Controlling as a Service. Zeitsparend, sicher und transparent.

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1 Controlling as a Service. Zeitsparend, sicher und transparent.

2 Referenten Florian Felsch CEO eventa AG Dirk Freiherr von Pechmann CEO Seneca Business Software GmbH 2

3 Einführung in das Seneca Controlling Wer nicht weiß, welchen Hafen er ansteuert, für den ist kein Wind ein günstiger. - L. A. Seneca 3

4 Seneca - Basisinformationen Anfang 2011 gegründete Gesellschaft für innovative cloudbasierte Controlling-Software. Sitz in München mit Zielmarkt EU und angrenzende Regionen. Über 20 Mitarbeiter, davon 10 Entwickler. Umfassendes, jedoch einfach einsetzbares System für Controlling, Planung, Unternehmenssteuerung und - kommunikation, Risiko-Management und Internationalisierung im Finanzbereich mit entsprechenden Vertriebs- und Consultingaktivitäten. Realisierung neuer, Life-Style geprägter Applikationen im Finanzbereich. Team mit großer Controlling- und IT-Erfahrung. 4

5 Die Anforderungen an ein modernes Controlling steigen Geschwindigkeit Ganzheitlichkeit Flexibilität Verlässlichkeit Vereinfachung 5

6 Seneca integriert Controlling-Konzepte ganzheitlich Planung Informationsversorgung Controlling als Koordination von Analyse & Kontrolle Steuerung 6

7 Die Teilsysteme bildet Seneca als integrierte Einheit ab Seneca- Instrumente Erhebung Analyse Bewertung Darstellung Strategische Aufgaben Operative Aufgaben Strategische Daten um Erfolgspotentiale zu entwickeln und zu sichern Ist-Daten verdichten Plan-Daten erarbeiten Sehr viele Daten im operativen Bereich 7

8 Sicherheit in der Cloud Rechenzentren ausschließlich in Deutschland (München, Regensburg, Frankfurt) Verschlüsselungen nach Bankenstandard Geprüft mit umfangreichen Pentests der Deutschen Telekom und anderen 12

9 Seneca in allen Branchen 13

10 Seneca - eine Vielzahl an Funktionalitäten für ein zielgerechtes Controlling BWL State of Art in Controlling Grundfunktionalitäten Planungsfunktionalitäten Analysefunktionalitäten Datenbank auf Tagesbasis (z.b. zur Liquiditätsrechnung) internationale, integrierte Rechnungslegung (HGB, OR, IFRS, GAAP) u. Finanzplanung Kostenrechnung / BAB Kalkulationsmodelle Prozesskostenrechnung flexible Plankostenrechnung Top-Down/Bottom-Up/ Gegenstromverfahren Trendrechnungsverfahren Forecasting (Ist-Plan- Rechenautomatismen) Simulationen und Varianten Abweichungen mit Drill-Down Paretoanalysen Portfolioanalysen / Polardiagramme etc. Graphiken frei erstellbar mit Kommentierungen automatische Generierung unterschiedlicher Sichtweisen 15

11 Vorstellung der eventa AG 17

12 eventa - Basisinformationen Die eventa Aktiengesellschaft entwickelt und finanziert Unternehmen der Technologie- und Dienstleistungsbranche. eventa steht für Livecommunication & Technology. Die eventa AG ist eine Produktions- und Technologieholding mit Schwerpunkt im Bereich Live-kommunikation, Verkaufsförderung und Datenkommunikation, sowie zugehöriger Technologie. eventa bündelt das Know-How von hochqalifizierten Spezialisten aus verwandten bzw. komplementären Bereichen, von Gebäudeautomation bis zur audiovisuellen und multimedialen Systemlösungen: Zur Unternehmensgruppe gehören livebau solutions, preussen automation sowie screenlinx und die eventa academy. 18

13 eventa - Basisinformationen Die eventa Aktiengesellschaft entwickelt und finanziert Unternehmen der Technologie- und Dienstleistungsbranche. eventa steht für Livecommunication & Technology. Die eventa AG ist eine Produktions- und Technologieholding mit Schwerpunkt im Bereich Live-kommunikation, Verkaufsförderung und Datenkommunikation, sowie zugehöriger Technologie. 19

14 Anforderungen der eventa AG Auswertungen und Prognosen der Projekte mit hohem Detaillierungsgrad Kosten- und Ertragskontrolle der laufenden Projekte Kurz- und langfristige Liquiditätsvorschau Zuordnung der Gemeinkosten aus der Buchhaltung zum Projektcontrolling Valide Unternehmensplanung Aussagefähiges Reporting Durchgängige Mehrsprachigkeit 20

15 Systemlandschaft der eventa AG zu Beginn Datev-online Buchhaltung Kostenrechnung ERP mit umfangreichen Tabellen zur Projektsteuerung Auswertungen Planungen Belegerfassung Warenwirtschaft u.a. Eigenentwicklungen 21

16 Kriterien für eine gewünschte Lösung: Webbasiertes Tool zur Anbindung aller Projekte und Standorte Eine Software, die an unterschiedliche Vorsysteme angebunden werden kann Intuitive Benutzerführung Unternehmens- und Projektcontrolling in einem System Definition unternehmensspezifischer Kennzahlen und Auswertungen Unabhängigkeit vom Hersteller (Self-BI) 22

17 Einbettung in die Weblösungen Seneca 23

18 Umsetzung: Basis ERP von KWP Automatischer Export der relevanten Tabellen in den Seneca Accounting Connector Zusammenfassung und Strukturierung der Daten und Übergabe an Seneca ETL 24

19 Umsetzung: Basis ERP von KWP Darstellung aller Projekte in der SaaS- Lösung Einfache Navigation Alle relevanten Werte Überall verfügbar 25

20 Umsetzung: Basis ERP von KWP Darstellung aller Projekte in der SaaS- Lösung ABC Analysen z.b über Auftragsbestand, Geleistete Arbeiten Offene Posten 26

21 Umsetzung Planung der Positionen - Saisonalitäten - Verteilungsschlüssel - u.a. 27

22 Umsetzung: Basis Datev Automatischer Export der relevanten Tabellen in den Seneca Accounting Connector Zusammenfassung und Strukturierung der Daten und Übergabe an Seneca ETL 28

23 Automatisches Auslesen der Daten Datev-Daten werden bei der Steuerkanzlei täglich automatisch ausgelesen Die im Connector geladenen Daten werden strukturiert nach Kostenstellen Kostenarten Kostenträgern und mit Berechnungen zum DSO (Zahlungsverhalten der Kunden) angereichert 29

24 Automatisches Einlesen und Aufbereiten Ist-Daten werden täglich automatisch eingelesen Automatische Generierung von Berichten, Grafiken, etc. Benachrichtigung per Mail oder/und Chat 30

25 Umsetzung: Basis Datev Darstellung aller Projekte in der SaaS- Lösung Einfache Navigation Alle relevanten Werte Überall verfügbar 31

26 Unternehmensweites Reporting Darstellung aller Projekte in der SaaS- Lösung Einfache Navigation Alle relevanten Werte Überall verfügbar 32

27 Unternehmensweites Reporting Darstellung aller Projekte in der SaaS- Lösung Einfache Navigation Alle relevanten Werte Überall verfügbar 33

28 Vorteile der Lösung Darstellung aller Projekte in der SaaS-Lösung Einfache Bedienung und geringer Schulungsaufwand Prozesse wie Datenübernahme in das Rechenzentrum laufen automatisiert ab Hohe Flexibilität Geringe Netzanforderungen 34

29 Probleme bei der Umsetzung Komplexität der Tabellenstruktur der Vorsysteme Bereinigung der Datenquellen notwendig (historische Daten) Koordination der Beteiligten (Steuerberatung, IT-Dienstleister, Hersteller der Vorsysteme) Datenmengen schwer kalkulierbar 35

30 Fazit SaaS (Cloud) senkt die IT-Kosten und Administrationsaufwand deutlich. Zukunftssicheres System eingeführt. Schnellere und transparentere Darstellung der Unternehmenszahlen. Auswertungen stehen automatisch zur Verfügung, die zuvor händisch in Excel erarbeitet wurden. Webbasierte Planung erleichtert die Unternehmenssteuerung. Auch große Datenmengen können in einer SaaS-Umgebung gehandelt werden. Anbindung an das DMS für die Zukunft sinnvoll. 36

31 Seneca Business Software GmbH Zweigstraße München Tel.: