Sage One. Grundlagen der Steuererklärung. Basics für Freelancer. 1 Sage One Grundlagen der Steuererklärung

Transkript

1 Sage One Grundlagen der Steuererklärung Basics für Freelancer 1 Sage One Grundlagen der Steuererklärung

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Vorbereitung...3 Buchhaltung...3 Buchungsbelege Basiswissen...4 Einnahmen-Überschuss-Rechnung...4 Betriebskosten...4 Abschreibungen Absetzen typischer Aufwendungen...5 Häusliche Arbeitszimmer...5 Fahrtkosten, Fahrzeuge...5 Fortbildungskosten...5 Investitionen...5 Vorsorgeaufwendungen...5 Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen Arten der Besteuerung...6 Umsatzsteuer...6 Vorsteuer...6 Gewerbesteuer...6 Freiberufler-Gesellschaften...6 Das Unternehmen Sage...8 Impressum Sage One Grundlagen der Steuererklärung

3 1. Einführung Mindestens einmal im Jahr stehen Freelancer und Selbständige vor der eher unangenehmen Aufgabe, die Steuererklärung abzugeben. Komplizierte Formulare, ständig geänderte Steuergesetze und geradezu kryptisch anmutende Bezeichnungen erleichtern die Aufgabe nicht gerade und wirken alles andere als motivierend. Eine Steuererklärung müssen Freiberufler abgeben, wenn das Einkommen 7.834,- Euro bei Ledigen bzw ,- Euro bei Verheirateten im Jahr übersteigt. Dabei werden alle Einnahmen berücksichtigt, auch wenn diese nicht aus der freiberuflichen Tätigkeit stammen, sondern beispielsweise aus Kapitaleinkünften, Vermietungen etc. Auch wenn die freiberufliche Tätigkeit nur als Nebenerwerb ausgeführt wird und die Einkünfte mehr als 410,- Euro betragen oder der Ehegatte lohnsteuerpflichtiger Arbeitnehmer ist, muss eine Steuererklärung abgegeben werden. In diesen Fällen ist der sogenannte Mantelbogen und die Anlage S auszufüllen. In der Anlage S sind alle Gewinne aus selbstständiger Tätigkeit einzutragen, die es zunächst zu ermitteln gilt. Um den Gewinn zu ermitteln genügt eine Einnahmen-Überschussrechnung, die direkt in der Anlage EÜR erstellt werden kann. Sinnvoller ist es jedoch, nicht erst dann zu beginnen, wenn die Steuererklärung ansteht. Wer das ganze Jahr vorausschauend plant, erleichtert sich nicht nur die Abgabe der Steuererklärung, sondern kann sich auch auf Zahlungen vorbereiten. Hilfreiche Tipps und Vorbereitungen können helfen, den Stichtag 31.Mai mit weniger Schrecken zu betrachten. 2 Sage One Grundlagen der Steuererklärung

4 2. Vorbereitungen Ein wenig Grundwissen hilft, Fehler zu vermeiden und Steuersparpotenzial zu nutzen. Wer gut vorbereitet an die Steuererklärung geht, erleichtert sich die Arbeit, da alle notwendigen Zahlen und Unterlagen griffbereit zur Verfügung stehen. Buchhaltung Auch wenn Freiberufler nicht buchführungspflichtig sind, empfiehlt sich eine Finanzbuchhaltung, um jederzeit über die Geschäftsentwicklung informiert zu sein. Ausgaben und Einnahmen können besser geplant und der Erfolg der Tätigkeit beurteilt werden. Diese Zahlen bilden die Grundlage für die Steuererklärung, die Umsatzsteuervoranmeldungen und den Jahresabschluss. Eine ordnungsgemäße Buchhaltung erleichtert die spätere Anfertigung der Steuererklärung, da alle erforderlichen Daten bereits vorliegen und nur noch in das entsprechende Formular eingetragen werden müssen. Das Verschieben der oft als lästig und unangenehm empfundenen Buchhaltung erschwert die spätere Steuererklärung. Auch wenn eine Buchhaltungs- oder Bilanzierungspflicht für Freiberufler erst bei einem Gewinn über Euro oder einem Umsatz über Euro besteht, kann sich der Mehraufwand lohnen bzw. sinnvoll sein. Für einen allein tätigen Freiberufler mit wenigen Aufträgen im Monat wird sich regelmäßig der Aufwand einer aufwändigen Bilanzierung oder gar doppelten Buchführung nicht lohnen. Anders sieht es hingegen aus, wenn ein größeres Vermögen etwa in Form von Sachwerten (Firmenwagen, Computeranlagen, teure Werkzeuge etc.) eingebracht wird; bei Beschäftigung von mehreren Mitarbeitern, komplexen Strukturen des Unternehmens, unübersichtlichen Ausgaben. In solchen Fällen empfehlen sich die doppelte Buchführung und die Bilanzierung, denn die bessere Übersichtlichkeit und Aussagekraft erleichtert die Steuererklärung. Erforderlich ist die doppelte Buchführung immer dann, wenn der in einem Jahr erwirtschaftete sehr hohe Gewinn dem Finanzamt gegenüber auf mehrere Jahre verteilt werden soll oder eine Gewinnthesaurierung geplant ist, um die Steuerlast zu senken. Buchungsbelege Alle Einnahmen und Zahlungen sind zeitlich geordnet aufzuführen und alle Buchungsbelege zu sammeln. Nur so ist der Nachweis möglich und können Kosten gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden. Wichtig ist das richtige Ablagesystem, um den Überblick zu bewahren und die Zuordnung zu erleichtern. Auf diese Weise stehen alle Belege griffbereit zur Verfügung. Zur Verwaltung der Belege kann auch eine Buchhaltungs-Software genutzt und für jeden Bereich ein gesondertes Konto angelegt werden. So behält man den Überblick und erleichtert sich auch die Arbeit mit der Steuererklärung. Tipp: Es empfiehlt sich, für jeden Bereich ein eigenes Konto anzulegen 3 Sage One Grundlagen der Steuererklärung

5 3. Basiswissen Einnahmen-Überschuss-Rechnung Liegen die Einnahmen über Euro im Jahr, muss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt werden und die Anlage EÜR ausgefüllt werden. In diesem Formular sind alle betriebsbedingten Einnahmen und Ausgaben einzutragen und gegenüberzustellen. Ist gegen Ende des Jahres absehbar, dass die Gewinne die Euro-Grenze überschreiten, kann es sinnvoll sein, die Fälligkeit der Rechnungen auf das Folgejahr zu legen und mit dem Kunden abzusprechen, dass auch die Zahlung im Folgejahr erfolgt. Auf diese Weise werden auch die Einnahmen später gebucht, da sie erst bei Erhalt als Betriebseinnahmen zählen. Betriebskosten Das zu versteuernde Einkommen lässt sich mit Betriebsausgaben mindern und damit auch die darauf anfallenden Steuern. Liegen Betriebskosten wie Büromiete, Telefonkosten, Büromaterial, Mitgliedsbeiträge für Berufsgenossenschaften, betriebsbedingte Anschaffungen vor, können diese ganz oder anteilig abgezogen werden. Sind die Betriebskosten relativ niedrig, kann eine Betriebskostenpauschale angesetzt werden. Als pauschale Betriebskosten können bei hauptberuflichen Freiberuflern 30 Prozent der Einnahmen, maximal allerdings höchstens 2455,- Euro veranlagt werden; im Nebenerwerb sind dies 25 Prozent und maximal 614,- Euro. Relativ einfach ist es, wenn es sich bei den Betriebskosten um laufende Ausgaben handelt, da sie dann in voller Höhe in der entsprechenden Steuererklärung abgesetzt werden können. Erfolgt sowohl eine berufliche als auch private Nutzung, können auch die Kosten nur anteilig abgesetzt werden. Handelt es sich bei den Betriebskosten um sogenannte geringfügige Anschaffungen bis zu einem Wert von 410,- Euro, dann können sie ebenfalls sofort steuermindert geltend gemacht werden. Größere Anschaffungen können nur anteilig über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Abschreibungen Mit Abschreibungen lässt sich die Höhe des zu versteuernden Gewinns mindern und damit auch die Steuerschuld. Es ist daher wichtig, sich mit den Abschreibungstechniken auszukennen. Um abnutzbare Wirtschaftsgüter planmäßig abzuschreiben, benötigt man den jeweiligen Abschreibungsbetrag. Dieser wird ermittelt aus dem Abschreibungsvolumen, dem Abschreibungssatz und der Abschreibungsdauer. Liegt der Wert des angeschafften Wirtschaftsgutes über 410,- Euro, dann richtet sich die Dauer der Abschreibung nach der durchschnittlichen Nutzungsdauer, die für einzelne Wirtschaftsgüter in der sogenannten AfA-Tabelle festgehalten ist. Hiernach können Computer 3 Jahre, Schreibtische hingegen über einen Zeitraum von 13 Jahren abgeschrieben werden. Abgeschrieben werden neu angeschaffte Betriebs-PKW über sechs Jahre, ist der PKW bei Existenzgründung bereits vorhanden, kann er als Anlage dem Betriebsvermögen zugeordnet und ebenfalls abgeschrieben werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter, also solche mit einem Wert bis 410,- Euro können bereits im ersten Jahr in voller Höhe abgeschrieben werden. Möglich ist es auch, Anschaffungen mit einem Wert von 150,- bis 1000,- Euro, zusammenzufassen und zusammen als Gesamtbetrag über fünf Jahre abzuschreiben. Eine solche Poolbildung lohnt sich immer dann, wenn im Laufe der folgenden Jahre mehr verdient wird und durch die aufgeschobenen Kosten Steuern gespart werden können. Man kann ein Wirtschaftsgut auch einmalig im Rahmen einer Sonderabschreibung außer der Reihe mit 20 Prozent zusätzlich zur planmäßigen Abschreibung geltend machen oder für zukünftige Anschaffungen bis zu 40 Prozent Investitionsabzug vorab geltend machen. Diese Investition muss dann allerdings auch getätigt werden. Bei diesem Investitionsabzugsbetrag (IAB) handelt es sich genau genommen um eine gewinnmindernde Rücklage und nicht um eine Abschreibung. Wird diese Investition dann nicht getätigt, muss die ursprüngliche Steuerersparnis mit Zinsen zurückgezahlt werden. 4 Sage One Grundlagen der Steuererklärung

6 4. Absetzen typischer Aufwendungen Häusliche Arbeitszimmer Ein häusliches Arbeitszimmer kann nur dann abgesetzt werden, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet. Findet jedoch ein Großteil der Berufstätigkeit außerhalb des Arbeitszimmers statt, dann kann maximal ein Betrag in Höhe von 1250,- Euro geltend gemacht werden. Wird das Arbeitszimmer renoviert, können diese Kosten in vollem Umfang abgesetzt werden. Fahrtkosten, Fahrzeuge Betriebsbedingte Fahrten im Privatauto, etwa zu Kundenterminen, können mit einer Pauschale in Höhe von 0,30 Euro pro Kilometer geltend gemacht werden. Dabei können Freiberufler die gesamte Strecke berechnen, also Hin- und Rückweg. Dabei ist es egal, mit welchem Fahrzeug die Wegstrecke zurückgelegt wird, so dass auch Fahrten mit dem Fahrrad Steuern spart. Die Kosten für einen PKW sind in dem Umfang abzugsfähig, in dem dieser beruflich genutzt wird. Wird das Fahrzeug zu über 50 Prozent beruflich genutzt, gehört es automatisch zum Betriebsvermögen. Bei einer geringeren beruflichen Nutzung kann es in das Betriebsvermögen aufgenommen werden. Dies hat den Vorteil, dass Anschaffungskosten, Versicherung, Reparaturen und Tankkosten abgesetzt werden können. Die private Nutzung muss dann allerdings durch Führen eines Fahrtenbuches nachgewiesen werden. Soll kein Fahrtenbuch geführt werden, muss 1 % des anteiligen Listenpreises des zu über 50 % betrieblich genutzten Fahrzeugs monatlich als fiktive Einnahme versteuert werden. Dabei wird nicht von dem tatsächlichen, meist aufgrund von Rabatten niedrigeren tatsächlichen Kaufpreis ausgegangen, sondern vom Brutto-Listenpreis des Herstellers. Liegt die private Nutzung beispielsweise bei teuren Autos bei 20 %, dann lohnt das aufwändige Führen eines Fahrtenbuches. Hier müssen dann nur die Kosten der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. Dies kann zu Einsparungen von einigen Hundert oder gar Tausend Euros führen. Es kann vorteilhafter sein, das bis zu 50 Prozent betrieblich genutzte Fahrzeug nicht in das Betriebsvermögen aufzunehmen. Soll es nach einigen Jahren verkauft werden, müsste der Verkaufserlös ansonsten versteuert werden. Fortbildungskosten Fortbildungskosten, Kosten für Weiterbildungen, Seminare und Kongresse gehören zu den Betriebsausgaben und sind somit anrechenbar. Steht der berufliche Zweck bei Seminaren und Kongressen im Mittelpunkt, kann auch die Anreise sowie eine Verpflegungspauschale geltend gemacht werden. Investitionen Ist in den nächsten drei Jahren eine größere beruflich genutzte Anschaffung geplant, können bis zu 40 % der Anschaffungskosten bereits vorab geltend gemacht werden. Kommt es dann zu keiner Anschaffung, muss der Betrag zuzüglich Zinsen zurückgezahlt werden. Vorsorgeaufwendungen Beiträge zur privaten Altersvorsorge können als Vorsorgeaufwendungen geltend gemacht werden. Auch wenn diese nur bis zu einem gewissen Prozentsatz abzugsfähig sind, müssen die Beiträge in voller Höhe angegeben werden. Das Finanzamt nimmt die entsprechenden Kürzungen vor. Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen Als weitere Sonderausgaben sind Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung und zur privaten Altersvorsorge ebenso absetzbar wie Spenden, Kirchensteuer, Kinderbetreuungskosten, Unterhalt und Beiträge für gemeinnützige Vereine. Verursachen Krankheit, Scheidung u.ä. hohe Kosten und wird hierdurch die zumutbare Grenze des Freiberuflers überschritten, kann der überschreitende Betrag steuerlich geltend gemacht werden. 5 Sage One Grundlagen der Steuererklärung

7 5. Arten der Besteuerung Umsatzsteuer Freiberufler sind grundsätzlich auch umsatzsteuerpflichtig. Entscheidend ist, ob mit der freiberuflichen Tätigkeit dauerhaft und langfristig Gewinn erzielt wird. Im Gegenzug ist der Freiberufler durch die Steuerpflicht auch verpflichtet, die Umsatzsteuer - umgangssprachlich oftmals auch als Mehrwertsteuer bezeichnet - auf allen Rechnungen auszuweisen. Der Steuersatz beträgt grundsätzlich 19 %. Für Schriftsteller, Künstler und ähnliche Berufe gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Bestimmte Umsätze sind jedoch steuerfrei. Welche Berufe von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen sind, ergibt sich aus 4 EStG. Hierzu gehören Medizinische Berufe wie beispielsweise Ärzte, Zahnärzte, Krankengymnasten und Heilpraktiker. Andere freie Berufe hingegen unterliegen der Umsatzsteuerpflicht, wie etwa Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten etc. Bestimmte Berufe sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit, nicht jedoch von der Verpflichtung zur Abgabe der Einkommensteuererklärung. Wird weniger als ,- Euro im laufenden Jahr eingenommen, besteht die Möglichkeit, sich aufgrund der Kleinunternehmer-Regelung von der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Freiberufler sind an die freie Wahl zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung fünf Jahre gebunden. Fällt die Kleinunternehmer-Regelung später wegen Überschreiten der Einnahmen-Grenze, dann können unter bestimmten Voraussetzungen die Vorsteuern nachträglich abgezogen werden. Dies ist dann möglich, wenn in den Jahren 2010 bis 2014 größere Anschaffungen gemacht wurden. In diesen Fällen kann eine Vorsteuerberichtigung nach 15a UStG durchgeführt werden. Liegt keine Umsatzsteuerbefreiung vor, müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung und eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgegeben werden. Hat man bereits während des Jahres die Belege nach Umsatzsteuersatz (7% bzw. 19 %) sortiert, erleichtert dies die Arbeit. Vorsteuer Von der berechneten Umsatzsteuer wird die sogenannte Vorsteuer abgezogen. Wird ein Teil des Umsatzes ohne Umsatzsteuer, ein Teil mit Umsatzsteuer generiert, dann können Vorsteuern auch nur im entsprechenden Verhältnis geltend gemacht werden. Ob es sich lohnt, eine Umsatzsteuerbefreiung zu beantragen, muss anhand des Einzelfalles berechnet werden. Da Vorsteuern nur dann in Abzug gebracht werden können, wenn Umsatzsteuer gezahlt werden, rechnet sich eine Befreiung regelmäßig dann nicht, wenn größere Anschaffungen geplant sind. Nur wenn Umsatzsteuern gezahlt werden, können auch Vorsteuern in Abzug gebracht werden. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Umsatzsteuer-Jahreserklärung sind die abzuführende Umsatzsteuer und die gezahlten Vorsteuerbeträge anzugeben. An das Finanzamt abzuführen ist dann der Differenzbetrag, der sich aus de Umsatzsteuerbetrag abzüglich der Vorsteuerbeträge ergibt. Die Umsatzsteuer ist die einzige Steuerschuld, die vom Steuerschuldner selbst ermittelt wird. Aus diesem Grund ist es dem Finanzamt aber auch nach Jahren noch möglich, die Umsatzsteuer-Anmeldungen rückwirkend zu ändern. Vorsteuern dürfen auch dann in Anrechnung gebracht werden, wenn zwar die Rechnung vorliegt, der Freiberufler diese aber noch nicht beglichen hat. Liegt eine Rechnung dem Freiberufler bis zum vor, hat er sie aber noch nicht beglichen, kann er trotzdem die Vorsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Dezember abziehen. Die Bezahlung einer vorliegenden Rechnung durch den Freiberufler ist keine Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug. Gewerbesteuer Eine Gewerbesteuererklärung müssen Freiberufler nicht abgeben, da diese nur für Gewerbetreibende vorgesehen ist. Etwas anderes gilt nur, wenn es sich um eine Freiberufler-GmbH handelt. Eine GmbH ist immer gewerbesteuerpflichtig, auch dann, wenn es sich um eine Freiberufler-GmbH handelt. Freiberufler-Gesellschaften Schließen sich, wie beispielsweise bei Gemeinschaftspraxen der Fall, mehrere Freiberufler zu einer Gesellschaft (etwa einer GbR) zusammen, dann muss zunächst eine gesonderte, einheitliche Feststellungserklärung erfolgen. Hierbei stellt das Finanzamt zunächst die Einkünfte der Gesellschaft fest und verteilt sie dann auf die einzelnen Freiberufler als Gesellschafter. Zur guten Vorbereitung gehört auch, die entsprechenden Beträge zurückzulegen, um nicht von einem Steuerbescheid eiskalt überrascht zu werden. 6 Sage One Grundlagen der Steuererklärung

8 Wer, nachdem er die Grundlagen der Steuererklärung für Freelancer kennengelernt hat, mit dem Gedanken spielt, seine Finanzen doch lieber in die Hände eines Profis zu legen, sollte wissen, dass es auch die Möglichkeit gibt, die Sparsamkeit der Do-It-Yourself-Variante mit der Sicherheit professioneller Betreuung zu kombinieren. Online-Steuerberatungsdienste wie der Sage-Partner felix1 ermöglichen es Freelancern und kleinen Unternehmen, vieles selbst zu erledigen, unterstützen und beraten aber in schwierigen Fällen sogar in der Nähe des Wohnorts. 7 Sage One Grundlagen der Steuererklärung

9 Das Unternehmen Sage Sage One ist eine Anwendung des weltweit agierenden Unternehmens Sage, welches mit mehr als 6 Millionen Kunden weltweit einer der größten Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software und Services ist. Mit über 25 Jahren Erfahrung, Kunden und mehr als Fachhändlern ist Sage zugleich einer der Marktführer für betriebswirtschaftliche Software und Services im deutschen Mittelstand. Sage Lösungen sind speziell für die Bedürfnisse lokaler Märkte entwickelt. Sie helfen unseren Kunden vom Kleinunternehmen bis hin zum gehobenen Mittelstand, ihr Geschäft erfolgreicher zu führen. Unser Portfolio umfasst Lösungen für die Bereiche Warenwirtschaft und Produktion, Finanzbuchhaltung, Geschäftsanalyse, Personalwirtschaft und Kundenmanagement bis hin zu Spezial- und Branchenlösungen. Ein ausgezeichneter Service rundet das Angebot ab. Im Vergleich zum Wettbewerb punktet Sage durch seine große Nähe zum Kunden und seine ausgezeichnete Servicequalität. Gleichzeitig steht das Unternehmen für wirtschaftliche Stabilität und Sicherheit. Einzigartig im Markt ist zudem die angebotene Fülle an Produkten und hochintegrierten Lösungen, die Unternehmen zahlreiche Wachstumspfade bieten. 8 Sage One Grundlagen der Steuererklärung

10 Impressum Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Tel.: Fax.: , Sage Software GmbH, Frankfurt am Main. Alle Rechte vorbehalten. 9 Sage One Grundlagen der Steuererklärung