Varial Beraterinformation

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1 Varial 15. Juli 2011

2 Inhalt Guide / Finance... 3 Allgemein... 3 E-Bilanz voraussichtlich auf 2014 verschoben... 3 Installation... 4 Personalwirtschaft... 5 GKV-Beitragssatzdatei... 5 Annahmestelle DASBV und Rückmeldeoption... 5 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des neuen Bundes-freiwilligendienstes (BFD):... 6 Elektronische Entgeltbescheinigungen... 7 Hinweis zur Erfassung des neuen Tätigkeitsschlüssels... 7 VWE / IGF... 8 Allgemein... 8 E-Bilanz voraussichtlich auf 2014 verschoben... 8 Personalwirtschaft... 9 GKV-Beitragssatzdatei... 9 Annahmestelle DASBV und Rückmeldeoption... 9 Elektronische Entgeltbescheinigungen

3 Guide / Finance Guide / Finance Allgemein E-Bilanz voraussichtlich auf 2014 verschoben Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 05. Juli 2011 einen überarbeiteten Entwurf des Anwendungsschreibens zu 5b EStG für Zwecke der Durchführung einer erneuten Verbandsanhörung veröffentlicht. Dem Schreiben zufolge wird die verbindliche Einführung der so genannten E-Bilanz um ein weiteres Jahr verschoben. Damit reagiert das BMF zeitnah auf die deutliche Kritik der letzten Wochen und die klaren Forderungen nach einer erneuten Verschiebung. Die Finanzverwaltung hat nun doch ein Einsehen und verlangt die elektronische Übermittlung von Bilanzen erst für das Jahr So wird es nicht beanstandet, wenn die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung für das Jahr 2012 noch nicht gemäß 5b EStG nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermittelt werden. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung sind in diesen Fällen in Papierform abzugeben. Bei kalendergleichen Wirtschaftsjahren bedeutet dies, dass erst für das Jahr 2013 und damit erst in 2014 elektronisch übermittelt werden muss. Die Kritik von Unternehmen, Verbänden sowie der steuerberatenden Berufe an den vielen Mussfeldern und dem hohen Gliederungsumfang der Taxonomie wurde in Teilen durch das BMF berücksichtigt. Der neue Entwurf des BMF-Schreibens enthält, zumindest was die Nutzungsmöglichkeit von Auffangpositionen anbelangt, eine klarstellende Regelung: Ein Steuerpflichtiger, der eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung für einen bestimmten Sachverhalt nicht aus der Buchhaltung ableiten kann, kann zur Sicherstellung der rechnerischen Richtigkeit für die Übermittlung der Daten alternativ die Auffangpositionen nutzen. Auf diese Weise soll ein umfangreicher Eingriff in das Buchungsverhalten vermieden werden. Wir werden weiterhin an unserer Lösung arbeiten und unsere Kunden rechtzeitig über weitere Änderungen informieren. 3

4 Guide / Finance Installation Wichtiger Hinweis für Varial Guide Einzelplatzinstallationen unter Windows 7 Aus aktuellem Anlass weisen wir auf Folgendes hin: Varial Guide-Einzelplatzinstallationen unter Windows 7 (und Vista) sollten nicht in C:\Programme\... durchgeführt werden, sondern besser direkt unter dem Rootverzeichnis z.b. in C:\Varial. Außerdem ist darauf zu achten, dass für den Windows-Benutzer Vollzugriffsrechte auf dieses Verzeichnis vergeben werden. Ansonsten kann es sein, dass in der Anwendung erzeugte Dateien nicht unter dem Varial-Verzeichnis angelegt und aktualisiert werden, sondern im sogenannten VirtualStore. Sobald eine Anwendung Daten in das Verzeichnis C:\Programme\... schreibt, ohne ausreichende Berechtigungen zu haben, wird dieser Zugriff in den VirtualStore des jeweiligen Benutzers umgeleitet. Dieser befindet sich unter C:\Benutzer(oder\User)\<username>\AppData\Local\VirtualStore\Programme\<etc>. Der VirtualStore ist, wie man dem Pfad oben entnehmen kann, benutzerbezogen. Ein neuer Windows-Benutzer wird demnach nie die vorgenommen Einstellungen erhalten. Bitte beachten Sie diesen Hinweis, um Datenverluste zu vermeiden. Mehr Informationen zum VirtualStore finden Sie mit Unterstützung von Google. 4

5 Guide / Finance Personalwirtschaft GKV-Beitragssatzdatei Mit dem Release 3.25 haben wir wie gewohnt auch eine aktuelle Beitragssatzdatei "PWKRKBEI" ausgeliefert. Der Downloadbereich unserer Homepage wurde entsprechend aktualisiert. Die neue GKV-Beitragssatzdatei ist für den Release 3.25 obligatorisch und ausschließlich für eine Aktualisierung von KK-Beitragssätzen ab Release 3.25 vorgesehen. Führen Sie nach Installation des neuen Releases unbedingt das Update Krankenkassen über das Programm Abgleich Firmen/Krankenkassen (KW 972) durch. Die neue Beitragssatzdatei darf nicht mehr für Release 3.20 verwendet werden. Mit Release 3.20 würde bei der DEÜV das Problem auftauchen, dass die Datenannahmestelle vdek (alte Bezeichnung: VdAK) nicht mehr als solche erkannt würde. Anwender, die den Release 3.25 noch nicht installiert haben und mit Release 3.20 noch ein Update Krankenkassen durchführen möchten, wenden sich bitte direkt an den Varial PW-Support, um die Beitragssatzdatei für Release 3.20 zu bekommen. Es ist leider nicht möglich, zwei verschiedene Versionen der Beitragssatzdatei als Download abzustellen. Annahmestelle DASBV und Rückmeldeoption Bereits seit ist es nicht mehr erlaubt, in den Rückmeldungen auf Datenlieferungen der Arbeitgeber die Option "Nein" (= Übermittlung in Papierform) einzustellen. Auf diese Änderung haben wir bereits in einer früheren Kunden- /Kundeinformation hingewiesen. Grundsätzlich nehmen die Datenannahmestellen seit diesem Zeitpunkt nur noch die Kennzeichen "J" (= Rückmeldung per ) bzw. "K" (= Rückmeldung über den Kommunikationsserver) als Merkmal im Datensatz Kommunikation (DSKO) an der Stelle 412 an. Leider gibt es bzgl. der oben genannten Rückmelde-Optionen keine einheitliche Verfahrensbeschreibung für alle Datenannahmestellen. Eine Abweichung ergibt sich bei der Datenannahmestelle DASBV (Berufsständische Versorgungseinrichtung): Die DASBV sieht in ihrer Verfahrensbeschreibung vor, dass ab ausschließlich die Rückmeldeoption "K" (Rückmeldung über den 5

6 Guide / Finance Kommunikationsserver) unterstützt wird. Eine elektronische Rückmeldung per wie in den anderen Verfahren wird von dieser Annahmestelle leider nicht unterstützt. Die DASBV beabsichtigt außerdem, Dateien, die an der Stelle 412 im Datensatz DSKO nicht das Kennzeichen "K" aufweisen, künftig abzuweisen. Anwender, die Meldungen an diese Datenannahmestelle senden, müssen daher bei dieser Annahmestelle (im Programm "Verwalten Annahmestellen" (KW 459)) einen Ansprechpartner zuordnen, dem sie im neuen Programm "Ansprechpartner" (KW 250) im Feld "Übermittlungsart" das Merkmal "2 per Kommunikationsserver" zugeordnet haben. Nur dann wird im Datensatz das richtige Kennzeichen für Rückmeldungen übermittelt, Darüber hinaus weisen wir darauf hin, dass Anwender, die noch eine "alte" Perfidia Lizenz erworben haben (Erwerb des Tools vor Dezember 2009), die Lizenz noch um das Modul GKV-Server erweitern müssen, wenn sie mit der Annahmestelle DASBV kommunizieren. In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass zwischen der Bestellung des Moduls GKV-Servers und der Nutzung desselben in Perfidia ca. eine Woche vergeht. Grundsätzlich geht der Trend bei den elektronischen (Rück-)Meldungen weiter in Richtung GKV-Kommunikationsserver. Bei neuen Meldeverfahren, wie zum Beispiel den GKV-Monatsmeldungen, die im Rahmen des Sozialausgleichs ab 2012 an die Annahmestellen verschickt werden müssen, ist nur noch die Kommunikation über den Server vorgesehen. Das -Verfahren soll durch das zeitgemäßere und sicherere Serververfahren sukzessive entfallen. Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des neuen Bundesfreiwilligendienstes (BFD): Die Teilnahme an einem Bundesfreiwilligendienst unterliegt, ebenso wie die Jugendfreiwilligendienste, der Sozialversicherungspflicht. Entsprechend besteht Versicherungspflicht zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn Bezüge wie ein angemessenes Taschengeld, Verpflegung und Unterkunft gewährt werden. Die Regelungen zu Minijobs (GfB) oder Gleitzone gelten hier nicht. Umlagebeiträge (U1 und U2) sind nicht zu entrichten. Insolvenzgeldumlage ist grundsätzlich zu zahlen, wobei davon ausgegangen werden kann, dass die meisten Träger von dieser Zahlungsverpflichtung ausgenommen sind. Der Arbeitgeber trägt bei diesem Personenkreis den Gesamtsozialversicherungsbeitrag allein. In Varial Guide gibt es für die vorgenannten Personenkreise in den AN-Stamm-/- Mehrfachdaten (KW 311) auf dem Reiter: SV, Bereich: GrV/ATZ1 das Feld "besondere Merkmale" mit den Ausprägungen " frw.soz.jahr" und "5 frw.soz. Jahr AV-Mind" (wenn vorher eine sv-pflichtige Beschäftigung bestanden hat). Änderungen in der Software ergeben sich durch den neuen Bundesfreiwilligendienst somit nicht. 6

7 Guide / Finance Elektronische Entgeltbescheinigungen Ab Juli 2011 müssen Arbeitgeber ihre Bescheinigungen zur Berechnung von Krankengeld und anderen Entgeltersatzleistungen an die zuständigen Krankenkassen grundsätzlich auch auf elektronischem Wege übermitteln. Die Übertragung darf nur mit einem für das Verfahren zugelassenen Programm erfolgen. Da die Varial Software nicht über ein eigenes Softwaremodul verfügt, mit dem die Bescheinigungen übermittelt werden, weisen wir darauf hin, dass hierfür die Produkte sv.net classic ab der Version 11.1 oder Perfidia genutzt werden können. Die sv.net classic Version 11.1 steht auf der ITSG-Homepage ( zum kostenlosen Download zur Verfügung. Die Freigabe einer Perfidia Version, die diese Übertragung beinhaltet, steht aktuell noch aus. Wir informieren Sie darüber, wenn der Hersteller sein Produkt entsprechend ergänzt hat. Unabhängig von der vorgenannten Verfahrensänderung nehmen wohl einige Krankenkassen Entgeltbescheinigungen auch über den 30. Juni 2011 hinaus in Papierform an, zumindest so lange, bis sich das Verfahren etabliert hat. Für diesbezügliche Auskünfte wenden Sie sich bitte direkt an ihre jeweilige Krankenkasse. Hinweis zur Erfassung des neuen Tätigkeitsschlüssels Obwohl wir in Release 3.25 Anpassungen für die Erfassung des neuen Tätigkeitsschlüssels vorgenommen haben, tritt aktuell beim Speichern noch ein Problem auf und die Bezeichnung wird nach erneutem Aufruf des Datensatzes mit "nicht vorhanden" angezeigt. Wir arbeiten bereits an der Lösung dieses Problems sowie parallel dazu an einer Verbesserung des Laufzeitverhaltens bei der Matchcodesuche. Wir empfehlen daher, die Erfassung der neuen Schlüssel erst nach der Auslieferung der Programme vorzunehmen (Freigabe mit der nächsten Kundeninformation). 7

8 VWE / IGF VWE / IGF Allgemein E-Bilanz voraussichtlich auf 2014 verschoben Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 05. Juli 2011 einen überarbeiteten Entwurf des Anwendungsschreibens zu 5b EStG für Zwecke der Durchführung einer erneuten Verbandsanhörung veröffentlicht. Dem Schreiben zufolge wird die verbindliche Einführung der so genannten E-Bilanz um ein weiteres Jahr verschoben. Damit reagiert das BMF zeitnah auf die deutliche Kritik der letzten Wochen und die klaren Forderungen nach einer erneuten Verschiebung. Die Finanzverwaltung hat nun doch ein Einsehen und verlangt die elektronische Übermittlung von Bilanzen erst für das Jahr So wird es nicht beanstandet, wenn die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung für das Jahr 2012 noch nicht gemäß 5b EStG nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermittelt werden. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung sind in diesen Fällen in Papierform abzugeben. Bei kalendergleichen Wirtschaftsjahren bedeutet dies, dass erst für das Jahr 2013 und damit erst in 2014 elektronisch übermittelt werden muss. Die Kritik von Unternehmen, Verbänden sowie der steuerberatenden Berufe an den vielen Mussfeldern und dem hohen Gliederungsumfang der Taxonomie wurde in Teilen durch das BMF berücksichtigt. Der neue Entwurf des BMF-Schreibens enthält, zumindest was die Nutzungsmöglichkeit von Auffangpositionen anbelangt, eine klarstellende Regelung: Ein Steuerpflichtiger, der eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung für einen bestimmten Sachverhalt nicht aus der Buchhaltung ableiten kann, kann zur Sicherstellung der rechnerischen Richtigkeit für die Übermittlung der Daten alternativ die Auffangpositionen nutzen. Auf diese Weise soll ein umfangreicher Eingriff in das Buchungsverhalten vermieden werden. Wir werden weiterhin an unserer Lösung arbeiten und unsere Kunden rechtzeitig über weitere Änderungen informieren. 8

9 VWE / IGF Personalwirtschaft GKV-Beitragssatzdatei Parallel zur Freigabe von Release 2.00 haben wir auch den Downloadbereich unserer Homepage aktualisiert und eine neue GKV-Beitragssatzdatei für Release 2.00 abgestellt. Die neue Beitragssatzdatei kann auch noch für ein Krankenkassen-Update mit Release 1.95 genutzt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass das Hotfix "hotfix-pa v " installiert ist. Andernfalls kommt es beim Einlesen der neuen Beitragssatzdatei zu einem Fehler. Wir bitten um Beachtung. Annahmestelle DASBV und Rückmeldeoption Bereits seit ist es nicht mehr erlaubt, in den Rückmeldungen auf Datenlieferungen der Arbeitgeber die Option "Nein" (= Übermittlung in Papierform) einzustellen. Auf diese Änderung haben wir bereits in einer früheren Kunden- /Kundeinformation hingewiesen. Grundsätzlich nehmen die Datenannahmestellen seit diesem Zeitpunkt nur noch die Kennzeichen "J" (= Rückmeldung per ) bzw. "K" (= Rückmeldung über den Kommunikationsserver) als Merkmal im Datensatz Kommunikation (DSKO) an der Stelle 412 an. Leider gibt es bzgl. der oben genannten Rückmelde-Optionen keine einheitliche Verfahrensbeschreibung für alle Datenannahmestellen. Eine Abweichung ergibt sich bei der Datenannahmestelle DASBV (Berufsständische Versorgungseinrichtung): Die DASBV sieht in ihrer Verfahrensbeschreibung vor, dass ab ausschließlich die Rückmeldeoption "K" (Rückmeldung über den Kommunikationsserver) unterstützt wird. Eine elektronische Rückmeldung per wie in den anderen Verfahren wird von dieser Annahmestelle leider nicht unterstützt. Die DASBV beabsichtigt außerdem, Dateien, die an der Stelle 412 im Datensatz DSKO nicht das Kennzeichen "K" aufweisen, künftig abzuweisen. Anwender, die Meldungen an diese Datenannahmestelle senden, müssen daher bei den DEÜV-Stammdaten im Absender-Dialog das Feld "Übermittlung Fehlerprotokoll" auf die Auswahl "per Kommunikationsserver" einstellen. Nur dann wird im Datensatz das richtige Kennzeichen für Rückmeldungen übermittelt. 9

10 VWE / IGF Grundsätzlich geht der Trend bei den elektronischen (Rück-)Meldungen weiter in Richtung GKV-Kommunikationsserver. Bei neuen Meldeverfahren, wie zum Beispiel den GKV-Monatsmeldungen, die im Rahmen des Sozialausgleichs ab 2012 an die Annahmestellen verschickt werden müssen, ist nur noch die Kommunikation über den Server vorgesehen. Das -Verfahren soll durch das zeitgemäßere und sicherere Serververfahren sukzessive entfallen. Elektronische Entgeltbescheinigungen Ab Juli 2011 müssen Arbeitgeber ihre Bescheinigungen zur Berechnung von Krankengeld und anderen Entgeltersatzleistungen an die zuständigen Krankenkassen grundsätzlich auch auf elektronischem Wege übermitteln. Die Übertragung darf nur mit einem für das Verfahren zugelassenen Programm erfolgen. Da die Varial Software zur Zeit noch nicht über ein eigenes Softwaremodul verfügt, mit dem die Bescheinigungen übermittelt werden, weisen wir darauf hin, dass hierfür die Produkte sv.net classic ab der Version 11.1 oder Perfidia genutzt werden können. 10

11 VWE / IGF Die sv.net classic Version 11.1 steht auf der ITSG-Homepage ( zum kostenlosen Download zur Verfügung. Die Freigabe einer Perfidia Version, die diese Übertragung beinhaltet, steht aktuell noch aus. Wir informieren Sie darüber, wenn der Hersteller sein Produkt entsprechend ergänzt hat. Unabhängig von der vorgenannten Verfahrensänderung nehmen wohl einige Krankenkassen Entgeltbescheinigungen auch über den 30. Juni 2011 hinaus in Papierform an, zumindest so lange, bis sich das Verfahren etabliert hat. Für diesbezügliche Auskünfte wenden Sie sich bitte direkt an ihre jeweilige Krankenkasse. 11