Leitfaden für das Modul Informationsveranstaltung im Rahmen des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU 2014

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1 Leitfaden für das Modul Informationsveranstaltung im Rahmen des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU 2014 Stand: Januar 2014 Inhaltsverzeichnis Hintergrund und Zielsetzung der Maßnahme 2 Projektvorbereitung 2 Briefing Außendarstellung / Kommunikation Programm und Teilnahmeanmeldung Teilnehmergewinnung und Hinweise zu den Kosten Durchführung der Programmelemente 5 Aufgaben im Zuge der Umsetzung Teilnehmerunterlagen Nachbereitung des Projekts 5 Kontakt 6 1

2 Hintergrund und Zielsetzung der Maßnahme Das BMWi-Markterschließungsprogramm soll kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Selbstständigen der gewerblichen Wirtschaft sowie fachbezogenen Freien Berufen und wirtschaftsnahen Dienstleistern mit Geschäftsbetrieb in Deutschland den Einstieg in neue Märkte erleichtern und zu weiteren Erfolgen der Exporttätigkeit führen. Durch die Informationsveranstaltungen sollen den Teilnehmern gesicherte Erkenntnisse über Auslandsmärkte hinsichtlich der Themenschwerpunkte Marktentwicklung, Geschäftsmöglichkeiten und Rahmenbedingungen vermittelt werden. Die dargebotenen Informationen dienen zur Sondierung der Chancen und Risiken und zur Vorbereitungen eines Auslandsengagements im Zielmarkt. Landes- und fachkundige Experten aus Deutschland und dem Zielland referieren zu diesem Zweck über landesspezifische sowie branchen- bzw. themenspezifische Fragestellungen zu dem Markt und dem Markteinstieg. Projektvorbereitung Briefing Nach der Auftragsvergabe ist mit der Geschäftsstelle Markterschließung für KMU beim BMWi (Geschäftsstelle) per Kontakt aufzunehmen. Der zuständige Ansprechpartner für das Projekt wird seitens der Geschäftsstelle mitgeteilt. Zudem findet ein Briefing für die Durchführer zur Vorbereitung der Veranstaltungen statt. Die Teilnahme ist verpflichtend. Kann eine Teilnahme aus zwingenden Gründen nicht erfolgen, besteht die Möglichkeit eines Briefings per Telefon. Die Terminabstimmung erfolgt vorab mit der Geschäftsstelle. Außendarstellung / Kommunikation Das Außenwirtschaftsportal ixpos soll als Informationsplattform für das BMWi-Markterschließungsprogramm für KMU genutzt und ausgebaut werden. Die mit der Geschäftsstelle abgestimmten Terminhinweise, Pressemeldungen u.ä. werden dort eingestellt. Von den Foren soll Gebrauch gemacht werden. Der Durchführer kündigt die Veranstaltung zusätzlich auf den eigenen Webseiten und anderen geeigneten Plattformen an. Alle Unterlagen tragen das Logo des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) und das Logo German Mittelstand. Es ist darauf hinzuweisen, dass es sich um eine projektbezogene Fördermaßnahme im Rahmen des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU handelt 2

3 und aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert wird. Bei allen Veröffentlichungen sind die Vorgaben des Corporate Design Handbuchs anzuwenden. Der Durchführer ist zur fachlich-inhaltlichen Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle verpflichtet und informiert die Geschäftsstelle über Projektplanung, -stand, -fortschritte und -konkretisierungen. Die Geschäftsstelle behält sich Anpassungen zu Programmablauf, Referenten und zeitlichem Ablauf u.ä. nach Vorgaben der Ausschreibung vor. Der Durchführer verfasst zur Veröffentlichung eine Pressemeldung (inklusive Überschrift, Terminhinweisen und Kontakt- und Anmeldeinformationen, maximal 1 Seite). Sie soll den Hinweis enthalten, dass unter eine Übersicht zu weiteren Projekten des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU abgerufen werden kann. Programm und Teilnahmeanmeldung Der Durchführer erstellt auf Basis des Angebots, in Abstimmung mit und gegebenenfalls ergänzender Hinweise der Geschäftsstelle, einen Ablaufplan der Informationsveranstaltung. Im Rahmen der eintägigen, abwechslungsreich gestalteten und grundsätzlich deutschsprachigen Veranstaltung werden den Unternehmen durch lokale und externe Experten aus erster Hand ziellandspezifische allgemeine und branchen- bzw. themenspezifische Informationen vermittelt. Die Informationsveranstaltung findet in Deutschland statt. Der zeitliche Umfang soll auf acht Stunden ausgelegt sein. Die Veranstaltung soll Informationen zu den folgenden Themenschwerpunkten geben bzw. nachstehende Programmelemente beinhalten: spezifische allgemeine und branchen- bzw. themenspezifische Informationen, insbesondere zu den konkreten Marktchancen und künftigen Marktentwicklungen politische und rechtliche Rahmenbedingungen Einfuhrbestimmungen, Zölle, Normen, Unternehmenssteuern und -abgaben, Kennzeichnungsund Prüfpflichten, praktische Fragen der Einfuhr vorhandene Vertriebsstrukturen, technische und logistische Voraussetzungen und Verfahren, markt- bzw. kulturspezifische Besonderheiten Förderbedingungen, Finanzierungs- und Risikoabsicherung praxisnahe Referenzbeispiele von Unternehmen kurze Präsentation über das BMWi-Markterschließungsprogramm für KMU Die Referenten verfügen nachweislich über das notwendige Fachwissen oder die entsprechenden Erfahrungen in den jeweiligen Märkten sowie über sehr gute rhetorische Fähigkeiten. 3

4 In Einzelfällen können die Informationsveranstaltungen mit Fachkongressen und -tagungen, die dem Austausch zwischen deutschen und ausländischen Teilnehmern dienen und zur Vernetzung beitragen, verknüpft werden. Dazu zählen auch andere geeignete außenwirtschaftlich relevante Veranstaltungen, wie Fach- und Leitmessen und regionale Außenwirtschaftstage. Der Ablauf der Informationsveranstaltung darf dadurch aber nicht beeinträchtigt werden. Bei der Programmplanung sollen frühzeitig sowohl Organisationen mit Branchenkenntnissen als auch Akteure mit Zielmarkt-Know-how einbezogen werden. Das Programm sendet der Durchführer drei Monate vor dem Durchführungszeitraum der Geschäftsstelle zur Freigabe zu und stellt im weiterem Verlauf die Aktualisierung sicher. Eine Veröffentlichung des Programms kann erst nach Bestätigung durch die Geschäftsstelle erfolgen. Teilnehmergewinnung und Hinweise zu den Kosten Für die Bewerbung des Projekts sollen Ankündigungen per Flyer, Programm u.ä. sowie entsprechende Medienhinweise in Fachmagazinen und im Internet angewendet werden. Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Selbstständige der gewerblichen Wirtschaft sowie fachbezogene Freie Berufe und wirtschaftsnahe Dienstleister mit Geschäftsbetrieb in Deutschland (Unternehmen) mit entsprechendem Branchenschwerpunkt. Grundsätzlich gilt, dass mindestens 50% der teilnehmenden Unternehmen KMU sind und bei der Teilnahme Vorrang vor Großunternehmen haben. Im Rahmen der Anmeldungen sind vom Durchführer von allen teilnehmenden Unternehmen die Umsatz- und Mitarbeiterzahlen zu erheben. Es ist sicherzustellen, dass die Akquise im gesamten Bundesgebiet erfolgt und Teilnahmemöglichkeiten für Unternehmen aus allen Bundesländern bestehen. Die betreffenden Landesregierungen sind über die Maßnahmen frühzeitig zu informieren. Eine Liste der verbindlich angemeldeten Teilnehmer inklusive der relevanten Daten sendet der Durchführer zwei Wochen vor Beginn der Veranstaltung der Geschäftsstelle und dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) per Mail zu. Zu diesem Zeitpunkt müssen in der Regel 20 der Zielgruppe entsprechende Unternehmen (bei Spezialthemen im Einzelfall weniger) angemeldet sein. Der Liste müssen zusätzlich die Angaben zur Branche und zur Größe des Unternehmens beigefügt werden. Muster und Vordrucke sind im geschlossenen Forum bei ixpos abrufbar. Die Veranstaltung kann erst nach Freigabe durch das BAFA durchgeführt werden. Eine Freigabe kann insbesondere nicht erfolgen, wenn 4

5 qualitative Aspekte der Leistungsbeschreibung nicht erfüllt sind, die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht werden kann oder die Teilnehmerliste nicht den Vorgaben (Muster) entspricht. Im weiteren Verlauf ist die Liste aktuell zu halten. Den Teilnehmern der Veranstaltung werden für das ganztägige Catering Kosten in Höhe von 30 Euro (inclusiv MwSt.) vom Durchführer in Rechnung gestellt. Gegenüber dem BAFA erfolgt keine Verrechnung. Reise-, Unterbringungs- und sonstige Verpflegungskosten tragen die Teilnehmer selbst. Das Veranstaltungsprogramm sowie die Leistungen des Durchführers werden aus den Projektmitteln finanziert. Wird die weitere Projektdurchführung aus einem vom Durchführer zu vertretenen Grund abgesagt und der Vertrag durch das BAFA gekündigt, kann nach Einzelfallprüfung maximal die Vergütung der entstandenen Kosten in Form einer Pauschale in Höhe von 5 v. H. der kalkulierten Nettovergütung des Gesamtprojekts erfolgen. Durchführung der Programmelemente Aufgaben im Zuge der Umsetzung Die Durchführung der Veranstaltung umfasst folgende Aufgaben: Organisation, Ablaufplanung und Umsetzung der Veranstaltung Bereitstellung geeigneter Räume und Technik sowie die Versorgung während der Veranstaltungen intensive Abstimmung mit und verbindliche Einbindung der Referenten, Vorabnahme der Präsentationen ansprechende und fachkundige Moderation während der Veranstaltung ggf. die Bereitstellung von Übersetzungsdienstleistungen die Zusammenstellung der Tagungsmappen Teilnehmerunterlagen In Form von ansprechenden Tagungsmappen werden den Teilnehmer folgende Unterlagen bei der Veranstaltung überreicht: Programm und Teilnehmerliste Informationsunterlagen zu wirtschaftlichen, politischen und rechtlichen Rahmenbedingungen sowie zu geschäftspraktischen Hinweisen, die vorher gesichtet und zusammengestellt werden müssen; hierbei sind insbesondere Informationsmaterialien von Germany Trade & Invest zu verwenden Übersicht aktueller Veranstaltungen des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU 5

6 Nachbereitung des Projekts Den Teilnehmern wird am Ende der Veranstaltung ein Fragebogen ausgehändigt und eingesammelt. Die in den Fragebögen erfassten Angaben sollen vom Durchführer in einer vorab zur Verfügung gestellten Excel- Liste gespeichert werden. Den detaillierten Abschlussbericht unter Berücksichtigung der Fragebögen und alle weiteren Dokumente sendet der Durchführer spätestens vier Wochen nach der Veranstaltung mit der finalen Teilnehmerliste sowie der Referenten per Mail an die Geschäftsstelle und an das BAFA. Zur Einstellung in das Internet übermittelt der Durchführer spätestens zwei Wochen nach der Veranstaltung einen entsprechend der übermittelten Vorgaben erstellten Ergebnisbericht der Veranstaltung per Mail an Abrechnungsunterlagen in Papierform sind nicht erforderlich. Kontakt Bundesministerium für Wirtschaft und Energie Geschäftsstelle Markterschließung für KMU Referat VC1- Außenwirtschaftsförderung, Standortmarketing und Investorenanwerbung Villemombler Straße 76, Bonn Telefon +49 (0) /-4290/-4291/ Internet Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle Referat 414 Frankfurter Straße 29-35, Eschborn Telefon +49 (0) /-673 Fax +49 (0) / Internet 6