Die Kreditabrechnung für das Projekt "Erneuerung Kernapplikationssystem", schliessend mit Gesamtausgaben von CHF 877'272.55, sei zu genehmigen.

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1 Baden, 25. April 2016 Der Stadtrat an den Einwohnerrat 30/16 Erneuerung Kernapplikationssystem; Kreditabrechnung Antrag: Die Kreditabrechnung für das Projekt "Erneuerung Kernapplikationssystem", schliessend mit Gesamtausgaben von CHF 877'272.55, sei zu genehmigen. Sehr geehrte Frau Präsidentin Sehr geehrte Damen und Herren 1 Ausgangslage 1.1 Projektumfang Der Einwohnerrat genehmigte am 16. Oktober 2012 einen Verpflichtungskredit von CHF 859'400 für die Erneuerung des Kernapplikationssystems der Stadt Baden. Das Projekt umfasste die Einführung/Erweiterung folgender Fachapplikationslösungen: - "nest digital government" (NEST) als integriertes zentrales Informationssystem (Einführung Adressverwaltung, Objektverwaltung, Einwohnerkontrolle, Hundekontrolle, CRM 1 ), inkl. Realisierung Schnittstellensysteme von/zu Bund und Kanton sowie Anbindung Subsysteme. - "newsystem public" (NSP) als Gesamtlösung für das Rechnungswesen (Einführung Finanzbuchhaltung, Kosten-/Leistungsrechnung, Anlagebuchhaltung Gebührenfakturierung, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Kasse, Kremationslösung) entsprechend den Anforderungen betreffend harmonisiertes Rechnungsmodell 2 (HRM2), inkl. Realisierung Schnittstellensysteme Zeit-/Leistungserfassung, Lohn und (Massen-) Fakturierung. - "CMI AXIOMA" als Geschäftsverwaltungslösung (Erweiterung Module Sitzungsmanagement 2, Behördenverzeichnis und Sitzungsgeldabrechnung, inkl. Schnittstellen). 1 Citizen Releationship Management zur Unterstützung von digitalen egovernment-geschäftsprozessen. 2 Einführung im Rahmen des Projekts "Papierlose, elektronische Sitzungsführung Stadtrat und Einwohnerrat", abgerechnet via Budgetkredit im Jahr 2014.

2 - "GemDat Rubin" als neue Fachlösung für die Administration von Baugesuchen. Diese Lösung gehört nicht zum eigentlich Kernapplikationssystem (siehe Abbildungen im Anhang), musste jedoch ebenfalls neu angeschafft werden weil die bis dahin im Einsatz stehende, veraltete Lösung (als Bestandteil des bisherigen Kernapplikationssystems) abgelöst wurde. 1.2 Beschaffung Die Evaluations- und Beschaffungsvorhaben wurden im Januar 2013 beendet. Anschliessend konnten am 19. Dezember 2012 und 22. Januar 2013 mit den Lieferanten die neuen Verträge für die Realisierung und Wartung abgeschlossen werden. 1.3 Organisation und Planung Projektorganisation Das Gesamtprojekt wurde aufgrund der Komplexität in insgesamt vier unabhängige Teilprojekte aufgeteilt, die durch eine zentrale Projektleitung koordiniert wurden. Die flankierenden Aufgaben im Bereich Technik und Support (inkl. Schulungen) wurden für alle Teilprojekte durch Mitarbeitende der internen Informatik sichergestellt: Seite 2 von 7

3 1.3.2 Projektstruktur Für das Umsetzen aller Teilprojekte wurden insgesamt 20 Arbeitspakete definiert (z.b. Systemtechnik, Upgradearbeiten, Schnittstellen und Moduleinführungen) und entsprechend den Projektphasen Konzeption, Realisierung, Migration, Schulungen und Einführung geplant. Auf die ursprünglich im Rahmen dieses Gesamtprojekts geplante Ablösung der bestehenden Schuladministrationslösung wurde verzichtet. Dies war auch nicht Teil des Kreditantrags. Dieses Projekt wurde durch die Volksschule Baden erst 2015 initiiert und befindet sich aktuell in der Umsetzungsphase. 1.4 Umsetzung Die Bearbeitung der einzelnen Teilprojekte orientierte sich an folgendem Meilensteinplan: Meilenstein Termin abgeschlossen Abschluss Systemtechnik NSP Abschluss Konzeption NEST / CMI Umschlüsselung Budget 2014 bzw. Umlage HRM1 HRM2 fertig Abschluss Systemtechnik NEST Aufbau NSP Mandant fertig Produktivstart NSP Produktivstart NEST Produktivstart CMI Axioma (erweiterte Version v13.3, inkl. Schnittstellen) Produktivstart GemDat Rubin Ergebnis Das erneuerte Kernapplikationssystem konnte dank dem grossen Einsatz aller involvierten Partner und der Mitarbeitenden des Projektteams termingerecht dem produktiven Betrieb übergeben werden. Der Produktionsstart bei über 300 Benutzenden anfangs 2014 war sehr intensiv, was jedoch für ein Projekt in dieser Grössenordnung und Dimension nicht ungewöhnlich ist. Bekannte Probleme und/oder Pendenzen wurden im Rahmen der nachfolgenden Einführungsphase laufend bearbeitet und gelöst. Die einzelnen Teilprojekte konnten formell wie folgt abgeschlossen werden: Teilprojekt 01: Projektabnahme NSP Teilprojekt 02: Projektabnahme NEST Teilprojekt 03: Projektabnahme CMI Axioma Teilprojekt 04: Projektabnahme GemDat Rubin Mit dem Abschluss des Projekts verfügt die Stadt Baden heute über ein zukunftsorientiertes und leistungsfähiges Gesamtsystem, basierend auf etablierten Software-Standards für Städte und Seite 3 von 7

4 Gemeinden. Das System erfüllt alle aktuellen technischen sowie betrieblichen Anforderungen und kann funktional weiter ausgebaut beziehungsweise an neue Bedürfnisse angepasst werden. Die stetige Weiterentwicklung der eingesetzten Lösungen und damit auch der Schutz der getätigten Investitionen ist dank einer breiten Kundenbasis gewährleistet. 2 Kosten 2.1 Einmalige Kosten Das Projekt wurde im Investitionsplan unter der Projektnummer geführt. Der Verpflichtungskredit konnte im Vergleich zu den im Kreditantrag vom 10. September 2012 ausgewiesenen Aufwandpositionen wie folgt abgerechnet werden: Aufwandposition Leistung Kreditantrag in CHF Lizenzierung Projektleitung Einführung/Entwicklung und Parametrierung Lizenzkosten für Software oder einzelne Module Dienstleistungen von externen Partnern/Lieferanten Abrechnung in CHF Abweichung in CHF 242' ' ' ' ' ' '575 Migration Aufwand für Datenübernahmen 73'872 96' ' Schulung Schulen Mitarbeitende 172' ' ' Diverse Kosten Aufwand für temporäre Projektmitarbeitende 21'600 43' ' Reserve und Unvorherge- sehenes 17'280 Total 859' ' ' Die Abweichungen pro Kostenelemente können summarisch wie folgt begründet werden: - Die Lizenzkosten fielen gestützt auf die effektiven Vergaben und die abgeschlossenen Verträge leicht günstiger aus als auf Basis der damals vorliegenden Richtofferten budgetiert. - Die Dienstleistungen von externen Partnern/Lieferanten (Leistungen für externe Projektleitung und Einführung/Entwicklung und Parametrierung) lagen insgesamt effektiv über den ursprünglichen Kostenschätzungen. Hauptgrund für die Abweichungen waren zusätzlicher Aufwand beim Einführen der Softwarelösung "GemDat Rubin" im Bereich der Schnittstellenfunktionalitäten, dem Aufbau einer Textbaustein-Bibliothek sowie für das Erstellen von Vorlagen zum automatisierten Erzeugen von Dokumenten im Rahmen des Baubewilligungsprozesses. - Bei der Migration fielen zusätzliche Kosten an, weil im Rahmen der Datenübernahmen aus der ehemaligen Individuallösung Navision Zusatzaufwand für die Übernahmen von Daten aus der Kostenrechnung anfiel und eine zusätzliche Testmigration von Personen- und Objekt-Stammdaten durchgeführt wurde. - Für die Schulung der Mitarbeitenden wurden für einzelne Anwendungen elearning-konzepte umgesetzt, wodurch die Kosten für Präsenzschulungen und somit für die Schulungskosten insgesamt gesenkt werden konnten. Seite 4 von 7

5 - Zu den Differenzen gegenüber dem Kreditantrag beim Aufwand für diverse Kosten und Reserven: - Auf die geplante Einstellung von temporären Projektmitarbeitenden für das Bearbeiten der Migration, für Datenerfassungs- und Kontrollarbeiten wurde verzichtet. Diese Leistungen wurden vollständig durch die Mitarbeitenden der Stadt Baden erbracht. - Im Gegenzug fielen höhere Kosten für das Bereitstellen der technischen Infrastruktur für den Betrieb des neuen Kernapplikationssystems im Rechenzentrum der Stadt Baden und für das Anpassen der Schnittstellen zu bestehenden Softwarelösungen (Zeit AG und ABACUS) an. 2.2 Wiederkehrende Kosten Die jährlichen Kosten für die Softwarewartung des erneuerten beziehungsweise erweiterten Kernapplikationssystems betragen insgesamt CHF 174' und sind in der laufenden Rechnung (Nettoaufwand Informatik) eingestellt. Diese Kosten liegen CHF 1' unter dem im Kreditantrag ausgewiesenen Betrag für Wartung und Support. 2.3 Finanzierung Mit dem Lieferanten der Softwarelösung "newsystem public" wurde vertraglich ein sogenanntes Betriebskostenmodell vereinbart. Das heisst, dass die einmaligen Kosten des Initialprojekts und die wiederkehrenden Kosten für die ersten acht Betriebsjahre 2014 bis 2021 kapitalisiert wurden. Die Finanzierung erfolgt zinsfrei über jährliche Beiträge, wobei der Anteil der Investitionskosten bis 2016 über den Verpflichtungskredit und der Anteil an wiederkehrenden Kosten über den Nettoaufwand Informatik verbucht wurde. Für die noch offenen Investitionskostenanteile für die Jahre 2017 bis 2021 im Gesamtbetrag von CHF 168'966 wurden Rückstellungen gebildet, welche dem Verpflichtungskredit belastet wurden. Die fälligen Tranchen der Investitionskostenanteile werden nach Genehmigung der vorliegenden Kreditabrechnung bis 2021 jährlich über diese Rückstellung verbucht. * * * * * Beilagen: Kreditvorlage Projektreview-Bericht Auflageakten: Abrechnungsdossier Seite 5 von 7

6 Anhang Modell des erneuerten Kernapplikationssystems 3 der Stadt Baden nach Abschluss des Projekts: Legende Schnittstellensysteme 1. Secure Data Exchange (sedex) von/zu Bund und Kanton 2. Stammdaten (Adressen, Personen, Objekte) zu Subsystemen 3. Zeit- und Leistungserfassungsdaten 4. Sitzungsgelder und Entschädigung 5. Lohndaten 6. Sitzungsdaten (Sitzungsmanagement) 3 Kernapplikationen sind Fachapplikationen für die zentrale Datenhaltung und zur Unterstützung von strategischen und abteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen innerhalb der Stadt Baden. Seite 6 von 7

7 Vereinfachtes Modell des Kern- und Branchenapplikationssystems 4 der Stadt Baden mit der neu integrierten Fachapplikation "GemDat Rubin" nach Abschluss des Projektes (inkl. die technischbetriebliche Eingliederung der per 1. Februar 2016 in Betrieb genommen neuen Internetplattform als Teil der egovernment-plattform): Legende Schnittstellensysteme 1. Secure Data Exchange (sedex) von/zu Bund und Kanton 2. Stammdaten (Adressen, Personen, Objekte) 3. Debitoren-/(Massen-)Fakturierung 4. Online-Transaktionen (egovernment) 4 Branchenapplikationen sind Fachapplikationen für abteilungsspezifische Datenhaltung und Prozessunterstützung. Seite 7 von 7