Mitarbeiterbefragung in Hausarztpraxen

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Transkript:

Mitarbeiterbefragung in Hausarztpraxen A. Mühlbacher 1, M. Nübling 1, E. Unteregger 2, W. Niebling 4 Zusammenfassung Im Kontext der Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems für Haus- und Allgemeinarztpraxen, zeigt dieser Artikel, wie eine Mitarbeiterbefragung entwickelt und in einem Hausärztenetz durchgeführt wurde. Schlüsselwörter Integrierte Versorgung, Haus- und Allgemeinarztnetze, Qualitätsmanagement, EFQM, Mitarbeiterbefragung Summary In spite of the discussion about quality management in primary care, this article demonstrates how a employee satisfaction surveys was developed an shows the results after implementing this survey at a primary care network. Key words Health care delivery networks, networks of primary care physicians, quality management, EFQM, employee survey Einleitung Mitarbeiterbefragungen (MAB) gehören zu den bewährten Methoden einer erfolgreichen Personalführung und sind gerade im Zusammenhang mit Total Quality Management und dem EFQM-Modell unverzichtbar (, 11, 12). Sie dienen der Organisationsentwicklung in privatwirtschaftlichen Unternehmen ebenso wie im öffentlichen Bereich. Eine MAB kann sich an den folgenden Schwerpunkten orientieren (13): Arbeitszeitregelung Bezahlung Beziehung der Mitarbeitenden zu den Vorgesetzten Beziehung der Mitarbeitenden zu anderen Mitarbeitenden Aufstiegsmöglichkeiten Verantwortung Weiterbildung Organisation der Arbeit 1 Gesellschaft für Empirische Beratung mbh (GEB) 2,3 QP-Qualitätspraxen GmbH (siehe auch 11/3; Seite 5) 4 Lehrbereich Allgemeinmedizin an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg im Breisgau Durchführung der Mitarbeiterbefragung Von Juni bis August 3 wurde bei den QP-Qualitätspraxen eine MAB mithilfe einer schriftlichen Befragung durchgeführt. Die Teilnahme war für alle Mitarbeitenden in den Praxen freiwillig. Die Fragebögen wurden in den teilnehmenden Praxen an alle Mitarbeitenden verteilt und von diesen nach dem Ausfüllen anonym direkt an das Postfach des Auswertungsinstituts geschickt. Mit Rücksicht auf die Anonymität der befragten Mitarbeitenden musste auf persönliche Angaben (Alter, Geschlecht etc.) verzichtet werden. Aus demselben Grund konnte auch die Praxiszugehörigkeit nicht erfasst werden, da die meisten Praxen nur über wenige Beschäftigte verfügen. Damit entfallen die Analysen nach soziodemografischen Faktoren und die Vergleichsmöglichkeiten der angeschlossenen Hausarztpraxen untereinander. Inhalte des Mitarbeiterfragebogens Bei den Inhalten des Fragebogens wurde bewusst auf bereits vorliegende und validierte Instrumente zurückgegriffen. Neben den methodischen Vorteilen ist ein wichtiger Grund, dass schon bei einer ersten Durchführung der MAB externe Vergleichsdaten vorliegen. Die Erkenntnisqualität dieser Daten ist natürlich derjenigen von Längsschnittdaten in derselben Beschäftigtengruppe unterlegen, trotzdem lassen sich aus diesen externen Vergleichsdaten erste Anhaltspunkte für Stärken und Schwächen in der untersuchten Gruppe ableiten. Wichtigster Kernbereich des Fragebogens sind die drei Skalen zur psychischen Belastung im Beruf aus der Kurzversion des Copenhagen Psychosocial Questionnaire (COPSOQ) (8, 9). Die Kurzversion des COPSOQ beinhaltet Dr. rer. oec. Axel Mühlbacher Technische Universität Berlin, Fakultät Wirtschaft und Management, Fachgebiet Finanzwissenschaft und Gesundheitsökonomie, Straße des 17. Juni 135, 623 Berlin, Tel.: -31 42 41, E-mail: AxelMuehlbacher@finance.ww.tu-berlin.de Z. Allg. Med. 3; 79: 535 5. Hippokrates Verlag in MVS Medizinverlage Stuttgart GmbH & Co. KG, Stuttgart 3 535

In der wissenschaftlichen Forschung zu psychosozialen Belastungen bei der Arbeit werden in den letzten Jahren im Wesentlichen zwei Ansätze diskutiert: Das ursprünglich auf Karasek (7) beruhende demand-control-modell, das später zum demand-control-support-modell erweitert wurde (4) und das effort-reward-imbalance (ERI)-Modell (15, 16). Beide Modelle gehen davon aus, dass objektive Belastungen nicht unmittelbar zu subjektiv erfahrenen Beanspruchungen werden, sondern dass hier weitere Faktoren als Moderatoren relevant sind. Im ERI-Modell ist es das Zusammentreffen von hohen Belastungen mit niedrigen Belohnungschancen, das die Wahrscheinlichkeit negativer Folgen steigen lässt. Im erweiterten Modell von Karasek ist es die Kombination von hohen Belastungen (demands) bei gleichzeitig niedrigem Handlungsspielraum (control) und niedriger Unterstützung (support). In beiden Modellen wird davon ausgegangen, dass zusätzlich persönliche Faktoren eine wesentliche Rolle spielen. Die hier eingesetzte Kurzversion des dänischen COPSOQ basiert auf dem Modell von Karasek. Wie in Tabelle 1 dargelegt, ist die Kurzversion aus der umfangreicheren Forschungsversion entstanden, indem jeweils mehrere Einzelskalen aus der Langversion in eine Gesamtskala integriert wurden (9). In der folgenden Tabelle sind die Reliabilitätskoeffizienten (Cronbach s alpha) und die Anzahl der für die jeweilige Skala verwendeten Einzelfragen dokumentiert (Lange Version: (9), Kurzversion: persönliche Mitteilung von Tage Kristensen). Der Koeffizient Cronbach s alpha zeigt, inwiefern die einzelnen Aspekte einer Skala zueinander passen, d.h. als Teilbereiche eines übergeordneten Sammelbegriffs gelten können. Werte im Bereich von,7 bis,9 bescheinigen eine gute Skalenkonsistenz. Es wird deutlich, dass die Skalenreliabilitäten in dieser Studie (QP MAB 3) denen der dänischen COPSOQ Studie sehr nahe kommt. Eine flankierend durchgeführte Faktorenanalyse bestätigt die Eindimensionalität der Skalen. Die Subsumierung der 26 Items zu den genannneben anderen Themen drei zentrale Skalen zu den Bereichen Arbeitsanforderungen, Handlungsspielraum und Soziale Unterstützung am Arbeitsplatz. Der Fragebogen beruht auf der demand-control-support-theorie von Karasek und Johnson (s.u.), diese wurde in Kopenhagen entwickelt und wird mittlerweile in vielen europäischen Staaten eingesetzt. Zudem kamen die weit verbreiteten Itembatterien zu Arbeitsorientierungen und Arbeitsbewertungen aus dem ISSP 1997 (International Social Survey Programme: Work Orientations II (18) und aus dem ALLBUS (Allgemeine Bevölkerungsumfrage in den Sozialwissenschaften) (19) bzw. aus den Vorgängerversionen 198, 1982 und 1991 zum Einsatz. Hinzu kamen einige Fragen zur Gesamtzufriedenheit und die Fragen nach dem Dienstalter (bis 5 Jahre, über 5 Jahre), der Anzahl Mitarbeitende (1, 2 4, 5 und mehr) und der Anzahl Wochenstunden (unter 15, 15 34, 35 und mehr, Azubi/ Praktikant/-in). Am Ende des Bogens war neben der Abfrage der Ausfülldauer eine offene Frage für Kommentare und zusätzliche Vorschläge platziert. Zudem wurden einige QP Qualitätspraxen-spezifische Fragen aus der EFQM-Selbstbewertung (11, 12) und der Patientenbefragung integriert (14). Statistische Analysen Neben rein deskriptiven Verfahren (Häufigkeitsauszählung mit Verteilungskennwerten, Kreuztabellen) wurden die aus dem COPSOQ übernommenen Fragen auf ihre Faktorenstruktur und die interne Konsistenz der resultierenden Skalen überprüft. Hierzu kamen die explorative Faktorenanalyse (Hauptkomponentenanalyse mit Varimax-Rotation) und die Reliabilitätsanalyse zum Einsatz. Alle Analysen wurden mit dem Statistikprogramm SPSS durchgeführt. Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung Fast alle Mitarbeitenden in den teilnehmenden Praxen füllten den ausgeteilten Bogen aus. Der Rücklauf betrug n = 155 Bögen von ca. 1 ausgeteilten Bögen in 45 teilnehmenden Praxen. Der Fragebogen war bewusst als Kurzinstrument konzipiert worden, was in der kurzen Beantwortungszeit zum Ausdruck kommt: 39% der Befragten brauchten unter Minuten, weitere 53% Minuten zum Ausfüllen des Bogens. Hinsichtlich des Dienstalters verbrachten % der Befragten schon 5 und mehr Jahre im aktuellen Beruf, % bis zu 5 Jahre. Die meisten Mitarbeitenden (66%) arbeiten in Praxen mit 2 4 Mitarbeitern (inklusive dem/der Befragten, aber ohne den Inhaber oder die Inhaberin), ein Drittel in Praxen mit 5 und mehr Beschäftigten und 1% sind alleinige Angestellte. Zu berücksichtigen ist hierbei, dass ein großer Anteil der Befragten nicht Vollzeit berufstätig ist: nur 36% arbeiten 35 und mehr Wochenstunden, 32% sind mit 15 34 Wochenstunden teilzeitbeschäftigt, 19% mit unter 15 Wochenstunden stundenweise tätig und 13% der Befragten sind Auszubildende oder Praktikanten/-innen. Psychosoziale Belastungen bei der Arbeit 536 Z. Allg. Med. 3; 79: 535 5. Hippokrates Verlag in MVS Medizinverlage Stuttgart GmbH & Co. KG, Stuttgart 3

Tabelle 1.: Interne Konsistenz der Skalen zu psychosozialen Belastungen bei der Arbeit, Anzahl Aspekte pro Skala und Cronbach s alpha. (COPSOQ: N = 1858; QP MAB: N = 155) Skala COPSOQ: Lange Version COPSOQ: Kurzversion QP MAB 3 Anzahl items Anzahl items Anzahl items (Cronbach s alpha) (Cronbach s alpha) (Cronbach s alpha) Anforderungen (demands) quantitative Anforderungen 7 (.8) 3 3 emotionale Anforderungen 3 (.87) 2 2 Anforderungen, Gefühle zu verbergen 2 (.59) 1 1 sensorische Anforderungen 5 (.) kognitive Anforderungen 8 (.86) total Anforderungen 6 (.68) 6 (.69) Handlungsspielraum (control) Einfluss bei der Arbeit (.83) 3 3 Entwicklungsmöglichkeiten 7 (.82) 2 2 Freiheitsgrade bei der Arbeit 4 (.68) 1 1 Sinn der Arbeit 3 (.77) 2 2 Bindung an Arbeitsplatz 4 (.74) 2 2 total Handlungsspielraum (.78) (.72) Unterstützung (support) soziale Unterstützung 4 (.74) 2 2 soziale Beziehungen 2 (.65) Rollenklarheit 4 (.77) Rollenkonflikte 4 (.72) Vorhersehbarkeit 2 (.78) 2 2 Feedback 2 (.64) 2 2 Zusammengehörigkeitsgefühl 3 (.8) 2 2 Führungsqualität 8 (.93) 2 2 total Unterstützung (.81) (.84) Wie in Abb. 1 dargestellt, wurde bei den Anforderungen mit 69 von Punkten der höchste Wert für die Frage»Müssen Sie sehr schnell arbeiten«erreicht. Relativ hohe Werte werden auch für die emotionale Anforderungen und die Anforderung»Gefühle zu verbergen«gemessen. Der Vergleich mit den Daten der dänischen COPSOQ-Studie zeigt, dass die Anforderungen in diesen drei Bereichen im untersuchten Kollektiv deutlich erhöht sind. Im Vergleich zu den Daten der COPSOQ-Studie kommt es dagegen in den Haus- und Allgemeinarztpraxen relativ seltener vor, dass Arbeit ungleich verteilt ist. Bei der Interpretation der Aspekte zum Handlungsspielraum stehen hohe Werte für einen hohen Handlungsspielraum. In absoluten Werten gesehen bewerten die Mitarbeitenden die Teilbereiche Sinn der Arbeit und Zugehörigkeit (Abb. 2b) deutlich positiver als die Unterten drei Skalen wird somit durch die Analysen gestützt; die Gütekriterien der Skalen sind in der QP-MAB ähnlich wie in der dänischen Bevölkerungsstudie. Bei der erstmaligen Durchführung einer Befragung in einem Kollektiv ist der Mangel an Fixpunkten, an denen die gemessenen Werte beurteilt werden können, problematisch. Die besten diesbezüglichen Referenzwerte wären Längsschnittdaten, die durch die Wiederholung der Befragung gewonnen werden und es erlauben, zeitliche Veränderungen aufzuzeigen (s.u.). Das ist aber erst bei Folgebefragungen möglich. Aber auch Einfachmessungen in Querschnittstudien können Defizite aufzeigen. Handlungsprioritäten müssen dann aber durch die Akteure selbst aus den Daten abgeleitet werden. Als Hilfestellung dienen dabei externe Vergleichsdaten, obwohl die Vergleichbarkeit dieser Daten zum Teil kritisch bewertet werden muss. Im Folgenden werden die Ergebnisse der QP-Qualitätspraxen GmbH denjenigen der dänischen COPSOQ Studie gegenübergestellt. Dabei gilt es zu vergegenwärtigen, dass die dänische Stichprobe einen repräsentativen Bevölkerungsquerschnitt abbildet, während die hier vorgestellten Ergebnisse nur eine Berufsgruppe repräsentieren. Alle 26 Einzelfragen auf den 3 Skalen wurden anhand einer 5-stufigen Antwortskala abgefragt, deren Werte auf einen Wertebereich von umgerechnet wurden. Der Wert steht dabei immer für die maximale Zustimmung für die maximale Ablehnung. Arbeitsanforderungen an die Mitarbeitenden Z. Allg. Med. 3; 79: 535 5. Hippokrates Verlag in MVS Medizinverlage Stuttgart GmbH & Co. KG, Stuttgart 3 537

MAB OP 3 COPSO Q DK 88 MAB OP 3 COPSO Q DK 8 8 75 82 81 62 69 56 52 41 34 39 51 38 45 34 65 53 61 1. schnell arbeiten 2. Arbeit ungleich verteilt 3. nicht genügend Zeit 4. emotional belastend 5. emotional eingebunden 6. Gefühle verbergen 6. Freiheit Pause selbst bestimmen 7. Sinn: Arbeit sinnvoll 8. Sinn: Gefühl 9. Zugehörigkeit. Zug wichtiger Arbeit stolz auf Pause Arbeitsstelle große Bedeutung Abbildung 1: Anforderungen (demands) Abbildung 2b: Handlungsspielraum (control): Freiheitsgrade, Sinn der Arbeit, Zugehörigkeit B3: Möglichkeiten; Einzelaspekte (1): Einfluss, Entwicklung MAB OP 3 COPSO Q DK Soziale Unterstützung der Mitarbeitenden 8 53 66 1. Einfluss auf Arbeit 49 2. Einfluss auf Arbeitsmenge 3. Einfluss auf Art Arbeit 64 68 67 4. Entwicklung: Initiative ergreifen 62 69 5. Entwicklung: Neues lernen Bei den Einzelaspekten zur sozialen Unterstützung zeigt sich wieder ein differenziertes Bild: 8 73 55 78 62 MAB OP 3 COPSO Q DK 72 66 52 Abbildung 2a: Handlungsspielraum der Mitarbeitenden (control): Einfluss auf Entwicklung bereiche Freiheit (Abb. 2b) und Entwicklung (Abb. 2a). Ganz am Ende rangieren die drei Aspekte zu den eigenen Einflussmöglichkeiten (Abb. 2a). Stellt man die dänischen Daten gegenüber, so zeigt sich, dass die absolut niedrigen Werte für die Einflussmöglichkeiten auch in diesem Vergleich als unterdurchschnittlich resultieren. Die Werte für die Bereiche Entwicklung und Freiheit liegen in beiden Stichproben etwa gleich hoch, während die QP-Werte für Sinn der Arbeit und vor allem für Zugehörigkeit deutlich über den COP- SOQ-Vergleichswerten liegen. Vor allem sticht hier der Aspekt»stolz auf die Zugehörigkeit zur Praxis«zu sein, heraus. 1. Vorhersehbarkeit: rechtzeitig informiert 2. Vorhersehbarkeit: Erhalt Infos 3. Führung: Arbeitsplanung Vorgesetzter 4. Führung: Konfliktlösung Vorgesetzter Abbildung 3a: Soziale Unterstützung (support): Vorhersehbarkeit, Führung Die höchsten Werte erzielen die Aspekte der Teilskala Gemeinschaftsgefühl (Abb. 3b). Danach rangiert soziale Unterstützung (v.a. von Kollegen/innen, Abb. 3b) vor der Vorhersehbarkeit und Führung (Abb. 3a). Die niedrigste Bewertung erhielten die Werte des Teilkriteriums Feedback der Vorgesetzten (Abb. 3b). 538 Z. Allg. Med. 3; 79: 535 5. Hippokrates Verlag in MVS Medizinverlage Stuttgart GmbH & Co. KG, Stuttgart 3

8 86 63 5. Soz. Unterstützung: Hilfe von Kollegen 75 58 6. Soz. Unterstützung: Hilfe von Vorgesetzten Im Vergleich zu den dänischen Daten liegen die Befragten insgesamt deutlich höher in Ihrer Bewertung aller Teilkriterien der sozialen Unterstützung. Dabei bewerten die Mitarbeitenden der Haus- und Allgemeinarztpraxen besonders die Unterstützung und Hilfe durch Kollegen im Vergleich sehr positiv. Diskussion und Schlussfolgerung 36 7. Feedback: Arbeitsqualität mit VG besprechen 8. Feedback: Arbeitsqualität mit Kollegen besprechen 9. Zus.geh.: Zusammenarbeit zw. Kollegen. Zus.geh.: Teil einer Gemeinschaft Die wichtigste praktische Frage bei Mitarbeiterbefragungen ist die, nach der Interpretation der Daten und nach den daraus abzuleitenden Verbesserungsmaßnahmen. Zur Priorisierung von Maßnahmen bieten sich verschiedene Orientierungspunkte an: Die absolute Höhe der gemessenen Werte: So könnten z.b. Belastungswerte oberhalb von Punkten als verbesserungswürdig definiert werden (z.b. 69 Punkte für»schnell arbeiten«). Der Anspruch bzw. das eigene Leitbild. Im Vergleich der gemessenen Werte mit dem eigenen Anspruch oder Leitbild, könnten auch absolut»bessere«werte kritischer bewertet werden als rein numerisch»schlechtere«werte (z.b. könnte die Organisation QP definieren, dass die 69 Punkte für»schnell arbeiten«nicht so schwer wiegen wie die 45 Punkte für»gefühle verbergen«). Eine Kosten-Nutzen Abwägung potentieller Maßnahmen: Hier werden diejenigen Maßnahmen priorisiert, bei denen mit relativ geringem Aufwand ein relativ großer Effekt zu erwarten ist. Z.B. ist es sicherlich einfacher, durch regelmäßige Besprechungen den Aspekt»Arbeitsqualität mit dem Praxisinhaber be- 57 MAB OP 3 COPSO Q DK Abbildung 3b: Soziale Unterstützung (support): Unterstützung, Feedback, Gemeinschaftsgefühl 86 75 88 82 sprechen«zu verbessern, als die Arbeitsbelastungen durch eine umfassende Umorganisation der Praxenabläufe zu verringern. Der Vergleich mit externen Daten: Der Vergleich mit externen Daten bietet die Möglichkeit, die Bewertungen in der eigenen Organisation an denjenigen anderer Organisationen zu messen. Solche Vergleiche sind um so aussagekräftiger, je ähnlicher sich die Kollektive sind. Gemäß dieser Definition müssen die gezeigten Vergleiche mit der dänischen COPSOQ-Bevölkerungsstichprobe wie geschehen sehr vorsichtig durchgeführt werden. Besser wären Vergleichsdaten aus anderen Hausarztpraxen oder -netzwerken, die in Kürze vorliegen werden. Längsschnittliche Vergleiche: Der längsschnittliche Vergleich bietet die höchste Datenqualität. Hier werden die Ergebnisse derselben Organisation (QP) über zwei oder mehr Erhebungszeitpunkte verglichen. Damit lässt sich die Dynamik von Entwicklungen aufzeigen und interpretieren. Zudem kann evaluiert werden, ob Maßnahmen, die nach der ersten Befragungsrunde eingeleitet wurden, messbare Effekte in späteren Befragungen zeigen. Dieser Goldstandard der Vergleichsmöglichkeiten wird ab der zweiten Befragungsgrunde gegeben sein. Die QP Qualitätspraxen werden die vorliegenden Ergebnisse aufarbeiten und anhand der genannten Orientierungspunkte 1. 4. Handlungsprioritäten ableiten und diese in Verbesserungsmaßnahmen umsetzen. In der zweiten Befragungsrunde, die in 1 2 Jahren stattfinden wird, können die implementierten Maßnahmen dann im Längsschnitt evaluiert werden. Literatur 1. Borg I: Führungsinstrument Mitarbeiterbefragung. Göttingen: Verlag für Angewandte Psychologie. 2. Brüggemann M, Hunecke R, Mütze S: Arbeitsmotivation als Qualitätsfaktor. QZ 1999; 44: 1274 1278. 3. European Foundation for Quality Management: Das EFQM-Modell für Excellence. Brüssel 1999. 4. Johnson JV: Control, collectivity and the psychosocial work environment. In: Sauter SL, Hurrell Jr JJ, Cooper CL (Eds) Job control and worker health. Chichester: Jon Wiley & Sons 1989: 55 74. 5. Kamiske GF: Der Weg zur Spitze Business Excellence durch Total Quality Management. München: Hanser. 6. Kaplan RS, Norton DP: The balanced scorecard: Translating strategy into action. Boston: Harvard Business School Press. 7. Karasek R: Job demands, job decision latitude and mental strain: Implications for job redesign. Admin. Science Quarterly 1979; 24: 285 8. 8. Kristensen TS, Borg V: AMI s psyckosociale spørgeskema (Handbuch zur CD zur Anwendung des dänischen COPSOQ). Kopenhagen. 9. Kristensen TS, Borg V, Hannerz H: Socioeconomic status and psychosocial work environment. Results from a national Danish study. Scand J Public Health 2; : 41 48. Z. Allg. Med. 3; 79: 535 5. Hippokrates Verlag in MVS Medizinverlage Stuttgart GmbH & Co. KG, Stuttgart 3 539

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