Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit in der Stadtverwaltung Gütersloh gültig ab

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1 Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit in der Stadtverwaltung Gütersloh gültig ab Zwischen der Stadt Gütersloh, vertreten durch die Bürgermeisterin, und dem Personalrat, vertreten durch den Vorsitzenden des Personalrates, wird gemäß 70 Abs. 1 Landespersonalvertretungsgesetz Nordrhein-Westfalen (LPVG NW) in Verbindung mit 72 Abs. 4 Ziffer 1 und 2 LPVG NW folgende Dienstvereinbarung geschlossen: 1 Allgemeines Für die Stadtverwaltung Gütersloh gilt eine flexible Arbeitszeit. Die flexible Arbeitszeit soll den Mitarbeiter(n)/-innen die Möglichkeit einräumen, Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit sowie der Pausen im Rahmen arbeits-, tarif- und beamtenrechtlicher Bestimmungen und dieser Dienstvereinbarung selbst festzulegen. Vorgesetzte/r im Sinne dieser Dienstvereinbarung ist der/die jeweilige Fachbereichsleiter/-in (FBL), für Fachbereichsleiter/-innen der/die zuständige Geschäftsbereichsleiter/-in (GBL). 2 Geltungsbereich Mit Ausnahme der in Anlage 1 aufgeführten Sonderregelungen nehmen alle Mitarbeiter/- innen an der flexiblen Arbeitszeit teil. Für die Eigenbetriebe (Stadthalle, Städtisches Klinikum, Städtisches Altenheim) gelten abweichende Arbeitszeitregelungen. Eine Erweiterung oder Einschränkung des Personenkreises, der an der flexiblen Arbeitszeit teilnimmt, bleibt vorbehalten. 3 Grundsatz Die Soll-Arbeitszeit richtet sich nach den arbeits-, tarif- und beamtenrechtlichen Bestimmungen. Die Verteilung der Arbeitszeit auf die Arbeitstage ist im Rahmen dieser Dienstvereinbarung den Mitarbeiter(n)/-innen freigestellt. Dabei sind die Mitarbeiter/-innen verpflichtet, das Interesse der Stadt Gütersloh an einer bürgerfreundlichen und wirtschaftlichen Verwaltung zu beachten. Im Zweifel haben die dienstlichen Interessen der Stadt Vorrang; die Stadt Gütersloh wird dieses Interesse jedoch nur nach sorgfältiger Abwägung mit dem Interesse der Mitarbeiter/-innen an einer persönlichen Gestaltung der Arbeitszeit, insbesondere zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, geltend machen. 4 Mindestöffnungszeiten, Mindestbesetzung Grundsätzlich gelten folgende Mindestöffnungszeiten für die Bedienung externer und interner Kunden der Stadtverwaltung: 1

2 Montag - Freitag Montag Donnerstag Vormittag Uhr Nachmittag Uhr Uhr In der Mindestöffnungszeit muss jede Organisationseinheit sicherstellen, dass in den Angelegenheiten ihres Aufgabenbereichs regelmäßig kompetent Auskunft gegeben werden kann. Erläuterungen: 1. In der Mindestöffnungszeit müssen alle Mitarbeiter/innen, die in ihrem Aufgabengebiet nicht durch Kollegen/-innen vertreten werden können, grundsätzlich an ihrem Arbeitsplatz sein, falls sie nicht dienstliche Termine innerhalb oder außerhalb des Rathauses wahrnehmen oder infolge Urlaub, Krankheit etc. von der Arbeitsleistung befreit sind. Bei Nichtanwesenheit ist sicherzustellen, dass Bürger/-innen und andere Mitarbeiter/-innen Hinweise auf die Vertretung und / oder Rückkehr erhalten, z.b. durch entsprechendes Türschild, Anrufweiterleitung o.ä.. 2. Infolge der Flexibilisierung können Arzttermine grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit angesetzt werden. Arzttermine werden deshalb nur noch dann als Arbeitszeit angerechnet, wenn eine akute Erkrankung nach Arbeitsbeginn einen unvorhergesehenen Arztbesuch notwendig macht. Im Falle der Arbeitsunfähigkeit ist der Tag insgesamt mit der täglichen Sollarbeitszeit als Krankheitszeit zu erfassen. Abweichungen einzelner Fachbereiche von der Mindestöffnungszeit sind in begründeten Fällen möglich. Sie bedürfen der Zustimmung der Geschäftsbereichsleitung. Sofern nach 72 Abs. 4 Nr. 1 LPVG die Zustimmung des Personalrates erforderlich ist, ist diese über den Fachbereich 11 einzuholen. Über die Mindestöffnungszeiten hinaus sollen soweit wie möglich individuelle Terminvereinbarungen mit den Bürger(n)/-innen getroffen werden. Zur Gewährleistung der internen Kommunikation haben die Fachbereiche am Dienstag und Mittwoch in der Zeit von bis Uhr eine Mindestbesetzung vorzusehen. 5 Arbeitszeitrahmen Die Arbeitszeit kann regelmäßig von Montag bis Donnerstag in der Zeit von Uhr und am Freitag von Uhr abgeleistet werden. Wenn Sitzungen, individuelle Terminvereinbarungen oder im Ausnahmefall auch persönliche Interessen des/der Mitarbeiter(s)/-in es erfordern, kann Arbeitszeit auch am Freitagnachmittag abgeleistet werden. Die rechnerische tägliche Sollarbeitszeit beträgt bei einer 38,5 Stundenwoche 7 Stunden 42 Minuten. 39,0 Stundenwoche 7 Stunden 48 Minuten 40,0 Stundenwoche 8 Stunden 41,0 Stundenwoche 8 Stunden 12 Minuten 2

3 Bei Teilzeitarbeit reduziert sie sich entsprechend, jedoch ist hier eine andere Verteilung auf bestimmte Wochentage möglich. Bei anderer Verteilung der Arbeitszeit ist Fachbereich 11 -Verwaltungsservice- zu informieren, damit Ausfallzeiten für Urlaub, Krankheit etc. zutreffend zugewiesen werden können. Arbeitszeit, die außerhalb des Arbeitszeitrahmens erbracht wird, ist nur dann anzurechnen, wenn hierfür eine dienstliche Notwendigkeit bestand (z. B. angeordnete Sitzungsteilnahmen). Die Arbeitszeiterfassung wird weiterhin auch solche Arbeitszeiten erfassen, die außerhalb des Arbeitszeitrahmens anfallen. Die Fachbereichsleitungen sind gehalten, die dienstliche Notwendigkeit dieser Zeiten zu prüfen. Eine Arbeitszeit von 10 Stunden täglich darf nicht überschritten werden. Ausnahmen sind nur in Notfällen gestattet (vgl. 14 Arbeitszeitgesetz). Nach 6 Stunden Arbeitszeit ist mindestens eine halbstündige Pause einzulegen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden wird in jedem Falle eine Pause automatisch abgezogen. 6 Freie Arbeitstage Je Quartal können zwei Arbeitstage zum Ausgleich von Mehrstunden freigenommen werden, auch zusammenhängend oder in Verbindung mit Urlaubstagen. Diese freien Tage sind mit dem Vermerk 1. Freistellungstag oder 2. Freistellungstag in die Zeiterfassung einzutragen. Mitarbeiter/-innen, deren Zeitkonto sich in der sog. Roten Zone (vgl. 7) bewegt, können mit Zustimmung der Fachbereichsleitung je Quartal mehr als zwei Arbeitstage zum Ausgleich von Mehrstunden frei nehmen, wenn die Erfüllung der dienstlichen Aufgaben nicht entgegensteht. Diese freien Tage sind mit dem Vermerk RZ - Freistellungstag in die Zeiterfassung einzutragen. 7 Ampelkonten-Modell Die Mitarbeiter/-innen und ihre Vorgesetzten sind gehalten, bei gravierender Abweichung von der Normalarbeitszeit ihrer Mitarbeiter/-innen Maßnahmen zur künftigen Vermeidung einzuleiten. Es gilt das sog. Ampelkontenmodell, d.h. die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter/-innen werden bestimmten Zonen zugeordnet, für die unterschiedlicher Handlungsbedarf festgelegt wird: 3

4 Mitarbeiter/-innen, deren Arbeitszeitkonto sich innerhalb einer Spanne von 30 Minderarbeitsstunden bis 60 Mehrarbeitsstunden bewegt, befinden sich in der Grünen Zone. Handlungsbedarf besteht nicht. Mitarbeiter/-innen, deren Arbeitszeitkonto sich außerhalb der Grünen Zone bewegt und dabei 40 Minderarbeitsstunden oder 80 Mehrarbeitsstunden nicht überschreitet, befinden sich in der Gelben Zone. Vorgesetzte/-r und Mitarbeiter/-in führen bei Erreichen dieser Zone ein Gespräch, in dem Maßnahmen zur Verhinderung eines weiteren Anstiegs gesucht werden. Mitarbeiter/-innen, deren Arbeitszeitkonto 40 Minderarbeitsstunden oder 80 Mehrarbeitsstunden überschreitet, befinden sich in der Roten Zone. Vorgesetzte/-r und Mitarbeiter/-in sind verpflichtet, Maßnahmen zu vereinbaren, mit denen das rasche Verlassen dieser Zone erreicht wird. Bei Teilzeitarbeit wird die entsprechende Stundenzahl anteilmäßig reduziert. (z. B. 0,5 Stellen = Grüne Zone bis +30 Std. / -15 Std.). Zeitguthaben, soweit sie mehr als 150 Stunden betragen, werden am Jahresende nicht weiter vorgetragen (sog. Kappung). Den betroffenen Mitarbeiter(n)/-innen wird jedoch das Recht eingeräumt, die von der Kappung bedrohten Stunden bis zum 30. April des folgenden Jahres durch Freizeit auszugleichen. Die Vorgesetzten sind verpflichtet, den Mitarbeiter(n)/- innen diesen Ausgleich zu ermöglichen. Die in der Guthabenliste beim Fachbereich 11 - Verwaltungsservice gutgeschriebenen Mehrarbeitsstunden (sog. Altstunden aus der Zeit vor dem ) können weiterhin mit Genehmigung des Vorgesetzten abgebaut werden. Der Fachbereich 11 informiert den Personalrat am 1. Juni jeden Jahres, wieviel Mitarbeiter/- innen sich am Ende des vergangenen Jahres in den Zeitzonen befunden haben und ob ein Ausgleich der von der Kappung bedrohten Stunden bis des Jahres möglich war. 1. Bei Teilzeitarbeit wird die entsprechende Stundenzahl anteilmäßig reduziert (z. B. 0,5 Stellen = 75 Stunden). 2. Die Eintragung in die Zeitguthabenliste beim Fachbereich 11 - Verwaltungsservice - bedeutet keine arbeits- oder beamtenrechtliche Anerkennung als angeordnete Überstunden. 8 Erfassung der Arbeitszeiten Die geleistete Arbeitszeit wird über das elektronische Zeiterfassungssystem oder manuell auf Zeiterfassungskarten festgehalten. Für die Erfassung der Arbeitszeit gelten die in Anlage 2 festgelegten Bestimmungen. 9 Schlussbestimmungen Diese Dienstvereinbarung tritt am in Kraft. Sie ersetzt die Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit bei der Stadtverwaltung Gütersloh vom und die Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit in der Stadtverwaltung Gütersloh vom

5 Die Parteien verpflichten sich, die Dienstvereinbarung im einzelnen oder insgesamt neu zu fassen, wenn gesetzliche oder tarifliche Bestimmungen oder Erfahrungen aus der Praxis dies erfordern. Diese Dienstvereinbarung bzw. Teile von ihr können von jedem Vertragspartner unter Einhaltung einer Frist von 12 Monaten jeweils zum Jahresende gekündigt werden. Eine Nachwirkung ist ausgeschlossen. Gütersloh, den Für die Stadt Gütersloh Für den Personalrat Maria Unger Bürgermeisterin Hermann Lichtsinn Vorsitzender 5

6 Anlage 1 zur Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit in der Stadtverwaltung Gütersloh Sonderregelungen 1. FB Verwaltungsservice Für die Dienstkräfte in der Pforte und Telefonzentrale gilt die fachbereichsinterne Arbeitszeitregelung (z.zt. geltende Regelung vom ) 2. FB Grundstücks- und Gebäudeservice Für die Hausmeister des Rathauses gilt die fachbereichsinterne Arbeitszeitregelung. (z.zt. geltende Regelung vom ) 3. FB Ordnung Der Einsatz der Politessen und Verkehrsüberwacher erfolgt nach einem besonderen Dienstplan. 4. FB Feuerwehr Für die Mitarbeiter der Feuerwehr verbleibt es bei der besonderen Schichtdienstregelung. 5. FB Schule Für die Schulhausmeister/innen und die IT-Systembetreuer/innen gelten besondere Arbeitszeitregelungen. Die Arbeitszeiten der Schulsekretärinnen werden wie bisher im Einvernehmen mit der Schulleitung geregelt. 6. FB Kultur und VHS Für den FB Kultur und die VHS bleibt es bei der abweichenden Arbeitszeitregelung, die insbesondere die Erfordernisse der Abenddienste berücksichtigt. Im FB Kultur wird die Frist zum Abbau der von der Kappung bedrohten Überstunden bis 30. September des entsprechenden Jahres verlängert. 7. FB Jugend Für das Personal der Jugendtreffs, des Bürgerzentrums Lukas und der Tageseinrichtungen für Kinder gelten besondere Arbeitszeitregelungen. 6

7 8. FB Sport Für das Personal der Sportplätze und des Jugendgästehauses gelten besondere Arbeitszeitregelungen. 9. FB Vermessung Für die Mitarbeiter/innen des vermessungstechnischen Außendienstes gelten die fachbereichsinternen Arbeitszeitregelungen (z.zt. geltende Regelung vom ) 10. FB Hochbau Für die Arbeiter im FB Hochbau gelten die fachbereichsinternen Arbeitszeitregelungen.( z.zt. geltende Regelung vom ). 11. FB Tiefbau Für die Mitarbeiter/innen in den Parkhäusern und Tiefgaragen gelten die fachbereichsinternen Arbeitszeitregelungen. Für die Mitarbeiter/innen des Klärwerks gelten die fachbereichsinternen Arbeitszeitregelungen (z.zt. geltende Regelung vom ). Für die gewerblichen Mitarbeiter/innen im Tätigkeitsbereich des Kanalbetriebsdienstes gilt die Dienstvereinbarung über die Einrichtung eines Arbeitszeitkontos im FB Tiefbau Tätigkeitsbereich Kanalbetrieb vom FB Grünflächen Für die gewerblichen Mitarbeiter/innen gilt die Dienstvereinbarung über die Einrichtung eines Arbeitszeitkontos im Fachbereich Grünflächen vom FB Stadtreinigung Für die gewerblichen Mitarbeiter/innen und Meister/innen im Tätigkeitsbereich Abfallentsorgung gelten die fachbereichsinternen Arbeitszeitregelungen (z.zt. geltende Regelung vom ). Für die gewerblichen Mitarbeiter/innen in den Tätigkeitsbereichen Straßenunterhaltung und Straßenreinigung gilt die Dienstvereinbarung über die Einrichtung eines Arbeitszeitkontos im Fachbereich Stadtreinigung Tätigkeitsbereiche Straßenunterhaltung und Straßenreinigung - vom

8 Anlage 2 zur Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit in der Stadtverwaltung Gütersloh (im folgenden DV ) Allgemeines zur Erfassung der Arbeitszeit Die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter/-innen wird über ein automatisiertes Zeiterfassungssystem oder handschriftlich auf Zeiterfassungsbögen festgehalten. Beim Betreten oder Verlassen des Dienstgebäudes außer aus dienstlichen Gründen muss das automatisierte Zeiterfassungsystem bedient werden. Informationen zum Verfahren sind als Anlagen 2 a bis 2 c beigefügt. Handschriftliche Zeiterfassung ist nur zulässig bei Mitarbeiter/-innen, in deren Dienststellen sich kein Terminal des automatisierten Zeiterfassungssystems befindet. Zeiterfassung über das automatisierte Zeiterfassungssystem Korrekturbuchungen im automatisierten Zeiterfassungssystem werden dezentral in den jeweiligen Fachbereichen durchgeführt. Die Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter/-innen sind nur dem jeweiligen Fachbereich zugänglich. Der Fachbereich 11 - Verwaltungsservice - hat Zugriff auf alle im Zeiterfassungssystem gespeicherten Daten. Urlaubszeiten, Krankheitszeiten und Dienstreisen, die nicht in der Dienststelle beginnen oder enden, sowie Korrekturbuchungen sind in ein Formular (Muster siehe Anlage 2 d) einzutragen. Der/die Mitarbeiter/-in und der/die Vorgesetzte/r ( 1 DV) bestätigen durch Unterschrift die Richtigkeit der Eintragungen. In großen Fachbereichen kann die Fachbereichsleitung diese Funktion delegieren. Krankheits- und Urlaubszeiten werden mit der jeweiligen Tagessollarbeitszeit berücksichtigt. Jede/r Mitarbeiter/-in erhält nach Monatsende einen Ausdruck, der sämtliche Buchungen des abgelaufenen Monats enthält. Auf Wunsch ist ein Ausdruck während des Monats möglich. Zeiterfassung mit Zeiterfassungskarte und Zeiterfassungsuhr Mitarbeiter/-innen, für die keine Möglichkeit besteht, an der automatisierten Zeiterfassung teilzunehmen, erhalten eine Zeiterfassungskarte, die mit einer laufenden Nummer zu versehen ist. Die Mitarbeiter/-innen tragen am Monatsanfang auf der Zeiterfassungskarte die Kartennummer, das Monatsstundensoll und den Arbeitszeitvortrag (Plus- oder Minusstunden) aus dem Vormonat ein. Das Monatsstundensoll wird jährlich vom Verwaltungsservice bekannt gegeben. Die Zeiterfassungsuhr stempelt aus Vereinfachungsgründen Drei-Minuten-Schritte = 20stel Stunden. Die Stunde wird in Dezimaleinheiten zerlegt. Bei Handeintragungen sind die Minuten ebenfalls entsprechend umzurechnen (drei Minuten sind 0,05 Stunden). 8

9 Die durch Krankheits- und Urlaubszeiten entfallenden Arbeitsstunden sind im Kopf der Zeiterfassungskarte einzutragen und bei der Feststellung der persönlichen Sollzeit mit der jeweiligen Tagessollarbeitszeit in Abzug zu bringen. In dem für die tägliche Zeiterfassung vorgesehenen Raum der Zeiterfassungskarte sind Krankheits- und Urlaubsstunden o.ä. in abgekürzter Form (Krankheit = K, Urlaub = U, Lehrgänge = L, Arbeitsbefreiung aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Regelungen = A) zu vermerken. Die Mitarbeiter/-innen errechnen nach Ablauf des Monats ihre tatsächlich erbrachte Arbeitszeit und übertragen die Differenz zur Sollarbeitszeit (Plus- oder Minusstunden) auf die Arbeitszeitkarte des folgenden Monats. Die abgeschlossenen Zeiterfassungskarten sind der vorgesetzten Stelle im Fachbereich vorzulegen und danach im Fachbereich aufzubewahren. Fachbereich 11 -Verwaltungsservice- ist berechtigt, im Einzelfall Zeiterfassungskarten anzufordern, um die ordnungsgemäße Führung der Erfassungskarten prüfen zu können. Die Fachbereiche sind verpflichtet, Zeitguthaben bzw. Fehlzeiten aller Mitarbeiter/-innen für statistische Zwecke festzuhalten und 11 Verwaltungsservice auf Wunsch zur Verfügung zu stellen. Zeiteintragung in besonderen Fällen Dienstgang/-reise Treten Mitarbeiter/-innen mit Zustimmung des/der Vorgesetzten von ihrer Wohnung eine Dienstreise oder einen Dienstgang an oder kann ihnen nach Beendigung einer Dienstreise nicht mehr zugemutet werden, zur Dienststelle zurückzukehren, werden Dienstbeginn bzw. Ende des Dienstes im automatisierten Zeiterfassungsverfahren als Korrekturbuchung eingegeben bzw. beim manuellen Verfahren handschriftlich in die Zeiterfassungskarte eingetragen; das Gleiche gilt für die Mittagspause. In diesem Fall wird in der Zeiterfassungskarte handschriftlich der Buchstabe B eingetragen. Im Übrigen sind Dienstbeginn und Dienstende, auch wenn der Tag mit einer Dienstreise beginnt oder endet zu erfassen. Bei mehrtägigen Dienstreisen wird die Sollarbeitszeit zugrunde gelegt. Arztbesuch Arztbesuche sind generell nur unter den Voraussetzungen der Erläuterungen 2 zu 4 DV als solche zu erfassen. Freistellungstage gemäß 6 DV Die Freistellungstage sind so zu erfassen, dass ihre Zuordnung zum Quartal deutlich wird. (Beispiel: 2. Freistellungstag 3. Quartal, vgl. auch Anlage 2 c) 9