6. Organisation. 6.1Weisungs- und Verantwortungsbereiche. Handlungshilfen wie es getan werden kann

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1 6. Organisatin 6.1Weisungs- und Verantwrtungsbereiche Handlungshilfen wie es getan werden kann > 1. Arbeitsrganisatin Nutzen & Hürden (Checkliste) (Vgl. Bertelsmann Stiftung/Bundesministeriums für Familie, Seniren, Frauen und Jugend (BMFSFJ): Mittelstand und Familie Internetplattfrm mit Praxisinfrmatinen zu Nutzen und Hürden einer systematischen Arbeitsrganisatin swie Maßnahmen zu Arbeitsinhalten und abläufen, Arbeitszeitmdellen, persönliches Zeitmanagement, Team und Führung, Infrmatin und Kmmunikatin swie Qualifizierung unter Nutzen Optimierung der Arbeitsabläufe und der Aufgaben Bessere Ausnutzung der Arbeitszeit, interessengerechterer Arbeitseinsatz Effizienterer Ressurceneinsatz Besseres persönliches Zeitmanagement Vrausschauende Planung und Infrmatin Transparente, aktuelle Infrmatinen für kurzfristige Reaktinsmöglichkeiten Entlastung der Beschäftigten durch Reduktin Hürden Aufwand für Arbeitsanfall-Analysen und für frtlaufende Pririsierung der Arbeitsaufgaben Selbstkritische Auseinandersetzung mit der Arbeitsbelastung zeigt evtl. Führungsschwächen auf Anfängliche (zeit)intensive Auseinandersetzung mit einer besseren Planung Aufwand und Ksten für Infrmatins-, Planungs- und Steuerungstls für die Führungskraft und das Team Angst vr Machtverlust bei den Führungskräften aufgrund der Delegatin an das Team Mangelndes Vertrauen der Führungskräfte in das Team Aufwand für begleitende Qualifizierung

2 ungeplanter Arbeitseinsätze Reduktin vn Stress durch Stellvertreterregelung und Delegatin an das Team Zeitbindung durch Umstrukturierung Abflachung der Hierarchien durch verstärkte Delegatin Erhöhung der Prduktivität und Mitarbeiterleistung > 2. Aufgaben zur Erreichung der Unternehmensziele festlegen (Checkliste Zielbestimmung ) Geschäftsleitung 1. Unternehmensziele 2. Unternehmensplitik 3. Unternehmensstrategien intern/extern 4. Prjektstrategie 5. Organisatin 6. Geschäftsplan/Businessplan 7. Sll/Ist-Vergleiche 8. Innvatin/kntinuierliche Verbesserung Finanzen 1. Rechnungswesen 2. Kreditren Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten 3. Debitren Frderungen an Kunden 4. Lhnbuchhaltung 5. Budget 6. Steuern 7. Abgaben 8. GuV Gewinn- und Verlustrechnung 9. Kapitalrendite Return n Investment

3 10. Rechtswesen 11. Berichtswesen Behörden Qualitätssicherung 1. Qualitätsmanagementsystem 2. Qualitätsprüfung 3. Crprate Identity Persnal 1. Lhn-/Gehaltsgestaltung 2. Frtbildung 3. Arbeitssicherheit 4. Gesundheitsschutz 5. Umweltschutz 6. Public Relatins Entwicklung 1. Design 2. Planung 3. Knstruktin Fertigung 1. Betriebsmittelplanung 2. Arbeitsvrbereitung 3. Herstellung 4. Zeitwirtschaft Vertrieb 1. Marketing 2. Verkauf

4 3. Kundenbetreuung Unterstützende Einheiten 1. Beschaffung 2. Lgistik 3. IT/EDV/Datensicherheit 4. Ver-/Entsrgung 5. Instandhaltung Bei kleinen Betrieben sind diese Aufgaben auf wenige Verantwrtliche zu verteilen, in Kleinst- Betrieben entfallen alle Aufgaben in der Regel auf den Einzel-Unternehmer.In diesen Fällen ist eine przessrientierte Vrgehensweise mit einem standardisierten Führungsprzess extrem sinnvll, damit möglichst fehlerfrei gearbeitet werden kann. > 3. Organisatinsplan (Organigramm) erstellen (Mustervrlage) Die Aufbau-Organisatin wird in KMU in der Regel als Einliniensystem dargestellt. Bei einem Einliniensystem hat jeder Mitarbeiter nur einen weisungsbefugten Vrgesetzten (vgl. hierzu die flgende Grafik). Bei einer Matrix-Organisatin sind die perativen Vrgesetzten und die Stabsstellen weisungsbefugt. Diese Organisatinsfrm eignet sich für größere Unternehmen, wenn Vrgaben vn Zentralstellen direkt umgesetzt werden sllen. Ein Organisatinsplan für das Einliniensystem lässt sich mit Micrsft Office Wrd vereinfacht darstellen. Die Kästen enthalten die Funktin der Stelle (z.b. Qualitätssicherung) und die Namen der Stelleninhaber. Geschäftsführung Hauptabteilung Abt.

5 > 4. Stellenbeschreibung/ Arbeitsplatzbeschreibung (Mustervrlage) Eine zentrale Vraussetzung für die richtige und passgenaue Besetzung der vrhandenen Arbeitsplätze ist eine genaue Kenntnis der Anfrderungen des jeweiligen Arbeitsplatzes an die Stelleninhaber. Hierzu müssen geeignete Stellenbeschreibungen als detaillierte Dkumentatin der im Unternehmen vrhandenen Arbeitsplätze erarbeitet und regelmäßig aktualisiert werden. Bei der Frmulierung der Stellenbeschreibungen sind flgende Arbeitsschritte erfrderlich: 1. Vrbereitende Maßnahmen Zielklärung: Ziele, die mit der Stellenbeschreibung erreicht werden sllen Grundlage für Neu- und/der Ersteinstellungen (Stellen-) Kmpetenzen deutlich darstellen und Kmpetenzüberschneidungen erkennen und/der vermeiden Persnalplanung verbessern Zielvrgaben erstellen bzw. regeln (vgl. hierzu die Handlungshilfe Mitarbeitergespräch ) Basis für eine Qualifikatinsbedarfsermittlung schaffen (vgl. hierzu die Handlungshilfe Qualifizierungsbedarfsanalyse ) Arbeits- und Einsatzplanung auf Grundlage einer Stellenbeschreibung flexibler gestalten Grundlage für weitere Qualitätssicherungsmaßnahmen im Unternehmen 2. Festlegung derjenigen Stellen bzw. Arbeitsplätze im Unternehmen, die beschrieben werden sllen Bei der Festlegung ist die flgende Vrgehensweise hilfreich: 1. Stellenbeschreibungen für bereits bestehende Stellen sllten in enger Zusammenarbeit mit dem aktuellen Stelleninhaber erarbeitet werden. 2. Die Stellenbeschreibungen sllten in regelmäßigen Abständen überprüft (z.b. einmal pr Jahr) und bei Bedarf aktualisiert werden. 3. Die Stellenbeschreibungen sllten allen Beschäftigten des jeweiligen Bereiches swie Beschäftigten, die Schnittstellen zu der jeweiligen Psitin haben bekannt gemacht werden. Für welche Stellen sllen im Unternehmen detaillierte Beschreibungen erstellt werden?

6 3. Festlegung der Inhalte der Stellenbeschreibung Flgende Psitinen sllte eine Stellenbeschreibung zumindest umfassen: 1. Name des Unternehmens 2. Abteilung 3. Stellen- bzw. Psitinsbeschreibung 4. Name des Stelleninhabers/der Stelleninhaberin 5. Arbeitsbereich 6. Arbeitszeit 7. direkt übergerdnete Stelle 8. direkt nachgerdnete Stelle 9. gleichgestellte Stellen 10. Weisungsbefugnis 11. Stellvertretung 12. Hauptaufgaben 13. Kmpetenzen (fachlich) 14. Kmpetenzen (persönlich) 15. Kmpetenzen (szial) 16. weitere Regelungen (Inkrafttreten der Stellenbeschreibung am...; Unterschriften Stelleninhaber, Vrgesetzter und ggf. Geschäftsleitung)

7 > 5. Stellenbeschreibung (Praxisbeispiel Glaserei ) Stellenbezeichnung Arbeitszeit Prjektleitung Glaserei Vllzeit Stelleninhaber Abteilung Ziele und Funktin der Stelle Glaserei, Glasbau Selbständige Abwicklung vn Aufträgen und Prjekten im Bereich Glaserei und Glasbau Organisatrische Einrdnung Übergerdnete Stelle Untergerdnete Stelle: Direkt der Geschäftsführung unterstellt Keine Stellvertretung vn Prjektleiter Außenverglasungen Wird vertreten vn Prjektleiter Außenverglasungen Hauptaufgaben Auftragsbearbeitung Glaserei vn A - Z: Angebtserstellung per Fax, Brief, - Erfassung vn Aufträgen - Erstellen der erfrderlichen Arbeitsunterlagen - Bestellung vn prjektbezgenen Zusatzaterialien, Gläser, Fremdleistungen - Terminabklärungen mit Lieferanten Prjektabwicklung Glasbau vn A - Z: - Selbständige Betreuung vn Prjekten im Bereich Glasbau (z.b. Glasabschlüsse, Trennwände, Glasduschen, Küchenrückwände etc.) - Aufmaß vr Ort beim Kunden - Lösungsfindung im Team - Planung der Prjekte mittels CAD - Bestellungen vn prjektbezgenen Zusatzmaterialien, Gläser, Bearbeitungen und Fremdleistungen - Mntage gemeinsam mit eigenen und fremden Mnteuren

8 Zusatzaufgaben: - Beratung vn Architekten, Schreinern, Privatkunden am Telefn der im den Ausstellungsräumen - Bei entsprechender Eignung Beratung vn Interessenten und Kunden vr Ort - Mntagen im Bereich der Außenverglasung - Unterstützung der Geschäftsleitung bei Spezialprjekten Beziehung zu anderen Stellen (Zurdnung) Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und/der der Prjektleitung Außenverglasungen swie Eigen- und Fremdmnteuren Erfrderliche Kmpetenzen Fachlich Persönlich Der Stelleninhaber ist für die selbständige Durchführung der Aufgaben in seinem Tätigkeitsbereich unter Beachtung der bestehenden Standards und Checklisten zuständig. Szial Unterschriftsregelung Gehaltsregelung Jeder Beschäftigte unterzeichnet seine Krrespndenz selbst. Eine Unterschriftenregelung für Bankgeschäfte besteht zur Zeit nicht. Vgl. gesnderte Vereinbarung bzw. Arbeitsvertrag Eintrittsdatum Unterschriften Mitarbeiter/in Geschäftsführung

9 > Querverweise welche weiterführenden Infrmatinen und Unterstützungsangebte es gibt INQA-Unternehmenscheck 1.2 Interne Unternehmensziele,4.4 Handlungsspielräume, 6.2 Organisatin und Flexibilität Literatur Bertelsmann Stiftung/Bundesministeriums für Familie, Seniren, Frauen und Jugend (BMFSFJ): Mittelstand und Familie Internetplattfrm (Praxisinfrmatinen zu Nutzen und Hürden einer systematischen Arbeitsrganisatin swie Maßnahmen zu Arbeitsinhalten und abläufen, Arbeitszeitmdellen, persönliches Zeitmanagement, Team und Führung, Infrmatin und Kmmunikatin swie Qualifizierung unter Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi): nexxt Check: Gesellschaftervertrag (Checkliste zu den Anfrderungen an einen Gesellschaftervertrag) Nlden, R.-G./Körner, P./Bizer, E./Pesch, H. (2014): Management im Industriebetrieb Geschäftsprzesse ISBN Verwaltungs-Berufsgenssenschaft (VBG): Übertragung vn Unternehmerpflichten (Mustervrlage zur Übertragung vn Arbeitsschutzpflichten) Verwaltungs-Berufsgenssenschaft (VBG): Verantwrtlichkeiten im Betrieb (Organisatinshilfe zur Festlegung vn Verantwrtlichkeiten) Verwaltungs-Berufsgenssenschaft (VBG): Planungshilfe Arbeitsgestaltung (Organisatinshilfe zur Gestaltung vn Arbeitsprzessen) Verwaltungs-Berufsgenssenschaft (VBG): Bestellung des Krdinatrs (Mustervrlage/ Frmular zur Bestellung eines Krdinatrs)