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Nele Ilse Albrecht
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1 Portfolioevaluation nach qualitativen Kriterien Die Utilitas Methode bei E-Government Schweiz Astrid Strahm, Geschäftsstelle E-Government Schweiz InfoSocietyDays, 8.März 2011 Messen 2 1

Schätzungen Antworten aus der Praxis auf

Einsparungen pro Jahr: Der Nutzen ist sehr

2 Wirtschaftlichkeit von E-Government-Vorhaben 3 Kreative Schätzungen Antworten aus der Praxis auf die Frage nach geschätzten Erträge / Einsparungen pro Jahr: Der Nutzen ist sehr hoch, ein geschätzter Betrag wird noch ermittelt. Der Ertrag liegt in den Einsparungen Dritter. Präzise Angaben sind derzeit nicht möglich. Es kann eine Kostenreduktion der Ämter aufgrund wegfallender Porto- und Materialkosten von zwischen 3-10 Mio. CHF schweizweit erzielt werden. Noch nicht genauer abschätzbar, aber gross. 4 2

Das Ziel Belegbare Aussage zum Nutzen von

3 Das Ziel Belegbare Aussage zum Nutzen von Vorhaben trotz fehlender monetären Fakten 5 Qualitative Kriterien: Fragen Beschleunigung? Verbesserung? Einsparungen? Öffentliche Wirkung? Ablösung? Modernisierung? Risikoverminderung? Kundenzufriedenheit? Zusammenarbeit? 6 3

Das Modell: Zwei Sichten auf das Einzelprojekt ergeben die Gesamtauswertung + Utilitas-Label macht eine Aussage zur Effizienz des Projekts Der Schwerpunktnutzen macht eine differenzierte Aussage zum

4 Das Modell: Zwei Sichten auf das Einzelprojekt ergeben die Gesamtauswertung + Utilitas-Label macht eine Aussage zur Effizienz des Projekts Der Schwerpunktnutzen macht eine differenzierte Aussage zum Nutzen 7 Sicht 1: Das Utilitas-Label macht eine Aussage zur Effizienz 1 Ebene qualitativer Nutzen Q-Nutzen ++ + B1 A2 A1 B3 C2 C3 C1 C2 A3 B Ebene Wirtschaftlichkeit A2 B1 3 Netto Inv. + Betrieb - Ertrag 4 A1 A2 A3 B1 B3 C1 C2 C3 8 4

Basisleistung 12 8 Prozessoptimierung 4 0 Synergien Modernisierung / Image 9

5 Sicht 2: Der Schwerpunktnutzen...macht eine differenzierte Aussage zum qualitativen Nutzen Qualitätssteigerung 16 Basisleistung 12 8 Prozessoptimierung 4 0 Synergien Modernisierung / Image 9 Schwerpunktnutzen: Modernisierung Sichtbarer Beitrag zu Modernisierung und Steigerung des öffentlichen Image, Innovation, neue Technologien 10 5

Schwerpunktnutzen: Prozessoptimierung Verbesserung resp.

Abläufe, Arbeitsentlastung, Vereinfachungen, Hürdenabbau 11

Resultate, der Datenqualität oder der Umweltfreundlichkeit.

6 Schwerpunktnutzen: Prozessoptimierung Verbesserung resp. Beschleunigung der verwaltungsinternen und -externen Abläufe, Arbeitsentlastung, Vereinfachungen, Hürdenabbau 11 Schwerpunktnutzen: Qualitätssteigerung Verbesserung der Resultate, der Datenqualität oder der Umweltfreundlichkeit. Steigerung der Verfügbarkeit und Benutzerfreundlichkeit, Fehlerreduktion 12 6

Schwerpunktnutzen: Basisleistung Erfüllung von

Vorhaben, rechtliche und organisatorische

Schwerpunktnutzen: Synergien Wiederverwendung von

7 Schwerpunktnutzen: Basisleistung Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben, Voraussetzung für andere Vorhaben, rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen, Sicherheitsmassnahmen 13 Schwerpunktnutzen: Synergien Wiederverwendung von Daten, Infrastruktur oder Software, Knowhow-Transfer zwischen Vorhaben oder Anwendungen 14 7

messenden Projekte Auswahl der Fragebogen

8 Womit kann man arbeiten? Excel / Tabellenkalkulation Portfolio-Management-Systeme Online-Umfragetools Datenbanken Unser Hilfsmittelangebot : Utilitas Kit 15 Utilitas Kit: Das Vorgehen Auswahl der zu messenden Projekte Auswahl der Fragebogen eboge Information und Versand Methodik, Termine usw.. Auswertung mit Utilitas Kit Erhebung durchführen, Validierung Berechnung Utilitas-Label und Schwerpunktnutzen 16 8

9 Utilitas Kit: Die Erhebung Fragebogen für Projektleiter Fragebogen Interviews Schätzungen Recherche 17 Utilitas Kit: Auswertung im Mastersheet Fragebogen Excel 1 Fragebogen Excel 2 Fragebogen Excel 3 Fragebogen Excel 4-15 Mastersheet Auswertungen Cockpit Konsolidierung Fragebogen 1-15 Formeln 18 9

Utilitas Kit: Auswertungsmethodik Label 1 Gesamtinvestition + 4 Jahre Betriebskosten 4

qualitativen Kriterien Q < 40 = 1 Q < 55 = 2 Q < 68 = 3 Q > 68 = 4 Q- Nutzen Q ++ B3 B1 U

- 1000000 = 4 + C2 C3 C1 C2 W B3 + - 0 B1 Netto Inv.

- Ertrag 19 Utilitas Kit: Auswertungsmethodik Schwerpunktnutzen z.b.

10 Utilitas Kit: Auswertungsmethodik Label 1 Gesamtinvestition + 4 Jahre Betriebskosten 4 Jahre Ertrag x Äquivalenzfaktor 3 W = GI + (4 x BKJ) (4 x E x ÄQ) 2 Q = Σ Anzahl Punkte der qualitativen Kriterien Q < 40 = 1 Q < 55 = 2 Q < 68 = 3 Q > 68 = 4 Q- Nutzen Q ++ B3 B1 U A2 A1 A3 4 A1 A2 A3 B1 B3 C1 C2 C3 A2 W > = 1 W > 0 = 2 W > = 3 W < = 4 + C2 C3 C1 C2 W B B1 Netto Inv. + Betrieb - Ertrag 19 Utilitas Kit: Auswertungsmethodik Schwerpunktnutzen z.b. Modernisierung M = Σ Anzahl Punkte der qualitativen Kriterien der spezifischen Fragen: Öffentliche Wirkung Innovationscharakter Transparenzverbesserung Umweltverträglichkeit Wenn M > 12 Punkte dann ist Modernisierung ein Schwerpunktnutzen 20 10

Utilitas Kit: Einzelauswertung Beantwortung

Utilitas Kit: Cockpit Zeigt die kumulierte

Label Verteilung Schwerpunkte Risikobewertung

11 Utilitas Kit: Einzelauswertung Beantwortung der Fragen inkl. Bemerkungen Utilitas Label Grafische Darstellung der Bewertung der Schwerpunkte 21 Utilitas Kit: Cockpit Zeigt die kumulierte Bewertung aller Projekte Verteilung Utilitas Label Verteilung Schwerpunkte Risikobewertung Öffentliche Wirkung Gesetzliche Vorgaben Verteilung der Antworten innerhalb der Schwerpunkte 22 11

12 Utilitas Kit Download oder 23 Vielen Dank und viel Erfolg! 24 12

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