ARBEITSZEITERFASSUNG MIT VAP OUTOTEC ANLEITUNG ZUR ERFASSUNG DER PERSÖNLICHEN ARBEITSZEITEN DURCH DEN MITARBEITER

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1 ARBEITSZEITERFASSUNG MIT VAP OUTOTEC ANLEITUNG ZUR ERFASSUNG DER PERSÖNLICHEN ARBEITSZEITEN DURCH DEN MITARBEITER 1 Einleitung Das Programm ist ein Vorerfassungsprogramm für SAP zur Erfassung, Prüfung und Weitergabe von Tätigkeitsnachweisen (Reise- und Arbeitszeiten sowie Pausen). Die eigentliche Verarbeitung (d.h. Bewertung der Zeiten mit Beträgen) findet in SAP statt. basiert auf einer MS Access-Datenbank und ist sowohl mit einer Voll- als auch mit einer Laufzeitversion von MS Access 2000 oder höher lauffähig. Es besteht aus drei Teilen: 1. Programmbereich (Datei VAP_Outotec.mdb ) 2. Datenbereich (Datei VAP_Outotec_Daten.mdb ) 3. Benutzerkonten (Datei VAP_SYS.mdb ) Der Datenbereich kann bei der Installation in ein separates Verzeichnis (z.b. für Mehrbenutzerbetrieb auf einen Server) installiert werden Seite 2

2 2 Anmeldung Sie finden die Anwendung (im folgenden nur VAP genannt) über die Start-Schaltfläche (üblicherweise unten links auf dem Bildschirm). Um mit der Netzwerk-Version zu arbeiten (dies setzt eine Netzwerk-Anbindung zum Outotec-Server (Q:\ORGANI\VAP) voraus), klicken Sie auf: Start > Programme > VRG Anwendungen > VAP_Outotec 90_v2.05_Netzwerk -> VRG VAP2000_v2.05_Netzwerk Falls Sie nicht über eine entsprechende Netzwerk-Anbindung zum Outotec-Server (Q:\ORGANI\VAP) verfügen klicken Sie auf: Start > Programme > VRG Anwendungen > VAP_Outotec 90_v2.05_Lokal -> VRG VAP2000_v2.05_Lokal (Sie können dieses Icon zur schnelleren Verfügbarkeit auch auf dem Desktop ablegen) Im erscheinenden Anmeldefenster tragen Sie bitte bei Name ihren Nachnamen und den ersten Buchstaben des Vornamens ein; z. B. Hans Meier -> Name: MeierH Diese Anmeldenamen sind für den gesamten Personalbestand vorgegeben. Das Standardkennwort für die erste Anmeldung lautet kennwort. Nach Bestätigung des Kennwortes durch Enter erscheint die Anmeldemaske. 2.1 Anmeldemaske Es werden nur die Firmen angezeigt, für die die aktuelle Benutzerkennung eine Berechtigung hat. Vorbelegt wird automatisch die Firma mit der kleinsten Firmennummer (i.d.r. Firma 2880 (Outotec) 2881 (OTO)) Seite 3

3 Der Pfad der aktuellen Daten-Datenbank wird im unteren Bereich der Anmeldemaske angezeigt. D.h. aus dieser Datei (VAP_Outotec_Daten.mdb) werden, während Sie mit VAP arbeiten, Daten hineingeschrieben bzw. ausgelesen. Sollte einmal mit einer anderen Daten-Datei gearbeitet werden müssen, erreichen Sie dass über die Schaltfläche [Daten-DB ändern]. Nach der Anmeldung wird die Ländereinstellung laut Windows-Systemsteuerung geprüft. Sollte nicht die deutsche Ländereinstellung ( Deutsch (Deuschland) ) eingestellt sein, erscheint folgende Meldung: (Zeiterfas- Bei Zugriffsstufe 10 wird nach der Auswahl der Firma automatisch die Erfassungsmaske sung) geöffnet Seite 4

4 Kennwort verändern Bei ihrer ersten Anmeldung sollte unbedingt das Kennwort individualisiert werden. Hierzu wählen Sie bitte den Menüpunkt Einstellungen und den Unterpunkt Benutzerkennwort ändern. Der Menüpunkt Einstellungen befindet sich in der Verzeichnisstruktur links, nicht in der Menüleiste wie bei MS Excel, Access oder Word. Es erscheint ein Fenster Benutzerkennwort ändern. Hier geben Sie bitte noch einmal das alte Kennwort kennwort ein und vergeben sich dann ein neues Kennwort. Dieses geben Sie dann bitte in gleicher Schreibweise noch mal im Feld Bestätigen vor. Über ihren Benutzernamen kann die Anwendung nur noch mit dem neuen Kennwort geöffnet werden. Sie können das Kennwort jederzeit auf dem beschriebenen Weg verändern. Verlassen Sie die Eingabefelder mit der Tabulator-Taste ( ). Nachdem Sie mit der Tabulator-Taste das letzte Feld verlassen haben, wird die OK-Schaltfläche entsperrt. Klicken Sie auf OK, um die Änderung des Kennworts abzuschliessen Seite 5

5 3 Allgemeines In den Eingabemasken () können Daten mit <F12> gespeichert werden. Um ins nächste Eingabefeld zu springen, kann sowohl die <Enter>- als auch die <Tab>-Taste verwendet werden. Jeder Bericht kann in der Seitenvoransicht über den Briefumschlag oben in der Symbolleiste per verschickt werden: In den Masken, in denen eine Datei oder ein Verzeichnis anzugeben ist, kann folgende Schaltfläche verwendet werden, um ein Explorer-Fenster zu öffnen: Die Datei oder das Verzeichnis braucht dann nicht über die Tastatur eingetippt werden, sondern kann per Mausklick aus dem Explorer-Fenster ausgewählt werden. Diese Schaltfläche öffnet einen Bericht (z.b. Eingabeprotokoll) in der Seitenvoransicht Seite 6

6 4 Menüstruktur Seite 7

7 5 Erfassung der Arbeitszeiten Grundsätzlich ist VAP als elektronischer Ersatz für den Rotling konzipiert. Sie sollen alle Eintragungen, die Sie bisher in den Rotling eingetragen haben, zukünftig über die VAP- Erfassungsmaske eingeben. Hierzu wählen Sie im Hauptmenü (Verzeichnisstrukur links) den Menüpunkt Bewegungsdaten und den Unterpunkt I (durch Mitarbeiter). Erläuterungen: Inhalte im Kopfbereich: 1. Pers.-Nr. (Name wird autom. nachgelesen) 2. Kundenname a. Einsatzland (Country) b. Einsatzort (Town) c. Lt. Vertrag tätig als (Function as per contract) 3. Monat und Jahr (es wird der aktuelle Abrechnungsmonat laut Firmenstamm vorgeschlagen) Hinweise zum Kopfbereich: Eine Änderung in den Feldern Einsatzland, Einsatzort und Lt. Vertrag tätig als ist nicht möglich, wenn der Cursor im Detailbereich im letzten Satz steht. Drücken Sie in diesem Fall <F11>, um den Cursor im Detailbereich in die Zeile darüber zu setzen. Eine Änderung dieser Felder im Kopfbereich wirkt sich immer auf alle Sätze aus, die im Detailbereich angezeigt werden. Die Felder Einsatzland und Lt. Vertrag tätig als sind selbstlernende Kombinationsfelder (Drop down). D.h. neue Einträge werden automatisch in einer Parameter-Tabelle gespeichert. Bei der nächsten Eingabe kann der Wert aus der Liste gewählt werden, ohne ihn erneut eintippen zu müssen. Nach der Auswahl der Personalnummer wird in das Feld Lt. Vertrag tätig als (Function as per contract) automatisch der zuletzt für diese PersNr erfasste Wert als Vorschlagswert eingetragen. D.h. die Tätigkeit braucht nicht jedes Mal erfasst werden Seite 8

8 Im Feld Kundenname ist die Suche nach einem Teil des Namens möglich. Bsp.: Eingabe ei findet Meier, Schneider etc.) Wird ein unbekannter Kundenname eingegeben, ist eine entsprechende Neu- Einrichtung aus der Erfassungsmaske heraus möglich. Im Kopfbereich müssen folgende Felder gefüllt werden: a. PersNr. : Bitte tragen Sie ihre Personalnummer ein, es ist auch möglich, den Nachnamen (oder nur einen Teil des Nachnamens) einzutragen dann wird ihnen die Personalnummer vorgeschlagen. Bei Zugriffsstufe 10 wird die Personalnummer, die in den Firmenrechten zu dem aktuellen Benutzer hinterlegt ist, automatisch eingetragen. Nach Eingabe der PersNr, wird die Baustelle aus der zuletzt erfassten Zeile vorgeschlagen. Sie haben nur Zugriff auf ihre eigene Personalnummer wenn sie eine andere Personalnummer eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die Auswahl der Personalnummern, die im Auswahlfeld Pers-Nr. angezeigt werden, kann über die Optionsfelder in der Gruppe Auswahl Pers-Nr. wie folgt gesteuert werden: Option nur aktive Mitarbeiter : Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, die laut SAP als Aktiv geschlüsselt sind. Option alle Mitarbeiter : Es werden alle Mitarbeiter (aktive und inaktive) angezeigt. b. Kundenname: (auch Einsatzstamm / Projektstamm) Befindet sich ihr Projekt bereits in der hinterlegten Liste, wählen Sie es direkt aus. Befindet es sich noch nicht in der Liste, können Sie direkt einen neuen Projektstamm anlegen. Nach der Eintragung eines neuen Namens (der sich noch nicht in der Liste befindet) erscheint ein Fenster mit der Nachfrage, ob der neue Auftrag angelegt werden soll. Wenn Sie hier mit JA bestätigen, gelangen Sie in das Bild Einsatzstamm. Die Eintragungen, die hier für dieses Projekt vorgenommen werden, werden für alle Stundenerfassungen zu diesem Projekt herangezogen. WICHTIG: Bei der Einrichtung eines Kundenstammes ist auf die korrekte Schreibweise zu achten, da dieser später bei der Erfassung zusammen mit den Zeiten gespeichert wird! Seite 9

9 Wird bei der Erfassung der Arbeitszeiten ein Kunde angegeben, der noch nicht in VAP angelegt ist, öffnet sich die Maske Einsatzstammdaten (Projektstamm). Hierüber kann der Kunde angelegt werden: Inhalte: 1. Kundenname (Customer s name) (max. 50 Zeichen) - Pflichtfeld 2. Einsatz in (Service in) (Inland, Europa, Ausland islam. Kalender, Übersee) - Pflichtfeld 3. Reisezweck (Purpose of journey) Pflichtfeld 4. Einsatzland (Country) - Pflichtfeld 5. Einsatzort (Town) - Pflichtfeld 6. Pausenzeit (Standard: 30 min) Hinweise: Zum gleichen Kundennamen dürfen mehrere Sätze vorhanden sein! Das Feld Einsatzland ist ein selbstlernendes Kombinationsfeld (Drop down). D.h. neue Einträge werden automatisch in einer Parameter-Tabelle gespeichert. Bei der nächsten Eingabe kann der Wert aus der Liste gewählt werden, ohne ihn erneut eintippen zu müssen. Bereits exportierte Daten (Export VAP oder Export SAP) können geändert werden. Dabei wird das Exportkennzeichen zurückgesetzt damit der Satz beim nächsten Export erneut ausgegeben wird Seite 10

10 a. lt. Vertrag tätig als: hier muss bei der ersten Nutzung eine Tätigkeit (z.b. Project Manager) eingetragen werden. Diese Tätigkeit wird an die Personalnummer gekoppelt und bei jeder weiteren Verwendung der Personalnummer wieder vorgeschlagen bis man ggf. eine Änderung vornimmt. b. Monat / Jahr: werden gemäß dem aktuellen Abrechnungsmonat vorgeschlagen, können aber im Bedarfsfall abgeändert werden. c. Einsatzland / Einsatzort: werden über den Projektstamm gepflegt Seite 11

11 Die eigentliche Erfassung der Zeiten erfolgt im sogenannten Detailbereich: Für jeden zu erfassenden Zeitraum wird hier eine Zeile vorgegeben. Es können mehrere Zeilen pro Tag erfasst werden. Die einzelnen Spalten entsprechen den Feldern des Rotlings. Inhalte im Detailbereich: 1. Tag (des Monats) 2. Einsatz in (Inland, Europa, Ausland islam. Kalender, Übersee) 3. Wochentag laut islam. Kalender (wird automatisch ermittelt) 4. Kennzeichen Kunde (wenn angehakt, erscheint der Satz in der Kunden-Info) 5. Reisebeginn (hh:mm) 6. Arbeitsbeginn (hh:mm) 7. Arbeitsende (hh:mm) 8. Reiseende (hh:mm) 9. unbezahlte Pause (Vorbelegung lt. Einsatzstamm, kann überschrieben werden) 10. Weiterberechenbare Gesamtstunden ohne unbezahlte Pause 11. Kennzeichen 1 bis 3 ( Art der Tätigkeit bzw. Fehlzeit ) 12. Erschwerniszulage 13. Stunden und Minuten (hh:mm) 14. Kategorie (A oder B) 15. Reisezweck 16. Reiseabrechn.-Nr. (wird automatisch im nächsten Satz vorgeschlagen kann überschrieben werden) Seite 12

12 Hinweise zur Datenvorgabe: Zu 1. Die Spalte Tag wird zunächst immer mit einem Vorschlagswert angezeigt. Dieser Wert muss in jedem Fall über die Tastatur noch einmal eingegeben werden nur dann ist die Zeile zum Schreiben geöffnet. Beispiel: Sie wollen Stunden für den 1. Oktober erfassen. Schreiben Sie im Feld Tag 01 auch wenn dieser Wert dort als Vorschlag schon sichtbar ist. Jetzt ist der Satz für Eintragungen geöffnet ( dies wird durch einen Stift am linken Bildrand symbolisiert). Zu 2. Einsatz in wird automatisch aus dem Projektstamm gepflegt. Zu 4. Kunde wenn die Stunden in der Kundeninfo (näheres hierzu siehe Auswertungen) aufgeführt werden sollen, muss dieses Feld angehakt werden. Zu Reisebeginn / Reiseende bzw. Arbeitsbeginn / Arbeitsende Hier werden die Beginn- und Endezeiten im Format hh:mm eingetragen. Reise- und Arbeitszeit sind getrennt vorzugeben; z.b. Anreise 07:00 10:00 Arbeitszeit 10:00 17:00 Abreise 17:00 20:00 also ggf. in mehreren Sätzen pro Tag. Zu 9. unbezahlte Pause Der Wert wird aus dem Projektstamm vorgeschlagen kann aber im Bedarfsfall verändert / überschrieben werden. Zu 10. ges. Stunden Hier werden die weiterberechenbaren Gesamtstunden aus den in dieser Zeile gemachten Angaben ermittelt. Diese Berechnung kann nicht überschrieben werden. Zu 11. Kennziffern 1,2,3 Die Kennziffern werden wie bisher verwendet, es können bis zu drei Kennziffern pro Satz eingegeben werden. Wird die Kennziffer 50 erfasst, wird diese bei der Erfassung automatisch durch 55 ersetzt, wenn im Feld Einsatz in' Ausland, islam. Kalender' oder Übersee' ausgewählt wurde. Bei der Erfassung der Kennziffern 49, 50 und 55 ist eine Reisezeit zu erfassen. Zu Erschwerniszulage : wie bisher verwenden Zu 15. Reisezweck Dieses Feld wird aus dem Projektstamm übernommen, kann aber geändert werden. Zu 16. Reiseabr.-Nr. : wird automatisch im nächsten Satz vorgeschlagen, kann überschrieben werden ACHTUNG SPEICHERUNG UNBEDINGT ERFORDERLICH!!! Solange man in einem Satz noch Eingaben vornimmt ist dieser Satz noch nicht gespeichert. Der Status der Speicherung wird immer am oberen rechten Bildrand angezeigt. Bitte jeden Satz abschließend mit F12 bestätigen. Dann ist der gesamte Satz gespeichert, der Cursor springt in die nächste Zeile. Die Zeile, in der der Cursor blinkt, ist noch nicht gespeichert. Hinweis: Bei der Eingabe sich wiederholender Zeiten kann die Duplizierfunktion genutzt werden Seite 13

13 Beispiel: Es sind über die gesamte Woche die Arbeitszeiten von 07:30 17:00 zu erfassen. Vorgehen: In der ersten Zeile werden Arbeitsbeginn und ende ganz normal vorgegeben der Satz wird aber noch nicht gespeichert. Dann klickt man die Überschriften Arb-Beginn und Arb-Ende an. Die Spalten werden jetzt farbig hinterlegt. Die eingetragenen Werte erscheinen jetzt automatisch als Vorschlagswerte in der nächsten Zeile. Jetzt wird mit F12 die erste Zeile abgeschlossen. Der Cursor steht jetzt im Feld Tag der Vorschlagszeile. Achtung auch hier gilt: der Tag muss eingegeben werden auch wenn hier vielleicht schon der gewünschte Tag steht. Nach dieser Eingabe ist die Zeile mit den Vorschlagswerten für weitere Eingaben frei. Ist die Zeile bereits aufgrund der duplizierten Werte komplett kann direkt nach der Tages-Eingabe mit F12 bestätigt werden. Der Cursor springt dann in die nächste Vorschlagszeile. Die Duplizierfunktion kann für alle Eingabefelder eingeschaltet werden. Man unterscheidet zwei Varianten des Duplizierens: 1. Klick (grün): die Werte werden vorgeschlagen wenn man sich mit Enter oder Tab durch die Zeile bewegt, werden die Felder aber noch angesprungen. 2. ein weiterer Klick (grau): die Werte werden vorgeschlagen wenn man sich mit Enter oder Tab durch die Zeile bewegt, werden die Felder übersprungen. Soll die Duplizierfunktion deaktiviert werden, muss ein dritter Klick in die Überschrift erfolgen wenn die farbige Hinterlegung verschwunden ist, ist auch die Duplizierfunktion ausgeschaltet. Stunden, die über die auftragsbezogene Erfassungsmaske erfasst wurden, werden auch in dieser Maske angezeigt und können geändert werden. Eine Änderung von Stunden ist nicht möglich, wenn: sie bereits auf Ebene 2 geprüft wurden sie bereits exportiert wurden (Export an VAP oder Export an SAP) Löschung von Stunden: Die Löschung einer gespeicherten Zeile wird durchgeführt, indem der Datensatzmarkierer (das Feld mit dem schwarzen Dreieck ganz links in der jeweiligen Zeile) angeklickt und anschließend die Entfernen- Taste (<Entf>) gedrückt wird. Einfügen von Zeilen: Zeilen können nicht direkt eingefügt werden. Die Erfassung erfolgt grundsätzlich in der letzten Zeile Seite 14

14 Plausibilitätsprüfungen: Um Eingabefehler zu verhindern, werden vor dem Speichern folgende Prüfungen durchgeführt: es muß mind. Reise-/Arbeitszeit oder eine Kennziffer erfasst werden die Kennziffern '64', '66', '95', '96' dürfen nicht kombiniert werden bei Kennziffer '01' bis '28' darf keine Reise-/Arbeitszeit erfasst werden Variante: II (durch Baustellenleiter) Die Erfassungsmaske Auftragsbezogene entspricht im Wesentlichen der Maske für die personenbezogene Erfassung. Besonderheiten: Feld Kunde wird mit J (Ja) vorbelegt Feld Reisezweck wird mit 3 (d.h. Auftragsabwicklung und sonstige Tätigkeiten) vorbelegt und ist nicht änderbar! Stunden, die über die personenbezogene Erfassungsmaske erfasst wurden, werden auch in dieser Maske angezeigt und können geändert werden Seite 15

15 6 Einsatzstammdaten (Projektstamm) Inhalte: 1. Kundenname (Customer s name) (max. 50 Zeichen) - Pflichtfeld 2. Einsatz in (Service in) (Inland, Europa, Ausland islam. Kalender, Übersee) - Pflichtfeld 3. Reisezweck (Purpose of journey) Pflichtfeld 4. Einsatzland (Country) - Pflichtfeld 5. Einsatzort (Town) - Pflichtfeld 6. Pausenzeit (Standard: 30 min) Pflichtfelder: Kundenname, Einsatz in, Reisezweck, Einsatzland und Einsatzort Seite 16

16 Hinweise: Zum gleichen Kundennamen dürfen mehrere Sätze vorhanden sein! Das Feld Einsatzland ist ein selbstlernendes Kombinationsfeld (Drop down). D.h. neue Einträge werden automatisch in einer Parameter-Tabelle gespeichert. Bei der nächsten Eingabe kann der Wert aus der Liste gewählt werden, ohne ihn erneut eintippen zu müssen. Bereits exportierte Daten (Export VAP oder Export SAP) können geändert werden. Dabei wird das Exportkennzeichen zurückgesetzt, damit der Satz beim nächsten Export erneut ausgegeben wird. Falls ein bereits bestehender Satz geändert wird, erscheint folgende Sicherheitsabfrage, um ein versehentliches Überschreiben bestehender Daten zu vermeiden: Eine Neuanlage eines Kunden ist über die entsprechende Schaltfläche durchzuführen: 7 Personalstammdaten Inhalte: 1. Personalnummer (numerisch, 5stellig) 2. Nachname 3. Vorname Seite 17

17 4. Abteilung (org. Einheit): Pflichtfelder: Pers-Nr, Nachname, Vorname, Abteilung (org. Einheit) Hinweise: Bereits exportierte Daten (Export an VAP oder Export an SAP) können geändert werden. Dabei wird das Exportkennzeichen zurückgesetzt damit der Satz beim nächsten Export erneut ausgegeben wird Seite 18