Ersatzartikel 10
1.4 Integration im Gesamtsystem Lagerorte Lieferanten Tracking für Serien- und Chargennummern Integration Verkauf Erst ein funktionierender Verkauf macht das Einkaufsmodul interessant. Bedarfsmengen werden aufgrund der Fertigung und den Verkaufsaufträgen erstellt. Bestellvorschläge basieren auf den Bestellparametern der Artikel und Mengen in den Verkaufszeilen. Deshalb ist die Verbindung zu diesem Modul sehr wichtig. Vielfach werden die Artikel direkt vom Lieferanten zum Kunden befördert, werden also nie in unserem Lager eingelagert. Die Integrationsvorteile dieses Moduls: Auftragszeilen mit Einkaufszeilen verbinden Geplante Abgänge aufgrund von Verkäufen Basis für Bestellvorschlag aufgrund der Bedarfssituation Lagerein- und ausgang mit Chargen- /Seriennummer Integration Fertigung In einem Produktionsbetrieb müssen die Artikeldaten aus der Fertigung ebenfalls im Einkauf berücksichtigt werden. So hat der Fertigungsauftrag einen Einfluss auf den Lagerbestand. Material, welches für die Fertigung benötigt wird, muss im Bestellvorschlag berücksichtigt werden. Integration Marketing (CRM = Customer Relationship Management) CRM liegt in aller Munde, aber wie wird dieses Modul im Gesamtsystem genutzt? Hier ein paar Beispiele: Marketingadressen und Kreditor abgleichen, die Kreditoreninfos sind im Marketing ersichtlich. Buchungen und Belegdruck für einen Kreditor werden im Marketing registriert und dann für Marketingzwecke weiterverarbeitet. 11
Kapitel 1. Einführung Einkauf Änderungen werden beidseitig im Einkauf und Marketing sofort aktualisiert. Segmentierung von Kreditoren, bei welchen eine bestimmte Art von Artikeln eingekauft wird. Kommunikation mit Email, Word, Outlook und Telefon. Einfluss der Dimensionen Die Dimensionen ermöglichen erweiterte Gesichtspunkte bei der Analyse von Fibubuchungen. Dimensionen sind frei definierbare Bereiche, zu denen auch die Kostenstellen und Kostenträger gehören. Sie können die Dimensionen beliebig einsetzen, um Analysen basierend auf Einkäufer, Länder, Unternehmensgruppen, Marketingkampagnen und vielen weiteren Kriterien zu gewinnen. Ausführliche Infos zu den Dimensionen erfahren Sie im Fibu Handbuch. Einfluss auf Lager-Disposition Produkte können oft nicht sofort ausgeliefert werden, da sie nicht oder nur teilweise am Lager sind. Oft möchte der Kunde die Lieferung an einem bestimmten Lieferdatum in der Zukunft. Oder der Liefertermin ist eine Annahme, basierend auf den Lieferzeiten des Lieferanten. Welche Bestände sind an welchem Ort vorhanden und ab welchem Lager decken wir einen aktuellen Bedarf? Sich dauernd ändernde Lagerbestände aufgrund von geplanten und effektiven Ein- und Ausgängen erfordern einen guten Überblick der Bestände und eine äusserst genaue Datenerfassung. Artikelreservation Das Reservieren von Artikeln ist eine Funktion des Moduls Basis Lager. Mit dem Reservationssystem können wir eine Verbindung zwischen Einkaufszeile, Lagerposten und Verkaufszeile vornehmen. Wir halten sozusagen schützend die Hand auf diese Bestände und verhindern, dass der Bedarf durch andere Aufträge verbraucht wird. 12
Kapitel 2 Stammdaten Kreditoren einrichten Bevor mit dem Modul Einkauf gearbeitet werden kann, müssen verschiedene Stammdaten eingerichtet werden. In diesem Kapitel lernen Sie die notwendigen Vorarbeiten kennen. Es werden folgende Themen behandelt: Kreditoren & Einkauf Einrichtung Kreditoren Stammdaten
Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten 2.1 KREDITOREN & EINKAUF EINRICHTUNG In diesem Fenster werden die Basisinformationen zum Anlegen von Lieferungen und Rechnungen sowie die Nummerierung von Belegen festgelegt. Wenn Sie als neue(r) MitarbeiterIn starten, können Sie davon ausgehen, dass diese Einrichtungen bereits vorgenommen wurden. Änderungen in diesem Fenster sollten nur durch autorisierte Personen durchgeführt werden. Die Einrichtung finden Sie unter Einkauf, Einrichtung. Felder Kreditoren & Einkauf Einrichtung Die Feldbeschreibung wird jeweils in den entsprechenden Abschnitten behandelt Feld Beschreibung Rabattbuchung siehe auf Seite 57 Lieferschein b. EK- Rechnung Rücklieferung bei Gutschrift siehe auf Seite 92 Mit einem Häkchen legen Sie standardmässig fest, dass bei der Buchung einer Rücksendung zusätzlich zu einer gebuchten Gutschrift automatisch eine gebuchte Rücklieferung erstellt wird. Wenn Sie das Feld leer lassen, erstellt die Anwendung beim Buchen nur eine gebuchte Gutschrift. 14
2.1 Kreditoren & Einkauf Einrichtung Feld Rechnungsrundung Ext. Belegnr. erforderlich MWST-Differenz zulassen Rechnungsrab. berechnen Rech. Rab. pro MWST- ID ber. Beschreibung Ein Häkchen in diesem Feld gibt an, dass Beträge für Einkaufsrechnungen gerundet werden. Im Feld Ext. Belegnr. erforderlich setzen Sie ein Häkchen. Damit kann kein Einkaufsbeleg ohne externe Rechnungsnummer gebucht und eine Rechnung nicht aus versehen zweimal eingebucht werden (Prüfung durch NAV). Wenn Sie ein Häkchen im Feld MWST Differenz zulassen setzen, können Sie im Statistikfenster von Bestellungen und Rechnungen die MWST korrigieren. Die maximal zulässige Höhe der Differenz wird in der Fibu Einrichtung im Feld Max. MWST Differenz zulässig festgelegt. siehe auf Seite 52 Mit einem Häkchen, wird der Rechnungsrabatt pro MWST ID berechnet. Ohne Häkchen, wird der Rechnungsrabatt auf den Rechnungsbetrag berechnet. Die beiden Methoden können zu kleinen Differenzen in den von Microsoft Dynamics NAV berechneten MWST- Beträgen führen. Währungsausgleich siehe auf Seite 175 Felder für Bemerkungen in Belege kopieren Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw. Vorauszahlung beim Buchen prüfen Standard Lief.-Mahn. Datumsfeld In diesen Feldern geben Sie an, ob Bemerkungen aus einem Dokument in ein Folgedokument kopiert werden soll. siehe auf Seite 127 Mit einem Häkchen, wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn Sie einen Auftrag ausliefern oder fakturieren, für den ein unbezahlter Vorauszahlungsbetrag offen ist. Hier kann das Datumsfeld der Bestellzeile angegeben werden, auf dem die Erstellung von Lieferanmahnungen basieren soll - nämlich auf dem gewünschten, zugesagten oder erwarteten Wareneingangsdatum. 15
Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten Register Nummerierung In diesem Register geben Sie an, mit welchem Nummernkreis die einzelnen Belege erstellt/gebucht werden. Register Archivierung Im Feld Anfrage archivieren können Sie einstellen, ob Ihre Anfragen jeweils archiviert werden sollen oder nicht. Die autom. Archivierung erfolgt dann, wenn Aufträge manuell gelöscht werden oder Aufträge in Bestellungen umgewandelt werden. Ein Häkchen in den Feldern Rahmenbestellung archivieren und/oder Bestellung archivieren bedeutet, dass bei manuellem Löschen eines Beleges resp. bei vollständiger Buchung oder Löschung mittels Stapelverarbeitung der Beleg archiviert wird. Kreditorenkarte Bevor Sie Bestellungen buchen oder Zahlungsvorschläge erstellen können, müssen Sie Ihre Kreditoren erfassen. Die Kreditorenkarte ist in verschiedene Register eingeteilt. Nebst Adresse und Kontaktperson sind folgende Informationen abrufbar: Bestell- und Rechnungsadresse Zahlungs- und Lieferbedingungen 16
2.1 Kreditoren & Einkauf Einrichtung Kreditorenposten Buchungsgruppen für die MWST und Verbindung in die Fibu Rabattgruppen Statistik Bankkonten Offene Bestellungen Rückstände und weitere Bestimmte Felder müssen vom Benutzer ausgefüllt werden, andere bei Bedarf. Einige werden von Microsoft Dynamics NAV automatisch ausgefüllt. Pflichtfelder Es gibt nur wenige Felder, die, wenn sie nicht ausgefüllt sind, beim Erfassen von Einkaufsbelegen eine Warnung verursachen. Folgende Felder und Tabellen müssen auf der Kreditorenkarte vorhanden sein: Nr. (Register Allgemein) Geschäftsbuchungsgruppe (Register Fakturierung) MWST-Geschäftsbuchungsgruppe (Register Fakturierung) Kreditorenbuchungsgruppe (Register Fakturierung) Ausgleichsmethode (Register Zahlung) Kreditoren erfassen und bearbeiten Bevor ein neuer Kreditor angelegt wird, sollte überprüft werden, ob dieser bereits existiert (als Kontakt oder Kreditor). Nutzen Sie dafür die verschiedenen Such- und Filtermöglichkeiten. Möglicherweise ist die entsprechende Adresse bereits vorhanden. 17
Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten Kreditoren erfassen Jeder Kreditor, den Sie erfassen, erhält eine eindeutige Kreditorennummer. Sie können die Kreditorennummern manuell oder automatisch mit Hilfe von Nummernserien vergeben lassen. Die Nummernserie für Kreditoren legen Sie unter Finanzmanagement, Einrichtung, Nummernserie fest. Wie Nummernserien erfasst werden, erfahren Sie im Fibu Handbuch. Welche Nummernserien für Kreditoren verwendet werden sollen, legen Sie unter Einkauf, Einrichtung, Kreditoren & Einkauf Einr. im Register Nummerierung fest. Kreditoren können auf verschiedene Arten erfasst werden: Manuell auf der Kreditorenkarte Durch Kopieren eines ähnlichen Kreditors Via Modul Marketing auf der Adresskarte Tipps Erfassen Sie die Kreditoren immer via Kontaktkarte. So ist sichergestellt, dass alle Adressen als Kontaktadresse geführt sind und so ein effizientes Marketing betrieben werden kann. Beispiel Kreditor erfassen Erfassen Sie folgenden Kreditor neu: 1 Wählen Sie Einkauf, Planung Kreditoren. Die Kreditorenkarte mit einem Kreditor wird angezeigt. 2 Fügen Sie einen neuen Datensatz ein, und erfassen Sie die folgenden Felder: Nummer: 90000 Name: Hans Meier AG Adresse: Industriestr. 501, Postfach 98 PLZ/Ort: 9000 St. Gallen Ländercode: leer Einkäufercode: Ihre Initialen 18
2.1 Kreditoren & Einkauf Einrichtung Lieferbedingungscode: abgeholt Geschäftsbuchungsgruppe: NATIONAL MWST Geschäftsbuchungsgruppe: NATIONAL Kreditorenbuchungsgruppe: INLAND Zahlungsbedingungscode: Laufender Monat Zahlungsform: leer Währungscode: leer Sprachcode: leer Kreditoren bearbeiten Das Bearbeiten beinhaltet alle Änderungen in einem oder mehreren Feldern auf der Kreditorenkarte. Die Folgen einer Änderung sind unterschiedlich und hängen davon ab, welche Felder davon betroffen sind. Beachten Sie auf jeden Fall, dass beispielsweise die Änderung der Zahlungsbedingungen auf der Kreditorenkarte nicht automatisch in Einkaufsbestellungen nachgeführt wird. Besteht eine Verbindung zwischen der Kreditoren- und Kontaktverwaltung werden Änderungen in beiden Tabellen sofort nachgeführt. Wenn Sie eine Änderung auf der Kreditorenkarte vornehmen, wird das Datum im Feld Aktualisiert am angepasst. Das Feld Ausgleichsmethode enthält eine Grundregel für die Behandlung von Kreditorenzahlungen. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 157. Kreditor löschen Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Kreditor gelöscht wird: Ein Kreditor wurde irrtümlicherweise doppelt erfasst. Ein Kreditor ist seit Jahren inaktiv, konkurs oder wurde aufgelöst. Beachten Sie folgendes vor dem Löschen von Kreditoren: Kreditoren mit offenen Posten, ungebuchten Einkaufsbestellungen, Rechnungen oder Gutschriften können nicht gelöscht werden. Es können nur einzelne Kreditoren gelöscht werden. 19
Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten Löschen Sie gezielt, beispielsweise anhand des Datumfeldes Aktualisiert am der Kreditorenkarte oder dem Buchungsdatum des letzten Rechnungspostens. Anstatt einen Kreditor zu löschen, können Sie im Feld Gesperrt den Kreditor für jeglichen Geschäftsverkehr oder nur für Zahlungen sperren. Dann bleiben Statistik, Posten, Bemerkungen usw. bestehen, aber es können keine neuen Bestellungen erfasst werden. Weisen Sie diesem inaktiven Kreditor eventuell eine spezielle Kreditorenbuchungsgruppe zu. Kreditorenliste drucken Damit Sie Ihre Eingaben prüfen können, haben Sie die Möglichkeit, die erfassten Kreditorendaten auf Papier auszugeben. Wählen Sie Einkauf, Analyse & Berichte, Berichte, Informationen Einr., Liste um die Kreditorenliste auszudrucken. Der Bericht kann mit verschiedenen Optionen ausgegeben werden. 20
2.2 Kreditoren Stammdaten 2.2 KREDITOREN STAMMDATEN Bevor mit dem Modul Einkauf gearbeitet werden kann, müssen verschiedene Tabellen erfasst werden. Bedenken Sie dabei folgendes: Stammdaten sollten nur durch autorisierte Personen änderbar sein. Fragen Sie sich, welche Informationen mit den erfassten Stammdaten gewonnen werden sollen, bevor die Daten erfasst werden. Stammdaten werden vielfach für Statistiken und Auswertungen für Vorjahre verwendet. Bedenken Sie dies bei geplanten Änderungen von Stammdaten. Erfassen Sie nur die nötigsten Stammdaten, das erleichtert die Datenpflege. Sprachen Bestellen Sie Produkte bei ausländischen oder fremdsprachigen Lieferanten, können Artikelbeschreibungen und Zusatztexte in der jeweiligen Sprache gedruckt werden. Beim Arbeiten mit verschiedenen Sprachen gehen Sie wie folgt vor: Sprachcodes werden im Menü Verwaltung, Anwendung, Einrichtung, Allgemein, Sprachen erfasst. Neue Sprachen können hier eingetragen werden. Artikelbeschreibungen in Fremdsprachen werden auf der Artikelkarte unter Artikel, Übersetzungen eingegeben. Pro Sprachcode kann eine Übersetzung erfasst werden. 21
Kapitel 2. Stammdaten Kreditoren einrichten Damit die Übersetzungen in Einkaufsbelegen wirksam werden, muss auf den entsprechenden Kreditorenkarten im Register Aussenhandel ein Sprachcode zugeordnet werden. Länder/Regionen Erhalten Sie Lieferungen aus dem Ausland, müssen Ländercodes definiert werden. Diese sind für verschiedene Auswertungen oder für Intrastat-Berichte wichtig. Im Menü Verwaltung, Anwendung, Einrichtung, Länder/Regionen werden Ländercodes erfasst Auf der Kreditorenkarte weisen Sie den Ländercode im Register Allgemein zu Tipps In der Tabelle Länder/Regionen kann auch das Adressformat und das Kontaktpersonadressformat pro Land eingestellt werden. Die Empfängeradresse wird dann in Belegen entsprechend ausgedruckt. Mit Ansicht, Spalte anzeigen können zwei zusätzliche Felder EU- Ländercode und Intrastatcode angezeigt werden. Beispiele entnehmen Sie dem Demomandanten. Postleitzahlen Das Postleitzahlenverzeichnis der Schweiz wird mit Microsoft Dynamics NAV ausgeliefert. Die Tabelle kann beliebig mit zusätzlichen Postleitzahlen ergänzt werden. Anhand der Postleitzahl wird auf der Kreditorenkarte der Ortsname ausgefüllt. Postleitzahlen werden im Menü Verwaltung, Anwendung, Einrichtung, PLZ erfasst. Postleitzahlencodes können mehrfach erfasst werden. 22
2.2 Kreditoren Stammdaten Tipps Erfassen Sie bei ausländischen Postleitzahlen, die vor dem Ort stehen, die Länderbezeichnung mit, damit beispielsweise für den Versand von Rechnungen die vollständige Postadresse gedruckt wird. Lieferinformationen Die Kreditorenkarte enthält im Register Lieferung einige Informationen über die Lieferungen für den Kreditoren. Im Bild unten wurde festgelegt, dass Lieferungen vom Kreditor Lange Heimmöbelbedarf OHG an den Lagerort GRÜN geliefert werden. Die Beschaffungszeit für Lieferungen beträgt 3 Tage. Diese Lieferfrist kann können pro Einkaufsbeleg angepasst werden. 23