QUALITÄTSMANAGEMENT HANDBUCH der Retsch Papierverpackungs GmbH 1
Inhaltsverzeichnis 1 ANWENDUNGSBEREICH 5 1.1 Allgemeines 5 1.2 Anwendung 5 1.3 Vorstellung RV 5 1.4 Qualitätspolitik 6 1.5 Qualitätsziele 7 1.6 Prozesslandkarte 8 1.7 Organigramm 9 2 NORMATIVE VERWEISUNGEN 10 3 BEGRIFFE UND ABKÜRZUNGEN 11 3.1 Begriffe 11 3.2 Abkürzungen 11 3.3 Abteilungsabkürzungen 12 4 QUALITÄTSMANAGEMENTSYSTEM 13 4.1 Allgemeine Anforderungen 13 4.2 Dokumentationsanforderungen 13 4.2.1 Allgemeines 13 4.2.2 Qualitätsmanagementhandbuch 13 4.2.3 Lenkung von Dokumenten 14 4.2.4 Lenkung von Aufzeichnungen 14 5 VERANTWORTUNG DER LEITUNG 15 5.1 Verpflichtung der Leitung 15 5.2 Lebensmittelsicherheitspolitik 15 5.3 Planung des QMS 15 5.4 Verantwortung und Befugnis 15 5.5 Leitung der Lebensmittelsicherheitsgruppe 15 5.6 Kommunikation 16 5.6.1 Externe Kommunikation 16 5.6.2 Interne Kommunikation 16 5.6.3 Notfallvorsorge und reaktion 16 2
5.7 Managementbewertung 16 5.7.1 Allgemeines 16 6 MANAGEMENT VON RESSOURCEN 17 6.1 Personelle Ressourcen 17 6.2 Infrastruktur 17 6.3 Arbeitsumgebung 17 7 PLANUNG UND REALISIERUNG SICHERER PRODUKTE 18 7.1 Allgemeines 18 7.2 Präventivprogramm (PRP) 18 7.2.1 Inhalt des Präventivprogramms 18 7.2.2 Rechtsicherheit 18 7.3 Vorbereitung der Gefahrenanalyse 19 7.3.1 Allgemeines 19 7.3.2 Lebensmittelsicherheitsgruppe (LSG) 19 7.3.3 Produkteigenschaften 19 7.3.4 Bestimmungsgemäßer Gebrauch 19 7.3.5 Flussdiagramme, Prozessstufen und Maßnahmen zur Beherrschung 19 7.4 Gefahrenanalyse 20 7.4.1 Allgemeines 20 7.4.2 Gefahrenidentifizierung 20 7.4.3 Gefahrenbewertung 20 7.4.4 Auswahl und Bewertung von Maßnahmen zur Beherrschung 20 7.5 Festlegung der operativen Präventivprogramme (oprp) 21 7.6 Rückverfolgbarkeitssystem 22 7.7 Lenkung von Fehlern 22 7.7.1 Korrekturen 22 7.7.2 Korrekturmaßnahmen 22 7.7.3 Behandlung potenziell nicht sicherer Produkte 22 7.7.4 Rücknahmeaktionen 22 8 VALIDIERUNG, VERIFIZIERUNG UND VERBESSERUNG DES MANAGEMENTSYSTEMS 23 8.1 Allgemeines 23 8.2 Validierung von kombinierten Maßnahmen zur Beherrschung 23 3
8.3 Lenkung von Überwachung und Messung 23 8.3.1 Kundenzufriedenheit 23 8.4 Verifizierung des Managementsystems für Lebensmittelsicherheit 24 8.4.1 Interne Audits 24 8.4.2 Beurteilung und Analyse der Verifizierungen 24 8.5 Lenkung fehlerhafter Produkte 24 8.6 Verbesserung 24 8.6.1 Ständige Verbesserung 24 8.6.2 Aktualisierung des Managementsystems 24 8.6.3 Korrekturmaßnahmen 24 8.6.4 Vorbeugungsmaßnahmen 24 4
1 ANWENDUNGSBEREICH 1.1 Allgemeines Um im vorhandenen Markt erfolgreich bestehen zu können und um die Prozesse der Organisation ständig zu verbessern, hat sich RV entschlossen ein Qualitätsmanagementsystem nach der ÖNORM EN ISO 9001:2008 aufzubauen. Da die Tätigkeit der RV auch die Herstellung von Lebensmittelverpackungen aus Papier ist, werden zusätzlich die Forderungen der ÖNORM EN ISO 22000:2005 und der ÖNORM EN 15593:2008 berücksichtigt. Der Aufbau des vorliegenden Handbuches orientiert sich dabei weitgehend an der Struktur der ÖNORM EN ISO 9001:2008. Im Speziellen muss aber auf die anderen Normen ebenfalls eingegangen werden. 1.2 Anwendung Der Geltungsbereich dieses Handbuchs bezieht sich auf die Retsch Papierverpackungs GmbH, nachfolgend RV genannt. Unser Managementsystem basiert auf den Anforderungen der ÖNORM EN ISO 9001:2008, der ÖNORM EN ISO 22000:2005, der ÖNORM EN 15593:2008 sowie den rechtlichen Verpflichtungen und den Vorgaben und Zielen unserer Unternehmenspolitik. Da zurzeit keine Forschung und Entwicklung bei RV stattfindet, wird das gesamte Kapitel 7.3 der ISO 9001:2008 ausgeschlossen. Der Ausschluss ist laut Kapitel 1.2 der ISO 9001:2008 zulässig. 1.3 Vorstellung RV RV ist ein Familienunternehmen mit Sitz in Korneuburg bei Wien. Es werden Papierverpackungen mit dem Schwerpunkt auf Lebensmittelverpackungen produziert und zahlreiche andere Verpackungen im Großhandel vertrieben. Die Kernzielgruppen waren stets gewerbliche Bäcker, 5
Fleischer und Floristen. Mit der Zeit sind zunehmend mehr industrielle Kunden hinzugekommen und somit haben sich auch die Anforderungen an RV verändert. Unterschiedliche Gründe haben zu der Entscheidung geführt eine Zertifizierung im Unternehmen durchführen zu lassen. Allen voran waren natürlich die Überlegungen, die bestehenden Qualitätsstandards objektiv anerkennen zu lassen und somit diesen Mitbewerbsvorteil nutzen zu können. Außerdem erhofft man sich die Überprüfung der bestehenden Prozesse und eine Verbesserung dieser. Bei der Zertifizierung der RV nach der Norm 9001:2008 werden die Ausprägungen der einzelnen Teilschritte sowie deren Komplexität auf die Unternehmensgröße und auch an die darin vorkommenden Prozessen angepasst. Unternehmensdaten: Name: Retsch Papierverpackungs GmbH Geschäftsführung: Mag. (FH) Andrea Hayden, Mag (FH) Peter Skalicky Adresse: An der Landesbahn 3, 2100 Korneuburg, Österreich Internet: www.retsch-verpackungen.at E-Mail: office@retsch-verpackungen.at Telefon: +43 2262 735 90 Telefax: +43 2262 735 90 33 1.4 Qualitätspolitik RV hat sich zum Ziel gesetzt Produkte auf den Markt zu bringen, die den Kunden nicht nur zur bloßen Bedarfsdeckung dienen sondern auch einen Mehrwert erzielen. Es zählt zum Selbstverständnis, dass alle Produkte für den Lebensmitteleinsatz nachweislich dafür geeignet sind. Die Qualität aller Produkte hat zumindest einen marktkonformen Standard zu bieten. Die Einhaltung dieser RV Standards ist mit geeigneten Mitteln regelmäßig zu kontrollieren und ggf. müssen Schritte eingeleitet werden, um die Sicherung bzw. Wiederherstellung dieser Standards zu ermöglichen. 6
1.5 Qualitätsziele Der Kunde steht im Mittelpunkt aller Aktivitäten der RV. In diesem Sinne werden die Qualitätsziele an der Zufriedenheit der Kunden gemessen. Folgende Parameter sollen zur Überprüfung der Qualität herangezogen werden: Reklamationsquote, Zufriedenheitswerte laut jährliche Analyse. Kunden werden in der Regel von zufriedenen Mitarbeitern betreut. Daher ist ein gutes Arbeitsklima für das Management von RV eine wichtige Säule des Erfolgs. Die Zufriedenheit wird im Zuge von Mitarbeitergesprächen erfragt und auf Klausuren werden gemeinsame Maßnahmen und Aktivitäten zur Verbesserung der selbigen beschlossen. 7
1.6 Prozesslandkarte 8
1.7 Organigramm 9
2 NORMATIVE VERWEISUNGEN RV beachtet folgende Normen für das Managementsystem: ÖNORM EN ISO 9001:2008 ÖNORM EN ISO 22000:2005 ÖNORM EN 15593:2008 Darüber hinaus beachtet RV alle gesetzlichen und behördlichen Anforderungen, die für unser Unternehmen relevant sind. Die Aktualität der gültigen Rechtsvorschriften wird einerseits durch laufende Informationen seitens des Verbandes der papierverarbeitenden Industrie und deren internationalen Dachverbände gewährleistet und andererseits mittels Fachliteratur sowie durch Recherche im Internet. 10
3 BEGRIFFE UND ABKÜRZUNGEN 3.1 Begriffe Für die Anwendung dieses Handbuches gelten die Begriffe nach ISO 9000:2005, Qualitätsmanagementsysteme Grundlagen und Begriffe. Im Bezug auf die ISO 22000:2005 und der EN 15593:2008 gibt es noch weitere Begriffsdefinitionen, welche sich in den jeweiligen Normen befinden. 3.2 Abkürzungen Folgende Abkürzungen werden im vorliegenden Handbuch verwendet: AA Arbeitsanweisung HACCP Hazard Analysis and Critical Control Point CCP Critical Control Point LS Lieferschein oprp operatives Präventivprogramm PB Prozessbeschreibung PRP Präventivprogramm QM Qualitätsmanagement QMH Qualitätsmangementhandbuch VA Verfahrensanweisung QMS Qualitätsmanagementsystem MR Managementreview LSG Lebensmittelsicherheitsgruppe LMSMS Lebensmittelsicherheitsmanagementsystem 11
3.3 Abteilungsabkürzungen RV setzt sich aus folgenden Abteilungen zusammen: GF Geschäftsführung VL Verkaufsleiter PL Produktionsleiter CS Customer Service QM Qualitätsmanagement LG Lager LOG Logistik BH Buchhaltung V Vertrieb GA Grafikabteilung 12
4 QUALITÄTSMANAGEMENTSYSTEM 4.1 Allgemeine Anforderungen RV hat ein Managementsystem für Lebensmittelsicherheit aufgebaut und dokumentiert. Das Qualitätsmanagementsystem wird aktuell gehalten und mit geeigneten Mittel ständig verbessert. 4.2 Dokumentationsanforderungen 4.2.1 Allgemeines Zur Dokumentation unseres QMS zählen: Qualitätsmanagementhandbuch Qualitätspolitik und Qualitätsziele Verfahrensanweisungen Arbeitsanweisungen Prozessbeschreibungen 4.2.2 Qualitätsmanagementhandbuch Das vorliegende QMH beschreibt das QMS der RV. Das Handbuch wurde von QM verfasst und von der Geschäftsführung freigegeben. Es definiert den Anwendungsbereich und gibt auch die Ausschlüsse bekannt und begründet sie. 13
4.2.3 Lenkung von Dokumenten Die Lenkung von Dokumenten ist bei RV durch die VA02 geregelt und stellt sicher, dass die Erstellung, Bewertung, Aktualisierung, Kennzeichnung und Verteilung einheitlich angewandt wird, die Dokumente richtig, vollständig und lesbar sind und es eine eindeutige Verteilungsregel gibt. 4.2.4 Lenkung von Aufzeichnungen Die Lenkung von Aufzeichnungen ist bei RV durch die VA03 geregelt und stellt sicher, dass die Kennzeichnung, Aufbewahrung, Schutz und Wiederauffindbarkeit einheitlich angewandt wird und die Aufzeichnungen richtig, lesbar und leicht erkennbar sind. 14
5 VERANTWORTUNG DER LEITUNG 5.1 Verpflichtung der Leitung Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die Implementierung und den Erhalt des QMS und des LMSMS, der QM kontrolliert die Wirksamkeit der zur Aufrechterhaltung und Verbesserung eingeleiteten Maßnahmen. 5.2 Lebensmittelsicherheitspolitik Aufgrund des Tätigkeitsbereichs von RV sind Qualität und Lebensmittelsicherheit zwei wesentliche Bestandteile unserer Unternehmens- und Qualitätspolitik. RV ist sich seiner Rolle in der Lebensmittelkette bewusst und deren Gefahren, die es zu unterbinden gilt. Resultierend daraus hat sich RV zur Umsetzung eines QMS für Lebensmittelsicherheit entschlossen. 5.3 Planung des QMS In regelmäßigen Abständen finden bei RV Besprechungen statt, in der die Geschäftsführung und der QM das Managementsystem planen. 5.4 Verantwortung und Befugnis Die Verantwortungen und Befugnisse gehen aus dem Organigramm der RV hervor. 5.5 Leitung der Lebensmittelsicherheitsgruppe RV hat in Bezug auf die Lebensmittelsicherheitsgruppe einen Leiter ernannt, der über die erforderliche Ausbildung verfügt. 15
5.6 Kommunikation 5.6.1 Externe Kommunikation Die externe Kommunikation erfolgt durch E-Mails, Fax, Besprechungsprotokolle, Homepage usw. 5.6.2 Interne Kommunikation Die interne Kommunikation erfolgt durch E-Mails, Besprechungsprotokollen usw. 5.6.3 Notfallvorsorge und reaktion RV hat ein Verfahren entwickelt, um potenzielle Notfallsituationen und Unfälle, die sich auf die Lebensmittelsicherheit auswirken können, zu verhindern. 5.7 Managementbewertung 5.7.1 Allgemeines Die Geschäftsführung überprüft anhand der zusammengefassten Eingaben in regelmäßigen Abständen die Wirksamkeit des QMS und dem LMSMS. 16
6 MANAGEMENT VON RESSOURCEN 6.1 Personelle Ressourcen Das Personal, dessen Tätigkeiten die Erfüllung der Produktanforderungen beeinflussen, ist ausreichend fähig. 6.2 Infrastruktur Es wird die Infrastruktur des Unternehmens ermittelt, bereitgestellt und aufrechterhalten, die zur Erreichung der Konformität mit den Produktanforderungen erforderlich ist. 6.3 Arbeitsumgebung Es wird die Arbeitsumgebung des Unternehmens ermittelt, bereitgestellt und aufrechterhalten, die zur Erreichung der Konformität mit den Produktanforderungen erforderlich. 17
7 PLANUNG UND REALISIERUNG SICHERER PRODUKTE 7.1 Allgemeines Das Ziel der Produktrealisierung nach ISO 22000:2005 ist das Herstellen von sicheren, in Bezug auf die Lebensmittelsicherheit, Produkten. Um dies gewährleisten zu können, hat RV folgende Methoden gewählt: Präventivprogramme (PRP) Operative Präventivprogramme (oprp) Prozessbeschreibungen Verfahrensanweisungen Arbeitsanweisungen HACCP-Plan Rückverfolgbarkeitssystem 7.2 Präventivprogramm (PRP) Zur Aufrechterhaltung der Lebensmittelsicherheit hat RV ein Präventivprogramm entwickelt und eingeführt. 7.2.1 Inhalt des Präventivprogramms Die Inhalte des PRP sind auf RV abgestimmt. 7.2.2 Rechtsicherheit Um eine aktuelle Rechtssicherheit gewährleisten zu können ist ein Verfahren entwickelt worden, das diese Anforderungen erfüllt. 18
7.3 Vorbereitung der Gefahrenanalyse 7.3.1 Allgemeines Um bei der Gefahrenanalyse alle Risiken identifizieren, bewerten und beherrschen zu können, hat RV alle dafür relevanten Informationen gesammelt und archiviert. 7.3.2 Lebensmittelsicherheitsgruppe (LSG) RV hat eine LSG ernannt. Sie wird aus Personen von unterschiedlichen Abteilungen gebildet, welche über die notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Lebensmittelsicherheit und HACCP verfügen. 7.3.3 Produkteigenschaften Da RV nicht nur Produzent sondern auch Händler ist, werden von QM Produktspezifikationen und Konformitätserklärungen eingeholt, die für die Rückverfolgbarkeit archiviert werden. 7.3.4 Bestimmungsgemäßer Gebrauch RV liefert ausschließlich gemäß der Kundenanforderungen. Auf den Konformitätserklärungen von RV wird auf den bestimmungsgemäßen Gebrauch und auch auf die nicht vorgesehene Handhabung hingewiesen. 7.3.5 Flussdiagramme, Prozessstufen und Maßnahmen zur Beherrschung Wie aus der Prozesslandkarte von RV ersichtlich ist, finden bei RV zwei Kernprozesse statt. Die Hauptprozesse, aus welchen die Kernprozesse bestehen, werden mittels Flussdiagrammen veranschaulicht und in einer Prozessbeschreibung verfasst. Alle wesentlichen Verfahren zur Sicherung der Qualitätsziele und der Lebensmittelsicherheit sind in VA dokumentiert. Eine Überprüfung der Prozesse erfolgt jährlich während der internen Audits. 19
7.4 Gefahrenanalyse 7.4.1 Allgemeines Das Kernelement der Realisierung sicherer Produkte bei RV ist die Gefahrenanalyse. Sie besteht aus dem oprp und dem HACCP-Plan. 7.4.2 Gefahrenidentifizierung RV hat sämtliche gesundheitlichen Gefahren durch Lebensmittel, die aufgrund der bei RV stattfindenden Prozesse zu erwarten sind, identifiziert und dokumentiert. 7.4.3 Gefahrenbewertung Die LSG führt die Bewertung der Gefahren nach ihrer Identifikation aus. Dabei dienen folgende Parameter: Gefahrenquelle Art der Gefahr Wahrscheinlichkeit des Auftretens Möglicher Schweregrad der Schädigung 7.4.4 Auswahl und Bewertung von Maßnahmen zur Beherrschung Es werden bei RV Maßnahmen und CCPs festgelegt, welche in den oprp und im HACCP-Plan niedergeschrieben sind. 20
7.5 Festlegung der operativen Präventivprogramme (oprp) Es werden bei RV operative Präventivprogramme dokumentiert und enthalten folgende Angaben: die durch das Programm zu beherrschenden gesundheitlichen Gefahr durch Lebensmittel, Maßnahmen zur Beherrschung, Überwachungsverfahren zum Nachweis, dass die oprp etabliert sind, die Korrekturen und Korrekturmaßnahmen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse, Aufzeichnungen über die Überwachung. 21
7.6 Rückverfolgbarkeitssystem RV hat ein Rückverfolgbarkeitssystem eingeführt, welches garantiert, dass die Herkunft jedes Artikels nachvollziehbar ist. 7.7 Lenkung von Fehlern Für die Lenkung von Fehler hat RV die Verfahrensanweisung VA08-8.3 erlassen. Der detaillierte Verfahrensablauf ist in der Verfahrensanweisung beschrieben. 7.7.1 Korrekturen RV stellt mit der Verfahrensanweisung VA08-8.5.2 sicher, dass die Produkte, welche die Anforderungen nicht erfüllen, gelenkt werden und geeignete Maßnahmen getroffen werden. 7.7.2 Korrekturmaßnahmen Die LSG überwacht und bewertet die aus den oprp und CCPs gewonnen Daten, um Korrekturmaßnahmen einleiten zu können. Mit der Verfahrensanweisung VA08-8.5.2 analysiert RV Fehler, ermittelt Korrekturmaßnahmen, führt sie durch und überprüft deren Wirksamkeit. 7.7.3 Behandlung potenziell nicht sicherer Produkte RV trifft im Falle von fehlerhafter Produkte Maßnahmen, die verhindern, dass das fehlerhafte Produkt in die Lebensmittelkette gelangt. Den detaillierten Ablauf findet sich in der Verfahrensanweisung VA07-7.10.3 wider. 7.7.4 Rücknahmeaktionen Alle Produkte, die zu einer Gefährdung des Kunden führen können und schon ausgeliefert sind, werden im Rahmen der Rücknahmeaktion von RV eingezogen. Der Ablauf einer Rücknahmeaktion wird in der Verfahrensanweisung VA07-7.10.3 ausführlich beschrieben. 22
8 VALIDIERUNG, VERIFIZIERUNG UND VERBESSERUNG DES MANAGEMENTSYSTEMS 8.1 Allgemeines RV untersucht mit geeigneten Hilfsmethoden die Wirksamkeit des QMS bzw. des Managementsystem für Lebensmittelsicherheit. 8.2 Validierung von kombinierten Maßnahmen zur Beherrschung Vor der Durchführung der im Rahmen des oprp und des HACCP-Plans durchzuführenden Maßnahmen überprüft die Lebensmittelsicherheitsgruppe deren Wirksamkeit. 8.3 Lenkung von Überwachung und Messung Um die Konformität unserer Produkte sicherzustellen, werden erforderliche Prüfmittel verwendet. Für die Überwachung der Prüfmittel hat RV die VA13 erlassen. 8.3.1 Kundenzufriedenheit Für die Durchführung der Kundenzufriedenheitsanalyse wurde eine Prozessbeschreibung gewählt. Bei Reklamationen durch Kunden wurde die VA17 festgelegt, welche einen detaillierten Ablauf beinhaltet. 23
8.4 Verifizierung des Managementsystems für Lebensmittelsicherheit 8.4.1 Interne Audits Das interne Audit überprüft stichprobenartig das Einhalten und die Wirksamkeit des QMS und des LMSMS. Für die Durchführung von internen Audits besteht die VA18. 8.4.2 Beurteilung und Analyse der Verifizierungen Die Lebensmittelsicherheitsgruppe beurteilen die einzelnen Ergebnisse der Verifizierungen und leiten entsprechende Maßnahmen ein. 8.5 Lenkung fehlerhafter Produkte Für die Lenkung fehlerhafter Produkte wurde bei RV die VA19 festgelegt. 8.6 Verbesserung 8.6.1 Ständige Verbesserung RV ist stets bemüht, sein QMS und LMSMS laufend zu verbessern. 8.6.2 Aktualisierung des Managementsystems Damit das Managementsystem für Lebensmittelsicherheit ständig aktualisiert wird, ist die Lebensmittelsicherheitsgruppe damit beauftragt, es in geplanten Abständen zu bewerten. 8.6.3 Korrekturmaßnahmen Für den Ablauf von Korrekturmaßnahmen wurde die VA20 erstellt. 8.6.4 Vorbeugungsmaßnahmen Für den Ablauf von Vorbeugungsmaßnahmen wurde die VA20 erstellt. 24