1 Ausgangslage. 1.1 Situation vor Projekt

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1 Informatik / Version _ Erneuerung Kernapplikationssystem Projektreview-Bericht 1 Ausgangslage 1.1 Situation vor Projekt Beim bisherigen Kernapplikationssystem aus dem Jahr 2003 handelte es sich zu einem wesentlichen Teil um eine Individualentwicklung auf der Basis von Microsoft Dynamics Navision, welche durch die Firma IT&T, Rotkreuz schrittweise für die Stadt Baden realisiert wurde. Aus Sicht von verschiedenen Anwendergruppen ist das bestehende System verbesserungswürdig, was durch die beauftragte Firma HELVETING Engineering AG im Rahmen der im Jahr 2011 durchgeführten Situationsanalyse bestätigt wird. Obwohl die operativen Kernprozesse in den betroffenen Abteilungen mit dem heutigen System knapp zufriedenstellend unterstützt werden, sind grundsätzliche Schwachstellen bzw. Risiken feststellbar, und zwar namentlich: fehlende Voraussetzungen damit die Rechnungslegung per gemäss dem neuen harmonisierten Rechnungsmodell (HRM2) erfolgen kann fehlende Systemschnittstellen und dadurch bedingt manuelle Mehraufwände ungenügende Datenqualität und dadurch Prozessverzögerungen vergleichsweise hohe Kosten und Ressourcenaufwendungen für laufende Systemanpassungen der Individualentwicklung fehlende Unterstützung von e-government-prozessen 1.2 Handlungsoptionen Im Rahmen der vorerwähnten Situationsanalyse wurde die Ist-Situation rund um das bestehende Kernapplikationssystem Navision der Stadtverwaltung Baden überprüft. Der Bericht beleuchtete und bewertete folgende drei Handlungsoptionen bzgl. Chancen und Risiken: Szenario A: Status Quo Beibehaltung der bestehenden individuellen Lösung Szenario B: Upgrade Migration auf Nachfolgeprodukt NewSystem Public Szenario C: Evaluation Migration auf Standard-Software-Lösung via Ausschreibung Aufgrund der spezifischen Ausgangslage, des Vergleichs der strategischen Handlungsoptionen (Chancen, Risiken, Kosten) sowie einer durchgeführten Umfeldanalyse (Fakten, Trends) resultierte gemäss Bericht der HELVETING die Empfehlung, das Szenario C als strategischen Weg einzuschlagen _Bericht_Projektreview

2 1.3 Vorgehensentscheid Gestützt auf die vorliegenden Ergebnisse und durchgeführten Abklärungen hat der damalige Leitungsausschuss der Verwaltung unter dem Aspekt, dass ein Szenario A längerfristig keine zukunftsorientierte Handlungsoption darstellt an der Sitzung vom 2. November 2011 folgende Beschlüsse gefasst: Migration der bestehenden Navision ERP 1 -Applikation auf die Nachfolgelösung NewSystem Public sowie Umsetzung der Anforderungen HRM2 mit diesem System. Finanzbuchhaltung, Anlagebuchhaltung, Kosten- Leistungsrechnung, Debitoren, Kreditoren, Gebührenfakturierung Teilweise Neuevaluation und Einführung einer geeigneten Standardlösung für Städte und Gemeinden, inkl. der dazugehörigen Schnittstellen. Adressen, Objektdatenverwaltung, Einwohnerkontrolle, Hundekontrolle, CRM 2 bzw. Digital Government (egov) Im Vordergrund dieser Entscheidungen standen folgende Schlussfolgerungen: Das künftige Standardprodukt NewSystem Public wird gemäss Abklärungen der Abteilung Finanzen die Anforderungen bezüglich HRM2 sicherstellen können. Die damalige Situation soll in den gemäss Analyse als bedingt zufriedenstellend bewerteten Anwendungsbereichen Adressen, Einwohnerkontrolle und Objektverwaltung grundsätzlich bzw. umfassend überprüft und optimiert werden. Im Rahmen einer Evaluation sollen die künftigen Anforderungen und deren Priorisierung von Grund auf adäquat und zukunftsorientiert umgesetzt werden. Gestützt auf die im Rahmen der Situationsanalyse HELVETING ermittelten Richtkosten (Drittkosten) der verschiedenen Szenarien wurden keine signifikanten Unterschiede zwischen den Szenarien B und C festgestellt. 1 Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme bezeichnet eine Antwendersoftware bzw. IT-Systeme zur Unterstützung der Ressourcenplanung. Typische Funktionsbereiche einer ERP-Software sind Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Verkauf, Stammdatenverwaltung, Produktdatenmanagement, etc. 2 Customer- oder Citizen-Relationsship-Management (CRM)-Funktionalitäten bezeichnen Softwarelösungen für das Management von Kundenbeziehungsprozessen. In der öffentlichen Verwaltung werden diese eng an egovernment-vorgänge geknüpft, über welche verschiedene Transaktionen zwischen Personen (z.b. Einwohner) und der Verwaltung abgewickelt werden können. Seite 2 von 7

3 2 Projektumfang Im Hinblick auf die Bereitstellung eines funktional ausgeprägten und zukunftsgerichteten Kernapplikationssystems wurden nachfolgende Zielvorgaben umschrieben. 2.1 Übergeordnete Zielsetzung Das künftige Gesamtsystem soll hauptsächlich auf Basis von Standardsoftware-Lösungen für Städte und Gemeinden basieren; diese müssen der technischen, inhaltlichen und organisatorischen Komplexität der Verwaltungsorganisation der Stadt Baden gerecht werden. Es sind namentlich folgende übergeordnete Anforderungen zu erfüllen: - Harmonisiertes Datenmodell nach ech 3 - Harmonisiertes Rechnungsmodell nach HRM2 4 - Zertifizierung nach RMV 5 - Referenzarchitektur nach SOA 6 - Schnittstellenkonzepte/-Lösungen zu den bei der Stadt Baden eingesetzten Fachapplikationen (Datendrehscheibe für Stammdaten) 2.2 Qualität Teilziel Stammdaten A. Umfang und Datensicherheitsanforderungen betr. Stammdatenhaltung orientieren sich an den übergeordneten eidgenössischen und kantonalen Vorgaben. B. Die zentralen Stammdaten (insbesondere Subjekte, Unternehmen, Adressen, Objekte) müssen in harmonisierter Form über standardisierte Schnittstellen online weiteren Verwaltungsstellen und anderen Fachapplikationen zur Verfügung gestellt werden können. Damit wird die Voraussetzung geschaffen um Medienbrüche und Redundanzen in der Datenhaltung systematisch eliminieren zu können Teilziel Datenmigration A. Die im Rahmen der Realisierung durchzuführenden Datenmigrationen und allenfalls - Synchronisationen müssen die Integrität der geführten Informationen (Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität) als Grundvoraussetzung für die erforderliche Datenqualität sicherstellen. 3 Unterstützung von definierten E-Government-Standards 4 Harmonisiertes Rechnungsmodell 2 5 Zertifizierte Softwareprodukte gemäss Register- und Meldeverordnung 6 Service Oriented Architecture als Grundlage zur Abwicklung von medienübergreifende Geschäftsprozessen Seite 3 von 7

4 2.2.3 Teilziel Datenhaltung A. Die gespeicherten Informationen müssen konsequent auf der Zeitachse geführt werden (Historisierung gültig von / bis) damit ein transparenter Überblick, Auswertungen und Statistiken auf einen beliebigen Zeitpunkt gewährleistet ist Teilziel Datenqualität A. Das Datenmodell sowie die Datenerfassung/-Führung muss sich an Geschäftsregeln orientieren und sicherstellen, dass nur logische Informationen erfasst werden können und diese konsistent bleiben Teilziel Benutzerfreundlichkeit A. Die Bedienung des Systems soll sich an den Microsoft Produkten orientieren und ein intuitives Arbeiten unterstützen. Das heisst insbesondere auch, dass Standardsoftware (insbesondere Word, Excel und Outlook) im Rahmen von Prozessen und Funktionen unterstützt bzw. integriert werden müssen. B. Die Funktionen müssen soweit ausprogrammiert sein, dass die Benutzer mit dem eingesetzten System ihre hauptsächlichen Aufgaben ohne weitere Unterstützung (Informatik-) Spezialisten wahrnehmen können Teilziel Effizienz A. Logische Benutzerführungen (Dialoge) bilden die Grundlage für eine effiziente Erfassung und Bewirtschaftung von Informationen. B. Periodische Aufgaben (z.b. Meldeläufe, Datenaustausch, o.ä.) müssen vollautomatisiert terminiert und ausgelöst werden können. 2.3 Termine Die Umsetzung des Gesamtprojektes orientiert sich an den übergeordneten zeitlichen Vorgaben betr. Umsetzung von HRM2. Somit musste zumindest die Einführung der neuen ERP-Lösung bis 1. Januar 2014 abgeschlossen sein. 2.4 Kosten Für die Erneuerung des Kernapplikationssystems der Stadt Baden genehmigte der Einwohnerrat am 2. April 2012 einen Verpflichtungskredit von CHF für die Konzeption/Evaluation sowie am 16. Oktober 2012 einen weiteren Verpflichtungskredit im Umfang von CHF 859'400 für die eigentliche Realisierung des Projektes. Seite 4 von 7

5 3 Gesamtbeurteilung 3.1 Allgemein Das erneuerte Kernapplikationssystem konnte dank dem grossen Einsatz aller involvierten Partner und den Mitarbeitenden des Projektteams termingerecht dem produktiven Betrieb übergeben werden. Insbesondere der Produktionsstart bei über 300 Benutzenden per Anfang 2014 war sehr intensiv, was jedoch für ein Projekt in dieser Grössenordnung und Dimension nicht ungewöhnlich ist. Die Bearbeitung von geschäftskritischen Aufgaben war jederzeit gewährleistet und die bekannten Probleme und/oder Pendenzen wurden im Rahmen der Einführungsphase laufend bearbeitet und gelöst. 3.2 Zielerreichung Übergeordnete Zielsetzung Die definierten übergeordneten Zielsetzungen konnten erreicht werden Qualität Die definierten Teilziele konnten weitgehend erreicht werden. Die finale Erledigung noch offener Projekt-Anforderungen im Bereich des Standardprodukts NewSystem Public konnten durch die Lieferantin erst im Rahmen von weiteren Release-Upgrades per 2016 zugesichert werden Termin Die Terminvorgaben und die Zielvorgaben gemäss Meilensteinplanung konnten im Rahmen der Projektrealisierung eingehalten werden. Das erneuerte Kernapplikationssystem wurde per dem produktiven Betrieb übergeben. Dadurch konnten namentlich auch die gesetzlichen Vorgaben betr. Umsetzung auf das neue Rechnungsmodell HRM2 eingehalten werden. Die Einführung der neuen Fachapplikation für die Adminstration von Baugesuchen (Teilprojekt 4) erfolgte per April Die letzte funktionale Erweiterung, nämlich die elektronischen Sitzungsgeldabrechnung, konnte im Herbst 2015 fertig pilotiert werden. Diese Umsetzung wurde nach Abschluss der Konsolidierungsphase des Gesamtsystems erst in zweiter Priorität bearbeitet Kosten Die Kreditanträge können wie folgt abgerechnet werden: Nummer Verpflichtungskredit Kreditantrag in CHF Vorbereitungskredit für Neubeschaffung Kernapplikationen (Konzeption/Evaluation sowie für Realisierungsvorleistungen) Realisierungskredit für die Realisierung des Projekts "Erneuerung Kernapplikationssystem" Die budgetierten Kosten wurden insgesamt um +1.94% überschritten. Abrechnung in CHF Abweichung in CHF Seite 5 von 7

6 3.3 Positive Erfahrungen Gestützt auf die Ausführungen in den vorliegenden Projektstatusberichten und Rückmeldungen der Mitglieder der Projektsteuerung können folgende Schlussfolgerungen gemacht werden: Professionell geführte Beschaffungsprozesse (Submission) für die Teilprojekt 2 (NEST) und 3 (GemDat Rubin), welche termingerecht und ohne Beschwerde durchgeführt werden konnten und die Grundlage für die Zielerreichung aus qualitativer Hinsicht bildeten. Die Mitglieder des Projektteams haben die zugeteilten Arbeitspakete in direkter Zusammenarbeit mit den externen Lieferanten aus fachlicher Sicht weitgehend selbständig bearbeitet. Dadurch konnte sich die Projektsteuerung und -Leitung gestützt auf die Ausführungen anlässlich der Teilprojekt-Statusmeetings auf einen periodischen Abgleich der projektrelevanten Ergebnisse fokussieren. Die Zusammenarbeit mit den verschiedenen externen Lieferanten war insgesamt betrachtet kompetent (jedoch unterschiedlich professionell organisiert). Die Bezüglich Qualität, Termin und Kosten konnten in diesem sehr anspruchsvollen und komplexen Informatikprojekt die definierten Zielvorgaben erreicht werden. 3.4 Negative Erfahrungen Gestützt auf die Ausführungen in den vorliegenden Projektstatusberichten und Rückmeldungen der Mitglieder der Projektsteuerung können folgende Schlussfolgerungen gemacht werden: Es ist im Rahmen der Planung keine eigentliche Stellvertretung der Projektleitung institutionalisiert worden. In der Folge hat die unfallbedingte Abwesenheit der Projektleitung im Zeitraum August bis September 2013 zum Teil zu Verzögerungen sowie Rückstände bei der Bearbeitung von technischen und projektübergreifenden Themen geführt. Insbesondere wurde auch die nachgelagerte Detailplanung für das Modul "Kasse" vernachlässig, was sich im Hinblick auf den Produktionsstart beinahe betriebskritisch ausgewirkt hat. Grundsätzlich soll ein Kursbesuch eine wichtige Voraussetzung darstellen, um das Potential von neuen Lösungen ausschöpfen zu können. Die bedürfnisgerechte Schulung der Mitarbeitenden stellte eine grosse Herausforderung dar. Vereinzelt gingen Rückmeldungen ein, dass angebotene Ausbildung auf Basis der angebotenen Standardschulungen zu wenig Nutzen gebracht habe. Im Rahmen der Benutzeruntertützung während der ersten Wochen nach Produktionsstart zeigte sich, dass vielen Fragen aufgetaucht sind bei der Bedienung der neuen Programme. Die Benutzerunterstützung des Service-Desk der IT sah sich mit entsprechend zahlreichen Anfragen konfrontiert, zum Teil auch mit Fragen welche im Rahmen der Schlungen eigentlich instruiert wurden. Insgesamt betrachtet verlief der Produktivstart per zwar hektisch (das ist für ein Projekt in dieser Grössenordnung nicht ungewöhnlich), aber rückblickend zufriedenstellend. Die Aufgabenerfüllung der Verwaltung war nicht betriebskritisch tangiert obwohl teilweise Verzögerungen oder Beeinträchtigungen im Prozess in Kauf genommen werden mussten. Informationen der Projektleitung zum Projektstatuts oder -Ablauf (via Verwaltungsstab oder via Newsletter oder Intranet) sind bei den Mitarbeitenden oft nicht angekommen. Seite 6 von 7

7 Beim Teilprojekt 1 (NewSystem Public ) musste ein aufwändiges Pendenz-Management sichergestellt werden. Im Rahmen der Implementierung zeigt sich, dass die neu entwickelte Standardlösung erst seit wenigen Jahren auf dem Markt verfügbar ist, denn diverse funktionale Anforderungen konnten nicht termingerecht geliefert werden oder waren funktional zu wenig ausgereift. Erwschwerend kam dazu, dass die nach Produktionsstart eingespielten Korrekturen wiederholt zu neuen Unzulänglichkeiten geführt haben. Das hat die Arbeitsqualität bei den betroffenen Mitarbeitenden stark strapaziert. Die Bearbeitung von verschiedenen offenen Punkten im Teilprojekt 1 (NewSystem Public ) dauerte deutlich länger als geplant. Diese Situation war für die betroffenen Hauptbenutzer äusserst ungünstig und erforderte viel Aufwand bei der Bearbeitung und Analyse von Projektpendenzen. Zudem haben Kundenanforderungen aus verschiedenen Kantonen / Gemeinden oder gesetzlich vorgeschriebene Entwicklungen bei der Lieferantin zu einem Zielkonflikt bezüglich Priorisierung der Umsetzung von Änderungen geführt. Das heisst, dass nicht alle Anliegen der Kunden umgehend berücksichtigen werden konnten. Die formelle Projektabnahme erfolgte aus diesem Grund erst 1½ Jahre nach Produktionsstart im April Zusammenarbeitskultur Die Zusammenarbeit im Projektteam der internen Mitarbeitenden war trotz der zum Teil sehr hohen Doppelbelastung (Tagesgeschäft und Projektarbeit) jederzeit sehr engagiert, zuverlässig sowie zielführend. Die Akzeptanz der neuen Gesamtlösung bei den Mitarbeitenden der Verwaltung darf gestützt auf diverse Rückmeldungen als gut bis sehr gut bezeichnet werden. 5 Erkenntnisse für weitere Projekte Stellvertretungs-Regelung für die Gesamtprojektleitung institutionaliseren. Schulung und Ausbildung besser auf die verschiedenen Bedürfnisse der Endbenutzter fokussieren (ev. höhere Individualisierung der Schulung anstreben und etappenweise schulen). Ausserdem ist nach Produktionsstart mehr Zeit für die fachliche Benutzeruntestützung einzuplanen. Nichterfüllen von Leistungsanforderungen gegenüber dem Lieferanten vertraglich an finanzielle Konsequenzen knüpfen. Daniel Stoeri Leiter Informatik STADT BADEN Informatik Zürcherstrasse 23 Postfach CH-5401 Baden Telefon daniel.stoeri@baden.ag.ch Seite 7 von 7