Stand NEUES IN K3.7.0 BEVIA. MICOS GmbH, 2014

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1 Stand NEUES IN K3.7.0 BEVIA MICOS GmbH, 2014 MICOS GmbH, 2014

2 INHALT 1. BEVIA allgemein Deaktivierung bzw. Ersatz von Masken Die neuen Auswertungsmodule Nutzung Wiedervorlage/ Tagesdokumentation Ergänzung beim Leistungsträger Kunde Versicherungsstatus BEVIA.leistungsabrechnung NEU Änderung der Grundlagen für die Pflegestufe NEU Erweiterte Prüfungen bei der Abrechnung Ständige Leistungen NEU - Erweiterte Nutzung des Abstimmkreises Budgetverfolgung Tätigkeitserfassung BEVA.betreuung NEU Personenzentrierte Planung beim Kunden NEU Export/ Import Kompetenzset NEU - Kompetenzvergleich NEU - Rote Liste 2014 / II Prüfung auf gültige Medikamente MICOS GmbH, 2014

3 1. BEVIA ALLGEMEIN 1.1. DEAKTIVIERUNG BZW. ERSATZ VON MASKEN Ab der k3.7.0 erscheint beim Aufruf bestimmter Masken ein Hinweis, dass diese Maske ab der k3.8.0 durch eine neue Maske bzw. Funktion ersetzt wird. Diese Hinweis-Meldung erscheint pro Benutzer max. 5-mal. Abbildung 1 Information zum zukünftigen Maskenersatz Anschließend macht ein entsprechender roter Text in der Maske selbst darauf aufmerksam. Dies betrifft die folgenden Masken bzw. Funktionen: Leistungsart (Classic), wird zur k3.8.0 durch neue Maske Leistungsart ersetzt Preis (Classic), wird zur k3.8.0 in die neue Maske Leistungsart integriert Individueller Preis/Zuschuss (Classic), wird zur k3.8.0 in die neue Maske Leistungsart integriert Leistungspaket (Classic), wird zur k3.8.0 in die neue Maske Leistungsart integriert Geb.- und Jubiläumsliste (Classic), wird zur k3.8.0 durch neues Auswertungsmodul unter Info\Auswertung ersetzt. Es steht bereits mit dieser Version, k3.7.0, zur Verfügung (vgl. Pkt. 1.2) Altersstrukturliste (Classic), wird zur k3.8.0 durch neues Auswertungsmodul unter Info\Auswertung ersetzt und steht ebenfalls aktuell mit der k3.7.0 parallel zur Verfügung! Bei den Masken werden die Berechtigungen aus den alten Masken übernommen. Diese Funktionalität ist für die neuen Auswertungsmodule jedoch nicht möglich. Das bedeutet, dass Sie als Anwender selbst für die Freigabe der Auswertung bzw. die Zugriffrechte auf Daten für die Objektart Auswertungsmodule zuständig sind. Neues in BEVIA k /24

4 1.2. DIE NEUEN AUSWERTUNGSMODULE Geburtstags- und Jubiläumsliste Die Geburtstags- und Jubiläumsliste steht Ihnen als neues Auswertungsmodul einmal für Kunden und einmal für Mitarbeiter unter Info/Auswertungen zur Verfügung. Abbildung 2 Info Auswertung Geburtstags-/Jubiläumsliste (Kunde) Entsprechend der Einschränkungen und Sortierung/ Gruppierung erhalten Sie unterschiedliche Reportdarstellungen. Neues in BEVIA k /24

5 Abbildung 4 Beispiel Ausdruck Geburtstags- und Jubiläumsliste Altersstrukturliste Die Altersstrukturliste steht Ihnen als neues Auswertungsmodul einmal für Kunden und einmal für Mitarbeiter unter Info/Auswertungen zur Verfügung. Abbildung 5 Info Auswertung Altersstrukturliste (Kunde) Neues in BEVIA k /24

6 Über die Einschränkungen Bezugsdatum Bereiche/ Bereiche nicht auswerten Gruppe 1 bis 10 Alterskorridore und die Sortierung kann die Auswertung und damit auch der Ausdruck gesteuert werden. Abbildung 6 Beispiel Ausdruck Altersstrukturliste 1.3. NUTZUNG WIEDERVORLAGE/ TAGESDOKUMENTATION Optimierung der Darstellung von überfälligen Terminen Bereits mit der Version k3.6.0 wurde eine neue Ansicht Überfällige Termine in der Maske Wiedervorlage/ Tagesdokumentation im unteren Bereich der Maske eingeführt. Abbildung 6 Überfällige Termine in der Wiedervorlage/ Tagesdokumentation Diese wurde in Version k3.6.1 so optimiert, dass Sie die Terminarten festlegen können, die in der Liste der Überfälligen Termine erscheinen. Sie setzen dafür in der Maske Terminart das Kennzeichen kann ablaufen. Neues in BEVIA k /24

7 Abbildung 7 Maske Terminart Suche bzw. Filterung der Kunden in Terminen Bei der Neuanlage von Terminen mit Terminart Eigene Termine Kunde wird die Suchmaske durch die Spalte Bereich + Gruppe erweitert, dort sind die Bereiche bzw. Gruppen kommasepariert enthalten. Abbildung 8 Geöffnete Suchmaske nach Auswahl Kundenbezug Neue Option beim Druck der Tagesdokumentation Für den Ausdruck der Tagesdokumentation bzw. der Tagesdokumentation-Liste können jetzt optional die weiteren beteiligten Kunden angezeigt werden. Neues in BEVIA k /24

8 Abbildung 9 Druckmaske Tagesdokumentation Liste Anzeige inkl. aller beteiligten Kunden: Abbildung 10 Ausdruck Tagesdokumentation Liste mit Ohne: Abbildung 11 Ausdruck Tagesdokumentation Liste ohne Neues in BEVIA k /24

9 1.4. ERGÄNZUNG BEIM LEISTUNGSTRÄGER Der Inhalt des Feldes Abteilung aus der alten Maske Kostenträger wurde auf das Register zugeordnete Personen in das Feld Bemerkung integriert. Abbildung 12 Maske Leistungsträger zugeordnete Personen 1.5. KUNDE VERSICHERUNGSSTATUS Das Feld Versicherungsstatus wird nur noch inhaltlich geprüft. Ist es nicht ausgefüllt, dann erscheint kein Hinweis mehr. Abbildung 13 Maske Kunde Organisatorisches - Krankenkasse Neues in BEVIA k /24

10 2. BEVIA.LEISTUNGSABRECHNUNG 2.1. NEU ÄNDERUNG DER GRUNDLAGEN FÜR DIE PFLE- GESTUFE Als Grundlage für die neue Vertrags- und Budgetverwaltung und im ersten Schritt für eine Prüfung zugeordnete Pflegestufe zu zugeordneten Leistungen sowie für einen zukünftigen Pflegestufenassistenten wurden folgende Veränderungen durchgeführt NEU - Neue Maske Pflegestufe Mit der k3.7.0 wird der bisherige Parameter Pflegestufe in einer eigenen Maske verwaltet. Zusätzlich zu den bisherigen Daten einer Pflegestufe können pro Zeitraum und Vertragsgrundlage die (gesetzlichen) Höchstbeträge hinterlegt werden. Zu jedem Höchstbetrag besteht die Möglichkeit beliebig viele Entgeltarten zuzuordnen. Damit können später in einem Prüfprogramm optional die Leistungen des Kunden auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft werden. Die Daten, die bisher einen Bezug zu den Pflegestufen hatten, bleiben dabei unangetastet. Abbildung 14 Maske Pflegstufe Den Pflegestufen werden die Gesetzesgrundlagen zugeordnet und pro Gesetzesgrundlage die jeweiligen Entgeltarten, die für diese Pflegestufe berücksichtigt werden. Neues in BEVIA k /24

11 NEU - Parameter für die Verwaltung der Pflegestufen Vertragsgrundlage Abbildung 15 Parameter Vertragsgrundlage Vertragsgrundlagengruppe Abbildung 16 Parameter Vertragsgrundlagengruppe Pflegestufe: Entgeltart Abbildung 17 Parameter Pflegestufe: Entgeltart Neues in BEVIA k /24

12 NEU - Neues Feld Entgeltart in der Leistungsart Einer Leistungsart kann eine Entgeltart zugeordnet werden. Abbildung 18 Maske Leistungsart - Entgeltart NEU - Vertragsinformationen in der Zuordnung Kunde-Leistungsträger Pro Kunde-Leistungsträgerbeziehung können Sie beliebig viele Vertragsgrundlagen hinterlegen. Abbildung 19 Kunde Organisatorisches Leistungsträger: Vertragsgrundlage Neues in BEVIA k /24

13 Auswahl: Abbildung 20 Kunde Organisatorisches Leistungsträger: Vertragsgrundlage Auswahl Erweiterung im Bereich In der Maske Bereich wurde ein Kontrollkästchen hinzugefügt, mit der Sie steuern können, ob die Entgeltarten der Pflegestufen und der ständigen Leistungen geprüft werden sollen. Abbildung 21 Organisatorisches Bereich - Abrechnung Neues in BEVIA k /24

14 2.2. NEU ERWEITERTE PRÜFUNGEN BEI DER ABRECH- NUNG Prüfung der Leistungen eines Kunden auf Vollständigkeit und Korrektheit Wenn Sie festlegen, dass Sie die neue Funktionalität Ständige Leistungen/ Entgeltart nutzen möchten, werden in der Abrechnung folgende Prüfungen durchgeführt: Prüfung auf Vollständigkeit Hierzu muss zunächst definiert werden, welche Grundleistungen erforderlich sind. Den Pflegestufen werden pro Gesetzesgrundlage Entgeltarten (z. B. Pflegeleistung, Unterkunft, Investitionskosten..) zugeordnet (Pkt. 2.1). Die Leistungsarten werden jeweils genau einer Entgeltart zugeordnet (Pkt. 2.3). Die Prüfung auf Vollständigkeit der Grundleistungen ist bestanden, wenn aus jeder dieser Kategorien mindestens eine Leistungsart berechnet wird Prüfung auf Korrektheit Um eine Prüfung der Leistungen auf Korrektheit zu ermöglichen, müssen die Pflegeleistungsarten in Entgeltarten pro Pflegestufe eingeteilt werden. Bei Leistungen wie z. B. Verpflegung ist dagegen nur eine Entgeltart für alle Pflegestufen erforderlich. Beispiel: Entgeltart Pflegeleistung Stufe 1 Leistung Pflege A Stufe 1 Leistung Pflege B Stufe 1 Entgeltart Pflegeleistung Stufe 2 Leistung Pflege A Stufe 2 Leistung Pflege B Stufe 2 Entgeltart Unterkunft Leistung Unterkunft Einzelzimmer Leistung Doppelzimmer Der Pflegestufe 1 müssen die Entgeltarten Pflegeleistung Stufe 1 und Unterkunft für die entsprechende Gesetzesgrundlage zugeordnet werden. Die Pflegestufe 2 erhält die Entgeltarten Pflegeleistung Stufe 2 und Unterkunft. Bei der Abrechnung eines Kunden mit Pflegestufe 2 wird nun geprüft, ob Leistungsarten aus den Entgeltarten Pflegeleistung Stufe 2 und Unterkunft berechnet werden. Neues in BEVIA k /24

15 2.3. STÄNDIGE LEISTUNGEN Die möglichen Gruppierungseinstellungen (nach Rechnung, nach Abrechnungsgruppe) werden so gespeichert, dass sie auch beim Wiederaufruf der Maske vorhanden sind. Abbildung 22 ständige Leistungen 2.4. NEU - ERWEITERTE NUTZUNG DES ABSTIMMKREISES Für eine differenziertere Auswertung der Debitoren vor allem in der Nachverfolgung der OP s bzw. im Mahnwesen wurde die Möglichkeit geschaffen, dafür zusätzlich über den Abstimmkreis auszuwerten. In BEVIA kann nun der Abstimmkreis aus REVIO hinterlegt und entsprechend an REVIO weitergegeben werden. Die Zuordnung des Abstimmkreises erfolgt auf dem Register Bereichszuordnung der Maske Leistungsträger. Abbildung 23 Geschäftspartner Leistungsträger - Bereichszuordnung Neues in BEVIA k /24

16 In der Maske Buchungsanweisung Faktura erstellen haben die Angaben aus dem Leistungsträger Vorrang vor der Angabe, die in der Maske selbst hinterlegt werden kann. Diese Vorgehensweise wird empfohlen, wenn mit Kundendebitorenkonten gearbeitet wird und für den Kunden in einem Bereich mehrere Rechnungen an verschiedene Leistungsträger gestellt werden. In diesem Fall werden für den Kunden pro Leistungsträger immer dasselbe Kundendebitorenkonto und der jeweilige leistungsträgerspezifische Abstimmkreis übergeben. In den Auswertungen von REVIO kann dann z. B. gefiltert werden, für welchen Abstimmkreis (Leistungsträger) beim Kunden noch OP s vorhanden sind. Bei Fragen zur Einführung wenden Sie sich bitte an Ihre BEVIA- und REVIO- Kundenberater BUDGETVERFOLGUNG Die Budgetverfolgung kann mit der angepassten Auswertung jetzt monatlich erfolgen. Das bedeutet: pro Monat wird der jeweils in diesem Monat geplante bzw. abgerechnete Betrag ausgewiesen. Abbildung 24 Auswertung Budgetverfolgung 2.6. TÄTIGKEITSERFASSUNG Im Helpdesk gab es in der Vergangenheit immer wieder Fragen zur Funktionsweise und Darstellung der Ampel in der Tätigkeitserfassung. Aus diesem Grund haben wir die Auswertung und damit die Anzeige der Ampelfunktion geändert Navigation über Kunde Die Minutenfelder für bewilligte und geleistete Stunden wurden aus den Bereichen Zeiten im Zeitraum und Zeiten in Abrechnungszeiträumen entfernt. In beiden Bereichen wurde jeweils das Feld Offen (h) hinzugefügt, in dem die noch verfügbaren Stunden aufgeführt werden. Weiter wurden zwei Fortschrittsanzeigen hinzugefügt. Die obere Fortschrittsanzeige zeigt die geleisteten bzw. offenen Stunden im Verhältnis zu den bewilligten Stunden. Außerdem wird die Fortschrittsanzeige so wie die frühere Ampel eingefärbt. Das heißt, ist der Ampelwert für Gelb (aus Neues in BEVIA k /24

17 der Maske Bereich) erreicht, ist die Fortschrittsanzeige gelb. Der aktuelle Zeitpunkt innerhalb des Abrechnungszeitraums kann in der unteren Fortschrittsanzeige gesehen werden. Diese Änderungen sind genauso in der Kundendetailsicht umgesetzt worden. Abbildung 25 Detailsicht pro Kunde in der Tätigkeitserfassung Navigation über Mitarbeiter Innerhalb der Tabelle Kunden wird hinter jedem Kundennamen die prozentuale Ausschöpfung der bewilligten Stunden angezeigt (ggf. zusätzlich zu dem gelben oder roten Kreis). Abbildung 26 Tätigkeitserfassung pro Mitarbeiter: Tabellenansicht Kunden Ampelfunktion Die Ampel selbst existiert nicht mehr. Dafür übernimmt jetzt die jeweilige Fortschrittsanzeige die Farbe der Ampel. Die Funktion zur Ermittlung der Ampelfarbe wurde ebenfalls leicht angepasst. Früher bezog sich die Ampelfunktion immer auf das aktuelle Tagesdatum in Bezug auf den Abrechnungszeitraum. Das heißt, es wurde zunächst ermittelt, wie viele Stunden pro Tag erbracht werden dürfen. Dann wurde anhand der erfassten Stunden berechnet, wie viele Stunden bis heute durchschnittlich pro Tag erfasst wurden. Das Verhältnis dieser beiden Werte wurde dann mit den Ampelwerten für gelb und rot verglichen und ggf. eine der beiden Farben ausgewählt. Neues in BEVIA k /24

18 Nun wird bei der Berechnung das aktuelle Tagesdatum nicht mehr betrachtet. Es werden nur noch die bewilligten Stunden sowie die erbrachten Stunden im Abrechnungszeitraum berücksichtigt Hinweis beim Überschreiten der bewilligten Stunden Wird eine Tätigkeit erfasst bzw. geändert, die dafür sorgt, dass die erbrachten Stunden über die bewilligten Stunden hinausgehen, erscheint nun ein Hinweis beim Speichern. Abbildung 27 Tätigkeitserfassung: Hinweis auf Überschreitung der bewilligten Stunden Neues in BEVIA k /24

19 3. BEVA.BETREUUNG 3.1. NEU PERSONENZENTRIERTE PLANUNG BEIM KUN- DEN Die personenzentrierte Planung setzt auf die Informationssammlung auf. Hier werden die, für die Vereinbarung von Zielen, benötigten Informationen in Form von Kompetenzprofilen oder einer Diagnostik/Anamnese erhoben. Auf Basis dieser Informationen werden Beeinträchtigungen/Probleme und Ressourcen identifiziert und mit dem Kunden Ziele vereinbart und Maßnahmen zur Zielerreichung ausgewählt. Diese sind individuell auf ihn zugeschnitten oder werden aus einem Maßnahmenkatalog mit Standardmaßnahmen ausgewählt. Dabei kann es sein, dass diese Standardmaßnahmen kundenindividuell modifiziert werden. Maßnahmen können individuelle Maßnahmen oder die Teilnahme an einem Gruppenangebot sein. Die wesentlichsten Inhalte zur neuen personenzentrierten Planung werden mit der k3.7.0 ausgeliefert. Die wichtigsten vorbereitenden Masken werden hier vorgestellt: Planungsart Basierend auf die vom System vorgegebenen Planungstypen können Planungsarten so definiert werden, dass die individuellen Funktionalitäten festgelegt werden können. Mögliche Typen sind: Förderplan Pflegeplan Therapieplan Tagesstruktur Freizeit Weiterbildung Ausbildung Die Definition von Planungsarten dient zur Anpassung der Planung an die Besonderheiten des Lebensbereiches. In der Regel ist daher eine Planungsart pro Planungstyp und Lebensbereich ausreichend. Es besteht die Möglichkeit, ausgewählte Elemente nicht zu nutzen, sie anders zu bezeichnen und den Symbolen andere Farben zuzuordnen. Neues in BEVIA k /24

20 Abbildung 28 BEVIA.betreuung Organisation - Definition der Planungsart Zielart Bereits mit der Version k3.5.1 wurde BEVIA.betreuung um die Möglichkeit ergänzt, Ziele für einen Kunden zu definieren. In diesem Zusammenhang wurden in einem Zielkatalog Zielarten und Zielvorlagen beschrieben. Die Maske Zielkatalog wird zur k3.7.0 wieder deaktiviert, da dieser nun in die Maske Planungskatalog integriert wurde Planungskatalog Pro Planungsart kann ein Planungskatalog angelegt werden. Der Planungskatalog ist eine Sammlung von Vorlagen, die bei der Erfassung einer Planung zur Verfügung stehen. Über die Planungsart ist festgelegt, welche Elemente in einem Planungskatalog enthalten sind. Je nach Definition der Planungsart kann der Katalog bis zu vier Elementarten umfassen. Beeinträchtigungen Ressourcen Ziele Maßnahmen Neues in BEVIA k /24

21 Abbildung 29 BEVIA.betreuung Organisation - Definition des Planungskataloges Enthält der Planungskatalog Ziele, dann können an dieser Stelle allgemeine Zielvorlagen definiert werden. Diese Zielvorlagen können in der personenzentrierten Planung individuell genutzt und verändert werden Personenzentrierte Planung In der Maske Personenzentrierte Planung laufen in Zukunft alle Planungen für einen Kunden (unter Berücksichtigung der entsprechenden Rechte) zusammen. Diese Funktionalität ist auch die Grundlage für die spätere Angebotsplanung. Für eine effektive Nutzung der neuen Personenzentrierten Planung in ihrer Komplexität und Flexibilität empfehlen wir bei der Einführung eine enge Begleitung durch die Kundenberatung. Zur k3.7.0 kann die personenzentrierte Planung noch nicht vollständig ausgeliefert werden. Die Speicherung der Daten ist noch nicht vollständig implementiert, so dass man sich eine Planung zwar aufbauen aber noch nicht abspeichern kann! Die Entwicklung geht hier direkt nach der Auslieferung weiter. Eine Auslieferung der weiteren Änderungen planen wir über ein Patch zur k Wer sich einen ersten Eindruck über die neue Funktionalität verschaffen möchte, kann über den Helpdesk einen Freischaltcode anfordern. Neues in BEVIA k /24

22 Nach dem Öffnen der Maske sieht der Anwender erst einmal nur die folgende Darstellung: Abbildung 30 Meldung zur Freischaltung der Personenzentrierten Planung Über das Freigabekennwort wird ein Freigabecode generiert, den Sie dann eintragen können. Im Anschluss wird die Maske wie folgt dargestellt: Abbildung 31 BEVIA.betreuung Planung - Personenzentrierte Planung Die Planung erfolgt in Struktur des Dokumentationskataloges. Auf der rechten Seite wird der dafür definierte Planungskatalog inkl. der jeweiligen Elemente Beeinträchtigungen Ressourcen Ziele Maßnahmen angezeigt. Neues in BEVIA k /24

23 Per Drag & Drop können die Elemente nach links an den entsprechenden Ast des Dokumentationskataloges gezogen werden und sind individuell bearbeitbar. Wir möchten noch einmal darauf hinweisen, dass eine Migration von Daten aus den Masken Förderplanung bzw. Förderplanung (Classic) in die neue Maske Planung nicht sinnvoll möglich ist und somit nicht angeboten wird! 3.2. NEU EXPORT/ IMPORT KOMPETENZSET Das Kompetenzset wurde um die Möglichkeit erweitert, die Konfiguration zu exportieren bzw. zu importieren. Abbildung 32 BEVIA.betreuung Organisation - Kompetenzset Somit können Sie z. B. auf Ihrem Test-System ein Kompetenzset einrichten und ausprobieren. Anschließend können Sie es aus dem Test-System exportieren und im Echt-System importieren. Verwendung und Zuordnung zum Dokumentationskatalog sind nicht enthalten, da nicht vorausgesetzt werden kann, dass diese Daten auf Quell- und Zielsystem identisch sind NEU - KOMPETENZVERGLEICH Das Kompetenzmanagement wurde so allgemeingültig entwickelt, dass es sowohl in BEVIA als auch in PERPIA einsetzbar ist. Für beide gilt der neu entwickelte Kompetenzvergleich. Die umfangreiche Funktionalität wird mit Version k3.7.1 zur Verfügung stehen. Interessierte Kunden, die bereits ausgewählte Vergleiche nutzen möchten, wenden sich an Ihre Kundenberater. Auch an dieser Stelle besteht die Möglichkeit, die Funktionalität über einen Freischaltcode, welchen Sie vom Helpdesk anfordern können, freizuschalten. Nach dem Öffnen der Maske Kompetenzvergleich sehen Sie daher erst einmal die folgende Darstellung: Abbildung 33 Meldung zur Freischaltung des Kompetenzvergleichs Neues in BEVIA k /24

24 Analog zur Personenzentrierten Planung wird über ein Freigabekennwort ein Freischaltcode generiert, den Sie eintragen. Im Anschluss wird die Maske wie folgt dargestellt. Abbildung 34 BEVIA.betreuung Informationssammlung - Kompetenzvergleich Z. Zt. kann ein Soll-Ist bzw. Einzelvergleich abgerufen werden. Mit der k3.7.1 werden dann noch weitere Vergleiche möglich sein: Abbildung 35 BEVIA.betreuung Informationssammlung Kompetenzvergleich Auswahl der Vergleichstypen Neues in BEVIA k /24

25 Nach dem Vergleich können die Ergebnisse auf der Registerkarte Grafische Darstellung bereits im Dialog dargestellt werden: Abbildung 36 BEVIA.betreuung Informationssammlung Kompetenzvergleich Grafische Darstellung 3.4. NEU - ROTE LISTE 2014 / II Die Rote Liste wurde vom Hersteller aktualisiert und steht mit dieser neuen Version in k3.7.0 zur Verfügung. Abbildung 37 BEVIA.betreuung Organisation Medikamente Aufruf Rote Liste 3.5. PRÜFUNG AUF GÜLTIGE MEDIKAMENTE Wird ein Medikament in seiner Gültigkeit beendet, dann erfolgt ein Warnhinweis mit der Information, dass das Medikament noch bei folgenden Kunden angesetzt ist: Neues in BEVIA k /24

26 Abbildung 38 BEVIA.betreuung Organisation Medikamente - Hinweis Wird versucht, eine Ärztliche Anordnung mit einem in seiner Gültigkeit begrenztem Medikament zu kopieren, dann erscheint folgender Hinweis: Abbildung 39 BEVIA.betreuung Planung Ärztliche Anordnungen - Hinweis Neues in BEVIA k /24

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