Finanzmanagement / SAP SAP Reporting (Doppik) Aus- und Fortbildungszentrum SAP-Reporting (Doppik) Beleganzeige Saldenlisten Einzelpostenlisten Datenselektion Bilanz und GuV Dozent: Torsten Hentrop 16.12.2014 Freie Hansestadt Bremen
Finanzmanagement / SAP SAP Reporting (Doppik) 16.12.2014 Inhalt 1. Bremer Kontenrahmen... 5 1.1. Aufbau des Bremer Kontenrahmens... 5 1.2. Anzeige des Kontenplans... 7 2. Die Belegarten... 8 3. Datenselektionen... 9 3.1. F4 - Suchhilfe... 9 3.2. Suchen... 10 3.3. Suchen in komplexen Verzeichnissen... 11 3.4. Persönliche Werteliste... 12 3.5. Mehrfachselektion... 14 3.6. Liste zusammenstellen über Mehrfachauswahl... 17 3.7. Mehrfachauswahl mit externen Dateien... 19 3.8. Freie Abgrenzungen... 21 4. Beleganzeige... 22 4.1. Einzelbeleganzeige... 22 4.2. Belegliste... 23 4.3. Layout der Belegliste ändern... 25 4.4. Layouts auswählen... 27 5. Anzeige von Belegänderungen... 28 5.1. Anzeige der Belegänderung... 28 5.2. Beleg-Änderungsanzeige - Infosystem... 30 6. Sachkonten... 32 6.1. Änderungsanzeige von Sachkonten-Stammdaten... 32 6.2. Löschen und Archivieren von Sachkonten... 33 6.3. Sachkonteneinzelpostenliste... 34 6.4. Sachkontensaldenliste... 37 7. Hauptbuch Infosystem... 40 7.1. Sachkontensalden... 40 7.2. Sachkontensalden in Hauswährung nach Klassifikationsmerkmal... 42 7.3. Bericht Gegenkonto... 45 7.4. Summen- und Saldenliste... 46 7.5. Strukturierte Saldenliste... 47 7.6. Hauptbuch Einzelposten... 49 7.7. Sachkontenauszüge... 51 7.8. Beleg-Journal... 53
Finanzmanagement / SAP SAP Reporting (Doppik) 7.9. Beleg-Kompakt-Journal... 54 7.10. Einzelposten-Journal... 56 7.11. Hauptbuch aus der Belegdatei... 58 7.12. Doppelt vergebene Rechnungsnummern... 61 7.13. Lücken in der Belegnummernvergabe... 63 7.14. Buchungssummen nach Belegart... 64 8. Umsatz- und Vorsteuer... 66 9. Kreditorenbuchhaltung... 69 9.1. Anzeigen von Kreditoren-Stammdaten... 69 9.2. Änderungsanzeige von Kreditorstammdaten... 74 9.3. Anzeige einer Kreditorenrechnung... 75 9.5. Anzahl von Kreditoren-Stammsätzen... 79 9.6. Kreditoren-Einzelposten-Listen... 80 9.7. Kreditoren-Saldenlisten... 83 9.8. OP-Fälligkeits-Vorschau Kreditoren... 86 9.9. Kreditorenbeurteilung mit OP-Rasterung... 88 9.10. Kreditoren-Umsätze... 90 9.11. Verkehrszahlen - Kontostand... 91 9.12. Verkehrszahlen Umsätze... 92 10. Debitorenbuchhaltung... 93 10.1. Anzeigen von Debitoren-Stammdaten... 93 10.2. Änderungsanzeige von Debitorstammdaten... 97 10.3. Anzeige einer Debitorenrechnung... 98 10.4. Anzahl von Debitoren-Stammsätzen... 103 10.5. Debitoren-Einzelposten-Listen... 104 10.6. Debitoren-Saldenlisten... 109 10.7. Kundenbeurteilung mit OP-Rasterung... 113 10.8. Debitoren-Umsätze... 116 10.9. Debitorenanalyse... 117 10.10. OP-Fälligkeitsanalyse... 118 10.11. OP-Fälligkeits-Vorschau Debitoren... 119 11. Reports verändern... 121 11.1. Sortieren und filtern... 121 11.2. Berechnungen in Reports... 124 11.3. Gestaltung der Reports ändern... 126 11.4. Layouts... 128 11.5. Varianten zu Berichten... 130 12. Export von Berichten... 134 16.12.2014 3 / 159
Finanzmanagement / SAP SAP Reporting (Doppik) 12.1. Liste nach Excel exportieren... 134 12.2. Liste nach Word übertragen... 136 12.3. Export in eine Datei... 137 13. Bilanzen und Erfolgsrechnungen... 139 13.1. Ist-Ist-Vergleich mit dem Vorjahr... 139 13.2. Bilanz / GuV... 140 13.3. Mehrjahresvergleiche... 146 14. Berichtswesen bzw. Reports... 147 14.1. Überblick über Berichte... 147 14.2. System-Berichtsauswahl... 149 14.3. Transaktion SA38... 151 14.4. Berichtsdokumentationen... 153 15. Recherche-Tools... 154 15.1. SAP-Recherche... 154 15.2. Report-Painter... 155 15.3. Report-Writer... 155 15.4. Query... 155 16. Anhang... 156 16.1. Kontenklassen des BremKR... 156 16.2. Stichwortverzeichnis... 158 Creative Commons Licence 16.12.2014 4 / 159
Bremer Kontenrahmen Aufbau des Bremer Kontenrahmens 1. Bremer Kontenrahmen 1.1. Aufbau des Bremer Kontenrahmens Für die Freie Hansestadt Bremen wurde der auf dem Industrie-Kontenrahmen (IKR) und dem hessischen Verwaltungskontenrahmen (VKR) basierende Bremische Kontenrahmen (BremKR) entwickelt. Sowohl die Anforderungen der bremischen Eigengesellschaften und betriebe, Sonderhaushalte als auch die der bremischen Verwaltung wurden bei der Entwicklung des BremKR berücksichtigt. Grundlage für die Finanzbuchhaltung der bremischen Verwaltung ist ein gemeinsam mit der Kosten- und Leistungsrechnung genutzter Kontenrahmen bzw. plan. Abweichend von den Ausführungen zum IKR werden die in der Finanzbuchhaltung erfassten Aufwendungen und Erträge gleichzeitig auf den Kostenarten der Kosten- und Leistungsrechnung mitgebucht und ausgewiesen die Notwendigkeit einer statistischen Umbuchung dieser Werte entfällt daher. Kontenklasse Bilanz GuV Bremischer Kontenrahmen Bezeichnung Klasse 0 AV Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen Klasse 1 AV Finanzkonten Klasse 2 UV Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzungen Klasse 3 EK Eigenkapital und Rückstellungen Klasse 4 FK Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzungen Klasse 5 Erträge Erträge Klasse 6 Aufwendungen Betriebliche Aufwendungen Klasse 7 Aufwendungen Weitere Aufwendungen Klasse 8 KLR Kosten- und Leistungsrechnung Klasse 9 Abschluss und kamerale Abgrenzungen Eine weitere Untergliederung des Kontenplans sieht beispielhaft wie folgt aus: Kontenklasse 6 Betriebliche Aufwendungen Kontengruppe 1 67 Aufwendungen für die Inanspruchnahme von Rechten und Diensten Kontenuntergruppe 670 Mieten, Pachten, Erbbauzinsen und Nebenkosten Sachkonto 67000000 Pachten und Erbbauzinsen (Grund und Boden) 1 siehe hierzu die Liste der Kontengruppen im Anhang 16.12.2014 5 / 159
Bremer Kontenrahmen Aufbau des Bremer Kontenrahmens Das nachfolgende Schaubild verdeutlicht den hierarchischen Aufbau. 16.12.2014 6 / 159
Bremer Kontenrahmen Anzeige des Kontenplans 1.2. Anzeige des Kontenplans Sie können ihren Kontenplan zur Anzeige bringen über: Rechnungswesen > Finanzwesen > Hauptbuch > Infosystem > Berichte zum Hauptbuch > Stammdaten > Kontenplan (S_ALR_87012326 Kontenplan) oder Infosysteme > Rechnungswesen > Finanzwesen > Hauptbuch > Infosystem > Kontenplan (F.10) (Alternativ über Transaktion SA38 mit Report RFSKPL00) Wählen Sie ihren Kontenplan aus (hier: BKR) Mit oder Funktionstaste F8 wird die Selektion ausgeführt und Sie erhalten die Anzeige ihres Kontenplans. Zum Suchen von Konten können Sie das Fernglas-Symbol verwenden. Platzhalter werden hierbei nicht unterstützt. 16.12.2014 7 / 159
Die Belegarten Anzeige des Kontenplans 2. Die Belegarten Die Belegart ist jeweils in den Kopfdaten eines Beleges angegeben. Die Belegarten differenzieren die verschiedenen Arten von Geschäftsvorfällen und dienen damit auch der Sortierung und Dokumentation. Die Belegart steuert und kontrolliert auch die Auswahl der für einen bestimmten Geschäftsfall möglichen Buchungsschlüssel und Konten. Die Belegnummern werden in Abhängigkeit von der Belegart zugeordnet, da jeder Belegart ein eigener Nummernkreis zugeordnet ist. Mit der Belegart wird auch die Frage beantwortet, ob die Belegnummer SAP-systemintern oder aber extern vergeben wird. Stammdaten einer Belegart Wie die Bildschirmdarstellung zeigt, gehört zu einer Belegart die Zuweisung eines Nummernkreises. Des Weiteren werden hier die erlaubten Kontoarten und Steuerungsinformationen angegeben. Mittels der Transaktion OBA7 kann eine Liste der Belegarten aufgerufen werden. Belegarten im SAP-Standard 16.12.2014 8 / 159
Datenselektionen F4 - Suchhilfe 3. Datenselektionen 3.1. F4 - Suchhilfe Bei vielen Eingabefeldern ist eine Suchhilfe hinterlegt. Sie können damit einen Eintrag in einer Auswahlliste auswählen bzw. Daten heraussuchen. Am rechten Rand eines Feldes mit Suchhilfe ist abgebildet. Sie haben zwei Möglichkeiten, sich die Suchhilfe anzeigen zu lassen: - Klicken Sie auf - Drücken Sie Je nach Datenfeld und nach Umfang der hinterlegten Auswahlmöglichkeiten reagiert die Suchhilfe unterschiedlich. Dies wird nachfolgend an verschiedenen Beispielen erläutert. 3.1.1 Suchen in einer einfachen Liste Wenn Sie beim Aufrufen des Anordnungsjournals im Feld "Belegart" die Suchhilfe aufrufen, erhalten Sie in Listenform eine Darstellung (s. Abbildung) aller vorhanden Belegarten. Im nebenstehenden Fenster ist an dem kleinen roten Dreieck in der Spaltenüberschrift "Art" erkennbar, dass nach dieser Spalte die Einträge aufsteigend sortiert sind. Sie können einen Eintrag aus der Liste auswählen durch: - Doppelklick auf einen Eintrag - Markieren des gewünschten Eintrags und Klick auf 3.1.2 Sortieren Die Sortierung bzw. Sortierreihenfolge beeinflussen Sie mit einem Klick in die Spaltenüberschrift. 16.12.2014 9 / 159
Datenselektionen Suchen 3.2. Suchen Mit Klick auf. können Sie gezielt nach einem Eintrag suchen. Sie können auch mit Platzhaltern arbeiten (siehe Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.). Klicken Sie dann auf. Es wird der erste passende Eintrag in der Liste markiert. Um festzustellen, ob noch weitere passende Listeneinträge vorhanden sind, klicken Sie auf. Zum Öffnen einer Suchmaske klicken Sie auf das kleine Dreieck. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein. Dabei können Sie auch Platzhalterzeichen verwenden (siehe SeiteFehler! Textmarke nicht definiert.) Nach Klick auf werden nur die Einträge gezeigt, die den Kriterien entsprechen. Beachten Sie dass eine "Maximale Trefferzahl" von 500 voreingestellt ist. Wenn die ausgewählte Datenmenge größer ist, verfeinern Sie Ihre Suchkriterien oder erhöhen Sie den Wert für die maximale Trefferzahl. 16.12.2014 10 / 159