SEPA-Leitfaden für die VR-Networld Software

SEPA-Leitfaden für die VR-Networld Software 1 Voraussetzungen. 2 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto. 2 3 Der SEPA-Zahlungsverkehr 5 3.1 Die Euro-Überweisung SEPA Credit Transfer (SCT). 5 3.2 SEPA-Lastschriften SEPA Debit Transfer (SDD) 6 3.2.1 Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI) 6 3.2.2 SEPA-Mandate 7 3.2.3 Mandatsverwaltung 7 3.2.3.1 Erfassen von SEPA Mandaten 8 3.2.3.2 Bearbeiten von SEPA-Mandaten 10 3.2.3.3 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten 11 3.2.3.4 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung 11 3.2.3.5 Mandats-Erstellung von bestehenden Dauerlastschriften 12 3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) 12 3.2.4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschriften 12 3.2.4.2 SEPA-Konvertierung von bestehen Dauerlastschriften 13 3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) 14 3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA-Lastschriften 14 3.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand 14 3.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen in DTA-Format 15 3.3.1.3 Konvertierung von Aufträgen im freien Format 17 3.3.2 SEPA-Dateien importieren 20 3.3.3 SEPA-Dateien zur Übertragung einlesen 20 3.3.4 Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger 21 3.3.5 SEPA-Datei erstellen 21 3.3.6 Sonderfunktionen SEPA-Datenverkehr 23 3.3.6.1 SEPA-Datei anzeigen 23 3.3.6.2 SEPA-Datei prüfen 23 SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 1

1 Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für VR-Networldversionen 4.4 oder höher. Bitte prüfen Sie über den Fragezeichen (?) -Button in der oberen Taskleiste Auswahlfeld Über VR- Networld, den Versionsstand Ihrer Software: Ist hier eine niedrigere Version angegeben führen Sie bitte ein Online-Update durch, oder bestellen Sie sich die Vollversion 4.x. 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Grundsätzlich ist Ihre VR-Networld Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA- Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden. Um diese SEPA-Fähigkeit an Ihrem Konto zu überprüfen bzw. manuell einzustellen gehen Sie bitte wie folgt vor: Markieren Sie in der Kontoübersicht Ihr SEPA-fähiges Konto mit einem Mausklick und öffnen Sie anschließend das Konto-Kontextmenü mit einem Rechtsklick. Im Kontextmenü klicken Sie bitte auf die Auswahl Konto bearbeiten (Bild unten): SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 2

Im Bearbeitungsfenster Ihres Kontos prüfen Sie bitte im Feld Eigenschaften des Kontos, dass die Haken in den Feldern SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt gesetzt sind. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie diese bitte wie im Bild dargestellt: Anschließend prüfen Sie bitte im gleichen Fenster über den Button Geschäftsvorfälle ob hier die Haken im Feld SEPA-Zahlungsverkehr allgemein (schwarze Rahmen) für SEPA-Überweisungsverkehr und bei SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 3

Lastschrifteinreichungen noch zusätzlich die terminierten Lastschriften und Sammellastschriften (blaue Rahmen) angehakt sind (Bild unten): Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button OK Info: Sind diese Felder nicht angehakt und grau hinterlegt, synchronisieren Sie bitte Ihre Bankverbindung um den aktuellen Status unserer Bankparameterdateien abzuholen. Nun haben Sie die Grundlage zum SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Software geschaffen. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 4

3 Der SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Software wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technischen Änderungen sind in den einzelnen folgenden Zahlungstypen beschrieben. 3.1 Die Euro-Überweisungen - SEPA-Credit-Transfer (SCT) Die Euro-Überweisung ist ab 01.02.2014 für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet die VR-Networld Software folgende Möglichkeit an: Öffnen Sie ein Überweisungsformular, links oben befindet sich ein Auswahlbutton (Bilder unten). Über diesen steuern Sie einfach durch anklicken, ob Sie eine SEPA-Überweisung oder ein nationale Überweisung durchführen möchten. Überweisung national (Kto./BLZ.) Euro-Überweisung Die Euro-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl und der EU-Standardüberweisung. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daten werden automatisch von der VR- Networld Software in das SEPA-Format umgewandelt (Bild unten). SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 5

INFO: Wird die Empfänger-IBAN vom integrierten IBAN-Konverter als richtig erkannt, wird diese grün hervorgehoben (wie im obigen Bild dargestellt). Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten heutigen Schritten. 3.2 Die Euro-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD) Auch die Euro-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen hier vorab Grundlagen und Voraussetzungen erfüllt sein, bevor Sie am Euro-Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikation (kurz CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt. 3.2.1 Gläubiger-Identifikation Creditor Identifier (CI) Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese Gläubiger Identifikationsnummer können Sie in Deutschland bei der deutschen Bundesbank beantragen. Auch die VR-Networld Software stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank zur Verfügung. Über die Reiter Stammdaten SEPA Gläubiger Identifikation (Bild 1), gelangen Sie in die Übersicht der Gläubiger-Identifikation (Bild 2). SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 6

Bild 1: Gläubiger-Identifikation Bild 2: Gläubiger-Identifikation Mit dem Button Eigenschaften können Sie eine bestehende Gläubiger-ID bearbeiten und über den Button NEU gelangen Sie in die Erfassungsmaske eine neue Gläubiger-Identifikation. Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben oder über den hier integrierten Link (blaue Schrift) direkt auf die Internetseite der deutschen Bundesbank aufrufen um eine neue Gläubiger-Identifikation zu beantragen. Ist diese rechnerisch richtig wird sie Grün dargestellt. Klicken Sie anschließend auf den Button OK um diese zu speichern. 3.2.2 SEPA-Mandate Neben der Gläbuiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen die VR-Networld Software das integrierte Modul SEPA Mandats- Verwaltung zur Verfügung. Klicken Sie hierzu auf Stammdaten SEPA Mandate SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 7

3.2.3 Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per E- Mail an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann mittels setzen eines Hakens erzeugt (Button Drucken ) oder per E-Mail versandt (Button versenden ) werden. 3.2.3.1 Erfassen von SEPA-Mandaten SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 8

Über den Button NEU erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird nur innerhalb der VR-Networld Software unterschieden. Feld Referenz: Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Über Extras Einstellungen Aufträge weitere Funktionen legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest. Bei einer numerischen Referenz, zählt die VR-Networld Software bei jedem neuem Mandat automatisch hoch. Sie können jede automatisch erstellte Referenznummer einfach überschreiben. Feldbereich Gläubiger: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in der VR-Networld Software erfasst haben (siehe Seite 5). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button... erstellen. Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Hier können Sie die Vorbelegung ZZZ der Nummer durch z.b. einen Bereichskennzeichen ersetzen. Feld Konto: Wählen Sie im Drop-Down Menü das Empfängerkonto aus. Feld Name: Erfassen Sie hier den Namen auf den die Gläubiger-ID ausgestellt worden ist. Feld Adresse: Geben Sie hier die Adresse des Zahlungsempfängers an, diese wird einzeilig dargestellt. Die Gläubiger-Daten werden anschließend unter dieser Gläubiger-ID von der VR-Networld Software automatisch gespeichert und bei der nächsten Verwendung vorgegeben. Feldbereich Zahlungspflichtiger: Über das Drop-Down Menü können Sie Ihre vorhandenen Kontakte auswählen, oder einen SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 9

Zahlungspflichtigen mit Name, IBAN und BIC direkt erfassen. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für diese Mandat zugeordnet werden soll. Feld Sequenz: Über das Drop Down Menü wählen Sie aus was für eine Sequenz die Lastschrift haben wird. Bei wiederkehrenden Zahlungen erfassen Sie erstmalige (bei Erstausführung) bzw. wiederkehrende Lastschrift. Erstmalige Lastschriften werden automatisch nach erstmaliger Ausführung umgestellt auf wiederkehrende Lastschrift. Feld Status: Hier können Sie den Status des Mandats manuell vergeben. Mandate, die erfasst, aber noch nicht verwendet wurden, haben den Status vorbereitet, Mandate, die bereits erfolgreich verwendet wurden, den Status aktiv. Achtung: Änderungen an einem Mandat mit dem Status aktiv sind nur noch bei ausgewählten Datenfeldern möglich und führen unter Umständen dazu, dass bei dem nächsten Lastschrifteinzug mit diesem Mandat eine Mandatsänderung versendet wird. Feld Auftragsvorlage: Hier können Sie eine zuvor unter Stammdaten Auftragsvorlagen erstellte SEPA Lastschrift hinterlegen. Bei der Erfassung der SEPA-Lastschrift, werden alle Felder mit dem Mandat automatisch ausgefüllt. Feld Ausstellungsdatum: Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat. Feld Anmerkung: Hinterlegen Sie hier Ihre Individuellen Anmerkungen zum Mandat Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck. 3.2.3.2 Bearbeiten von SEPA-Mandaten Über den Button Eigenschaften bzw. mit einem Doppelklick auf das gewünschte Mandat öffnen Sie das gespeicherte Mandat zum Bearbeiten. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 10

Beachten Sie bitte bei der Bearbeitung, dass nicht alle zugeordneten Daten bearbeitet werden dürfen. Dies führt zu einer Mandatsänderung, welche dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss. 3.2.3.3 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken erzeugen Sie das Mandat nach gesetzlichen Anforderungen automatisch und übergeben dies an Ihre Druckersteuerung. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 11

Über den Button Versenden stellen Sie das Mandat zum E-Mail Versand bereit. 3.2.3.4 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie dies ab. Wählen Sie anschließend das entsprechende Mandat aus und setzen den Haken in der Auswahl Umdeutung Einzugsermächtigung und klicken Sie anschließend auf den Button Drucken bzw. den Button Versenden und die Umdeutung wird für den Zahlungspflichtigen erstellt. 3.2.3.5 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Markieren Sie alle bestehenden Dauerlastschriften. Anschließend öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf den Lastschriften das Kontextmenü und gehen auf SEPA-Konvertierung. Hier klicken Sie bitte auf den Button SEPA-Lastschriftmandat erstellen. Die VR-Networld Software erstellt nun automatisch für alle SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 12

Dauerlastschriften ein kundenspezifisches Mandat, welches Sie über Stammdaten SEPA Mandate aufrufen und ggf. bearbeiten können. 3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) 3.2.4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihrem Berater die Details hierzu vorher klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in der VR-Networld Software technisch, gem. HBCI-Spezifkation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankverwalteten Aufträgen bestehen. Nähere Einzelheiten hierzu finden Sie im Handbuch der VR-Networld Software. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift, erfolgt analog der Einzugsermächtigung über den roten Button Lastschrift in der Symbolleiste oder über Kontauswahl Neu anlegen Lastschrift SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 13

Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü wählen Sie ob Sie eine Basisoder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. Im Feldbereich Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Die VR- Networld Software gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Details, erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und zum anderen besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ist optional. Sie ermöglicht Ihnen den Auftrag auf dem kompletten Zahlungsweg zu identifizieren. 3.2.4.2 SEPA-Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften Die SEPA-Konvertierung für bestehende Dauerlastschriften wird mit der VR-Networld Software Version 5.0 zur Verfügung gestellt. 3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) 3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA Das bisherige Format DTAUS kann mit der aktuellen Version der VR-Networld Software aus den Datenbestand der VR-Networld Software bzw. aus externen Aufträgen (Überweisungen oder Lastschriften) in SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 14

ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z.b. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt. Wichtige Information: Bitte kontrollieren Sie vor dem Senden der Aufträge die Richtigkeit der automatisch erzeugten Daten! Auszug aus dem VR-Networld Software Handbuch: 3.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen im Datenbestand der VR-Networld Software...Um Aufträge aus dem Datenbestand der VR-NetWorld Software zu konvertieren, wählen Sie die zu konvertierenden Aufträge aus. Die Konvertierung starten Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste und dem Menüpunkt SEPA Konvertierung in SEPA Auftrag umwandeln. Im Anschluss öffnet sich ein Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können. In dem Dialog haben Sie auch die Möglichkeit einzelne Aufträge von der Konvertierung auszuschließen und ermittelte Daten für die aufgeführten Aufträge zu bestätigen. Bei der Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand der VR-NetWorld Software können Überweisungen und Lastschriften in einer Kontrollliste angezeigt werden. In der Anzeige, werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z.b. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button Alle Bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. Die orange hervorgehobenen Felder (im Falle der Überweisung die Ende zu Ende Referenz) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 15

3.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen in DTA Dateien Über den Menüpunkt Datei Import Aufträge DTA Format nach SEPA starten Sie den Import und die Konvertierung. Im folgenden Dialog können Sie die zu konvertierende DTA-Datei auswählen, die nach einem Klick auf den Button Importieren eingelesen wird. Im Anschluss öffnet sich der Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können. Die Kontrollanzeige unterscheidet sich bei Überweisungen und Lastschriften in einigen Details. Kontrolle der konvertierten Überweisungen In der Anzeige, werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z.b. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button Alle Bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 16

Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz und bei der Lastschrift zusätzlich noch die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. Kontrolle der konvertierten Lastschriften Analog zur Kontrollübersicht bei den Überweisungen werden auch bei der Konvertierung von Lastschriften diese Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Die Übersicht der Lastschriften enthält nur zusätzliche lastschriftrelevante Informationen, wie z.b. Informationen zum Mandat und dem Lastschrifttyp. Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz, Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. 3.3.1.3 Konvertierung von Aufträgen im freien Format Über den Menüpunkt Datei Import Aufträge Freies Format starten Sie den Import. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 17

Nach einem Klick auf den Button öffnet sich der Dateidialog, in dem Sie die Datei mit den zu importierenden Aufträgen auswählen können. Mit einem Klick auf Importieren, wird die ausgewählte Datei zum Import übernommen. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 18

Nach erfolgreicher Auswahl der zu importierenden Datei, versucht die VR-NetWorld Software soweit wie möglich alle zum Import notwendigen Informationen zu ermitteln. Kontrollieren Sie bitte alle Informationen und korrigieren oder ergänzen Sie diese gegebenenfalls. Feld Datei Importieren: Feld Format: Wählen Sie hier das Datei-Format der zu importierenden Datei. Feldbereich Import Einstellungen: Feld Vorlage verwenden: Haben Sie für die zu importierende Datei eine Importvorlage gespeichert, können Sie diese hier auswählen. Feld Auftragsformat festlegen: Wählen Sie das Auftragsformat, in der die Zahlungsaufträge importiert werden sollen (Überweisung, Lastschrift, SEPA- Überweisung oder SEPA Lastschrift) Wichtig:Um die zu importierenden Aufträge direkt in SEPA Aufträge konvertieren zu können, müssen Sie beim Auftragsformat als Zielformat als Euro-Überweisung (SEPA) oder als Euro-Lastschrift (SEPA) auswählen Feld Empfänger-/Belastungskonto festlegen: Bestimmen Sie das Auftraggeber Konto, zu denen die Aufträge importiert werden sollen. Erste importierte Zeile ist die Spaltenüberschrift: Aktivieren Sie diese Option, wenn in der ersten Zeile die Spalten- Überschriften enthalten sind. Die Spaltenzuordnung erfolgt dann ebenfalls automatisch. Vorlage für spätere Verwendung speichern: Aktivieren Sie diese Option um die Einstellungen als Vorlage zu speichern. beginnen bei Zeile 1: Ab welcher Zeile soll der Import beginnen (inklusive Spaltenüberschrift) Trennzeichen: Gibt das in der Datei verwendete Trennzeichen an SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 19

Erfolgt der Import aus einer Excel-, oder einer Accessdatei oder enthält die erste Zeile eine Spaltenüberschrift, versucht VR-NetWorld die zu importierenden Spalten automatisch richtig zuzuordnen. Korrigieren, ergänzen oder entfernen Sie die Zuordnungen über die DropDown Auswahl. In der Spalte Inhalt des Datensatzes können Sie sehen, welche Daten Sie zuordnen wollen. Wenn Sie alle zu importierenden Spalten richtig zugeordnet haben, können Sie sich das Ergebnis in einer Vorschau als Auftrag anzeigen lassen, oder den Import und die Konvertierung mit OK starten. Bestätigen Sie zum Abschluss noch die Erfolgsmeldung mit der Information über den erfolgreichen Import. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 20

3.3.2 SEPA-Datei importieren Analog zum Import von DTA-Dateien, können auch Aufträge aus einer SEPA-Datei importiert werden. Über den Menüpunkt Datei Datenträgeraustausch SEPA Datei importieren wird der Datei-Dialog geöffnet, mit dem die zu importierende SEPA-Datei ausgewählt werden kann. Mit einem Klick auf Importieren, werden die Aufträge aus der gewählten Datei importiert. 3.3.3 SEPA-Datei zur Übertragung einlesen Um eine SEPA-Datei zur Übertragung einzulesen, gehen Sie auf den Menüpunkt Datei Datenträgeraustausch SEPA Zur Übertragung einlesen. Im folgenden Dialog können Sie die SEPA-Datei auswählen, die sie zur Übertragung einlesen wollen. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 21

Klicken Sie nach der Dateiauswahl auf Importieren. Nach dem Hinweis, dass die Übernahme der SEPA-Datei erfolgreich war, finden Sie die SEPA-Datei im Ausgangskorb. Hinweis: Die Freiheiten bei der Verwendung von SEPA Formaten sind bei der Übertragung mit HBCI\FinTS eingeschränkt. So können z.b. nur Dateien in einer Format Version zur Übertragung eingelesen werden, das auch durch die Bank unterstützt wird. 3.3.4 Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger Die Ausgabe von Aufträgen (DTA und SEPA) ist über die verschiedensten Wege möglich. Ausgangspunkt sind in der Regel die aktiven Aufträge im Ausgangskorb. Beachten Sie, dass der Datenträgeraustausch von SEPA-Aufträgen mit der Bank nicht spezifiziert ist. Möchten Sie dennoch SEPA-Aufträge auf einem Datenträger bei der Bank einreichen, müssen Sie sich vorher erkundigen, ob und unter welchen Voraussetzungen ihre Bank dies ggf. ermöglicht. 3.3.5 SEPA Datei erstellen Über das Menü Datei Datenträgeraustausch SEPA Datei erstellen starten Sie die Ausgabe von Aufträgen in einem SEPA Format (Überweisungen und Lastschriften). Es öffnet sich das Fenster Informationen zum Sendevorgang in der alle Aufträge noch mal aufgelistet sind. Klicken Sie Ja, um die ausgewählten Aufträge auszugeben. Klicken Sie Nein, um diesen Dialog abzubrechen. Im nächsten Schritt können Sie die Version des SEPA-Formats wählen, in das die Aufträge exportiert werden sollen. Die Versionsnummern beziehen sich auf die Version der Anlage 3 des DFÜ Abkommens, in der die SEPA-Formate spezifiziert werden. Sollen SEPA Lastschriften ausgegeben werden, steht die Version 2.3 nicht als Ausgabeformat zur Verfügung. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 22

Nach der Auswahl der Version des SEPA-Formates öffnet sich der Datei-Dialog, in dem Sie den Speicherort und den Dateinamen vergeben können. Die VR-NetWorld Software schlägt automatisch einen eindeutigen Namen für die SEPA Datei vor. Der Dateiname setzt sich dabei zusammen aus: SEPA_AUFTRAGSART (Lastschrift oder Überweisung)_CT (Überweisung) oder DD (Lastschrift) SEPA-VERSION_V23 (Version 2.3), V24 (Version 2.4) oder V25 (Version 2.5) BIC_BIC der Auftraggeber Bankverbindung DATUM_Erstellungsdatum im Format JJJJMMTT UHRZEIT_Uhrzeit der Dateierstellung im Format HHMMSS Wurden zum Versenden Aufträge von verschiedenen Konten einer Bank, oder unterschiedliche Auftragsarten ausgewählt, wird für jede Variante eine eigene Datei erstellt. 3.3.6 Sonderfunktionen Datenträgeraustausch SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 23

3.3.6.1 SEPA-Datei anzeigen Möchten Sie sich den Inhalt einer DTA-Diskette anzeigen lassen, können Sie Möglichkeit über den Menüpunkt Datei Datenträgeraustausch Diskette anzeigen aufrufen. Sollten in der DTA-Diskette mehrere logische Dateien enthalten sein (mehrere DTA-Dateien in einer Datei), können Sie die einzelnen logischen DTA-Sätze über das entsprechende Eingabefeld zur Ansicht auswählen. 3.3.6.2 SEPA-Datei prüfen Um eine SEPA-Diskette/Datei auf formale und inhaltliche Fehler zu prüfen, klicken Sie auf den Menüpunkt Datei Datenträgeraustausch SEPA Datei prüfen. Das Ergebnis der Prüfung wird ihnen anschließend angezeigt. Sollte die Datei einen Fehler aufweisen, wird soweit dies möglich ist-der Pfad zur fehlerhaften Stelle innerhalb der SEPA Datei und der Fehlergrund angezeigt. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 24

Fehlermeldung (Beispiel): Weitere Informationen rund um die VR-Networld Software und derenaktualisierung, sowie zu SEPA in der VR-Networld Software finden Sie im Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung. Das Handbuch steht Ihnen in der VR-Networld Software über das? -Fragezeichen Handbuch zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr, erhalten Sie auf unserer Homepage unter: www.vbdn.de rechtes Menü Button SEPA Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version der VR-Networld Software getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Volksbank Donau-Neckar eg kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Juni 2013 25