XVergabe - Projektauftrag -

Alle Rechte vorbehalten DEUTSCHLAND ONLINE XVergabe - Projektauftrag - Standardisierung eines Datenaustauschformats und eines Datenaustauschprozesses für das öffentliche Vergabewesen Projektbezeichnung Projektleiter Verantwortlich XVergabe - Standardisierung eines Datenaustauschformats und eines Datenaustauschprozesses für das öffentliche Vergabewesen Marc Christopher Schmidt/BeschA Martina Jungclaus/BME, Ralf Sand/Finanzministerium NRW, Manfred Schömann/BeschA Erstellt am 18.09.2007 Zuletzt geändert 21.07.2010 Bearbeitungszustand in Bearbeitung Vorgelegt X fertig gestellt Dokumentablage xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Version 1.3 V-Modell-XT Version Version 1.1.0 XÖV-Framework XT Bundesrepublik Deutschland, 2004,

Änderungsverzeichnis Änderung Nr. Datum Version Geänderte Kapitel Beschreibung der Änderung Autor Zustand 1 18.09.07 0.1 Alle Initiale Produkterstellung HOM Draft 2 12.10.07 0.2 Alle Anmerkungen der Teilnehmer des ersten Treffens am 17.09.2007 Draft 3 18.09.07 0.3 Alle Konsolidierung des Dokument Dietrich Draft 4 20.11.07 0.4 Alle Einarbeitung der Anmerkungen Dietrich aus der Sitzung v. 29.10.2007 Draft 5 14.02.08 0.5 Überarbeitung Kapitel 4, gem. Absprachen aus der Besprechung vom 17.12.07 Funk Draft 6 25.08.08 0.9 Alle Überarbeitung mit Funk u. Teilnehmerkreis gem. Protokoll weitere der 1. Abstimminstanz Draft 7 1.10.08 0.91 3 u. 7 Auch Rückziehung von Angeboten abgedeckt Sand Draft 8 14.07.09 1 7 u. 9 Erweiterung der Gruppe Verdingungsunterlagen um eine Gruppe für Schnittstelle, Berücksichtigung des Registierungsprozesses Funk/ Schmidt Released 9 17.07.09 1.1 1 u. 7 Erweiterung der Einleitung um das Projekt REPROC und Umbenennung der Gruppe AG Verdingsungsunterlagen in AG Vergabeunterlagen Schmidt Released 10 16.06.2010 1.2 7 Überarbeitung des Kapitels Projektorganisation Derr Released Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 2 von 23

11 17.07.2010 1.3 7 Ergänzung Submissions- Anzeiger Schmidt Released Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 3 von 23

Inhalt 1 Einleitung... 5 2 Ausgangslage... 7 3 Bestehende Rahmenbedingungen... 9 4 Anforderungen, Ziele, Systemvorstellungen und Umsetzung... 11 4.1 Anforderungen... 11 4.2 Ziele... 11 4.3 Systemvorstellung... 12 4.4 Umsetzung... 13 5 Chancen und Risiken... 15 6 Wirtschaftlichkeit... 16 7 Planung... 17 7.1 Projektorganisation... 17 7.2 Ablauforganisation... 18 8 Projektergebnisse... 19 9 Mitwirkung und Beistellungen des Auftraggebers... 20 10 Detaillierte Projektkalkulation... 21 11 Planungen zur nachhaltigen Pflege des XVergabe Standards... 22 12 Abkürzungsverzeichnis... 23 Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 4 von 23

1 Einleitung Ziel des Projekts XVergabe ist es, die Voraussetzungen für ein nachhaltiges Vorgehen zur Erstellung eines einheitlichen Bieterzugangs in die unterschiedlichen Vergabeplattformen der öffentlichen Hand zu schaffen. Es soll ein plattformübergreifender Daten- und Austauschprozessstandard definiert werden, der zu einer höheren Bieterakzeptanz und somit zu einer höheren Beteiligung am digitalen Vergabeprozess führen soll. Nur so können die Einsparpotentiale der E- Vergabe richtig genutzt werden. Aufgrund der unterschiedlichen Umsetzungen innerhalb der Öffentlichen Verwaltungen wie auch differierenden Anforderungen der beteiligten Bieter an Workflowsysteme, Bekanntmachungs- und Vergabeplattformen kann es keine Standardisierung von Softwareprodukten geben. Die Aufgabe von XVergabe kann hierbei nur die Standardisierung der Datenaustauschformate und der Datenaustauschprozesse sein. Um dieses Ziel zu erreichen, sollen auf Basis vorliegender Standards für den Datenaustausch bei vergleichbaren Prozessen (z. B. das Bekanntmachungsschema der EU, das GAEB-Format, XML, etc.) und für Datenaustauschprozesse ein XVergabe Standard definiert werden. Ziel ist die Entwicklung einer pragmatischen Lösung mit konkreten techn. Vorgaben, um eine höhere Interoperabilität schnell erreichen zu können. Damit ein gemeinsamer XVergabe-Standard erfolgreich definiert und eingeführt werden kann, ist es erforderlich die unterschiedlichen Interessen der Beteiligten zu einer Standardisierungsstrategie XVergabe zusammenzufassen. Beteiligte sind: Hersteller von Software, die im Vergabewesen genutzt wird Nutzer dieser Software auf Auftraggeberseite (öffentliche Hand) Nutzer dieser Software auf Bieterseite (Unternehmen) Obwohl viele Aktivitäten zur Standardisierung im Umfeld von Workflowsystemen, Bekanntmachungs- und Vergabeplattformen bereits gestartet wurden, konnte ein gemeinsamer Standard bisher nicht realisiert werden. In den Gremien GAEB, MEDIA@Komm, D21, BME, etc. sind die Standardisierungsbemühungen zum Vergabewesen immer wieder Thema. Ebenso gab der Beraterkreis E-Vergabe beim BMWi Anregungen, die Standardisierung bzw. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 5 von 23

Interoperabilität der Plattformen untereinander sowie die Standardisierung der elektronischen Dokumente im Vergabeverfahren mit Priorität zu behandeln. Auch in der EU wurde das politische Ziel definiert die Standardisierung im Bereich E-Vergabe aktiv zu gestalten. Die Agenda i2010 sieht in der elektronischen Vergabe den Standardprozess zur Abwicklung von Vergabeverfahren in der gesamten EU. Im länderübergreifenden Projekt PEPPOL werden techn. Lösungen und Pilotsysteme aus allen Bereichen des eprocurement spezifiziert und entwickelt. Daneben hat der BME e.v. im Juli 2008 im Rahmen einer Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gemeinsam mit Verbundpartnern der öffentlichen Hand ein Projekt zur Optimierung öffentlicher Beschaffungsprozesse gestartet (REPROC References Procurement). Ziel ist die Entwicklung der Voraussetzungen zur Umstellung der öffentlichen Beschaffung auf durchgängige elektronische Prozessketten. XVergabe ordnet sich in diese Initiativen ein mit dem Ziel mit einen Standard der gewachsenen Heterogenität durch unterschiedliche Vergabeplattformen von Bund, Ländern und Kommunen entgegenzutreten. Dies wird insbesondere den Anbietern zu Gute kommen. Gerade im Zuge des Stufenplans zur verpflichtend elektronischen Angebotsabgabe des BMWi ist das Ziel kurzfristig durch ggf. Iterationen erste Lösungen bereitzustellen, die zu einem Mehr an Interoperabilität und Akzeptanz. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 6 von 23

2 Ausgangslage Die einzelnen Gebietskörperschaften betreiben jeweils eigene Vergabeplattformen. Es kann sein, dass eine Gebietskörperschaft mehrere Vergabeplattformen betreibt, da die jeweiligen Behörden unterschiedliche Themen bedienen und unterschiedliche Vergabeverfahren betreuen. Zum Beispiel ist die Vergabe der Bundeswehr bundesweit einheitlich organisiert. Die Vergabe der Polizei jedoch obliegt den sechzehn Bundesländern und die Vergabe von Bauaufträgen obliegt z. B. jeder einzelnen Gebietskörperschaft (Bund, Länder, Regionen, Kreise, Kommunen, Bezirke etc.) selbst. Die einzelnen Vergabeplattformen sind untereinander nicht interoperabel und haben keinen einheitlichen Bieterzugang. Dies bedeutet in Konsequenz, dass ein Bieter in seiner Umgebung die Vergabeplattformen der Anbieter kennen muss und sich in die jeweilige Vergabeplattform einarbeiten muss, damit er sich an allen für ihn relevanten Ausschreibungen elektronisch beteiligen kann. Wenn der geschätzte Auftragswert eines Beschaffungsvorhabens die maßgeblichen EU-Schwellwerte für die Vergabe von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen erreicht, bzw. überschreitet, muss diese Maßnahme vorrangig im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht werden. Die elektronische Veröffentlichung von Ausschreibungen erfolgt darüber hinaus in den jeweiligen Ausschreibungsorganen die von der Vergabestelle ausgewählt werden (z.b. www.bund.de, der hessischen Ausschreibungsdatenbank, dem Deutschen Ausschreibungsblatt -vormals Bundesausschreibungsblatt, ). Teilweise nutzen die Unternehmer auch Ausschreibungsdienste, die Bekanntmachungsinformationen so aufbereiteten, dass er nicht das jeweilige Ausschreibungsorgan selbst durchsuchen muss, sondern der Ausschreibungsdienst alle Ausschreibungen scannt und die relevanten Ausschreibungen zusammenfasst und zustellt. Dies Vorgehen ist in der Praxis weit verbreitet. In der nächsten Phase der Bereitstellung der Vergabeunterlagen muss der Zugriff des Bewerbers auf die jeweilige Vergabeplattform erfolgen. Dies hat sich in der Praxis bis heute als nicht anwenderfreundlich herausgestellt, da der Bewerber sich in die jeweiligen Techniken, Formate und Prozesse der Vergabeplattformen einarbeiten muss. Weiterhin kann es erforderlich sein, bereits in der Anforderungsphase Software installieren zu müssen und hier bei jeder Plattform auch Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 7 von 23

noch unterschiedliche. Spätestens dann wird die Akzeptanz des Unternehmens drastisch reduziert sein die Unterlagen elektronisch anzufordern. Obwohl der elektronische Weg im Bereich des e-commerce Standard ist, erscheint der klassische Papierweg dem Unternehmen durch die skizzierten Hemmnisse einfacher. Durch den Stufenplan des BMWi zur verpflichtend elektronischen Angebotsabgabe wird dieser Ausweichweg jedoch zukünftig versperrt. Umso mehr sind die Ziele des Projektes XVergabe von Relevanz, die zugrundeliegenden Probleme zu beseitigen. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 8 von 23

3 Bestehende Rahmenbedingungen Die bestehenden Rahmenbedingungen sind im Wesentlichen die bereits existierenden, teils deutlich differierenden Lösungen. Hier gibt es erhebliche Unterschiede sowohl bei den Datenformaten als auch bei den Prozessen. Eine Migration auf den neu zu schaffenden XVergabe-Standard ist anzustreben. Dies erfordert jedoch Angesicht der bereits existierenden Umsetzungen sicherlich mehr Zeit als in anderen Fällen, in denen vor der der Entwicklung, Einführung und Nutzung solcher Systeme ein Standard bereits vorliegt. Bereits existierende Standards und Festlegungen im Umfeld der evergabe sollten in die Erarbeitung des Standards einbezogen werden (TED-Formate, GAEB, BMEcat, eclass, etc.). Weiterhin ist im Rahmen des Projektes konkret zu prüfen, inwieweit andere bestehende bzw. in der Entwicklung befindliche XÖV-Standards Einfluss auf den XVergabe Standard haben. Ebenso wie bei anderen XÖV-Projekten wird bspw. die Komponente Adresse eine Rolle spielen. So wird neben der Anschrift und dem Namen einer natürlichen Person auch die Spezifikation von juristischen Personen (Firmendaten, HR- Eintrag, etc.) erforderlich sein. Hierbei sollen die im Rahmen von Deutschland- Online-Standardisierung in der sog. Datenkonferenz abgestimmten XÖV- Kernkomponenten (d.h. fachübergreifend wieder verwendbare Bausteine für den elektronischen Datenaustausch wie z.b. Anschrift oder Person) wiederverwendet werden. Weitere XÖV-Projekte wie XFinanz und XGewerberegister sind einzubinden, um zu prüfen inwieweit hier potentiell Standards entwickelt bzw. vorgehalten werden, die eine Entwicklung bzw. Definition bspw. einer Präqualifikation im VOL/VOF Bereich ermöglichen. Weiterhin ist prüfen, ob als Rahmenbedingungen eines Austauschformates für die Weitergabe von Bekanntmachungen an Dritte Beteiligte (z.b. ABSt. oder andere Publikationsorgane) die Schnittstelle der Bekanntmachungsplattform des Bundes zu der e-vergabeplattform des Bundes zugrunde gelegt werden kann. Im Rahmen der AG Bekanntmachung sollen hier zeitnah Ergebnisse erarbeitet werden. Die Einrichtung eines nationalen TEDs ist nicht Bestandteil des Arbeitsauftrags Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 9 von 23

des Projektes XVergabe, gleichwohl schaffen die Arbeitsergebnisse die Grundlagen für eine einfache spätere Umsetzung, sofern politisch gewollt. Die existierenden Probleme im Umfeld der digitalen Signaturen sind ebenfalls nicht Thema im Projekt XVergabe. Mit der Einführung einer softwarebasierten e- Vergabesignatur der S-TRUST haben die e-vergabeplattformanbieter in Deutschland hier bereits einen Grundstein für eine einfache, kostengünstige und interoperable Lösung gelegt. Die Einbindung von fortgeschrittenen bzw. anderer qualifizierte Signaturen, in die Datenformate und Austauschprozesse, ist jedoch ein Bestandteil der XVergabe. Um eine Interoperabilität z.b. eingehender Angebote zu gewährleisten spielt die Einbindung der gesetzlich vorgeschriebenen Signatur eine Rolle. Auch hier soll auf bereits bestehende Standards wie z.b. XML-Signature des W3C-Konsortiums aufgebaut werden. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 10 von 23

4 Anforderungen, Ziele, Systemvorstellungen und Umsetzung 4.1 Anforderungen Im Rahmen der elektronischen Vergabe findet man ein heterogenes Nutzerszenario in zwei Hauptgruppen vor, die als potentielle Anwender für die XVergabe gesehen werden müssen. Diese sind: Öffentliche Verwaltungen, welche in Abhängigkeit von u. a. Aufgabenbereichen und Verwaltungsstrukturen unterschiedliche Anforderungen an Workflowsysteme, Bekanntmachungs- und Vergabeplattformen haben Anbieter in der Wirtschaft, welche in Abhängigkeit von der Firmengröße und Branche unterschiedliche Softwareprodukte im Einsatz haben Um in diesem Umfeld eine XVergabe Standard erfolgreich etablieren zu können sollten folgende Grundvorrausetzungen erfüllt sein: Keine Standardisierung von Softwareprodukten Standardisierung von Daten- und Austauschprozessen Definition einer Standard-Datenaustauschschnittstelle Definition eines Standard-Datenaustauschprozesses 4.2 Ziele Einheitliches Datenaustauschformat zwischen Vergabeplattform und Bietersoftware Einheitlicher Zugang zu vergaberelevanten Informationen (Schnittstelle, die von verschiedenen Plattformanbietern unterstützt wird). Z.B. mit einem Bietertool von Anbieter A kann auch Unterlagen von Plattform B heruntergeladen zu werden Bessere Qualitätssicherung und Validierung der Daten und hierdurch Verbesserung der Datenqualität Vereinfachung der Arbeitsprozesse und Reduzierung der Bearbeitungsfehler Zeit- und Kostenersparnis Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 11 von 23

Unterstützung von VOB/VOL/VOF. Bei VOB im Wesentlichen die Austauschprozesse, da zumindest für das Leistungsverzeichnis der Standard GAEB eingesetzt wird. XVergabe soll bestehende Prozesse und vorhandene Softwarearchitekturen die im Einsatz sind unterstützen (z.b. Einbindung in die SAP-Landschaft eines Unternehmens ermöglichen) Mit diesen Zielen soll erreicht werden, dass die Zahl der Abrufe von digitalen Vergabeunterlagen, sowie die Anzahl digitaler Angebote steigt, sich der Bieterkreis vergrößert umso die Einsparpotentiale der E-Vergabe besser ausschöpfen zu können. 4.3 Systemvorstellung Im Ergebnis soll der XVergabe Standard folgendes leisten (Systemvorstellung): Abbildung 1: XVergabe Gesamtübersicht Der Bieter braucht dementsprechend nur noch ein Bietertool, um mit den verschiedenen Vergabeplattformen zusammenzuarbeiten. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 12 von 23

Vergabeplattform A Bietertool XVergabe -konform XVergabe Vergabeplattform B Anbieter Vergabeplattform C Abbildung 2: XVergabe aus Sicht des Bieters 4.4 Umsetzung Die Vorgehensweise soll in Stufen erfolgen, die eine Erarbeitung folgender Teilgebiete bzw. Phasen des Vergabeprozesses umfasst: Datenformate und Austauschprozesse für die Übermittlung und Weitergabe von Bekanntmachungen. Datenformate für elektronische Verdingungsunterlagen, Teilnahmeanträge, Angebote und auch für die Rückziehung von Angeboten (VOL und VOF) Datenaustauschprozesse und -protokolle für die Übermittlung der unter Pkt. 2 beschriebenen Daten und Dokumente (z.b. auf Basis einer Profilierung von OSCI-Transport) Datenformate z.b. für Bieterrückfragen, Aufträge, etc. Innerhalb jeder Stufe soll folgende Vorgehensweise bei der Standardisierung angewendet werden: Analyse des Vergabeprozesses für die o.a. Teilbereiche im Hinblick darauf welche Daten ausgetauscht werden Definition eines XML-Schemas pro Phase Definition von Austauschprozessen pro Phase Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 13 von 23

Abbildung 3: Zuordnung der fachlichen Anforderungen der einzelnen Phasen zu den Akteuren Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 14 von 23

5 Chancen und Risiken Mit der Realisierung eines XVergabe Standards werden die Behörden auf Bundes, Landes- und Gemeindeebene in der Lage versetzt einheitlich und standardisiert Daten mit Bietern (Unternehmen) auszutauschen. Die Standardisierung der Schnittstellen zwischen Bietertools (zur Erstellung elektronischer Angebote) Bekanntmachungsplattform/Vergabeplattfomen und Vergabemanagementsystem (Workflow und DMS) bietet Raum für einen modularen Aufbau dieser Komponenten und somit den Anbietern am Markt die Möglichkeit, individuelle Lösungen den Behörden anzubieten. Dieser Wettbewerb der Softwareanbieter muss im Zuge aller Standardisierungsbestrebungen im Auge behalten werden, da nur so ist eine innovative Weiterentwicklung der Produkte in diesem Bereich sichergestellt ist. Die zögerliche Nutzung der elektronischen Angebotsabgabe wird auf Unternehmerseite deutlich abnehmen, wenn sich Unternehmen über die Standardisierung einer einheitlichen XVergabe-Schnittstelle schneller in den Bieterwerkzeugen zurechtfinden. Die Chancen überwiegen eindeutig, da die negativen Auswirkungen eines fehlenden Standards bereits praktisch zu spüren sind. Das Risiko besteht maßgeblich darin, dass sich nicht alle beteiligen und der Standard nur auf dem Papier existiert und nicht in die praktische Umsetzung kommt. Aus diesem Grunde ist eine breite Akzeptanz bei den Plattformanbietern wichtig, ggf. initiiert durch die öffentlichen Vergabestellen, die die jeweiligen Produkte einsetzen. Ein weiteres Risiko ist, dass trotz erfolgreicher Standardisierung die Akzeptanz nicht im erhofften Maß steigt. Dies kann durch eine erhöhte Verbindlichkeit wie im Stufenplan vorgesehen bzw. durch gesetzliche Vorgaben, ggf. kompensiert werden. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 15 von 23

6 Wirtschaftlichkeit Der wirtschaftliche Vorteil beim Einsatz der E-Vergabe ergibt sich durch die Prozessoptimierung und die daraus resultierende Kostenreduktion. Damit dieser Effekt in vollem Umfang genutzt werden kann, ist es erforderlich, dass der Vergabeprozess durchgängig digital erfolgt und die Beteiligung am digitalen Verfahren auf Bieterseite sehr hoch ist. Derzeit treten die Kosteneinsparungseffekte primär auf Seiten der Vergabestellen auf, die in der Regel eine durchgängige Umsetzung auf den neuen Prozess vornehmen. Die Kosteneinsparungen für die Unternehmen kompensieren derzeit nach deren Einschätzung den Zusatznutzen noch nicht, dieser tritt erst mittelfristig und insbesondere nach Umsetzung einheitlicher Prozesse ein. Diese Quote ist in der Praxis noch zu gering um die Einsparpotentiale der E- Vergabe richtig zu nutzen und Ziel der XVergabe ist es diese Quote zu erhöhen. Bereits heute können durch einen konsequenten Einsatz der E-Vergabe beachtliche Einsparpotentiale realisiert werden, auch ohne eine sehr hohe Beteiligung auf Bieterseite hierbei nutzen zu können. So konnte z.b. eine mittelgroße deutsche Stadt durch die Einführung und konsequente Nutzung eines E-Vergabe-Systems eine Kostenreduzierung von ca. 30 40 % pro Vergabeprozess realisieren, wobei der Anteil der digital abgegebenen Angebote - allerdings ohne Verwendung einer zumindest fortgeschrittenen elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz - bei ca. 15 20 % lag. Steigt die Beteiligung am digitalen Verfahren auf Bieterseite weiter an, fällt die Kosterreduzierung noch stärker aus. Im Interesse eines durchgängig digitalen Verfahrens muss es auch Ziel sein, den Anteil elektronischer Angebote mit einer vergaberechtskonformen elektronischen Signatur signifikant zu erhöhen. Dazu ist auf Bundesebene für den vergaberechtlich vorgeschriebenen Mindeststandard einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz und den Anforderungen des Auftraggebers eine zertifikatsbasierte Lösung mit vereinfachter (einmaliger) Identifizierungsprüfung geschaffen worden, die auch aus Standardisierungsgründen möglichst weit verbreitet werden sollte. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 16 von 23

7 Planung Die Darstellungen zur Aufbau- und Ablauforganisation des Projektes. 7.1 Projektorganisation Die folgende Grafik zeigt die allgemeinen Vorgaben zur Projektorganisation eines XÖV-Projektes gemäß dem XÖV-Framework. Berichte und Beschlussvorschläge Beauftragung und Entscheidung Lenkungsrunde Entscheidung / Lenkung Projektleitung Projektverantwortung Kommentare und Votum zu Projektergebnissen Abstimminstanz Legitimation und fachliche Qualit ä tssicherung Entw ü rfe aus den AGs und Projektplanung Arbeitsgruppe 1 Bekanntmachung Arbeitsgruppe 2 Vergabeunterlagen Arbeitsgruppe 3 Schnittstelle Abbildung 4: Template für Projektorganisation nach dem XÖV-Framework Die fachliche Arbeit wird in drei Arbeitsgruppen organisiert: AG 1: Bekanntmachung Spezifikation der Datenformate und Austauschprozesse bei der Übermittlung von Bekanntmachungen zwischen verschiedenen Anbieter bzw. Veröffentlichungsplattformen (z.b. bund.de) AG 2: Vergabeunterlagen Spezifikation der Datenformate für den Aufbau von Vergabeunterlagen. Berücksichtigung der elektronischen Signatur. AG 3: Schnittstelle Spezifikation der Schnittstelle für den Austausch von Verdingungsunterlagen und Angeboten zwischen Vergabestellen (Vergabeplattformen) und Bietern (Bietertools). Berücksichtigung des Registrierungsprozesses. Die Projektleitung wird durch das BeschA wahrgenommen. Partner im Rahmen der Projektleitung sind Das Finanzministerium NRW Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 17 von 23

Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. Die Abstimminstanz besteht aus Vertretern von Bund (BMI, BMWi, BMVBS, BeschA), Ländern (Bayern, Bremen, Hessen, NRW) und Kommunen (Montabaur) sowie aus Fachverbänden (BITKom, BDI, BME, ZDH, DStgB) und den Anbietern elektronischer Vergabelösungen (Ai, BI Online, Cosinex, Healy Hudson, Staatsanzeiger, Submissions-Anzeiger, Subreport, Ventasoft, Vergabe 24), die im öffentlichen Auftragswesen aktiv sind und im Rahmen des Projekts aktiv mitwirken. Bei Treffen der Abstimminstanz hat jede beteiligte Partei eine Stimme. Die Zusammensetzung der Teilnehmer kann nach Absprache mit den Projektverantwortlichen bei Bedarf ergänzt werden. Die Lenkungsrunde stellt eine Teilmenge der Abstimminstanz dar und besteht aus den o.g. Vertretern von Bund, Ländern und Fachverbänden. Da das Projekt momentan durch Mittel des IT-Invest-Programms finanziert wird, wird dem BMI vertreten durch das Beschaffungsamt ein Vetorecht zur Vermeidung sachfremder Ausgaben eingeräumt. 7.2 Ablauforganisation Die folgende Grafik zeigt die allgemeinen Vorgaben zum Projektablauf eines XÖV-Projektes gemäß dem XÖV-Framework. Meilensteine werden erreicht, wenn die Muss-Regeln (und für E-Projekte zusätzlich die Soll-Regeln) erfüllt sind (Vor-)Phase 1: Anfrage nach existierenden XÖV-Standards XÖV-Projekt registriert Phase 2: Initiierung XÖV-Projekt XÖV-Projekt genehmigt Phase 3: Beauftragung XÖV-Projekt XÖV-Projekt beauftragt Phase 4: Initialisierung XÖV-Projekt XÖV-Projekt initialisiert Phase 5: Beschreibung und Analyse der Anforderungen an den XÖV-Standard XÖV-Standard spezifiziert Phase 6: Entwurf XÖV-Standard XÖV-Standard entworfen Phase 7: Implementierung und Dokumentation XÖV-Standard XÖV-Standard realisiert Phase 8: Abnahme und Veröffentlichung der Projektergebnisse Abnahme erfolgt Phase 9: Berücksichtigung von Änderungsanforderungen Änderungsplan festgelegt Phase 10: XÖV-Projekt abschließen XÖV-Projekt abgeschlossen Legende: XÖV-Projektphase Meilenstein Abbildung 5: Projektdurchführungsplan auf Basis des XÖV-Frameworks Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 18 von 23

8 Projektergebnisse Entsprechend der in Kapitel 0 beschriebenen Prioritäten und Projektphasen werden die folgenden Projektergebnisse in dieser Reihenfolge entwickelt: Spezifikation der Datenformate und Austauschprozesse für die Übermittlung und Weitergabe von Bekanntmachungen. Spezifikation der Datenformate für elektronische Verdingungsunterlagen, Teilnahmeanträge, Angebote und Rückziehung von Angeboten (VOL und VOF) Spezifikation der Datenaustauschprozesse und -protokolle für die Übermittlung der unter Pkt. 2 beschriebenen Daten und Dokumente (z.b. auf Basis einer Profilierung von OSCI-Transport) Spezifikation ergänzender Datenformate z.b. für Bieterrückfragen, Aufträge, etc. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 19 von 23

9 Mitwirkung und Beistellungen des Auftraggebers Es sollte ein Auftraggeber aus der öffentlichen Verwaltung gefunden werden, der die nötige politische und Unterstützung für das Projekt sicherstellen kann. Hierbei sollte auch geprüft werden, ob XVergabe als Deutschland-Online-Vorhaben etabliert werden kann und z.b. in die Trägerschaft der Wirtschaftsministerkonferenz geht. Das Deutschland-Online-Vorhaben Standardisierung unterstützt das Projekt XVergabe politisch bei der Umsetzung des XVergabe-Vorhabens bei der Verbreitung des Standards bei der Abstimmung mit etablierten Ausschüssen (GAEB, DVA, etc.). Finanziell wird das Projekt XVergabe, in den Jahren 2009 und 2010 durch das IT- Investitionsprogramm der Bundesregierung unterstützt. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 20 von 23

10 Detaillierte Projektkalkulation Die Erarbeitung und Abstimmung der Standards erfolgt durch die Mitglieder des Projektes XVergabe. Die Kosten für die Mitarbeit und die Reisekosten der Teilnehmer übernehmen die entsendenden Behörden und Unternehmen. Die Mitglieder des Projektes arbeiten somit kostenneutral. Über die Höhe der generell anfallenden Kosten (Projektleitung, Moderation, etc.) im Projekt kann derzeit noch keine Aussage gemacht werden. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 21 von 23

11 Planungen zur nachhaltigen Pflege des XVergabe Standards Ähnlich wie bei dem DVA und dem GAEB muss sich aus der XVergabe Standardisierung ein Ausschuss entwickeln, dessen Geschäftsführung einer Bundesbehörde zugeordnet ist. Aus diesem Ausschuss heraus werden die entsprechenden Arbeitskreise abgeleitet und initiiert, die jeweils für sich einen Teilaspekt der Standardisierung definieren und weiterentwickeln. Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 22 von 23

12 Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Erklärung VOL Verdingungsordnung für Leistungen (Wiki) VOF Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (Wiki) VOB Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (Wiki) GAEB Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen (Wiki) DVA Deutschen Vergabe und Vertragsausschuss für Bauleistungen (Wiki) OSCI Online Services Computer Interface (Wiki) Dokument: xv_projektauftrag_v1.3_20100721.doc Seite 23 von 23