Richtlinien für das Finanzwesen

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1 Richtlinien für das Finanzwesen Einwohnergemeinde Amsoldingen vom 04. April 2011 Richtlinien für das Finanzwesen vom 04. April

2 Gestützt auf Artikel 70 und 71 des Gemeindegesetzes und auf die Gemeindeordnung, (Art. 4 8 und 12, 65, Anhang I), der Organisationsverordnung (OGV, Art , 46) der Einwohnergemeinde Amsoldingen, erlässt der Gemeinderat die nachstehenden Richtlinien für das Finanzwesen vom 04. April 2011 (Die männliche Form für Finanzverwalter ist gleichbedeutend für Finanzverwalterin) 1. Berichterstattung über den Finanzhaushalt 1.1. Quartalsbericht Der Finanzverwalter erstellt zu Handen des Ressortchefs Finanzen jeweils per 30.6., und per einen Finanzbericht. Dieser ist bis spätestens am 15. Tag des Folgemonats fertigzustellen. Der Bericht enthält die folgenden Angaben: - Stand flüssige Mittel - Stand Debitoren, insb. Problemfälle - Entwicklung der laufenden Rechnung, Vergleich mit Voranschlag, Hinweis auf grosse Abweichungen. (Kontenplan) - Übersicht über Festgeldanlagen - Kredit- und Nachkreditkontrolle (Die Kreditverantwortlichen können bei der Gemeindeverwaltung jederzeit zur Kostenkontrolle Kontoauszüge verlangen.) 1.2. Provisorische Jahresrechnung Diese ist per Ende Februar des Folgejahres zuhanden des Ressortchefs zu erstellen. Dabei ist auf den Sitzungsplan des GR Rücksicht zu nehmen Finanzplan Der Finanzverwalter unterbreitet dem Gemeinderat einmal jährlich (im Sommer nach Rechnungsabschluss des Vorjahres, vor der Budgetphase) einen überarbeiteten Finanzplan Die Budgetierung soll anfangs August beginnen und Mitte Oktober abgeschlossen werden. Die Gemeinderäte und Kommissionsmitglieder müssen detaillierte Budgets abgeben. Der Finanzverwalter stellt wenn nötig die Zahlen des laufenden, resp. des Vorjahres zur Verfügung. Der Ressortleiter Finanzen erstellt für den GR und die Kommissionen jeweils im Juli eine Budgetinstruktion. (Zeitplan, Richtlinien, Kontoauszüge, Kontenplan, etc) 2. Bewirtschaftung des Finanzvermögens 2.1. Flüssige Mittel (Kasse, Post, Banken) Die flüssigen Mittel der Gemeinde werden in Absprache mit dem Ressortchef Finanzen bewirtschaftet. Es ist jederzeit sicherzustellen, dass die Gemeinde über genügend freie flüssige Mittel verfügt und zahlungsfähig ist. Kontoguthaben und Festgeldanlagen dürfen nur bei den folgenden Finanzinstituten unterhalten werden: - Schweizerische Post - Solvente Schweizer Gross- und Regionalbanken - Berner Kantonalbank 2.2. Guthaben / Debitorenbewirtschaftung Der Finanzverwalter - stellt eine vollständige und fristgerechte Rechnungsstellung für erbrachte Dienstleistungen Richtlinien für das Finanzwesen vom 04. April

3 der Gemeinde, Gebühren sowie Rückerstattungsansprüche in allen Verwaltungsbereichen sicher. - ist für das Inkasso der ausstehenden Beträge zuständig. Unterbleiben Zahlungen, so erfolgt eine 1. Mahnung 30 Tage nach Verfall, eine 2. Mahnung 60 Tage nach Verfall und 90 Tage nach Verfall eine Dritte und letzte Mahnung resp. eine Verfügung. Bevor eine Betreibung eingeleitet wird, ist mit dem säumigen Zahler das Gespräch zu suchen und anschliessend ist der Ressortvorsteher zu informieren. In Härtefällen soll eine Abzahlungsvereinbarung abgeschlossen werden. Es ist dafür zu sorgen, dass säumige Zahler weitere Leistungen der Gemeinde wo möglich nur noch gegen Vorauszahlung erhalten. Sollte nach den o.e. Massnahmen keine Zahlung erfolgen, ist die Betreibung einzuleiten. Der Finanzverwalter überwacht Abzahlungsvereinbarungen und verwaltet Verlustscheine. Abzahlungsvereinbarungen die den Schuld-Betrag von Fr. 5'000. übersteigen resp. die über eine Laufzeit von mehr als 12 Monate dauern, bedürfen der Zustimmung des Ressortchefs. - stellt Akontozahlungen bei Bauvorhaben sicher (Gebühren) 2.3. Wertschriften - Neuanlagen in Wertschriften resp. Veräusserungen bestehender Wertschriftenanlagen erfordern die Zustimmung des Gesamtgemeinderates Darlehen an Dritte - kurzfristige Darlehen im Sinne der Liquiditätsbewirtschaftung dürfen nur an Berner Gemeinden gewährt werden. - Grundsätzlich können solche Darlehen nur mit Zustimmung des GR gewährt werden - Vorgängig zur Auszahlung muss mit dem Schuldner ein Darlehensvertrag abgeschlossen werden, der mind. die folgenden Angaben enthält: Parteien, Betrag, Laufzeit, Zinssatz Liegenschaften Für Liegenschaften ist in jedem Fall der Gemeinderat zuständig. Er unterbreitet allfällige Vorhaben (Erwerb, Veräusserung) der Gemeindeversammlung. 3. Bewirtschaftung des Fremdkapitals 3.1. Kreditbeschaffung - Die Fremdfinanzierung der Gemeinde erfolgt in der Regel durch Aufnahme von Darlehen bei Finanzinstituten, bei öffentlich rechtlichen Körperschaften oder bei privaten Personen. - Für kurzfristige Darlehen kann die Mittelbeschaffung durch Beanspruchung von Kontokorrentkrediten erfolgen - Die Mittelbeschaffung darf nur im Rahmen der im aktuellen Finanzplan vorgesehenen Verschuldung erfolgen - Darlehensverträge mit Laufzeiten von bis zu 12 Monaten werden vom Finanzverwalter und dem Ressortchef Finanzen abgeschlossen und unterzeichnet. Der Gemeinderat ist zu informieren - Darlehensverträge mit einer Laufzeit > 12 Monate sind vom Gesamtgemeinderat zu bewilligen. - in der Regel ist der zu bezahlende Schuldzins max. 2 % höher als der Diskontsatz der Schweiz. Nationalbank am 1. Januar des laufenden Jahres. Dieser Diskontsatz gilt für das ganze Jahr, auch für Zinsabrechnungen Fälligkeitsstruktur der ausstehenden Finanzverbindlichkeiten Zur Reduktion des Zinsrisikos werden die Fälligkeiten der einzelnen Darlehen über einen Zeitraum von mehreren Jahren verteilt. Richtlinien für das Finanzwesen vom 04. April

4 4. Interne Verzinsungen 4.1. Die Gemeinde verzinst ihre Verpflichtungen gegenüber den Spezialfinanzierungen zu einem Satz, der in der Regel dem Durchschnitt zwischen Sparheft- und Kontokorrentverzinsung im Rechnungsjahr liegt, zum gleichen Zinssatz werden auch Forderungen gegenüber den Spezialfinanzierungen in Rechnung gestellt Die Festlegung des anzuwendenden Zinssatzes erfolgt jeweils vor Abschluss eines Rechnungsjahres durch den Finanzverwalter und dem Ressortchef Finanzen. 5. Kreditfreigaben 5.1. Bewilligte budgetierte Investitionskredite > Fr. 10'000. müssen vom gesamten GR freigegeben werden. Eine allfällige Einsprachefrist ist durch den GR zu Berücksichtigen. (Liquiditätsplanung!) 5.2. Bei Beschaffungen mit einem Wert von > Fr. 5'000. sollen wenn immer möglich 3 Angebote eingeholt werden. 6. Zeichnungsberechtigung 6.1. Grundsätzlich gilt Kollektivunterschrift zu zweien für alle Finanzgeschäfte, inkl. die Visierung von Kreditorenrechnungen. Die erste Unterschrift wird geleistet von: Bauwesen: o GR Bau Schule: o GR Schule / Bildung Andere Ausgaben: o Vom verantwortlichen GR, resp. vom Besteller Die zweite Unterschrift wird geleistet Ressortleiter Finanzen Stellvertretung Gemeindepräsident 6.2. Der Finanzverwalter legt den zuständigen Mitgliedern des Gemeinderates die Kreditorenrechnungen zur Kontrolle und Visum vor. Diese müssen innert nützlicher Frist (auf Skontoabzüge und Zahlungsfristen achten!) auf Vollständigkeit, Menge, Preis, Rabatt und Skonti, und den anderen Zahlungsbedingungen, geprüft werden. Für die zweite Unterschrift sollen die Kreditorenrechungen jeweils dem Ressortchef Finanzen vorgelegt werden. Dies jeweils zusammen mit den anderen Dokumenten, welche für die nächste Sitzung des Gemeinderates aufgelegt werden Zahlungen Der Finanzverwalter bereitet die Zahlungen vor. Er unterzeichnet als erste Person. Die zweite Unterschrift wird vom Ressortleiter Finanzen geleistet. Stellvertretung wie unter Pt Dies gilt namentlich auch für Daueraufträge und Löhne. (Vergl. Auch OGV Art. 38) Richtlinien für das Finanzwesen vom 04. April

5 6.4. Für die Unterzeichnung von Darlehensverträgen (Ausleihungen oder Hereinnahmen) gelten die gleichen Zeichnungsberechtigungen wie unter Pt festgelegt. 7. Schlussbestimmungen 7.1. Änderungen dieser Richtlinien können durch den Gemeinderat jederzeit vorgenommen werden Inkrafttreten Der Gemeinderat hat die vorliegenden Richtlinien an seiner Sitzung vom 4. April 2011 genehmigt und setzt sie auf den 1. Mai 2011 in Kraft. Sämtliche früheren Richtlinien im Finanzwesen sind somit aufgehoben. Amsoldingen, 4. April 2011 GEMEINDERAT AMSOLDINGEN Die Gemeindepräsidentin: Der Ressortchef Finanzen: gez. gez. Esther Siegenthaler Paul Gasser Richtlinien für das Finanzwesen vom 04. April