UPS Rechnungscenter Benutzerhandbuch

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1 eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12

2 Inhaltsverzeichnis Zugriff auf das UPS Rechnungscenter... 1 Registrierung... 3 Übersicht... 5 Registerkarte Rechnung... 6 Registerkarte Zahlung Das UPS Rechnungscenter ist eine sichere Webanwendung für die elektronische Rechnungsstellung und -bezahlung. Mit dieser Anwendung können sich unsere Kunden anmelden und ihre UPS Rechnungen in verschiedenen Formaten (online, PDF, CSV und XML) ansehen, Gebühren beanstanden, Berichte mit dem Billing Analysis Tool (BAT) generieren und Rechnungen online begleichen. Registerkarte Verwaltung/Profil Registerkarte Berichte Unterstützung Verfügbar für: n Pakete eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 i

3 Zugriff auf das UPS Rechnungscenter 1. Zugriff auf das UPS Rechnungscenter Gehen Sie zur Startseite ups.com. Wählen Sie die Registerkarte Mein UPS oben auf der Seite. Daraufhin wird das Dropdown-Menü angezeigt. Wählen Sie Rechnungsstellung im Dropdown-Menü. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 1

4 Zugriff auf das UPS Rechnungscenter Wählen Sie den Hyperlink Access the UPS Billing Centre (Melden Sie sich im UPS Rechnungscenter an), um sich zu registrieren. Wenn Sie bereits im UPS Rechnungscenter registriert sind, klicken Sie auf Anmelden. Wenn Sie noch nicht bei Mein UPS angemeldet sind, müssen Sie sich anmelden. Wenn Sie keine Benutzer-ID für Mein UPS haben, wählen Sie Jetzt registrieren, um eine Benutzer-ID und ein Kennwort festzulegen. Durch Ihre Anmeldung erhalten Sie Zugang zu den Anwendungen auf UPS.com, wie z. B. das UPS Rechnungscenter. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 2

5 Registrierung 2. Registrierung Kundennummer-Authentifizierung Benutzer müssen anhand ihrer Eingaben im Bildschirm Kundennummer- Authentifizierung (Account Invoice Authentication (AIA)) bestätigen, dass sie gegenwärtig Zugriff auf die Rechnungsdaten für jede im UPS Rechnungscenter registrierte Kundennummer haben. Für eine erfolgreiche Authentifizierung ihrer UPS Kundennummer benötigen Benutzer die folgenden Angaben aus einer der drei letzten Rechnungen, die innerhalb der letzten 45 Tage generiert wurden: n Kundennummer n Land n Rechnungsnummer n Für diesen Zeitraum fälliger Betrag n Rechnungsdatum eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 3

6 Registrierung Kundennummer-Authentifizierung (Fortsetzung) Benutzer erhalten eine Benachrichtigung, sobald ihre Kundennummer erfolgreich authentifiziert wurde. Nach der Authentifizierung der ersten Kundennummer können weitere Kundennummern hinzugefügt werden oder der Registrierungsvorgang kann fortgesetzt werden. Alle von einem Benutzer registrierten Kundennummern werden seinem Profil zugewiesen. Benutzer erhalten eine Benachrichtigung, wenn ihre Kundennummer erfolgreich im Rechnungscenter registriert wurde. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, können die Zahlungsinformationen hinzugefügt werden. Nach der Anmeldung im Rechnungscenter können weitere Kundennummern über das Verwaltungsmodul hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fortfahren, um die Übersichtsseite im UPS Rechnungscenter anzuzeigen. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 4

7 Übersicht 3. Übersicht In der Menüleiste der Bildschirme im UPS Rechnungscenter befinden sich Registerkarten. Über diese Registerkarten stehen die verschiedenen Leistungsmerkmale und Funktionen zur Verfügung. Auf der Übersichtsseite können Benutzer die folgenden Schlüsselelemente anzeigen und/oder auswählen: n Rechnungssaldo (ausstehender Betrag) im Rechnungscenter für das gesamte Unternehmen (die Summe aller für das Unternehmen eingerichteten Kundennummern) n den Link Automatische Zahlungen einrichten n Kundennummern, die gegenwärtig für automatische Zahlungen registriert sind n die Schältfläche Jetzt bezahlen zum Zugriff auf den Bereich Zahlungen eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 5

8 Registerkarte Rechnung 4. Registerkarte Rechnung Über die Registerkarte Rechnung können Benutzer die Berichte Rechnungsübersicht und Rechnungsdetails, aufrufen und Rechnungen im Online-, PDF-, CSV- and XML-Format herunterladen. Darüber hinaus können sie Kosten beanstanden und Anpassungen fordern. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 6

9 Registerkarte Rechnung Im Hauptbildschirm Rechnung unter Unternehmensübersicht werden die folgenden Informationen über den Rechnungsstatus angezeigt: n Überfällig n Zahlung anstehend n Offen n Unterzahlung/Anpassung n Zahlung zurückerstattet n Bezahlt n Überzahlung/Anpassung Benutzer können die folgenden Suchkriterien eingeben, um bestimmte Informationen für Inlands-/Einfuhr- und Ausfuhr-Paketrechnungen anzuzeigen: n Rechnungsdatum n Rechnungsstatus n Rechnungstyp n Kundennummer n Rechnungsnummer Zum Anzeigen der Rechnungsdetails muss eine Rechnungsnummer gewählt werden. PDF anzeigen Wählen Sie PDF anzeigen, um eine Rechnung im PDF-Format anzuzeigen. XML-Download Wählen Sie das XML-Symbol, um die Daten auf dem Bildschirm im XML-Format anzuzeigen. Download der UBD-Datei Wählen Sie das CSV-Symbol, um die UPS Billing Data (UBD)-Datei anzuzeigen. Druckerfreundlich Wählen Sie Druckerfreundlich, um eine Kopie der Seite anzuzeigen und zu drucken. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 7

10 Registerkarte Rechnung Anpassungen/Beanstandungen Wählen Sie den Link Beanstandung im Bildschirm Rechnung, um eine Anpassung anzufordern oder eine Beanstandung einzuleiten. Anpassungen für Rechnungen können nur auf Detailebene erfolgen, indem die Summe der Versandkosten unten im Bildschirm Sendungsdetail gewählt wird. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 8

11 Registerkarte Rechnung Anpassungen/Beanstandungen (Fortsetzung) Wenn der Link Beanstandung gewählt wird, wird das Formular Beanstandete Transaktion angezeigt. Benutzer müssen dieses Formular ausfüllen und den beanstandeten Betrag sowie einen Beanstandungsgrund eingeben. Die Anpassung wird anschliessend überprüft. Im Falle einer Genehmigung wird der Betrag der nächsten Rechnung gutgeschrieben. Benutzer werden direkt kontaktiert, wenn die Anpassung nicht genehmigt wird. Sobald das Formular Beanstandete Transaktion abgeschickt wurde, wird eine Meldung eingeblendet, die die erfolgreiche Übertragung der Anpassung bestätigt. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 9

12 Registerkarte Zahlung 5. Registerkarte Zahlung In der Registerkarte Zahlung können Benutzer Zahlungen für Rechnungen einrichten und/oder tätigen. Der Unternehmensadministrator muss Benutzern eine Berechtigung zur Tätigung von Zahlungen erteilen. Ausschliesslich der Unternehmensadministrator ist befugt, ein Zahlungskonto einzurichten. Zur Bezahlung von Rechnungen stehen vier Zahlungsmodule zur Verfügung: n Einmalige Zahlung n Automatische Zahlungen n Zahlungstätigkeit n Zahlungskonten eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 10

13 Registerkarte Zahlung Zahlungskonten Bevor elektronische Zahlungen im UPS Rechnungscenter getätigt werden können, muss mindestens ein Zahlungskonto eingerichtet werden. Benutzer können neue Zahlungskonten hinzufügen oder bestehende Konten anzeigen, bearbeiten oder löschen. Wählen Sie in der Registerkarte Zahlungskonten unter Zahlung im UPS Rechnungscenter die Option Bankkonto hinzufügen, um ein Zahlungskonto einzurichten. (Für bereits eingerichtete Konten wählen Sie Bearbeiten, um die Kontoinformationen zu aktualisieren oder Löschen, um ein Konto zu entfernen.) eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 11

14 Registerkarte Zahlung Zahlungskonten (Fortsetzung) Im nächsten Bildschirm werden Informationen über das Bankkonto hinzugefügt. Alle Pflichtfelder in diesem Bildschirm müssen ausgefüllt werden. Geben Sie nur alphanumerische Zeichen in das Feld Name des Zahlungskontoinhabers ein. Hinweis: Verwenden Sie keine Sonderzeichen #, *,?) im Feld Name des Zahlungskontoinhabers. Kunden in der Schweiz müssen zuerst eine Bankermächtigung ausfüllen und an UPS senden, bevor sie elektronische Zahlungen vornehmen können. Bitte wenden Sie sich an UPS unter , um eine Bankermächtigung anzufordern. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 12

15 Registerkarte Zahlung Einmalige Zahlungen Im UPS Rechnungscenter können unter anderem einmalige Zahlungen getätigt werden. Bei einmaligen Zahlungen wird eine Zahlung für jede fällige Rechnung an UPS geleistet. Hinweis: Um Zahlungen im UPS Rechnungscenter zu planen, müssen Benutzer mindestens ein Zahlungskonto einrichten. Benutzer müssen jedesmal die Rechnung, die sie begleichen möchten, auswählen. Sie können mehrere Rechnungen gleichzeitig wählen und begleichen, um den Zahlungsvorgang effektiver zu gestalten. Markieren Sie hierzu entweder das oberste Kästchen, um alle offenen Rechnungen zu begleichen oder wählen Sie nur die Rechnungen aus, die bezahlt werden sollen. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 13

16 Registerkarte Zahlung Einmalige Zahlungen (Fortsetzung) Im nächsten Schritt müssen Sie ein Zahlungsdatum eingeben und das gewünschte Zahlungskonto wählen. Hinweis: Wenn die Rechnung bei Erhalt fällig ist, wird der aktuelle Tag automatisch vorgegeben. Ein Bestätigungsbildschirm für die einmalige Zahlung wird angezeigt. In diesem Bildschirm bestätigen Sie die Rechnung und den Rechnungsbetrag. Wählen Sie anschliessend Weiter. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 14

17 Registerkarte Zahlung Automatische Zahlungen Automatische Zahlungen ermöglichen es Benutzern, Zahlungen für jede im UPS Rechnungscenter angezeigte Rechnung einzurichten. Hinweis: Alle offenen Rechnungen müssen vor der Einrichtung automatischer Zahlungen über die Funktion Einmalige Zahlung beglichen werden. So richten Sie automatische Zahlungen ein: n Wählen Sie die Registerkarte Zahlung und anschliessend Automatische Zahlungen. n Wählen Sie als Nächstes Automatische Zahlungen einrichten und dann Weiter. n Wählen Sie die Kundennummer. Hinweis: Wenn Sie mehrere Kundennummern gleichzeitig registrieren, ist das Profil für automatische Zahlungen das Gleiche. Wenn unterschiedliche Profile erforderlich sind, sollte die automatische Zahlung für jede Kundennummer getrennt eingerichtet werden. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 15

18 Registerkarte Zahlung Automatische Zahlungen (Fortsetzung) n Wählen Sie das Zahlungskonto im Dropdown-Menü. n Geben Sie nun den zu zahlenden Betrag, das Datum für die Zahlung und den Wirkungszeitraum ein. n Wählen Sie Weiter. n Überprüfen Sie die Details für die automatische Zahlung und wählen Sie Bestätigen. Automatische Zahlungen können aktualisiert werden, indem Sie im Bildschirm Automatische Zahlungen verwalten die Option Bearbeiten wählen. Wählen Sie Abbrechen, um den Vorgang abzubrechen. Automatische Zahlungen bleiben so lange wirksam bis sie storniert werden oder das eingegebene Datum erreicht ist. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 16

19 Registerkarte Zahlung Zahlungstätigkeit Benutzer können einmalige oder automatische Zahlungen in der Registerkarte Zahlungstätigkeit einsehen. Im UPS Rechnungscenter ist ein bis zu einem Jahr zurückreichendes Archiv der Zahlungstätigkeit verfügbar. Wenn eine Zahlung noch nicht bearbeitet worden ist, kann das Zahlungsdatum geändert oder die geplante Zahlung storniert werden. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 17

20 Registerkarte Verwaltung/Profil 6. Registerkarte Verwaltung/Profil Die Registerkarte Verwaltung steht für Benutzer mit Administratorprivilegien zur Verfügung. Im Bereich Verwaltung können Administratoren Benutzer und Kundennummern hinzufügen und verwalten sowie Benutzerprofile und -Benachrichtigungen verwalten. Die Registerkarte Profil ist für Benutzer zugänglich, die keine Administratorrechte haben. In dieser Registerkarte können Benutzer ihre -Benachrichtigungen verwalten. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 18

21 Registerkarte Verwaltung/Profil Die Registerkarte Verwaltung wird nur für Administratoren angezeigt. Unter Verwaltung stehen zwei Registerkarten zur Auswahl: n Unternehmen n Benachrichtigung Unternehmen Unter Unternehmen stehen drei weitere Registerkarten zur Auswahl: n Benutzer n Kundennummer hinzufügen n Kundennummer verwalten eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 19

22 Registerkarte Verwaltung/Profil Unternehmen Benutzer Administrator-Bildschirm In diesem Bildschirm können Administratoren Benutzer anzeigen, bearbeiten, löschen und hinzufügen. Zum Hinzufügen eines neuen Benutzers muss der Administrator die Benutzer-ID von Mein UPS und die -Adresse des Benutzers eingeben und dem Benutzer Rechte zuweisen. Die folgenden Rechte können zugewiesen werden: Nur anzeigen, Anzeigen und anpassen, Anzeigen und zahlen, Anzeigen, Zahlen und anpassen oder Administrator. Administratoren erhalten eine Bestätigung, sobald Benutzer erfolgreich hinzugefügt wurden. Ein hinzugefügter Benutzer wird anschliessend in der Benutzerliste unter den Suchergebnissen angezeigt. Wählen Sie Bearbeiten, um das einem Benutzer zugewiesene Recht zu aktualisieren oder zu bearbeiten. Wählen Sie Löschen, um einen Benutzer aus dem Rechnungscenter zu entfernen. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 20

23 Registerkarte Verwaltung/Profil Unternehmen Neuen Benutzer hinzufügen Zur Authenfizierung eines Kunden im Feld Neuen Benutzer hinzufügen muss ein Administrator die Kunden- und Rechnungsnummer, den fälligen Rechnungsbetrag sowie das Rechnungsdatum von einer kürzlich erhaltenen Rechnung angeben. Hinweis: Administratoren erhalten eine Benachrichtigung, sobald ein Kunde erfolgreich authentifiziert wurde. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 21

24 Registerkarte Verwaltung/Profil Unternehmen Kundennummer verwalten Administratoren haben Zugriffsrechte auf alle Kundennummern im Unternehmensprofil und sind automatisch allen Kundennummern zugeordnet. Benutzer, die keine Administratorrechte besitzen, sind automatisch keinen Kundennummern zugeordnet und können die zugehörigen Daten nicht einsehen. Benutzer ohne Administratorrechte müssen über die Registerkarte Kundennummer verwalten von einem Administrator manuell zugeordnet werden. In der Registerkarte Kundennummer verwalten kann die Zuordnung eines Benutzers zu einer Kundennummer ausserdem aufgehoben (entfernt) werden. Wird diese Option gewählt, erhalten Administratoren eine Warnmeldung, dass die Zuordnung eines Benutzers zu einer Kundennummer mit diesem Schritt aufgehoben wird. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 22

25 Registerkarte Verwaltung/Profil Benachrichtigung Administratoren Administratoren können ihre -Einstellungen über die Registerkarte Benachrichtigung verwalten. Alle -Benachrichtigungen werden angezeigt. Administratoren müssen alle gewünschten Kästchen markieren, um bei bestimmten Aktivitäten im UPS Rechnungscenter eine -Benachrichtigung zu erhalten. Benutzer können ihre -Adresse über ihr Mein UPS -Profil aktualisieren. Administrator eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 23

26 Registerkarte Verwaltung/Profil Benutzer ohne Administratorrechte Benachrichtigung Benutzer ohne Administratorrechte können die Einstellungen für ihre - Benachrichtigungen über die Registerkarte Benachrichtigung verwalten. Alle -Benachrichtigungen werden angezeigt. Benutzer ohne Administratorrechte müssen alle gewünschten Kästchen markieren, um bei bestimmten Aktivitäten im UPS Rechnungscenter eine -Benachrichtigung zu erhalten. Benutzer können ihre -Adresse über ihr Mein UPS -Profil aktualisieren. Benutzer ohne Administratorrechte eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 24

27 Registerkarte Berichte 7. Registerkarte Berichte Über die Registerkarte Berichte können Kunden das Rechnungsanalyse-Tool herunterladen. Kunden werden zu diesem Zweck zur Download-Seite geleitet. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 25

28 Unterstützung 8. Unterstützung Benutzer des UPS Rechnungscenters erhalten auf folgende Weise Unterstützung: n Über die im UPS Rechnungscenter verfügbare Hilfe n Über die unter ups.com verfügbare Hilfe n Von dem für ihr UPS Rechnungscenter zuständigen Unternehmensadministrator n Per durch Ausfüllen eines unter ups.com verfügbaren Formulars n Durch telefonische Kontaktaufnahme mit UPS eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 26

29 Unterstützung Unterstützung auf ups.com Weitere Unterstützung ist unter der Registerkarte Unterstützung auf ups.com verfügbar. Hier finden Kunden Antworten auf ihre Fragen über die verschiedenen Funktionen und Leistungsmerkmale des UPS Rechnungscenters. Überdies erhalten Kunden weitere Informationen über die Rechnungsstellung sowie Zugriff auf die technische Unterstützung. Informationen zur Unterstützung eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 27

30 Unterstützung an UPS Benutzer des UPS Rechnungscenters können sich per mit UPS in Verbindung setzen, indem sie auf ups.com ein Formular ausfüllen und absenden. Um eine -Nachricht zu senden, wählen Sie die Registerkarte Unterstützung auf ups.com. Wählen Sie anschliessend den Link an UPS, um das Formular für technische Unterstützung anzuzeigen. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Wählen Sie Rechnungsstellung in der Dropdown-Liste Typ der Unterstützung. Wählen Sie anschliessend Rechnung in der Dropdown-Liste Thema der Unterstützung. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter unten im Bildschirm. Füllen Sie die Bildschirmfelder aus, wählen Sie UPS Rechnungscenter und geben Sie Ihre Frage oder Anmerkung ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche senden rechts unten im Bildschirm. eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 28

31 Unterstützung Telefonische Unterstützung Kunden, die Fragen zur Rechnungsstellung haben oder technische Unterstützung erfordern, können sich telefonisch an UPS wenden. n Häufig gestellte Fragen: n Anfrage per einreichen: Inlandsrechnungen Importrechnungen Technische Unterstützung eingetragene Marken von United Parcel Service of America, Inc. Alle Rechte vorbehalten. 2/12 29