9.6. & 10.6.2015 Die eakte in der öffentlichen Verwaltung: Nur der Anfang einer digitalen Evolution Ralf Scheuchl, Macros Reply GmbH Vortrag auf dem Bayerischen Anwenderforum 2015
Einfluss digitaler Technologien 2015 auf Behörden Massive Beeinflussung Moderate Beeinflussung Wenig Beeinflussung 86% 83% 83% 82% 81% 81% 78% 77% 72% 70% 60% Versicherungsindustrie Bildung & Soziales Banken & Finanzdienstleister Öffentliche Organisationen & NPO Unterhaltungsbranche Einzel- & Großhandel Telekommunikation Dienstleistungsbranche Verbrauchsgüter Technologieunternehmen Industrieprodukte 2 Quelle: Forrester/ Russell Reynolds 2014 Digital Business Online Survey 1254 Executives in companies with more than 250 employees Among the respondents, 38% work in North America, 53% work in Europe, and 9% work in the rest of the world
Rahmenbedingungen im öffentlichen Bereich Herausforderung Schriftform, Originalunterlagen Aktenführung in Papier Medienbrüche Technische Insellösungen Geringe Interoperabilität Wenig Kooperationen Aufgabenstellung Nutzen für Bürger, Unternehmen, Verwaltung Verbesserung digitaler Dienste Ermöglichung von Interoperabilität Schaffung von Transparenz Gesellschaftliche Teilhabe Leistungsfähige IT- Unterstützung Ziel Nutzerfreundliche, effiziente, medienbruchfreie elektronische Verwaltungsverfahren Digitale Verwaltung (egovernment) für mehr Bürgerfreundlichkeit und Transparenz 3
Das Ergebnis: Ab 2020 sehen sich Bundesbehörden verpflichtet, auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Grund hierfür ist das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz EGovG) von August 2013. 4
Status quo: E-Government-Landkarte (Juni 2015) 4 Projekte des Landes 1 kommunales Projekt 10 Projekte insgesamt 12 Projekte insgesamt 12 Projekte des Landes 10 Projekte des Landes 28 Projekte des Landes, 8 kommunale Projekte 24 Projekte des Landes, 4 kommunale Projekte 10 Projekte des Landes, 22 kommunale Projekte 14 Projekte des Landes, 9 kommunale Projekte 13 Projekte des Landes, 9 kommunale Projekte 32 Projekte des Bundes 45 Projekte des Landes, 24 kommunale Projekte 23 Projekte insgesamt 10 Projekte des Landes 9 Projekte des Landes, 2 kommunale Projekte 9 Projekte des Landes, 2 kommunale Projekte 7 Projekte des Landes, 11 Projekte des Landes, 2 kommunale Projekte 5 Quelle: https://www.e-government-landkarte.de/
Fragen, die wir beantworten wollen Ist die digitale Aktenführung wirklich DIE Lösung? Geht da nicht noch mehr? Welche Entwicklung macht die Digitalisierung heute? Auf Seiten der Bürger und auf Seiten der Behörden? Wie können Bürger und Behörden beide profitieren? Gibt es Lösungen, die möglichst viele Bereiche des egovg abdecken? 6
Was der Bürger möchte Familie Beruf Umfeld Bürger Gesundheit Mobilität Wunsch nach Transparenz Unkomplizierte Kommunikation über verschiedene Kanäle (Multichannel) Wunsch nach weniger Warte-/ Präsenzzeiten vorort und bei der Bearbeitung der Anfragen Hobby Umwelt Zuhause Der Bürger will schnell, intuitiv und auf für ihn gewohntem Wege agieren 7
Was die Behörden möchten Keine Papierstapel Schnelles Abarbeiten von Anfragen Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben Durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche Mit modernen Technologien arbeiten Effizienz, Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit Sachbearbeiter möchten schnell und zuverlässig arbeiten Dokumente Termine Auskünfte Anträge Versicherung Behörde Anfragen Zuweisungen Bescheide Rechnungen 8
Macros PublicSuite: Behörde und Bürger profitieren Familie Beruf Umfeld Bürger Gesundheit Mobilität Ausgang Fachsystem Akte Versicherung Behörde Postkorb Verteilen Hobby Umwelt Zuhause Eingang/ Scan OCR/ICR Erkennen Archivieren 9
Macros PublicSuite: Multichannel und 360-Grad 1 escan esmartmail 2 eindex enform4smart FIX 3 enform earchiveprinter 4 edistribute 2 OCR/ICR, Erkennung, Klassifizierung, Indizierung 3 Ablage, Archivierung 1 Posteingang, ggf. Scanning 7 Macros Reporting und Monitoring 4 Verteilung 6 Text-, Outputmanagement 5 Sach-, Dokument-, Prozessbearbeitung 7 estatistics ereport 6 eprint 5 eclient eworkflow echecklist emax ethumb esearch ebridge: ehost, extensions 10
Macros PublicSuite: Abdeckung des egovg 7 14 2 5 8 11 12 15 9 6 13 2: Elektronischer Zugang zur Verwaltung Übermittlung elektr. Dokumente 5: Nachweise Elektr. Einreichung von Nachweisen; Einholung der Nachweise 6: Elektronische Aktenführung 7: Übertragen des Originals Bildliche und inhaltliche Übereinstimmung von Original und digitalem Dokumente 8: Akteneinsicht Elektr. Zugriff Akteninhalte 9: Optimierung von Verwaltungsabläufen Informationen auf elektr. Wege abrufbar 11: Gemeinsame Verfahren: Datennutzung für mehrere verantwortliche Stellen ermöglichen 12: Anforderungen an das Bereitstellen von Daten maschinenlesbare Formate verwenden 13: Elektronische Formulare 11
9.6. & 10.6.2015 Macros PublicSuite beim LfF - Landesamt für Finanzen Bayern
Verteilung / Workflow Leistung (Beihilfe) Dialogprüfung Medizinisch & Tariflich Input Management Postkorb Spezial- Bearbeitung Akte Dokumente, Notizen, Infos Exkasso Posteingang Scannen & Erkennen Verifikation Batch Prüfung Bewerten und verteilen Postkorb Massengeschäft Kern-/ Regulierungssystem(e) Output ZABAS Regelwerk Kernsystem(e) z.b. für Beauskunftung Dunkelverarbeitung 13
Macros Postkorb: Startpunkt für die Sachbearbeitung Zentrale Stelle für die verteilten und aufbereiteten Vorgänge ( Cockpit ) Mit einem Klick auf ein Dokument öffnen sich Dokument-Viewer Akte Fachsystem (Beihilfe) Stellvertreter-Postkörbe 14
Macros eakte: Alle Informationen auf einen Blick Alle Informationen über einen Kunden / Vertrag / Antrag etc. auf einen Blick Historie Integriert in Backendund Output-Systeme Aufbau ähnlich einer Papierakte 360 Sicht 15
Auf einen Klick: Akte, Dokument und Kernsystem öffnen 16
17 Sets: Alle Informationen einer Sendung gebündelt
GeVo: Geschäftsvorfälle flexibel definieren und bündeln 18
19 Macros Reply: App für den Außendienst
Eingang: Smart Capture App Authentifizierung & Registrierung Dateneingabe (optional), Dokumenterfassung & Qualitätssicherung Dokumentübertragung Dokumentverwaltung & Statusinformationen 20
Vorteile Macros PublicSuite im Überblick Vorteile für durch Prozesse & Zeit Zugriff Informationsqualität Behörde Effizienz Durchgängig elektronische, integrierte und weitgehend automatisierte Prozesse Kürzere Durchlaufzeiten Prozessunterstützung durch Funktionalitäten (Fax- und E-Mail-Client, Workflow, Checklisten etc.) Standortunabhängigkeit und gleichzeitiger Zugriff auf Dokumente, Akten und Postkörbe Multichannel-Fähigkeit: Eingang und Versand über diverse Kanäle Keine / kürzere Suchzeiten nach Akten und Informationen Schnelle und hochwertige Auskünfte durch die Sachbearbeiter Bürger Schnellere Bearbeitung der Anträge Einsicht in den Bearbeitungsstatus (Customer- Self-Care) Weniger Anwesenheitspflichten und Wartezeiten durch elektronische Kommunikation etc. Nutzung der für den Bürger gewohnten Medien Weniger Rückfragen / persönliche Beratung 21
Wie Sie uns erreichen Macros Reply GmbH Arnulfstraße 27 80335 München T: +49 (89) 41 11 42 400 F: +49 (89) 41 11 42 499 www.macrosreply.de info@macrosreply.de Unser Stand auf dem Bayerischen Anwenderforum: B1 22