Termine Februar 2015 Bitte beachten Sie die folgenden Termine, zu denen die Steuern fällig werden: Steuerart Fälligkeit Ende der Schonfrist bei Zahlung durch Überweisung 1 Scheck 2 Lohnsteuer, Kirchensteuer, 10.2.2015 13.2.2015 6.2.2015 Solidaritätszuschlag 3 Kapitalertragsteuer, Solidaritätszuschlag Ab dem 1.1.2005 sind die Kapitalertragsteuer sowie der darauf entfallende Solidaritätszuschlag zeitgleich mit einer erfolgten Gewinnausschüttung an den Anteilseigner an das zuständige Finanzamt abzuführen. Umsatzsteuer 4 10.2.2015 13.2.2015 6.2.2015 Umsatzsteuer- 10.2.2015 13.2.2015 6.2.2015 Sondervorauszahlung 5 Gewerbesteuer 16.2.2015 19.2.2015 13.2.2015 Grundsteuer 16.2.2015 19.2.2015 13.2.2015 Sozialversicherung 6 25.2.2015 entfällt entfällt Termine März 2015 Bitte beachten Sie die folgenden Termine, zu denen die Steuern fällig werden: Steuerart Fälligkeit Ende der Schonfrist bei Zahlung durch Überweisung 1 Scheck 2 Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag 3 10.3.2015 13.3.2015 6.3.2015 Kapitalertragsteuer, Solidaritätszuschlag Einkommensteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag Ab dem 1.1.2005 sind die Kapitalertragsteuer sowie der darauf entfallende Solidaritätszuschlag zeitgleich mit einer Gewinnausschüttung an den Anteilseigner an das zuständige Finanzamt abzuführen. 10.3.2015 13.3.2015 6.3.2015 10.3.2015 13.3.2015 6.3.2015 Umsatzsteuer 4 10.3.2015 13.3.2015 6.3.2015 Sozialversicherung 5 27.3.2015 entfällt entfällt 1 Umsatzsteuervoranmeldungen und Lohnsteueranmeldungen müssen grundsätzlich bis zum 10. des dem Anmeldungszeitraum folgenden Monats (auf elektronischem Weg) abgegeben werden. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, ist der nächste Werktag der Stichtag. Bei einer Säumnis der Zahlung bis zu drei Tagen werden keine Säumniszuschläge erhoben. Eine Überweisung muss so frühzeitig erfolgen, dass die Wertstellung auf dem Konto des Finanzamts am Tag der Fälligkeit erfolgt. 2 Bei Zahlung durch Scheck ist zu beachten, dass die Zahlung erst drei Tage nach Eingang des Schecks beim Finanzamt als erfolgt gilt. Es sollte stattdessen eine Einzugsermächtigung erteilt werden. 3 Für den abgelaufenen Monat. Februar 2015 Termine Februar 2015 1 Termine März 2015 1 Änderungen durch das Jahressteuergesetz 2015 2 Grundsteuer verfassungswidrig? 2 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff 3 Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 2015 3 Lohnsteuerbescheinigungen 2014 4 Jahresmeldung ist früher anzugeben 4 Abzug von Beiträgen zu einer Rürup-Rente eines Alleingesellschafter-Geschäftsführers 5 Nutzung des betrieblichen Pkw durch den Ehepartner 5 Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen 5 4 5 6 Für den abgelaufenen Monat; bei Dauerfristverlängerung für den vorletzten Monat; bei Vierteljahreszahlern mit Dauerfristverlängerung für das vorangegangene Kalendervierteljahr. Vgl. Information Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuer-Vorauszahlungen. Die Fälligkeitsregelungen der Sozialversicherungsbeiträge sind einheitlich auf den drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats vorgezogen worden. Um Säumniszuschläge zu vermeiden, empfiehlt sich das Lastschriftverfahren. Bei allen Krankenkassen gilt ein einheitlicher Abgabetermin für die Beitragsnachweise. Diese müssen dann bis spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit (d. h. am 23.2.2015 bzw. 25.03.2015) an die jeweilige Einzugsstelle übermittelt werden. Regionale Besonderheiten bzgl. der Fälligkeiten sind ggf. zu beachten. Wird die Lohnbuchführung durch extern Beauftragte erledigt, sollten die Lohn- und Gehaltsdaten etwa 10 Tage vor dem Fälligkeitstermin an den Beauftragten übermittelt werden. Dies gilt insbesondere, wenn die Fälligkeit auf einen Montag oder auf einen Tag nach Feiertagen fällt. 1
Änderungen durch das Jahressteuergesetz 2015 Mit Wirkung ab 1. Januar 2015 gelten insbesondere folgende steuerliche Änderungen (Gesetz zur Anpassung der AO an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften): Aufwendungen im Zusammenhang mit einer Berufsausbildung können regelmäßig nur dann unbeschränkt als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn es sich nicht um eine erstmalige Berufsausbildung bzw. ein Erststudium handelt. Der Begriff der Erstausbildung ist jetzt gesetzlich neu definiert worden. Danach liegt in der Regel eine Erstausbildung vor, wenn eine geordnete Ausbildung mit einer Mindestdauer von 12 Monaten bei vollzeitiger Ausbildung und einer Abschlussprüfung durchgeführt wird ( 9 Abs. 6 EStG). Wie bisher unterliegt eine Berufsausbildung oder ein Studium im Rahmen eines Dienstverhältnisses nicht der Abzugsbeschränkung. Die Besteuerung von Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen wird neu geregelt: Die Freigrenze von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer wird in einen Freibetrag umgewandelt. Das bedeutet, dass bei Überschreiten des Grenzbetrags nicht der volle Betrag, sondern lediglich der übersteigende Teil der Zuwendung lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Entgegen der neueren BFH-Rechtsprechung sollen (weiterhin) sämtliche, d. h. auch die nicht individuell zurechenbaren Aufwendungen einbezogen werden; auch Kosten, die auf teilnehmende Angehörige (z. B. Ehepartner) entfallen, sollen wie bisher ebenfalls dem Arbeitnehmer zugerechnet werden ( 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Der Förderhöchstbetrag für Altersvorsorgebeiträge, wie z. B. Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, zur privaten Basisrente-Alter (sog. Rürup-Rente) und zu Versorgungseinrichtungen bisher 20.000 Euro bzw. 40.000 Euro bei Ehepartnern wird dynamisiert und an den Höchstbeitrag zur knappschaftlichen Rentenversicherung gekoppelt. Für 2015 ergibt sich somit ein Förderhöchstbetrag von 22.172 Euro bzw. 44.344 Euro (Ehepartner); der jährlich steigende Prozentsatz (für 2015: 80 %) für die Berücksichtigung der Altersvorsorgebeiträge bleibt erhalten. Wird im Rahmen einer Betriebsaufspaltung z. B. ein Grundstück dem Betriebsunternehmen bzw. der Kapitalgesellschaft (teilweise) unentgeltlich überlassen, sieht jetzt eine gesetzliche Regelung vor, dass die entsprechenden Betriebsausgaben (laufende Grundstückskosten, Abschreibungen, Erhaltungsaufwendungen) beim Besitzunternehmen grundsätzlich dem Teilabzugsverbot unterliegen und somit lediglich zu 60 % als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können ( 3c Abs. 2 Satz 6 EStG). Bereits seit dem 1. 10. 2014 soll bei Lieferung von bestimmten edlen und unedlen Metallen nicht mehr der Leistende einer solchen Lieferung Schuldner der Umsatzsteuer sein, sondern deren Leistungsempfänger, sofern er selbst Unternehmer ist. Der Gesetzgeber hat nunmehr die Liste der Metalle für die das Reverse Charge Verfahren gelten soll, überarbeitet. So wurden beispielsweise Gold und Selen ebenso aus der Liste gestrichen wie bestimmte bislang aufgeführte Bearbeitungsformen (z. B. Stangen, Folien, Bleche oder Bänder). Des Weiteren wurde eine Bagatellgrenze von 5.000 Euro pro wirtschaftlichen Vorgang eingeführt. Die Neuerungen gelten ab dem 1. 1.2015. Eine Übergangsfrist der Finanzverwaltung ermöglicht zudem, dass die Vertragsparteien bei Umsätzen nach dem 30. 9. 2014 und vor dem 30. 6. 2015 noch einvernehmlich von der Steuerschuldnerschaft des leistenden Unternehmers ausgehen können. Grundsteuer verfassungswidrig? Die Grundsteuer wird in einem mehrstufigen Verfahren ermittelt. Ausgehend vom Einheitswert, der den tatsächlichen Wert des Grundstücks widerspiegeln soll, berechnen die Finanzämter in Abhängigkeit von der Grundstücksart einen Steuermessbetrag. Anschließend wird dieser mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde multipliziert und so die Grundsteuer festgesetzt. Die Einheitswerte von Grundstücken basieren in den alten Bundesländern immer noch auf den Wertverhältnissen des Jahres 1964 und in den neuen Bundesländern auf denen des Jahres 1935. Das gilt auch für Neubauten. 2
Der Bundesfinanzhof hält die Vorschriften über die Einheitsbewertung von Grundstücken spätestens ab dem Stichtag 1. Januar 2009 für verfassungswidrig und hat dieses Problem dem Bundesverfassungsgericht zur Entscheidung vorgelegt (Beschluss vom 22. 10. 2014, BStBl 2014 II S. 957). Ein Verstoß gegen den Gleichheitssatz (Art. 3 Abs. 1 Grundgesetz) wird u. a. darin gesehen, dass heute maßgebliche wertbildende Faktoren wie Energieeffizienz oder das Vorhandensein von Solaranlagen, Wärmepumpen, Lärmschutz, luxuriösen Bad- und Kücheneinrichtungen sowie die fortschreitende Haustechnik im Einheitswert nicht oder nur unzureichend berücksichtigt werden. Dies betrifft nicht nur Neubauten, sondern auch vor 1964 errichtete Gebäude, die später entsprechend ausgerüstet wurden. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Das Bundesministerium der Finanzen hat das lange erwartete endgültige Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht (BMF v. 14. 11. 2014, BStBl 2014 I, S. 1450) und damit die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) abgelöst. Die Finanzverwaltung ist der Ansicht, dass die bisherigen Stellungnahmen veraltet und technisch überholt waren. Das BMF ist der Auffassung, dass durch GoBD keine Änderung der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung eingetreten ist. Die Anpassungen seien im Hinblick auf die technischen Entwicklungen vorgenommen worden. Die GoBD beschäftigen sich insbesondere mit der Aufbewahrung von Unterlagen aufgrund steuerrechtlicher und außersteuerlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, der Verantwortlichkeit für die Führung elektronischer Aufzeichnungen und Bücher, mit den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Vollständigkeit, Richtigkeit. Weiter werden das Belegwesen (insbesondere die Belegfunktion), die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle und das interne Kontrollsystem, die Datensicherheit und die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geregelt. Auch der Datenzugriff und die Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit und Fragen der Zertifizierung und Softwaretestdaten werden geregelt. Da sich die GoBD sowohl auf Groß- als auch auf Kleinbetriebe beziehen, wird darauf hingewiesen, dass sich die einzelnen Anforderungen an der Betriebsgröße orientieren. Die endgültige Fassung der GoBD gilt für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 2015 Unternehmer, die ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich übermitteln, können die Fristverlängerung für 2015 in Anspruch nehmen, wenn sie einen entsprechenden Antrag bereits für 2014 gestellt hatten oder diesen Antrag erstmals bis zum 10. Februar 2015 stellen. Die Voranmeldung und die Umsatzsteuer-Vorauszahlung sind dann für Januar am 10. März, für Februar am 10. April usw. fällig. Der Antrag ist regelmäßig in elektronischer Form nach Maßgabe der Steuerdaten- Übermittlungsverordnung an das Finanzamt zu übermitteln. Die Fristverlängerung ist davon abhängig, dass eine Sondervorauszahlung in Höhe eines Elftels der Summe der Vorauszahlungen für 2014 angemeldet und bis zum 10. Februar 2015 entrichtet wird. Diese Sondervorauszahlung wird regelmäßig auf die am 10. Februar 2016 fällige Vorauszahlung für Dezember 2015 angerechnet. 3
Vierteljahreszahler brauchen keine Sondervorauszahlung zu leisten. Bei ihnen gilt die für ein Kalenderjahr genehmigte Fristverlängerung ebenfalls für die folgenden Kalenderjahre weiter (bis auf Widerruf). Ein erstmaliger Antrag auf Fristverlängerung ist in diesen Fällen bis zum 10. April 2015 beim Finanzamt zu stellen. Eine Dauerfristverlängerung für die Zusammenfassende Meldung ist nicht möglich. Termine, die auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag fallen, verschieben sich auf den nächsten Werktag ( 108 AO). Lohnsteuerbescheinigungen 2014 Bis spätestens zum 28. Februar 2015 hat der Arbeitgeber nach den Eintragungen im Lohnkonto die Lohnsteuerbescheinigung 2014 elektronisch zu erstellen und die erforderlichen Daten in einem amtlich vorgeschriebenen Verfahren nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung an die Finanzverwaltung zu übermitteln ( 41b Abs. 1 EStG). Dem Arbeitnehmer ist ein Ausdruck der übermittelten Daten auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Eine Lohnsteuerbescheinigung ist regelmäßig nicht erforderlich bei Arbeitnehmern, für die der Arbeitgeber die Lohnsteuer ausschließlich pauschal ( 40 bis 40b EStG) erhoben hat (BMF v. 28. 8. 2013, BStBl 2013 I S. 1132). Jahresmeldung ist früher abzugeben Die Jahresmeldung nach der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) ist bis zum 15.2. des Folgejahres zu erstatten. Mit der Jahresmeldung für 2014 wird der Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (Krankenkasse) das im Jahr 2014 erzielte Arbeitsentgelt mitgeteilt. Wichtig ist dabei vor allem, dass die Entgeltbeträge richtig eingeordnet werden. Dabei ist Folgendes zu beachten: Für jeden Mitarbeiter ist das rentenversicherungspflichtige Bruttoarbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung für 2014 einzutragen. Auch für kurzfristig beschäftigte Aushilfen ist eine Jahresmeldung abzugeben. Da diese Arbeitnehmer in der Sozialversicherung nicht beitragspflichtig sind, ist als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt 0 Euro anzugeben. Nur bei der Unfallversicherung ist das tatsächliche Entgelt der kurzfristig Beschäftigten anzugeben. Geringfügig entlohnte Minijobber sind seit dem 1.1.2014 in der Rentenversicherung versicherungspflichtig. Diese Mitarbeiter stocken die Pauschale zur Rentenversicherung 2014 bis zum vollen Beitragssatz in der Rentenversicherung auf, wenn sie keinen Befreiungsantrag gestellt haben. In der Jahresmeldung sind als Mindestbemessungsgrundlage 175 monatlich zu Grunde zu legen. Das bedeutet: Liegt das monatliche Entgelt eines Mitarbeiters unter 175 Euro, sind in der Jahresmeldung 175 Euro x 12 anzugeben. Ist der Minijobber von der Rentenversicherungspflicht befreit, ist das tatsächlich verdiente Entgelt des Mitarbeiters mitzuteilen. Für Mitarbeiter in der Gleitzone ist in der Jahresmeldung das nach der Gleitzonenformel für das Jahr 2014 ermittelte reduzierte Entgelt einzutragen. Hat der Mitarbeiter aber auf die Anwendung der Gleitzonenregelung bei der Bemessung der Rentenversicherungsbeiträge verzichtet, muss das ungeminderte Arbeitsentgelt als beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt angegeben werden. Eine Jahresmeldung ist jedoch nur dann zu erstatten, wenn das Arbeitsverhältnis über das Jahresende hinaus bis in das neue Jahr hinein unverändert weiter besteht. Ist wegen Beendigung oder Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses zum 31.12.2014 oder wegen eines Wechsels des Versicherungszweigs bzw. der Beitragsgruppe mit Wirkung vom 1.1.2015 an ohnehin eine Abmeldung zum 31.12.2014 erstattet worden, braucht bei Fortbestehen des Beschäftigungsverhältnisses daneben keine Jahresmeldung erstattet zu werden. 4
Abzug von Beiträgen zu einer Rürup-Rente eines Alleingesellschafter-Geschäftsführers Beiträge eines Steuerzahlers zum Aufbau einer eigenen kapitalgedeckten Altersversorgung (sog. Rürup-Rente) sind als Sonderausgaben abzugsfähig. Die Abzugsfähigkeit ist auf einen Höchstbetrag von 20.000 (2015 auf 80 %) beschränkt. Dieser Höchstbetrag ist bei Steuerzahlern, die zu einem bestimmten Personenkreis gehören (vgl. 10 Abs. 3 Nr. 1 und 2 EStG) um einen fiktiven Gesamtbeitrag zur allgemeinen Rentenversicherung zu kürzen. Dazu gehört z. B. ein nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegender Arbeitnehmer, der im Zusammenhang mit der Berufstätigkeit aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung ein Anwartschaftsrecht auf Altersversorgung erworben hat (Alleingesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH mit Pensionsanwartschaft). Der Bundesfinanzhof hatte einen Fall zu entscheiden, bei dem eine GmbH im Jahr 1992 für ihren Alleingesellschafter-Geschäftsführer zu seinen Gunsten eine Direktversicherung abgeschlossen hatte. Die Beiträge zu dieser Direktversicherung betrugen nur 1.534,00, die durch Gehaltsumwandlung erbracht wurden. Im Jahr 2008 zahlte der Geschäftsführer 22.050,00 Beiträge in einen sog. Rürup- Rentenvertrag ein. Das Finanzamt berücksichtigte nur 6.108,00 (20.000-19,9 % von 54.000,00, davon 66 %) als Sonderausgaben. Der Geschäftsführer hätte 2008 13.200,00 absetzen können (66 % v. 20.000,00 ), wenn die Direktversicherung nicht bestanden hätte. Der BFH bestätigte mit Urteil vom 15.7.2014 (X R 35/12, DStR 2014, S. 2498) die Auffassung des Finanzamts: Der Höchstbetrag für Beiträge, die der entsprechende Personenkreis zum Aufbau einer Rürup- Rente erbringt, ist pauschal um den fiktiven Gesamtbeitrag zur allgemeinen Rentenversicherung zu kürzen. Die für alle erfassten Fallgruppen gleichermaßen geltende pauschale Kürzung überschreitet die verfassungsrechtlichen Grenzen zulässiger Typisierung auch dann nicht, wenn der Beitrag, den die GmbH für die Altersversorgung des Gesellschafter-Geschäftsführers erbringt, im konkreten Einzelfall deutlich geringer ist als die dadurch hervorgerufene Kürzung des Höchstbetrags für den Abzug anderweitiger Altersvorsorgeaufwendungen. Nutzung des betrieblichen Pkw durch den Ehepartner Wird ein betrieblicher Pkw auch für Privatfahrten verwendet, erfolgt die Besteuerung des privaten Nutzungsanteils aus Vereinfachungsgründen regelmäßig nach der sog. 1 %-Methode; der Wert der Entnahme wird dabei monatlich pauschal mit 1 % des Listenpreises des Pkw angesetzt. Damit sind die eigene private Nutzung des Pkw sowie die private Nutzung durch Familienmitglieder abgegolten. Fraglich war, ob dies auch für gelegentliche Fahrten des Ehepartners im Rahmen seiner eigenen betrieblichen Zwecke gilt. Dies hat der Bundesfinanzhof jetzt bejaht. Die Nutzung durch den Ehepartner für eigene betriebliche Zwecke (im Streitfall 1.350 km pro Jahr) führt nicht zu einer zusätzlichen Entnahme; der andere Ehepartner kann in diesem Fall keine Kfz-Kosten als eigene Betriebsausgaben berücksichtigen, weil er keine Aufwendungen getragen hat (BFH v. 15. 7. 2014, X R 24/12). Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. 147 AO). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden (BFH v. 19. 8. 2002, VIII R 30/01, BStBl 2003 II S. 131). 5
Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31. Dezember 2014 insbesondere die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vernichtet werden. Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit weiterhin aufbewahrt werden sollten. 10-jährige Aufbewahrungsfrist: Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2004 und früher erfolgt ist Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2004 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 2004 6-jährige Aufbewahrungsfrist: Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2008 oder früher ( 41 Abs. 1 Satz 9 EStG) Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen, abgelaufene Darlehens-/Mietverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2008 oder früher Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung). Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein ( 147 Abs. 5 und 6 AO; 9 Abs. 5 Beitragsverfahrensverordnung). Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist bzw. die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. 169, 170 AO). 6
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