Patenschaftsprogramm in der Familienzeit. Leitfaden für das

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1 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit Wiedereinstiegs-Management der Universität zu Köln Dual Career & Family Support und Personalentwicklung Dual Career & Family Support

2 Inhalt Vorwort 3 1. Einleitung 4 2. Fakten zum Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 5 3. Unterstützung durch die zentralen Akteure/innen der Universität Dual Career & Family Support (CFS/Abt. 45) Personalmanagement (Abt. 41) Personalentwicklung (Abt. 42/43) 7 4. Arbeitsunterlagen Wichtige Informationen für schwangere Beschäftigte der UzK Wichtige Informationen für pflegende Angehörige Checkliste für Vorgesetzte (von werdenden Eltern) Checkliste für Paten/innen Gesprächsleitfäden Planungsgespräch zur Elternzeit Planungsgespräch zur Pflegezeit/Familienpflegezeit Patenschaftsvereinbarung Rückkehrgespräch Abschluss-/Feedbackgespräch Links und weitere Informationen Rechtliche Grundlagen für Beschäftigte im Öffentlichen Dienst für Beamte/innen Rechtliche Grundlagen für Eltern Rechtliche Grundlagen für pflegende Angehörige Finanzielle Regelungen Finanzielle Regelungen für Eltern Finanzielle Regelungen für pflegende Angehörige Angebote für Eltern Kinderbetreuung Angebote für pflegende Angehörige Beratung Interne Beratung Externe Beratung Beratung für Eltern Pflegeberatungsstellen Weitere hilfreiche Links 24 2 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015

3 Vorwort Die Positionierung als familienfreundliche Organisation ist ein Qualitätsmerkmal und zugleich zukunftsorientiertes Anliegen der Universität zu Köln. Im Zuge dessen wurden die Angebote zur Vereinbarung von Beruf und Familie in den letzten Jahren stetig erweitert. Ziel dieser Maßnahmen ist es, strukturelle Rahmenbedingungen zu schaffen, die neben familiären Verpflichtungen eine (geschlechter-) gerechte Partizipation in der Arbeitswelt der Universität zu Köln zulassen. Das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit (PPF) stellt eine Erweiterung der bestehenden Maßnahmen dar. Es berücksichtigt neben der Eltern-/Familienzeit auch die Pflege von Angehörigen als familienrelevante Lebensphasen und reagiert damit flexibel auf gegenwärtige und zukünftige Herausforderungen. Neben gelebter Familienfreundlichkeit stellt ein effektives Wissensmanagement einen integralen Bestandteil des Selbstverständnisses der Universität zu Köln als exzellenter Hochschule und lernender Organisation dar. Hierfür sind Mechanismen einzurichten, die (1) einen Zugang zu dem Wissen und den Erfahrungen der Beschäftigten, (2) den Austausch neuer Erkenntnisse untereinander und (3) die kontinuierliche Qualifikation der Belegschaft garantieren. Das PPF bietet durch die Standardisierung der Kontaktpflege und Sicherung des Informationsstands des/der abwesenden Familienzeitler/in ein geeignetes Instrument, um den Wissensschatz der Mitarbeitenden der Universität zu Köln optimal zu erhalten und fördern. Diese Anbindung von qualifiziertem Personal an die Organisation durch professionelle Maßnahmen zum Wiedereinstieg wird nun durch ein maßgeschneidertes Programm institutionalisiert. Durch den dienstlichen Kontakt mit dem/r Paten/in wird die Rückkehr in den Beruf nach einer längeren Familienzeit für beide Seiten erleichtert. Dies reduziert die materiellen und immateriellen Reintegrationskosten für Beschäftigte. Übergangsphasen können so bewusst gestaltet und nachhaltig geplant werden. Familienfreundlichkeit als Erfolgsfaktor der Universität zu Köln Effektives Wissensmanagement als Erfolgsfaktor der Universität zu Köln Strategisches Personal- Management als Erfolgsfaktor der Universität zu Köln Ein strategisches Personalmanagement kann nur dann zum Erfolg beitragen, wenn die Zufriedenheit der Beschäftigten die handlungsleitende Maxime aller Maßnahmen ist. Auf unserem Weg zu einer familiengerechten Hochschule sind die Bausteine des PPF wichtige Meilensteine. - systematische Begleitung der Familienzeit - Information durch eine/n Paten/in während der Familienzeit - Nutzung eines Elternnetzwerks Wir wünschen Ihnen eine gute Familienzeit. Prof. Dr. Axel Freimuth Rektor der Universität zu Köln Dr. iur. Michael Stückradt Kanzler der Universität zu Köln Dual Career & Family Support & Personalentwicklung 3

4 1. Einleitung Beschäftigte der Universität zu Köln, die eine Familienzeit in Anspruch nehmen, sind oftmals von dem betrieblichen Informationsfluss ausgeschlossen. Ob durch die Geburt eines Kindes oder die Pflege eines Angehörigen - durch die Abwesenheit entstehen neben einem Mangel an formellen und informellen Kontaktpunkten auch Informationsrückstände zu wesentlichen Neuerungen und aktuellen Arbeitsfeldern. In der Folge kann die Rückkehr und Reintegration in die Organisation nach der Familienzeit erheblich erschwert sein. Für die Universität zu Köln sind die Folgen doppelt gravierend. Zum einen geht mit dem Ausscheiden von qualifiziertem Personal wertvolles organisationsspezifisches und fachliches Wissen verloren und Informationsflüsse werden unter- und abgebrochen. Zum anderen verstärkt sich ein geschlechtsspezifisches Ungleichgewicht, da sich noch immer primär Frauen für eine Familienzeit entscheiden und damit oftmals berufliche Nachteile in Kauf nehmen müssen. Um den Mitarbeitenden die Rückkehr nach einer Familienzeit zu erleichtern, setzt die Universität zu Köln mit dem CFS schon seit längerem verschiedene Maßnahmen und Angebote um. Das neue Patenschaftsprogramm in der Familienzeit, das vom CFS und der Personalentwicklung erarbeitet wurde, bietet darüber hinaus weitere Regelungen und konkrete Maßnahmen. Diese ermöglichen eine bessere Planbarkeit der Familienzeit, eine stärkere Bindung des/r Familienzeitlers/in an die Organisation sowie eine passgenaue Vereinbarkeit von Familie und Beruf für Beschäftigte. Der vorliegende Leitfaden dient Beschäftigten, Paten/innen und Führungskräften bzw. Fachvorgesetzten als Handbuch, um die Zeit vor, während und nach der Familienzeit effizienter planen und gestalten zu können. Der Leitfaden bietet: 1. Informationen zu dem Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2. Arbeitsunterlagen (Checklisten und Gesprächsleitfäden) 3. Links, Literatur und Ansprechpartner Gleich ob durch die Geburt eines Kindes oder die Pflege eines Angehörigen - mit diesem Leitfaden möchten wir Sie bei der Gestaltung einer Familienzeit unterstützten, die nicht nur privat, sondern auch beruflich gewinnbringende Aspekte bereithält. Ihre Mitarbeitenden des Personaldezernats und des Dual Career & Family Supports Gut zu wissen: Weitere Informationen und Formulare finden Sie auf den Seiten des Dual Career & Family Supports & der Personalentwicklung: Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015

5 2. Fakten zum Patenschaftsprogramm in der Familienzeit Zielgruppe Konzeption Laufzeit Beschäftigte der Universität zu Köln aus Wissenschaft und Verwaltung/Technik; Auszubildende Gesamtkonzept: PPF beinhaltet verschiedene Einzelmaßnahmen vor, während und nach der Familienzeit. Im Zentrum steht der Austausch mit und die Information durch eine/n ausgewählte/n Paten/in aus dem Fachbereich/der Abteilung. Die Dauer der Patenschaft wird individuell zwischen Vorgesetztem/r, Familienzeitler/in und Pate/in festgelegt. Üblicherweise erstreckt sie sich auf die Dauer der Familienzeit. Voraussetzung Arbeitszeitreduzierung um 100% Zentrale Akteure/innen Komponenten Ziele auf individueller Ebene Ziele auf struktureller Ebene Die zentralen Akteure/innen im PPF sind: 1. Familienzeitler/in sucht geeignete/n Pate/in, der ihm/ihr durch fachliche Nähe und Sympathie besonders geeignet scheint und Einblick in die institutionellen Vorgänge geben kann. 2. Pate/in, der/die im Austausch mit Familienzeitler/in steht. 3. Vorgesetzte/r führt die Informationsgespräche vor der Familienzeit und vor der geplanten Rückkehr, leitet die Patenschaftsbeziehung in die Wege, ordnet per Patenschaftsvereinbarung die Freistellung des/der Paten/in für die Dauer der Patenschaft an (2 Std./Monat als Dienstzeit). 4. Der Dual Career & Family Support (CFS/Abt. 45) hat eine beratende Funktion und koordiniert das Elternnetzwerk und das Netzwerktreffen für pflegende Angehörige. Er trägt zur Öffentlichkeitsarbeit und Bekanntmachung des Programms bei. 5. Die Personalentwicklung (Abt. 42/43) übernimmt beratende Funktionen und bietet Fortbildungskomponenten und ggf. den Wiedereinstieg begleitendes internes Coaching an (soweit kapazitativ möglich). 6. Das Personalmanagement (Abt. 41) ist für die administrative Abwicklung der Familienzeit und Informationen zu vertragsrechtlichen Fragen des Familienzeitlers/in zuständig. 1. Beratung und Information des/r Familienzeitler/in 2. Patenschaft 3. Informationen und Beratung zu internen Qualifizierungs- und Coachingangeboten Kontakterhalt zur Universität und der Integration in den beruflichen Alltag Kontakt auf dienstliche Veranlassung und während der Arbeitszeit Erleichterter Übergang in die Familienzeit und Rückkehr Bessere Planbarkeit der Abwesenheit innerhalb der Abteilung Bindung qualifizierter Fachkräfte an Organisation/Abteilung Positionierung der UzK als familienfreundliche Organisation Dual Career & Family Support & Personalentwicklung 5

6 3. Unterstützung durch die zentralen Akteure/innen der Universität 3.1 Dual Career & Family Support (CFS/Abt. 45) Der CFS bietet eine kontinuierliche Beratung für alle Hochschulangehörigen zu Fragen der Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Vor der Geburt können Informationen über Kinderbetreuungsmöglichkeiten, Elternzeit, Teilzeit, finanzielle Aspekte, etc. gegeben werden. Auch werden weitere interne und externe Beratungsstellen präsentiert und ggf. vermittelt. Für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen bietet der CFS verschiedene Beratungs- und Informationsmöglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Pflege, Pflegezeit, Familienpflegezeit, Teilzeit, Unterstützungsangebote, etc. Der CFS organisiert und begleitet ein Elternnetzwerk sowie ein Netzwerk pflegender Angehöriger, in dem Beschäftigte vor, während und nach einer Auszeit miteinander ins Gespräch kommen können. Ansprechpartnerinnen: Elternzeit Fr. Jonatzke Tel: Pflegezeit Fr. Lissek Tel: Gut zu wissen: Die Beratung durch den CFS erfolgt auf freiwilliger und vertraulicher Basis. Wenn Sie eine Beratung durch die Beraterinnen des CFS oder Unterstützung, wie z.b. Erinnerung an die Gespräche mit Vorgesetzten vor der Familienzeit und vor der Rückkehr, wünschen oder Sie Interesse an dem Eltern- oder Pflegenetzwerk haben, melden Sie sich bitte bei den Kolleginnen des CFS. 3.2 Personalmanagement (Abt. 41) Das Personalmanagement ist für die administrative Abwicklung der Elternzeit/Pflegezeit und Informationen zu vertragsrechtlichen Fragen des/der Familienzeitlers/in zuständig. Vor der Familienzeit Bei Bekanntgabe der Schwangerschaft durch die Schwangere sendet die Abt. 41 ein Informationsschreiben an die Vorgesetzte/n, welches (1) eine Kopie des Infobriefes mit der Festsetzung der Mutterschutzfrist enthält, sowie (2) eine Erinnerung an den Gesprächstermin zur Planung des Patenschaftsprogramms mit dem/r Familienzeitler/in. einen Informationsbrief für den/die Familienzeitler/in, der Hinweise enthält zu (1) dem Patenschaftsprogramm in der Familienzeit, (2) zu Mutterschutz und Elternzeit, Ansprechpartner/in ist der/die jeweilige Sachbearbeiter/in in Abt. 41: 6 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015

7 (3) dem Begleitungs- und Beratungsangebot des Dual Career & Family Support, (4) ggf. der Möglichkeit von Versetzung aufgrund von arbeitsschutzrechtlichen Maßnahmen, (5) ggf. Veränderung des Vertrages, insbesondere im wissenschaftlichen Bereich (6) dem Gespräch zum Ende der Familienzeit und zur Organisation des Wiedereinstiegs bei Antrag auf Pflegezeit/Familienpflegezeit durch pflegende Angehörige sendet die Abt.41 einen Informationsbrief für den/die Pflegezeitler/in, der Hinweise enthält zu (1) dem Patenschaftsprogramm in der Familienzeit, (2) dem Begleitungs- und Beratungsangebot des Dual Career & Family Support (3) dem Gespräch zum Ende der Familienzeit und zur Organisation des Wiedereinstiegs. Während der Familienzeit Nach der Geburt wird ein Glückwunschschreiben an den/die Elternzeitler/in verschickt, das (1) die Dauer des Mutterschutzes (Mütter), (2) ggf. Dauer der beantragten Elternzeit (Väter und Mütter) und (3) einen Hinweis auf das Gespräch vor der Rückkehr beinhaltet. Vor der Rückkehr Bei Bedarf erteilt die Abt. 41 vor der Rückkehr der Familienzeitler/in telefonische oder persönliche Auskunft zu rechtlichen und vertraglichen Fragestellungen des Wiedereinstiegs. 3.3 Personalentwicklung (Abt. 42/43) Die Personalentwicklung hat eine beratende Funktion und informiert die Beteiligten über Qualifizierungsmaßnahmen. Sie bietet Fortbildungskomponenten und vermittelt (soweit kapazitativ möglich) ein den Wiedereinstieg begleitendes internes Coaching. Ansprechpartnerinnen: Abt. 42 Eva Skowronnek Tel.: Abt. 43 Kirsten Schramm Tel.: Gut zu wissen: Zusätzlich zu dem Beratungsangebot zu karriererelevanten Fragen bietet die Personalentwicklung auch Mitarbeiter/innenberatung zu (1) psychosozialen Aspekten und Sucht: Fr. Schmandt Tel.: ; (2) Aspekten der Führung und Zusammenarbeit: Hr. Böhnke Tel.: Dual Career & Family Support & Personalentwicklung 7

8 4. Arbeitsunterlagen Auf den folgenden Seiten finden Sie Checklisten für alle Beteiligten, was und wann etwas zu tun ist. Die Checklisten dienen Ihnen als Leitfaden und Erinnerungsstütze. Gesprächsleitfäden helfen Ihnen als Vorgesetzten/r, anstehende Gespräche zur Planung und Rückkehr des/ der Familienzeitlers/in zu strukturieren. Der Vordruck zur Patenschaftsvereinbarung zwischen Familienzeitler/in, Pate/in und Vorgesetzten/r bietet eine Vorlage für eine Vereinbarung im Rahmen des Direktionsrechts und wird der Personalakte des/der Paten/ in beigelegt. 8 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015

9 4.1 Wichtige Informationen für schwangere beschäftigte der UzK Ab Kenntnis der Schwangerschaft bis 3 Monate vorher Bis 7 Wochen vorher 6 Wochen vorher Geburt 1 Woche danach 8 Wochen danach 3-6 Monate vor Rückkehr 4 Wochen nach Rückkehr Ab dem 3. Geburtstag des Kindes Bekanntgabe der Schwangerschaft an Abt. 41 und Vorgesetzten/r Zusendung eines Nachweises mit Geburtstermin an Abt. 41 Planungsgespräch zwischen Schwangerer bzw. Vater, wenn dieser Elternzeit plant, mit Vorgesetzten/r über weiteren Verlauf, Patenschaftsprogramm inkl. Paten/innenauswahl Abschluss der Patenschaftsvereinbarung zw. Vorgesetzten/r, Familienzeitler/in und Pate/in Anmeldung der Elternzeit durch den Vater, wenn diese direkt nach Geburt beginnen soll Antrag Mutterschaftsgeld bei Krankenkasse (Vorlage ärztliche Bescheinigung über Geburtstermin, frühestens 7 Wochen vor Geburt möglich)/bei Beamtinnen ist kein Antrag nötig, da die Arbeitgeberin das Mutterschaftsgeld weiter bezahlt Beginn Mutterschutz/Freistellung von Arbeit (auf eigenen Wunsch kann weiter gearbeitet werden, jederzeit Beendigung der Arbeit durch Mutter möglich) Übersendung einer Kopie der Geburtsurkunde an Abt. 41 und LBV Beamtinnen erhalten auf Antrag beim LBV einen Zuschuss zur privaten Krankenversicherung i.d.r. Automatischer Eintrag des Kindes in ELStAM (Elektronisches Lohnsteuerabzugsmerkmale) Beamtinnen erhalten auf Antrag einen Zuschuss zur Säuglingserstausstattung Beantragung von Kindergeld bei der jeweils zuständigen Familienkasse (weitere Informationen unter uni-koeln.de/cfs) Schriftliche Mitteilung der Mutter über Rückkehr oder Anmeldung der Elternzeit, wenn diese direkt nach Mutterschutz beginnen soll Anmeldung Elternzeit durch Schwangere (da 8 Wochen Mutterschutz nach der Geburt angerechnet wird spätestens 1 Woche nach der Geburt, wenn Elternzeit im Anschluss an Mutterschutz erfolgen soll) Antrag Elterngeld (Frist: innerhalb der ersten drei Monate nach der Geburt) Möglichkeit zur Aufteilung der Partnerschaftsbonus(-monate) Ende Mutterschutz (12 Wochen danach bei Frühgeburt oder Zwillingen), Beginn Kontaktprogramm mit Pate/in (12 Wochen danach bei Frühgeburt oder Zwillingen) ggf. Antrag auf Teilzeit oder Verlängerung Elternzeit Vereinbarung eines Rückkehrgespräches mit Vorgesetztem/r Planung von Qualifizierungsmaßnahmen, ggf. Weiterbildung Feedbackgespräch von Vorgesetzten/r mit Familienzeitler/in und Pate/In Rückkehrgespräch mit Vorgesetzten/r (Arbeitszeit, betriebliche Infos, Ziele, Qualifizierung) Evaluationsbogen zum Patenschaftsprogramm an CFS Bis zu 24 Monate der Elternzeit können auch zwischen dem dritten und 8. Geburtstag des Kindes genommen werden Der Übertrag der Elternzeit muss ab dem dritten Geburtstag des Kindes mind. 13 Wochen vor Antritt der Elternzeit angemeldet werden Hierfür ist keine Zustimmung der Arbeitgeberin nötig Gut zu Wissen: Detaillierte Informationen zu ElterngeldPlus, flexiblere Elternzeit und Partnerschaftsbonus finden Sie in der jeweils aktuellen Fassung auf den Internetseiten des Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend: (Stichwort: Elterngeld Plus). Beachten Sie mögliche Sonderregelungen und Zuschussmöglichkeiten bei Mehrlingsgeburten. Dual Career & Family Support & Personalentwicklung 9

10 4.2 Wichtige Informationen für pflegende Angehörige Eintritt des Pflegefalls Wenn die Pflege für bis zu 6 Monate benötigt wird Wenn die Pflege länger als 6 Monate benötigt wird Kurzzeitige Arbeitsverhinderung von bis zu 10 Tagen pro Pflegefall Es besteht die Möglichkeit ohne Ankündigung, aber mit Nachweis aufgrund eines akuten Pflegefalls der Arbeit fernzubleiben. Die Lohnersatzleistung, das Pflegeunterstützungsgeld, wird von der Pflegeversicherung des zu pflegenden Angehörigen getragen. Rechtsanspruch auf bis zu 6 Monate Freistellung, vollständig oder teilweise Beschäftigte können sich bis zu 6 Monate freistellen lassen um einen pflegebedürftigen Angehörigen zu pflegen Für diese unentgeltliche Freistellung besteht der Rechtsanspruch ein zinsloses Darlehen beim Bundesamt für zivilgesellschaftliche Aufgaben (BafzA) aufzunehmen. Hier gibt es eine Härtefallregelung, die die Möglichkeit zur Stundung oder teilweiser Erlassung des Darlehens beinhaltet Rechtsanspruch auf Freistellung von der Arbeit bis zu 24 Monate mit einer Arbeitszeitreduzierung auf bis zu 15 Std./Woche Beschäftigte können Ihre Arbeitszeit für 24 Monate auf eine Arbeitszeit von bis zu 15 Std./Woche reduzieren, um einen pflegebedürftigen Angehörigen zu pflegen Für diese unentgeltliche Arbeitsreduzierung besteht ebenfalls der Rechtsanspruch ein zinsloses Darlehen beim (BafzA) aufzunehmen. Hier gibt es eine Härtefallregelung, die die Möglichkeit zur Stundung oder teilweiser Erlassung des Darlehens beinhaltet Für die Betreuung eines Minderjährigen Pflegebedürftigen Eine Freistellung ist auch für die Betreuung eines minderjährigen pflegebedürftigen Angehörigen, außerhäuslich und zu Hause möglich. Diese Freistellung verlangt die festgestellte Pflegebedürftigkeit, eine schwere Krankheit rechtfertigt den Anspruch auf Freistellung nicht. Weitere Regelungen Für Tarifbeschäftigte Sonderurlaub 28 TV-L: Angestellte können unter Verzicht auf Entgelt und bei Vorliegen eines wichtigen Grundes Sonderurlaub beantragen Bezahlte Freistellung nach 29 TV-L: Nach Abs.1 e) gilt die schwere Erkrankung eines Angehörigen als persönlicher Grund, für den Angestellte 1 Tag im Kalenderjahr freigestellt werden können Reduzierung der Arbeitszeit nach 11 TV-L (ggf. 8 TzBfG) : Arbeitnehmer/innen können ihre Arbeitszeit verringern, wenn dem nicht dringende dienstliche Belange entgegenstehen. Anspruch auf Rückkehr zur ursprünglichen Arbeitszeit besteht nur, wenn die Reduzierung als befristet vereinbart wurde! Für Beamte/innen Urlaub aus familiären Gründen 71 LBG: Bis zu drei Jahre, ohne Dienstbezüge In Kombination mit Urlaub aus arbeitsmarktpolitischen Gründen 70 ist eine Freistellung bis zu 12 Jahren möglich Gut zu wissen: Da Pflegefälle oft unvorhergesehen eintreten und pflegende Angehörige kurzfristig ausfallen, ist eine frühzeitige Planung oft für keine Partei möglich. Gleichzeitig ist die Belastungssituation des/r Beschäftigten während des Wiedereinstiegs schwer vorhersehbar. Umso wichtiger ist es daher, den Kontakt mit dem/r Familienzeitler/in durch ein Patenschaftsprogramm zu halten und den Wiedereinstieg gut vorzubereiten bzw. zu begleiten. 10 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015

11 4.3 Checkliste für Vorgesetzte (von werdenden Eltern) Vor der Geburt Bekanntgabe Schwangerschaft 3 Monate vorher Freuen Sie sich für Ihre/n Mitarbeiter/in für sie/ihn ist das ein wichtiges Signal, dass er/sie auch als Mutter oder Vater ein/e geschätzte/r Mitarbeiter/in ist! Ggf. Umstrukturierung des Arbeitsplatzes aufgrund erhöhter Gefahr für das Kind mit Familienzeitler/in abstimmen (Rücksprache mit Arbeitsschutz) Information über Patenschaftsprogramm Planungsgespräch mit Familienzeitler/in (Pkt. 5.1/5.2) Ablauf der Übergabe, Planung der Vakanz, Vorstellung/Dauer Elternzeit, Rückkehrvorstellung Ggf. Mithilfe bei der Auswahl des/der Paten/in Geburt 1 Woche danach Gratulation an Familienzeitler/in und Familie Nach der Geburt Vor Rückkehr Nach der Rückkehr kontinuierlich 3 Monate vor Rückkehr 4 Wochen nach Rückkehr Austausch mit Pate/in und ggf. Familienzeitler/in Rückkehrgespräch mit Familienzeitler/in (Pkt. 5.4) Arbeitszeit (in Abstimmung mit Kinderbetreuung, betrieblichen Erfordernissen) Betriebliche Informationen, Qualifizierungsbedarf, ggf. Weiterbildung, Einarbeitung administrative Planung der Rückkehr (ggf. Wiederzuweisungsantrag an Abt. 41) Feedbackgespräch mit Familienzeitler/in und Pate/in Erforderliche Unterlagen Abzeichnung des Antrages auf Elternzeit, mit Angaben der geplanten/beantragten Arbeitszeit Weiterleitung vertragsrelevanter Unterlagen an Abt. 41 Beurteilung der Arbeitsbedingungen nach 1 MuSchRiV an 02.2 Dual Career & Family Support & Personalentwicklung 11

12 4.3 Checkliste für Paten/innen Vor der Geburt Abschluss der Patenschaftsvereinbarung Information und Austausch mit Familienzeitler/in (persönliche oder telefonische Treffen ca. alle 4-8 Wochen, kontinuierliche Information per ) Nach der Geburt Themen/Inhalte: MA-Zeitung Protokolle, Einladungen Weiterbildungsangebote, interne Schulungen Stellenangebote Persönliche Kontakte Sonstiges Vor der Rückkehr Austausch mit Vorgesetztem/r Auf Wunsch des/der Familienzeitlers/in: Teilnahme an Gespräch mit Vorgesetztem/r 12 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015

13 5. Gesprächsleitfäden 5.1 Planungsgespräch zur Elternzeit Planungsgespräch zur Elternzeit - Leitfaden/Protokoll Datum des Gesprächs: Mitarbeiter/in: Vorgesetzte/r: Abteilung/Institut/Arbeitsgebiet: Themenfeld Mutterschutzgesetz Gestaltung des Arbeitsplatzes, Pausen und Ausruhmöglichkeiten Vermeidung von Mehrarbeit Beschäftigungsverbot (z.b. bei erhöhter Unfallgefahr, gesundheitsgefährdenden Stoffen, schwerer körperlicher Arbeit z.b. auch bei ständigem Stehen nach dem 5. Monat) ggf. Umstrukturierung des Arbeitsplatzes Freistellung für Untersuchungen sollten wenn möglich außerhalb der Arbeitszeit stattfinden, es darf hierdurch kein Entgeltausfall entstehen Fristen 6 Wochen vor Entbindung: Arbeitsfreistellung (auf eigenen Wunsch kann weiter gearbeitet werden, jederzeit Beendigung der Arbeit durch Mutter möglich) Spätestens 7 Wochen vor Antritt: Antrag auf Elternzeit (auch eine Verlängerung der Elternzeit muss mit Einhaltung der Fristen schriftlich vom Arbeitgeber verlangt werden) 1 Übertragungsmöglichkeit von bis zu 24 Monaten Elternzeit auf einen Zeitabschnitt zwischen dem 3. Geburtstag und 8. Geburtstag des Kindes. Hier gilt eine Antragsfrist von 13 Wochen vor Antritt der Elternzeit. Überlegungen zur Elternzeit Arbeitsübergabe (wer übernimmt welche Aufgaben) voraussichtliche Dauer (Fristen beachten) Rückkehrabsichten und Arbeitszeit nach Rückkehr Fortführung der Arbeit in Abwesenheit Klärung zu -Account, Dauerparkticket und Großkundenticket der KVB Qualifikationserhalt Qualifizierungsmaßnahmen/Fortbildungen während Elternzeit Qualifikationserhalt durch Vertretungen Information über Patenschaftsprogramm in der Familienzeit und Beratungsangebote an der UzK Kandidaten/innensuche (Vorschläge/Wünsche) Beratungsangebot des Dual Career & Family Support und Personalentwicklung Beratung zur Betreuungsplatzsuche durch den Dual Career & Family Support (Beginnen Sie frühzeitig!) Rückkehrgespräch findet voraussichtlich statt am: 1 Per Einschreiben mit Rückschein oder schriftlich den Eingang bestätigen lassen. Kommentar/Ergebnis Datum, Unterschrift Mitarbeiter/in Datum, Unterschrift Vorgesetzte/r Dual Career & Family Support & Personalentwicklung 13

14 5.2 Planungsgespräch zur Pflegezeit/Familienpflegezeit Planungsgespräch zur Pflegezeit - Leitfaden/Protokoll Datum des Gesprächs: Mitarbeiter/in: Vorgesetzte/r: Abteilung/Institut/Arbeitsgebiet: Themenfeld Pflegezeitgesetz 10-tägige Freistellung bei akuter Pflegesituation (ggf. ärztliche Bescheinigung), danach bis zu 6 Monate Pflegezeit insgesamt (Bescheinigung Pflegekassen MDK/MEDICPROOF) Die Lohnersatzleistung bei 10-tägiger unentgeltlicher Freistellung wird von der Pflegekasse des/r Pflegebedürftigen gezahlt. Der Verdienstausfall in den 6 Monaten Pflegezeit kann über ein zinsloses Darlehen des Bafza (Bundesministerium für zivilgesellschaftliche Aufgaben) aufgefangen werden. Familienpflegezeit Teilzeitmodell bis zu 24 Monate möglich zur Vereinbarkeit der Pflege/Betreuung von Angehörigen und Erwerbstätigkeit. Es besteht ein Rechtsanspruch auf Freistellung von der Arbeit bis zu 24 Monate mit einer Arbeitszeitreduzierung auf bis zu 15 Std./Woche. Beantragung mit Bescheinigung des MDK/MEDICPROOF Es besteht ein Rechtsanspruch auf ein zinsloses Darlehen des Bafza, welches den Verdienstausfall in den 24 Monaten Pflegezeit auffangen kann. Kündigungsschutz von der Ankündigung bis zur Beendigung der Kurzzeitpflege oder Pflegezeit besteht ein Sonderkündigungsschutz. Fristen Schriftlicher Antrag auf Pflegezeit (Dauer und Umfang) mindestens 10 Arbeitstage vor Freistellungsbeginn an Abt. 41. Bescheinigung des MDK/MEDICPROOF ist beizulegen. Die Pflegezeit kann maximal 6 Monate umfassen. Ggf. Antrag auf Übernahme der Kosten der freiwilligen Krankenversicherung bei Pflegeversicherung. Überlegungen zur Pflegezeit Arbeitsübergabe; voraussichtliche Dauer (Fristen beachten); Rückkehrabsichten und Arbeitszeit nach Rückkehr Fortführung der Arbeit in Abwesenheit Klärung zu -Account, Dauerparkticket und Großkundenticket der KVB Information über Patenschaftsprogramm in der Familienzeit und Beratungsangebote an der UzK Kandidaten/innensuche (Vorschläge/Wünsche) Beratungsangebot des Dual Career & Family Support Qualifikationserhalt Qualifizierungsmaßnahmen/Fortbildungen während Pflegezeit Qualifikationserhalt durch Vertretungen Rückkehrgespräch findet voraussichtlich statt am: Kommentar/Ergebnis Datum, Unterschrift Mitarbeiter/in Datum, Unterschrift Vorgesetzte/r 14 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015

15 5.3 Patenschaftsvereinbarung* Planungsgespräch zur Patenschaft - Leitfaden/Protokoll Datum des Gesprächs: Mitarbeiter/in: Vorgesetzte/r: Pate/in: Abteilung/Institut/Arbeitsgebiet: Themenfeld Organisation der Patenschaft Häufigkeit der Kontakte (Turnus, vorauss. Starttermin) Ort der Treffen (auf und außerhalb des Campusgeländes) Rückmeldung des/r Paten/in bei FK/FV über Treffen Informationsaustausch während der Patenschaft z.b.: Mitarbeiterzeitung, PR-Infos, Universitätszeitung, Protokolle (bspw. Abteilungsbesprechung, Teamsitzung, Jour fix, etc.), persönliche Informationen, Einladungen zu betrieblichen Veranstaltungen, Infos über Weiterbildungsprogramme (intern/extern); Interne Stellenausschreibungen Ggf. Hinweis auf interne/externe Beratungsangebote während der Patenschaft (Pkt. 7.1) Dual Career & Family Support (CFS) der Uni Köln Betriebliche Mitarbeiter- und Führungskräfteberatung (PE) Büro der Gleichstellungsbeauftragten der UzK Personalräte der Uni Köln Personalentwicklung Benennung eines/r Vertreters/in für den/die Paten/in (bei Ausfall) Kommentar/Ergebnis Zwischen dem/r Mitarbeiter/in Und dem/r Paten/in wird eine Patenschaftsvereinbarung getroffen. Während der Familienzeit des/r Beschäftigten informiert der/die Pate/in regelmäßig (telefonisch, persönlich oder per ) über wichtige Neuerungen. Der/die Pate/in erhält für die Dauer des Patenprogramms eine Freistellung von 2 Std./Monat als Dienstzeit. Die Patenschaft beginnt am und endet voraussichtlich am Datum, Unterschrift Mitarbeiter/in Datum, Unterschrift Pate/in Datum, Unterschrift Vorgesetzte/r *Bitte senden Sie die Vereinbarung an Ihre/n jeweiligen SachbearbeiterIn in Abteilung 41. Diese wird in Ihrer Personalakte verbleiben. Dual Career & Family Support & Personalentwicklung 15

16 5.4 Rückkehrgespräch Planungsgespräch zur Rückkehr - Leitfaden/Protokoll Datum des Gesprächs: Mitarbeiter/in: Vorgesetzte/r: Abteilung/Institut/Arbeitsgebiet: Themenfeld Wiedereinstieg/Einarbeitung Geplanter Zeitpunkt des Wiedereinstiegs? (ggf. Verlängerung der Elternzeit/Pflegezeit) Rückkehr auf den alten Arbeitsplatz oder ggf. gleichwertiger Arbeitsplatz? Mögliche Arbeitszeiten bzw. Arbeitstage? Möglichkeit zur Telearbeit? Einarbeitung am Arbeitsplatz, Gespräche mit Kollegen/innen Arbeitszeitmodell Wiedereinstieg in Vollzeit oder Teilzeit? ggf. Befristung der Teilzeit, stufenweise Erhöhung der Arbeitszeit Fragen zur Teilzeit (bspw. Urlaubsanspruch, soziale Leistungen, Gehalt, Beihilfeanspruch, etc.) Procedere für Antrag auf Teilzeit Hinweis auf Information durch Abt. 41 zu vertragsrechtlichen Fragen Kinderbetreuung Information über interne und externe Betreuungsangebote, Kinderbetreuungsfonds, Elternnetzwerk/Netzwerk für pflegende Angehörige, Verweis auf unterstützende Angebote für Eltern/pflegende Angehörige an der Universität Köln Fristen Schriftlicher Antrag auf Pflegezeit (Dauer und Umfang) mindestens 10 Arbeitstage vor Freistellungsbeginn an Abt. 41. Bescheinigung des MDK/MEDICPROOF ist beizulegen. Die Pflegezeit kann maximal 6 Monate umfassen. Ggf. Antrag auf Übernahme der Kosten der freiwilligen Krankenversicherung bei Pflegeversicherung. Qualifizierungsbedarf Möglichkeiten zur Fortbildung, Hospitationen, Vertretungen Kommentar/Ergebnis Datum, Unterschrift Mitarbeiter/in Datum, Unterschrift Vorgesetzte/r 16 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015

17 5.5 Abschluss-/Feedbackgespräch Abschlussgespräch - Leitfaden Das Abschlussgespräch stellt eine informelle Reflektion der Patenschaft/des Patenschaftsprogramms zwischen dem/der Familienzeitler/in, der/dem Vorgesetzten und dem/der Paten/in dar. Die Inhalte bleiben vertraulich. Als Familienzeitler/in helfen Sie uns sehr, wenn Sie den unteren Abschnitt ausfüllen und an den CFS zurückschicken, damit wir unser Programm stetig Ihren Bedürfnissen anpassen können! Mögliche Fragestellungen des/der Paten/in für den/die Familienzeitler/in können sein: Wie beurteile ich das PPF als Angebot für den Wiedereinstieg ins Berufsleben? Wie beurteile ich meinen Nutzen und den des/r FamilienzeitlerIn aus dem PPF? Wovon hat der/die Familienzeitler/in besonders profitiert? Wodurch konnte ich den/die Familienzeitler/in besonders unterstützen? Welche weiteren Maßnahmen hätte ich mir gewünscht (z.b. Fortbildungen, Austausch mit anderen Paten/innen)? Von welchen weiteren Maßnahmen hätte der/die Familienzeitler/in profitiert? Mögliche Fragestellungen des/der Familienzeitlers/in können sein: Wie beurteile ich das PPF als Angebot für den Wiedereinstieg ins Berufsleben? Wie beurteile ich meinen Nutzen aus dem PPF, wovon habe ich besonders profitiert? Wie schätze ich den Nutzen des/der Paten/in durch das PPF ein? Wie profitiert mein Arbeitgeber durch die Patenschaft? Welche Unterstützung durch den/die Pate/in war besonders hilfreich für mich? Welche weiteren Maßnahmen hätte ich mir gewünscht? Von welchen weiteren Maßnahmen hätte der/die Pate/in besonders profitiert? Bitte zurücksenden an: Universität zu Köln - Dual Career & Family Support - Albertus Magnus Platz, Köln Beurteilungsbogen zu dem Patenschaftsprogramm in der Familienzeit Ich habe von bis an dem Patenschaftsprogramm teilgenommen. Mein/e Abteilung/Institut/Arbeitsgebiet: Welche Aspekte des PPF sind/waren besonders relevant? persönlicher Austausch Weitergabe von Wissen Unterstützung einer/s Kollegen/in Informationsstand erhalten Kontakt zur Arbeitsstelle Kontakt zur FK/FV fachlicher Kontakt zu Kollegen/innen persönlicher Kontakt zu Kollegen/innen Sonstiges Welche weiteren Maßnahmen würden Sie sich im Rahmen des PPF wünschen? Hat Familienzeitler/in an Fortbildungsmaßnahmen während der Familienzeit teilgenommen? nein, weil ja, welche: Weitere Anregungen, Kritik und Kommentare zum Patenschaftsprogramm: Bei Interesse an weiteren Informationen zum Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf haben, informieren wir Sie gerne: Dual Career & Family Support & Personalentwicklung 17

18 6. Links und weitere Informationen 6.1 Rechtliche Grundlagen Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBFG) für Beschäftigte im Öffentlichen Dienst Tarifvertrag Länder (TV-L) Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZVG) für Beamte/innen Beamtengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen hoben=n&menu=1#det Rechtliche Grundlagen für Eltern Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) Gesetz zum Schutz der erwerbstätigen Mutter (MuSchG) Rechtliche Grundlagen für pflegende Angehörige Pflegezeitgesetz Familienpflegezeitgesetz Verbraucherrechte in der Pflege - Verbraucherzentrale Bundesverband (vzbv) Finanzielle Regelungen Finanzielle Regelungen für Eltern Mutterschaftsgeld Informationen bei der Mutterschaftsgeldstelle Elterngeld Die zuständige Elterngeldstelle für Köln weitere Elterngeldstellen können in der Suchmaschine des Familienministeriums des Landes NRW gesucht werden: 18 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015

19 Online-Antrag Elterngeld beim Ministerium für Generationen, Frauen und Integration: Kindergeld Bei Beschäftigten des Landes wird Antrag gestellt an: LBV NRW - Familienkasse - Name, Vorname der kindergeldberechtigten Person Düsseldorf LBV-Personalnummer Vordruck für den Antrag zum Kindergeld Allgemeine Informationen Familien Wegweiser Information über Finanzen, Betreuung, etc. (finanzielle) Leistungen für Familien Finanzielle Regelungen für pflegende Angehörige Pflegegeld Bundesministerium für Gesundheit: Die als pflegebedürftig eingestufte Person hat Anspruch auf Pflegegeld und/oder Pflegesachleistung, das sie idr an die pflegende Person (brutto = netto) weiterleitet. Pflegezeit/Kurzzeitige Arbeitsverhinderung Pflegezeitgesetz: Es gibt anders als während der Elternzeit - keinen gesetzlich geregelten Lohnersatzleistungen für die Übernahme von Pflege von Angehörigen während der Pflegezeit/Kurzzeitigen Arbeitsverhinderung. Es kann aber ein Anspruch auf ALG I oder ALG II bestehen. Die pflegebedürftige Person Pflegegeld, dass sie an die pflegende Person (brutto = netto) weiterleiten kann. Familienpflegezeit Familienpflegezeit: teilweise Reduzierung der Arbeitszeit zur Pflege von Angehörigen (bis mind. 15 durchschnittliche Wochenarbeitszeit) mit vorfinanzierter Gehaltsaufstockung Laufzeit max. 24 Monate, danach muss vorfinanzierte Gehaltsaufstockung zurückgezahlt werden Gut zu Wissen: Gleich, ob Sie erwägen, Ihre Berufstätigkeit vorläufig aufzugeben oder zu reduzieren (z.b. Pflegezeit oder Familienpflegezeit), sollten Sie sich vorher über rechtliche und finanzielle Folgen informieren! Wenn Sie zu der Entscheidung gelangen, Ihre Berufstätigkeit vollständig aufgeben zu wollen, lassen Sie sich vorher unbedingt von der Arbeitsagentur über Ihre Anspruchsberechtigung beraten! Dual Career & Family Support & Personalentwicklung 19

20 6.3 Angebote für Eltern Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBFG) Kinderbetreuung Allgemeine Informationen Betreuungsangebote in Kindertageseinrichtungen der Stadt Köln Vorteile der Kinderbetreuung und Informationen rund um Kinderbetreuung des BMFSFJ Handbuch Kindertagespflege des BMFSFJ Kinderbetreuung an der Universität zu Köln Kindertagesstätte der Universität zu Köln Universitätskindergarten e.v. Kölner Studentenwerk - Stoppersöckchen, UniKids und FH Zwerge: Kinderbetreuungsdatenbanken Kita-Datenbank des Landschaftsverband Rheinland Regionale Internetseite mit Informationen für Eltern und einer Datenbank: Kölner Eltern- und Kinder Selbsthilfe e.v. - KEKS e.v. ; Informationsplattform für Eltern und Kinderbetreuungseinrichtungen, Kinderbetreuungsplatz-Börse Kinderbetreuung an Hochschulen in NRW Bundesweite Kita-Datenbank Angebote für pflegende Angehörige Landesstelle Pflegende Angehörige NRW Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend Informationen zu allen Fragen rund um die Pflege, mit Hinweisen auch auf örtlich zuständige Ämter Wege zur Pflege Servicetelefon und Informationsportal des BmFSFJ 20 Leitfaden für das Patenschaftsprogramm in der Familienzeit 2015