Fanny-Mailinglisten N.Häußler, J.Noack, M.Vetter

Transkript

1 Fanny-Mailinglisten N.Häußler, J.Noack, M.Vetter

2 Informationen für Eltern

3 Mailverteiler am Fanny-Leicht-Gymnasium Warum einen Mailverteiler? Um die Kommunikation zwischen Schulleitung, Lehrern, Eltern und den verschiedenen Gremien am Fanny-Leicht-Gymnasium (z.b. dem Elternbeirat) zu ermöglichen, ist ein Mailverteiler eingerichtet. Was sind Mailinglisten? Über diesen Verteiler ist es möglich s an eingerichtete Mailinglisten zu versenden. Für jede Klasse am FLG ist eine solche Mailingliste eingerichtet. Diese Mailingliste enthält die Mailadressen der Eltern der jeweiligen Klasse. Eine an diese Mailingliste wird vom Verteiler an alle Eltern in der Liste verteilt. Somit ist es möglich über eine Mailadresse (z.b. Informationen an alle Eltern einer Klasse zu verschicken, ohne die Mailadressen aller Eltern zu kennen. Neben den Klassenlisten sind verschiedene weitere Mailinglisten eingerichtet. Diese werden auf den folgenden Seiten kurz vorgestellt. Für jede dieser Listen ist geregelt, wer dort s verschicken darf.

4 Mailverteiler am Fanny-Leicht-Gymnasium II Welche Informationen sollen die Eltern erreichen? - Eltern einer Klasse kommunizieren per miteinander. - die LehrerInnen informieren über Rückgabe von Klassenarbeiten per . - die Schulleitung versendet Informationen das FLG betreffend per an die Eltern. - der Elternbeirat informiert per über Neuigkeiten bzw. zu Themen der Elternarbeit am FLG. - Einladung zum Elternabend und andere wichtige Informationen der Elternvertreter werden per verschickt. Die Mailingliste ermöglicht... - die Kommunikation über Mailinglisten erlaubt eine direkte Kommunikation mit und zwischen den Eltern der Klasse. - über Rückgaben von Klassenarbeiten werden die Eltern direkt und sofort informiert. - Informationen der Schulleitung und vom Elternbeirat erreichen alle Eltern ohne Zwischenstation. - die Eltern einer Klasse können sich austauschen Antworten auf Mails aus dem Verteiler sind möglich und erreichen alle anderen Eltern der Klassenmailingliste. - die Elternvertreter sind nicht mehr die Poststelle der Klasse ;-) und für alles braucht man nur eine Adresse pro Klasse. Rechtlicher Aspekt: Der Datenschutz ist gewährleistet, da die einzelnen Empfänger Adressen der Mailinglisten nicht mehr ersichtlich sind. Sie sind nur den Verwaltern des Systems bekannt ohne zugehörigen Namen.

5 Welche Mailinglisten gibt es im Mailverteiler? Es sind verschiedene Mailinglisten am FLG eingerichtet. Für jede dieser Listen ist Festgelegt, wer dort schreiben darf und wer Mails aus diese Liste empfängt. Die Tabelle unten zeigt die wichtigsten Listen: Name der Maillingliste Adresse Wer empfängt Nachrichten? Klassenverteiler Rundmail Elternvertreter Alle registrierten Eltern der Klasse* Alle registrierten Eltern am FLG Alle Elternvertreter am FLG Schulkonferenz Mitglieder der Schulkonferenz Elternmailer (Verwaltung der Maillinglisten) (z.b. Verwalter der Mailinglisten (M.Vetter, J.Noack) Wer darf Nachrichten schreiben? - Alle registrierten Eltern der Klasse* - Gremien der Schule - Schulleitung - LehrerInnen - Gremien der Schule - Schulleitung - Alle Elternvertreter am FLG - Schulleitung - Mitglieder der Schulkonferenz Jeder (Änderungen nur von Elternvertretern) * nur in der Liste geführte Adressen empfangen Mails UND nur von in der Liste geführten Mailadressen ist es möglich Mails an die Liste zu verschicken.

6 Wie registriere/ändere/lösche ich meine Mailadresse? Registrieren/Ändern/Löschen einer Mailadresse: Die Elternvertreter jeder Klasse verwalten eine Liste mit den Mailadressen der Eltern der jeweiligen Klasse. Um eine Mailadresse zur Liste hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen wenden Sie sich bitte an die Elternvertreter Ihrer Klasse. Bitte sorgen Sie im eigenen Interesse dafür, dass die Elternvertreter immer ihre aktuelle Mailadresse haben, damit Sie keine wichtigen Informationen verpassen. Warten Sie bei wichtigen Änderungen nicht bis zum Elternabend, um diese den Elternvertretern mitzuteilen. Die Elternvertreter aktualisieren Ihre Liste und schicken die vollständige Liste im korrekten Format (siehe nächste Seiten) an Somit ist in jedem Fall sichergestellt, dass die Listen der Elternvertreter und die im Mailsystem immer auf dem gleichen Stand sind. Wenn die Eltern einer Klasse damit einverstanden sind, können die Adressenlisten vom Elternvertreter auch an alle Eltern der Klasse geschickt werden, damit sie untereinander kommunizieren können. Über den Mailverteiler ist eine Kommunikation zwischen einzelnen Eltern derzeit nicht möglich.

7 Empfangen, Versenden und Beantworten von s Versenden: Eine Nachricht an eine Mailingliste senden Sie einfach an (z.b. Nach dem Schuljahreswechsel verwenden Sie bitte so lange den alten Klassennamen bis eine Rundmail der Administratoren die Umstellung der Verteiler bekannt gibt. Damit Ihre Nachricht an alle Mitglieder zugestellt wird, muss Ihre Absenderadresse in dieser Verteilerliste registriert sein. Sie können mehrere Adressen registrieren lassen. Die Empfänger sehen nur den in Ihrem programm hinterlegten Namen, aber nicht ihre Mailadresse. Empfangen: Wenn Ihre Mailadresse in der Verteilerliste registriert ist, bekommen Sie alle Nachrichten, die an diese Liste verschickt werden. Beantworten: Wenn Sie auf Mails aus einer Mailingliste antworten, bekommen ALLE Mitglieder dieser Liste Ihre Antwort NICHT NUR der Absender. Wenn Sie auf eine eines Lehrers an den Verteiler antworten, erhält dieser die Antwort nicht, da er kein Empfänger der Liste ist!

8 Empfangen, Versenden & Beantworten von s (cont.) Eine an einen Klassenverteiler mit einem Absender, welcher im Klassenverteiler registriert ist aus der kommt wird an ALLE registrierten Adressen des jeweiligen Klassenverteilers weitergeleitet. Dabei bleiben alle Empfänger anonym (die Kenntnis aller Empfänger ist nicht notwendig) der Absender einer Mail ist für alle Empfänger ersichtlich Die wird NICHT auf dem Server gespeichert, ist NICHT vom Server abrufbar und wird direkt an die Adressen im jeweiligen Klassenverteiler weitergeleitet. Eine Antwort auf eine Mail aus dem Verteiler Mail geht automatisch an ALLE im jeweiligen Klassenverteiler nicht nur an den Absender!!! Um Mails aus mehreren Klassenverteilern zu empfangen bzw. zu posten ist die Registrierung in jedem Verteiler notwendig. s von nicht registrierten Absendern werden abgelehnt und NICHT durch den Verteiler weitergeleitet. Posten ist nur für Mitglieder erlaubt! Bitte beachten, dass die richtigen (und alle) Adressen registriert werden.

9 Informationen für Elternvertreter

10 Verwaltung und Pflege der Adressenlisten Die Elternvertreter (EV) einer Klasse verwalten die Listen mit den Mailadressen der Eltern dieser Klasse. Hinzufügen, Änderungen, Löschung von Mailadressen erfolgt ausschließlich über die Elternvertreter der Klasse. So ist in jedem Fall sichergestellt, dass die Listen der Elternvertreter und die im Mailsystem auf dem gleichen Stand sind. Mindestens einmal im Schuljahr beim ersten Elternabend sollten die Listen auf Aktualität geprüft werden. Falls keine Änderungen notwendig sind, reicht eine kurze Benachrichtigung. Die aktualisierten, vollständigen Listen (Textdateien, siehe nächste Seiten) schicken die EV an Diese Listen werden dann in das Mailsystem eingelesen und ersetzen ALLE bisherigen Adressen. Die Administratoren schicken immer eine an den EV sobald die jeweilige Liste aktualisiert wurde. Bis dahin müssen die Elternvertreter die neuen Adressen selbst zu den s hinzufügen, wenn sie an den Klassenverteiler schreiben. Nach dem ersten Elternabend werden auch die Namen der Klassenverteiler (5a wird 6a, etc.) angepasst. Vor dem ersten Elternabend werden die Listen der neuen 5. Klassen (4a, etc.) vom Sekretariat erfasst. Sollten sich während des Schuljahres Änderungen an einer Mailinglisten ergeben, ist die Vorgehensweise wie oben. Die Listen der J2 (12. Klasse) und die Elternvertreter der J2 werden am Ende des Schuljahres von den Administratoren gelöscht. Für die Pflege der Verteiler und sind die Elternbeiratsvorsitzenden zuständig. Das Verfahren ist gleich wie oben beschrieben.

11 Verwaltung/Aufbau der Mailinglisten 7 7 A A 7D@fanny-leicht.de.muster@gmail.com.mann@gmx.de.frau@yahoo.de.... Administrator (Elternvertreter vom Elternbeirat bestimmt) Der Verteiler wird durch zwei vom Elternbeirat gewählte/bestätigte Mitglieder verwaltet. Die Verwaltung umfasst das Einpflegen und Anpassen der Mailadressen sowie der Mailinglisten. Absender für Rundmails werden ebenfalls hier zugelassen und registriert..txt Datei mit Adressen der Eltern mann@gmx.de frau@yahoo.de muster@gmail.com.txt Datei mit Adressen der Eltern... Die Mailadressen der jeweiligen Klassenverteiler werden von den Elternvertretern der Klassen in einer.txt Datei (eine Adresse pro Zeile) an den Verwalter des Verteilers verschickt. Diese Datei enthält nur die Mailadressen keine Namen. Mehr Infos auf der nächsten Seite. Elternvertreter der Klasse A Einverständnis Name (s) Unterschrift Elternvertreter der Klasse B Einverständnis Name (s) Unterschrift Eltern der Klasse A Eltern der Klasse B Die Elternvertreter der Klassen informieren die Eltern über den Verteiler im Rahmen des Elternabends. Eltern deren (s) in den Verteiler aufgenommen werden soll(en), tragen diese und ihren Namen in die ausliegende Liste ein und bestätigen ihr Einverständnis der Aufnahme in den Klassenverteiler mit ihrer Unterschrift.

12 Format der Datei mit den Mailadressen der Eltern An: Betreff: Adressen Klasse 10a mail_ _klasse10a.txt - Bitte alle Mailadressen in eine Text-Datei 'mail_ _klassexx.txt' (XX durch die Klasse ersetzen z.b. 10a und die Jahreszahlen an das Schuljahr anpassen) - Pro Zeile eine Mailadresse mann@gmx.de frau@yahoo.de muster@gmail.com franz@hotmail.com karin@gmx.de other@here.de - diese Datei bitte versenden wie im Bild gezeigt: an: elternmailer@fanny-leicht.de Mit dem Betreff: Adressen Klasse XX

13 Technische Umsetzung und Details

14 Welche Mailinglisten gibt es im Mailverteiler? (I) Stand: Klassenverteiler: Absender: Empfänger: Eltern im jeweiligen Klassenverteiler, Lehrer & legitimierte Elternvertreter NUR die Eltern des Klassenverteilers Für jede Klassenstufe am Fanny-Leicht-Gymnasium ist für die Züge a bis e je eine Mailingliste eingerichtet. Der Mailverteiler der 5a z.b. ist unter 5a@fanny-leicht.de erreichbar. Die Mailadressen der Klassen 5 bis 10 folgen diesem Schema. Die Jahrgangsstufen sind unter 11@ bzw. 12@fanny-leicht.de erreichbar. Zu Beginn des Schuljahres nach den Elternabenden - werden die Verteilerlisten angepasst. (5d wird 6d, usw.) Um die SchülerInnen der Klassen 5 schon am Anfang des Schuljahres (Neuzugänge) vor den ersten Elternabenden in die Kommunikation zu integrieren, sind die Verteiler 4a 4e angelegt. Rundmail: rundmail@fanny-leicht.de Absender: Empfänger: per km_rundmail@fanny-leicht.de legitimierte Lehrer & itservices@fanny leicht.de elternbeirat@fanny leicht.de schulleiterin@fanny leicht.de vereinderfreunde@fanny leicht.de Poststelle.Fanny Leicht Gymnasium@stuttgart.de info@treffpunkt Fanny.de Vertreter der Gremien Eltern ALLER Klassenverteiler Alle Klassenverteiler sind in einer Rundmail Mailingliste eingetragen und empfangen Nachrichten, die an diese Liste verschickt werden diese Nachrichten werden letztlich an ALLE registrierten Eltern- Adressen des Mail- Verteilers verschickt. Es können nur die zugelassenen Absender Nachrichten an Rundmail posten Nachrichten empfangen sie aber keine.

15 Welche Mailinglisten gibt es im Mailverteiler? (II) Elternmailer: Absender: Empfänger: Jeder - normalerweise NUR die Verwalter des Accounts (Jens Noack, Michael Vetter) - Regelbasiert: wenn Absender klassenmail@fanny-leicht.de & Betreff 5a oder 10a usw. oder vom EBR legitimierte Absender (z.b Elternbeirat) & Betreff EBRINFO:5a usw. ==> wird diese Nachricht an die entsprechenden Klassenverteiler weitergeleitet. Über die Adresse elternmailer@fanny-leicht.de kann der Verwalter des Systems erreicht werden (z.b um - Adressen zu aktualisieren oder zu schicken) oder per Regel basierter Weiterleitung um Nachrichten an einzelne Klassen zu versenden z.b. um über Rückgabe von Klassenarbeiten zu informieren oder Informationen des EBR an z.b. die Jahrgangsstufen zu versenden. Schulkonferenz: schuko@fanny-leicht.de Absender & Empfänger: Elternvertreter, die Mitglied der Schulkonferenz sind Um die Kommunikation der Elternvertreter in der Schulkonferenz zu erleichtern. Alle Mitglieder empfangen Nachrichten und können posten.

16 Welche Mailinglisten gibt es im Mailverteiler? (III) Elternvertreter: Absender: Empfänger: ALLE Elternvertreter und folgende: leicht.de leicht.de Poststelle.Fanny Leicht Fanny.de Vertreter der Gremien nur die Elternvertreter Um die Kommunikation der Elternvertreter im Schulelternbeirat zu erleichtern. Alle Elternvertreter empfangen Nachrichten und können posten. Die Schulleitung und Organisationen am FLG können posten, empfangen aber keine Nachrichten aus der Maillingliste.

17 Organisation & Struktur Server/Mailinglisten 'fanny-leicht.de' befindet sich auf den Servern von Belwue. Diese bieten Server für Bildungseinrichtungen in Baden-Würtemberg Domain 'fanny-leicht.de' Elternverteiler (Mailinglisten) 7A 7A LehrerInnen Mailaccounts werden von den Admins des Fanny (Herr Fechtig, Herr Häußler) verwaltet. Verwaltung der Eltern Maillinglisten erfolgt durch Elternvertreter. Kein Zugriff auf Daten durch die Bildungseinrichtung möglich. Separater Account mit Passwort Verkehr wird NICHT auf Server gespeichert Keine direkte Zuordnung /Eltern/Schüler

18 Empfangen & Versenden von s (am Bsp. der 7D) @fanny-leicht.de registrierte Adresse unregistrierte unregistrierte Adresse Adresse

19 Technische Umsetzung Technische Realisierung bei Absender: EBR, vom EBR legitimierte Absender: Von Schulleitung legitimierte Absender: Lehrer c/o IT Beauftragter (Lehrer) :AbsenderFilter: :Betreff: 7d c/o EBR Beauftragter (Elternvert.) :AbsenderFilter: :Betreff: 8a Abel Zwicknagel Eltern 7d Babel Zwacknagel Eltern 8a

20 Besondere Klassen- bzw. Gruppenverhältnisse Klasse 5: (1) Beim Bewerbungsverfahren kann die Mailadresse auf dem Fragebogen angegeben werden. (2) Die Familien, deren Kinder angenommen werden, bekommen mit der Zusage ein Anmeldeformular zugeschickt. In diesem werden personenbezogene Informationen abgefragt (z.b. Konfession, Muttersprache usw). Folgende Punkte werden ergänzt: (a) Mailadresse der Eltern (b) Einverständniserklärung zur Speicherung dieser auf dem Server Klasse 8: Im Falle einer Aufteilung im Zuge NwT/3. Fremdsprache müssen die Klassenverteiler neu zusammengesetzt werden. Dies ist erst nach dem 1. Elternabend mit vertretbarem Aufwand möglich. Bis zum Elternabend könnten ggf. die Klassenverteiler aus Klassenstufe weiterverwendet werden. Elternbeirat: Einmalig erfolgt die ausdrückliche Zustimmung zur Speicherung der Mailadresse mittels einer direkten Rückmeldung jedes Elternvertreters an den EB-Vorsitzenden: Ich bin damit einverstanden, dass meine -adresse für Kommunikationzwecke auf dem Fanny-Server abgespeichert werden darf. Vorname, Name, Elternvertreter/-in Klasse xx) Zukünftig wird der Meldebogen ergänzt um Einverständnis zur Speicherung der Mailadresse. Weitere Gruppen? SMV,