elektronische Maßnahmeabwicklung für Arbeitsgelegenheiten

Transkript

1 elektronische Maßnahmeabwicklung für Arbeitsgelegenheiten Von der Modellversuchsdatenbank enfs und enfk zur elektronischen Maßnahmeabwicklung der Bundesagentur

2 Entwicklungsinitiative: Neue Förderstruktur für Jugendliche mit besonderem Förderbedarf Laufzeit des Modellversuchs Transferphase

3 Die Datenbanken enfs und enfk Sommer 2003 Entwicklungsstart der Datenbank enfs Fünf am Modellversuch beteiligte Arbeitsagenturen und die INBAS GmbH beschließen die Entwicklung einer internetgestützten Datenbank Applikation November 2003 Testphase von enfs unter Beteiligung der Arbeitsagenturen und deren am Modellversuch beteiligten Bildungsträgern

4 Anfang 2004 Einsatz der Datenbank in 10 Regionen im Echtbetrieb Einführung des neuen Fachkonzeptes und der Leistungsbeschreibung für die Vergabe berufsvorbereitender Bildungsmaßnahmen der BA. Daher wurde die Entwicklung der Datenbank enfk notwendig. Einsatz dieser Programmversion im Sommer 2004

5 Entscheidung der BA vor dem Hintergrund positiver Erfahrungen zum digitalen Datenaustausch im November 2005 eine Projektgruppe zu initiieren mit dem Auftrag der Entwicklung einer fachlichen Konzeption zur elektronischen Maßnahmeabwicklung

6 Entwicklung zu einem Internetgestützten Datenbanksystem für die Durchführung von Arbeitsmarktdienstleistungen der Bundesagentur für Arbeit Abschluss der Modellversuchsreihe im Sommer 2006 und Abschaltung der Datenbanken enfs und enfk Nach Abstimmung mit den beteiligten Projektpartnern wurde daher entschieden, in der Transferphase der Entwicklungsinitiative das Datenbanksystem an die aktuellen Anforderungen von BVB Maßnahmen anzupassen und es kommunikationsfähig mit der elektronischen Maßnahmeabwicklung der BA zu machen.

7 für Arbeitsgelegenheiten besteht im Rechtskreis SGB III seit September 2007 Fachkonzeption und Umsetzung in der IT Praxis-Check und Pilotphase durch drei gemeinsame Einrichtungen April 2012 bis November 2013

8 Fachliche Anforderungen zur Nutzung von im Verfahrenszweig AGH

9 Einführung im Rechtskreis SGB II Verfahrenszweig AGH Die folgenden Ausführungen basieren im wesentlichen auf den Ausführungen des fachlichen Infopakets der BA, Stand Oktober 2013 Die Schaffung einer Arbeitsgelegenheit muss beantragt werden und den gesetzlichen Regelungen entsprechen. Träger von AGH (Maßnahmeträger) können nur geeignete natürliche oder juristische Personen oder Personengesellschaften sein. Es kommen neben kommunalen Einrichtungen, Wohlfahrtsverbänden oder Vereinen auch privatrechtlich organisierte Träger (z.b. Alten- oder Pflegeeinrichtungen) in Betracht.

10 Die gemeinsamen Einrichtungen (ge) üben bei der Entscheidung über den Antrag ihr Ermessen aus und erstellen bei positiver Entscheidung einen Bewilligungsbescheid - der Bewilligungsbescheid enthält alle erforderlichen Auflagen und Bestimmungen und - die Vorgaben und Regelungen zur Nutzung von em@w

11 Fachliche Konzeption und technische Architektur Die fachliche Konzeption von sieht den Austausch von teilnehmer- und maßnahmebezogenen Daten zwischen ge und Maßnahmeträger zu folgenden sechs Informationskategorien vor Anmeldung der Teilnehmenden Datenänderungen Verlängerung der Teilnahme Vorzeitiger Austritt Monatsabrechnung Maßnahmeberichterstattung Es werden keine Leistungs-, Verhaltens- und Verbleibsdaten übermittelt

12 Allgemeines zur technischen Architektur von Der elektronische Informationsaustausch zwischen den AGH - Maßnahmeträgern und der ge erfolgt in beide Richtungen über einen Web-Server im Internet durch Upload von Zip- Archiven. Diese enthalten eine XML-Schnittstellendatei mit den benötigten Informationen und ggf. standardisierten PDF- Dokumenten. Die hierfür notwendigen technischen Standards und zu übertragenden Dateninhalte sind in einer XSD-Schemadatei beschrieben. Diese ist auf der Homepage der BA unter folgendem Link veröffentlicht:

13 Anmeldeprozess für AGH-Maßnahmeträger Im Rahmen des Antrags- und Bewilligungsverfahrens für eine Arbeitsgelegenheit erfolgt die Mitteilung der Trägerreferenznummer an den AGH-Maßnahmeträger durch die zuständige ge mit Hilfe eines Standardbriefes. Nachdem der AGH-Maßnahmeträger die Trägerreferenznummer erhalten hat, kann der vom AGH-Maßnahmeträger mit dem Vordruck SGB II AGH 3e - Erklärung Server-und Softwarelösung (Anlage 2) benannte Provider den AGH- Maßnahmeträger über das Ereignis emawanmeldung (siehe technisches Infopaket) mit folgenden Daten anmelden: Trägerreferenznummer Providername Zentrale

14 Anmeldeverfahren von für AGH- Maßnahmeträger Die Anmeldung des AGH-Maßnahmeträgersmuss für jede einzelne Trägerreferenz erfolgen. Die Mitteilung der Trägerreferenznummererfolgt zeitnah nach der Erfassung und vor der Bewilligung der Maßnahme in dem operativen IT- Fachverfahren der BA durch die zuständige ge mit Hilfe eines Standardschreibens.

15 Die für den Datenaustausch erforderliche Server-und Softwarelösung kann vom AGH-Maßnahmeträger selbst oder durch einen beauftragten Dritten (externen Provider) bereitgestellt werden. Für den Datenaustausch mit ist für den Zugriff auf den Kommunikationsserver der Zentrale der Bundesagentur für Arbeit ein Zertifikat erforderlich. Sofern noch kein Zertifikat vorliegt, hat der AGH-Maßnahmeträger spätestens 3 Wochen vor Beginn der Maßnahme unter der Faxnummer 0911/ die Erklärung zur Server-und Softwarelösung (Anlage 2) zu übersenden. Das Zertifikat für die elektronische Maßnahmeabwicklung wird via und einer PIN auf dem Postweg durch das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit an den Softwareprovider gesandt. Für den elektronischen Datenaustausch für die jeweilige Maßnahme ist nur ein Provider zugelassen.

16 Grundregeln des Datenaustausches Ein Datenaustausch ist erst nach Anmeldung des jeweiligen AGH-Maßnahmeträgers durch seinen Provider zu dem neuen Verfahrenszweig AGH (Ereignis ) möglich Ein Datenaustausch zu einer Teilnehmerin, einem Teilnehmer ist erst möglich, wenn von der ge ein Ereignis AGHAnmeldung an (und in der Folge an den AGH- Maßnahmeträger) übermittelt wurde

17 Ein Datenaustausch zur Maßnahmeabwicklung (Prozess Monatsabrechnung sowie Prozess Maßnahmeberichterstattung) ist erst möglich, wenn von der ge erstmalig ein Ereignis: o AGH-Neu-AnforderungMonatsabrechnung o AGHAnforderungMassnahmebericht an em@w (und in der Folge an den AGH- Maßnahmeträger) übermittelt wurde Der Aufbau der ausgetauschten Datenarchive und die Namenskonventionen sind die gleichen wie in den anderen Verfahrenszweigen

18 Anmeldeprozess Die Anmeldung der Teilnehmerin, des Teilnehmers erfolgt ausschließlich von der ge zum AGH-Maßnahmeträger mit dem Ereignis AGHAnmeldung. Die AGHAnmeldung enthält folgende Informationen: Kundendaten: Name, Vorname Geburtsdatum Kundennummer ggf.gesetzl. Betreuerdaten Angaben der ge: 3-stellige Dienststellennummer Maßnahmenummer Verfahrenszweig

19 AGH spezifische Daten: o Adresse (PLZ, Ort, Straße, Hausnummer) o Tätigkeits-/Berufsbezeichnung o Einsatzstelle o Förderdauer o Anzahl der Wochenstunden o Zeitverteilung o Arbeitszeitform o regelmäßige Arbeitszeit o regelmäßige Arbeitstage o individuelle MAE o ggf. zusätzliche individuelle Fahrkosten Kontaktdaten sachbearbeitende Stelle (Trägerteam) Kontaktdaten IFK (Betreuerteam) Diese Daten dienen der Aufnahme und Zusage durch den AGH-Maßnahmeträger. Zeitnah nach Aufnahme der Teilnehmerin, des Teilnehmers durch den AGH- Maßnahmeträger übersendet dieser das Ereignis AGHZusageTraeger oder AGHAbsageTraeger über em@w an die ge.

20 Prozess Datenänderung Teilnehmerbezogene Ereignisse Die Ereignisse: AGHAenderungTeilnehmerdaten AGHAenderungAnsprechpartnerBetreuerteam sind eindimensional. Die Übermittlung erfolgt daher nur von der ge an den AGH-Maßnahmeträger, aber nicht vom AGH-Maßnahmeträger an die ge. MaßnahmebezogenesEreignis Das Ereignis AGHAenderungAnsprechpartnerTraegerteam ist eindimensional. Die Übermittlung erfolgt daher nur von der ge an den AGH-Maßnahmeträger, aber nicht vom AGH- Maßnahmeträger an die ge.

21 Verlängerung der Teilnahme Teilnehmerbezogenes Ereignis Das Ereignis: AGHVerlaengerungTeilnahme ist eindimensional. Dabei werden folgende Daten der Teilnehmerin, des Teilnehmers über an den AGH-Maßnahmeträger übermittelt: Kundendaten o Geburtsdatum o Adresse o ggf. Betreuerdaten Förderdauer bisher Verlängerung bis Tätigkeits-/Berufsbezeichnung

22 Verlängerung der Teilnahme Einsatzstelle Anzahl der Wochenstunden Zeitverteilung Arbeitszeitform regelmäßige Arbeitszeit regelmäßige Arbeitstage individuelle MAE ggf. zusätzliche individuelle Fahrkosten Die Übermittlung erfolgt daher nur von der ge an den AGH- Maßnahmeträger, aber nicht vom AGH-Maßnahmeträger an die ge.

23 Vorzeitiger Austritt Teilnehmerbezogene Ereignisse Die Kommunikation zum vorzeitigen Austritt der Teilnehmerin, des Teilnehmers aus der AGH-Maßnahme kann von beiden Kommunikationspartnern erfolgen. ge durch Übermittlung des Ereignisses: AGHAustrittVorzeitigVonJC oder AGH-Maßnahmeträger durch Übermittlung des Ereignisses: AGHAustrittVorzeitigVonTraeger Über werden folgende Daten von der ge an den AGH- Maßnahmeträgerübermittelt: Teilnahme Beginn Teilnahme Ende alt Teilnahme Ende neu

24 Vorzeitiger Austritt Prozess: Vorzeitiger Austritt der Teilnehmerin, des Teilnehmers Reaktion des AGH-Maßnahmeträgers: Übermittlung des Ereignisses: (ge -> AGH-Maßnahmeträger) AGHAustrittVorzeitigVonJC = Ende; Prozess Vorzeitiger Austritt ; Teilnehmerin, Teilnehmer ausgeschieden; Übermittlung des Ereignisses AGHAustrittVorzeitigVonJC oder Reaktion des AGH-Maßnahmeträgers: Übermittlung des Ereignisses: (AGH-Maßnahmeträger -> ge) AGHAustrittVorzeitigVonTraeger Reaktion der ge bei AGHAustrittVorzeitigVonTraeger : o Zustimmung zum vorzeitigen Austritt der Teilnehmerin, des Teilnehmers (AGHBestaetigungAustritt) oder o Ablehnung zum vorzeitigen Austritt der Teilnehmerin, des Teilnehmers (AGHAblehnungAustritt)

25 Datenschutz und Datensicherheit Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmung Verwendung der Sozialdaten der TN ausschließlich zur Erfüllung der im Bescheid geregelten Pflichten AGH-Maßnahmeträger haftet für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen auch für die eigenen Mitarbeiter Der AGH-Maßnahmeträger hat sicherzustellen, dass Informationen über Sachverhalte, die im Rahmen von Leistungen nach 16a SGB II relevant sein könnten, oder Tatsachen, die dem besonderen Schutz des 203 Strafgesetzbuch (StGB) unterliegen, weder schriftlich, elektronisch noch mündlich übermittelt und somit nicht über ausgetauscht werden dürfen.

26 Datenschutz und Datensicherheit Der AGH-Maßnahmeträger verpflichtet sich, alle ihm zur Kenntnis gelangenden internen Angelegenheiten der ge auch nach Beendigung der Maßnahme vertraulich zu behandeln, insbesondere Vorkehrungen zu treffen, dass solche Kenntnisse anderen Personen außer den mit der Ausführung Beauftragten nicht bekannt werden. Er hat ferner die Pflicht, die mit der Ausführung/Durchführung beauftragten Personen gemäß 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verpflichten. Er hat ferner durch geeignete Maßnahmen und Vorkehrungen die Einhaltung des Datenschutzes sicherzustellen. Er verpflichtet sich, die Sozialdaten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer von seinem eigenen Datenbestand getrennt zu halten. Des Weiteren ist den Teilnehmerinnen und Teilnehmern auf Verlangen Einsicht in alle sie betreffenden Unterlagen, Auskunft und Berichtigung ggf. unrichtiger Daten zu gewähren.

27 Datenschutz und Datensicherheit Spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Maßnahme hat der AGH-Maßnahmeträger diese Sozialdaten zu löschen und die Löschung auf Verlangen nachzuweisen. Der AGH-Maßnahmeträger muss alle technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gem. 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) durchführen.

28 Datenschutz TOM s 1. Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle) 2. zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle) 3. zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle)

29 Datenschutz TOM s 4. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle) 5. zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle)

30 Datenschutz TOM s 6. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle) 7. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle) 8. zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können (Trennungsgebot)

31 Links und Adressen User Help Desk (UHD) der BA Tel.: 0911 / , Fax: oder -267 Stichworte em@w-agh technisch em@w-agh fachlich Angeben zwecks Vermittlung in Bearbeitungsgruppe Erreichbarkeit Montag Freitag 06:15 Uhr bis 19:00 Uhr

32 Links und Adressen Liste von fähigen Providern unter: Datenbank der INBAS GmbH Mail: Tel , oder Fax: