Erste Schritte mit Mamut

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1 Erste Schritte mit Mamut Nützliche Tipps für einen schnellen Einstieg ins Programm Komplette Unternehmenssoftware- und Informationssysteme für Unternehmen mit 1-0 Mitarbeitern

2 Seite Inhalt Willkommen zur Kurzeinführung in die Benutzung von Mamut Tipps zur Vorbereitung Installation und Inbetriebnahme Die Navigation in Mamut Wichtige Einstellungen vor dem Einstieg Anlegen eines Kunden Anlegen eines Produktes Erstellen von Bestellungen/Rechnungen Registrieren von Zahlungseingängen über Debitoren Registrieren von Zahlungseingängen über Kontakt Kurze Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Belegerfassung Weitere Module in Mamut Nützliche Tipps und Informationen In diesem Heft finden Sie hilfreiche Tipps, die Ihnen einen schnellen Einstieg in die wichtigsten Einstellungen, das Erfassen von Daten und die Nutzung des Programms bieten. Mamut (OSE MAMUT ) wurde 1994 gegründet und ist ein führender Anbieter von kompletten Business-Software-Lösungen und webbasierten Services für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Mamut bietet umfassende und benutzerfreundliche Lösungen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis des Marktes, mit integrierten Lösungen für Finanzmanagement/Buchhaltung, Vertriebsunterstützung, Kunden- und Kontaktmanagement (CRM), Einkauf/Logistik, Lohn/Personal, Projektmanagement, E-Commerce, Domains, und Webhosting. Mehr als Kunden in Europa vereinfachen ihren Arbeitstag mit Lösungen von Mamut. Weitere Informationen über Mamut und die Mamut-Produkte finden Sie unter

3 Willkommen zur Kurzeinführung in die Benutzung von Mamut Mamut Business Software ist eine Produktserie mit umfassenden und benutzerfreundlichen Unternehmenssoftware-Systemen mit einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Ziel dieses Kurzleitfadens ist es, Ihnen eine kurze Einführung in die wichtigsten Funktionsbereiche der Mamut Business Software zu geben, damit Sie im Handumdrehen damit starten können. Der Kurzleitfaden wendet sich an alle neuen Benutzer sowie alle, die Mamut testen möchten. Wir geben Ihnen eine Einführung in die Fakturierung und einfache Buchhaltung mit Mamut. Die Anleitung führt Sie durch mehrere Module des Programms. Diese sind Teile eines logischen Arbeitsprozesses, wie er in den meisten professionellen Business-Software-Systemen abläuft. An diesen Prozess sollten Sie sich auch halten, wenn Sie ihr Mamut-Programm das erste Mal benutzen. P.S. Wenn Sie die Software kaufen, erhalten Sie eine ausführliche Benutzerdokumentation. Wenn Sie das Programm testen möchten Bei der Inbetriebnahme der Software können Sie auswählen, welches Mamut-Produkt Sie testen möchten. Dieser Kurzleitfaden bezieht sich auf Funktionalitäten der Lizenzversion von Mamut Enterprise E und bietet Ihnen eine Einführung in die grundlegenden Funktionsbereiche des Programms. Verwenden Sie diesen Kurzleitfaden Schritt für Schritt, wenn Sie das Programm installieren, starten und das erste Mal benutzen. Eine Installationsanleitung finden Sie auf Seite. Die Demoversion funktioniert wie eine lizenzierte Vollversion. Sie kann jedoch nur 4 Tage lang mit maximal 1 Anmeldungen benutzt werden. Wenn Sie ein neuer Mamut-Nutzer werden möchten Nach Ablauf der Testversion können Sie unter Verwendung Ihrer bereits eingegebenen Daten reibungslos weiterarbeiten. Bestellen Sie einfach bei dem Fachhändler, der Ihnen diese Testversion überreicht hat, die Vollversion von Mamut One oder kontaktieren Sie uns direkt unter oder Nach Ihrer Bestellung erhlten Sie Ihr vollständiges Produkt inkl. Lizenznummer. Sobald Sie die Lizenznummer haben, klicken Sie beim nächsten Programmstart auf Vollversion registrieren. Viel Erfolg mit Ihrer Unternehmenssoftware! info@mamutone.de Internetseite:

4 Tipps zur Vorbereitung Bevor Sie Ihre Mamut-Software installieren und in Betrieb nehmen, sollten Sie einige Punkte gut durchdenken. Nutzen Sie die folgende Checkliste. Systemanforderungen Bevor Sie mit der Installation beginnen, sollten Sie prüfen, ob Ihr Computer die folgenden Anforderungen für einen reibungslosen Betrieb erfüllt: 1,6 GHz Prozessor oder schneller, 1 GB RAM oder mehr, Microsoft Windows Vista, Windows XP mit Service Pack 2 oder höher. Windows 2003 Server mit Service Pack 1 oder höher oder Windows 2008 Server und 600 MB freier Festplattenspeicher. Komplette Systemanforderungen und Empfehlungen unter Welche Benutzer sollen angelegt werden und Zugriff auf die Software haben? Überlegen Sie sich, welche Mitarbeiter zusätzlich zum Systemadministrator als Benutzer angelegt werden sollen. Für jeden, der mit der Software arbeiten soll, sollte ein Benutzer angelegt werden, und jeder Benutzer braucht einen eigenen Benutzernamen und ein Passwort. Kategorisierung Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Kontakte kategorisieren möchten. Das Gleiche gilt auch für Ihre Produkte. Welche Produktgruppen und ggf. Untergruppen sind für die Produkte, die Sie anbieten, sinnvoll? Nehmen Sie sich Zeit Es ist wichtig, dass Sie sich bei der Installation und den ersten Schritten mit Mamut die Zeit nehmen, wichtige Daten einzugeben und das Programm ein wenig kennen zu lernen. Den Einstieg werden Sie recht schnell finden. Doch um so gut wie möglich von der Software zu profitieren, empfehlen wir Ihnen, dass Sie in Ruhe die Einstellungen durchgehen und das Programm an Ihre Bedürfnisse anpassen. Um Ihnen beim Kennenlernen des Programms zu helfen, haben wir eine Beispieldatenbank erstellt. Sie enthält Kontakte, Produkte und Einstellungen, die Sie zum Testen der verschiedenen Funktionalitäten benötigen. Sie können diese Beispieldatenbank zusammen mit Ihrer eigenen Firmendatenbank installieren.

5 Installation und Inbetriebnahme Der folgende Leitfaden macht Ihnen die Installation und den Einstieg ins Programm leicht. Als neuer Mamut-Benutzer können Sie eine Demoversion verwenden, bis Sie Ihre Lizenznummer erhalten. Sobald Sie die Lizenznummer haben, klicken Sie beim nächsten Programmstart auf Vollversion registrieren. In dieser Installationsanleitung geht es um eine Einzelbenutzer-Installation, bei der Sie Mamut und die Datenbank auf einem PC installieren. Falls Sie eine Server- oder Client-Installation vornehmen möchten, sollten Sie in der produktbegleitenden Benutzerdokumentation nachschauen. Legen Sie die Mamut-CD in das CD/DVD-Laufwerk Ihres Computers ein. Falls innerhalb von 10 Sekunden nichts passiert, können Sie die Datei manuell öffnen. Gehen Sie dazu ins Start-Menü von Windows und klicken Sie dort auf Ausführen. Schreiben Sie X:\Setup (Ersetzen Sie X durch den Namen Ihres CD/DVD-Laufwerkes). Daraufhin öffnet sich das Menü. Klicken Sie unter Installation auf Mamut- Programme installieren. (Dies tun Sie auch, wenn Sie eine Demoversion installieren möchten.) Wählen Sie das Programm aus, das Sie installieren wollen. Es öffnet sich der Installationsassistent. Klicken Sie auf Weiter. Der Lizenz- und Servicevertrag muss akzeptiert werden, bevor die Installation ausgeführt werden kann. Um fortzufahren, kreuzen Sie Ja, ich akzeptiere die Bedingungen des oben genannten Lizenz- und Servicevertrags an und klicken Sie dann auf Weiter. Im nächsten Fenster wählen Sie die Installationsart Einzelbenutzer. Klicken Sie auf Installieren, um die Installation zu starten. Das Programm verwendet die Datenbanksoftware Microsoft SQL Server. Falls Sie Microsoft SQL Server noch nicht installiert haben, installiert der Installationsassistent die Gratisversion Microsoft SQL Server 200 Express Edition. Klicken Sie auf Ausführen, um die Installation abzuschließen. Starten Sie die Mamut Business Software über die Verknüpfung auf dem Desktop oder über das Startmenü unten links in Microsoft Windows. Bei der ersten Inbetriebnahme führt Sie ein Registrierungsassistent durch die nötigen Schritte. Hier können Sie auswählen, ob Sie das Produkt testen oder eine Vollversion registrieren möchten. info@mamutone.de Internetseite:

6 Die Navigation in Mamut Mamut legt stets Wert auf Benutzerfreundlichkeit. Daraus resultieren das intuitive Design, viele Verknüpfungen und selbsterklärende Funktionen. Sie können sich direkt vom aktuellen Fenster zu den damit zusammenhängenden Modulen weiterklicken. 2 Der Desktop ist in Mamut so aufgebaut, dass Sie effizient arbeiten können und zugleich alle wichtigen Informationen übersichtlich angezeigt werden. Alle Funktionen von Mamut sind in Fokusbereiche eingeteilt, auf die Sie über die linke Seite des Programmfensters Zugriff haben. Durch Anklicken der Fokusbereiche gelan- gen Sie zu Ablaufdiagrammen, Informationsboxen und Schaltflächen, über die Sie die Module öffnen können, die mit dem gewählten Fokusbereich verknüpft sind. 1 4 Im Menü auf der linken Seite können Sie den Fokusbereich auswählen, den Sie auf dem Desktop an-gezeigt bekommen möchten. Der Fokusbereich Status liefert Ihnen wichtige und stets aktuelle Statusinformationen über Ihr Unternehmen. Sie wählen selbst aus, welche Informationen Sie hier sehen wollen. Die meisten Fokusbereiche verdeutlichen über Ablaufdiagramme, wie die einzelnen Module zusammenhängen. Über die einzelnen Kacheln des Ablaufdiagramms können Sie die jeweiligen Arbeitsbereiche abrufen. Ganz unten finden Sie Schaltflächen, die als Verknüpfungen zu den Arbeitsbereichen dienen, die Sie am häufigsten benutzen. Sowohl die Informationsboxen als auch die Schaltflächen können nach Bedarf angepasst werden. Um eine Schaltfläche oder eine Informationsbox zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen dann Anpassen.

7 Ein Modul kann auf mehrere Arten geöffnet werden. Sie können z. B. in der Menüleiste ganz oben im Fenster auf Funktionen klicken. Sie können auch die Schaltflächen Neu oder Liste oben auf dem Desktop benutzen. Auf diese Weise können Sie z. B. einen neuen Kontakt anlegen oder nach einem bestimmten Kunden suchen. Sie können auch auf die Ablaufdiagramme und Kacheln klicken, um in ein Modul zu gelangen. Durch Anklicken des Symbols Einstellungen haben Sie Zugriff auf alle Einstellungen des Systems Firmeneinstellungen und Benutzereinstellungen. Hier können Sie die Inhalte anpassen, die in den einzelnen Modulen erscheinen, und festlegen, zu welchen Funktionen die verschiedenen Verknüpfungen führen sollen Innerhalb eines Moduls erfassen Sie Informationen in den Eingabefeldern im oberen Teil des jeweiligen Fensters. Die Module haben ganz oben eine Symbolleiste mit Symbolen für wichtige Funktionen. Falls Sie in einem Modul bestimmte Funktionen vermissen, sollten Sie auf das Symbol Benutzereinstellungen klicken und überprüfen, ob diese ausgewählt sind. Wenn Sie auf Suchen oder Filtereinstellungen klicken, können Sie nach bestimmten Einträgen suchen oder eine Auswahl aus den im Modul erfassten Informationen treffen. Ganz unten im Modul finden Sie Registerkarten mit Verknüpfungen zu und Auszügen aus anderen Modulen.

8 Wichtige Einstellungen vor dem Einstieg Bevor Sie in das Programm einsteigen, sollten Sie alle Einstellungen durchgehen und das Programm an Ihre Bedürfnisse anpassen. Beim ersten Programmstart hilft Ihnen ein Assistent bei den wichtigsten Einstellungen für Ihre Firmendatenbank. Die Einstellungen können auch wie unten beschrieben manuell vorgenommen werden. Einige Einstellungen können nicht mehr geändert werden, nachdem Sie Daten erfasst haben. Es ist daher wichtig, dass diese Daten gut durchdacht sind. Das gilt unter anderem für den Geschäftsjahresbeginn (Punkt 3) und die Gemeinsamen Nummernserien für alle Belegarten (Punkt ). Grundlegende Firmeninformationen Gehen Sie zu Funktionen Einstellungen Firma. Die Einstellungen öffnen sich auch automatisch im Zusammenhang mit der Einrichtung einer neuen Firmendatenbank. Die hier erfassten Informationen werden beim Erstellen von Preisangeboten und Bestellungen verwendet und erscheinen auch in Berichten, die Firmeninformationen enthalten. Finanzielle Informationen Unter Funktionen Einstellungen - Firma Finanz- und Ländereinstellungen erfassen Sie die Kontonummer Ihres Unternehmens, die Kontonummer, die auf Rechnungen angezeigt wird, und die Handelsregisternummer. Sie müssen auch angeben, inwieweit Ihr Unternehmen steuerpflichtig ist oder nicht, und mit welcher Währung Sie arbeiten möchten. Buchhaltungseinstellungen Beim Einrichten der Firmendatenbank werden Sie nach dem Beginn des Geschäftsjahres gefragt. In den meisten Fällen sollte der Beginn des Geschäftsjahres auf 4 Januar gesetzt werden, auch wenn Sie das Programm z. B. erst ab April verwenden. Falls Sie mit abweichenden Geschäftsjahren arbeiten möchten, wählen Sie den gewünschten Anfangsmonat aus. Bei abweichenden Geschäftsjahren ist Periode 1 der erste Monat, in dem Sie Buchungen vornehmen. Unter Funktionen Einstellungen - Buchhaltung finden Sie mehrere Registerkarten, unter denen Sie Einstellungen für die Nutzung der Buchhaltungs-Module des Programms vornehmen können. Klicken Sie sich durch alle Registerkarten und überprüfen Sie, ob die Einstellungen Ihren Wünschen und Bedürfnissen entsprechen. Nummern-Einstellungen Bevor Sie mit dem Programm zu arbeiten beginnen, sollten Sie entscheiden, ob Sie eigene Nummernkreise definieren wollen. Die Nummernkreise für Fakturierung, Einkauf, Kontakte, Gutschriften, Lieferanten, Aufträge, Produkte, Zinsmitteilungen und Preisangebote werden unter Funktionen Einstellungen Firma Nummernkreise gesetzt. Die erste Nummer kann so lange geändert werden, bis Sie Daten erfasst haben. Danach können Sie nur noch die zuletzt verwendete Nummer anpassen. Wir empfehlen Ihnen, die vorgeschlagenen Nummernkreise beizubehalten. Wenn Sie dennoch Änderungen vornehmen möchten, müssen Sie darauf achten, dass die Abstände zwischen den Nummernkreisen groß genug sind. Gemeinsamer oder separater Nummernkreis für BelegartenStandardmäßig verwendet das Programm separate Nummernkreise für die einzelnen Belegarten. Wenn Sie möchten, dass Ihre Belege unabhängig von der Belegart durchgehend nummeriert werden, kreuzen

9 8 Einstellungen pro Modul Sie können für jedes Modul des Programms eigene Einstellungen festlegen. Gehen Sie zu Funktionen Einstellungen Firma Einstellungen pro Modul. 6 7 Sie Gemeinsamer Nummernkreis für alle Belegarten an. Diese Einstellung finden Sie unter Funktionen Einstellungen Buchhaltung Buchhaltungseinstel-lungen Belegart-Einstellungen und Nummernkreise Nummernkreise. Kontenplan Im Kontenplan finden Sie alle Konten, die für die Belegbuchung verfügbar sind. Der Kontenplan zeigt außerdem alle Einstellungsmöglichkeiten für die einzelnen Konten. Zusätzlich finden Sie hier auch die Platzierung des Kontos innerhalb der Kontengliederung. Sie können bei Bedarf neue Konten hinzufügen oder bestehende bearbeiten. Den Kontenplan öffnen Sie über Funktionen Buchhaltung Kontenplan. Standardwerte-Register Das Standardwerte-Register besteht aus unterschiedlichen definierbaren Gruppen, Kategorien und Variablen, die im Programm verwendet werden. Gehen Sie zu Funktionen Einstellungen Firma Standardwerte- Register. Sie können vorhandene Werte anpassen oder neue hinzufügen, indem Sie eine Alternative aus der Liste auswählen und auf Neu oder Bearbeiten klicken Einrichten von Benutzern und Zugriffsrechten Unter Funktionen Einstellungen Sicherheit - Benutzerverwaltung legen Sie die Benutzer an, die Zugang zum Programm haben sollen. Jeder Benutzer braucht ein eigenes Benutzerprofil mit eigenem Benutzernamen und Passwort. Wenn die Benutzer angelegt sind, können Sie ihnen Zugriffsrechte im Programm zuteilen. Dies tun Sie unter Funktionen Einstellungen Sicherheit Zugangsvorlagen verwalten. Benutzereinstellungen Jeder Benutzer kann Module und Fenster an seine eigenen Bedürfnisse anpassen, indem er festlegt, welche Funktionen, Spalten und Felder angezeigt werden sollen, wie die Outlook-Integration und die Standardwerte aussehen sollen usw. Diese Einstellungen werden in der Registerkarte Einstellungen pro Modul unter Funktionen Einstellungen - Benutzer vorgenommen, oder indem Sie in den einzelnen Modulen auf Benutzereinstellungen klicken. P.S. Falls Sie eine bestimmte Funktion in einem Modul nicht vorfinden, wurde diese Funktion möglicherweise in den Benutzereinstellungen nicht aktiviert. Bevor Sie mit einem Modul arbeiten, sollten Sie daher die Funktionen aktivieren, die Sie benötigen info@mamutone.de Internetseite:

10 10 Diese Kurzanleitung zeigt Ihnen die ersten Schritte bei der Nutzung der Fakturierungsund Buchhaltungsfunktionen von Mamut. Wenn Sie fakturieren möchten, müssen Sie zuerst einen Kunden anlegen. Alle Kontakte, wie Kunden, Lieferanten und potenzielle Kunden, werden im Kontaktregister angelegt. Hier können Sie Kontaktpersonen registrieren und haben Zugang zu allen Kundenmanagement-Funktionen, wie etwa dem Erstellen von Preisangeboten, Bestellungen und Rechnungen, dem Verfassen von Briefen oder Registrieren von Aktivitäten und Projekten. Zwischen dem Kontaktregister und anderen Modulen werden automatisch Informationen ausgetauscht. Daher sollten Sie bei den Einträgen große Sorgfalt walten lassen. Beachten Sie die Möglichkeiten zur Kategorisierung der Kontakte. Diese macht es Ihnen später leichter eine gezielte Auswahl zu treffen, wenn Sie z. B. Berichte, Preisangebote und Adressetiketten erstellen möchten. Wie legt man einen neuen Kontakt an, z. B. einen neuen Kunden? TIPP Benutzen Sie die Eingabefelder Gruppe, Benutzerdef. Felder und Status auf der Kontaktkarte, um Ihre Kontakte zu segmentieren. Später können Sie auf der Grundlage dieser Segmentierungsfelder verschiedene Berichte erstellen. 1 3 Wählen Sie den Fokusbereich Kontaktmanagement links im Programmfenster und klicken Sie auf Kontakt. Die Kontaktkarte öffnet sich. Füllen Sie die Felder und wichtigen Informationen aus. Denken Sie daran anzukreuzen, ob der Kontakt Kunde oder Lieferant ist. Denken Sie daran, Änderungen zu speichern, bevor Sie das Fenster verlassen. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oben links. 4 In der Registerkarte Kontaktpersonen können Sie Informationen zu verschiedenen Kontaktpersonen eingeben, die diesem Kontakt zugeordnet sind.

11 11 Bevor Sie fakturieren können, müssen Sie außerdem ein Produkt anlegen. Mit dem Produktregister haben Sie den vollen Überblick über Lagerbestand, Preise, Rabatte, Lieferanten, Einnahmen u. a. m. für all Ihre Produkte. Die Produkte sind die Grundlage für die Fakturierung Ihrer Kunden. Wie legt man ein neues Produkt an? TIPP Sie können jederzeit die [F1]-Taste drücken, um eine Hilfedatei mit ausführlichen Erklärungen zum aktuellen Fenster zu öffnen. Sie können problemlos Produkte aus Microsoft Excel oder anderen Dateiformaten importieren, indem Sie ganz oben im Programm auf Datei/Importieren/Produkt gehen. 1 2 Wählen Sie den Fokusbereich Produkt & Lager links im Programmfenster und klicken Sie auf Produkt. Das Produktregister öffnet sich. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oben links. 3 Geben Sie alle wichtigen Informationen in die Felder ein. Falls Sie die Produktnummer überschreiben möchten, so müssen Sie dies tun, ehe Sie auf Speichern klicken, da die Nummer später nicht mehr geändert werden kann. 4 In den Registerkarten unten können Sie Informationen zu Preis, Lieferant, Lager, Produktinformationen usw. eingeben. Denken Sie daran, Änderungen zu speichern, bevor Sie das Fenster verlassen. info@mamutone.de Internetseite:

12 12 Jetzt können Sie mit Ihrem Mamut-Programm fakturieren. Eine Rechnung basiert auf einer Bestellung. Eine Bestellung erfordert, dass Sie den Kunden im Kontaktregister erfasst haben und dass die zu fakturierenden Produkte im Produktregister angelegt sind. Wenn Sie ein Preisangebot erstellen möchten, bevor Sie eine Bestellung anlegen, klicken Sie auf Preisangebot. Wie legt man eine Bestellung an (die fakturiert werden kann)? TIPP Sie können das Erscheinungsbild der Bestellung/der Rechnung ganz einfach verändern oder ein Logo hinzufügen, indem Sie den Bericht bearbeiten (Funktionen/Einstellungen/Berichte/ Editor für Berichte/Labels). Sie können Preisangebote und Bestellungen auch direkt von der Kontaktkarte des registrierten Kunden aus erstellen. Benutzen Sie in diesem Fall bitte die Registerkarte Preisangebot oder Vertrieb/Fakturierung unten in der Kontaktkarte Wählen Sie den Fokusbereich Vertrieb links im Programmfenster und klicken Sie auf Bestellung. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Bestellung anzulegen. Es erscheint eine Liste über Kunden/ Kontakte. Markieren Sie dann den betreffenden Kunden und klicken Sie auf OK. Das System holt sich die Kontaktinformationen aus dem Kontaktregister. Sie können hier jedoch die Adresse überschreiben bzw. eine andere Adresse oder Kontaktperson auswählen. Das gilt auch für die Informationen zu den Zahlungsbedingungen und der Währung. Fügen Sie die gewünschten Produkte hinzu, indem Sie unter der Registerkarte Produktzeilen unten links in der Bestellung auf Neu klicken. 6 7 Wenn Sie die Produktnummer wissen, können Sie diese auch direkt eingeben. Falls Sie im Produktregister nachschauen möchten, klicken Sie auf das Symbol Produktliste anzeigen. Fortsetzung auf der nächsten Seite

13 13 Um eine Bestellung fakturieren zu können, muss sie zunächst abgeschlossen werden. Wenn eine Bestellung abgeschlossen und freigegeben wird, wird eine Rechnung auf Papier, als Datei oder ausgegeben, automatisch übertragen und im Hauptbuch sowie unter Debitoren verbucht. Wie effektuiert/fakturiert man eine Bestellung? TIPP Wenn Sie eine Kopie einer früheren Rechnung ausdrucken möchten, fakturieren Sie diese einfach erneut. Der Ausdruck wird dann als Kopie gekennzeichnet. Mit Mamut ist es einfach, Berichte wie etwa Bestellungen oder Rechnungen als PDF-Anhang in s zu versenden. Gehen Sie auf Versenden an/ , wenn Sie eine Bestellung effektuieren. Mit Mamut können Sie auch Gruppen- und Sammelrechnungen erstellen Die eigentliche Fakturierung der Bestellung erfolgt durch Anklicken des Buttons Rechnung. Dadurch wird ein Assistent gestartet. Zuerst wählen Sie ein Formular, z. B. Servicerechnung mit Produktzeilen. Außerdem können Sie z. B. das Ausgabemedium, Filter und Probedruck auswählen. Wenn Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK. 12 Sie erhalten nun eine Vorschau auf dem Bildschirm, falls Sie dies angekreuzt haben. Entweder können Sie diese ausdrucken, indem Sie auf Vorschau drucken (Print Preview) klicken, oder Sie klicken auf Vorschau schließen (Close Preview), um die Vorschau zu schließen. Beachten Sie, dass das Fälligkeitsdatum nicht in der Vorschau erscheint, da es erst bei der Fakturierung generiert wird. Sie werden dann gefragt, ob die Bestellung fakturiert werden soll. Wenn Sie die Frage mit Ja beantworten, wird die Rechnung im Hauptbuch gebucht und die Übersicht über Debitoren wird mit der entsprechenden Forderung aktualisiert. 14 Schließlich werden Sie gefragt, ob der Ausdruck akzeptiert werden soll. Falls Fehler im Ausdruck selbst sind, können Sie hier Nein antworten. Sie können dann die Originalrechnung erneut ausdrucken. Wenn der Ausdruck korrekt aussieht, antworten Sie Ja. Für Rechnungen, die Sie nicht angenommen haben, können Sie später Originalrechnungen ausdrucken. Wählen Sie dazu Funktionen Vertrieb/Fakturierung Nicht gedruckte Rechnungen. info@mamutone.de Internetseite:

14 14 Beim Registrieren von Zahlungseingängen können Sie entweder die Übersicht über Debitoren oder die Belegerfassung verwenden. Nachfolgend finden Sie eine kurze Erklärung zum Erfassen von Zahlungseingängen in der Übersicht über Debitoren. Diese ist im Buchhaltungsmodul oder direkt über die Kundenkarte zugänglich. Registrieren von Zahlungseingängen über Debitoren im Buchhaltungsmodul: TIPP Machen Sie sich mit den Menüeinträgen links im Fenster für Debitoren vertraut. Hier finden Sie erweiterte Funktionalitäten. Wenn Sie mehrere Teilzahlungen haben, die miteinander zu einer Zahlung verknüpft werden sollen, so tun Sie dies über das Symbol Posten abstimmen/ verknüpfen. Lesen Sie mehr über Debitoren/Kreditoren auf Seite Wählen Sie den Fokusbereich Buchhaltung und klicken Sie auf Debitoren. Diese Funktion erreichen Sie auch über Funktionen Buchhaltung Debitoren. Markieren Sie den betreffenden Kunden. Suchen Sie dann den betreffenden Offenen Posten in der Liste unten und markieren Sie ihn. 4 6 Das Fenster Ein-/Auszahlungen öffnet sich. Setzen Sie das Zahlungsdatum und wählen Sie das gewünschte Konto in der entsprechenden Auswahlliste. Kreuzen Sie die zu bezahlende Rechnung an und prüfen Sie, ob die Werte in den Feldern korrekt sind. 8 9 Sie können auch eine Teilzahlung vornehmen, indem Sie den Betrag in der markierten Rechnung ändern. Klicken Sie auf OK. Ihnen wird nun die Belegnummer mitgeteilt, mit der der Zahlungseingang registriert wird. Der Beleg ist jetzt im Hauptbuch gebucht. 3 Klicken Sie auf das Symbol Ein-/Auszahlungen (Ctrl + Shift + I). 7 Wenn vollständig bezahlt wurde, wird der Posten unter Debitoren geschlossen.

15 1 Wenn Sie einen einzelnen Zahlungseingang erfassen möchten, kann es sinnvoll sein, dies direkt über die jeweilige Kundenkarte im Kontaktmodul zu tun. Im Folgenden wird kurz erklärt, wie Sie dabei vorgehen. Registrieren von Zahlungseingängen direkt über die Kundenkarte: TIPP Falls die Registerkarte Buchhaltung nicht in der Kundenkarte angezeigt wird, kann dies daran liegen, dass Sie diese Funktion nicht aktiviert haben. Klicken Sie auf Benutzereinstellungen (Ctrl + I) oben in der Kontaktkarte, wählen Sie Registerkarte und prüfen Sie, ob Buchhaltung angekreuzt ist. Auf der nächsten Seite erhalten Sie eine schnelle Übersicht zu Belegerfassung und Hauptbuch. Ausführliche Informationen erhalten Sie zudem in der Dokumentation zum Programm Öffnen Sie die Kontaktkarte und suchen Sie den betreffenden Kunden heraus. Gehen Sie in die Registerkarte Buchhaltung. Suchen Sie den betreffenden Offenen Posten heraus und markieren Sie ihn. Klicken Sie auf Ein-/Auszahlungen (Ctrl + Shift + I) unten links. 4 6 Das Fenster Ein-/Auszahlungen öffnet sich. Setzen Sie das Zahlungsdatum und wählen Sie das gewünschte Konto in der entsprechenden Auswahlliste. Kreuzen Sie die zu bezahlende Rechnung an und prüfen Sie, ob die Werte in den Feldern korrekt sind Wenn vollständig bezahlt wurde, wird der Posten unter Debitoren geschlossen. Sie können auch eine Teilzahlung registrieren, indem Sie den Betrag in der markierten Rechnung ändern. Klicken Sie auf OK. Ihnen wird nun die Belegnummer mitgeteilt, mit der der Zahlungseingang registriert wird. Der Beleg ist jetzt im Hauptbuch gebucht. info@mamutone.de Internetseite:

16 16 Wenn Sie täglich mit Buchhaltung zu tun haben, ist es für Sie vielleicht das Wichtigste, Routineaufgaben schnell und effizient erledigen und bei Bedarf detaillierte Analysen vornehmen zu können. Das Buchhaltungsmodul von Mamut umfasst alle Funktionen, die ein Buchhaltungsmitarbeiter braucht, in einer Komplettlösung. Belegerfassung: Im Modul für Belegerfassung erfassen Sie Ihre Belege, bevor Sie diese ins Hauptbuch übertragen. Solange die Belege in der Belegerfassung liegen, können Sie das Belegdatum, die Belegart, die Periode, Konten, Steuerschlüssel, Beträge usw. ändern. Wenn die Belege ans Hauptbuch übertragen wurden, sind solche Änderungen ausgeschlossen. Wenn Sie im Nachhinein etwas ändern wollen, müssen Sie einen Korrekturbeleg buchen und den Beleg dann neu erfassen. Debitoren/Kreditoren: Alle Bestellungen und Rechnungen werden unter Debitoren bzw. Kreditoren erfasst. Hier haben Sie den vollen Überblick über alle ausstehenden Forderungen gegenüber Kunden und über Ihre Schulden bei Ihren Lieferanten. Zahlungseingänge von Kunden werden laufend erfasst, und Sie können Auszahlungen für die Beträge erzeugen, die Sie Ihren Lieferanten noch schulden. Hauptbuch: Alle Buchhaltungsdaten werden am Ende im Hauptbuch gesammelt. Hier haben Sie den Überblick über alle erfassten Buchhaltungsdaten. Sie haben mehrere Möglichkeiten zur Auswahl von Zahlen auf der Grundlage von Perioden, Belegarten, Abteilungs- und Projektbuchhaltung, Kennzahlen usw. Außerdem gibt es eine Drill-down-Funktion, mit der Sie die Details des jeweiligen Beleges einsehen können. Sie können auch unterschiedliche Darstellungen und Berichte zu Kennzahlen, Ergebnissen und Bilanzen abrufen. Was ist ein Beleg? Der Begriff Beleg wird in der Buchhaltung für alle geschäftlichen Transaktionen eines Unternehmens verwendet. Ein Beleg ist also die Dokumentation einer Vertriebs-, Einkaufsoder Banktransaktion. Ein Beleg muss aus mindestens zwei Belegzeilen bestehen, die einander ausgleichen. Die Soll-Summe aller Belegzeilen muss der Haben-Summe entsprechen. Die Belege werden je nach den Einstellungen für Nummernkreise nummeriert, die Sie in den Buchhaltungseinstellungen festgelegt haben.

17 17 Im Modul für Belegerfassung können Sie alle Belegarten buchen. Es gibt mehrere automatische Standardabläufe, unter anderem für die Steuerbehandlung und die Registrierung von Zahlungen. So erfassen Sie Belege in der Belegerfassung TIPP Gewöhnen Sie sich an, Tastenkombinationen zu benutzen, um noch effizienter zu arbeiten. Eine Übersicht über alle Tastenkombinationen finden Sie, wenn Sie oben im Belegfenster auf Benutzereinstellungen klicken und dort die Registerkarte Tastenkombinationen wählen. Ausführliche Informationen zur Buchhaltung finden Sie in den Einführungsbüchern zu Mamut Wählen Sie den Fokusbereich Buchhaltung im linken Menü des Programmfensters und klicken Sie auf Belegerfassung. Die Belegerfassung wird geöffnet. Klicken Sie oben links auf Neu. Alternativ können Sie auch [Ctrl] + [N] auf der Tastatur drücken. Wählen Sie Belegart, Belegdatum und Periode für den Beleg. Sie können die Belegart durch Drücken von [/] oder [*] auf der Tastatur ändern. Geben Sie in der Spalte Konto die Kontonummer ein, auf die der Beleg gebucht werden soll. Sie können durch Drücken der Taste [-] den Kontenplan aufrufen und von hier aus ein Konto auswählen. 6 Geben Sie ein Gegenkonto ein. Die Verwendung eines Gegenkontos macht die Buchführung schneller. Das Gegenkonto ist das Konto, gegen das die Belegzeile geführt wird. Dieses Konto wird automatisch mit dem Betrag gegengebucht, der für das erste Konto gebucht wird. Falls Sie die Belegzeilen einzeln manuell buchen möchten, können Sie diese Spalte über die Benutzereinstellungen für Belegerfassung ausblenden. Drücken Sie [ENTER]. Der Cursor geht dann zu Soll oder Haben, je nach dem Standard für das Konto. Dieser wird als Einstellung im Kontenplan festgelegt (klicken Sie auf das Symbol für Kontenplan, um den Standard zu ändern) Geben Sie den Betrag ein und drücken Sie [ENTER]. Wenn Sie ein Gegenkonto angegeben haben, wird eine neue Zeile mit dem entsprechenden Betrag angelegt. Falls für eines der Konten ein Steuerschlüssel angegeben wurde, verteilt sich der Betrag auf das aktuelle Steuerkonto und das Gegenkonto. Klicken Sie auf Neu oder drücken Sie [+], falls Sie einen weiteren Beleg buchen möchten. Wiederholen Sie die einzelnen Schritte, bis alle Belege gebucht sind. Übertragen Sie die Belege ans Hauptbuch oder behalten Sie die Belege in der Belegerfassung gespeichert. info@mamutone.de Internetseite:

18 18 Die Mamut Business Software ist ein sehr umfangreiches System. In diesem Kurzleitfaden zeigen wir nur einen kleinen Auszug aus den Funktionalitäten der einzelnen Module. Zusätzlich zu den bisher beschriebenen Modulen sollten Sie sich auch die folgenden einmal näher ansehen: Website und E-Commerce Mit der Mamut Business Software können Sie Ihre eigene Website mit Webshop erstellen, und das sehr einfach und ohne Vorkenntnisse! Bestellungen und Anfragen, die Sie über die Website erhalten, werden automatisch in Ihre Mamut-Software importiert und können so laufend bearbeitet werden. Zum Webshop gelangen Sie über einen Klick auf E-Commerce links im Programmfenster. Bestellung/Einkauf Bestellungen lassen sich ebenso einfach erzeugen wie Rechnungen. Wenn Sie alle Ihre Lieferanten im Kontaktregister und alle von Ihnen angebotenen Produkte im Produktregister erfasst haben, können Sie im Einkaufsmodul ganz einfach Bestellungen erstellen. Wählen Sie den Fokusbereich Einkauf, um zum Einkaufsmodul zu gelangen. Personal Genau wie etwa bei der Registrierung von Kontakten und Produkten, erfassen Sie Ihre Mitarbeiter im Mitarbeiterregister. Hier können Sie unter anderem Kontaktinformationen, persönliche Daten, Fehlzeiten und Qualifikationen festhalten. Wählen Sie den Menüpunkt Funktionen - Mitarbeiterregister, um zum Mitarbeiterregister zu gelangen. Zeiterfassung Das Zeiterfassungsmodul bietet Ihnen den vollen Überblick über alle erfassten Arbeitsstunden und generiert automatisch Aufträge und Rechnungen. Sie können Stunden für Mitarbeiter, Projekte, Kontakte, Aktivitäten, Produkte, Zeitcodes, Perioden und Abteilungen erfassen und alle erfassten Daten problemlos anpassen. Wählen Sie den Fokusbereich Zeiterfassung, um zu diesem Modul zu gelangen. Berichte Die Mamut Business Software enthält ein umfassendes Berichtsmodul mit mehreren hundert Berichten. Wählen Sie einen beliebigen Fokusbereich links im Programmfenster und klicken Sie oben im Fenster auf Berichte. Berichte können als Datei (z. B. Excel oder Word), oder auf Papier ausgegeben werden. Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop bietet Ihnen einen webbasierten Zugang zu Informationen aus Ihrer Mamut Business Software und neuen Services, die Mamut anbietet. Mit Mamut Online Desktop können Sie über jeden PC mit Internetanschluss Daten abrufen, erfassen und bearbeiten. Online und lokal in der Mamut-Software erfasste Daten werden laufend miteinander synchronisiert. Ihr Unternehmen hat somit jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen.

19 19 Im Folgenden finden Sie nützliche Tipps und Informationen rund um Support und Schulungen Buchhalter/Steuerberater: Sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter/Steuerberater, bevor Sie mit dem Programm zu arbeiten beginnen. Möglicherweise hat er Tipps zur Einrichtung und Nutzung des Programms. Wenn Ihr Buchhalter ebenfalls Mamut verwendet, können Sie Buchhaltungsdaten direkt aus Ihrem Mamut-Programm an Ihren Buchhalter schicken. Gerne sind wir Ihnen bei der Suche nach einem Buchhalter in Ihrer Nähe behilflich. Testen und Ausprobieren in der Beispieldatenbank: Wir empfehlen Ihnen, das Programm zu testen, bevor Sie es in Ihrem Unternehmen benutzen. Gehen Sie zu Datei Firmendatenbank öffnen und wählen Sie die Beispieldatenbank aus. Datensicherung: Die Bedeutung der Datensicherung kann gar nicht stark genug hervorgehoben werden. Mamut kann so konfiguriert werden, dass es automatisch bei jedem Beenden des Programms eine Datensicherung vornimmt. Gehen Sie dafür zu Funktionen Einstellungen Sicherheit Einstellungen. Schließen Sie das Programm,wenn Sie es den Rest des Tages nicht mehr benutzen: Es ist sinnvoll, das Programm zu schließen, denn erstens kann sonst im Falle eines Stromausfalls die Datenbank Schaden nehmen, und zweitens beruht das Systemdatum auf dem Zeitpunkt des letzten Programmstarts, es sei denn, Sie setzen dies unter Datei Systemdatum manuell außer Kraft. Import von Daten aus vorher genutzten Programmen: In Mamut werden Daten über Datei Importieren Import/Export importiert. Das Einzige, was von Ihrem alten System gefordert wird, ist, dass Sie die Daten nach Microsoft Excel exportieren können. Für den Import von Produktdaten wählen Sie Datei Importieren Produkt Produktdaten. Das Mamut Support Center kann Ihnen ebenfalls hierbei helfen Logo auf Rechnungen: Wenn Sie Ihr Logo auf Auftrags- und Rechnungsausdrucken hinzuzufügen möchten, gehen Sie zu Funktionen Einstellungen Berichte Logo beim Ausdrucken hinzufügen. Somit haben Sie einen neuen Bericht definiert, der als Firmenbericht gespeichert wird. Um diesen effizient nutzen zu können, müssen Sie festlegen, dass Ihr Standard-Berichtsfeld jetzt die Firmenberichte und nicht mehr die gemeinsamen Berichte sind. Diese Einstellung wird unter Funktionen Einstellungen Benutzer Einstellungen pro Modul Berichte vorgenommen. Die Funktionstaste [F1]: Wenn Sie im Programm nicht weiterwissen und Hilfe benötigen, drücken Sie die Funktionstaste [F1] auf der Tastatur. Einführungshandbücher: Die Einführungshandbücher geben Ihnen eine detaillierte Einführung in die Möglichkeiten, die Ihnen die Mamut Business Software in ihren verschiedenen Funktionsbereichen bietet. Mamut Anwendertipps: In regelmäßigen Abständen erhalten Sie eine mit Tipps zur Anwendung der Mamut-Programme, Neuigkeiten zur Produktserie und andere hilfreiche Informationen. Mamut Academy: Über unsere Schulungsabteilung Mamut Academy und unsere Kooperationspartner bieten wir Kurse zu allen Modulen und unterschiedlichen Kenntnisstufen an. Wenn Sie nähere Informationen wünschen, rufen Sie uns gebührenfrei an unter Mamut Support Center: Wählen Sie links im Programmfenster den Menüpunkt Mamut Support Center aus. Hier können Sie in Supportartikeln nach bestimmten Themen suchen oder Ihre Frage direkt an das Mamut Support Center schicken. info@mamutone.de Internetseite:

20 Die Komplettlösung für kleine und mittlere Unternehmen Mamut vereinfacht den Geschäftsbetrieb kleiner und mittlerer Unternehmen durch das Angebot von Software, Services und Wissen. Mamut hat heute mehr als Kunden in16 europäischen Ländern. Besuchen Sie unsere Website Mamut Software GmbH, Elisabethstraße, München Tel: , Fax: Mamut (OSE MAMUT ) wurde 1994 gegründet und ist ein führender Anbieter von kompletten Business-Software-Lösungen und webbasierten Services für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Mamut bietet umfassende und benutzerfreundliche Lösungen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis des Marktes, mit integrierten Lösungen für Finanzmanagement/Buchhaltung, Vertriebsunterstützung, Kunden- und Kontaktmanagement (CRM), Einkauf/Logistik, Lohn/Personal, Projektmanagement, E-Commerce, Domains, und Webhosting. Mehr als Kunden in Europa vereinfachen ihren Arbeitstag mit Lösungen von Mamut. Weitere Informationen über Mamut und die Mamut-Produkte finden Sie unter MBS_DE_KOMIGANG_0209