Benutzerdokumentation SAP SAP, Faktura anlegen, Diverses EFAK

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1 Einführung enutzerdokumentation SP SP, Faktura anlegen, Diverses EFK Einführung 2. Erklärung 2.2 Voraussetzungen / benötigte Daten 3 2 Debitoren SD EFK Faktura, Gutschrift anlegen inkl. Druck 4 3 Debitoren SD EFK Faktura, Gutschrift drucken (Wiederholungsdruck) 9 4 Debitoren SD EFK Storno Faktura, Storno Gutschrift 0 5 Debitoren SD EFK uswertungen Fakturajournal 6 Debitoren SD EFK uswertungen Debitoren Einzelpostenliste 2 7 Debitoren SD EFK uswertungen Umsatzanalyse pro Sparte, Material, Debitor 5 8 Debitoren SD EFK uswertungen nalyse offene, beglichene Fakturen pro Material 7 9 nhang 8 9. Muster Rechnung aus SP EFK (fiktives eispiel) Muster Gutschrift aus SP EFK (fiktives eispiel) Dokumentenprotokoll 20 Seite von 20

2 Einführung Einführung. Erklärung Eine der Möglichkeiten im Namen der Universität Zürich Rechnungen zu erstellen ist über die Einfache Fakturierung kurz EFK aus SP (Modul SD). EFK eignet sich vor allem für Institute, welche mehr als 50 Rechnungen pro Jahr erstellen und/oder ähnliche bzw. gleiche Leistungen verrechnen (eispiel: Institut für Labor- tierkunde mit mehr als 50 Rechnungen, Verrechnung von Kursen und Tierpflege- kosten, etc.). eim Fakturieren über EFK werden neben im SP angelegten Debitoren, n- sprechpartnern individuelle Materialien mit fix hinterlegten Texten und/oder Preisen genutzt, welche durch die bteilung Finanzen, Debitoren angelegt und ge- pflegt werden. Dies soll zu einer effizienteren Fakturierung beitragen. Institute, welche EFK nutzen, erstellen und drucken die Rechnungen bei sich vor Ort. EFK- Teilnehmer (Institute) erhalten einen eigenen ereich im SP Modul- SD, welcher als Sparte bezeichnet wird. Hinter der Sparte befinden sich einerseits die dressangaben des fakturierenden Institutes wie auch allfällige spartenspezifisch angelegte Materialien. Es ist zu beachten, dass EFK für ungeübte SP- User weniger geeignet ist. Seite 2 von 20

3 Einführung.2 Voraussetzungen / benötigte Daten Gute Kenntnisse in SP Zugang zu SP (itrix) o enutzername o Passwort Zu verrechnende Leistung o rt der Leistung (Individuelle eschreibung) o Menge der Leistung o Nettobetrag (etrag exkl., d.h. ohne MWST) o Mehrwertsteuerdeklaration o Rechnungsempfänger Daten im, aus SP o Sparte (Für Institut eingerichteter ereich) o Debitoren- /nsprechpartnernummer (Rechnungsempfänger) o Materialnummer (Erlöskontonummer und MWST- Satz) o PSP- Element o uftragsnummer (zur Faktura) o Gutschriftsanford.- Nummer (zur Gutschrift) Seite 3 von 20

4 Debitoren SD EFK Faktura, Gutschrift anlegen inkl. Druck 2 Debitoren SD EFK Faktura, Gutschrift anlegen inkl. Druck Transaktionscode VF04 E SP Menü Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura VF04 Fakturavorrat bearbei- ten D Prozessschritt Fakturavorrat bearbeiten Fakturadatum von: Datum eingeben, ab welchem pendente ufträge angezeigt werden sollen, kann optional auch leer gelassen werden bis: Datum eingeben, bis wann pendente ufträge angezeigt werden sollen, kann optional auch leer gelassen werden Sparte: Zwingend entsprechende Sparte auswählen, eingeben D uftragsbezogene: Immer anwählen durch Einmalklick E Fakturav. anz.: anwählen Seite 4 von 20

5 2 Transaktionscode VF04 SP Menü Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura VF04 Fakturavorrat bearbei- ten 2 Prozessschritt Fakturavorrat bearbeiten Zeile(n): Diejenigen ufträge markieren, welche fakturiert (Faktura bzw. Gutschrift) werden sollen (es können einzelne wie auch alle Zeilen markiert werden Fkrt: Fakturaart G2 = Gutschrift F2 = Faktura Einzelfaktura: anwählen Seite 5 von 20

6 3 Transaktionscode VF04 SP Menü Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura VF04 Fakturavorrat bearbei- ten 3 Prozessschritt Gutschrift (G2) anlegen: Übersicht - Fakturapositio- nen. ngewählter uftrag: ngaben prüfen HTUNG: Sicherstellen, dass ESR- Formular in Drucker Sollte der uftrag Fehler aufweisen, drücken, sonst direkt zu : drücken - > Gutschrifts- bzw. Fakturanummer erscheint in der Fusszeile Ja drücken - > nächster angewählter uf- trag erscheint - > Gutschrift bzw. Faktura wird gedruckt Seite 6 von 20

7 4 Transaktionscode VF04 SP Menü Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura VF04 Fakturavorrat bearbei- ten 4 Prozessschritt Rechnung (F2) anlegen: Übersicht - Fakturapositionen Fusszeile: eleg xxxxxxxxxx gesichert (Gutschrifts- bzw. Fakturanum- mer des vorherig gesicherten, fakturierten uftrages) Nächster angewählter uftrag: ngaben prüfen Sollte der uftrag Fehler aufweisen, drücken, sonst direkt zu Ja drücken - > nächster angewählter uftrag erscheint HTUNG: Sicherstellen, dass ESR- Formular in Drucker : drücken - > Gutschrifts- bzw. Fakturanummer erscheint in der Fusszeile - > Gutschrift bzw. Faktura wird gedruckt Seite 7 von 20

8 5 Transaktionscode VF04 SP Menü Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura VF04 Fakturavorrat bearbei- ten 5 Prozessschritt Fakturavorrat bearbeiten Fusszeile: eleg xxxxxxxxxx gesichert (Gutschrifts- bzw. Fakturanum- mer des letzten gesicherten, fakturierten uftrages) Status: eleg wurde erfolgreich verarbeitet, Faktura bzw. Gutschrift erstellt, Druck erfolgt eleg steht zur Verarbeitung, noch keine Faktura bzw. Gutschrift erstellt - > Zurück zu Prozessschritt 2 Seite 8 von 20

9 Debitoren SD EFK Faktura, Gutschrift drucken (Wiederholungsdruck) 3 Debitoren SD EFK Faktura, Gutschrift drucken (Wiederholungsdruck) Transaktionscode VF03 SP Menü Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura VF03 nzeigen D Prozessschritt Faktura anzeigen Faktura: Entsprechende Faktura- bzw. Gutschriftsnummer eingeben Faktura: anwählen - > usgeben anwählen Nachrichten ausgeben: Zeile markieren mit ezeichnung ESR- Rechnung D : drücken - > In Fusszeile erscheint Seite 9 von 20

10 Debitoren SD EFK Storno Faktura, Storno Gutschrift 4 Debitoren SD EFK Storno Faktura, Storno Gutschrift HTUNG Storno Wird ausschliesslich zentral durch die bteilung Finanzen, Debitoren durchgeführt itte eine Rechnungs- bzw. Gut- schriftskopie mit den notwendi- gen ngaben an die bteilung Finanzen, Debitoren schicken Prozessschritt Kopie der zu stornierenden Faktura und/oder Gut- schrift an die bteilung Finanzen, Debitoren senden Notwendige ngaben: - Vermerk Storno - egründung des Stornos - Datum - Unterschrift einer visumsberechtigen Person (Storno = elastung PSP) Seite 0 von 20

11 Debitoren SD EFK uswertungen Fakturajournal 5 Debitoren SD EFK uswertungen Fakturajournal HTUNG DERZEIT NOH NIHT VERFÜGR, Transaktionscode LT: ZRV SP Menü XXX EFINDET SIH IM UFU Prozessschritt xxx xxx: xxx Seite von 20

12 Debitoren SD EFK uswertungen Debitoren Einzelpostenliste 6 Debitoren SD EFK uswertungen Debitoren Einzelpostenliste Transaktionscode FL5N SP Menü Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Konto FL5N Posten anzeigen Prozessschritt Debitoren Einzelpostenliste P: Variantenkatalog des Programms RFITEMR : drücken EFKDEIPOSTEN: drücken : drücken Seite 2 von 20

13 Debitoren SD EFK uswertungen Debitoren Einzelpostenliste F 2 Transaktionscode FL5N SP Menü Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Konto FL5N Posten anzeigen D E 2 Prozessschritt Debitoren Einzelpostenliste P: Variantenkatalog des Programms RFITEMR Mahnbereich: Entsprechenden Mahnbereich = Sparte eingeben, aus- wählen Debitorenkonto: Entsprechende Debitorennummer eingeben, auswählen uchungskreis: Immer 9600 eingeben D uswahl der offenen Posten: Entsprechend markieren, eingeben Offene zum Stichtag, entsprechendes Datum eingeben usgeglichene Posten, entsprechendes usgleichsdatum von/bis, entspre- chendes Datum Offen zum Stichtag eingeben lle Posten, entsprechendes uchungsdatum von/bis eingeben E rt: Normale Posten markieren mit Einmalklick F : drücken Seite 3 von 20

14 Debitoren SD EFK uswertungen Debitoren Einzelpostenliste 3 Transaktionscode FL5N D E F SP Menü Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Konto FL5N Posten anzeigen 3 Prozessschritt Debitoren Einzelpostenliste Konto: Total gemäss vorgängige Selektionsbedingungen (im eispiele offene Posten des Debitors Nr , des Mahnbereiches (Sparte) T per ) elegnr: Faktura- bzw. Gutschriftsnummer rt: elegart: RV = Faktura, RG = Gutschrift, RR = Storno, DZ = Zahlung D Fä: Symbol der Nettofälligkeit: nicht fällig fällig überfällig E etr. in HW: etrag in Hauswährung F HWähr: Hauswährung immer HF Zahlen mit Minus sind Habenpositionen = Zahlung, Gutschrift, Storno, bschreibung Zahlen ohne Minus sind Sollpositionen = Faktura Seite 4 von 20

15 Debitoren SD EFK uswertungen Umsatzanalyse pro Sparte, Material, Debitor 7 Debitoren SD EFK uswertungen Umsatzanalyse pro Sparte, Material, Debitor Transaktionscode MTE H D E F G SP Menü Logistik Vertrieb Vertriebsinfosystem Standartanalysen MTE Verkaufsorganisation Prozessschritt Verkaufsorganisationsanalyse: Selektion Verkaufsorganisation: Immer 9600 eingeben Vertriebsweg: Immer 0 eingeben Sparte: Entsprechende Sparte eingeben, auswählen D uftraggeber: Optional entsprechende Debitorennummer eingeben (us- wertung auch nur über Material möglich) E Material: Optional entsprechende Materialnummer eingeben (uswer- tung auch nur über uftraggeber möglich) F Periode: Optional entsprechenden uswertungsmonat/- jahr eingeben G bis: Optional kann über mehrere Monate ausgewertet werden, entspre- chenden uswertungsmonat/- jahr H drücken Seite 5 von 20

16 2 Transaktionscode MTE SP Menü Logistik Vertrieb Vertriebsinfosystem Standartanalysen MTE Verkaufsorganisation D 2 Prozessschritt Verkaufsorganisationsanalyse: Grundliste, ufriss Umsatz: Entsprechender Umsatz gemäss Selektionsbedingungen (ei unserem fiktiven eispiel: Umsatz von Debitor 09727, Januar 203) ufriss wechseln...: drücken Material: Markieren, um Umsatz pro Material zu zeigen, drücken D Umsatz: Entsprechender Umsatz gemäss Selektionsbedingungen pro Material (ei unserem fiktiven eispiel: Umsatz des Debitors 09727, Januar 203 auf- geteilt nach Materialnummer Kursgelder 0,0% MWST und Materi- alnummer , Diverse Dienstleistungen 0,0% MWST Seite 6 von 20

17 Debitoren SD EFK uswertungen nalyse offene, beglichene Fakturen pro Material 8 Debitoren SD EFK uswertungen nalyse offene, beglichene Fakturen pro Material HTUNG DERZEIT NOH NIHT VERFÜGR, Transaktionscode LT: ZRF8 SP Menü xxx EFINDET SIH IM UFU Prozessschritt xxx xxx: xxx Seite 7 von 20

18 nhang 9 nhang 9. Muster Rechnung aus SP EFK (fiktives eispiel) Seite 8 von 20

19 nhang 9.2 Muster Gutschrift aus SP EFK (fiktives eispiel) Seite 9 von 20

20 nhang 9.3 Dokumentenprotokoll Dateiname: enutzerdoku_sp_faktura_anlegen_diverses_efk_v0.7.docx Version: 0.7 Erstellt durch: Michaela Novotny blage: (Quick Links) NFP- Schulung, Schulungsunterlagen Versionen Datum Version eschreibung der Version Vorlage nach Prüfung Feedback- Workshop nach Prüfung durch Service Desk Finanzen und bteilung Finanzen Prüfungen Datum Version Stelle emerkungen Feedback- Workshop Service Desk Finanzen bteilung Finanzen bnahmen Datum Version Stelle emerkungen bteilung Finanzen Seite 20 von 20

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