Hier optional das Kundenlogo einfügen, oder Feld auf den Masterseiten löschen. PROMOS.GT FÜR DIE IMMOBILIENWIRTSCHAFT OPTIMIERUNG LIEFERANTENPORTAL - GUTSCHRIFTENVERFAHREN PROMOS Unternehmensgruppe Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Urhebers.
INHALTSVERZEICHNIS 1. Überblick ab Seite 3 2. Erzeugen der Gutschrift ab Seite 3 3. Bezahlen der Gutschrift ab Seite 24 4. Gutschriften-Download ab Seite 24 Folienbibliothek Schaubild 2
1. ÜBERBLICK Mit dem Erzeugen der Rechnung in SAP wird im Portal am LEB der Status GUTS gesetzt (informativ). Nach dem Bezahlen der Gutschrift in SAP erhält das LEB den Status BEZA im Portal und die Rechnungsnummer, das Zahldatum, die Zahlungsbelegnummer (die auch auf dem Kontoauszug zu sehen ist) sowie die Gutschrift als PDF-Anhang werden angezeigt. Im Portal besteht die Möglichkeit, sich alle selektierten Gutschriften als ZIP-Datei herunterzuladen. Das Datum des letzten Exports wird gemerkt Es ist möglich, mehrere LEBs in einer Rechnung zusammenzufassen. Schaubild 3
2. ERZEUGEN DER GUTSCHRIFT Per Selektionsvariante Gutschrift erstellt kann nach den LEBs mit Status GUTS gefiltert werden. Dieser Status ist informativ und gibt an, dass eine Gutschrift zum LEB erzeugt wurde, aber nicht keine Zahlung erfolgt ist. Selektionsvariante Gutschrift erstellt zeigt alle LEBs mit Status GUTS an Statusbezeichnung Gutschrift erstellt Schaubild 4
3. BEZAHLEN DER GUTSCHRIFT Nach Zahlung der Gutschrift erhält das LEB den Status BEZA und kann über per Selektionsvariante LEB bezahlt eingegrenzt werden. Selektionsvariante LEB bezahlt abrufbar Suche nach Zahldatum, Zahlungsbelegnummer und Gutschriftennummer möglich In der Listansicht ist der Status LEB bezahlt sowie die Spalten Zahldatum, Zahlungsbelegnummer und Gutschriftsnummer sichtbar. Schaubild 5
2. ERZEUGEN DER GUTSCHRIFT In der Detailansicht des LEB sind die Gutschriftsnummer, die Zahlbelegnummer, das Zahldatum und das Datum des Export, also des letzten Herunterladens der Gutschrift als Zip-Datei. Gutschriftsnummer enthält das Geschäftsjahr und die Rechnungsnummer Die Zahlungsbelegnummerist auf dem Kontoauszug zur Zahlung zu sehen Das Exportdatumist das Datum des letzten CSV/Excel- Exports Das Zahldatumgibt Bezahlens der Gutschrift an. Schaubild 6
4. GUTSCHRIFT-DOWNLOAD Die aktuell selektierte Listansicht kann als Excel-Datei exportiert werden. Diese kann direkt geöffnet oder gespeichert werden. Die Selektion kann durch die Suche oder Erweiterte Suche eingeschränkt werden. Excel-Datei entweder direkt öffnen oder auf der Festplatte speichern Die Excel-Datei enthält die Spaltenanordnung der persönlichen Spaltenordnung im Portal Schaubild 7
4. GUTSCHRIFT-DOWNLOAD Die PDF-Gutschriften können gesammelt als Zip-Datei heruntergeladen werden. Dazu sind die gewünschten Gutschriften zu selektieren, z.b. nach Zeitraum oder nach Exportstatus, und die Funktion PDF Export auszuführen und die Datei direkt zu öffnen oder zu speichern. Die Zip-Datei mit den PDF- Gutschriften kann direkt geöffnet oder auf der Festplatte gespeichert werden. Die Zip-Datei enthält alle Gutschriften im PDF-Format, die vorher im Portal selektiert wurden. Schaubild 8
4. GUTSCHRIFT-DOWNLOAD Die PDF-Gutschriften können gesammelt als Zip-Datei heruntergeladen werden. Dazu sind die gewünschten Gutschriften zu selektieren, z.b. nach Zeitraum oder nach Exportstatus, und die Funktion PDF Export auszuführen und die Datei direkt zu öffnen oder zu speichern. Gutschriften, die noch nicht per PDF Export heruntergeladen worden sind, können auch per Selektionsvariante Rechnungsexport offen angezeigt werden. Die zu exportierenden Gutschriften können über die erweiterte Suche eingegrenzt werden, z.b. per Zahldatumsoder Exportdatumsintervall Per Filterkönnen auch LEB nach Exportstatus eingegrenzt werden. Schaubild 9