Stephan Nelles Praxislösungen mit Excel Adressdaten, Rechnungen, Statistiken, Diagramme, Warenlager, Kalkulationen, Trends, Prognosen, Formulare, Vorlagen
Auf einen Blick Vorwort... 13 1 Excel-Grundlagenwissen... 15 2 Konfigurationshinweise... 35 3 Kunden- und Auftragsdaten verwalten... 39 4 Rechnungen erstellen und verwalten... 65 5 Betriebsstatistiken erstellen... 83 6 Warenlagerdaten verwalten und analysieren... 127 7 Kalkulationen mit Datumsbezug durchführen... 173 8 Beschaffung von Waren... 213 9 Betriebskosten erfassen und auswerten... 253 10 Schätzung, Prognose und Trendberechnung... 295 11 Investitionen bewerten... 313 12 Projektkosten und -aufwand steuern... 327 13 QM-Daten analysieren... 349 14 Diagramme erstellen... 359 15 Formulare entwerfen... 385 16 Von den Programmfunktionen zu betrieblichen Anwendungen... 401 A Funktionsreferenz... 433 B Die CD zum Buch... 441 Index... 445
Inhalt Vorwort... 13 1 Excel-Grundlagenwissen... 15 1.1 Cursorsteuerung... 15 1.2 Zellen und Zellinhalte markieren... 17 1.3 Dateneingabe... 18 1.4 FFF Funktionen für Flinke... 22 1.5 Absolute und relative Bezüge... 23 1.6 Bereichsnamen als absolute Bezüge... 24 1.7 Spezielle Zahlenformate... 25 1.8 Arbeitsmappen nutzen... 26 1.9 Hilfe beim Auftreten von Fehlern... 30 1.10 Ansichten bearbeiten... 32 2 Konfigurationshinweise... 35 3 Kunden- und Auftragsdaten verwalten... 39 3.1 Ordnung muss sein Kundenlisten in der Standardsortierreihenfolge sortieren... 40 3.2 oder in einer benutzerdefinierten Sortierreihenfolge... 42 3.3 Umsätze der einzelnen Vertriebsgebiete berechnen Teilergebnisse... 44 3.4 Bestellpräferenzen der Kunden ermitteln verschachtelte Teilergebnisse... 46 3.5 Daten der Top-3-Besteller zusammenstellen... 47 3.6 Konzentration auf das Wesentliche Filtern von Daten... 48 3.7 Logische Operatoren beim Filtern... 50 3.8 Komplexe verknüpfte Bedingungen der Spezialfilter... 51 3.9 Vertriebsgebiet Süd oder Südwest nur bei genauer Entsprechung filtern... 54 3.10 Wer bestellt im Schnitt die hochwertigsten Produkte? Mit berechneten Kriterien filtern... 55 3.11 Komplexe Funktionen in berechneten Filtern... 57 3.12 Weitere (Ab-)fragen zu Ihren Kunden die Datenbankfunktionen... 58 3.13 Bestimmen des Auswertungszeitraums... 63 5
Inhalt 4 Rechnungen erstellen und verwalten... 65 4.1 Vorteile der Arbeit mit Namen... 65 4.2 Stammdaten eingeben und Namen definieren... 66 4.3 Rechnungsformular unter Verwendung von Namen erstellen... 69 4.4 Kunden- und Artikellisten in dynamischen Bereichen verwalten... 73 4.5 Verwendung von Namen zur Berechnung des Nettorechnungsbetrags... 77 4.6 Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer... 78 4.7 Namen zur Gültigkeitsprüfung einer Produktnummer verwenden... 79 4.8 Verwaltung von Namen... 81 4.9 Weitere Möglichkeiten der Rechnungsverwaltung... 82 5 Betriebsstatistiken erstellen... 83 5.1 Umsatzstatistik aus einer Liste wird eine Pivot-Tabelle... 84 5.2 Analysezeitraum und Verkaufsregionen einschränken die Listenfelder der Elemente»Spalte«und»Zeile«... 90 5.3 Analyse der Verkaufsdaten einzelner Produkte... 91 5.4 wochen- oder auch tageweise... 92 5.5 Seitenwechsel die Renner und Ladenhüter des Sortiments ermitteln... 94 5.6 Mehr als Form und Farbe Pivot-Berichte formatieren... 97 5.7 Darf s ein bisschen mehr sein? Pivot-Tabellen um mathematische Funktionen erweitern... 98 5.8 Sie haben die Wahl! Individuell gebildete Warengruppen... 103 5.9 Numerische Gruppierung Auswertung einer Kundenbefragung... 106 5.10 Zeiteinteilung Gruppierungen mit Zeit- bzw. Datumswerten... 110 5.11 Gemischtes Doppel absolute und prozentuale Verkaufszahlen... 111 5.12 Grob- und Detailansichten kopierte und modifizierte Pivot-Tabellen... 114 5.13 Ob brutto, netto oder Provisionen ergänzende Berechnungen in Pivot-Tabellen... 115 5.14 Bezugspunkte setzen Umsatzentwicklung und Umsatzanteile berechnen... 116 5.15 Monatliche Stückzahlen berechnen kumulierte Wochenergebnisse.. 119 5.16 Kalkulation der Provisionen berechnete Felder... 121 5.17 Steigerungsraten anzeigen berechnete Elemente... 124 6 Warenlagerdaten verwalten und analysieren... 127 6.1 Übernahme der Stammdaten aus einer Access-Datenbank mit einem OLE-DB-Provider... 129 6
Inhalt 6.2 Aktualisierung von externen Daten und Excel-Funktionen... 135 6.3 Matrixfunktionen monatliche Bestands- und Verbrauchsanalysen... 137 6.4 Fortschreiben der monatlichen Verbrauchsanalyse... 140 6.5 Datenbankabfrage als Pivot-Tabelle... 143 6.6 Datenbankabfragen mit ODBC und MS Query... 145 6.7 Die Vorteile von ODBC gegenüber OLE-DB... 145 6.8 Datenquelle für das Warenlager erstellen... 146 6.9 Tabellen verbinden und Datenfelder auswählen... 148 6.10 Relationen und Bedingungen Abfragen in MS Query bearbeiten... 149 6.11 Festlegen von Bedingungen für die Datenanzeige... 151 6.12 Anwendung verschiedener Operatoren... 153 6.13 Berechnete Felder in MS Query... 155 6.14 Rückgabe der abgefragten Daten an Excel... 156 6.15 Parameterabfragen erstellen... 157 6.16 Installation eines Testservers und von MySQL... 158 6.17 Aufrufen des Webservers... 159 6.18 Übernahme der MySQL-Datenbank in den MySQL-Server... 162 6.19 Installation des ODBC-Treibers für MySQL... 164 6.20 Quick look Verwendung von Kennzahlen bei der Warenlageranalyse... 168 6.21 Lagerbestand und Lagerverbrauch berechnen... 169 6.22 Den durchschnittlichen Bestand berechnen... 171 6.23 Reichweite, Umschlagshäufigkeit und Lagerdauer... 171 6.24 Finanzierungskosten der Lagerhaltung... 172 6.25 Optimale Losgröße bestimmen... 172 7 Kalkulationen mit Datumsbezug durchführen... 173 7.1 Excel-Datumswerte richtig konfigurieren... 174 7.2 Datumswerte korrekt formatieren... 175 7.3 Datum mit Formeln berechnen... 178 7.4 Datumsfunktionen des Funktionsassistenten verwenden... 179 7.5 Mahnwesen mit verschiedenen Mahnstufen erstellen... 179 7.6 Isoliert betrachtet die Funktionen TAG(), MONAT() und JAHR()... 182 7.7 Warenwerte von Lieferungen monatsweise summieren... 183 7.8 Rechnen von Tag zu Tag Werte mit der Funktion WOCHENTAG() einem Tag der Arbeitswoche zuordnen... 185 7.9 Vorsicht Falle! Kalenderwochen nach ISO 8601 berechnen... 187 7.10 Quartalsweise betrachtet Werten ein Quartal des Geschäftsjahres zuordnen... 188 7.11 Sonntags nie! Termin- und Personaleinsatzplanung... 190 7.12 Vielseitig verwendbar DATUM()... 191 7
Inhalt 7.13 Immer der Reihe nach Datumsreihen durch Ausfüllen erstellen... 192 7.14 Termine berechnen lassen die Funktion DATUM()... 193 7.15 Herzlichen Glückwunsch Geburtstage und andere Jahreslisten berechnen... 196 7.16 Resteverwertung Wie viel Zeit bleibt noch bis zum Monats-, Jahres- oder Projektende?... 198 7.17 Berechnung des bestimmten Vorkommens eines Wochentages im Monat... 199 7.18 Honorarabrechnungen auf Tagesbasis erstellen... 200 7.19 DATWERT() einen Text in ein Datum verwandeln... 203 7.20 TAGE360() das kaufmännische Jahr... 203 7.21 Datumsfunktionen als Add-ins... 204 7.22 NETTOARBEITSTAGE() oder: Wie viele Arbeitstage bleiben bis zum Projektende?... 204 7.23 Versandtermine berechnen... 206 7.24 Feste Monatsintervalle bilden mit EDATUM()... 206 7.25 Das Monatsende berechnen mit MONATSENDE()... 207 7.26 Zeiträume besser vergleichen mit BRTEILJAHRE()... 207 7.27 Kalenderwoche() ISO-Wochennummern zuordnen... 208 7.28 Die Funktion DATEDIF()... 208 7.29 Berechnung von Feiertagen... 209 8 Beschaffung von Waren... 213 8.1 Welche Güter sind besonders wichtig? ABC-Analyse... 214 8.2 Verbrauchsorientierte Bedarfsrechnung gleitender Mittelwert... 218 8.3 Gleitender gewogener Mittelwert... 220 8.4 Exponentielle Glättung... 221 8.5 Ist es mal wieder so weit? Bestellpunktverfahren... 224 8.6 Programmorientierte Bedarfsermittlung terminbezogener Nettosekundärbedarf... 227 8.7 Von den Stücklisten zur Bestellung Gozinto... 229 8.8 Darf s ein bisschen mehr sein? optimale Bestellmenge... 232 8.9 Daten für eine Lieferantenbewertung erfassen... 235 8.10 Service bei der Dateneingabe Hinweistexte und individuelle Fehlermeldungen... 238 8.11 Übersetzungsarbeit Texteingaben codieren... 241 8.12 Arbeit im Hintergrund Spalten ausblenden... 242 8.13 Bewertung eingehender Lieferungen... 243 8.14 Lieferantenbewertung durchführen... 244 8.15 Lieferanten und Anzahl bewerteter Lieferungen berechnen... 245 8
Inhalt 8.16 Auswertung der eingegebenen Lieferantenbewertungen Summe und Durchschnitt... 246 8.17 Punktzahl und Rangfolge der Lieferanten ermitteln... 247 8.18 Mittelwert ohne Nullwerte ermitteln... 249 8.19 Farbenlehre Kennzeichnung der leader und loser... 250 9 Betriebskosten erfassen und auswerten... 253 9.1 Verdichtung von betrieblichen Daten Konsolidierung... 254 9.2 Konsolidierte Daten über Verteilungsschlüssel zuordnen... 259 9.3 Kostenkalkulation auf Basis des festgelegten Verteilungsschlüssels... 262 9.4 Berechnungen der kalkulatorischen Abschreibungen... 263 9.5 Einbindung kalkulatorischer Zinsen in den Betriebsabrechnungsbogen... 266 9.6 Kalkulatorische Risiken berücksichtigen... 267 9.7 Umlage der Kosten aus Hilfs- und Vorkostenstellen... 268 9.8 Zuschläge kalkulieren... 270 9.9 Auftragsbezogene Selbstkosten... 273 9.10 Kapazitätsgrenze und Maschinenstundensatz... 274 9.11 Deckungsbeiträge ermitteln... 276 9.12 Grafische Darstellung des Break-even-Points... 277 9.13 Simulationen unterschiedlicher Stückzahlen, Fertigungsmaterialien und Verkaufspreise... 279 9.14 Vom Einzelprodukt zum Sortiment mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung... 282 9.15 Prozesskostenrechnung... 283 9.16 Wie es euch gefällt Zielkosten berechnen... 286 9.17 Make or buy... 289 9.18 Bestimmen der kritischen Menge... 290 9.19 Rabattstaffeln mit Mehrfachoperationen berechnen... 292 10 Schätzung, Prognose und Trendberechnung... 295 10.1 Umsatz pro Quadratmeter Zielwertsuche... 295 10.2 Was wäre wenn Szenarien analysieren... 297 10.3 Szenarioberichte erstellen... 301 10.4 Szenariobericht in Form einer Pivot-Tabelle... 301 10.5 Arbeiten mit dem Solver... 302 10.6 Solverberichte erstellen... 307 10.7 Solver und Bereichsnamen... 309 10.8 Trendberechnung... 310 9
Inhalt 11 Investitionen bewerten... 313 11.1 Kostenvergleichsverfahren... 314 11.2 Gewinnvergleichsrechnung... 318 11.3 Rentabilitätsvergleich... 318 11.4 Amortisationsrechnung... 319 11.5 Kapitalwertmethode... 320 11.6 Interner Zinssatz... 322 11.7 Annuitätenmethode... 323 11.8 Nutzwertanalyse... 324 12 Projektkosten und -aufwand steuern... 327 12.1 Definition des Projektkalenders... 329 12.2 Erfassen der Vorgangsliste... 330 12.3 Berechnung der geplanten Personalkosten... 332 12.4 Grafische Darstellung der Projekttermine Gantt-Diagramm... 334 12.5 Eingabe der Ist-Daten und Projektcontrolling... 338 12.6 Der Projektstatus auf einen Blick... 340 12.7 Wohin geht die Reise? Meilensteintrendanalyse... 341 12.8 Meilensteintrendanalyse als Liniendiagramm... 344 12.9 Übernahme der Diagrammeigenschaften für weitere Trendanalysen... 347 12.10 Prognose der Kostenentwicklung... 347 13 QM-Daten analysieren... 349 13.1 Standardauswertung von Kunden- und Mitarbeiterbefragungen... 350 13.2 Relative und absolute Häufigkeit... 353 13.3 Häufigkeitsverteilung mit Excel-Analysefunktionen berechnen... 354 13.4 Grafische Darstellung der Ergebnisse von Selbst- und Fremdbewertungen... 357 14 Diagramme erstellen... 359 14.1 Diagramm auf Knopfdruck... 359 14.2 Bearbeitung der Basisbestandteile des Diagramms... 361 14.3 Step by step der Diagrammassistent... 361 14.4 Änderungen mit dem Assistenten durchführen... 364 14.5 Die Diagrammtypen... 366 14.6 Liniendiagramme... 367 14.7 Punkt- und Blasendiagramm... 369 14.8 Kreis- und Ringdiagramm... 370 14.9 Netzdiagramme... 372 10
Inhalt 14.10 Spezielle Diagramme I: Demografische Daten... 373 14.11 Spezielle Diagramme II: Untergruppierungen im Diagramm anzeigen... 374 14.12 Spezielle Diagramme III: Dynamische Diagramme... 375 14.13 2 in 1 Verbunddiagramme in der Praxis... 377 14.14 Pivot-Diagramme... 380 14.15 Diagrammvorlagen... 383 15 Formulare entwerfen... 385 15.1 Zellen, Tabellenblätter und Arbeitsmappen schützen... 386 15.2 Steuerelemente zur Datenauswahl... 389 15.3 Makros und Schaltflächen... 392 15.4 Datenprüfung in neuem Tabellenblatt... 393 15.5 Datenübernahme in die Datenbank (VBA)... 394 15.6 Formulareintragungen löschen (VBA)... 396 15.7 Analyse der Reisekosten... 397 15.8 Ausblenden von Arbeitsmappenelementen... 398 16 Von den Programmfunktionen zu betrieblichen Anwendungen... 401 16.1 Anwendungsbeispiel 1: Standardisierte Datenanalyse (Formularfunktionen Makros)... 402 16.2 Anwendungsbeispiel 2: Arbeitszeiterfassung und -auswertung (Datums- und Zeitfunktionen Gültigkeitsprüfungen)... 405 16.3 Anwendungsbeispiel 3: Vertriebsanalyse (Datenbankabfragen OLAP-Cubes Pivot-Tabellen)... 414 16.4 Anwendungsbeispiel 4: Rechnungsverwaltung (VBA-Makros UserForms)... 417 16.5 Anwendungsbeispiel 5: Kosten- und Warenlagermanagement (Matrixfunktionen)... 424 16.6 Anwendungsbeispiel 6: Kostenanalyse (Dynamische Bereiche und Diagramme)... 428 Anhang A Funktionsreferenz... 433 B Die CD zum Buch... 441 Index... 445 11
Datumseinstellung, Bereichsnamen, Sicherheit diese und andere Grundeinstellungen des Programms sollten Sie kennen. 2 Konfigurationshinweise Bevor es nun losgeht, sollten Sie Ihre Excel-Einstellungen noch einmal auf Herz und Nieren prüfen, um unerwünschte Effekte bei der Erprobung der folgenden Fallbeispiele und Anwendungen auf dieser Ebene bereits auszuschalten. Die wesentlichen Programmeinstellungen werden im Menü Extras Optionen vorgenommen. Lassen Sie uns die Register der nun angezeigten Dialogbox der Reihe nach auf die Einstellungsoptionen hin durchsehen, die für die Realisierung der zu bearbeitenden Anwendungen von Bedeutung sind. Im Register Ansicht stoßen wir zwar auf eine nicht fehlerrelevante Einstellung, dennoch soll auf die Möglichkeit hingewiesen werden, die Anzeige von Nullwerten zu unterdrücken. Nicht nur die Anzeige auf dem Bildschirm wird dadurch übersichtlicher, auch der Ausdruck der Tabellen profitiert von dieser Einstellung. Wenn das Häkchen dieser Option entfernt wird, werden alle Nullwerte egal ob Berechnungsergebnis oder Tastatureingabe ausgeblendet (Abbildung 2.1). Abbildung 2.1 Ausblenden von Nullwerten Zwei weitere wichtige Einstellungen befinden sich im Register Berechnung von Extras Optionen. Mit der ersten kann bestimmt werden, ob der interne Kalender von Excel mit dem Jahr 1900 oder 1904 beginnen soll. Es gibt verschiedene Konstellation, bei denen die Einstellung 1904-Datumswerte sinnvoll ist. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie in Kapitel 7,»Kalkulationen mit Datumsbezug durchführen«, sowie in Kapitel 16,»Von den Programmfunktionen zu den betrieblichen Anwendungen«(Anwendungsbeispiel 2 Arbeitszeiterfassung und -auswertung). Der»Normalfall«ist jedoch, diese Option nicht zu aktivieren. Eine weitere Konfigurationsmöglichkeit in diesem Register wird mit Beschriftungen in Formeln zulassen bezeichnet. Bei Aktivierung dieser Option werden 35
2 Konfigurationshinweise sämtliche Spalten- und Zeilenbeschriftungen von Excel automatisch als Bereichsnamen interpretiert. Mit diesen Namen sind sodann die typischen Berechnungen möglich (Kapitel 4,»Rechnungen erstellen und verwalten«). Abbildung 2.2 zeigt die Verwendung von Spaltenüberschriften in einer einfachen Summenfunktion. Doch auch die Bestimmung von Schnittpunkten zwischen den Daten ist z. B. mit =Bonn April möglich. Der Operator für solche Schnittmengen ist das Leerzeichen. Diese Einstellung in den Optionen ist auf die aktive Arbeitsmappe bezogen. Sie muss aus diesem Grunde erst aktiviert werden, wenn sie wirklich gebraucht wird. Abbildung 2.2 Funktionen Verwendung von Spalten- und Zeilenbeschriftungen in Formeln und Im vorherigen Kapitel wurden verschiedene Hilfsmittel bei der Suche und Korrektur von fehlerhaften Eingaben vorgestellt. Im Register Bearbeiten kann ein weiteres aktiviert werden. Mit der Option Direkte Zellbearbeitung aktivieren können Sie die in einer Formel oder Funktion verwendeten Zellbezüge beim Doppelklick auf die Ergebniszelle mit einem farbigen Rahmen anzeigen lassen (Abbildung 2.3). Da sich Zusammenhänge auf diesem Wege schnell erkennen lassen, wird die Formelüberwachung häufig überflüssig. Abbildung 2.3 Anzeige der Zellbezüge einer Funktion nach Doppelklick auf die Ergebniszelle Diese Option hat aber auch einen Nachteil. Wenn sie aktiviert ist, führt ein Doppelklick auf eine Zelle, die Bezüge auf eine andere Arbeitsmappe enthält, nicht mehr zum automatischen Öffnen dieser Arbeitsmappe. Sie müssen sich also ent- 36
Konfigurationshinweise 2 scheiden, welche der beiden Funktionalitäten Ihnen wichtiger ist. Unzweifelhafter stellt sich eine andere Einstellung in diesem Register dar: Der Cursorvorschub nach Betätigen von ( ) wird ebenfalls in diesem Teil der Optionen festgelegt (Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben). Der letzte, zugleich aber einer der wichtigsten Aspekte, betrifft die Sicherheit Ihrer Daten. Aktivieren Sie im Register Speichern die Option Auto-Wiederherstellen-Info speichern alle, und geben Sie einen geeigneten Zeitraum für diese automatische Datensicherung ein. Im Register Sicherheit finden Sie zunächst die beiden Möglichkeiten, einen Kennwortschutz für das Öffnen der Arbeitsmappe festzulegen (Abbildung 2.4). Abbildung 2.4 Sicherheitseinstellungen in Excel Es existieren zahlreiche Tools im Internet für ein paar Dollar oder Euros zu erwerben, mit denen Passwörter der Microsoft-Office-Programme in Sekunden geknackt werden können. Vertrauen Sie den Einstellungen also nicht allzu sehr. Dies gilt im Übrigen auch für das Änderungskennwort. Die beiden letzten Einstellungsmöglichkeiten in diesem Register haben andere Auswirkungen und beeinträchtigen die Funktionsweise von Excel für die kommenden Fallbeispiele und Anwendungen kaum. Sie dienen aber der Vertraulichkeit bzw. der allgemeinen Sicherheit. Durch die Option Persönliche Informationen beim Speichern der Datei entfernen werden die Informationen, die normalerweise unter Datei Eigenschaften angezeigt werden (Benutzername, Firmenname etc.), aus der Datei entfernt. Dies gilt auch für den Fall, dass die Arbeitsmappe als HTML- oder XML-Dokument gespeichert wird. Die hier 37
2 Konfigurationshinweise gewählten Optionen gelten immer nur für die jeweilige Arbeitsmappe, in der Sie die Einstellungen festlegen. Abbildung 2.5 Einstellung der Sicherheitsstufen für Makros Makrosicherheit eine Dialogbox, in die Sie auch über Extras Makrosicherheit gelangen schützt Sie vor unliebsamen Überraschungen eingeschleuster Schadprogramme. Sie sollten mindestens die Option Mittel aktivieren, die Ihnen dann bei Fremddateien die Auswahl lässt, ob Sie gegebenenfalls vorhandene Makros ausführen möchten oder nicht. Die Einstellungen zur Makrosicherheit sind programmbezogen einmal konfiguriert, gelten die Sicherheitseinstellungen auch für alle anderen Arbeitsmappen, die Sie mit Excel bearbeiten. 38
In der Kategorie»Finanzmathematik«des Funktionsassistenten befinden sich wichtige Funktionen zur Durchführung von Investitionsrechnungsverfahren. Das folgende Kapitel gibt einen Überblick über die Verwendung dieser Funktionen im betrieblichen Alltag. 11 Investitionen bewerten Die wesentlichen Themen dieses Kapitels sind: Statische und dynamische Methoden der Investitionsrechnung Nutzwertanalyse Investitionen führen zu einer mittel- bis langfristigen Bindung von Kapital. Bei der Umwandlung von Kapital in Vermögen kommen verschiedene Anlagetypen wie Finanzanlagen oder Sachanlagen in Betracht. So verschieden wie die entstehenden Vermögenstypen sind aber auch die Motive oder Auslöser für eine Investition. Geht es in dem einen Fall um die Anschaffung einer Ersatzmaschine für eine überalterte Anlage, betrifft eventuell schon die nächste Entscheidung die Erweiterung des vorhandenen Geräteparks. So wundert es auf Grund der komplexen Problematik kaum, dass Investitionsentscheidungen einerseits als Aufgabe der Geschäftsleitung definiert sind und dass es andererseits diverse Methoden der Investitionsrechnung gibt, die helfen können, die betriebswirtschaftlich sinnvollste Investitionsentscheidung zu treffen. In Theorie und Praxis werden diese in statische und dynamische Methoden der Investitionsrechnung unterteilt. Den statischen Einperiodenmodellen werden zugeordnet: Kostenvergleichsrechnung Gewinnvergleichsrechnung Rentabilitätsvergleich Amortisationsrechnung Diese vier Methoden haben wie die Kategorienbezeichnung schon andeutet eine Gemeinsamkeit: Sie betrachten lediglich eine Periode, man könnte auch sagen, ein Geschäftsjahr. Die für dieses Jahr berechneten Werte werden als charakteristisch für die weitere Nutzungsdauer eines Anlageguts vorausgesetzt. 313
11 Investitionen bewerten Dies ist bei den dynamischen Modellen anders. Zu ihnen gehören: Kapitalwertmethode Annuitätenmethode Methode des internen Zinsfußes Der wesentliche Unterschied dieser Methoden gegenüber den statischen Verfahren besteht darin, dass bei ihnen die durch die Anschaffung entstehenden Einzahlungs- und Auszahlungsflüsse über die gesamte Nutzungsdauer berücksichtigt und analysiert werden. Wobei grob formuliert die Investition selbst eine Auszahlung zum Zeitpunkt des Erwerbs darstellt, die erwirtschafteten Gewinne zuzüglich der Abschreibungen hingegen eine Reihe von Einzahlungen repräsentieren. 11.1 Kostenvergleichsverfahren Wie bei allen statischen Modellen wird beim Kostenvergleichsverfahren das erste Nutzungsjahr als typischer Durchschnittswert für den gesamten Nutzungszeitraum angesetzt. Neben dem Investitionsbetrag fließen leistungsunabhängige Kosten (Abschreibungen, Zinsen etc.) ebenso wie leistungsabhängige Kosten (Personal, Material, Energie etc.) in die Gesamtrechnung ein (Abbildung 11.1). Abbildung 11.1 Kostenvergleichsrechnung dreier Wirtschaftsgüter Bei allen Rechenoperationen im Tabellenblatt Kostenvergleich der Arbeitsmappe 11_investitionsrechnung_statisch.xls kommen einfache Formeln und Funktio- 314
Kostenvergleichsverfahren 11.1 nen zum Einsatz mit einer Ausnahme: In Zelle B11 werden die kalkulatorischen Abschreibungen mit einer Funktion ermittelt, die im Funktionsassistenten in der Kategorie Finanzmathematik zu finden ist: =LIA(ANSCHAFFUNGSWERT;RESTWERT;NUTZUNGSDAUER). Die Funktion berechnet den Abschreibungswert innerhalb einer Abschreibungsperiode, sprich innerhalb eines Jahres. Dabei wird angenommen, dass das Wirtschaftsgut linear, also jährlich zu identischen Teilen abgeschrieben wird. In der benutzten Beispieltabelle befindet sich der Anschaffungswert in Zelle B5, die Nutzungsdauer in Zelle B7. Für den Fall, dass die Maschine am Ende der Nutzungsdauer einen Restwert erzielt, kann dieser in Zelle B7 erfasst werden. Diese Angaben führen zur Funktion: =LIA(B5;B8;B7) Nach der Eingabe kann die Funktion in die benachbarten Zellen C11 und D11 kopiert werden, um die lineare Abschreibung auch für die beiden Investitionsalternativen zu berechnen. Um den unterschiedlichen Abschreibungspraktiken Rechnung zu tragen, können weitere Funktionen genutzt werden. Eine Übersicht über die verfügbaren Abschreibungsfunktionen in der Kategorie Finanzmathematik gibt die folgende Tabelle: Abschreibungsfunktionen in Excel =LIA(ANSCHAFFUNGSWERT;RESTWERT;NUTZUNGDAUER) Lineare Abschreibung eines Wirtschaftsguts pro Periode. Unter Restwert kann der Wert des Wirtschaftsguts angegeben werden, der am Ende der Nutzungsdauer noch besteht. =DIA(ANSCHAFFUNGSWERT;RESTWERT;NUTZUNGDAUER;ZEITRAUM) Arithmetisch-degressive Abschreibung eines Wirtschaftsguts für eine bestimmte Periode. Unter ZEITRAUM ist die Periode anzugeben, für die der Abschreibungswert berechnet werden soll. GDA2(ANSCHAFFUNGSWERT;RESTWERT;NUTZUNGDAUER;PERIODE;MONATE) Geometrisch-degressive Abschreibung für eine bestimmte Periode. Unter PERIODE ist die Periode anzugeben, für die der Abschreibungswert berechnet werden soll. Für die Berechnung der ersten Periode gilt: (Anschaffungswert Gesamtabschreibung aller früheren Perioden) * Abschreibungsrate. Für die letzte Periode gilt: ((Anschaffungswert Gesamtabschreibung aller früheren Perioden) * Abschreibungsrate * (12 Monate)) / 12. Unter MONATE kann die Anzahl der Abschreibungsmonate im ersten Jahr angegeben werden. Wird dieser Teil der Funktion nicht ausgefüllt, geht Excel von 12 Monaten aus. Tabelle 11.1 Funktionen zur Berechnung der Abschreibungen bei Wirtschaftsgütern 315
11 Investitionen bewerten GDA((=ANSCHAFFUNGSWERT;RESTWERT;NUTZUNGDAUER;PERIODE;MONATE) Geometrisch-degressive Abschreibung für eine bestimmte Periode. Unter PERIODE ist die Periode anzugeben, für die der Abschreibungswert berechnet werden soll. Für die Berechnung der ersten Periode gilt: (Anschaffungswert Gesamtabschreibung aller früheren Perioden) * Abschreibungsrate. Für die letzte Periode gilt: ((Anschaffungswert Gesamtabschreibung aller früheren Perioden) * Abschreibungsrate * (12 Monate)) / 12. Unter MONATE kann die Anzahl der Abschreibungsmonate im ersten Jahr angegeben werden. Wird dieser Teil der Funktion nicht ausgefüllt, geht Excel von 12 Monaten aus. =VDB(ANSCHAFFUNGSWERT;RESTWERT;NUTZUNGDAUER;ANFANG;ENDE;FAKTOR; NICHT_WECHSELN) Degressive Doppelraten-Abschreibung für eine bestimmte Periode oder Teilperiode. ANFANG bzw. ENDE bezeichnen den ersten bzw. letzten Zeitraum, für den die Berechnung der Abschreibung durchgeführt werden soll. FAKTOR ist standardmäßig 2 (Doppelraten), kann allerdings verändert werden. Unter NICHT_WECHSELN kann das automatische Umschalten zwischen linearer und geometrischer Abschreibung gesteuert werden. Bleibt dieser Parameter leer oder enthält er FALSCH, wechselt Excel zur linearen Abschreibung, wenn deren berechneter Abschreibungsbetrag höher als bei der geometrischen Abschreibung ist. Tabelle 11.1 Funktionen zur Berechnung der Abschreibungen bei Wirtschaftsgütern (Forts.) Zelle B12 enthält Angaben bezüglich der kalkulatorischen Zinsen. Ausgangspunkt ist das durchschnittlich gebundene Kapital (die Hälfte der Investitionssumme), das mit dem Zinssatz für die Aufnahme von Fremdkapital (Zelle E12) multipliziert wird. Dies ergibt folgende Formel: =B5/2*$E$12. In die Zellen C12 und D12 kopiert, lässt sich auch für die Wirtschaftsgüter II und III der kalkulatorische Zins berechnen. Mit Hilfe der jeweiligen Division der leistungsunabhängigen und der leistungsabhängigen Kosten durch die maximale Kapazität der Anlage (Zelle B9) liegen schließlich auch die Kosten pro Leistungseinheit vor. Bei einem relativ geringen Kostenunterschied je hergestelltem Produkt, wie er im Beispiel zu erkennen ist (4,89 gegenüber 4,87 ) und deutlich unterschiedlichen Investitionssummen bzw. leistungsunabhängigen Kosten rückt die Frage in den Vordergrund, ab welcher Produktionsmenge der Investitionsvorteil bei einer bestimmten Maschine überhaupt zum Tragen kommt. Die kritische Menge im Vergleich der Anlagen I und III muss berechnet werden. In B28 kommt die Formel =(D14-B14)/(B24-D24) zur Anwendung. Im ersten Teil der Formel werden Fixkosten des Wirtschaftsguts III (D14) von denen des Wirtschaftsguts I abgezogen. Die Subtraktion der variablen Stückkosten der Maschine I von denen der Maschine III bildet den zweiten Teil der Berechnung. Dividiert man das Ergebnis der Fixkosten durch das der variablen Kosten, erhält man die kritische Menge. 316
Kostenvergleichsverfahren 11.1 Das Erreichen der kritischen Menge kann auch tabellarisch dargestellt werden (Abbildung 11.2). Dazu werden die variablen Stückkosten ($B$24) mit der zu produzierenden Menge in Zelle B33 multipliziert und die Fixkosten aus Zelle $B$14 addiert, so dass die Formel =$B$24*B33+$B$14 in Zelle C33 zustande kommt. Diese Berechnung wird in den Zellen darunter wiederholt und mit den Ausgangswerten von Wirtschaftsgut III ebenfalls durchgeführt. Abbildung 11.2 Berechnung der kritischen Menge bei zwei Investitionsalternativen Aus der Tabelle kann nun bequem ein Liniendiagramm erstellt werden, das die Kostenentwicklung in Abhängigkeit von der Produktionsmenge bei beiden Maschinen visualisiert (Abbildung 11.3). Abbildung 11.3 Kostenverlauf in Abhängigkeit von der Produktionsmenge Eine abschließende Bewertung des Kostenvergleichsverfahrens muss berücksichtigen, dass durch dieses Verfahren lediglich zwei Zustände verglichen werden und viele in der betrieblichen Praxis relevante Kriterien wie z. B. Kostenänderungen unberücksichtigt bleiben. Die Rentabilität der Investition, also die Frage, wie viel Rendite mit dem angelegten Kapital erzielt wurde, wird bei diesem Verfahren ebenfalls nicht betrachtet. 317
11 Investitionen bewerten 11.2 Gewinnvergleichsrechnung Die Gewinnvergleichsrechnung bezieht neben den bekannten Kosten die erwarteten Erlöse in die Analyse mit ein. Dadurch werden einerseits Informationen bezüglich des erwarteten Gewinns gegeben. Andererseits gibt das Verfahren eine Antwort auf die Frage, ob sich die Gewinnsituation nach der Investition im Vergleich zur Ausgangssituation verbessert oder verschlechtert hat. Auch die Gewinne von Investitionsalternativen können verglichen werden. Aus diesem Grunde eignet sich das Verfahren besonders für Investitionen, die eine starke Auswirkung auf die Gewinne besitzen. Dies sind zumeist Neu- oder Erweiterungsinvestitionen. Abbildung 11.4 Vergleich der Gewinne vor und nach der Investition Der abgebildete Ausschnitt (Abbildung 11.4) aus dem Tabellenblatt Gewinnvergleich zeigt die unterschiedlichen Gewinnerwartungen zweier Investitionsalternativen in Bezug auf die Gewinne vor der Investition. Die Kalkulation setzt keine speziellen mathematischen Funktionen voraus, sondern basiert auf einfachen Formeln. Neben den bereits beim Kostenvergleichsverfahren genannten Beschränkungen tritt beim Gewinnvergleich das Problem der nicht immer einfachen bzw. eindeutigen Zuordnung der erzielten Erlöse zu den entstandenen Kosten hinzu. Eine Aussage darüber, ob das Kapital im Hinblick auf seine Verzinsung nicht hätte besser angelegt werden können, erfolgt nicht. Die Methode an sich stellt wie wir im kommenden Abschnitt sehen werden jedoch einen vorbereitenden Schritt zur Durchführung eines Rentabilitätsvergleichs dar. 11.3 Rentabilitätsvergleich Um die Rentabilität einer Investition zu analysieren, benötigen Sie zwei Werte: den Gewinnzuwachs und das eingesetzte Kapital. Da der Rentabilitätsvergleich zur Gruppe der Einperiodenmodelle gehört, werden auch hier lediglich die Ergebnisse der Berechnung des ersten Jahres herangezogen. Das Verfahren dient in erster Linie zum Vergleich von Wirtschaftsgütern mit unterschiedlichen Funktionen und kommt in der Folge hauptsächlich bei Erweiterungsinvestitionen zum Einsatz. Abbildung 11.5 zeigt den Vergleich der Nettorendite zweier Wirtschaftsgüter, der durch die einfache Formel =B5/B4 in Zelle B6 berechnet wurde. 318
Amortisationsrechnung 11.4 Abbildung 11.5 Rentabilitätsvergleich Hinsichtlich der Bewertung des Verfahrens ist neben den bereits genannten Einschränkungen Folgendes zu bedenken: Bezieht sich ein Rentabilitätsvergleich auf zwei Wirtschaftsgüter mit unterschiedlicher Nutzungsdauer, so muss diese besonders berücksichtigt werden. Die Frage, ob das eingesetzte Kapital auch über die gesamte Nutzungsdauer des längerlebigen Wirtschaftsguts die gleiche Rentabilität des Kapitals erzielen kann, muss folglich beantwortet werden. 11.4 Amortisationsrechnung Ein weiteres Mal kommt der auf eine Periode beschränkte Kosten- oder Gewinnvergleich als Basis bei der Amortisationsrechnung zum Einsatz. Dabei steht die Beantwortung der Frage im Mittelpunkt, wie lange es dauert, das investierte Kapital über die erzielten Erlöse wieder zu erwirtschaften. Auch die Amortisationsrechnung geht davon aus, dass Kosten und Erträge über die Jahre hinweg gleich bleiben. Der Kapitaleinsatz kann bei Erweiterungsinvestitionen durch die angenommenen jährlichen Rückflüsse (Gewinne zuzüglich der Abschreibungen) dividiert werden. Die Rückflüsse bei Rationalisierungsinvestitionen ergeben sich aus der erzielten Kostenersparnis plus den Abschreibungen. In Abbildung 11.6 wird die Amortisationsrechnung als Durchschnittsrechnung gezeigt. Der Durchschnittswert der Rückflüsse wird durch den Anschaffungswert dividiert (=B5/B10). Abbildung 11.6 Amortisationsrechnung als Durchschnittsrechnung 319
11 Investitionen bewerten Eine detailliertere Betrachtung lässt die Kumulations- oder Totalrechnung zu. Bei dieser Vorgehensweise werden die Überschüsse über die Nutzungsjahre hinweg erfasst. Sie setzen sich aus dem Gewinn zuzüglich der jährlichen Abschreibungen zusammen. Da in den einzelnen Jahren verschiedene Überschüsse berücksichtigt werden können, wird eine tabellarische Übersicht aller Zahlungsflüsse erstellt (Abbildung 11.7). Wie bei der Durchschnittsrechnung ist die Investition für das Unternehmen günstiger, bei der das eingezahlte Kapital eher zurückgeflossen ist. Abbildung 11.7 Amortisationsrechnung als Kumulations- oder Totalrechnung Das Verfahren ist besonders zur Analyse des Investitionsrisikos interessant. Je weiter die Amortisation in der Zukunft liegt, desto größer ist das angenommene Risiko, da die Genauigkeit der Aussagen mit zunehmendem Zeithorizont sinkt. Wichtig ist bei der Bewertung der Methode auch, sie nicht irrtümlich für ein dynamisches Verfahren zu halten. Auch wenn mehrere Jahre analysiert werden, so werden zukünftige Ein- und Auszahlungen mit dem gleichen (Zins-)Wert betrachtet wie die heutigen. Eine Auf- bzw. Abzinsung findet nicht statt. Dies ist den dynamischen Methoden vorbehalten. 11.5 Kapitalwertmethode Um die Ungenauigkeiten der statischen Verfahren zu reduzieren, werden bei den dynamischen Verfahren zwei zusätzliche Aspekte in die Betrachtung einbezogen. Die angenommenen Durchschnittswerte werden durch die Berücksichtigung der konkreten Ein- und Auszahlungen während der gesamten Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts ersetzt. Außerdem kommt die Berechnung von Zinseszinsen zum Einsatz, da ein heute eingesetztes Kapital im Laufe der Jahre kontinuierlich an Wert verliert. Bei der Kapitalwertmethode kann diese Vorgehensweise exemplarisch veranschaulicht werden. Im Tabellenblatt Kapitalwert der Arbeitsmappe 11_investitionsrechnung_dynamisch.xls wird in Zelle E12 der Nettobarwert einer Investition im ersten Jahr nach der Anschaffung mit folgender Funktion berechnet: 320
Kapitalwertmethode 11.5 =NBW(ZINS;WERT1;[WERT2];[WERT3] ) In Zelle E12 wird nach diesem Grundmuster der Barwertfaktor im ersten Jahr nach der Investition ermittelt: =NBW(zinssatz;E11). Dabei wird angenommen, dass sich der Zinssatz in Zelle B7 findet, die den Bereichsnamen zinssatz hat. Um das Funktionsprinzip besser zu veranschaulichen, wurde zunächst der Abzinsungsfaktor berechnet, um ihn dann mit dem Wert der Einzahlung im ersten Jahr zu multiplizieren. Während die Investitionssumme dem Wert 1 oder hundert Prozent entspricht, ist eine Einzahlung im folgenden Jahr nur noch 0,939 oder 93,3 % wert. Entsprechend verringert sich der Einzahlungswert von 175.000. Abbildung 11.8 Berechnung des Kapitalwerts einer Investition Zur Fehlerunterdrückung wird die Barwertfunktion verschachtelt, so dass die Eingabe in Zelle E12 konkret diesen Aufbau besitzt: =WENN(D12>0;NBW(zinssatz;E11);) Nur in dem Fall, dass in D12 eine Einzahlung erfasst wird, erfolgt eine Berechnung des Nettobarwerts. Andernfalls unterbleibt die Kalkulation. Aus dem Wert der Einzahlung und dem Abzinsungsfaktur errechnet sich in Zelle E12 der aktuelle Barwert, der auf zwei Dezimalstellen gerundet wird: =RUNDEN(D12*E12;2). Wie bereits erwähnt, ist der hier gewählte Tabellenaufbau lediglich der Veranschaulichung des Abzinsungsfaktors geschuldet. Mit =NBW(zinssatz;D12) hätte der Barwert der Einzahlung auch direkt ausgegeben werden können. Die abgezinsten Einzahlungen aller Nutzungsjahre müssen jetzt noch summiert werden. Von der Summe wird der Investitionsbetrag abgezogen, um den Kapitalwert der Investition zu erhalten. Im vorliegenden Beispiel wird also mit der Investition ein Gewinn erzielt und zwar bezogen auf den Barwert des Kapitals. 321
11 Investitionen bewerten 11.6 Interner Zinssatz Bei der Methode des internen Zinssatzes wird der Kapitalwert auf null gesetzt. Anschließend wird die Gleichung nach dem internen Zinssatz aufgelöst. Es handelt sich um eine Gleichung n-ten Grades, die nur durch eine lineare Interpolation gelöst werden kann. Es werden folglich zwei Zinssätze zur Diskontierung eingesetzt und aus den Ergebnissen ein Näherungswert gebildet. Dies hört sich nicht sehr ermutigend und nach einer Menge Arbeit an. Da Excel eine finanzmathematische Funktion anbietet, ist der interne Zinssatz allerdings schneller berechnet, als man denkt: =IKV(WERTE;SCHÄTZWERT) Unter WERTE müssen sowohl die Auszahlung (Investitionsbetrag) als auch mindestens zwei Einzahlungen angegeben werden. SCHÄTZWERT ist der interne Zinssatz, den Sie als Lösung für realistisch halten. Excel versucht in 20 Iterationsschritten ein Ergebnis zu ermitteln, das bis auf eine Genauigkeit von 0,00001 % heranreicht. Wenn kein Schätzwert eingegeben wird was in den meisten Fällen empfehlenswert ist, wird der Wert 10 % angenommen. Die Funktion in Zelle D14 lautet: =IKV($C$10:C14). Um sie nach unten kopieren zu können, wurde der Bezug auf die Investitionssumme absolut gesetzt. Abbildung 11.9 Reinvestition Interner Zinsatz bei Annahme identischer Zinsätze für Finanzierung und Im siebten Jahr würde für das hier dargestellte Beispiel ein positiver interner Zinssatz entstehen. Die Investition ist nach dieser Methode sinnvoll, wenn der erzielte Zinssatz über dem Zinssatz des Kapitalmarkts liegt. 322
Annuitätenmethode 11.7 Wie sieht die Bewertung allerdings aus, wenn für Finanzierung und Reinvestition des Kapitals unterschiedliche Zinssätze angenommen werden? Die Antwort auf diese Frage gibt Ihnen eine weitere Funktion aus der Kategorie Finanzmathematik: =QIKV(WERTE;INVESTITION;REINVESTITION) Nachdem Sie die Investitionssumme und die Rückzahlungen unter WERTE erfasst haben, muss der Investitionszinssatz unter INVESTITION eingegeben werden. Den Zinssatz für eine Reinvestition des Kapitals schreiben Sie in den letzten Teil der Funktion. Unter der Annahme, dass die Zinssätze in Zellen stehen, die mit den Bereichsnamen finanzierung und reinvestition benannt wurden, entsteht folgende Funktion: =QIKV($C$27:C31;finanzierung;reinvestition). Abbildung 11.10 Interner Zinssatz unter Berücksichtigung unterschiedlicher Zinssätze für Finanzierung und Reinvestition 11.7 Annuitätenmethode Bei der Annuitätenmethode wird auf den bereits beschriebenen Kapitalwert zurückgegriffen. Er wird hier jedoch nicht als Gesamtbetrag am Ende der Nutzungsdauer gewertet. Vielmehr wird er unter Anwendung eines so genannten Wiedergewinnungsfaktors anteilig auf die Nutzungsdauer verteilt. Eine Übersicht über die verwendbaren Wiedergewinnungsfaktoren enthält das Tabellenblatt Annuitäten (Abbildung 11.11). Die Berechnung der Annuität setzt keinerlei Anwendung von spezialisierten finanzmathematischen Funktionen voraus. Alle Rechenschritte basieren auf den Grundrechenarten. Die Interpretation der Ergebnisse ist dann positiv, wenn die Annuität größer als null ist, also eine jährliche Entnahmemöglichkeit vorliegt. 323
11 Investitionen bewerten Abbildung 11.11 Annuität einer getätigten Investition 11.8 Nutzwertanalyse Die bislang betrachteten Kriterien für die Investitionsentscheidung waren rein monetärer Art. Doch jedes Investitionsgut verfügt auch über Eigenschaften, die sich nicht in Geld ausdrücken lassen. Um einen gemeinsamen Bewertungsmaßstab für monetäre und nicht-monetäre Kriterien anzuwenden, wird die Nutzwertanalyse eingesetzt. Bei ihr werden die kurzfristigen Kosten z. B. der Kaufpreis, Lizenzgebühren, Wartungskosten u. Ä. ebenso in die Entscheidung einbezogen wie etwa»weiche Faktoren«, z. B. der Service eines Anbieters oder die Kompatibilität des Produkts mit anderen Systemen im Unternehmen. Um dies zu erreichen, bedient sich die Nutzwertanalyse eines festen Schemas. Zuerst werden die Kriterien festgelegt, beispielsweise der Support eines Softwareanbieters. Die Kriterien werden gewichtet, wobei die Summe aller Gewichte den Wert 100 ergeben muss. Anschließend werden Ausprägungen der Supportqualität definiert (z. B. 24-Stunden-Service oder Reaktionszeit am gleichen Werktag oder Vor-Ort-Service innerhalb von 3 Werktagen). Jeder Ausprägung wird ein fester Punktwert zugeordnet. Anhand der vorliegenden Angebote werden nun für jedes Kriterium die Einzelpunkte berechnet (Gewichtung multipliziert mit Ausprägung). Aus den Einzelpunkten kann dann für jedes Angebot eine Gesamtpunktzahl ermittelt werden. Das Angebot mit der höchsten Punktzahl bietet den höchsten Nutzwert für das Unternehmen. 324
Nutzwertanalyse 11.8 Abbildung 11.12 Auszug aus einer Nutzwertanalyse In Excel besteht eine Nutzwertanalyse aus einer einfachen Tabelle (Abbildung 11.12). Die Berechnung der Einzelpunkte für jedes Kriterium wird durch die Verwendung einer Matrixfunktion wesentlich beschleunigt und vereinfacht (Arbeitsmappe 11_nutzwertanalyse.xls). Gehen Sie deshalb am besten so vor: Nachdem in Zelle B7 bis B12 die Gewichtung der Kriterien und in C7 bis C12 die Punkte für die Ausprägungen eingetragen wurden, markieren Sie die Zellen D7 bis D12. In die Editierzeile wird nun diese Formel geschrieben: Abbildung 11.13 Berechnung des Nutzwertes mit einer Matrix-Funktion Die Eingabe wird mit der für Matrixfunktionen üblichen Tastenkombination (Strg) + (ª) + ( ) abgeschlossen. Nun kann die Funktion in die Spalten kopiert werden, in der für weitere Angebote der Nutzwert berechnet werden soll. In der Beispieldatei sind das die Zellen F7 bis F12 und H7 bis H12. 325
Diagramme ermöglichen die anschauliche Darstellung komplexen Datenmaterials. Trotz einer umfangreichen Auswahl unterschiedlicher Diagrammtypen sind bei der grafischen Darstellung von Datenmaterial häufig zahlreiche Nachbearbeitungsschritte erforderlich. Wie Sie zielgerichtet aussagekräftige Diagramme erstellen können, zeigt dieses Kapitel. 14 Diagramme erstellen Es liegt in der Natur der Sache, dass man bei der Erprobung der Diagrammfunktion in Excel ins Uferlose abdriften kann. Einerseits gibt es eine große Auswahl an Diagrammtypen und -untertypen, andererseits kann man ein und denselben Datenbestand immer auf sehr unterschiedliche Art visualisieren. Außerdem kommt seien wir ehrlich die ganze Funktion der Diagramme auch dem natürlichen Spieltrieb entgegen, bei dem man mal die eine, dann wieder die andere Option einfach nur testen möchte. Um das Thema Diagramme komprimiert abzuarbeiten, werden in diesem Kapitel folgende Themen behandelt: Übersicht über die verschiedenen Diagrammtypen und ihre Anwendungsgebiete Vorgehensweise bei der nachträglichen Bearbeitung von Diagrammen Betrachtung von Spezialfällen wie Verbunddiagrammen, dynamischen Diagrammen etc. Erstellen von Diagrammvorlagen Verwendung von Pivot-Diagrammen 14.1 Diagramm auf Knopfdruck Die einzelnen Arbeitsschritte beim Erstellen eines Diagramms hängen zum erheblichen Teil vom Aufbau der Tabelle ab, die die darzustellenden Daten enthält. Ideal ist es, wenn die Tabellendaten in Form einer einfachen Liste vorliegen. Dies bedeutet, dass die Spaltenüberschriften unmittelbar über den Tabellenwerten stehen und die Zeilenbeschriftungen direkt in der Spalte links neben den Werten eingegeben wurden. Abbildung 14.1 zeigt eine solche Tabelle. 359
14 Diagramme erstellen Abbildung 14.1 Einfache Liste als Ausgangsmaterial eines Diagramms Der Vorteil einer solchen einfachen Liste besteht darin, dass Sie die Spaltenüberschriften, Zeilenbeschriftungen und Werte mit der Maus in einem Arbeitsgang markieren können, um dann das Diagramm zu erstellen. Wie bereits an einigen anderen Stellen in diesem Buch gezeigt wurde, kann im Anschluss an die Markierung der Daten mit (F11) ein Standarddiagramm erstellt werden. Dabei handelt es sich um ein Säulendiagramm, das in einem neuen Arbeitsblatt Ihrer Arbeitsmappe abgelegt wird. Wenn Sie im Tabellenblatt Daten der Arbeitsmappe 14_diagrammtypen.xls die Zellen von A4 bis G9 markieren und (F11) betätigen, erhalten Sie folgendes Diagramm (Abbildung 14.2): Abbildung 14.2 Basisbestandteile eines Säulendiagramms Jede Zeile entspricht einer Datenreihe und setzt sich aus einzelnen Werten zusammen, die im Diagramm als Datenpunkt angezeigt werden. Die Daten- 360
Step by step der Diagrammassistent 14.3 punkte sind im vorliegenden Fall als Säulen dargestellt. Die Höhe der Säulen wird gemäß den Werten, die sie darstellen, auf einer Größenachse abgetragen, während die zeitliche Dimension der Monate auf einer Rubrikenachse dargestellt wird. Zudem fügt Excel automatisch eine Legende hinzu. 14.2 Bearbeitung der Basisbestandteile des Diagramms Die im Diagramm vorkommenden Basisbestandteile sind ein Teil der Diagrammobjekte. Wie alle Objekte haben auch diese Eigenschaften, die verändert werden können und in der Praxis auch häufig angepasst werden müssen. Dazu gibt es drei verschiedene Vorgehensweisen. Die erste dieser Möglichkeiten besteht darin, dass Sie die Symbolleiste Diagramm einsetzen. Über Ansicht Symbolleisten Diagramm wird diese Symbolleiste aktiviert. Anschließend wählen Sie aus dem Listenfeld Diagrammobjekt ein Objekt aus, z. B. Reihe»Ananas«. Das ausgewählte Objekt kann dann über das Symbol Datenreihen formatieren gestaltet werden. Abbildung 14.3 Anpassen von Diagrammobjekten über die Symbolleiste Diagramm Die zweite Arbeitstechnik ist es, auf ein Diagrammobjekt beispielsweise die Datenreihe Ananas einen Doppelklick auszuführen, um seine Eigenschaften anzupassen. Und last but not least ist ein Klick mit der rechten Maustaste auch geeignet, um dann aus dem Kontextmenü die Option Datenreihen formatieren aufzurufen. Egal, welche der drei Verfahren Sie anwenden, das Ergebnis ist stets die Anzeige der Dialogbox Datenreihen formatieren. In ihr können nun in den einzelnen Registern umfangreiche Veränderungen am Erscheinungsbild des Diagrammobjekts vorgenommen werden. Da viele der Objekteigenschaften dieser unterschiedlichen Diagrammobjekte wie z. B. die Schriftarten-, -farben und -größen, die Muster und Rahmen sowie Ausrichtungen und Zahlenformate nicht anders zu handhaben sind, als bei der Formatierung von Tabellenzellen, werden wir uns nicht ausführlich mit deren Veränderbarkeit beschäftigen. Unsere Konzentration wird sich stattdessen auf die Besonderheiten der Diagrammgestaltung und einige spezielle Diagrammtypen richten. 14.3 Step by step der Diagrammassistent Neben den oben dargestellten Basiselementen kann jedes Diagramm unabhängig vom Diagrammtyp weitere Objekte enthalten. Außerdem muss man zur Kennt- 361
14 Diagramme erstellen nis nehmen, dass nicht in jedem Fall eine Idealtabelle in Form einer einfachen Liste zum Ausgangspunkt eines Diagramms gemacht werden kann. Und drittens gilt es häufig, nicht alle Daten, sondern nur ausgewählte Teile einer Datenreihe in die grafische Darstellung zu übernehmen. Diese Argumente führen zu dem Schluss, dass die Nutzung des Diagramm-Assistenten bei der Erstellung spezieller Diagramme eine nützliche Alternative zur Taste (F11) sein kann. Der Assistent, der sich in der Symbolleiste Standard befindet oder aber mit Einfügen Diagramm aus dem Hauptmenü gestartet werden kann, lässt zwei unterschiedliche Arbeitsweisen zu. Entweder, Sie markieren die betreffenden Daten zuerst und starten danach den Assistenten. Oder die Festlegung der Datenquelle erfolgt nachträglich durch den Assistenten. In unserem Beispiel sollen die Importe von Kaffee und Tee in einem Säulendiagramm dargestellt werden. Die Datenreihen und die Rubrikenachsenbeschriftung werden zu diesem Zweck vor dem Start des Diagramm-Assistenten markiert. Markieren Sie die Zellen A3 bis G3 (Rubrikenachsenbeschriftung) mit der linken Maustaste. Halten Sie die Taste (Strg) fest, und ziehen Sie anschließend den Mauszeiger über die Zellen A8 bis G9. Nachdem Sie die beiden nicht zusammenhängenden Bereiche ausgewählt haben, klicken Sie auf das Symbol Diagramm- Assistent. Die Einstellungen Diagrammtyp: Säule und den Unterdiagrammtyp: Gruppierte Säulen lassen Sie unverändert. Verlassen Sie den ersten Schritt des Assistenten, indem Sie auf Weiter klicken. In diesem zweiten Schritt des Assistenten werden Änderungen der Datenquelle vorgenommen. Wie eben erwähnt, kann der Assistent auch gestartet werden, wenn noch keine Daten im Tabellenblatt markiert wurden. Sollte dies geschehen sein, dann ist dieser Schritt geeignet, die fehlende Datenauswahl nachzuholen. Neben der Auswahl der Werte im Eingabefeld Datenbereich wird festgelegt, ob die Daten spalten- oder reihenweise im Diagramm umgesetzt werden sollen. Die wichtigsten Funktionen dieses zweiten Schritts des Assistenten befinden sich allerdings im Register Reihe. Deshalb sollten wir uns diesen Teil der Dialogbox in Ruhe ansehen. Bei fast allen Diagrammtypen, so auch beim Säulendiagramm, legen Sie in diesem Teil fest, welche Datenreihen ins Diagramm aufgenommen werden sollen; über die Schalter Hinzufügen bzw. Löschen lassen sich Datenreihen ergänzen bzw. überflüssige Datenreihen aus dem Diagramm entfernen, welche Bezeichnung einer Datenreihe in der Legende angezeigt wird; dazu können Sie in das Eingabefeld Name eine Bezeichnung eintippen oder eine 362
Step by step der Diagrammassistent 14.3 aus der Tabelle übernehmen, indem Sie mit der Maus auf die betreffende Zelle der Tabelle zeigen, welche Werte im Diagramm angezeigt werden sollen; auch hier kann der Zellbereich per Tastatur im Eingabefeld Werte erfasst werden sinnvoller ist es jedoch, den Bereich mit der Maus zu markieren, welche Informationen zur Beschriftung der Rubrikenachse eingesetzt werden sollen; die Informationen können ebenfalls getrennt durch jeweils ein Semikolon in das Feld Rubrikenachse geschrieben oder aber durch das Markieren der betreffenden Zellen im Tabellenblatt übernommen werden. Alle diese Möglichkeiten können Sie erproben, wenn Sie die Datenreihe Ananas zusätzlich in das Säulendiagramm einbinden. Klicken Sie also auf Hinzufügen und dann auf das Verkleinerungssymbol des Eingabefelds Name. Nun wechseln Sie in das Tabellenblatt Daten. Dort zeigen Sie mit der Maus auf Zelle A5. Durch einen weiteren Klick auf das Verkleinerungssymbol des Eingabefelds gelangen Sie zurück zur Dialogbox Datenquelle (Abbildung 14.4). Abbildung 14.4 Hinzufügen einer Datenreihe Es fehlen noch die Werte der Datenreihe. Um diese zu ergänzen, gehen Sie ähnlich vor wie beim Hinzufügen des Namens. Zeigen Sie mit der Maus auf den Bereich im Tabellenblatt Daten, in dem sich die benötigten Werte befinden. Da sich an den Einträgen in der Rubrikenachse nichts verändert hat, müssen Sie sich 363