Finanzmanagement / SAP Anlagenbuchhaltung in der FHB Aus- und Fortbildungszentrum 3124 SAP-Anlagenbuchhaltung (Kameralistik) 3134 SAP-Anlagenbuchhaltung (Doppik) Rechtsgrundlagen Organisation der Anlagenbuchhaltung Anlagenklassen Anlagenstammsätze Zugangs- und Abgangsbuchungen Stornierungen Gutschriften Anlagenberichte Abschreibungen Dozent: Freie Hansestadt Bremen
Finanzmanagement / SAP Anlagenbuchhaltung in der FHB Inhalt 1. Anlagenbuchhaltung in der Freien Hansestadt Bremen... 6 1.1. Aufgaben der Anlagenbuchhaltung... 6 1.2. Rechtsgrundlagen... 7 1.3. Steuerrechtliche und betriebswirtschaftliche Wertgrenzen... 9 1.4. Neuregelung in der FHB... 10 1.5. Kamerale Wertgrenzen... 11 1.6. Investitionsbegriffe... 13 1.7. Organisation der Anlagenbuchhaltung... 14 1.8. Lebenslauf und Geschäftsvorfälle von Anlagen... 18 1.9. Inventur der FHB... 20 1.10. Bilanzen der Freien Hansestadt Bremen... 22 1.11. Anlagearten und klassen... 24 1.12. Bewertungsbereiche... 28 1.13. Kontenfindung... 29 2. Bremer Kontenrahmen... 30 2.1. Aufbau des Bremer Kontenrahmens... 30 2.2. Anzeige des Kontenplans... 32 2.3. Anlagenverrechnungskonten bei öffentlichen Unternehmen... 34 3. Kamerale Anordnungen... 35 3.1. Auszahlungsanordnung erfassen... 35 3.2. Auszahlungsanordnung freigeben... 38 3.3. Anlagenverrechnungskonten im Kernhaushalt... 39 3.4. Aufwandskonten im IT-Controlling... 40 4. Umbuchungen auf Aufwandskonten durch die LHK... 41 5. Anlagenstammsätze... 42 5.1. Anlagenstammsatz anlegen... 42 5.2. Anlagen-Stammsatz ändern... 47 5.3. Anlagen-Stammsatz anzeigen... 49 5.4. Anlagenänderungen anzeigen... 50 5.5. Anlagen-Stammsatz sperren... 51 5.6. Anlagen-Stammsatz löschen... 52 5.7. Anzeige neu angelegter Anlagenstammsätze... 53 5.8. Feldbeschreibung Anlagenstammdaten... 54 6. Anlagenzugang... 58 6.1. Anlagenzugang durch Kauf integriert gegen Kreditor (Doppik)... 58 6.2. Anlagenzugang durch Kauf auf Verrechnungskonto (Doppik)... 62 6.3. Anlagenzugang durch Kauf auf Verrechnungskonto (Kameralistik)... 69 6.4. Feldbeschreibung Anlagenzugang... 72 Seite 2 von 236
Finanzmanagement / SAP Anlagenbuchhaltung in der FHB 6.5. Anlagenzugänge ohne Kauf... 73 6.6. Ausgleichsbuchungen durch die LHK... 75 6.7. Listen zu Anlagenzugängen... 79 7. Investitionszuschüsse und Drittmittel... 81 7.1. Anlagenzugänge mit Investitionszuschüssen... 81 7.2. Buchung von Drittmitteln... 84 8. Mehrere gleichartige Anlagen anlegen... 90 8.1. Anlagenstammsätze für mehrere gleichartige Anlagen... 90 8.2. Weitere Bearbeitung der Stammdaten... 93 8.3. Zugangsbuchungen für mehrere gleichartige Anlagen... 94 9. Anlagen mit Unternummern... 97 9.1. Anlagenstammsätze mit Unternummern anlegen... 97 9.2. Anlagenzugänge buchen... 100 10. Umbuchungen und Anlagentransfer... 103 10.1. Umbuchungen... 103 10.2. Anlagentransfer... 106 11. Anlagen im Bau... 107 11.1. Phasen von Anlagen im Bau... 107 11.2. Anzahlungen auf Anlagen im Bau (Doppik)... 108 11.3. Anlage im Bau ohne Einzelpostenverwaltung... 109 11.4. Aktivierung von Anlagen im Bau von normalem Anlagenstammsatz... 111 11.5. Aktivierung von Anlagen im Bau mit Einzelpostenverwaltung... 113 12. Gutschriften... 116 13. Anlagenabgang... 119 13.1. Anlagenabgang mit Erlös gegen Debitor (Doppik)... 120 13.2. Anlagenabgang mit Erlös ohne Debitor (Doppik)... 125 13.3. Anlagenabgang mit Erlös und Debitor (Kameralistik)... 127 13.4. Anlagenabgang ohne Verkaufserlös... 135 13.5. Listen zu Anlagenabgängen... 137 14. Offene Posten Liste zum Anlagenverrechnungskonto... 139 15. Belege bearbeiten... 140 15.1. Belege anzeigen... 140 15.2. Belege ändern... 141 16. Belege stornieren... 142 16.1. Normale Stornierungen... 142 16.2. Stornierung einer Gutschrift... 144 16.3. Stornieren einer AiB-Abrechnung... 145 Seite 3 von 236
Finanzmanagement / SAP Anlagenbuchhaltung in der FHB 17. Nachträgliche Wertveränderungen... 146 17.1. Nachträgliche Anschaffungskosten... 146 17.2. Zuschreibungen... 146 17.3. Manuelle Wertkorrektur... 147 17.4. Außerplanmäßige Abschreibung... 148 17.5. Rücklagenübertragung... 149 17.6. Nachaktivierung... 149 18. Abschreibungen... 150 18.1. Abschreibungsschlüssel... 150 18.2. Abschreibungsschlüssel der Kernverwaltung... 152 18.3. Abschreibungsarten... 153 18.4. Rechenmethoden... 154 18.5. Endwertbehandlung... 156 18.6. Bezugswerte... 156 18.7. Periodenmethoden... 157 18.8. Schrottwert... 157 18.9. Buchen der Abschreibungen... 158 18.10. Weitere Angaben zur Abschreibung... 165 18.11. Abschreibungskonten... 166 19. Asset-Explorer (Doppik)... 168 20. Jahreswechsel... 172 21. Bestandsbuchungen... 176 22. Abstimmkonten... 178 23. Jahresabschluss... 180 24. Überblick über abgeschlossene Jahre... 181 25. Jahresabschlussrechnungen... 182 25.1. Bilanzen... 182 25.2. Erfolgsrechnungen... 182 26. Anlagen-Berichte... 183 26.1. Inventurliste... 183 26.2. Anlagenbestandsliste... 185 26.3. Anlagengitter (Doppik)... 188 27. Jahresabschlussverfügung und Anlagenbuchhaltung... 190 28. Anlagen... 192 28.1. Zuordnungsrichtlinien zum Gruppierungsplan... 192 28.2. Anlagenverrechnungskonten der Dienststellen... 197 28.3. Buchungsschlüssel... 201 28.4. Bewegungsarten... 203 Seite 4 von 236
Finanzmanagement / SAP Anlagenbuchhaltung in der FHB 28.5. Mitteilung zur Umbuchung... 213 28.6. Formular Erfassungsbeleg Anlagenabgänge... 214 28.7. Kontenklassen des BKR... 215 28.8. Nutzungsdauern für die bremische Verwaltung... 218 29. Stichwortverzeichnis... 234 Creative Commons Licence Seite 5 von 236
Anlagenbuchhaltung in der Freien Hansestadt Bremen Aufgaben der Anlagenbuchhaltung 1. Anlagenbuchhaltung in der Freien Hansestadt Bremen 1.1. Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Innerhalb der Finanzbuchhaltung übernimmt die Anlagenbuchhaltung (FI-AA) die Aufgabe als ein weiteres Nebenbuch des Hauptbuches, alle Detailinformationen zu den Anlagen eines Unternehmens darzustellen. Über den gesamten Lebenslauf von Anlagen beginnend mit dem Zugang durch Kauf oder als Anlage im Bau bis hin zum Anlagenabgang und unter Berücksichtigung der erforderlichen Abschreibungen und der Berechnung von kalkulatorischen Zinsen gibt die Anlagenbuchhaltung die notwendigen Informationen. Eine Auswertung ermöglicht eine Abschreibungsvorschau und Simulation der Werteentwicklung im Anlagevermögen. Die SAP-Anlagenbuchhaltung bietet weiterhin spezielle Funktionen für geleaste Anlagen aus Sicht des Leasingnehmers und die einzelpostengenaue Verwaltung und Abrechnung von Anlagen im Bau. Infolge des integrierten SAP-Gesamtmodells können Daten der Materialwirtschaft direkt auf die Konten der Anlagenbuchhaltung kontiert werden. Abschreibungswerte und kalkulatorische Zinsen können direkt an die Finanzbuchhaltung und das Controlling weitergegeben werden. Seite 6 von 236
Anlagenbuchhaltung in der Freien Hansestadt Bremen Rechtsgrundlagen 1.2. Rechtsgrundlagen 1.2.1 Privatwirtschaft Für privatrechtliche Unternehmen und Kaufleute sind insbesondere die 238 278 HGB von entscheidender Wichtigkeit. Hier werden vor allem die Inventur-, Bewertungs- und Bilanzierungsgrundsätze vorgeschrieben. 1.2.2 Rechtliche Anforderungen der LHO Die Inventarisierung der Neuzugänge des beweglichen Anlagevermögens ist von allen Verwaltungseinheiten durchzuführen, die nach 73 Landeshaushaltsordnung (LHO) zum Führen eines Vermögensnachweises verpflichtet sind und Buchungen im SAP-Buchungskreis 1100 oder in einem kameral buchenden Sonderhaushalt vornehmen. In den Verwaltungsvorschriften (VV-LHO) zu dieser Bestimmung ist unter Punkt 3 aufgeführt, dass die Vermögensgegenstände von den für die Verwaltung zuständigen Dienststellen bestandsmäßig nachzuweisen sind 1. Die Inventarisierungspflicht bestand für die Dienststellen auch schon vor dem Aufbau einer Anlagenbuchhaltung mit SAP. VV-LHO zu 73 LHO: 3. Bewegliches Verwaltungsvermögen, Vorräte 3.1 Gegenstände des beweglichen Verwaltungsvermögens sind von den für die Verwaltung zuständigen Dienststellen bestands-, mengen- und wertmäßig in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen und dadurch nachzuweisen. Darüber hinaus ist in der Anlagenbuchhaltung für jeden Gegenstand einzeln eine Standortangabe zu hinterlegen. Bei Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 150,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) wird von einer Erfassung abgesehen. Bei Schenkungen ist der Gegenstand ab einem Zeitwert von über 150,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) mit dem Zeitwert zu erfassen. Auf die Handlungshilfe zur Anlagenbuchhaltung wird verwiesen. Die rechtliche Anforderung zu Inventarlisten und zur Anlagenbuchführung ergeben sich insbesondere aus dem 73 der LHO und den VV-LHO Nr. 13. Die LHO fordert in 73 einen Nachweis des Vermögens und der Schulden. Zum unbeweglichen Verwaltungsvermögen gehören insbesondere: - Grundstücke einschließlich Straßen und - Gebäude. Das bewegliche Verwaltungsvermögen wird gebildet aus: - Betriebs- und Werksanlagen, - Kraftfahrzeuge, - Maschinen, - Werkzeuge, - Einrichtungsgegenstände (z.b. Schreibtische, Schränke), - Bücher (gemäß Bücherverzeichnissen), - Sammlungen, etc. 1 Hinweis: Für Bücherverzeichnisse (siehe VV-LHO zu 73) und besonders verlustgefährdetem Inventar gelten Ausnahmen Seite 7 von 236
Anlagenbuchhaltung in der Freien Hansestadt Bremen Rechtsgrundlagen Es gelten hierfür die nachstehenden Hinweise: - Es sind alle abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter zu erfassen, die innerhalb eines Geschäftsjahres angeschafft oder hergestellt werden und nach den Vorschriften der VV- LHO in den Vermögensnachweis aufzunehmen sind. - Es sind auch immaterielle Wirtschaftsgüter zu erfassen; z.b. Software-Lizenzen. - Betriebsvorrichtungen, soweit sie einzeln nutzbar und nicht Bestandteil eines Gebäudes sind, sind zu erfassen. - Die Erfassung in SAP ist grundsätzlich je Anlagegut vorgesehen. - Anlagenabgänge z.b. durch Verkauf, Verlust oder Unfallschäden sind ebenfalls zu erfassen. Die mengen- und wertmäßige Abbildung des bremischen Anlagevermögens ist im Rahmen einer Anlagenbuchhaltung auszuweisen (Nr. 13 VV zu 73 LHO). Davon unabhängig sind besonders verlustgefährdete Gegenstände und Bücherverzeichnisse zu inventarisieren. Diese Verzeichnisse werden außerhalb von SAP geführt. Seite 8 von 236
Anlagenbuchhaltung in der Freien Hansestadt Bremen Steuerrechtliche und betriebswirtschaftliche Wertgrenzen 1.3. Steuerrechtliche und betriebswirtschaftliche Wertgrenzen Bremen hatte sich bis Ende 2014 an den steuerrechtlichen Wertgrenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) orientiert, wie sie ab 2008 für die private Wirtschaft gültig sind. Die folgenden Wertgrenzen galten für die Zeit vom 01.01.2009 bis zum 31.12.2014 auch für die Kernverwaltung auf Ebene der Sachkonten: bis 60 netto: allgemeiner Verwaltungsaufwand bis 150 netto sonstiger betrieblicher Aufwand über 150 netto: geringwertige Wirtschaftsgüter (brutto: 178,51 1.190,00 ) über 1.000 netto: Wirtschaftsgüter, die über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben sind. Wirtschaftsgüter, die über 150 netto kosten, aber nicht selbständig nutzbar sind, müssen als Zugangsbuchung zum zugehörigen Wirtschaftsgut oder eigenständig aktiviert werden. Es ist jede Anlage für sich zu bewerten. Werden mehrere Anlagen auf einmal gekauft und der Gesamtwert übersteigt netto 1.000, kann es sich trotzdem um GWG handeln. Beispielsweise werden 10 Netzwerkdrucker für 2.000 gekauft. Jeder Netzwerkdrucker kostet 200 und ist somit ein GWG. Bei Arbeitsplatzdruckern hingegen handelt es sich nicht um GWG, da sie nicht selbständig nutzbar sind. Anders ist es, wenn gesamte Einheiten erworben werden. Hier unterbleibt eine Einzelbewertung, da sie zumeist mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden ist. Es wird zum Beispiel ein PC für 1.010,- gekauft, der aus Rechner, Monitor, Festplatte, Scanner und Arbeitsplatzdrucker besteht. In diesem Fall wird die Anlage in ihrer Sachgesamtheit mit dem Endpreis in der Anlagenklasse Hardware erfasst. Für die gesamte Anlage wird somit auch nur eine Anlagennummer vergeben. Bei der Anschaffung von Anlagegütern steht immer die wirtschaftliche Einheit im Vordergrund der Bewertung. Der Begriff der wirtschaftlichen Einheit wird im Bewertungsgesetz (BewG) wie folgt bestimmt: 2 wirtschaftliche Einheit (1) Jede wirtschaftliche Einheit ist für sich zu bewerten. Ihr Wert ist im ganzen festzustellen. Was als wirtschaftliche Einheit zu gelten hat, ist nach den Anschauungen des Verkehrs zu entscheiden. Die örtliche Gewohnheit, die tatsächliche Übung, die Zweckbestimmung und die wirtschaftliche Zusammengehörigkeit der einzelnen Wirtschaftsgüter sind zu berücksichtigen. Eine wirtschaftliche Einheit entsteht, wenn mehrere Wirtschaftsgüter zu einem einheitlichen wirtschaftlichen Zweck zusammengefasst und ihm gewidmet werden. Sie kann weder durch nur vorübergehende Verbindung mehrerer Wirtschaftsgüter begründet, noch durch vorübergehende Trennung mehrerer zusammengehöriger Wirtschaftsgüter ausgelöst werden. Seite 9 von 236
Anlagenbuchhaltung in der Freien Hansestadt Bremen Neuregelung in der FHB 1.4. Neuregelung in der FHB Mit Datum vom 01.01.2015 werden die bremischen Vorschriften zur Erfassung des beweglichen Anlagevermögens an die die Vorgaben Standards staatlicher Doppik angepasst. Zukünftig erfolgt deshalb kein gesonderter Ausweis der sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter mehr. Abnutzbare bewegliche, einer selbständigen Nutzung fähige Vermögensgegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 410 Euro netto betragen, werden künftig im Haushaltsjahr des Zugangs sachgerecht auf einem entsprechenden Konto als betrieblicher Aufwand gebucht. Das bedeutet, dass zukünftig für GWG, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 150,01 und 410 Euro netto liegen, keine Bestandsverzeichnisse bzw. Inventurlisten mehr geführt werden müssen. Die Verwaltungsvorschriften zur LHO und zur Durchführung der Haushalte 2015 wurden an die neue Regelung angepasst. Seite 10 von 236