1 Beginn der Umsetzung September 2001 mit Vorgespräch 2 a Bestellung der Projektleitung (PL) 02.10.2001 Referatsleitung Entscheidung: Frau Hiller, BdR-VM 2 b Bildung der Projektstruktur 26.10.2001 (LA-Sitzung) Referatsleitung, Lenkungsausschuss für die Bearbeitung der einzelnen Themen wird auf die bewährte Projektstruktur zurückgegriffen: - Lenkungsausschuss (LA) - Projektgruppe (PG) - Bildung von themenbezogenen Arbeitsgruppen 2 c Einrichtung einer örtlichen Lenkungsgruppe 26.10.2001 (LA-Sitzung) Referatsleitung im Rahmen des referatsinternen profil-prozesses wurde bereits ein Lenkungsausschuss (LA) eingerichtet, der weiterhin besteht 3 Grundlagenschulung zum NSM Bedarfsplanung ab Januar 2002 PL in Abstimmung mit Fortbildungsbeauftragter und den Abteilungen - für die Mitglieder des LA und für PL nicht erforderlich - übriger Bedarf ist zu prüfen 4 a Infoveranstaltungen zum NSM Einführungsworkshop (EWS) ein eigener EWS ist aufgrund des vorhergegangenen profil-prozesses nicht erforderlich 4 b Erstellen der Vorlage Umsetzung NSM im POR (inkl. der Projektziele und des PSP) -LA: 7.12.2001 - Koordinierungsgruppe am 18.12.2001 PL und LA Seite 1
4 c Formulieren der fachlichen Ziele soweit noch nicht vorhanden siehe dazu Ziffer 5 4 d Erstellen eines Schulungsplanes - Konzeptphase - Umsetzungsphase Konzepterstellung (angepasste Seminarveranstaltung): Februar 2002 PL, Referatscontrolling (RefC), POR Abt. 3 im Zusammenhang mit der Umsetzung im GLVA wurden bereits Seminare durchgeführt; das Angebot der stadtweiten NSM-Schulungen wurde vielfach genutzt; 4 e Information- und Kommunikation Schulungsbeginn: bei Bedarf ab März 2002 während der gesamten Dauer des Projekts PL in Abstimmung mit Fortbildungsbeauftragter PL mit PG, LA-Mitglieder Zielgruppe jetzt: neue Dienstkräfte Konzept Kommunikation und Kooperation im POR des Kommunikationsteams (vom LA gebilligt: 10.08.2001) liegt bereits vor 4 f Bürger-/ Kundenorientierung im Rahme des profil-prozesses: Workshops zum Thema Kundenorientierung: 20.04.1999, 13.10.1999, 18. und 21.07.2000 April 2002 Marketing: Entscheidung des LA am 26.01.2001 PL mit PG Büro des Referenten als laufende Aufgabe aktuellen Bedarf prüfen das Thema Marketing i.s.v. Öffentlichkeitsarbeit wurde dem Büro des Referenten zur weiteren Bearbeitung zugewiesen 5 Referatsziele Leitbild PL, Arbeitsgruppe,LA Seite 2
Überarbeitung / Aktualisierung begonnen Auftrag LA v. 26.01.2001 Ziele Inhalt und Vorgehen werden von einer Arbeitsgruppe behandelt Auftrag LA v. 26.01.2001 Januar bis April 2002 PL, Arbeitsgruppe,LA PL, Arbeitsgruppen,LA mit den Abteilungen Präsentation der Ergebnisse aus den Aufträgen des LA 26.1.2001 und Umsetzung der Ziffer 6 aus dem Beschluss vom 04. / 25.04.2001 Einführung eines gesamtstädtischen Zielesystems 6 Standortbestimmung Notwendigkeit wird zu gegebener Zeit geprüft 7 Produkte 7 a Erarbeiten einer Produktübersicht eine Übersicht (9 Dienstleistungsprodukte, 8 sonstige Funktionen) liegt bereits vor (LA am 12.-14.4.2000) RefC /Koordination) in Abstimmung mit Pl, PG und LA namentliche Bestimmung der Verantwortlichen für Produkte und sonstige Funktionen (LA am 28.9.2000) produktorientierte Anpassung Seite 3
der Organisationsstruktur ab 1.10.2001 Erweiterung der Übersicht durch Übernahme NKRw: ab Dez. 2001 7 b Beschreibung der Produkte Produktbeschreibung Phase 1: Nov. 2001 bis März 2002 (für sonstige Funktionen analog) Verantwortliche für Produkte und sonstige Funktionen, Koordination und Beratung: RefC, Phase 2: ab April 2002 7 c Qualitätsmanagement Diskussion zum Vorgehen: ab Mitte 2002 Abgleich mit POR P 3 (Produktberatung) wie Phase 1 PG mit LA Dienstleistungsstandards liegen zu verschiedenen Themen (z.b. Ansprechstellen, Bearbeitungszeiten, Verständlichkeit von Schreiben, Servicekultur) seit Mai 1999 vor noch offen: Qualitätsstandards für Produkte/Sonstige Funktionen 7 d KLR / produktorientierter Haushalt Produktleistungen werden im Zusammenhang mit der Be- Koordination: RefC Seite 4
schreibung Phase 1 und 2 diskutiert NKRw 8 Dezentrale Ressourcenverantwortung PL, Geschäftsleitung Organisation von Grundlagen -schulungen (soweit erforderlich) 8 a Vergabe- und Beschaffungswesen ab Mitte 2002 PG mit GL und Abteilungen derzeit: Selbstbeschaffungsgrenze 800 DM, Bindung an Rahmenverträge 8 b Personal- und Organisationskompetenzen Diskussion im zeitlichen Zusammenhang mit der Produktbeschreibung Phase 2 : ab April 2002 PG mit GL und Abteilungen noch offen: Delegationsmodell für das POR als Fachreferat Anmerkung: die Delegation von PuO-Kompetenzen auf die Umsetzerbereiche und PeCon werden seit 2001 praktisch umgesetzt (nicht Bestandteil dieses Projektes!) 8 c Bauunterhalt ab Mitte 2002 PG mit GL und Abteilungen derzeit: kleiner Bauunterhalt: Beschlüsse vom 30.09. bzw. 08.10.1997, Flächenmanagement: Beschluss vom 26.01.2000 8 d Finanzen ab Mitte 2002 PG mit GL und Abteilungen Seite 5
9 Controlling und Berichtswesen Einrichtung eines RefC: Ende Januar 2001 Erstellung eines Grundlagenkonzepts: bis September 2001, Vorlage in LA: 09.11.2001 RefC RefC Anmerkung: der Aufbau von PeCon erfolgt durch POR P 3 Umsetzung: ab Nov. 2001 RefC (Koordination) in Abstimmung mit PL, PG,LA, Verantwortliche für Produkte und sonstige Funktionen, Abteilungsleitungen, Personalvertretung 10 NKRW Umsetzung erfolgt zu gegebener Zeit in eigener Projektstruktur 11 Ende der Umsetzung Dez. 2002 Seite 6