GOLDESEL-Schulung Referat 05 Finanzcontrolling

Transkript

1 GOLDESEL-Schulung Referat 05 Finanzcontrolling Petra Schröder

2 GOLDESEL - Excel Schulung 1 Evtl. Statusleiste anpassen, damit man die Summen sieht In der Statusleiste rechte Maustaste Summe anhaken Sortieren In einer Excel-Tabelle ohne Filter die Spalte, nach der sortiert werden soll, markieren ins Menu "Sortieren " die Sortierung wählen Markierung erweitern anklicken sortieren Filter Zum Filtern sollte man eine Tabelle mit Spaltenüberschriften wählen. Es wird immer die erste Zeile zum Filtern genommen. In der Excel-Tabelle Daten Filtern rechts neben der Spaltenüberschrift erscheint ein kleiner Pfeil. Beachten: Wenn in der Tabelle leere Zeilen sind, geht die Filterfunktion nur bis zu dieser Zeile. In den Grunddaten der Goldesellisten ist dieser Filter bereits voreingestellt. Erstellt von P. Schröder, Tel , peschroe@uni-bremen.de Seite 2 von 6

3 Wenn die Zahlen im Zeilenlineal andersfarbig sind, deutet das darauf hin, dass ein Filter gesetzt ist und nicht alle Datensätze angezeigt werden. In einer Tabelle, in der Filter gesetzt sind, Spalte, nach der sortiert werden soll, suchen auf den kleinen Pfeil gehen entsprechende Sortierung (auf- oder abwärts) wählen. Durch den gesetzten Filter werden auch alle anderen Spalten mit sortiert. Auswahlmöglichkeiten Wenn man den Pfeil anklickt, hat man mehrere Möglichkeiten, eine Auswahl zu treffen: Auf den kleinen Pfeil gehen den Haken bei "Alles auswählen" durch anklicken rausnehmen anschließend nur die Positionen, je nach Spaltenüberschrift - in diesem Fall FiPos -, anklicken, nach denen man auswerten möchte OK Durch Anklicken einer Option im Textfilter kommt man in den Benutzerdefinierten Autofilter. Erstellt von P. Schröder, Tel , peschroe@uni-bremen.de Seite 3 von 6

4 Beim benutzerdefinierten Filter kann man auch mehrere Filteroptionen setzen. Hier kann man z. B. bei "Enthält / Enthält nicht" auch die Sternchen (s.u.) als Platzhalter verwenden Filterfunktion mit *(Sternchen)-Funktion Das * kann als Platzhalter für beliebig viele Zeichen gesetzt werden. Wenn man nicht sicher ist hinsichtlich der Schreibweise, stellt man ein * vor die sichere Zeichenfolge und ein* am Ende. Dann bekommt man!!! alle Werte, in denen diese Zeichenfolge enthalten ist, ausgewiesen. Daher immer noch einmal auf das Ergebnis schauen. Man kann auch mehrere * setzen. Z. B. *RK*Muster* es kommen nur Werte in denen "RK" und "Muster" mit weiteren Buchstaben enthalten sind. BEACHTEN: Eine Buchung "Mustermann, RKA, Paris" würde nicht angezeigt werden, da Mustermann zuerst steht. Eine Alternative ist hier die "und/oder" Funktion beim Autofilter. "und" bedeutet immer, dass beide "Werte" enthalten sein müssen. "oder", bedeutet, es werden alle Buchungen, in denen entweder der eine oder der andere Wert enthalten ist, angezeigt.!!! Es können Buchungen RK Mustermann und RK Beispiel angezeigt werden. Ein Fallstrick kann auch eine unterschiedliche Schreibweise sein. Beispiel "Schröder" und "Schroeder" Mehrere Spalten nacheinander einschränken z. B. 1. Zur Auswertung: Summe der Telefonkosten, die aus dem Projekt / der Finanzstelle bezahlt wurden. Über den Pfeil in der Spalte FiPos "Telefon / Telefax" auswählen die Betragsspalte markieren in der Statusleiste steht die Gesamtsumme. 2. Weitere Einschränkung: Was hat ein bestimmter Apparat verbraucht. Über den Pfeil in der Spalte Text Textfilter enthält die Apparatnummer eingeben OK die Betragsspalte markieren in der Statusleiste steht die Gesamtsumme. Hinweis: Im neuen Goldesel kann man die weitere Einschränkung auf einen Telefonapparat über die Spalte Belegkopftext machen. oder Zur Auswertung: Welche Einzelpostenbelege wurden bereits umgebucht: Spalte Text Textfilter enthält *;UB*. Hinweis: Alle FI-Belege (7stellig), die umgebucht werden, erhalten automatisch den Zusatz "UB und die Ursprungsbeleg-Nummer". Erstellt von P. Schröder, Tel , peschroe@uni-bremen.de Seite 4 von 6

5 Springen von der Pivot-Tabelle in Einzelposten Die Pivot-Tabelle ist eine Zusammenfassung von Einzelpositionen in einer Summe. Um zu prüfen, welche Datensätze sich hinter einer Summe verbergen, kann man neben den vorgenannten Auswertungen auch direkt aus der Pivottabelle in die Einzelposten "springen". Eine Zelle in der Tabelle auswählen, die eine Summe enthält. Dabei ist es egal ob man eine Zelle nur von einem Jahr oder die Gesamtsumme oder eine Ergebniszelle nimmt. Diese Zelle doppelklicken es wird ein neues Tabellenblatt eingefügt, dass die Einzelposten enthält. Diese Tabelle enthält keine Sortierung, Summe oder Filter. Das könnte man dann, wie vor bzw. nachfolgend beschrieben, einfügen. Summenbildung Durch Markierung, bei gedrückter Shift-Taste, nebeneinanderliegender Zellen... oder durch anklicken nicht nebeneinanderliegender Zellen bei gedrückter STRG-Taste Das Ergebnis steht dann in der Statusleiste. Erstellt von P. Schröder, Tel , Seite 5 von 6

6 Will man das Ergebnis in einer Zelle z. B. am Ende der Tabelle haben den Summenbutton "Σ" drücken. Im Normalfall werden dann alle Zellen oberhalb der Summenzelle zusammengezählt. Man kann aber auch durch Markierung der Zellenbereiche oder einzelner Zellen, wie vor beschrieben, eine Summe bilden lassen. Welche Bereiche summiert werden, sieht man in der oberen Zeile. Zellenbereich Einzelne Zellen Umbuchungen vorbereiten In der GOLDESEL-Datei Filter setzen z. B. nach der FiPos Bezeichnung, nach einer Beleg-Nummer, nach Text. Gegebenenfalls weitere Filter z. B. im Text setzen. Die Excel-Tabelle von der Homepage des Referat 05 öffnen. In der GE-Tabelle jeweils nacheinander Beleg-Nummer Gebucht-Datum Betrag Kopieren und an der entsprechenden Stelle Umbuchung von / Ursprungsbeleg (zu Gunsten) im UB-Formular wieder einfügen. Die Ursprungskontierung eintragen. Umbuchung auf (zu Lasten) Den Betrag, der umgebucht werden soll, eintragen. Er kann auch vom Ursprungsbetrag abweichen. Die Kontierung auf die umgebucht werden soll. Den Text aus der GE-Datei. Die Begründung entweder am Ende in der Spalte Begründung oder in die eintragen Die Originaldatei per verschicken. Eine Unterschrift ist nicht notwendig, da die e- mail-adresse personenbezogen und zuzuordnen ist. Erstellt von P. Schröder, Tel , peschroe@uni-bremen.de Seite 6 von 6