Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT. Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 1

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1 Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 1

2 Der Begriff der Total Cost of Ownership (TCO) Kennzahl zur Beurteilung von Investitionsentscheidungen in der IT Summe der Kosten (Beschaffung, Entwicklung, Einsatz), die ein DV-System während seiner gesamten Nutzungsdauer im Unternehmen verursacht Kostenmodell + Software-Tool TCO Manager zur Kostenanalyse und simulation Nutzen einer TCO-Analyse Identifikation der tatsächlichen Kosten der jeweiligen (Teil-)IT- Infrastruktur in verteilten Systemen Vergleich der eigenen Kosten mit denen von Partnern bzw. Mitbewerbern (Benchmarking) Simulation von Plänen zur Verbesserung der IT-Kostenstruktur Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 2

3 Geschichte der Total Cost of Ownership (TCO) Konzept der Gartner Group aus dem Jahre 1987 Kritik an gängiger Praxis, lediglich finanziellen Anschaffungsaufwand kostenrechnerisch zu berücksichtigen und Laufende Kosten zu intransparent darzustellen Erweitertes Konzept Stand 2003 Version, auf die sich Vortrag bezieht TCO Model v4.0 Distributed Computing Chart of Accounts Ursprünglich konzipiert für Arbeitsplatzrechner (PCs), mittlerweile ausgeweitet auf Notebooks, LAN-Strukturen, Abteilungsserver, Anwendungssoftware etc. Erweiterung um Nutzenaspekte: Total Economic Impact (TEI) Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 3

4 Typische Ergebnisse von TCO-Kostenanalysen Vermögen an IT- Infrastrukturbestandteilen 50% 20% 17% Operations (z.b. technischer Support) IT-bezogene Verwaltung 13% Downtime und Wahrnehmung originärer Aufgaben einer EDV- Abteilung durch den Endanwender Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 4

5 TCO-Kostenstruktur im Überblick Direkte Kosten TCO Indirekte Kosten Hardware für Geschäftsprozesse Abschreibungen/ Leasing Kernprodukt Ersatzteile Upgrades Betriebsstoffe Software (nicht von HW trennbar) Hardware der EDV- Abteilung Abschreibungen/ Leasing Kernprodukt Ersatzteile Upgrades Betriebsstoffe Software (nicht von HW trennbar) Hard- und Software Operations Verwaltung End-User- Downtime Operations Software Technischer Support Verwaltungs- und Geplant Geschäftsprozesse (getrennt für Clients, Finanzaufgaben Abschreibungen/ Leasing Server und Netzwerk) Betriebssystemsoftware Anwendungssoftware Datenbanksysteme Workflow Man.-Systeme Groupware-Systeme Andere (z.b. Netzdienste) Software der EDV-Abteilung Abschreibungen/ Leasing Systemmanagement (Netzwerk, Inventar...) Help Desk - Management-Software Computer-Based-Training- Software andere Maßgrößen: Abschreibung und Leasinggebühren Problemlösungen (Level 2) Traffic Management Endanwender Administration Systemunterhalt (Routine-Tätigkeiten) Applikations- Management Hardware- Installationen Management der Speicherkapazität Account- Management Bewertung von Kaufentscheidungen Entwicklung von Management-Plänen Planungs- und Prozess- Management Problemlösungen (Level 3) Planung und aktiver Erhalt der Systemstabilität Betriebssystem- Management Software- Installationen Konfiguration der Hardware Festplatten-/Datei- Management Backups und Archivierung Strategisches IT-Mgmt, Entwicklung von IT- Standards Schutz der IT-Umgebung (Viren, Gewalteinwirkung) Datenbankmgmnt. Service Desk (Level 0/1) Supervision spez. für IT-Manager Verwaltungstechn, Unterstützung Verwaltung der Aktiva Kontakt mit Lieferanten Planung und Entwicklung der Kursinhalte Maßgrößen: Löhne, Gehälter, Gebühren für Dienstleistungen Schulung der Mitarbeiter der EDV-Abteilung Schulung der Endanwender Planung und Entwicklung der Kurse Budgetierung Controlling Verwaltung von Einkäufen und Verträgen Durchführung der Kurse Durchführung der Kurse Schulungen (formales Lernen) Lernen im Arbeitsalltag Self-Support Peer-to-Peer- Support Datenverwaltun g Entwicklung von Software Futzing Maßgröße: Produktivi- täts- Verluste (entgangene Löhne und Gehälter) Ungeplant Maßgröße: Produktivi- täts- Verluste (entgangene Löhne und Gehälter oder entgangener Umsatz) Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 5

6 Direkte und Indirekte Kosten TCO Direkte Kosten Indirekte Kosten Hard- und Software Operations Verwaltung End-User-Operations Downtime Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 6

7 Kostenkategorien der Direkten Kosten Direkte Kosten Hard- und Software Operations Verwaltung Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 7

8 Hardware- und Softwarekosten als Teil der Direkten Kosten Hard- und Software Hardware für Geschäftsprozesse Abschreibungen/Leasing Software für Geschäftsprozesse Abschreibungen/Leasing Hardware der EDV-Abteilung Abschreibungen/Leasing Software der EDV-Abteilung Abschreibungen/Leasing Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 8

9 Kategorien Hardwarekosten Hardware für Geschäftsprozesse Abschreibungen/Leasing Hardware der EDV-Abteilung Abschreibungen/Leasing Kernprodukt Ersatzteile Upgrades Betriebsstoffe Software (nicht von HW trennbar ) Kernprodukt Ersatzteile Upgrades Betriebsstoffe Software (nicht von HW trennbar ) Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 9

10 Kategorien Softwarewarekosten Software für Geschäftsprozesse Abschreibungen/Leasing Software der EDV-Abteilung Abschreibungen/Leasing Betriebssystemsoftware Anwendungssoftware Datenbanksysteme Workflow Man.-Systeme, Groupware- Systeme Andere (z.b. Netzdienste) Systemmanagement-Software (Netzwerk, Inventar...) Help Desk-Management-Software Upgrades Computer-Based-Training-Software Andere Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 10

11 Kostenkategorien der Direkten Kosten Direkte Kosten Hard- und Software Operations Verwaltung Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 11

12 Operations als Teil der Direkten Kosten Operations Technischer Support (getrennt für Clients, Server und Netzwerk) Service Desk (Level 0/1) Planungs- und Prozess- Management Datenbankmanagement Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 12

13 Technischer Support als Teil der Operations Kosten Technischer Support (getrennt für Clients, Server und Netzwerk) Problemlösungen (Level 2) Traffic Management Systemunterhalt (Routine-Tätigkeiten) Applikations-Management Hardware-Installationen Management der Speicherkapazität Problemlösungen (Level 3) Planung und aktiver Erhalt der Systemstabilität Betriebssystem Management Software-Installationen Konfiguration der Hardware Festplatten-/Datei-Management Backups und Archivierung Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 13

14 Planungs- und Prozessmanagement als Teil der Operations Kosten Planungs- und Prozess- Management Account-Management Bewertung von Kaufentscheidungen Systemunterhalt (Routine-Tätigkeiten) Entwicklung von Management-Plänen Strategisches IT-Management, Entwicklung von IT- Standards Schutz der IT-Umgebung (Viren,Gewalteinwirkung) Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 14

15 Kostenkategorien der Direkten Kosten Direkte Kosten Hard- und Software Operations Verwaltung Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 15

16 Verwaltung als Teil der Direkten Kosten Verwaltung Verwaltungs- und Finanzaufgaben Schulung der Endanwender Schulung der Mitarbeiter der EDV-Abteilung Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 16

17 Verwaltungs- und Finanzaufgaben als Teil der Verwaltungskosten Verwaltungs- und Finanzaufgaben Supervision speziell für IT-Manager Verwaltungstechnische Unterstützung Systemunterhalt (Routine-Tätigkeiten) Verwaltung der Aktiva Kontakt mit Lieferanten Budgetierung Controlling Verwaltung von Einkäufen und Verträgen Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 17

18 Schulungskosten als Teil der Verwaltungskosten Schulung der Mitarbeiter der EDV-Abteilung Schulung der Endanwender Planung und Entwicklung der Kursinhalte Durchführung der Kurse Planung und Entwicklung der Kurse Durchführung der Kurse Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 18

19 Direkte und Indirekte Kosten TCO Direkte Kosten Indirekte Kosten Hard- und Software Operations Verwaltung End-User-Operations Downtime Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 19

20 Kostenkategorien der Indirekten Kosten Indirekte Kosten End-User-Operations Downtime Schulungsmaßnahmen (formales Lernen) Lernen im Arbeitsalltag Self-Support Peer-to-Peer-Support Datenverwaltung Entwicklung von Software Futzing Geplant Ungeplant Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 20

21 Wirtschaftlichkeitsrechnung Input= Kosten Output = Nutzen Generell problematisch in IT, besonders aber bei komplexen und innovativen Projekten (Horváth 1996) Probleme der Wirtschaftlichkeitsrechnung: - Ungewissheit - Quantifizierbarkeit - Systemabgrenzung - Zeitrestriktion Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 21

22 Wirtschaftlichkeitsprinzip Verhältnis von Aufwand und Ertrag Maximalprinzip: Minimalprinzip: mit einem bestimmten, vorgegebenen Aufwand maximalen Ertrag erzielen mit dem niedrigst möglichen Aufwand einen bestimmten Ertrag erzielen Erwerbswirtschaftliches Prinzip: wirtschaftliche Betätigung zum Zwecke der Gewinnerzielung Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 22

23 Beispiele von positiven Wirkungen Änderung des Kostenanfalls Produktivitätssteigerungen Qualitätsverbesserungen in der betrieblichen Leistungserstellung Flexibilitätsverbesserungen des Unternehmens Erweiterung des Leistungsangebots (z.b. durch Anbieten der IV-Lösungen selbst am Markt) Wettbewerbsveränderungen, z.b. durch Bindung von Lieferanten durch Einbindung in ein integriertes Bestellabwicklungssystem Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 23

24 Nutzenkategorien Substitutiver Einsatz von Informationssystemen Komplementärer Einsatz von Informations-systemen Strategischer Einsatz von Informationssystemen Zielrichtung Kostenersparnisse -Sachkosten -Personalkosten Produktivitätszuwachs -Ressourcennutzung -Auffangen künftiger Kostensteigerungen Strategischer Nutzen -Wettbewerbsvorteile -strat. Erfolgsfaktoren Bewertung entfallende Ist-Kosten rechenbar Schätzung des zukünftig entfallenden Aufwands kalkulierbar Szenarien entscheidbar Einfluss auf die Realisierung Entscheidung des Unternehmens -Entwicklung des Unternehmens am Markt -Wachstum des Arbeitsumfangs -Organisatorische Umsetzung -Engagement & Fähigkeiten der Mitarbeiter -Marktsituation -Kundenstruktur Quelle: IBM 1988 Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 24

25 Probleme bei der Ermittlung von Nutzeneffekten Messbarkeit / Quantifizierbarkeit Unsicherheit bzgl. Höhe, Ungewissheit bzgl. Eintrittswahrscheinlichkeit Abhängigkeit vom Technologielebenszyklus Bereichsabgrenzung von Nutzeneffekten Abhängigkeit vom sozialen Umfeld (Akzeptanz) Aufwand für die Nutzenermittlung bei komplexen Verfahren sehr hoch subjektive Einschätzungen bei der Nutzenermittlung Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 25

26 Messbarkeit von Nutzen Direkt messbar Kosteneinsparungen, die sich direkt durch den Einsatz von Anwendungssystemen ergeben Indirekt messbar Kosteneinsparungen, die indirekt auf den Einsatz von Anwendungssystemen zurückgeführt werden können; z.b. Senkung des Lagerbestands durch Einsatz von Produktionsplanungssystemen Vermeidung von zukünftigen Kostensteigerungen durch den Einsatz von Anwendungssystemen; z.b. durch Marktausdehnung Nicht messbar (qualitativ) Verbesserung qualitativer Aspekte, z.b. verbesserte Entscheidungsgrundlage, verbesserte Kommunikation usw. Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 26

27 Ansätze zur Nutzenermittlung Nutzen als Unternehmenserfolg Produktivitätsparadoxon der IT: Höhe der IT-Investitionen steht nicht signifikant mit dem Unternehmenserfolg in Verbindung Verbesserung der Geschäftsprozesse Fokus vornehmlich auf operativer Verbesserung vorhandener oder neu geschaffener Geschäftsprozesse Verbesserung der Gesamtsituation einer Unternehmung Über Effektivitäts- und Effizienzkriterien Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 27

28 Effektivität und Effizienz Effektivität = angestrebtes Ergebnis (doing the right things) Ergebnis Effektivität = Ziel Effizienz = angestrebter Weg (doing things right) Ergebnis Effizienz = Einsatz Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 28

29 Effektivitätskriterien zur Nutzenermittlung leiten sich direkt aus den Zielstellungen einer Unternehmung ab Hauptziele (komplex, wenig operational) Subziele (operational, mit eindeutiger Messvorschrift) Quelle: Kaplan (1997) Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 29

30 Balanced Scorecard Finanziell: Wie sollen wir gegenüber Teilhabern auftreten, um finanziellen Erfolg zu haben? Kunde: Wie sollen wir gegenüber unseren Kunden auftreten, um unsere Visionen zu verwirklichen? Vision und Strategie Geschäftsprozesse: In welchem Geschäftsprozessen müssen wir die Besten sein., um unsere Teilhaber und Kunden zu befriedigen? Lernen und Entwicklung: Wie können wir unsere Veränderungsund Wachstumspotentiale fördern, um unsere Vision zu verwirklichen? Quelle: Kaplan (1997) Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 30

31 Finanzwirtschaftliche Perspektive Alle monetären Zielstellungen: Ertragswachstum (Umfang und Struktur der angebotenen Produkte und Dienstleistungen) Kostensenkung / Produktivität (direkte und indirekte Kosten, effektive Ressourcenverwendung) Nutzung von Vermögenswerten Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 31

32 Kundenperspektive Identifiziert die zu bedienenden Kunden- / Marktsegmente, die bedient werden sollen: Marktanteil (Umfang des Geschäfts) Kundenakquisition (Anteil neuer Kunden) Kundentreue (Dauerhaftigkeit der Kundenbindung) Kundenrentabilität (kundenindividueller Nettogewinn) Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 32

33 Interne Prozessperspektive Fokus liegt auf Abläufen: Bewertung der internen Geschäftsprozesse nach ihrer Kritikalität = Bedeutung für die Zielerreichung für die anderen Zielbereiche Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 33

34 Lern- und Wachstumsperspektive Fähigkeit des Unternehmens, sich zu verbessern und Innovationen einzuführen Zielstellungen hinsichtlich Mitarbeiterpotential (Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter) Potential von Informationssystemen Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 34

35 Methoden zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Anwendungssystemen Alle notwendigen Informationen stehen zur Verfügung Vordergrund: Datenund Wirkungs-erhebung Hilfsmittel zum Beurteilen der Wirkungen Verfahren zum Bestimmen von Wirkungen Eindimensionale Methoden Mehrdimensionale Methoden Beschreibungsmethoden Verfahren für spezielle Aspekte Um-fassende Verfahren Verfahren im Ebenenansatz Quelle: Horvath (2001) Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 35

36 Eindimensionale Methoden Statische Investitionsrechnung (zeitliche Unterschiede werden nicht betrachtet Durchschnittswerte) Vertreter: Kostenvergleichsrechnung, Gewinnvergleichsrechnung, Rentabilitätsrechnung, Amortisationsrechnung Dynamische Investitionsrechnung (Rechnung für die gesamte Nutzungsdauer Diskontierung) Vertreter: Kapitalwertrechnung, Annuitätsmethode, Methode des internen Zinsfußes Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 36

37 Typen von IT Investitionen Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 37

38 Kapitalwertrechnung Prämisse: Zeitliche Verteilung und Zurechnung aller Ein- und Ausgaben ist bekannt Investitionszeitpunkt t = 0 Einzahlungsströme e t Auszahlungsströme a t Zinssatz i, Abzinsungsfaktor q = (1 + i) Diskontierte Einzahlungen in t = 0: Diskontierte Auszahlungen in t = 0: C 0E = e 0 * q 0 + e 1 * q -1 + e 2 * q -2 + C 0A = a 0 * q 0 + a 1 * q -1 + a 2 * q -2 + Kapitalwert C 0 = C 0E C 0A Kapitalwert C 0 < 0: Vorgegebene Mindesterfolgserwartung nicht erreicht Vergleich mehrerer Investitionsalternativen über Kapitalwerte Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 38

39 Kapitalwert-Methode (Net Present Value) Zeitpunkt: t 0 t 1 t 2 t 3 Einzahlung: Auszahlung: EÜ: Kapitalwert -2 1 / 1,1 1 / 1,1 2 1 / 1,1 3 Investition durchführen, wenn Kapitalwert > 0 bzw. Auswahl der Investition mit maximalem Kapitalwert Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 39

40 Investition oder Anlage zu 10 %? Zeitpunkt: t 0 t 1 t 2 t 3 Einzahlung: Auszahlung: EÜ*: x 1, x 1, x 1, Kapitalendwert -3 *) EÜ = Einzahlungsüberschuß, in der Praxis wird oft der Cash-Flow verwendet Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 40

41 Beispiel: Wirtschaftlichkeitsstudie Microsoft Quelle: Microsoft Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 41

42 Eindimensionale Methoden: Bewertung + Einfach durchführbar + Hoher Verbreitungsgrad + Klare Darstellung, Komplexitätsreduzierung + monetäre Größen traditionelle Denkweise von Unternehmen - Qualitative Aspekte (bei IT-Projekten sehr hoch!) bleiben unberücksichtigt - Reine Betrachtung der finanziellen Perspektive Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 42

43 Mehrdimensionale Methoden Berücksichtigung von monetären und weiteren Zielgrößen Vertreter: Scoring-Modelle, Nutzwertanalyse, quantitative Entscheidungsmodelle, Simulationsmodelle Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 43

44 Nutzwertanalyse Festlegen des Zielsystems 1. Festlegen des Zielsystems Alternativen A 1 A 2 A i A n Kriterien k 1 k 2 k j k m e 11 e 21 e i1 e n1 e 12 e 22 e i2 e n2 e 1j e 2j e ij e nj e 1m e 2m e im e nm Ermitteln der Zielerträge Zielertragsmatrix [e ij ] 2. Ermittlung der Zielerträge 3. Ermittlung der Zielwerte 4. Bestimmung der Kriteriengewichte Bewertung 5. Wertsynthese Alternativen A 1 A 2 A i A n Kriteriengewichte g 1 g 2 g j g m n 11 n 21 n i1 n n1 n 12 n 22 n i2 n n2 n 1j n 2j n ij n nj Wertsynthese n 1m n 2m n im n nm Ermitteln der Zielwerte Zielwertmatrix [n ij ] Majoritätsregel Vorzugs- /Häufigkeitsregel Rangordnungssummenregel Alternativen A 1 A 2 A i A n Nutzwerte N 1 N 2 N i N n Durchführen der Wertsynthese Nutzwertmatrix [N i ] Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 44

45 Beispiel Nutzwertanalyse (2) Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 45

46 Mehrdimensionale Methoden: Bewertung + Relativ einfache Handhabbarkeit + Klare und übersichtliche Darstellung + Prinzipiell beliebig viele Dimensionen + Qualitative Aspekte können berücksichtigt werden - Überführung verschieden dimensionierter Zielerträge in einheitliche Zielwerte komplex und stark situationsabhängig - künstliche Dimensionen - Ermittelter Nutzen ist stark subjektiv geprägt Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 46

47 Beschreibungsmethoden Zur Berücksichtigung auch schwer erkennbarer Nutzeneffekte Schwerpunkt wird auf die Bestimmung und Systematisierung von Nutzenaspekten gelegt d.h. es wird versucht, alle potentiell relevanten Gesichtspunkte zusammenzustellen eine weitere Aufbereitung findet nicht statt reine Zusammenstellung aller Aspekte Vertreter: Argumentenbilanzen Aufzeigen von Abhängigkeiten zwischen Aspekten Vertreter: Wirkungsketten Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 47

48 Beispiel: Argumentenbilanz PRO: CONTRA: Strategie Konzentration auf Kerngeschäft Verlust von unternehmerischen und IV- Konzentration auf strategisch wichtige Know-how Aufgaben Wettbewerbsrelevanz der IV- Aufgaben Vorteile kleiner, schlanker Organisationen Entstehen irreversibler Abhängigkeiten Kooperation statt Hierarchie Monopole bei Individuallösungen Flexibilität Unterschiedliche Unternehmenskultur Standardisierung Störung zusammengehgöger Prozesse Risikotransfer Risiko der Zusammenarbeit Leistung Hohe, vielfältige kompetenz des Übervorteilung durch Informationsdefizite Dienstleistungsunternehmens bei der Vertragsgestaltung Zugang zu fehlendem Know-how unrealistische Aussagen der Anbieter Realisierung innovativer IV- Lösungen Überwindung räumlicher Distanzen Erfahrungen in Konversionen und weniger informelle Kommunikation Konsolidierungen nutzen Beeinträchtigung des Datenschutzes klar definierte Leistungen und mangelnde Akzeptanz in Fachbereichen Verantwortlichkeiten wegen fehlender Anwendernähe Investitions- und Katastrophenplanung Raschere Verfügbarkeit von Kapazitäten Kosten Kostenreduktion im laufenden Betrieb Transaktionskosten Economics of Scale Koordinationskosten Bessere Verhandlungsposition gegenüber Probleme bei Softwarelizenzen Systemanbietern Bezugsgrößenbestimmung für Entgelt Variable statt fixe Kosten steigende Telekommunikationskosten Gute Transparenz und Planbarkeit Personal Mittelfristige Reduzierung der arbeitsrechtliche Probleme Personalprobleme Personalwiderstände Gleichmäßigere Personalaustattung Motivationsprobleme Finanzen Finanzmittelbeschaffung Abfindung ausscheidender Mitarbeiter Auswirkung auf Jahresabschluss langfristig schlecht vorhersagbare Erfolgsbeteiligung des Dienstleisters möglich Entgeltentscheidung Steuerliche Auswirkungen Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 48

49 Beschreibungsmethoden: Bewertung + Einfache Handhabbarkeit + Übersichtlich + Bilanzform kommt betrieblicher Denkweise entgegen + Flexibel - Beschränkte Analysemöglichkeiten, da rein qualitatives Verfahren Messung der Wirtschaftlichkeit in der IT 49