Internes Kontrollsystem für die finanzrelevanten Geschäftsprozesse in der Bundesverwaltung

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1 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Internes Kontrollsystem für die finanzrelevanten Geschäftsprozesse in der Bundesverwaltung Erfahrungsbericht zur Umsetzung am Beispiel des Eidg. Departements für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation UVEK VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 1 Kaspar Müller

2 Agenda Departement für Umwelt, Verkehr, Energie 1 Ausgangslage 2 Vorbereitungsarbeiten 3 Einführung 4 Regelbetrieb 5 Qualitätssicherung 6 Erfolgsfaktoren VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 2 Kaspar Müller

3 Organisatorisches Umfeld Departement für Umwelt, Verkehr, Energie VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 3 Kaspar Müller

4 Finanzielle Eckwerte Departement für Umwelt, Verkehr, Energie VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 4 Kaspar Müller

5 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Neues Rechnungsmodell NRM ab 2007 VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 5 Kaspar Müller

6 Revision Rechtsgrundlagen Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Revision von Finanzhaushaltgesetz (FHG) und Finanzhaushaltverordnung (FHV) per 1. Mai 2006 als Grundlage für das Neue Rechnungsmodell des Bundes NRM ab 2007 u.a. Definition der Anforderungen an die finanzielle Verwaltungsführung und die interne Kontrolle u.a. Definition der Aufgaben und Zuständigkeiten VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 6 Kaspar Müller

7 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Ziel des Internen Kontrollsystems IKS Vermögen des Bundes schützen; Art. 39 FHG die zweckmässige Verwendung der Mittel sicherstellen; Fehler und Unregelmässigkeiten bei der Rechnungsführung verhindern oder aufdecken; Ordnungsmässigkeit Rechnungslegung und verlässliche Berichterstattung gewährleisten. VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 7 Kaspar Müller

8 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Bedeutung IKS in der Bundesverwaltung Besonderheit der Bundesverwaltung: Steuergelder, öffentliches Interesse Grössere Bedeutung der VE-Buchhaltung infolge NRM; Verantwortung für die Rechnungsführung dezentralisiert in den Verwaltungseinheiten Auftrag aus dem neuen Finanzhaushaltsgesetz Kontrollen wurden schon früher durchgeführt. Aber: Mit dem IKS sollen die Kontrollen systematisch dokumentiert und allfällige Lücken erkannt und geschlossen werden. VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 8 Kaspar Müller

9 Verantwortlichkeiten IKS Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Direktor / Direktoren der VE (Art. 36 FHV) Einführung, Einsatz und Überwachung des IKS in ihrem Zuständigkeitsbereich. Departemente (Art. 56 FHG) Unterstützen die Qualität des Rechnungswesens. Eidgenössische Finanzverwaltung (Art. 36 FHV) Erlässt im Einvernehmen mit der EFK und nach Rücksprache mit den Departementen die erforderlichen Weisungen. VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 9 Kaspar Müller

10 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Rolle der Aufsichts- und Kontrollorgane Eidg. Finanzkontrolle und Finanzinspektorate (Art. 6 FKG) Prüfen die IKS im Rahmen ihrer Revisionstätigkeit. VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 10 Kaspar Müller

12 Risikomanagement versus IKS Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Risikomanagement Bund 6 Risikokategorien Finanzielle und wirtschaftliche Risiken Strategische Risiken Operative Risiken Rechtliche Risiken, Compliance Sach-, technische und Elementarrisiken Personenbezogene und organisatorische Risken Technologische und naturwissenschaftliche Risken Gesellschaftliche und politische Risken Risikomanagement IKS VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 12 Kaspar Müller

13 Elemente des IKS Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Risikobeurteilung Kontrollaktivitäten Risikobeurteilung und Kontrollaktivitäten der finanzrelevanten Geschäftsprozesse Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 Prozess 4 Prozess 5 Prozess n Finanzrelevante Geschäftsprozesse Kontrollumfeld Information und Kommunikation Überwachung des IKS nicht prozessspezifische Elemente VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 13 Kaspar Müller

14 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Wieviel IKS erträgt die Bundesverwaltung? Zielerreichung durch: Pragmatisches Vorgehen Anwendungsorientierung/ Benutzerfreundlichkeit Enge Absprache mit der EFK Grundsatz der Verhältnismässigkeit Grenzen: IKS darf nicht Selbstzweck sein IKS muss in seiner Umsetzung wirtschaftlich bleiben IKS darf nicht als Schikane wahrgenommen werden IKS gewährleistet keine 100 %ige Sicherheit VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 14 Kaspar Müller

15 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie IKS-Leitfaden für die Bundesverwaltung Beilagen VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 15 Kaspar Müller

16 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie IKS-Leitfaden für die Bundesverwaltung Teil 1: Leitfaden Theorie, Vorgaben und Anleitung zur Einführung und Dokumentation des IKS in den VE des Bundes Teil 2: Beilage Dokumentenvorlagen und Hilfsmittel zur Umsetzung Teil 3: Ausbildungsunterlagen Angewandte Beispiele VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 16 Kaspar Müller

17 Abdeckungsgrad IKS Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Risikomanagement Bund 6 Risikokategorien Finanzielle und wirtschaftliche Risiken Rechtliche Risiken, Compliance Strategische Risiken Operative Risiken IKS-Leitfaden Sach-, technische und Elementarrisiken Personenbezogene und organisatorische Risken Technologische und naturwissenschaftliche Risken Gesellschaftliche und politische Risken IKS-Leitfaden Risikomanagement IKS VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 17 Kaspar Müller

18 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Master-Planung zur Einführung IKS Verbindliche Vorgaben für die dezentrale Einführung in den Departementen wurden im Laufe des Jahres 2007 von der Eidg. Finanzverwaltung erarbeitet. Projektstart in den Departementen und Verwaltungseinheiten: Dezember 2007 IKS-Einführung abgeschlossen: Dezember 2008 VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 18 Kaspar Müller

19 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Würdigung der Vorbereitungsarbeiten Leitfaden intern - mit Mitarbeitenden der Bundesverwaltung - erarbeitet. Know-how konnte direkt einfliessen. Leitfaden in 8 Monaten erstellt (Kickoff bis Rollout). Angepasst an die Gegebenheiten der Bundesverwaltung. Pragmatisch, umsetzbar, hohe Akzeptanz. Breite Ausbildung der IKS-Beauftragten und Projektmitarbeitenden der Verwaltungseinheiten. VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 19 Kaspar Müller

20 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Auftrag an die Verwaltungseinheiten Auftrag der EFV an die Verwaltungseinheiten zur Einführung eines verlässlichen, angemessenen und dokumentierten Internen Kontrollsystems VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 20 Kaspar Müller

22 UVEK Eckwerte: 8 Verwaltungseinheiten 9 Milliarden Aufwand 815 Millionen Ertrag Mitarbeitende Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Inhalte: Hoch sensible Aufsichtsbereiche Milliardenschwere Investitionsprogramme Anforderungsreiche Regulatorenfunktionen VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 22 Kaspar Müller

23 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Projektplanung Vorgehensmodell UVEK Initialisierung Analyse - Konzept / / Realisierung Einführung Abschluss Abschluss PM Führung, Steuerung und Überwachung Unterstützung der Verwaltungseinheiten bei der Erarbeitung und Umsetzung des des IKS IKS LÖSUNGSENTWICKLUNG Bereitstellen Projektvorgaben Projektvorbe - reitung VE IKS Informa - tionssammlung IKS-Vorgaben VE Prozessinventari - sierung und Priorisierung Analyse IKS-Dokumente Beurteilung nicht prozess - spezifischer Risiken Risikobeurteilung und Kontrolldefinition Prozessdokumentation / Risikokontrollmatrix Kontrollimplementierung Erstellung Departement Vorgaben Mitarbeiter - schulung Kontrolltest Projekt- Bereinigung beurteilung Einführungsüberwachung Regelbetrieb auflösung Definition Projekt- Kontrolltests Mitarbeiterschulung Evaluation Doku - mentationstool Ggf. Schulung Doku-Tool = Projektaufgabe Legende: = Projektaufgabe = Aufgabe Verwaltungseinheit (VE) = Review durch Projekt VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 23 Kaspar Müller

24 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Erforderliche Ergebnisse und Termine Phase Analyse Inventar finanzrelevante Geschäftsprozesse - Dokumentation nicht prozessspezifischer Risiken Priorisierte Prozesslandkarte pro VE Prozessdokument- -Phase Konzept / Realisierung Risikoanalyse und Kontrollbeschreibung zu den finanzrelevanten Geschäftsprozessen (Risiko-Kontrollmatrix) - Beschreibung finanzrelevante Geschäftsprozesse (Prozessdokumentation: Design, Redesign) ation mit RKM Phase Einführung Bereinigung Prozesse und Prozessbeschreibungen - Definition und Umsetzung Regelbetrieb Regelbetrieb definiert VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 24 Kaspar Müller

25 Umsetzung UVEK Projektauftraggeber (PAG) Generalsekretär UVEK Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Projektcoaches 2 externe Projektcoaches Projektcontrolling Departementscontroller UVEK Projektausschuss (PA) stellv. Generalsekretär UVEK Leiter Finanzen und Controlling UVEK Leiter Human Resources UVEK Leiter Informatik UVEK Projektleitung (PL) Leiter Finanzen und Controlling UVEK Strategische Begleitung durch Departementsrapport UVEK Direktoren VE UVEK Kernteam Finanzen & Controlling UVEK Informatik UVEK Prozessmanager UVEK Human Resources UVEK Risikomanager UVEK Umsetzungsverantwortliche Stufe Verwaltungseinheit UVEK GS-UVEK BFE BAFU BAV ASTRA ARE BAZL BAKOM HSK VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 25 Kaspar Müller

26 Wir erinnern uns: Departement für Umwelt, Verkehr, Energie VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 26 Kaspar Müller

27 Elemente des IKS Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Risikobeurteilung Kontrollaktivitäten Risikobeurteilung und Kontrollaktivitäten der finanzrelevanten Geschäftsprozesse Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 Prozess 4 Prozess 5 Prozess n Finanzrelevante Geschäftsprozesse Kontrollumfeld Information und Kommunikation Überwachung des IKS nicht prozessspezifische Elemente VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 27 Kaspar Müller

28 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Wie sind wir nun konkret vorgegangen? 1. Schritt: Dokumentation der nicht prozessspezifischen Risiken VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 28 Kaspar Müller

29 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie 2. Schritt: Aufnahme der IKS-Prozesse und Priorisierung anhand von zwei Beurteilungskriterien Einkauf (mit / ohne LV) Spesenmanagement Verkauf (mit /ohne LV) (inkl. Gebühren) Kasse Anlagen Kreditwesen Subventionen Finanzplanung und Budgetierung Personal Lager Abschluss Durch die VE ergänzbar VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 29 Kaspar Müller

30 hoch Gesamtübersicht der auf Stufe Verwaltungseinheit priorisierten, finanzrelevanten Geschäftsprozesse Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Legende: SUBVENTIONEN VERKAUF EINKAUF Einkauf Verkauf Kasse Anlagen Sensitivität mittel SPESEN KREDITWESEN PERSONAL DARLEHEN ABSCHLUSS FPB FPB Kreditwesen Spesen Personal Lager Abschluss Subventionen Darlehen KASSE tief ANLAGEN finanzielles Gewicht eines Prozesses im Verhältnis zum VE-Gesamtbudget VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 30 Kaspar Müller 100 %

31 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie 3. Schritt: Abgleich mit Risikomanagement und Erstellen einer Prozesslandkarte pro VE VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 31 Kaspar Müller

32 Führungsprozesse Kernprozesse VE führen, steuern, überwachen (u.a. nicht prozessspezifische Risiken, FLAG-Führungsprozess, Controllling) 1 Einkauf ohne IT 1 Verkauf (inkl. Gebühren) 1 FPB 1 Luftfahrentwicklung Sicherheit Flugtechnik Sicherheit Flugbetrieb Sicherheit Infrastruktur Abschluss Kasse Spesen Anlagen Departement für Umwelt, Verkehr, Energie 1 Personal IT-Change Management IT-Berechtigungen Einkauf IT Priorisierung FINANZEN Supportprozesse HR IT VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 32 Kaspar Müller

33 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie 4. Schritt: Dokumentation IKS-Prozesse und Risikokontrollmatrix VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 33 Kaspar Müller

34 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Prozesse - Führungsprozesse Departement -IKS-Prozess Verwaltungseinheit VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 34 Kaspar Müller

35 und Risikokontrollmatrix Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Definition: Risikoanalyse und Kontrollbeschreibung zu den finanzrelevanten Geschäftsprozessen Risikoanalyse Beschreibung der Kontrollaktivität VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 35 Kaspar Müller

36 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie IKS-Kontrollpunkte: RKM und Prozesse 1:1 Bezug RKM zu Prozess 1:1 Bezug RKM zu Prozess VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 36 Kaspar Müller

38 Ziele und Verantwortlichkeiten Departement für Umwelt, Verkehr, Energie VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 38 Kaspar Müller

39 Erklärung zur Jahresrechnung Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Direktor Alljährliche Bestätigung für ein funktionierendes IKS im Rahmen der Unterzeichnung der Erklärung zur Jahresrechnung am Ende des Geschäftsjahres VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 39 Kaspar Müller

40 Beteiligte Personen am IKS Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Aufgaben, Verantwortung, Kompetenzen erteilen Berichterstattung an Direktor Direktor Mitarbeitende Risiko Coach Risiken überprüfen IKS-Beauftragter Mitarbeitende Prozess Owner Prozesse überprüfen VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 40 Kaspar Müller

41 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie IKS-Verantwortlichkeiten innerhalb der VE Direktor IKS-Beauftragter Gesamtverantwortung für: - Einführung und Einsatz - Überwachung Verantwortlich für: - Prozessausgestaltung - Spezifikation der Richtlinien - Kontrollinstrumente und abläufe - IKS-Ausbildung in der VE Mitarbeitende Prozess Owner Verantwortlich für: - Prozesspflege - Kontrollaktivitäten im Prozess VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 41 Kaspar Müller

42 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Systematische Überprüfung der Prozesse Toolunterstützte, jährliche an Führungskalender angepasste Überprüfung der IKS-Prozesse VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 42 Kaspar Müller

44 Qualitätssicherung Departement für Umwelt, Verkehr, Energie VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 44 Kaspar Müller 2 Qualitätsprüfungen (Reviews) im 2009; Durchführung durch mandatierte Externe in Zusammenarbeit mit den IKS-Beauftragten der einzelnen Verwaltungseinheiten. Grundlage für Prüfungsdurchführung sind verabschiedete Prozessbeschreibungen und Risiko-/Kontrollmatrizen (Einhalteprüfungen) Ziel 1: Überprüfung des Funktionierens von IKS in den VE des UVEK und ggf. Definition von Korrekturmassnahmen. Ziel 2: Sicherstellen der Ordnungs- und Rechtmässigkeit hinsichtlich Jahresabschluss 2009.

45 Erste Qualitätsprüfung 2009 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Geprüfte Verwaltungseinheiten bzw. Fonds: 10 Anzahl geprüfte Prozess 123 Anzahl geprüfte Kontrollen bzw. Kontrollpunkte 442 Anzahl Feststellungen 100 Anzahl Empfehlungen 100 Anzahl umgesetzte Empfehlungen 96 Prozesse mit positivem Prüfungsbefund ~75% VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 45 Kaspar Müller

46 Zweite Qualitätsprüfung 2009 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Erfolgt im Sinne eines follow-up im September Resultate werden anlässlich eines Departementrapports der Departementsleitung und den Direktoren unterbreitet. Gegebenenfalls Massnahmenkatalog zur Zielerreichung. VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 46 Kaspar Müller

48 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Erfolgsfaktoren für Projekt-Durchführung Departementales Projekt definiert Mindestanforderung an IKS Auftraggeber ist Generalsekretär; strategische Begleitung durch Departementsrapport (Direktoren) Miteinbezug Risikomanager Departement und Risikocoaches VE Frühzeitige Einbindung von Linien- und Prozessverantwortlichen (inkl. FISP) VE-Coaches zur methodischen und fachlichen Unterstützung Ressourcenverfügbarkeit und (Eigen)Motivation bestehende Prozessdokumentationen und Prozesstools konnten weiter verwendet werden VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 48 Kaspar Müller

49 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Erfolgsfaktoren für den Regelbetrieb VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 49 Kaspar Müller Durchsetzung IKS ist Führungsaufgabe ( top down - Anordnung ); Rollen und Verantwortlichkeiten sind bekannt und in den Stellenbeschreibungen festgehalten Kein unnötiger Formalismus sondern auf Wirkung ausgerichtet; Aufwand-Nutzen-Verhältnis angepasst IKS-Beauftragter verfügt über die nötigen Kompetenzen und zeitlichen Ressourcen Prozesseigner und Risikocoaches werden regelmässig miteinbezogen IKS-Prozesse sind verfügbar und werden gelebt IKS wird laufend weiterentwickelt; ggf. Folgeprojekte Kritische Überprüfung durch Eidg. Finanzkontrolle oder Finanzinspektorate

50 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Gute Voraussetzungen sind geschaffen.. aber es muss gelebt und weiterentwickelt werden! VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 50 Kaspar Müller

51 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 51 Kaspar Müller

52 Departement für Umwelt, Verkehr, Energie Für Fragen oder Anregungen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung Kaspar Müller Leiter Finanzen und Controlling UVEK Bundeshaus Nord, 3003 Bern Telefon VÖFRW, Fachtagung 8. September 2009 Folie 52 Kaspar Müller