Vergabepraxis am Bau Keine Angst vor der e-vergabe

Transkript

1 Herzlich Willkommen Vergabepraxis am Bau 11. September 2015 Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 1

2 E-Vergabe mit der GMSH Möglichkeiten und Chancen Arno Bönig Leiter des Fachbereichs Submissionsstelle und Support der GMSH Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 2

3 Inhaltsübersicht Die Meilensteine der elektronischen Vergabe in der GMSH Folie 4 Die technischen Voraussetzungen für die e-vergabe Folie 5 Die Einsichtnahme in alle frei zugänglichen Veröffentlichungen Folie 7 Der einmalige Registrierungsprozess Folie 11 Das Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen Folie 22 Die Bearbeitung einer Ausschreibung Folie 28 Die Bieteranfragen Folie 31 Die Einsichtnahme in die Submissionsergebnisse Folie 33 Die Vorteile der e-vergabe für Unternehmen Folie 34 Die e-vergabe der GMSH als zentrale Plattform in SH Folie 37 Die Kontaktdaten und Bezugsquellen Folie 38 Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 3

4 Die Meilensteine der elektronischen Vergabe in der GMSH September 2011 umfassende Einführung der e-vergabe in der GMSH für den VOL- und VOB-Bereich Veröffentlichung der Vergaben Bereitstellung der Vergabeunterlagen Bewerber-/Bieterpostfach Durchführung der Submission Einstellung der Submissionsergebnisse Einführung der e-vergabe gemäß RL 2014/24/EU Mai 2014 Umstellung auf ausschließlich digitalen Versand der Ausschreibungsunterlagen im VOB-Bereich e-vergabe Versand per Mit den bislang von der GMSH im Rahmen der e-vergabe umgesetzten Maßnahmen werden bereits die Anforderungen der EU-Richtlinie RL 2014/24/EU für die nächsten Jahre erfüllt. Die zusätzlich erforderlichen Verfahrensschritte befinden sich in Vorbereitung. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 4

5 Die technischen Voraussetzungen für die e-vergabe Grundvoraussetzungen PC / Notebook / Tablet mit Betriebssystem Windows ab Windows 2000 Service Pack 4 bis Windows 10 Internetzugang z. B. über ISDN oder DSL Internetbrowser wahlweise Microsoft Internet Explorer (ab Version 7) Mozilla Firefox (ab Version 2) Apple Safari (ab Version 3.1) Google Chrome PDF-Reader -Adresse vorzugsweise als Funktionspostfach Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 5

6 Die technischen Voraussetzungen für die e-vergabe Optionale Voraussetzungen / Möglichkeiten mit Empfehlung zur Angebotsbearbeitung und zur Angebotsabgabe: Kompatible Kalkulationssoftware Kartenlesegerät und Signaturkarte alternativ Softwarezertifikat mit zusätzlichen technischen Kosten Bietersoftware ava-sign Mantelbogenverfahren Angebotsabgabe in Papierlage ohne zusätzliche technische Kosten Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 6

7 Vergabepraxis am Bau Die Einsichtnahme in alle frei zugänglichen Veröffentlichungen Startseite des Internetauftritts der GMSH Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 7

8 Die Einsichtnahme in alle frei zugänglichen Veröffentlichungen z. B. 45 Verfahren Vergabeunterlagen zu öffentlichen Ausschreibungen der GMSH stehen ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung für registrierte Unternehmen zum Download zur Verfügung z. B. 29 Verfahren Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 8

9 Die Einsichtnahme in alle frei zugänglichen Veröffentlichungen Abruf frei zugänglicher Informationen und Formulare Abruf der Vergabeunterlagen für registrierte Unternehmen Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 9

10 Die Einsichtnahme in alle frei zugänglichen Veröffentlichungen Bekanntmachung Öffentliche Ausschreibung (Formblatt 121 des Vergabehandbuchs) mit mehrseitigen Informationen zu der betreffenden Vergabe, z. B. zum Ausschreibungsinhalt, der Ausführungsfrist und dem Submissionstermin, jedoch ohne Leistungsverzeichnis und vergabespezifische Formblätter auf Deckblatt auf Folgeseiten Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 10

11 Vergabepraxis am Bau Der einmalige Registrierungsprozess Allgemeines Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 11

12 Der einmalige Registrierungsprozess Firmendaten *-Felder erfordern zwingend eine Eingabe maximale Zeichenanzahl der Felder - Firmenname - Namenszusatz beträgt jeweils 50 Zeichen als adresse ist zweckmäßigerweise ein Funktionspostfach vorzusehen Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 12

13 Der einmalige Registrierungsprozess Rechnungsadresse *-Felder erfordern zwingend eine Eingabe Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 13

14 Vergabepraxis am Bau Der einmalige Registrierungsprozess Benutzerdaten *-Felder erfordern zwingend eine Eingabe Benutzername ist Zwangsfeld, obwohl nicht als solches gekennzeichnet Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 14

15 Der einmalige Registrierungsprozess Leistungsschwerpunkte Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 15

16 Der einmalige Registrierungsprozess Gewerkeprofil Leistungsschwerpunkte und Gewerkeprofil kommen zum Tragen, sofern Unternehmen über die e-vergabe ausgewählt werden. Gewerke gemäß Standardleistungsbuch-Bau (STLB-Bau) von 000 bis 098 Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 16

17 Vergabepraxis am Bau Der einmalige Registrierungsprozess Allg. Geschäftsbedingungen 3 Seiten Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 17

18 Der einmalige Registrierungsprozess Anmeldung Persönliche Zugangsdaten Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 18

19 Der einmalige Registrierungsprozess Bestätigung der Anmeldung 153 Seiten + Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 19

20 Der einmalige Registrierungsprozess Fehlermeldung Zur Vermeidung dieser Fehlermeldung im Registrierungsprozess bitte im Vorwege die Einstellungen für den Internetbrowser entsprechend anpassen. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 20

21 Der einmalige Registrierungsprozess Rechnung Unabhängig von der Rechnungsstellung durch die RIB Software AG und der Rechnungsbegleichung durch das registrierte Unternehmen sind die gewünschten Ausschreibungsunterlagen sofort nach der ca. 10 Minuten in Anspruch nehmenden Registrierung verfügbar. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 21

22 Das Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen Allgemeines Persönliche Zugangsdaten Die für registrierte Unternehmen kostenlose Bietersoftware ava-sign bitte jeweils in der aktuellsten Version herunterladen und für die Angebotsbearbeitung und Angebotsabgabe verwenden. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 22

23 Das Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen Öffentliche A. Empfohlen wird, das Ausschreibungspaket erst einmal durch Speichern unter auf dem PC ohne Änderung des Dateinamens abzulegen. Persönliche Zugangsdaten Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 23

24 Das Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen Beschränkte A. Persönliche Zugangsdaten Bei einer beschränkten Ausschreibung erhalten die ausgewählten Teilnehmer, die in der e-vergabe der GMSH registriert sind, eine mit einem Anschreiben und einem Link zum Download der Ausschreibungsunterlagen. Ausgewählte, jedoch noch nicht in der e-vergabe der GMSH registrierte Teilnehmer erhalten die Ausschreibungsunterlagen per . Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 24

25 Das Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen Beschränkte A. Speicherung der Ausschreibungsunterlagen gemäß Seite 85 Speicherung der ava-sign-software gemäß Seite 84 Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 25

26 Vergabepraxis am Bau Das Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen Eigene Vergaben Suchfunktion unterschiedliche Bearbeitungsstände Persönliche Zugangsdaten Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 26

27 Das Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen Einstellungen ACHTUNG! Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 27

28 Die Bearbeitung einer Ausschreibung Vergabeunterlagen Download der Vergabeunterlagen in verschlüsselter Form Entpacken und Darstellen der Datei in einer Baumstruktur in ava-sign Vergabeunterlagen bestehen aus - Formularen - LV als GAEB-Datei - Plänen - weiteren Anlagen Bearbeitung der GAEB-Datei im BieterModul mit Bepreisung der LV-Positionen und Eintragung der Bieterabfragen einschließlich Vollständigkeitsprüfung Ergänzung des Angebots um - Begleitschreiben - Nebenangebote - Bescheinigungen Die Mitarbeiterinnen der VOB-Submissionsstelle der GMSH führen am Messestand der GMSH den Download von Vergabeunterlagen und deren Nutzung praktisch vor. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 28

29 Die Bearbeitung einer Ausschreibung Leistungsverzeichnis Import- und Exportfunktion ermöglicht externe Bearbeitung der GAEB-Datei in kompatiblem Programm des Bieters BieterModul enthält Prüfroutinen BieterModul visualisiert den jeweiligen Bearbeitungsstand - Grün (fertig bearbeitete Position) - Rot (unvollständige Position, z. B. zu Preis / Bieterangabe) Angebotspreis des Hauptangebotes wird in das Angebotsdeckblatt z. B. Formblatt 213 VHB übernommen Detaillierte Beschreibung zur Nutzung des BieterModuls im Benutzerhandbuch gemäß Seite 81 Die Mitarbeiterinnen der VOB-Submissionsstelle der GMSH führen am Messestand der GMSH das Ausfüllen des LVs und der Formblätter praktisch vor. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 29

30 Die Bearbeitung einer Ausschreibung Angebotsabgabe Abgabeassistent zur Abgabe eines Angebots einschließlich Prüfung auf Formfehler, Signierung bei Verwendung einer Signaturkarte und Verschlüsselung Verfahrensschritte im Abgabeassistenten - Vollständigkeitsprüfung des Angebots - Kenntnisnahme bislang nicht geöffneter Vergabedokumente - Zusammenfassung des Angebots - Signieren des Angebots - Verschlüsselung des signierten Angebots - Hochladen des Angebots auf die Plattform mit Eingabe von Benutzername und BieterModul enthält Kennwort Prüfroutinen - Hochladebericht / Quittierung Möglichkeit zur Zurückziehung / Überarbeitung des Angebots bis zum Submissionstermin Mantelbogen in Papierlage mit händischer Unterschrift zum digitalen Angebot Die Mitarbeiterinnen der VOB-Submissionsstelle der GMSH führen am Messestand der GMSH die Angebotsabgabe praktisch vor. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 30

31 Die Bieteranfragen Formulierung einer Frage oder eines Hinweises Bei Bedarf ist auch eine Datei hinzuladbar. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 31

32 Die Bieteranfragen Rückmeldung der Vergabestelle Angebotsabgabe nur mit letztem Ausschreibungsstand Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 32

33 Die Einsichtnahme in die Submissionsergebnisse Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 33

34 Die Vorteile der e-vergabe für Unternehmen Einfachheit Fazit: Unternehmen stehen zeitnah umfassende Informationen und Möglichkeiten der Bearbeitung und Korrektur von Angeboten zur Verfügung. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 34

35 Die Vorteile der e-vergabe für Unternehmen Sicherheit Fazit: Unternehmen nutzen ein EDV-System, das unbefugte Einsichtnahmen (nur berechtigte Personen, erst ab Zeitpunkt des festgelegten Submissionstermins) in Vergabeunterlagen technisch ausschließt und Aktivitäten mit Unterlagen und Beteiligten für spätere Nachprüfungen rechtssicher dokumentiert. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 35

36 Die Vorteile der e-vergabe für Bieter Wirtschaftlichkeit Fazit: Unternehmen erhalten für (derzeit noch) einmalig unter 50,- Euro freien Zugang zu den Ausschreibungsunterlagen aller Öffentlichen Ausschreibungen bzw. aller Offenen Verfahren, dürfen kostenlos die Bietersoftware ava-sign mit umfangreichem Handbuch nutzen und brauchen für die Angebotsabgabe weder Zustelldienste in Anspruch noch zeitintensive Fahrwege für sich bzw. Firmenmitglieder in Kauf nehmen. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 36

37 Die e-vergabe der GMSH als zentrale Plattform in SH Einführung der e-vergabe der GMSH in 2011 mit gemeinsamen Veranstaltungen der GMSH mit der Auftragsberatungsstelle Schleswig-Holstein e. V. bei den IHKs und HWKs an verschiedenen Standorten in Schleswig-Holstein System der e-vergabe läuft über Server von Dataport AöR Abstimmung mit dem Landesbetrieb Straßenbau und Verkehr Schleswig-Holstein seit 2013 zur Nutzung der e-vergabe der GMSH für Ausschreibungen des LBV-SH Gespräche mit weiteren Landesbehörden und Ministerien zur Einrichtung der e-vergabe der GMSH als zentrale Plattform in Schleswig-Holstein Kontakte zum Schleswig-Holsteinischen Gemeindetag zur Übernahme von Vergabedienstleistungen im Umfeld der e-vergabe für Gemeinden und Ämter durch die GMSH Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 37

38 Die Kontaktdaten und Bezugsquellen Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 38

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 39