Ferienkürzung Merkblatt des Personalamtes

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1 Seite 1 Ferienkürzung Merkblatt des Personalamtes 79 Abs. 3 VVO Bei unbezahltem Urlaub wird der Ferienanspruch für jeden vollen Monat der Abwesenheit um einen Zwölftel gekürzt. Bei vollständiger Dienstaussetzung wegen Krankheit und Nichtberufsunfalls wird der Ferienanspruch nach Ablauf der ersten drei Monate unabhängig vom Kalenderjahr für jeden weiteren vollen Monat der Abwesenheit um einen Zwölftel gekürzt. 79 Abs. 4 VVO Sofern Angestellte während sechs zusammenhängender Monate wieder ihr volles Pensum geleistet haben, werden frühere Dienstaussetzungen wegen Krankheit und Unfalls bei einer erneuten Dienstaussetzung für die Ferienkürzung nicht berücksichtigt. Eine Ferienkürzung ist damit lediglich bei Nichtberufskrankheit, Nichtberufsunfall und unbezahltem Urlaub möglich. Bei anderen Abwesenheiten (Berufsunfälle, Berufskrankheit, Mutterschaftsurlaub, Militär- oder Zivildienst usw.) kann folglich keine Ferienkürzung vorgenommen werden. Zu unterscheiden ist die Ferienkürzung infolge Nichtberufskrankheit und Nichtberufsunfall von der Ferienkürzung infolge unbezahlten Urlaubs. 1. Ferienkürzung bei Nichtberufskrankheit und Nichtberufsunfall Eine Ferienkürzung auf Grund einer Dienstaussetzung wegen Nichtberufskrankheit und Nichtberufsunfall muss vorgenommen werden, wenn kumulativ zwei Voraussetzungen gegeben sind: einerseits muss eine vollständige Arbeitsunfähigkeit vorliegen und andererseits muss eine Abwesenheitsdauer von mindestens 4 Monaten vorliegen. Voraussetzung 1: Vollständige Dienstaussetzungen Massgebend für die Berechnung einer Ferienkürzung sind ausschliesslich vollständige Dienstaussetzungen wegen Nichtberufskrankheit und Nichtberufsunfall. D. h. die Arbeitsunfähigkeit beträgt 100% des jeweiligen Beschäftigungsgrads.

2 Seite 2 Handelt es sich lediglich um eine teilweise Dienstaussetzung, also verbleibt eine "Restarbeitsfähigkeit", die auch tatsächlich gearbeitet wird, dürfen die Ferien nicht gekürzt werden. Im Gegenzug dazu wird bei einer teilweisen Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich von einer vollen Ferienfähigkeit ausgegangen, weshalb die Ferien entsprechend voll abgezogen werden (vgl. Variante zu Beispiel 1). Voraussetzung 2: Abwesenheitsdauer von mindestens 4 Monaten Während den ersten drei Monaten einer vollständigen Dienstaussetzung erfolgt keine Ferienkürzung. Jeder weitere volle Monat der Arbeitsunfähigkeit führt zu einer Kürzung. Eine Ferienkürzung ist damit frühestens mit Ablauf des vollen vierten Monats vorzunehmen. Für die Berechnung der Ferienkürzung sind grundsätzlich alle vollständigen Dienstaussetzungen - unabhängig des Kalenderjahrs - zu berücksichtigen. Nur wenn während sechs zusammenhängender Monate wieder das volle Pensum geleistet wurde, werden frühere Dienstaussetzungen nicht mehr für die Ferienkürzung berücksichtigt, also quasi "gelöscht". Danach werden erneut die ersten drei Monate der vollständigen Arbeitsunfähigkeit nicht gekürzt. Für jeden weiteren vollen Monat der vollständigen Abwesenheit erfolgt hingegen eine Ferienkürzung. Solange nicht während sechs zusammenhängender Monate das volle Pensum geleistet wurde, werden alle vollständigen Dienstaussetzungen zusammengezählt. Die Kürzung des Ferienanspruchs beträgt pro vollen Monat einen Zwölftel des jeweiligen Ferienjahresanspruchs (vier, fünf bzw. sechs Wochen Ferien). 2. Ferienkürzung bei unbezahltem Urlaub Beim unbezahlten Urlaub erfolgt eine Ferienkürzung für jeden vollen Monat der Abwesenheit. Entsprechend ist die Ferienkürzung bereits ab dem ersten vollen Monat vorzunehmen. Für die Berechnung der Ferienkürzung sind alle unbezahlten Urlaube unabhängig vom Kalenderjahr zu berücksichtigen. Die unbezahlten Urlaube werden - anders als bei Nichtberufskrankheit und Nichtberufsunfall - auch dann zusammengerechnet, wenn dazwischen sechs Monate am Stück wieder das volle Pensum geleistet wurde. Keine Rolle spielt für die Zusammenrechnung, ob der unbezahlte Urlaub tage-, wochen- oder monatsweise gewährt wurde. Da die Regelung zum unbezahlten Urlaub vor Inkrafttreten des neuen Personalrechts am 1. Juli 1999 wesentlich anders war, sind nur die unbesoldeten Urlaube seit diesem Datum für die Ferienkürzung zu berücksichtigen.

3 Seite 3 Die Kürzung des Ferienanspruchs beträgt pro vollen Monat unbezahlten Urlaubs einen Zwölftel des jeweiligen Ferienjahresanspruchs (vier, fünf bzw. sechs Wochen Ferien). 3. Berechnung der Ferienkürzung 3.1 Grundsätze Wann ein voller Monat vorliegt, bestimmt sich nach folgenden Regeln: Regel 1: Grundsätzliche Berechnung in Kalendermonaten Als voller Monat gilt grundsätzlich der tatsächliche volle Kalendermonat, egal ob er nun im Einzelfall 28, 29, 30 oder 31 Tage lang ist ( 165 lit. b VVO). Ein unbezahlter Urlaub für den ganzen Monat Februar zählt also gleich viel, wie ein unbezahlter Urlaub für den ganzen Monat August. Einem tatsächlichen Kalendermonat gleichgestellt ist die Zeitdauer vom X. eines Monats bis zum (X-1). des Folgemonats, also z.b. vom 16. April bis zum 15. Mai oder vom 23. Februar bis zum 22. März usw. Solange die Berechnung in vollen Monaten möglich ist, darf nicht in Arbeitstagen (AT) gerechnet werden. Regel 2: Kein voller Monat Berechnung in Arbeitstagen gemäss wöchentlicher Regelarbeitszeit Erst wenn der fragliche Zeitraum weniger als einen Monat dauert bzw. wenn ein "Rest" von unter einem Monat vorliegt, sind die einzelnen Arbeitstage zu zählen. 22 Arbeitstage entsprechen bei einem Vollzeitpensum grundsätzlich einem vollen Monat. Dies ergibt sich daraus, dass ein Monat im Durchschnitt eines Jahres 21.7 Arbeitstage aufweist. Da Teilzeitmitarbeitende häufig weniger als fünf Tage die Woche arbeiten, muss auch die Anzahl der Tage, die einem vollen Monat entsprechen, gekürzt werden. Massgebend ist dabei nicht der Beschäftigungsgrad, sondern die Anzahl Tage der wöchentlichen Regelarbeitszeit. Für die Berechnung kommt folgende Formel zur Anwendung: Voller Monat = 22 Arbeitstage : 5 Arbeitstage x Anzahl Tage der wöchentlichen Regelarbeitszeit Das Resultat wird mathematisch auf- bzw. abgerundet.

4 Seite 4 Tabelle Wöchentliche Regelarbeitszeit verteilt auf H Tage Berechnung 1 Tag 22 : 5 x 1 = Tage 22 : 5 x 2 = Tage 22 : 5 x 3 = Tage 22 : 5 x 4 = Tage 22 : 5 x 5 = Arbeitstage, die einem vollen Monat entsprechen Ist aufgrund unregelmässiger Einsätze keine feste Regelarbeitszeit vereinbart bzw. richtet sich die Regelarbeitszeit nach Dienstplänen, ist die durchschnittliche Anzahl Regelarbeitstage massgebend. 3.2 Beschäftigungsgradwechsel bzw. Wechsel der Verteilung der wöchentlichen Regelarbeitszeit Ändert die Verteilung der wöchentlichen Regelarbeitszeit auf eine andere Anzahl Arbeitstage pro Woche, ändert auch die Definition eines vollen Monats. Dieser Fall tritt häufig dann ein, wenn die Regelarbeitszeit - nicht mehr wie bisher auf fünf Arbeitstage pro Woche - neu noch auf drei Arbeitstagen pro Woche verteilt wird (bspw. bei einer Reduktion des Beschäftigungsgrads). Ein voller Monat wird dann nicht mehr bei 22 Arbeitstagen (1 Arbeitstag = 1/22.) erreicht, sondern bereits bei 13 (1 Arbeitstag = 1/13.). In diesen Fällen stellt sich die Frage wie man die "Restarbeitstage" aus früheren Fällen von Nichtberufskrankheiten und Nichtberufsunfällen bzw. unbezahlten Urlauben in die Berechnung mit den aktuellen Arbeitstagen einbeziehen soll. Die Restarbeitstage sind mit folgender Formel umzurechnen: Anzahl Rest-AT nach damaliger Regelarbeitszeit Voller Monat in AT zum aktuellen Zeitpunkt Voller Monat in AT zum betroffenen Zeitpunkt Das Resultat wird mathematisch auf ganze Zahlen gerundet. Die erhaltene Zahl entspricht den Arbeitstagen gemäss neuer Regelarbeitszeit.

5 Seite 5 Rechnungsbeispiel: Ein Mitarbeiter arbeitete an fünf Tagen die Woche und war länger krank. Bei der letzten Ferienkürzung blieben sieben Arbeitstage übrig, die nicht gekürzt wurden. Seit Kurzem arbeitet er noch an drei Tagen pro Woche. Die Restarbeitstage werden wie folgt umgerechnet: 7/22 x 13 = 4.13, gerundet ergibt dies 4 Arbeitstage, die bei einer erneuten Ferienkürzung übertragen und dazugerechnet werden. 4. Beispiele zur Ferienkürzung Beispiel 1 (Ferienkürzung bei Nichtberufskrankheit): Ein Mitarbeiter mit einem Beschäftigungsgrad von 80% arbeitet jeweils Montag bis Donnerstag. Er fällt ab dem 1. Februar 2014 vollständig krankheitshalber aus. Am 29. Juli 2014 nimmt er die Arbeit wieder auf. Wie ist die Ferienkürzung vorzunehmen? Vom 1. Februar bis 30. April 2014 erfolgt keine Ferienkürzung (erste drei Monate). Vom 1. Mai bis 30. Juni 2014 werden die Ferien um 2/12 gekürzt. Vom 1. Juli bis 28. Juli 2014 hätte er an 16 Tagen (jeweils Montag bis Donnerstag) arbeiten müssen. Es liegt damit kein weiterer voller Monat vor, weshalb die Ferienkürzung 2/12 beträgt. Beispiel 2 (Ferienkürzung bei teilweiser Nichtberufskrankheit): Eine Mitarbeiterin kann krankheitshalber während 8 Monaten nur zu 50% anstatt zu ihrem Beschäftigungsgrad von 80% arbeiten. Ist auf Grund der 30%-igen Dienstaussetzung eine Ferienkürzung vorzunehmen? Eine Kürzung der Ferien ist in diesem Fall nicht möglich, da die Mitarbeiterin nicht vollständig arbeitsunfähig ist. Variante zu Beispiel 2 (Ferienbezug während teilweiser Nichtberufskrankheit): Die Mitarbeiterin nimmt während den 8 Monaten ihrer teilweisen Arbeitsunfähigkeit 2 Wochen Ferien. Wie wirken sich diese auf ihr Ferienguthaben und ihre Lohnfortzahlung aus? Das Ferienguthaben verringert sich um 10 Tage à 6 h 43 min (bei einem Zeiterfassungssystem nach Sollarbeitszeit bzw. um 8 Tage à 8 h 24 min (bei einem Zeiterfassungssystem nach Regelarbeitszeit). Die Lohnfortzahlung wird durch den Ferienbezug unterbrochen.

6 Seite 6 Beispiel 3 (Ferienkürzung bei vollständiger Nichtberufskrankheit): Ein Mitarbeiter war vom 1. Mai bis am 31. Dezember des gleichen Jahres krankheitsbedingt zu 100% arbeitsunfähig. In welcher Höhe ist eine Ferienkürzung vorzunehmen? Der Mitarbeiter ist gesamthaft 8 Monate 100% arbeitsunfähig. Während den ersten drei Monaten von Mai bis Juli erfolgt keine Ferienkürzung. Ab dem vollen vierten Monat erfolgt jeweils pro Monat eine Ferienkürzung um 1/12 (August bis Dezember). Der Ferienanspruch ist somit um 5/12 zu kürzen. Beispiel 4 (Ferienkürzung bei vollständiger Nichtberufskrankheit): Eine Mitarbeiterin war vom 1. August 2013 bis 31. Mai 2014 krankheitsbedingt zu 100% arbeitsunfähig. In welcher Höhe ist eine Ferienkürzung vorzunehmen? Die Mitarbeiterin ist gesamthaft 10 Monate 100% arbeitsunfähig. Während den ersten drei Monaten von August bis Oktober 2013 erfolgt keine Ferienkürzung. Ab dem vollen vierten Monat erfolgt jeweils pro Monat eine Ferienkürzung um 1/12. Der Ferienanspruch des Jahres 2013 ist um 2/12 (November und Dezember), derjenige des Jahres 2014 um 5/12 (Januar bis Mai) zu kürzen. Beispiel 5 (Ferienkürzung bei unbezahltem Urlaub): Ein Mitarbeiter der kantonalen Verwaltung bezieht erstmals einen unbezahlten Urlaub vom 1. Mai bis zum 19. September Um wie viel ist sein Ferienanspruch zu kürzen? Als volle Monate der Abwesenheit sind die Monate Mai, Juni, Juli und August (4 Monate) zu berücksichtigen. Der Monat September fällt für die Berechnung der Ferienkürzung vorerst nicht in Betracht, da nur für jeden vollen Monat der Abwesenheit die Ferien um ein Zwölftel zu kürzen sind. Der Ferienanspruch für das Kalenderjahr 2014 ist um 4/12 zu kürzen. Variante zu Beispiel 5 (Ferienkürzung bei mehrfachem, unbezahltem Urlaub): Der Mitarbeiter der kantonalen Verwaltung bezieht nach seinem unbezahlten Urlaub vom 1. Mai bis zum 19. September 2014 erneut einen unbezahlten Urlaub vom 1. Oktober bis 9. Oktober Um wie viel ist sein Ferienanspruch zu kürzen?

7 Seite 7 Die Monate Mai, Juni, Juli und August 2014 wurden bereits gekürzt (4/12). Für den Monat September erfolgte keine Kürzung, da lediglich 15 Arbeitstage betroffen waren. Zusammen mit dem erneuten unbezahlten Urlaub im Oktober 2015 (7 Arbeitstage) ist wieder ein voller Monat gegeben (22 Arbeitstage). Der Ferienanspruch für das Kalenderjahr 2014 ist zusätzlich um 1/12 zu kürzen. Beispiel 6 (Ferienkürzung bei Nichtberufskrankheit und unbezahltem Urlaub): Eine langjährige Mitarbeiterin der kantonalen Verwaltung hat Probleme mit dem Rücken, welche ihr ihre sitzende Arbeit als juristische Sekretärin beim Personalamt immer wieder sehr erschweren. Vom 17. Oktober 2013 bis 25. Januar 2014 kann sie deshalb nur halbtags arbeiten, danach fällt sie für 7 Monate vollständig aus. Anschliessend ist sie zwar wieder arbeitsfähig, bezieht aber - mit Zustimmung ihres Chefs - einen unbezahlten Urlaub vom 26. August 2014 bis 31. Oktober 2014, so dass sie am 1. bzw. 3. November 2014 wieder frisch gestärkt und motiviert zur Arbeit erscheint. Ist ihr Ferienguthaben zu kürzen, und wenn ja, um wie viel? Kalenderjahr 2013: Keine Ferienkürzung infolge Nichtberufskrankheit für die Monate Oktober, November und Dezember, da nur 50%-ige Arbeitsunfähigkeit. Kalenderjahr 2014: - Keine Ferienkürzung infolge Nichtberufskrankheit vom 1. Januar bis 25. Januar 2014, da nur 50%-ige Arbeitsunfähigkeit - Keine Ferienkürzung während den ersten drei Monaten vom 26. Januar bis 25. April - Kürzung des jährlichen Ferienanspruchs infolge Nichtberufskrankheit um 4/12 für die vollen Monate vom 26. April bis 25. August Kürzung des jährlichen Ferienanspruchs um 2/12 für die Abwesenheit infolge unbezahlten Urlaubs vom 26. August bis 25. Oktober Der "Rest" von 5 Arbeitstagen bis zum 31. Oktober 2014 ist für die Berechnung allfälliger weiterer unbezahlter Urlaube massgebend. Totale Kürzung um 6/12 des jährlichen Ferienanspruchs für das Kalenderjahr Beispiel 7 (Berechnung eines vollen Monats bei Teilzeitpensum): Ein Mitarbeiter mit einem Beschäftigungsgrad von 60% arbeitet jeweils montags, dienstags und mittwochs. Wie viele Arbeitstage entsprechen einem vollen Monat? Die Rechnung gestaltet sich wie folgt: 22 : 5 x 3 = 13.2 (vgl. Tabelle). 13 Arbeitstage sind einem vollen Monat gleichgesetzt.

8 Seite 8 Beispiel 8 (Ferienkürzung bei unbezahltem Urlaub und Teilzeitpensum): Eine Mitarbeiterin mit einem Beschäftigungsgrad von 20% arbeitet jeweils am Freitag. Auf ihren Wunsch wird ihr unbezahlter Urlaub am / und / gewährt. Ist eine Ferienkürzung vorzunehmen? Nach Regel 1 ist kein voller Monat gegeben, daher kommt Regel 2 zur Anwendung: Die wöchentliche Arbeitszeit wird auf 1 Tag verteilt. Ein voller Monat ist somit gegeben, wenn die Mitarbeiterin an 4 Arbeitstagen fehlt (vgl. Tabelle). Im August und September 2014 fehlt die Mitarbeiterin an 4 Arbeitstagen. Damit ist ein voller Monat gegeben und es ist eine Ferienkürzung von 1/12 vorzunehmen. Beispiel 9 (Ferienkürzung bei unbezahltem Urlaub, Berechnung voller Monat): Einem Mitarbeiter mit einem Beschäftigungsgrad von 100% wird auf Wunsch unbezahlter Urlaub vom gewährt. Ist eine Ferienkürzung vorzunehmen? : Regel 1 ist anwendbar. Es liegt ein voller tatsächlicher Kalendermonat vor. Regel 2 kommt nicht zur Anwendung, obschon der Februar 2014 lediglich 20 Arbeitstage hatte. Es ist eine Ferienkürzung von 1/12 vorzunehmen. Variante zu Beispiel 9 (Ferienkürzung bei unbezahltem Urlaub, Berechnung voller Monat): Einem Mitarbeiter mit einem Beschäftigungsgrad von 100% wird auf Wunsch unbezahlter Urlaub vom gewährt. Ist eine Ferienkürzung vorzunehmen? : Regel 1 ist anwendbar. Es liegt ein voller tatsächlicher Kalendermonat vor. Regel 2 kommt nicht zur Anwendung, obschon der Juli Arbeitstage hatte. Es wird kein "Rest" behalten. Es ist eine Ferienkürzung von 1/12 vorzunehmen. Beispiel 10 (Wechsel der Verteilung der wöchentlichen Regelarbeitszeit): Eine Mitarbeiterin mit einem Beschäftigungsgrad von 100% arbeitet jeweils an fünf Arbeitstagen pro Woche. Sie bezieht in dieser Zeit einen unbezahlten Urlaub vom 1. April bis zum 19. Mai Per Juni 2014 reduziert sie ihren Beschäftigungsgrad auf 80% und arbeitet jeweils an vier Arbeitstagen pro Woche. Vom 1. September bis zum 14. September 2014 möchte die Mitarbeiterin erneut unbezahlten Urlaub beziehen. Wie sind die Ferien zu kürzen?

9 Seite 9 Beim ersten unbezahlten Urlaub werden die Ferien um 1/12 gekürzt (Voller Monat vom 1. April bis zum 30. April). Ein Rest von 12 Arbeitstagen bleibt. Beim zweiten unbezahlten Urlaub sind die Restarbeitstage des ersten umzurechnen und zu prüfen, ob zusammen mit dem neuen unbezahlten Urlaub ein weiterer voller Monat vorliegt. Massgebend ist die unter Ziff. 3.2 genannte Formel: 12/22 x 18 = 9.81, gerundet ergibt dies 10 Arbeitstage, die beim zweiten hinzuzurechnen sind. Zusammen mit dem zweiten unbezahlten Urlaub (8 Arbeitstage) ergibt dies 18 Arbeitstage und damit einen weiteren vollen Monat. Entsprechend wird auch beim Bezug des zweiten unbezahlten Urlaubs eine Ferienkürzung im Umfang von 1/12 vorgenommen. FINANZDIREKTION Personalamt

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