Fragenkatalog Revisionsthema 2015/16

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1 Fragenkatalog Revisionsthema 2015/16 Personalbuchhaltung Inhaltsverzeichnis Seite I. Hauptamtliche Mitarbeiter 2-3 II. Geringfügig Beschäftige/Beschäftigte in der Gleitzone 4 III. Ehrenamtliche Tätigkeiten/Auslagenersatz 4 IV. Honorarkräfte/Referenten 5 Seite 1 von 5

2 I. Hauptamtliche Mitarbeiter 1. Wird der DRK-Rahmentarifvertrag in der letztgültigen Fassung mit der seit gültigen Entgeltordnung angewendet? a.) Wenn ja: - stimmen die Eingruppierungen mit den Kriterien der Entgeltordnung bzw. mit dem Stellenplan überein? - Sind die Eingruppierungen in den Personalakten nachvollziehbar? b.) Wenn ja: - werden die Beiträge zur ZVK oder VBL o. ä. entsprechend angemeldet und auch abgeführt? c.) Wenn ja: - werden die Besitzstände aus der Überleitung zum DRK-RTV bei Höherstufungen bzw. gruppierungen abgeschmolzen? d.) Wenn nein - wird ein anderer Tarifvertrag angewendet bzw. nach welchen Kriterien erfolgt die Vergütung oder erfolgt diese evtl. außertariflich? 2. Wird das Mindestlohngesetz beachtet? a.) Werden mind. 8,50 /Std. i. S. d Gesetzes gezahlt? b.) Werden die Aufzeichnungspflichten eingehalten? 3. Personalabrechnungsprogramm a.) Interne oder Externe Lösung? b.) Wo werden die Personendaten gehostet? - Gibt es eine Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Bundesdatenschutzgesetz? c.) Ist das Personalabrechnungsprogramm zertifiziert? d.) Funktionieren alle elektronischen Übertragungen (Krankenkassenmeldungen, Abruf ELStAM, Lohnsteuermeldungen usw.)? e.) Wie ist die Zugriffsberechtigung geregelt? f.) Aus welchen elektronischen Quellen (Schnittstellen) kommen abrechnungsrelevante Daten und laufen diese fehlerfrei? g.) Werden Reisekosten über Lohn- und Gehalt abgerechnet? h.) Werden die Pfändungsfreigrenzen beachtet? i.) Erfolgt die Übermittlung der Erstattungsanträge des Arbeitgebers für U 2 (Mutterschaftsaufwendungen) und U 1 (Lohnfortfortzahlung im Krankheitsfall) auf elektronischem Weg? Seite 2 von 5

3 4. Allgemeine Fragestellungen a.) Existiert eine schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers, ob es sich bei dem Beschäftigungsverhältnis beim DRK um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt? b.) Werden Zahlungen für Besitzstände für Kinder bei Wegfall des Kindergeldes eingestellt? Erfolgt bei volljährigen Kindern eine regelmäßige Abfrage (sechs-monats-rhythmus wegen Ausschlussfristen), ob weiterhin Kindergeld gezahlt wird (Vorlage Immatrikulationsbescheinigung, Schulbescheinigung o. ä.)? c.) Liegt für alle hauptamtlichen Mitarbeiter eine Steuer-Identifikationsnummer vor, damit die Anmeldung zu ELStAM erfolgen kann? d.) Liegt bei Beschäftigung von Studenten eine Immatrikulationsbescheinigung vor? e.) Liegt bei Beschäftigung von Rentnern ein Rentenbescheid bzw. sonstiger Nachweis vor (Hinzuverdienstgrenze, Abführung SV-Beiträge)? f.) Gibt es eine betriebliche Altersvorsorge und wie wird sie im Verhältnis zur VBL oder ZVK o. ä. steuerlich behandelt? g.) Werden bei Langzeiterkrankten die Lohnfortzahlungszeiträume korrekt angewendet (Klärung Vorerkrankungszeiträume mit Krankenkasse)? h.) Ob und wie werden Überstunden dokumentiert und abgegolten? i.) Wie werden Zuschläge (Zeit, Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst) erfasst, kontrolliert und ausgezahlt? j.) Werden Sonderzuwendungen bei zu frühem Austritt zurückgefordert? k.) Wird die Ausschlussfrist beachtet, sofern eine im Tarifvertrag vorgesehen ist? Seite 3 von 5

4 II. Geringfügig Beschäftigte/Beschäftigte in der Gleitzone 1. Werden die Regelungen des 8 SGB IV (Geringfügig Beschäftigte) eingehalten? 2. Wird die Gleitzonen-Regelung bei Beschäftigten mit Einkommen 450,01-850,00 angewendet ( 20 Abs. 2 SGB IV)? 3. Werden die Sonderregelungen für geringfügig Beschäftigten gem. DRK- Rahmentarifvertrag Anlage 5 beachtet? 4. Wird die Einhaltung der Einkommensobergrenze der geringfügig Beschäftigten innerhalb und außerhalb des DRK überprüft (Erklärung des Beschäftigten)? 5. Existiert eine schriftliche Erklärung des Beschäftigten, ob noch weitere Beschäftigungen vorliegen (Nachweispflicht des Arbeitgebers)? 6. Wird der Beschäftigte auf die Rentenversicherungspflicht und die Möglichkeit der Befreiung hingewiesen (seit )? 7. Wird die bei kurzfristig Beschäftigten bis geltende abweichende Regelung beachtet (3 Monate oder 70 Tage statt 2 Monate oder 50 Tage)? III. Ehrenamtliche Tätigkeiten/Auslagenersatz 1. Erhalten ehrenamtlich Tätige eine Tätigkeitsvergütung? a.) wenn ja: - ist dies in der Satzung geregelt? 2. Sind alle Belege, die für den Auslagenersatz herangezogen wurden, im Original vorhanden? Seite 4 von 5

5 IV. Honorarkräfte/Referenten 1. Gibt es einen Standard-Honorarvertrag? 2. Werden die Honorarkräfte/Referenten darauf hingewiesen, dass die Zahlungen, auch wenn sie nach 3 Nr. 26 EStG gezahlt werden, steuerlich zu erklären sind? (So hat z. B. die Honorarkraft anfallende Steuern und sonstige Abgaben aus dieser Honorarvereinbarung bei dem zuständigen Finanzamt anzumelden und Steuern für das ihr bezahlte Honorar selbst zu entrichten sowie bei bestehender Rentenversicherungspflicht ( 2 SGB VI) die erforderlichen Meldungen selbst ordnungsgemäß vorzunehmen und die gesetzlichen Beiträge zu entrichten) 3. Werden die Rechnungen ordnungsgemäß gestellt? Seite 5 von 5