BoardNox. Sichere Filesharing-Lösung für Geschäftsleitung, Verwaltungs und Aufsichtsrat.

Transkript

1 Sichere Filesharing-Lösung für Geschäftsleitung, Verwaltungs und Aufsichtsrat

2 Organisieren von Sitzungen (Daten, Teilnehmer, Beteiligten, Orten, Themen). Verteilen der zur Tagesordnung zugehörigen Dokumente unter Beibehaltung der Vertraulichkeit. Abrufen der Agenda und der Dokumente zur Vorbereitung der Arbeitssitzung. 1 2 Organisation der Sitzungen und Versand der Einladungen Abruf der mit den Themen der Tagesordnung assoziierten Dokumente und Anfertigung von Notizen 5 Sicherer Abruf des Protokolls über die Anwendung BoardNox Zugang zu Dokumenten und Notizen während der Sitzung 3 Bereitstellung des Protokolls und Versand einer automatischen Benachrichtigung 4 BoardNox erleichtert den Ablauf von Sitzungen und sichert den Zugang zu sämtlichen sitzungsrelevanten Dokumenten.

3 Organisieren von Sitzungen (Daten, Teilnehmer, Beteiligten, Orten, Themen). Verteilen der zur Tagesordnung zugehörigen Dokumente unter Beibehaltung der Vertraulichkeit. Abrufen der Agenda und der Dokumente zur Vorbereitung der Arbeitssitzung. ORGANISATOREN Die Organisation von Sitzungen, deren Inhalte der Geheimhaltung unterliegen, erfordert den Einsatz sicherer Lösungen, die die Vertraulichkeit des Informationsaustausches sicherstellen. Vorbereitung von Sitzungen Organisatoren wird ein Werkzeug zur Planung von Sitzungen und den Versand von Einladungen an Ratsmitglieder zur Verfügung gestellt. Dieses ermöglicht jederzeit die Nachverfolgung des Einladungsstatus. Erstellen einer Tagesordnung Für jede Sitzung kann eine Tagesordnung festgehalten werden, die verschiedene Themen und Beteiligte umfasst. Zur Vereinfachung der Verteilung von Informationen können ebenfalls Dokumente zu jedem Thema zugeordnet werden. Kontrolle der Zugriffs und Nutzungsrechte Zur Kontrolle des Zugangs zu Dokumenten können jedem Benutzer spezifische Rechte zugewiesen werden. Verwaltung von Protokollen Jeder Sitzung kann ein Protokoll zugewiesen werden, das in einem gesonderten Bereich zur Verfügung gestellt wird. Dieses Protokoll steht in einem bestimmten und einfach zugänglichen Bereich zur Verfügung. Die berechtigten Benutzer werden automatisch benachrichtigt, sobald ein Protokoll abrufbereit ist. Nachverfolgbarkeit Der Abruf aller über BoardNox bereitgestellten Dokumente wird protokolliert. Somit haben die Organisatoren einen Überblick darüber, wer zu welchem Zeitpunkt welches Dokument erhalten und abgerufen hat. SICHERHEITSMODUL FÜR MOBILE ANWENDUNGEN Verschlüsselung der gespeicherten Daten Parametrierung des Sicherheitscodes Möglichkeit, die obligatorische Eingabe des Sicherheitscodes festzulegen Datenlöschung im Anschluss an X fehlerhaft eingegebene Sicherheitscodes Sperren der Funktion Öffnen mit... für eine bessere Dokumentenkontrolle Ferngesteuertes Löschen der Daten (Remote Wipe) Keine Zwischenspeicherung - Nur-Lese-Funktion

4 Organisieren von Sitzungen (Daten, Teilnehmer, Beteiligten, Orten, Themen). Verteilen der zur Tagesordnung zugehörigen Dokumente unter Beibehaltung der Vertraulichkeit. Abrufen der Agenda und der Dokumente zur Vorbereitung der Arbeitssitzung. GREMIENMITGLIEDER Die Sitzungsteilnehmer müssen unter Aufsicht des Organisators einen einfachen und sicheren Zugang aller sitzungsrelevanten Dokumenten haben. Agenda Die Gremienmitglieder verfügen über Zugang zu den jeweiligen derjenigen Sitzungen, zu denen Sie eingeladen wurden. Den Mitgliedern ist es möglich die Themen der Tagesordnung sowie zugehörige Dateien aufzurufen. Viewer Die über BoardNox geteilten Dateien können über den Multi-Format-Viewer der Anwendung aufgerufen werden. Aus Sicherheitsgründen ist es unerlässlich, dass Dokumente niemals über Drittanwendungen geöffnet werden können. Anmerkung Die Gremienmitglieder haben im Vorfeld der Sitzung die Möglichkeit Anmerkungen direkt in den ihnen zur Verfügung gestellten Dokumenten zu machen. Benachrichtigungen Ein automatisches Benachrichtigungssystem informiert die Gremienmitglieder über jede Änderung, die im Zusammenhang mit einer Sitzung stehen (Hinzufügen eines Themas, eines Teilnehmers, von Dokumenten...). Aktentasche Dank der BoardNox-Aktentasche können die Gremienmitglieder Dokumente jederzeit on- oder offline aufrufen.

5 BENUTZERFREUNDLICHKEIT Weltweit und jederzeit einsetzbar Kein Schulungsaufwand aufgrund intuitiver Benutzeroberfläche 24/7 User Help Desk in fünf Sprachen (DE/FR/EN/ES/NE) Mehrsprachenfähigkeit in mehr als 11 Sprachen Mit den meisten Betriebssystemen und Webbrowsern kompatibel (PC, MAC, Android, Blackberry & ios) ANWENDUNGSSICHERHEIT Sicherer Zugang: Die Überwachungskonsole ermöglicht die Passwortverschlüsselung mit Signaturauswahl und das Festlegen von Passwörtern Übertragungssicherheit: Alle Dateiübertragungen profitieren von einer 256 Bit SSL-Verschlüsselung (Klasse 3) Sicherheit gespeicherter Dateien: Die Dateien werden durch Komprimierung und Datenverschlüsselung über vom Kunden gewählte Passphrasen gesichert Sicherheit der Verschlüsselungs-Keys: Ein bereitgestelltes HSM-Gerät sorgt für die Speicherung der für die Daten notwendigen Verschlüsselungs-Keys Mobiles Sicherheitsmodul: Ermöglicht die folgenden Funktionen: Verschlüsselung des SSL-Kanals und der gespeicherten Daten, Parametrierung des Sicherheitscodes, ferngesteuertes Löschen, mögliche Sperrung einiger Funktionen, Fernsteuerung des Cache ISAE 3402 Zertifizierung: Oodrive bietet nach ISAE 3402 zertifizierte Lösungen und Dienstleistungen sowie ISO konformes Hosting Zertifikat- oder SMS-basierte starke Authentifizierung SAAS Hochsichere dedizierte Rechenzentren in Deutschland, Frankreich, Schweiz und Belgien. Hohe Verfügbarkeit des Services (99,99 % Verfügbarkeit im Laufe der letzten 12 Monate*) ISO Zertifizierung: Erfüllung nationaler und internationaler Datenschutzbestimmungen Firewalls auf mehreren Ebenen und Serverlastverteilung Verbesserte Leistung durch Beschleunigung der Transferzeiten: Optimierung der Transferzeiten der Dateien in über 70 Ländern durch die AKAMAI-Technologie Schnittstelle mit Unternehmensverzeichnis und Kompatibilität mit dem SAML V2-Protokoll ON-PREMISE Maßgeschneiderte Integration unter Berücksichtigung Ihrer Anforderungen und Auflagen. Betrieb der BoardNox Anwendung auch auf eigenen Servern und im eigenen Rechenzentrum möglich: Schnittstelle mit Unternehmensverzeichnis (LDAP, Active Directory, OpenLDAP ) Kompatibilität mit dem SAML V2-Protokoll Bereitstellen von API Verknüpfungen mit anderen bestehenden Fachanwendungen * Durch ein unabhängiges externes Institut durchgeführte Messungen

6 FIRMENPORTRAIT Trusted Cloud made in Germany Gegründet im Jahr 2000 Mehr als 13 Jahre Erfahrung im Bereich der sicheren Online- Verwaltung von hochsensiblen Dateien 240 Mitarbeiter Kunden Mehr als 1 Million Nutzer Unterstützung von 14 Sprachen und Nutzung in über 90 Ländern 7 Standorte weltweit: Deutschland, Frankreich, Belgien, Spanien, Schweiz, Brasilien und China Über 1000 Fachhändler weltweit und 10 strategische Partner ZERTIFIZIERUNGEN Alle Oodrive-Lösungen und Services sind gemäß ISAE 3402 Type I zertifiziert Unser Hosting ist nach ISO zertifiziert AUSZEICHNUNGEN Copyrights Oodrive / RCS Paris / REFERENZEN Oodrive hat derzeit mehr als Kundenunternehmen (70 % der im französischen Aktienindex CAC 40 gelisteten Unternehmen) von denen mehr als eine der Filesharing-Lösungen verwenden.