VEREINBARUNGSBOGEN ZUM JAHRESGESPRÄCH

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1 VEREINBARUNGSBOGEN ZUM JAHRESGESPRÄCH zwischen Führungskraft und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des allgemeinen Universitätspersonal MUSTEREXEMPLAR für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Office-Management, SPL-Support oder anderen Bereichen der Verwaltung FÜHRUNGSKRAFT FRAU VORGESETZTE MITARBEITERIN/MITARBEITER HERR MITARBEITER GESPRÄCHSTERMIN

2 ARBEITSAUFGABEN Studierendenbetreuung 1. Telefonanfragen 1. Rückruf innerhalb eines Tages 1. Freistellung für Telefonschulung 1. Täglich abgearbeitete Telefonlisten 1. Ein Jahr 2. Persönliche Betreuung der Studierenden (im schriftlichen sowie im direkten Kontakt) 2. Aufrechterhaltung des bisherigen Niveaus 2. Aufrechterhaltung des bisherigen Niveaus 2. Befragung der Studierenden (Kritik/Lob) Zufriedenheit der Studierenden messen 2. Umfrage: Ende des Sommersemesters Koordination des Prüfungsbetriebs Generell: Ungestörte Funktion des Lehrbetriebs 1. Einteilung der Kandidatinnen und Kandidaten zu Prüfungsterminen 1. Aufrechterhaltung der bisherigen Einteilung 1. Rechtzeitige Information über Prüfungstermine 1. Maximale Wartezeit für einen Prüfungstermin: 14 Tage i3v-schulung im laufenden Semester 2. i3v Eingaben und Verwaltung 2. Korrekte und zeitgerechte Dateneingabe 2. Freistellung für i3v-schulung; Unterstützung bei der Einholung der notwendigen Informationen von den Prüfenden 2. Fehlerabfrage im i3v Korrespondenz 1. Schriftverkehr 1. Führen eines elektronischen Postbuchs (Eingang/Ausgang) 1. Fristgerechte Bearbeitung von Unterschriftenmappen 1. Vorliegen eines Postbuchs 1. Ab sofort Vorbereitung von Antwortschreiben Erledigung des einlangenden Schriftverkehrs innerhalb von 10 Tagen Ab sofort

3 ARBEITSAUFGABEN Korrespondenz 2. Adressdatenbank 2. Aufbau und laufende Betreuung einer Adressdatenbank von internationalen Wissenschafterinnen und Wissenschaftern 2. Bekanntgabe der vorhandenen Kontakte bzw. neuer Adressen 2. Einhaltung des Zeitplans 2. Vorlage des Konzepts im Monat 3 nach Gespräch Einarbeitung der vorliegenden Adressen - Präsentation im Monat 7 nach Gespräch Arbeitszeiterfassung Erarbeitung eines Procedere zur Verwaltung der Arbeitszeitlisten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des allgemeinen Universitätspersonals der Organisationseinheit Information an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Arbeitszeitlisten Monatlich aktuelle Arbeitszeitlisten, die den Gleitzeitvereinbarungen der Universität Wien entsprechen Neuerstellung der Listen innerhalb des kommenden Monats Aktualisierung laufend Kongressorganisation Aufbau und Betreuung einer Kongress-Homepage in Kooperation mit Expertinnen und Experten, inkl. Online-Anmeldemöglichkeit und Online-Formular zur Einreichung von Vorträgen für Kongress Budget für die technische/grafische Realisierung der Website (Content Management System) Inhaltliches Konzept; grafische Lösung unter Berücksichtigung des Corporate Designs der Universität Wien; Zwischenberichte an das Kongressorganisationsteam (im Abstand von 2 Monaten) Aufbau in der zweiten Jahreshälfte (online: Monat 11 nach Gespräch)

4 WEITERE VEREINBARUNGEN THEMEN Kongressorganisation Ausblick auf Folgejahr: Betreuung der nationalen und internationalen Vortragenden und Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmern Finanzierung eines Englisch- Aufbaukurses (außerhalb der Dienstzeit) Während der kommenden 2 Jahre Unterschrift der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters Unterschrift der Führungskraft

5 Das Konzept zum Jahresgespräch und der Gesprächsleitfaden wurden von einer Arbeitsgruppe unter der Leitung von Dr. Martha Sebök, Vizerektorin für Personalwesen und Frauenförderung, im Zeitraum von Mai bis Oktober 2005 entwickelt. Die Arbeitsgruppe setzte sich aus Vertreterinnen und Vertretern der Führungskräfte der Universität Wien und universitätsinternen Expertinnen und Experten zusammen: (Vize-)DekanInnen und LeiterInnen von Dienstleistungseinrichtungen, (Nachwuchs)WissenschafterInnen, MitarbeiterInnen des Büros des Rektorats und der Personalentwicklung sowie VertreterInnen der Betriebsräte für das allgemeine und das wissenschaftliche Universitätspersonal. Informationen zum Jahresgespräch erhalten Sie: Personalentwicklung der Universität Wien A-1090 Wien, Maria-Theresien-Straße 3/15 Hotline: UNIVERSITÄT WIEN Dr.-Karl-Lueger-Ring Wien T Impressum Herausgeberin: Universität Wien, Dr.-Karl-Lueger-Ring 1, A Wien, Für den Inhalt verantwortlich: Rektorat Universität Wien Redaktion: Rektorat, Referat für Personalentwicklung Visuelle Gestaltung: Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement Erscheinungsdatum: März 2006