Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeit

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1 Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeit Stand: April 2014 A Arbeitszeitausgleich: Arbeitszeitausgleich muss im Rahmen der elektronischen Zeiterfassung nicht gesondert berücksichtigt werden. Die Arbeitszeit für diesen Tag wird wie jeden Tag ins Soll gestellt. Erfolgt an diesem Tag keine Buchung und ist auch keine andere Abwesenheit (Urlaub/Krankheit) eingepflegt, geht diese Sollarbeitszeit als Minderarbeitszeit auf das Arbeitszeitkonto ein. Innerhalb eines Kalenderjahres dürfen bis zu 24 ganze Tage Arbeitszeitausgleich genommen werden. Die 24 Tage beziehen sich auf eine 5-Tage-Woche und werden bei einer Verteilung der Arbeitszeit auf weniger als 5 Tage/Woche entsprechend gekürzt. Anzahl der Arbeitstage: Die Höhe des Urlaubsanspruchs und die Höhe des Anspruchs auf ganze Tage an Arbeitszeitausgleich stehen in Relation zu der Anzahl der Arbeitstage/Woche. Erhöht oder verringert sich die Anzahl der Arbeitstage, nimmt die Personalabteilung eine Neuberechnung des Urlaubsanspruchs vor. Weitere Informationen hierzu sind im Merkblatt Teilzeit Informationen im Intranet zu finden. B Berufsschule: Für ganze Berufsschultage sind Abwesenheiten (ähnlich wie beim Urlaub) in SVA eingetragen. An diesem Tag wird die individuelle Sollarbeitszeit eingebucht, sodass an diesem Tag weder Mehr- noch Minderarbeit entsteht. Für die halben Berufsschultage wird von 7:45 Uhr bis 13:00 Uhr eine Buchung von der Personalabteilung vorgenommen. Im Anschluss an die Berufsschule ist der Dienstbeginn an der Hochschule durch eine Kommen-Buchung zu stempeln. Betriebsausflug: Beschäftigte, die am Betriebsausflug teilnehmen, brauchen nicht zu stempeln. Der Personalrat übergibt der Personalabteilung eine Teilnehmerliste. Ein Korrekturbeleg ist nicht erforderlich. Die Personalabteilung schreibt für die Teilnahme am Betriebsausflug die individuelle Sollarbeitszeit gut. Findet der Betriebsausflug an einem Tag statt, der kein individueller Arbeitstag ist, besteht keine individuelle Sollarbeitszeit. Somit kann in diesem Fall keine Arbeitszeit anerkannt werden.

2 C Chipkarte: Bei Verlust der Chipkarte ist die Personalabteilung umgehend zu informieren. In diesem Fall wird eine Ersatzkarte angefertigt. Die Ausstellung einer Zweitkarte ist nicht möglich. D Dienstgang: Dienstgänge sind Fahrten an einen anderen Hochschulstandort oder innerhalb des Dienstortes (Esslingen oder Göppingen). Bei einem Dienstgang ist es nicht erforderlich zu stempeln. Beginnt der Dienst an einem anderen als dem zugewiesenen Dienstort, ist der Dienstbeginn dort zu stempeln. Falls durch den Dienstbeginn an einem anderen Standort der Dienstbeginn wesentlich später erfolgen würde, kann per Korrekturbeleg die Fahrtzeit vom zugewiesenen Standort zum Standort des Dienstbeginns als Dienstgang nach erfasst werden. Dienstreise: Entgegen Nr. 6 (4) der Dienstvereinbarung über die Arbeitszeitregelung und Arbeitszeiterfassung wurde mit dem Personalrat folgende die o.g. Regelung ersetzende Vorgehensweise vereinbart: Bei Dienstreisen ist ein Korrekturbeleg auszufüllen. Die dienstliche Inanspruchnahme wird komplett als Arbeitszeit anerkannt. Fahrtzeiten sind grundsätzlich keine Arbeitszeit. Sie werden jedoch als Arbeitszeit anerkannt, wenn dadurch die tägliche Arbeitszeit 10 Stunden nicht überschreitet. Dienstvereinbarungen: Es wurden 3 Dienstvereinbarungen (DV) zum Thema Arbeitszeit beschlossen: - DV über die Arbeitszeitregelung - DV über die elektronische Zeiterfassung - DV zur alternierenden Telearbeit Diese Dienstvereinbarungen sind im Intranet unter Meine Hochschule, Organisation in der Rubrik Dienstvereinbarungen zu finden. E Teilnahme am Englischkurs für Beschäftigte: Seit Sommersemester 2009 wird kein spezieller Englischkurs für Beschäftigte angeboten. Es ist jedoch möglich, an einem allgemeinen Englischkurs (auch Online-Kurs) am Institut für Fremdsprachen teilzunehmen. Die Teilnahme an einem Englischkurs ist zunächst wie eine Pause zu buchen. Die Hälfte der üblichen zeitlichen Inanspruchnahme am Sprachkurs kann bei erfolgreicher und nachgewiesener Teilnahme am Ende des Kurses per Korrekturbeleg als Arbeitszeit nacherfasst werden. Diese Regelung gilt ausschließlich für Englischkurse und nicht für andere Sprachkurse.

3 F Fahrtzeit im Zusammenhang mit einer Dienstreise: Entgegen Nr. 6 (4) der Dienstvereinbarung über die Arbeitszeitregelung und Arbeitszeiterfassung wurde mit dem Personalrat folgende die o.g. Regelung ersetzende Vorgehensweise vereinbart: Bei Dienstreisen ist ein Korrekturbeleg auszufüllen. Fahrtzeiten sind grundsätzlich keine Arbeitszeit. Sie werden jedoch als Arbeitszeit anerkannt, wenn dadurch eine tägliche Arbeitszeit von 10 Stunden nicht überschritten wird. Fahrtzeiten zu hochschulweiten Sonderveranstaltungen oder Messen: Fahrtzeiten können nur im Rahmen einer Dienstreise berücksichtigt werden (s.o.). Frühere Regelungen wie z.b. die Anerkennung von 1 Stunde Fahrtzeit zu hochschulweiten Sonderveranstaltungen wurden aufgehoben. Im Gegenzug werden seither Zeitzuschläge am Wochenende anerkannt, sofern hierfür Überstunden von der Kanzlerin angeordnet wurden. Fortbildung in einer Fremdsprache: Seit Sommersemester 2009 wird kein spezieller Englischkurs für Beschäftigte angeboten. Es ist jedoch möglich, an einem allgemeinen Englischkurs (auch Online-Kurs) am Institut für Fremdsprachen teilzunehmen. Die Teilnahme an einem Englischkurs ist zunächst wie eine Pause zu buchen. Die Hälfte der üblichen zeitlichen Inanspruchnahme am Sprachkurs kann bei erfolgreicher und nachgewiesener Teilnahme am Ende des Kurses per Korrekturbeleg als Arbeitszeit nacherfasst werden. Diese Regelung gilt ausschließlich für Englischkurse und nicht für andere Sprachkurse. G Gleitzeitbeauftragte: Für Fragen zu Arbeitszeitregelungen können Sie sich an Frau Knieriemen (-3022) wenden. Korrekturbelege schicken Sie bitte direkt an Frau Sabine Gindlhumer (Gi) oder Frau Miriam Gorgus (Gor). K Korrekturen: Für Änderungen der Zeiterfassungsdaten ist ein Korrekturbeleg erforderlich. Ausnahme: Wurde die Arbeitszeit elektronisch erfasst und es handelt sich lediglich um eine Verwechslung der Kommen- bzw. Gehenbuchung, kann diese Korrektur telefonisch ( -3013) beantragt werden. Korrekturbeleg: Der Korrekturbeleg wird nach der Korrektur durch die Personalabteilung an die Beschäftigten zur Kontrolle und zum Verbleib zurückgeschickt. Der Korrekturbeleg muss nicht mit dem Monatsjournal abgegeben werden.

4 Der Korrekturbeleg kann auch in elektronischer Form der Personalabteilung übermittelt werden. Die Kenntnisnahme des/der Vorgesetzten muss jedoch erkennbar sein. M Messe Bei der Betreuung eines Messestandes oder einem Messebesuch finden die Regelungen der Dienstreise Anwendung. Werden von der Kanzlerin Überstunden angeordnet, die auf einen Samstag oder Sonntag fallen, gelten die tariflichen Regelungen, wonach Zeitzuschläge gewährt werden. Für die Gewährung der Zeitzuschläge gilt Folgendes: Die Überstunden müssen vorab bei der Kanzlerin beantragt und von ihr genehmigt sein. Eine Auszahlung der Zeitzuschläge ist nicht möglich. Es ist ein Korrekturbeleg erforderlich, um zum einen die Kappung der Wochenendarbeit zu stornieren und zum anderen die Zeitzuschläge zusätzlich nachzubuchen. Mittagspause Gemäß der Dienstvereinbarung ist die Mittagspause ist zu stempeln. Dies gilt auch, wenn die Pause am Arbeitsplatz gemacht wird oder im Voraus klar ist, dass sie nicht länger als 30 Minuten dauert. Bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung wird die Kanzlerin das Stempeln der Mittagspause nicht überprüfen (lassen), sofern die Mittagspause auf dem Gelände der Hochschule verbracht wurde. Monatsjournal Die Dienstvereinbarung über die elektronische Zeiterfassung wurde zum durch folgende Zusatzvereinbarung ergänzt: Das Monatsjournal wird um die Unterschrift des/der Beschäftigten ergänzt. Eine elektronische Übermittlung ist möglich. Bei der elektronischen Übermittlung bestätigt der/die Beschäftigte die Richtigkeit und Vollständigkeit mit dem Versendungsvorgang. Mit der Ablage des Monatsjournals erklärt der/die Vorgesetzte die Kenntnisnahme. N Nachmittagswanderung: Bei der Teilnahme an der Nachmittagswanderung ist vor Beginn der Wanderung auszustempeln. Der Personalrat übergibt der Personalabteilung eine Teilnehmerliste. Ein Korrekturbeleg ist nicht erforderlich. Die Personalabteilung schreibt für die Teilnahme an der Nachmittagswanderung maximal die Zeiten von 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr gut, sofern hierdurch keine Mehrarbeitszeit entsteht.

5 P PayCon: Es kann an jedem PayCon der Hochschule ein-/ausgestempelt werden. In der Mensa und an den Aufwertern ist es allerdings nicht möglich, eine Zeitbuchung vorzunehmen. R Rundungsfehler: Bei der Berechnung der Buchungsdaten kann es zu vermeintlichen Rundungsfehlern von ca. 1 Minute kommen. Die Software berechnet sekundengenau. Lediglich die Darstellung erfolgt minutengenau. S Arbeit am Samstag oder Sonntag: Sollte es dienstlich erforderlich sein, am Samstag oder Sonntag an der Hochschule zu arbeiten, so ist an diesen Tagen auch zu stempeln. Diese Zeiten werden jedoch nur angezeigt und gehen zunächst nicht als Arbeitszeit ein. Hierfür ist ein Korrekturbeleg erforderlich. Für Arbeitszeiten, die am Samstag oder Sonntag geleistet werden, werden grundsätzlich keine Zuschläge gewährt. Werden von der Kanzlerin Überstunden angeordnet, die auf einen Samstag oder Sonntag fallen, gelten die tariflichen Regelungen, wonach Zeitzuschläge gewährt werden. Für die Gewährung der Zeitzuschläge gilt Folgendes: Die Überstunden müssen vorab bei der Kanzlerin beantragt und von ihr genehmigt sein. Eine Auszahlung der Zeitzuschläge ist nicht möglich. Es ist ein Korrekturbeleg erforderlich, um zum einen die Kappung der Wochenendarbeit zu stornieren und zum anderen die Zeitzuschläge zusätzlich nachzubuchen. Sprachkurse: Seit Sommersemester 2009 wird kein spezieller Englischkurs für Beschäftigte angeboten. Es ist jedoch möglich, an einem allgemeinen Englischkurs (auch Online-Kurs) am Institut für Fremdsprachen teilzunehmen. Die Teilnahme an einem Englischkurs ist zunächst wie eine Pause zu buchen. Die Hälfte der üblichen zeitlichen Inanspruchnahme am Sprachkurs kann bei erfolgreicher und nachgewiesener Teilnahme am Ende des Kurses per Korrekturbeleg als Arbeitszeit nacherfasst werden. Diese Regelung gilt ausschließlich für Englischkurse und nicht für andere Sprachkurse.

6 T Telearbeit: Telearbeit bedarf der vorherigen Zustimmung der Personalabteilung. Anträge hierzu finden sie im Intranet. Arbeitszeit, die im Rahmen der Telearbeit geleistet wurde, ist per Korrekturbeleg zur Nacherfassung mitzuteilen. V Verteilung der Arbeitszeit: Die individuelle Arbeitszeit wird gleichmäßig auf die Anzahl der Arbeitstage verteilt. Verteilung der Arbeitszeit auf weniger als 5 Tage: Arbeitszeit, die von Montag bis Freitag gestempelt wurde, wird vom System als Arbeitszeit berechnet, auch wenn einer dieser Tage kein individueller Arbeitstag ist. Der Personalabteilung ist mitzuteilen, wenn sich die Anzahl der Arbeitstage/Woche verringert/erhöht oder sich die Arbeitstage ändern. Die Höhe des Urlaubsanspruchs und die Höhe des Anspruchs auf ganze Tage an Arbeitszeitausgleich stehen in Relation zu der Anzahl der Arbeitstage/Woche. Erhöht oder verringert sich die Anzahl der Arbeitstage, nimmt die Personalabteilung eine Neuberechnung des Urlaubsanspruchs vor. Weitere Informationen hierzu sind im Merkblatt Teilzeit Informationen im Intranet zu finden. Verwechslung: Wurde die Arbeitszeit elektronisch erfasst und es handelt sich lediglich um eine Verwechslung der Kommen- bzw. Gehenbuchung, kann diese Korrektur telefonisch (-3013) beantragt werden. W Weihnachtsfeier: Bei der Teilnahme an der Weihnachtsfeier ist vor Beginn der Feier auszustempeln. Die Zeiten der Teilnahme werden per Korrektur nach erfasst, allerdings maximal von 14:00 Uhr-16:00 Uhr, sofern hierdurch keine Mehrarbeitszeit entsteht. Die Zeiten für interne Weihnachtsfeiern in den Abteilungen bzw. Fakultäten können nicht als Arbeitszeit angerechnet werden. Wiedereingliederung: Während einer Wiedereingliederung gemäß einem ärztlichen Wiedereingliederungsplan gelten Beschäftigte als arbeitsunfähig. Daher ist es nicht erforderlich, in diesem Zeitraum zu stempeln.

7 Wochenendarbeit: Sollte es dienstlich erforderlich sein, am Samstag oder Sonntag an der Hochschule zu arbeiten, so ist an diesen Tagen auch zu stempeln. Diese Zeiten werden jedoch nur angezeigt und gehen zunächst nicht als Arbeitszeit ein. Hierfür ist ein Korrekturbeleg erforderlich. Für Arbeitszeiten, die am Samstag oder Sonntag geleistet werden, werden grundsätzlich keine Zuschläge gewährt. Werden von der Kanzlerin Überstunden angeordnet, die auf einen Samstag oder Sonntag fallen, gelten die tariflichen Regelungen, wonach Zeitzuschläge gewährt werden. Für die Gewährung der Zeitzuschläge gilt Folgendes: Die Überstunden müssen vorab bei der Kanzlerin beantragt und von ihr genehmigt sein. Eine Auszahlung der Zeitzuschläge ist nicht möglich. Es ist ein Korrekturbeleg erforderlich, um zum einen die Kappung der Wochenendarbeit zu stornieren und zum anderen die Zeitzuschläge zusätzlich nachzubuchen. Z Zugehörigkeiten: Es gibt Beschäftigte, die mehrere organisatorische Zugehörigkeiten, eventuell sogar mehrere Arbeitsverträge haben. Die elektronische Zeiterfassung erfasst diese Personen jedoch nur im Rahmen eines einzigen Beschäftigungsverhältnisses, sodass nur ein einziges Arbeitszeitblatt mit der Summe der in den verschiedenen Bereichen geleisteten Arbeitszeit dargestellt wird. Eine Aufsplittung auf mehrere Arbeitszeitblätter ist derzeit technisch nicht möglich.