Übungsaufgaben zum Lerntransfer Projektmanagement
1. Welche 4 Merkmale charakterisieren ein Projekt? Vorhaben Zeitlich befristet Einmalig Komplex 2. Wie ist der Begriff Projekt definiert? Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation. DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e.v. Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen. Project Management Body of Knowledge des amerikanischen Project Management Institute 3. Nach welchen Kriterien kann die Projektart festgelegt werden? Anlass bzw. Inhalt (IT-; F&E-; Logistik-; Marketingprojekte) Beteiligung bzw. Initiierung ( interne / externe Projekte) Komplexität (Klein- / Großprojekte) Wiederholungsgrad (Pionierprojekte / Routineprojekte) 4. Was ist Projektmanagement und welche Vorteile sind damit verbunden? Projektmanagement ist die operative Planung und Steuerung des Projektes. Vorteile: Fachübergreifender Überblick Ein Verantwortlicher (Projektleiter) Synergieeffekte können genutzt werden Spezialisten unterschiedlicher Abteilungen ergänzen sich Losgelöst von der Schwerfälligkeit der Normalorganisation Copyright by carriere & more, private Akademie, 2010-1 -
5. Welche sind die Inhalte eines Projektmanagementsystems? Organisation (Rollen, Kompetenzen) Methodik (Standards, Richtlinien, Handbuch) Qualifizierung( Projektleiter, Teammitglieder) Software (Effizienter Informationsfluss) 6. Erläutern Sie umfassend die Möglichkeiten der Eingliederung der Projektorganisation in die Unternehmensorganisation. Projekte sind Organisationen auf Zeit innerhalb einer dauerhaften Organisation. Eingliederung in die Unternehmensorganisation: Integriert (für kleine Projekte) Autonom (für große Projekte) Linien- oder Stabstelle Matrixorganisation (ab Mindestgröße generell geeignet) Bei einer integrierten Projektorganisation bleiben die bisherigen Organisationsstrukturen komplett erhalten. Die Mitarbeiter führen weiterhin ihre Fachaufgaben aus Ihrer Linienaufgabe aus. Lediglich bei Bedarf helfen sie zusätzlich in der Projektgruppe. Diese Organisationsform ist nur für kleinere Projekte geeignet. Eine große Gefahr ist, dass die Mitarbeiter durch die Doppelbelastung überfordert werden. Häufig wird das Projekt als Belastung empfunden und lediglich mit 2. Priorität bearbeitet. Eine weitere Gefahr ist, dass die Mitarbeiter nicht projektneutral sondern parteiisch bei der Umsetzung der Projektziele sind. Autonome Projektorganisationen werden auch Task Force genannt. Hier wird das Projekt aus der normalen Linienorganisation herausgelöst. Das Projekt nimmt einen höheren Stellenwert ein. Der organisatorische Aufbau der Projekte kann in Form einer Linieninstanz oder einer Stabstelle umgesetzt werden. Bei der Linienorganisation wird die Projektgruppe als eine zeitlich befristete Unterabteilung einer Fachabteilung eingegliedert. Bei der Staborganisation beschäftigt sich ein Stamm von festen bzw. zeitlich befristeten Mitarbeitern in einer Gruppe ständig mit der Projektplanung und Überwachung. Das Projektteam ist nicht weisungsberechtigt, sondern arbeitet der entscheidenden Instanz (meist Geschäftsleitung) nur zu. Im Stab fehlt das erforderliche Durchsetzungsvermögen gegenüber den Fachbereichen. Projekte bewirken somit organisatorische Instabilität. Die Projektleitung ist der verlängerte Arm der Geschäftsleitung und bedarf deswegen auch klarer Handlungskompetenz. Copyright by carriere & more, private Akademie, 2010-2 -
Matrixorganisation Bei dieser Form erhält die Projektgruppe eine eigenständige Stellung, so dass die zu bearbeitenden Projektaufgaben auf gleichberechtigter Matrixebene mit den Fachabteilungen gelöst werden können. 7. Im Zuge einer internen Projektorganisation gibt es eine Vielzahl von Rollen zu besetzen. Benennen Sie diese. Eine besondere Rolle kommt dem Projektleiter zu. Mit welchen Aufgaben ist dieser betraut und welche Anforderungen sind deshalb an diese Position zu stellen? Rollen: Projektauftraggeber Projektentscheider Projektleiter / Projektmanager Teilprojektleiter Projektmitarbeiter Steering Committee / Projektlenkungsausschuss Review Team Aufgaben des Projektmanagers= Koordination und Verantwortung: Sachlich (PCs, Maschinen etc.) Personell (Personal, Projektteam) Zeitlich (Termine) Kosten (Budget) Anforderungen: Fachkompetenz, d.h. Beherrschen der PM-Instrumente Methodenkompetenz (Planungs-, Organisations-, Kontrolltechniken) Sozialkompetenz (Führungsstärke, Kommunikation, Verhandlungsstärke, Belastbarkeit) Copyright by carriere & more, private Akademie, 2010-3 -
8. Welche Arten von Projektteams kennen Sie? Erläutern und bewerten Sie diese. Arten: Offene Gruppen, d.h. flexibler und temporärer Einsatz von Mitarbeitern. Vorteil: Spezialisten können bei Bedarf hinzugezogen werden. Nachteil: Negativ für die Teamarbeit. Geschlossene Gruppen, d.h. eine feste Anzahl von festen Mitarbeitern. Vorteil: Besserer Gruppenzusammenhalt, die Teammitglieder sind aufeinander abgestimmt. Nachteil: Problem der Auslastung aller Mitglieder; dauerhafter Einsatz von Spezialisten ist nur schwer möglich 9. Was versteht man unter einem Steering Committee und welches sind dessen Aufgaben? Steering Commitee = Oberstes Gremium, besetzt mit Vertretern aller Stakeholder. Es nimmt die Aufgabe der Auftraggeber wahr und fasst Beschlüsse. Aufgabe: Formulieren des Projektauftrages und der Projektziele Überwachung der Projektergebnisse und der Planabweichungen 10. Erläutern Sie den Lebenszyklus eines Projektes anhand des Phasenmodells. Initiierungsphase (Freigabe des Projektes oder einer Phase) Planungsphase (Festlegen und verfeinern von Zielen, Auswahl von Handlungsalternativen) Ausführungsphase (Koordination von Personal und anderen Einsatzmitteln) Steuerungsphase (Sicherstellen, dass Projektziele erreicht werden, Fortschrittsmessung, Planabweichungsermittlung, Korrekturmaßnahmen einleiten) Abschlussphase (Formelle Abnahme eines Projekts oder einer Phase, ordnungsgemäßer Abschluss) Copyright by carriere & more, private Akademie, 2010-4 -
11. Welche Elemente charakterisieren die Projektinitiierungsphase? Projektziele definieren Projektteam bestimmen Verantwortlichkeiten festlegen Lösungsmöglichkeiten erarbeiten Lösungsansätze festlegen Kosten-Nutzen-Analyse Projektauftrag festlegen Häufig erfolgt diese Phase im Rahmen von moderierten Projekt-Kick-Off- Meetings. 12. Was beinhaltet ein Projektauftrag? Bezeichnung des Projekts Projektziel Bedingungen für die Durchführung Kostenbudget Termine Ressourcen Rahmenbedingungen 13. Was gibt es im Rahmen der Projektplanungsphase zu planen? Projektablauf Personal Termine Sachmittel Kosten Kontrolle Risikomanagement Copyright by carriere & more, private Akademie, 2010-5 -
14. Welche Planungsinstrumente kommen im Rahmen des Projektmanagements zum Einsatz? Checklisten Aktionspläne Ablaufpläne Gantt-Diagramme Urlaubs- und Terminpläne Netzpläne Finanzpläne 15. Aus welchen Phasen besteht ein Risikomanagementprozess? Risikoanalyse Risikobewertung Risikominimierung Risikokontrolle Risikoverfolgung 16. Welche Elemente charakterisieren die Durchführungs- und Steuerungsphase eines Projektes? Durchführung: Koordination der Teammitglieder Koordination der Maschinen Koordination weiterer Sachmittel und Ressourcen Steuerung: Permanente Kontrolle von Terminen und Kosten Kontinuierlicher Veränderungsprozess Copyright by carriere & more, private Akademie, 2010-6 -
17. Welche Elemente charakterisieren die Abschlussphase? Soll-Ist-Vergleich des Endergebnisses Präsentation der Ergebnisse Übergabe der schriftlichen Projektauswertung und der Dokumentation 18. In der Projektplanung werden durch systematische und zielorientierte Informationsgewinnung die Planung und der Ablauf des Projektes bezüglich des Ressourcenaufwandes möglichst exakt vorausgeplant. Die Planung orientiert sich z.b. an den fünf W-Fragen Ergänzen Sie in diesem Zusammenhang die folgende Matrix. Frage Aufgabe Ergebnis Was ist zur Zielerreichung notwendig? Ziel operationalisieren Vorgangsliste wurde erstellt. Projektstrukturplan (PSP) liegt vor Welche Zeiten müssen eingehalten werden? Ablauf mit Reihenfolge festlegen Zeitplan vorlegen Wie hoch ist der Ressourcenaufwand? Wer erledigt die Aufgaben? Ermittlung der Kosten für die Ressourcen Mensch, finanzielle Mittel, Betriebsmittel usw. Zuteilung der Aufgaben und Ressourcen. Budgetplanung vorlegen Verantwortliche z.b. für Arbeitspakete festlegen Wo sind die Risiken? Risikoabschätzung Alternativen festlegen, Risiken eindämmen Copyright by carriere & more, private Akademie, 2010-7 -
19. Als Projektleiter präsentieren Sie ein Phasenmodell zum Projekt Markterweiterung Asien. Grenzen Sie den Begriff Phasenmodell vom Projektstrukturplan und vom Ablaufplan ab. Das Phasenmodell dient der Strukturierung eines Projektes. Im Phasenmodell wird das Projekt in grobe, zeitlich aufeinander folgende Abschnitte eingeteilt. Nach diesem Schritt wird das Projekt inhaltlich (objekt-, ablauf- oder funktionsorientiert) durch einen Projektstrukturplan strukturiert. Schließlich werden im Ablaufplan die Abhängigkeiten unter Berücksichtigung des Phasenmodells und des Projektstrukturplanes in eine Durchführungsreihenfolge gebracht. 20. Sie stellen einer Projektgruppe ein Phasenmodell vor. Beschreiben Sie drei Auswahlkriterien zum Einsatz von Visualisierungsinstrumenten. Anzahl der Zuhörer Technische Ausstattung des Raumes Umfang und Komplexität der Präsentation Verfügbarkeit und Kosten Copyright by carriere & more, private Akademie, 2010-8 -