SchiedsamtsZeitung. Mindestanforderung für die Betriebskostenabrechnung. 79. Jahrgang 2008 Heft 2 Seite Online-Archiv

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1 Mindestanforderung für die Betriebskostenabrechnung von Franz Rustige, Eitorf/Sieg Der Streit über die Betriebskostenabrechnung auch unter Nebenkostenabrechnung bekannt scheint deshalb schon vorprogrammiert zu sein, weil insbesondere der Vermieter sich nicht an die Mindestanforderungen hält oder aber die hierfür erforderlichen Voraussetzungen nicht kennt und auch der Mietvertrag in Bezug auf die Betriebskosten nicht einwandfrei abgefasst worden ist. Der Abrechnung der Betriebskosten kommt deshalb immer mehr Bedeutung zu, weil vor allem die Kosten für Wasser, Abwasser und Müllabfuhr neben den Energiepreisen in den letzten Jahren sehr stark angestiegen sind. Deshalb wird von den Betriebskosten schon als»zweite Miete«gesprochen, was teilweise auch zutreffend ist. Zunächst ist darauf hinzuweisen, dass die Betriebskosten nach dem Gesetz grundsätzlich vom Vermieter zu tragen sind ( 535 BGB), wenn keine andere Vereinbarung zwischen den Parteien getroffen worden ist. Die gesetzliche Regelung ist allerdings nicht zwingend, so dass die Parteien (Mieter und Vermieter) im Mietvertrag vereinbaren können, dass neben der eigentlichen Miete auch Kaltmiete genannt auch die Betriebskosten von der Mietpartei zu zahlen sind. Diese Vertragsvereinbarungen sind heute praktisch die Regel. Dabei ist aber zu beachten, dass aus der Vereinbarung ganz klar erkennbar sein muss, welche Betriebskosten umgelegt werden. Die Gerichte stellen strenge Anforderungen an diese Vereinbarungen. Nach einer zwischenzeitlich gefestigten obergerichtlichen Rechtsprechung ist es ausreichend, wenn im Mietvertrag vereinbart worden ist, dass neben der (Kalt)-Miete die Kosten für Betriebskosten gemäß Anlage 3 zu 27 II. Berechnungsverordnung von der Mietpartei zu zahlen sind. In der Anlage 3 sind die Betriebskosten aufgeführt, die dem Eigentümer (Erbbauberechtigten) durch das Eigentum (Erbbaurecht) am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen des Grundstücks laufend entstehen, es sei denn, dass sie üblicherweise vom Mieter außerhalb der Miete unmittelbar getragen werden:

2 1 Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks Hierzu gehören namentlich die Grundsteuer, jedoch nicht die Hypothekengewinnabgabe. 2. Die Kosten der Wasserversorgung Hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, die Kosten der Überlassung von Wasserzählern, die Kosten der Berechnung und Aufteilung sowie die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe. 3. Die Kosten der Entwässerung Hierzu gehören die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung sowie die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe. 4. Die Kosten a) des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebstroms, der Bedienung, Über- wachung und Pflege der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Bereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann, die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes- Immissionsschutzgesetz, die Kosten zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung oder b) des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage; hierzu gehören die unter a) aufgeführten Kosten oder c) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme. Hierzu gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a) oder d) der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen. Hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit

3 zusammenhängenden Einstellung durch einen Fachmann sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz. 5. Die Kosten a) des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage. Hierzu gehören die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nr. 2, soweit sie nicht dort berücksichtigt sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4 Buchstabe a; b) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser sowie das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers c) der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten. Hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte und die Kosten des Betriebs und Einstellung der Geräte. 6. Die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen a) bei zentralen Heizungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a) und entsprechend Nr. 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, oder b) bei der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme entsprechend Nr. 4 Buchstabe c) und entsprechend Nr. 2, soweit nicht dort berücksichtigt, oder c) bei verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend Nr. 4 Buchstabe d) und entsprechend Nr. 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind. 7. Kosten des Betriebs des maschinellen Personen- oder Lastenaufzugs Hierzu gehören die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, der Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann sowie die Kosten der Reinigung der Anlage.

4 8. Kosten der Straßenreinigung und Müllabfuhr Hierzu gehören die für die öffentliche Straßenreinigung und Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren oder die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen. 9. Die Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung Zu den Kosten der Hausreinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam benutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzuges. 10. Die Kosten der Gartenpflege Hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen. 11. Die Kosten der Beleuchtung Hierzu gehören die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam benutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume und Waschküchen. 12. Die Kosten der Schornsteinreinigung Hierzu gehören die Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits als Kosten nach Nr. 4 Buchstabe a) berücksichtigt sind. 13. Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung Hierzu gehören die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug. 14. Die Kosten für den Hauswart Hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer (Erbbauberechtigte) dem

5 Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen. Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 nicht angesetzt werden. 15.Die Kosten a) des Betriebs der Gemeinschafts- Antennenanlage. Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann oder das Nutzungsentgelt für eine nicht zur Wirtschaftseinheit gehörenden Antennenanlage oder b) des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage. Hierzu gehören die Kosten entsprechend Buchstabe a), ferner die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandanschlüsse. 16. Die Kosten des Betriebs der maschinellen Wascheinrichtung Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der maschinellen Einrichtung, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nr. 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind. 17. Sonstige Betriebskosten Hierbei handelt es sich um die in den Nummern 1 bis 16 nicht genannten Betriebskosten, die auf Nebengebäude, Anlagen und Einrichtungen entfallen. Der Verteilerschlüssel Neben der Forderung der höchstrichterlichen Rechtsprechung auf klare Ausweisung der einzelnen Betriebskostenarten sofern nicht im Mietvertrag auf die Anlage 3 zu 27 II. Berechnungsverordnung verwiesen ist, muss sich bezüglich der einzelnen Betriebskostenarten auch der Verteilerschlüssel aus dem Mietvertrag und der Betriebskostenabrechnung eindeutig und klar ergeben.

6 Bei der Wahl des Verteilerschlüssels sind zwei Verteilerarten zu beachten: Können Betriebskostenarten verbrauchsabhängig abgerechnet werden, so müssen sie nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Das gilt insbesondere, wenn Wasserzähler vorhanden sind. Verbrauchsunabhängige Betriebskostenarten sind dann nach dem Anteil der Wohnflächen umzulegen ( 556 a BGB), wenn die Mietvertragsparteien keinen anderen Verteilerschlüssel vereinbart haben. Dabei ist aber auf anderweitige Vorschriften zu achten, wie z. B. die Vorschriften in der Heizkostenverordnung. Als besonderer Verteilerschlüssel kann zwischen den Mietvertragsparteien vereinbart werden, dass die nicht verbrauchsabhängigen Kostenarten entweder nach Personenzahl oder Wohneinheiten abgerechnet werden. Ist der Vermieter nach dem Mietvertrag berechtigt, neu eingeführte Betriebskosten umzulegen, so sind hierunter nur solche Betriebskosten zu verstehen, die unabhängig vom Willen des Vermieters erstmals neu entstehen bzw. einer wirtschaftlichen oder praktischen Notwendigkeit entsprechen. Führt aber die Abrechnung nach Wohnungsgröße zu einer grob unbilligen Belastung eines Mieters ein alleinstehender Mieter zahlt soviel Wassergeld wie eine 7-köpfige andere Mietpartei, kann eine Änderung des Verteilerschlüssels verlangt werden. Ansonsten kann und darf der einmal festgelegte Verteilerschlüssel vom Vermieter nicht ohne weiteres geändert werden. Einer Änderung des Verteilerschlüssels müssen alle Mietparteien zustimmen. Betriebskostenvorauszahlung Wenn die Mietvertragsparteien vereinbaren, dass die Betriebskosten von der Mietpartei zu tragen sind, ist es allgemeine Gepflogenheit, dass die Mietpartei eine monatliche Vorauszahlung mit der Kaltmiete entrichtet. Die monatliche Vorauszahlung ist dann bei der Jahresabrechnung der Betriebskosten zu berücksichtigen. Hin und wieder trifft man noch Mietverträge an, in denen statt einer Betriebskostenvorauszahlung eine Betriebskostenpauschale vereinbart worden ist. In diesem Falle ist von Seiten des Vermieters keine Jahresabrechnung der Betriebskosten zu erstellen, weil mit dem Pauschalbetrag die von der Mietpartei zu tragenden Betriebskosten vollkommen abgegolten sind. Bei dieser Abrechnungsart tragen sowohl Vermieter als auch die das Risiko, ob mit der Pauschale auch die Betriebskosten gedeckt sind. Eine Än-

7 derung auf Betriebskostenvorauszahlung bedarf der Zustimmung beider Parteien. Betriebskostenabrechnung Hat der Vermieter Vorauszahlungen auf die endgültigen Betriebskosten erhalten, dann ist er verpflichtet, über die tatsächlich entstandenen Betriebskosten eine Abrechnung zu erstellen und der Mietpartei eine Abrechnung unter Anrechnung der Vorauszahlungsbeträge zu erteilen. Gemäß der Rechtsprechung gilt für die Betriebskostenabrechnung der Grundsatz, dass diese übersichtlich gegliedert und für jeden Durchschnittsmenschen verständlich und somit nachvollziehbar sein muss. Nach der einschlägigen Rechtsprechung muss aus der Betriebskostenabrechnung als Mindestforderung der Abrechnungszeitraum, eine Gesamtaufstellung der Betriebskosten, der auf die einzelnen Betriebskosten vereinbarte Verteilerschlüssel, der Anteil der Mietpartei an den Betriebskosten, der von der Mietpartei im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungsbeträge sowie der eventuelle Nachzahlungs- oder Rückzahlungsbetrag (Guthaben der Mietpartei) enthalten sein. Abrechnungszeitraum (Abrechnungsperiode) Nach 556 BGB ist über die Vorauszahlungen der Mietpartei auf die Betriebskosten jährlich einmal abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Der Zeitraum ist der Abrechnung zugrunde zu legen, innerhalb dessen regelmäßig über die Betriebskosten abgerechnet wird. Ein längerer Abrechnungszeitraum als 12 Monate ist unzulässig und darf auch vertraglich nicht vereinbart werden. Bei der Abrechnung ist korrekt darauf zu achten, dass nur die Kosten, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind, auch in die Abrechnung aufgenommen werden dürfen. Zieht eine Mietpartei während des Abrechnungszeitraumes aus, so darf sie selbstverständlicher Weise nur anteilig mit den Betriebskosten belastet werden. Lässt sich der Vermieter ungebührlich viel Zeit mit der Abrechnung der Betriebskosten, kann die Mietpartei den Vermieter auffordern, die erforderliche Abrechnung über die Betriebskonten unverzüglich vorzunehmen. Weigert sich trotzdem der Vermieter, so kann die Mietpartei ab sofort die weitere Zahlung von Vorauszahlungen einstellen.

8 Wie bereits erwähnt, muss der Vermieter jährlich einmal über die von der Mietpartei zu tragenden Betriebskosten abrechnen. Eine Vereinbarung über eine kürzere Abrechnungsperiode ist aber zwischen Vermieter und Mietpartei jederzeit möglich. Mit der Änderung des Mietrechts ab beträgt der Abrechnungszeitraum längstens 1 Jahr. Das muss nunmehr von den Vermietern rechtlich beachtet werden, ungeachtet dessen, ob bereits sämtliche Betriebskosten ermittelt sind und somit abgerechnet werden können. Der Vermieter steht jetzt unter dem unmittelbaren Zwang, sich rechtzeitig um die erforderlichen Unterlagen, die für die Betriebskostenabrechnung erforderlich sind und zum Nachweis für die Mietpartei gehören, zu kümmern. In 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB ist eine Ausschlussfrist für Mieter aufgenommen worden, wonach die Mietpartei zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung über die Betriebskosten keine Einwendungen mehr geltend machen kann. Das bedeutet für den Mieter, dass er rechtzeitig die Abrechnung der Betriebskosten daraufhin überprüfen muss, ob der Vermieter sachlich und rechnerisch richtig abgerechnet hat. Für preisgebundenen Wohnraum bestand nach der Neubaumietenverordnung schon immer eine Ausschlussfrist. Danach hatte der Vermieter über die geleisteten Vorauszahlungen auf die Betriebskosten spätestens bis zum Ablauf von einem Jahr nach dem Ende der Abrechnungsperiode abzurechnen. Eine Ausnahme von dieser Regelung bestand nur dann, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung der Betriebskosten persönlich nicht zu vertreten hatte. Wird vom Vermieter durch eigenes Verschulden die einjährige Abrechnungsfrist überschritten, dann kann er gegenüber der Mietpartei keine Nachforderung von Betriebskosten mehr geltend machen. Einsicht- und Kontrollrecht der Mietpartei Die Mietpartei kann vom Vermieter die Einsichtnahme der Rechnungen und Belege, die Unterlage der Betriebskostenabrechnung sind, im Original verlangen. Dabei können die Mietvertragsparteien im Mietvertrag bereits festlegen, wo die Einsichtnahme in die Abrechnungsbelege vorzunehmen ist.

9 Besteht keine vertragliche Vereinbarung hierüber, herrscht zwischenzeitlich bei den Gerichten die allgemeine Auffassung, dass im Zweifelsfalle die Einsichtnahme in die erforderlichen Unterlagen und Belege in der Wohnung der Mietpartei zu erfolgen hat. Mittlerweile ist man sich in der Rechtsprechung auch einig darüber, dass die Mietpartei verlangen kann, dass ihr die Unterlagen und Belege der Betriebskostenabrechnung in Kopie zur Verfügung gestellt werden. In diesem Falle hat die Mietpartei dem Vermieter die durch die Anfertigung der Kopien entstandenen Auslagen zu ersetzen. Die Gerichte halten überwiegend, falls vom Vermieter kein geeigneter Nachweis über die Auslagenkosten erbracht wird, einen Betrag von 25 Cent je Kopie für angemessen. Der Vermieter seinerseits kann die Erstellung der Kopien davon anhängig machen, dass ihm diese Kosten von der Mietpartei auch erstattet werden, im Zweifelsfalle sogar schon vorher, wenn der Vermieter befürchten muss, dass aufgrund der bisherigen Erfahrungen mit dieser Mietpartei ihm diese Kostenerstattung verweigert wird. Abrechnung bei Vermieterwechsel Auch diese Situation bedarf der Erläuterung. Ist der Abrechnungszeitraum bei dem Eigentümerwechsel bereits abgeschlossen, muss die Mietpartei sich an den bisherigen Vermieter bezüglich des Anspruches auf Abrechnung der Betriebskosten und der von ihr geleisteten Vorauszahlungen wenden (LG Lüneburg 1992). Ist dagegen die Abrechnungsperiode noch nicht abgeschlossen, muss der neue Eigentümer des Mietobjektes nach Ansicht von AG Hamburg 1992 und AG Coesfeld 1992 über die gesamte Abrechnungsperiode und somit auch über die während dieser Zeit von der Mietpartei geleisteten Vorauszahlungen auf die Betriebskosten abrechnen. Fazit Die immer stärker zunehmende Zahl der Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnungen, die als vermögensrechtliche Ansprüche auch in den Aufgabenbereich des Schiedsamtes fallen, machen es meines Erachtens erforderlich, dass der Personenkreis der ehrenamtlich tätigen Schiedspersonen auch hierüber fachlich informiert wird und eine geeignete Grundlage erhält, um bei einer Inanspruchnahme sachlich tätig werden

10 zu können und den streitenden Parteien einen rechtlich fundierten Vergleichsvorschlag unterbreiten zu können.