Konzernrichtlinie der voestalpine AG. Business Conduct.

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1 Konzernrichtlinie der voestalpine AG Business Conduct 1

2 Konzernrichtlinie der voestalpine AG Business Conduct Diese Konzernrichtlinie Business Conduct ergänzt und konkretisiert den Verhaltenskodex (Code of Conduct) der voestalpine AG und dient somit als Hilfestellung bei der Anwendung des im Verhaltenskodex festgelegten Verhaltens zu den Themen Korruption/Bestechung/Geschenkannahme und Interessenkonflikte. Wie der Verhaltenskodex der voestalpine AG gilt diese Konzernrichtlinie für alle Vorstände/ Geschäftsführer und Mitarbeiter (im Folgenden kurz Mitarbeiter ) des voestalpine-konzerns. 02

3 I) Korruption/Bestechung/Geschenkannahme Kapitel 6 des Verhaltenskodex lautet: Allen Mitarbeitern ist sowohl das direkte als auch das indirekte Anbieten oder Annehmen von Vorteilen streng verboten, wenn dadurch Geschäftstransaktionen in unzulässiger Weise beeinflusst werden sollen oder auch nur ein derartiger Eindruck entstehen könnte. Ausgenommen davon sind ausschließlich Geschenke von geringem Wert und Bewirtungen im Rahmen geschäftsüblicher Gepflogenheiten. Alle anderen Geschenke sind abzulehnen oder zurückzugeben und es ist der Vorgesetzte darüber zu informieren. Das Anbieten oder die Entgegennahme von Geld oder geldwerten Vergünstigungen ist keinesfalls gestattet. Landesspezifische Gesetze und Usancen sind jedenfalls zu berücksichtigen. Kapitel 6 verbietet Mitarbeitern des voestalpine-konzerns sowohl das Anbieten und Gewähren von Vorteilen (aktive Korruption) als auch das Fordern und Annehmen von Vorteilen (passive Korruption), wenn dadurch Geschäftstransaktionen in unzulässiger Weise beeinflusst werden sollen oder auch nur ein derartiger Eindruck entstehen könnte. 1) Anbieten und Gewähren von Vorteilen (aktive Korruption; Bestechung) Es ist verboten, im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit inländischen oder ausländischen Amtsträgern sowie Mitarbeitern oder Vertretern inländischer oder ausländischer Unternehmen persönliche Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren, um Entscheidungen zu beeinflussen oder einen ungerechtfertigten Vorteil zu erlangen. Darüber hinaus ist es untersagt, indirekt Geldzahlungen oder sonstige Vorteile zu gewähren (zum Beispiel einem Berater, Handelsvertreter, Vermittler oder einem sonstigen Dritten), wenn die Umstände darauf hindeuten, dass diese ganz oder zum Teil, direkt oder indirekt, an einen Amtsträger oder einen Mitarbeiter oder Vertreter eines Unternehmens weitergegeben werden, um Entscheidungen zu beeinflussen oder einen ungerechtfertigen Vorteil zu erlangen. Mitarbeiter, die für die Beauftragung von Beratern, Handelsvertretern, Geschäftspartner oder sonstige Dritte verantwortlich sind, haben dafür zu sorgen, dass solche Dritte diese Korruptionsregelungen des voestalpine-konzerns kennen und einhalten und dass sie die Qualifikation und das Ansehen solcher Dritter prüfen. Für Letzteres siehe die Richtlinie des voestalpine-konzerns betreffend Geschäftsvermittler und Berater. 03

4 a) Einladungen zu Essen und Veranstaltungen, Geschenke und andere Vorteile Einladungen (z. B. Einladungen in Restaurants, zu Sport- oder Kulturveranstaltungen, Essen und Getränke bei Veranstaltungen, Übernahme persönlicher Reisekosten), Geschenke und andere persönliche Vorteile für Mitarbeiter oder Vertreter bestehender oder potentieller Geschäftspartner sind unabhängig davon, ob diese Geschäftspartner Unternehmen oder Behörden sind, nur zulässig, wenn ihr Gesamtwert und die konkreten Umstände nicht den Eindruck erwecken, von dem Empfänger des Vorteils werde ein bestimmtes Verhalten als Gegenleistung erwartet. Ob dies der Fall ist, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab, insbesondere von folgenden Faktoren: Wert des Vorteils Häufigkeit, in der Vorteile gewährt werden Stellung des Empfängers innerhalb seines Unternehmens Soziale Angemessenheit oder gar Erforderlichkeit der Gewährung des Vorteils (z. B. das Überreichen eines Straußes Blumen bei einer Einladung) Vorteile dürfen niemals heimlich gewährt werden. Einladungen oder Geschenke sind stets an die offizielle Geschäftsanschrift des Empfängers zu senden, niemals an die Privatanschrift. Für Vorteile an nahe Angehörige von Mitarbeitern oder Vertretern anderer Unternehmen gelten ebenfalls die oben angeführten Grundsätze. Nahe Angehörige im Sinne dieser Konzernrichtlinie umfassen jeweils den Ehepartner bzw. Lebenspartner, Eltern, Geschwister und Kinder sowie sonstige Personen, soweit diese seit mindestens einem Jahr im selben Haushalt leben. In keinem Fall dürfen Bargeld oder Bargeldäquivalente (z. B. Gutscheine) verschenkt werden. Einige Staaten und Unternehmen untersagen Mitarbeitern oder Vertretern von Unternehmen die Annahme von Einladungen oder Geschenken vollständig. Andere Staaten und Unternehmen sehen Wertgrenzen für Vorteile vor, die von Mitarbeitern und Vertretern von Unternehmen angenommen werden dürfen. Bevor eine Einladung ausgesprochen oder ein Geschenk überreicht wird, ist sicherzustellen, dass der Empfänger die Einladung oder das Geschenk in rechtmäßiger Weise annehmen kann. b) Einladungen zu Geschäftsreisen Einladungen von bestehenden oder potentiellen Geschäftspartnern zu Geschäftsreisen sind ausnahmslos nur zu Betriebsbesichtigungen und von voestalpine organisierten Fachkonferenzen erlaubt, wobei grundsätzlich nur Aufenthaltskosten (Nächtigung, Verpflegung), nicht jedoch Reisekosten des Geschäftspartners übernommen werden dürfen. Eine Kostentragung der Reisekosten ist nur in begründeten Ausnahmefällen nach vorheriger Genehmigung durch den zuständigen Vorgesetzten zulässig. Für die Kostentragung von Programmpunkten von Geschäftsreisen, die nicht der Betriebsbesichtigung oder der Teilnahme an einer Fachkonferenz dienen (zum Beispiel Unterhaltungsveranstaltungen oder Besichtigung von Sehenswürdigkeiten), gelten die oben in lit. a. aufgestellten Grundsätze. c) Spenden, Sponsoring und politische Beitragszahlungen Spenden und Sponsorings dürfen nicht zur Umgehung anderer Regelungen des Verhaltenskodex der voestalpine AG verwendet werden. Die Vergabe von Spenden und Sponsorings obliegt ausschließlich dem Vorstand/der Geschäftsführung einer Konzerngesellschaft. 04

5 Spenden Unter Spenden werden finanzielle oder sonstige Zuwendungen an Dritte ohne die Erwartung einer Gegenleistung verstanden. Als verantwortungsvolles Mitglied der Gesellschaft gewährt voestalpine Geld- und Sachspenden für Bildung und Wissenschaft, für Kunst, Kultur und soziale Anliegen, vorwiegend im Umfeld der Unternehmen des voestalpine- Konzerns. Mitgliedschaften von Konzerngesellschaften in Organisationen oder Verbänden ohne Bezug zur jeweiligen Unternehmenstätigkeit fallen ebenfalls in den Bereich Spenden. Für die Vergabe von Spenden gelten folgende Regeln: Spendengesuche für Einzelpersonen sind grundsätzlich abzulehnen. Zahlungen auf Privatkonten sind unzulässig. Bei der Vergabe von Spenden ist darauf zu achten, dass die Ziele der Begünstigten im Einklang mit der Wertehaltung der voestalpine stehen. In keinem Fall darf eine Zuwendung an Organisationen mit fragwürdiger Reputation/Integrität gewährt werden. Die Spende muss transparent sein. Der Empfänger der Spende und die konkrete Verwendung durch den Empfänger müssen bekannt sein. Über den Grund für die Spende und die zweckbestimmte Verwendung muss jederzeit auch öffentlich Rechenschaft abgelegt werden können. Der Begünstigte ist zu verpflichten, auf Anfrage einen Nachweis über die widmungsgemäße Verwendung der Spenden zu erbringen. Es muss gewährleistet sein, dass voestalpine die Spenden veröffentlichen kann. Die Spenden sollen nach Möglichkeit steuerlich abzugsfähig sein. 05

6 Sponsoring Sponsoring bezeichnet jede Zuwendung der voestalpine in Form von Geld, Sachwerten, Dienstleistungen oder Know-how (z. B. Planung, Organisation und Durchführung) für eine Veranstaltung, die von Dritten organisiert wird, oder für sonstige Zwecke/Aktivitäten Dritter, wenn sie im Gegenzug die Gelegenheit bietet, die Marke voestalpine oder andere der voestalpine gehörenden Marken zu bewerben, zum Beispiel durch Verwendung des voestalpine-logos, durch Erwähnung des Namens voestalpine in Ansprachen oder durch die Teilnahme eines Mitarbeiters der voestalpine als Vortragender oder Redner im Rahmen einer Podiumsdiskussion. Alle Sponsoring-Aktivitäten müssen transparent sein und in Form eines Vertrages niedergelegt werden sowie in einem angemessenen Verhältnis zum Gegenwert stehen, den der Dritte bietet. Sponsoring für Veranstaltungen, die das Ansehen von voestalpine schädigen können, sind nicht erlaubt. Jegliches Sport-Sponsoring von professionellen Sportaktivitäten durch Konzerngesellschaften bedarf eines Beschlusses des Vorstandes der voestalpine AG. Politische Beitragszahlungen voestalpine leistet keinerlei politische Spenden (Spenden an Politiker, politische Parteien, parteinahe Organisationen oder politische Vorfeldorganisationen). Zuwendungen dürfen auch nicht in Form von Einschaltungen in Parteimedien oder in Medien von parteinahen Organisationen erfolgen. Dazu zählen u. a. Druckkostenbeiträge, Inserate oder anderen Arten von Werbung. Eine Unterstützung von Zeitschriften oder anderen Medien von Betriebsräten ist weiterhin möglich, nicht jedoch eine Unterstützung von Medien von Betriebsratsfraktionen. d) Beschleunigungszahlungen/Facilitation Payments Beschleunigungszahlungen sind Zahlungen geringfügiger Beträge, durch die die beschleunigte Vornahme von Amtshandlungen, auf die ein rechtlicher Anspruch besteht (z. B. Zollfreigabe rechtmäßig eingeführter Waren), erreicht werden soll. Derartige Zahlungen sind in den meisten Staaten und Fällen rechtswidrig und sollten nicht geleistet werden. 06

7 2) Fordern und Annehmen von Vorteilen (passive Korruption) Mitarbeiter dürfen von bestehenden oder potentiellen Geschäftspartnern für sich oder für andere keine Vorteile fordern, sich versprechen lassen oder annehmen, wenn der Geschäftspartner dafür ein bestimmtes Verhalten als Gegenleistung erwartet oder auch bloß der Eindruck entstehen kann, vom Mitarbeiter wird ein bestimmtes Verhalten als Gegenleistung erwartet. Dies gilt selbst dann, wenn das Verhalten keine Auswirkungen auf geschäftliche Entscheidungen in Bezug auf den Geschäftspartner hat. Insbesondere dürfen Mitarbeiter der voestalpine von Lieferanten keine Vorteile fordern, sich versprechen lassen oder annehmen als Gegenleistung für die Erteilung von Aufträgen oder ein anderes für den Lieferanten nützliches Verhalten (z. B. Unterlassung der Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen gegen einen Lieferanten wegen fehlerhafter Produkte). a) Einladungen zu Essen und Veranstaltungen, Geschenke und andere Vorteile Mitarbeiter dürfen persönliche Vorteile (zum Beispiel Einladungen in Restaurants, zu Sport- oder Kulturveranstaltungen, Geschenke, Sponsoring von Veranstaltungen) nur annehmen, wenn dadurch nicht der Eindruck entstehen kann, von ihnen werde eine Gegenleistung erwartet. Ein solcher Eindruck entsteht insbesondere, wenn Mitarbeiter in absehbarer Zukunft eine geschäftliche Entscheidung zu treffen haben, die für den Gewährer des Vorteils von Bedeutung sein wird. Ob der Eindruck einer erwarteten Gegenleistung entstehen kann, hängt von den Umständen des konkreten Einzelfalls ab, insbesondere von folgenden Faktoren: Wert des Vorteils Häufigkeit, in der Vorteile gewährt werden Stellung des Empfängers innerhalb des voestalpine-konzerns Soziale Üblichkeit (zum Beispiel Geschenke von geringfügigem Wert aus Anlass des Weihnachtsfestes) Vorteile dürfen niemals heimlich angenommen werden. Mitarbeiter dürfen keine Geschenke annehmen, die an ihre Privatanschrift oder an nahe Angehörige gesandt werden. Für Einladungen und Geschenke an nahe Angehörige von Mitarbeitern gelten ebenfalls die oben angeführten Grundsätze entsprechend. Bargeld oder Bargeldäquivalente (z. B. Gutscheine) dürfen in keinem Fall angenommen werden. b) Einladungen zu Geschäftsreisen Einladungen zu Geschäftsreisen sind ausnahmslos nur zu Betriebsbesichtigungen und Konferenzen bei einem bestehenden oder potentiellen Geschäftspartner zulässig und dürfen nur nach Genehmigung durch den zuständigen Vorgesetzten angenommen werden. Der Vorgesetzte hat unter Berücksichtigung der vom Mitarbeiter vorzulegenden Agenda sowie unter Abwägung des betrieblichen Nutzens über eine Teilnahme zu entscheiden. Im Falle einer Teilnahme sind die Reise- und Nächtigungskosten durch den Arbeitgeber zu tragen. 3) Geschenke und Einladungen innerhalb des Konzerns Geschenke und Einladungen von Mitarbeitern des voestalpine-konzerns an Mitarbeiter des voestalpine-konzerns sind generell untersagt, sofern hierfür die Kosten vom Unternehmen getragen werden. 07

8 II) Interessenkonflikte Kapitel 8 des Verhaltenskodex lautet: Im Rahmen der Geschäftstätigkeit ist es möglich, dass Mitarbeiter in Situationen geraten, in denen ihre persönlichen oder wirtschaftlichen Interessen mit den Interessen des Konzerns in Konflikt geraten oder geraten können. In derartigen Situationen erwartet der voestalpine-konzern, dass seine Mitarbeiter ausschließlich im Interesse des Konzerns tätig werden. Da sich derartige Interessenkonflikte nicht immer ausschließen lassen, verpflichtet der voestalpine-konzern seine Mitarbeiter zum transparenten Umgang mit derartigen Themen. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, aktuelle oder potentielle Interessenkonflikte, auch wenn nur der Anschein für einen solchen Interessenkonflikt entstehen könnte, dem jeweiligen Vorgesetzten unaufgefordert sofort und in vollem Umfang offenzulegen und allenfalls um eine spezielle Genehmigung anzusuchen. Interessenkonflikte können sich insbesondere im Zusammenhang mit den folgenden Aspekten ergeben: Nebentätigkeiten können den Pflichten im voestalpine-konzern widersprechen oder zu einer Interessenkollision führen und bedürfen daher in jedem Fall einer vorherigen schriftlichen Genehmigung durch den Vorgesetzten mit Information an die zuständige Personalabteilung. Dies gilt auch für die Mitwirkung in Aufsichts- oder Beiräten in konzernfremden Gesellschaften. Ein wirtschaftliches Engagement bei Wettbewerbern oder bei Geschäftspartnern des voestalpine-konzerns, insbesondere bei Kunden oder Lieferanten (ausgenommen davon sind Beteiligungen geringen Umfangs an börsenotierten Gesellschaften soweit sie einer üblichen Vermögensverwaltung entsprechen) bedarf in jedem Fall einer vorherigen schriftlichen Genehmigung. Derartige Beteiligungen durch nahe Angehörige sind dem jeweiligen Vorgesetzten nachweislich zur Kenntnis zu bringen. Nahe Angehörige umfassen den Ehepartner bzw. Lebenspartner des Mitarbeiters, seine Eltern, Geschwister und Kinder sowie sonstige Personen, soweit diese seit mindestens einem Jahr im selben Haushalt des Mitarbeiters leben. Ebenfalls rechtzeitig vor der Aufnahme von Vertragsverhandlungen sind solche Transaktionen mit Geschäftspartnern des voestalpine-konzerns meldepflichtig, bei denen die auf Seiten der Geschäftspartner an den Unternehmensentscheidungen beteiligten Personen oder die direkten Verhandlungspartner nahe Angehörige sind. Interessenkonflikte können auch durch Verwandtschaftsverhältnisse von Mitarbeitern, die in der gleichen Abteilung beschäftigt sind, entstehen. Derartige Verwandtschaftsbeziehungen sind daher gegenüber dem Vorgesetzten offenzulegen. 08

9 1) Nebentätigkeiten Die Aufnahme einer Nebentätigkeit gegen Entgelt ist vor Aufnahme der Tätigkeit schriftlich dem Vorgesetzten mitzuteilen und ist durch den Vorgesetzten schriftlich zu genehmigen. Eine Genehmigung durch den Vorgesetzten darf nur erfolgen, wenn die zeitliche Inanspruchnahme nicht die Erfüllung der Pflichten gegenüber der voestalpine beeinflusst und die Nebentätigkeit auch sonst nicht den Interessen der voestalpine entgegensteht. Der Vorgesetzte hat seine Entscheidung im Einvernehmen mit der zuständigen Personalabteilung zu treffen und die Entscheidung einschließlich der Entscheidungsgründe entsprechend zu dokumentieren. Jedenfalls untersagt und daher nicht genehmigungsfähig sind folgende Nebentätigkeiten: Nebentätigkeit bei einem Wettbewerber Nebentätigkeit bei einem Lieferanten Nebentätigkeit bei einem Kunden Untersagt ist auch die Tätigkeit als direkter oder indirekter unabhängiger Vertragspartner oder Berater eines Wettbewerbers, Kunden oder Lieferanten. Die Annahme einer Funktion in einem Aufsichtsrat oder einem Beirat einer konzernfremden Gesellschaft bedarf unabhängig davon, ob diese gegen Entgelt erbracht wird, einer schriftlichen Genehmigung durch den Vorgesetzten. Nicht genehmigungspflichtig ist die Annahme einer Funktion in einer konzernfremden Gesellschaft nur dann, wenn sie im Auftrag einer Gesellschaft des voestalpine Konzerns ausgeübt wird. Ehrenamtliche Tätigkeiten sind Vorgesetzten nur dann mitzuteilen, wenn sie einen Einfluss auf die Arbeitsleistung haben; Gleiches gilt für Nebentätigkeiten, die nur gelegentlich, wenn auch entgeltlich, erbracht werden (z. B. schriftstellerische Tätigkeit oder Vorträge). 2) Wirtschaftliches Engagement bei Wettbewerbern, Lieferanten oder Kunden Durch eine Beteiligung an einem Drittunternehmen können sich für den betroffenen Mitarbeiter Konflikte zwischen den Interessen der voestalpine und den Interessen des Drittunternehmens ergeben. Um derartige Interessenkonflikte zu vermeiden, gilt folgende Regelung: Jegliche direkte oder indirekte Beteiligung an einem Wettbewerber oder Geschäftspartner, insbesondere an Lieferanten oder Kunden, durch Mitarbeiter ist untersagt. Eine direkte oder indirekte Beteiligung durch nahe Angehörige an einem Wettbewerber, Lieferanten oder Kunden ist vom Mitarbeiter, wenn er hiervon Kenntnis hat, dem Vorgesetzten und der zuständigen Personalabteilung schriftlich mitzuteilen. Ausgenommen von dieser Regelung sind Beteiligungen geringen Umfangs an börsenotierten Gesellschaften, soweit sie einer üblichen Vermögensverwaltung entsprechen. 09

10 3) Beschäftigung von nahen Angehörigen bei voestalpine Gegen eine Beschäftigung von nahen Angehörigen von Mitarbeitern im voestalpine- Konzern und auch bei derselben Gesellschaft innerhalb des voestalpine-konzerns ist grundsätzlich nichts einzuwenden, solange nicht die Gefahr von Interessenkonflikten besteht. Angehörigenverhältnisse von Mitarbeitern, die in der gleichen Abteilung beschäftigt sind, sind gegenüber dem Vorgesetzten offenzulegen. Um Interessenkonflikte jedweder Art zu vermeiden, sind direkte Berichtslinien zwischen Angehörigen grundsätzlich zu vermeiden. Gegebenenfalls müssen interne Versetzungen erfolgen. Ausnahmen bedürfen der vorherigen Genehmigung durch den Vorgesetzten, welcher seine Entscheidung im Einvernehmen mit der zuständigen Personalabteilung zu treffen und die Entscheidung einschließlich der Entscheidungsgründe entsprechend zu dokumentieren hat. 10

11 4) Beschäftigung von nahen Angehörigen bei Kunden, Lieferanten oder Wettbewerbern Angehörigen von Mitarbeitern der voestalpine steht es natürlich frei, bei Kunden, Lieferanten, oder Wettbewerbern der voestalpine zu arbeiten. Im Interesse der voestalpine ist jedoch sicherzustellen, dass die Interessen der voestalpine durch solche Beschäftigungsverhältnisse nicht beeinflusst werden. Solche Beeinträchtigungen können sich insbesondere ergeben durch die Weitergabe vertraulicher Informationen, eine allgemeine Beeinträchtigung der Objektivität bei Entscheidungen. Die Mitarbeiter der voestalpine sind daher verpflichtet, in geeigneter Weise sicherzustellen, dass Beschäftigungen von Angehörigen bei Kunden, Lieferanten oder Wettbewerbern ohne Einfluss auf die eigene Loyalitätspflicht gegenüber der voestalpine und ohne Einfluss auf die voestalpine insgesamt bleiben. Die Mitarbeiter der voestalpine vermeiden eine Teilnahme an und Beeinflussung von Geschäftsfällen mit Unternehmen, bei denen nahe Angehörige in denselben Geschäftsfällen involviert sind (z. B. Auftragsverhandlung, Auftragserteilung, Genehmigung von Rechnungen). Sollte sich eine Teilnahme an solchen Entscheidungen nicht vermeiden lassen, so haben die Mitarbeiter dies rechtzeitig vor einer solchen Entscheidung (z. B. rechtzeitig vor Aufnahme von Vertragsverhandlungen) ihren Vorgesetzten schriftlich zu melden. 5) Privater Bezug von Waren oder Dienstleistungen von Kunden oder Lieferanten Wenn Mitarbeiter von Lieferanten oder Kunden Waren oder Dienstleistungen beziehen, ist der marktübliche Preis zu entrichten. Von Kunden oder Lieferanten angebotene Rabatte und andere Vergünstigungen dürfen nur in Anspruch genommen werden, sofern diese allen Mitarbeitern der jeweiligen Konzerngesellschaft gewährt werden. Diese Richtlinie ist mit 26. September 2011 in Kraft getreten und wurde zuletzt im Oktober 2012 überarbeitet. Der Vorstand der voestalpine AG 11

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