L i t f a d SPG-Verein Anleitung zur Umstellung auf SEPA-Lastschriften Allgemeines Mit dem neuen SEPA-Lastschriftverfahren wird schrittweise das bisherige deutsche Lastschriftverfahren abgelöst. SEPA ermöglicht es, fällige Forderungen aus vielen europäischen Staaten einschließlich Deutschland einzuziehen, also grenzüberschreitend. Die bisher vorliegenden Einzugsermächtigungen können Sie weiternutzen. Diese Einzugsermächtigungen werden in SEPA- Lastschriftmandate gewandelt (siehe Punkt 4). Sie sollten schon heute damit beginnen, die Umstellung vorzubereiten. Wir empfehlen Ihnen die nachstehenden Punkte 1 bis 5 schnellst möglich zu erledigen. Über die neuen SEPA-Lastschriften und die erforderlichen Voraussetzungen informiert unsere SEPA-Broschüre für Vereine. Diese Broschüre erhalten Sie bei Ihrem Kundenberater, der Ihnen auch gern weitere Informationen gibt. Bitte informieren Sie sich auf dieser Seite: www.sparkasse-hochsauerland.de/sepa Inhalt dieser Anleitung 1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen 2. Gläubiger-ID hinterlegen 2.1 Gläubiger-ID der Sparkasse mitteilen 3. Datensicherung erstellen 4. BAN, BIC und Mandatsreferenz incl. Datum erstellen (Massenänderung) 5. Mitglieder informieren (per Brief oder über den Kontoauszug) 6. Zahlungsart Lastschrift in SEPA-Lastschrift ändern (Massenänderung) 7. Erste Beitragserhebung per SEPA-Lastschrift 8. Erläuterungen Dieser Leitfaden bezieht sich auf die SPG-Verein Versionsnummer 3.1.2. Haben Sie eine ältere Version? Wenn ja, starten Sie Ihr Programm und führen Sie bitte unter Hilfe Online- Update eine Softwareaktualisierung durch. Sofern keine Updates verfügbar sind, haben Sie die aktuellste Version von SPG-Verein. Sollte das Online-Update nicht funktionieren, können Sie sich die Programm-Aktualisierung von unserer Internetseite herunterladen: 1. gehen Sie auf www.sparkasse-hochsauerland.de/sepa 2. wählen Sie dort bitte SEPA für Vereine und laden dann Programm-Update herunterladen Sparkasse Hochsauerland Stand: 03.2013 Seite 1
1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Es ist eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank elektronisch zu beantragen. Das Antragsformular hierzu kann unter dem Link https://extranet.bundesbank.de/scp/ aufgerufen werden. Mit der Zuteilung der Gläubiger-ID ist noch keine Zulassung zum Einzug von Lastschriften im SEPA-Lastschriftverfahren verbunden. Dies kann nur durch das kontoführende Kreditinstitut des Antragstellers erfolgen. Weitere Informationen zur Gläubiger- ID und SEPA können auf der Homepage der Bundesbank www.bundesbank.de unter Zahlungsverkehr nachgelesen werden. 2. Gläubiger-ID hinterlegen Die von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-ID (18 Stellen) ist zu hinterlegen. Klicken Sie auf Stammdaten Stammdaten pflegen Vereinsdaten pflegen Karteikarte Bankverbindung. 2.1 Gläubiger-ID der Sparkasse mitteilen Die Sparkasse benötigt Ihre Gläubiger-ID zur Verbuchung der Lastschriften. Bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenberater. 3 3. Datensicherung erstellen Erstellen sie jetzt eine Datensicherung über Extra Datensicherung alle Daten sichern (zip-datei) Tipp: Machen Sie regelmäßig Datensicherungen (zum Beispiel auf einen USB-Stick). Sparkasse Hochsauerland Stand: 03.2013 Seite 2
4. IBAN, BIC und Mandatsreferenz incl. Datum erstellen (Massenänderung) Insgesamt sind 4 Läufe durchzuführen, die in folgender Reihenfolge, stattfinden sollten: 1. BIC aufbauen 2. IBAN aufbauen 3. Mandatsreferenz aufbauen 4. Datum Mandatsreferenz aufbauen Bereits gespeicherte Daten bleiben bei allen Änderungen erhalten. Bei allen Mitgliedern, die eine Kontonummer und Bankleitzahl verschlüsselt haben, werden automatisch die Felder IBAN und BIC gefüllt. Als Mandatsreferenz wird die Mitgliedsnummer ohne Vornullen und die Kennung SEPA- Ausführung als Erst-Lastschrift bei allen Mitgliedern mit der Zahlungsart Lastschrift eingesetzt. Es ist nicht empfehlenswert, die Änderungen im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Klicken Sie auf Mitglieder Änderungsdienst Massenänderung Feldauswahl Jedes Feld muss einzeln bearbeitet werden. Daher ist es wichtig, dass Sie jeden Durchlauf mit dem Feld Ok bestätigen. Sparkasse Hochsauerland Stand: 03.2013 Seite 3
5. Mitglieder informieren Alle Mitglieder, die dem Verein in der Vergangenheit eine Einzugsermächtigung erteilt haben, müssen über die Mandatsreferenz und Gläubiger-ID informiert werden. 5.1. Möglichkeit: Sie schreiben alle Mitglieder an. Dazu gibt es unter Mitglieder Computerbriefe Briefe ausgeben, den fertigen Brief sepa-mitteilung-umstellung.brf. Dieser muss gedruckt und per Post versendet werden. 5.2. Möglichkeit: Sie informieren alle Mitglieder über deren Kontoauszug Sie können mit der nächsten normalen Beitragserhebung alle Mitglieder informieren. Sie buchen also noch einmal wie bisher im alten Verfahren ab. Sie bereiten dazu die anstehende Beitragserhebung im Programm vor. Diese Beitragserhebung erfolgt noch einmal wie bisher als Inlands-Lastschrift. Dabei ergänzen Sie den Verwendungszweck der Lastschriften um einen entsprechenden Hinweis. Anleitung zur Information der Mitglieder über den Kontoauszug Führen Sie zunächst eine Beitragserhebung durch (wie bisher). Zur Erstellung der DTA-Datei klicken Sie auf Beiträge Beitragsverfahren DTA/SEPA- Datei erstellen DTA-Datei. Die Option Zahlungen mit gleicher Kontonummer zusammenfassen sollte auf nein gesetzt werden, da ansonsten nur das Hauptmitglied die Information erhält und die weiteren Mitglieder nicht. Hier gibt es 2 Platzhalter. Dabei darf jeweils nur ein Platzhalter in einem Verwendungszweckfeld platziert werden. Bitte übernehmen Sie den Text wie im Beispiel unten. Die so erstellte DTA-Datei lassen Sie bitte wie gewohnt bei der Sparkasse verarbeiten. Sparkasse Hochsauerland Stand: 03.2013 Seite 4
6. Zahlungsart Lastschrift in SEPA-Lastschrift ändern (Massenänderung) Mit dem Beitragseinzug und der Ergänzung im Verwendungszweck (siehe unter 4.) haben Sie Ihre Mitglieder darüber informiert, dass die nächste Lastschrift im SEPA- Format ausgeführt wird. Erst wenn Sie die Mitglieder informiert haben, führen Sie die nachstehend beschriebene Änderung durch. Nach dieser Änderung werden nur noch SEPA- Lastschriften erstellt! Achten Sie darauf, dass zuvor bei allen Mitgliedern die Felder IBAN, BIC, SEPA-Mandatsreferenz incl. Datum und SEPA_Ausführung gefüllt sind. Es ist nicht empfehlenswert, die Änderungen im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Klicken Sie auf Mitglieder Änderungsdienst Massenänderung Feldauswahl und Bestätigen Sie den Vorgang anschließend wieder mit Ok. Sparkasse Hochsauerland Stand: 03.2013 Seite 5
7. Erste Beitragserhebung per SEPA-Lastschrift Führen Sie die Beitragserhebung so durch, wie Sie es bisher gemacht haben. Beitragserhebung im Testlauf Kontrolle der Beitragserhebungsliste - Beitragserhebung im Originallauf Klicken Sie dann auf Beiträge Beitragsverfahren DTA/SEPA-Datei erstellen SEPA- Lastschriftdatei Die erstellte Datei muss danach über das Online-Banking zur Sparkasse übertragen werden. Weitere Hinweise hierzu finden Sie im Anhang dieser Anleitung. Wählen Sie den Speicherort so, dass Sie die Datei für die Übertragung zur Sparkasse wiederfinden. Nun muss die Datei (in unserem Beispiel heißt sie TST-sepa-erst.xml) nur noch im Online-Banking eingelesen werden. Sparkasse Hochsauerland Stand: 03.2013 Seite 6
Erläuterungen Vorhandene Zeichen Ä Ö Ü ä ö ü ß werden in Ae OE UE ae oe ue ss konvertiert. Nicht erlaubte Zeichen werden durch eine Leerstelle ersetzt. Für die Ausgabe des Begleitzettels ist ein Drucker erforderlich. Der Begleitzettel stellt die Ordnungsmäßigkeit der Datei sicher und ist deshalb durch Verfügungsberechtigte des Vereins zu unterzeichnen. Wird das Feld Anzahl Begleitzettel auf Null gesetzt, so erfolgt keine Ausgabe eines Begleitzettels. Die beim Mitglied verschlüsselten speziellen Verwendungszwecke SEPA-DTA(1) und SEPA-DTA(2) werden vorrangig gegenüber den hier eingegebenen Verwendungszwecken verwendet. Ferner kann ein Fälligkeits- und Erstellungsdatum vorgegeben werden. Das Erstellungsdatum steht defaultmäßig auf dem Programmdatum. Das Fälligkeitsdatum muss bei Erst-Lastschriften mindestens 5 Tage bzw. bei Folge-Lastschriften mindestens 2 Tage nach dem Erstellungsdatum liegen. Der Dateiname und der Ordner unter dem die SEPA-Datei abgelegt werden soll, kann unter SEPA- Datei speichern unter bestimmt werden. Die Eingaben werden im Verzeichnis Parameter gespeichert und beim nächsten Aufruf als Standardwerte vorgegeben. Es wird eine Kopie der Datei im Verzeichnis DTA-Historie abgelegt. Die Erweiterung xml des Dateinamens wird dabei durch eine lfd. Nummer ersetzt. Bei einer späteren Wiederverwendung braucht lediglich die lfd. Nummer wieder in xml geändert werden. Sparkasse Hochsauerland Stand: 03.2013 Seite 7
Anhang: Übertragung der DTA/SEPA-Datei über das Online Banking zur Sparkasse Hochsauerland 1. Speichern Sie die DTA-Datei oder SEPA-Datei aus SPG-Verein in einem Verzeichnis Ihrer Festplatte. Sie müssen diese Datei später zur Weiterverarbeitung wiederfinden 2. Starten Sie Ihren Internet-Browser und geben Sie www.sparkasse-hochsauerland.de ein. 3. Melden Sie sich mit Ihrem Anmeldenamen und Ihrer PIN an. 4. Wählen Sie unter Banking den Button DTA-Übertrag. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie die unter (1.) gespeicherte Datei aus und klicken Sie dann auf Weiter. 5. Vergleichen Sie die angezeigten Daten und schicken diese nach Eingabe einer gültigen TAN- Nummer mit Absenden an uns. 7. Sie erhalten eine Bestätigung unseres Online-Bankings. Nach erfolgreicher Übertragung melden Sie sich über den Button Abmelden wieder aus dem Online-Banking ab. 8.1 Bei einer DTA-Datei sind die Beitragseinzüge spätestens am nächsten Arbeitstag Ihrem Vereinskonto gutgeschrieben. Prüfen Sie die korrekte Buchung anhand Ihrer Auszüge. Es kann sein, dass wir die Gesamtsumme auf 2 Buchungen mit unterschiedlicher Valuta aufteilen. 8.2 Bei einer SEPA-Datei müssen von der EU vorgegebene Einreichungsfristen berücksichtigt werden. Für Erst-Lastschriften gilt eine Frist von 6 Tagen. Bei Folge-Lastschriften gilt eine Frist von 3 Tagen. Wir haben Ihre Einzüge erhalten und verarbeitet. Die tatsächliche Buchung erfolgt aber erst 3 bzw. 6 Arbeitstage später auf Ihrem Vereinskonto. Die Konten Ihrer Mitglieder werden dementsprechend auch erst in 3 bis 6 Tagen belastet. Prüfen Sie die korrekte Buchung anhand Ihrer Auszüge. Sparkasse Hochsauerland Electronic Banking-Team Telefon 02961/793-145 email banking@spk-hochsauerland.de Sparkasse Hochsauerland Stand: 03.2013 Seite 8