HEGEL 3 mit Prosekko: Die 13 Irrtümer rund um Leistungsprämien

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1 HEGEL 3 mit Prosekko: Die 13 Irrtümer rund um Leistungsprämien ES IST PRÄMIENZEIT: Bei den meisten Unternehmen ist die Zeit zwischen Jänner und Mai jene, in der den Leistungsträgern mitgeteilt wird, wie hoch ihre Leistungsprämie (Zielerreichungsprämie, Gewinntantieme, Jahresbonus, Bilanzgeld etc) für das Vorjahr ist. Immer wieder passieren bei der Berechnung des Bruttoausmaßes der Prämie, sowie bei der Abrechnung Fehler. Daher habe ich am Freitag, den 13. Februar einen HEGEL mit Prosekko mit dem im Betreff angeführten Thema erstellt. HIER SIND SIE: Die 13 häufigsten Irrtümer rund um Leistungsprämien: Irrtum 1 (Arbeitsrecht): Die Regelungen über Leistungsprämien müssen vom Betriebsrat genehmigt werden. Gewinnbeteiligungs-, leistungs- bzw erfolgsbezogene Prämien und Entgelte können (müssen aber nicht) in einer freiwilligen Betriebsvereinbarung ( 97 Abs 1 Z 16 ArbVG) geregelt werden. Kommt es zwischen Betriebsinhaber und Betriebsrat zu keiner Einigung => Der Arbeitgeber kann mit den betroffenen Arbeitnehmern Einzelvereinbarungen abschließen. Praxistipp: In Unternehmen mit Betriebsrat sollte im Interesse des Unternehmens eine gütliche Einigung angestrebt und der Abschluss einer Rechtsklarheit schaffenden Betriebsvereinbarung das Ziel sein. Lediglich bei Akkord-, Stück- und Gedinglöhnen, sowie bei akkordähnlichen Prämien und Entgelten hat der Betriebsrat ein absolutes Vetorecht. Ohne Betriebsrats-Zustimmung kann ein diesbezügliches Entlohnungssystem im Unternehmen nicht eingeführt werden. Diese Prämien sind dadurch gekennzeichnet, dass die Prämienhöhe sehr eng von der Leistungsmenge abhängt (= quantitative Prämienmodelle ). Irrtum 2 (Arbeitsrecht): Bei Gewinnbeteiligungen ist der Arbeitnehmer uneingeschränkt den strategischen Entscheidungen des Arbeitgebers ausgeliefert. a) Der Arbeitnehmer hat gemäß 14 Abs 2 AngG ein zwingendes Bucheinsichtsrecht. 14 Abs 2 AngG lautet: Der Angestellte kann die Einsicht der Bücher verlangen, soweit dies zur Prüfung der Richtigkeit der Abrechnung erforderlich ist. b) Trotz einer Vereinbarung einer Gewinnbeteiligung kann der Arbeitgeber grundsätzlich uneingeschränkt strategische Unternehmensentscheidungen treffen, auch wenn sich diese (vorerst) negativ auf das Unternehmensergebnis auswirken könnten. Die Grenzen der freien Unternehmerentscheidung sind dort, wo die Entscheidungen gezielt zur Prämienminimierung eingesetzt werden. Trifft der Unternehmer überraschende, in dieser Form nicht vorhersehbare Entscheidungen (ganze Abteilungen werden zb ins Ausland ausgelagert), geht die Rechtslehre davon aus, dass eine ergänzende Auslegung der Gewinnbeteiligungsvereinbarung erforderlich ist, sollte dieser Fall nicht bereits in der Gewinnbeteiligungsvereinbarung vorweg geregelt worden sein.

2 Irrtum 3 (Arbeitsrecht): Wenn der Arbeitnehmer im aktuellen Jahr ausscheidet (zb in Pension geht) brauche ich mit ihn keine Zielerreichungskriterien mehr festlegen. Auch wenn der Arbeitnehmer im aktuellen Jahr ausscheidet (zb in Pension geht), sind diskriminierungsfreie Zielkriterien zu vereinbaren. Bei der Feststellung, welches Ausmaß an Zielerreichung der Arbeitnehmer im Rumpfarbeitsjahr erreicht hat, ist hypothetisch davon auszugehen, dass er ganzjährig tätig war. Irrtum 4 (Lohnsteuerrecht): Die bspw im März 2015 errechnete Zielerreichungsprämie kann rückwirkend mit Jänner steueroptimal in 14 Teilbeträgen ausbezahlt werden. Grundsätzlich gilt im Steuerrecht ein Rückwirkungsverbot (ausgenommen bspw bei Umgründungen und sonstigen, gesetzlich ausdrücklich erlaubten Rückwirkungsmaßnahmen). Wird daher die bspw im März 2015 errechnete Zielerreichungsprämie rückwirkend mit Jänner steueroptimal in 14 Teilbeträgen ausbezahlt, wird das der GPLA-Prüfer (zu Recht) nicht anerkennen. Irrtum 5 (Lohnsteuerrecht): Für die steueroptimale Prämienauszahlung muss der Arbeitgeber keine besonderen Regeln einhalten. Mein Freund Josef Hofbauer pflegt zu sagen: Der unendlichen Güte der Finanzverwaltung ist es zu verdanken, dass trotz gegenteiliger Rechtsprechung! die Finanz es ausnahmsweise dennoch gestattet, dass Gewinnbeteiligungen, Jahresprämien bzw. Bonuszahlungen in laufende Bezüge und in einen sonstigen Bezug aufgeteilt werden können, damit das Jahressechstel optimal genutzt werden kann. Gemäß Randzahl 1052 der Lohnsteuerrichtlinien 2002 sind folgende Voraussetzungen STRIKTES einzuhalten, damit die steueroptimale Auszahlung abgabenbehördlich anerkannt wird: 1. Die Vereinbarung muss schriftlich abgefasst werden und Regelungen über den Anspruch und die Auszahlungsmodalität enthalten. 2. Die Vereinbarung muss vor der Auszahlung getroffen werden. 3. Bei ratenweiser Auszahlung (insbesondere bei einem erfolgsabhängigen Bezugsbestandteil für einen bestimmten Leistungszeitraum wie bspw einer Belohnung für ein bestimmtes Kalenderjahr) darf nach erfolgter Auszahlung eines Teilbetrages die vereinbarte Auszahlungsmodalität mit steuerlicher Wirkung nicht mehr abgeändert werden (= eingeschränkte Abänderungsmöglichkeit: Die getroffene Vereinbarung hinsichtlich der Auszahlungsmodalität darf nach erfolgter Auszahlung eines Teilbetrages nicht mehr abgeändert werden). Wird die Formel 7 angewandt, muss der Zeitraum, in dem die Teilbeträge fließen (= Verteilzeitraum ), mindestens 6 Monate umfassen. Hält der Arbeitgeber diese Voraussetzungen nicht ein => die gesamte Prämie wird wie ein laufender Bezug nach Tarif gemäß 67 Abs 10 EStG besteuert. Irrtum 6 (Lohnsteuerrecht): Die Formel 7 kann auch für Umsatzprovisionen angewandt werden. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf monatliche Provisionen (oder monatliche Leistungsprämien), dann kann die Formel 7 nicht angewandt werden. Dies gilt auch,

3 wenn die monatliche Provisionen/Leistungsprämien zunächst nur akontiert und dann mit abschließender Provisionsspitze abgerechnet werden. Irrtum 7 (Lohnsteuerrecht): Die Formel 7 kann auch für das im Kollektivvertrag geregelte Jubiläumsgeld angewandt werden. Im Kollektivvertrag geregelte Sonderzahlungen sind wie im Kollektivvertrag vorgesehen auszuzahlen und nicht optimierbar. Irrtum 8 (Lohnsteuerrecht): Die Formel 7 heißt deshalb so, weil die Prämie in 7 gleich hohen Teilen ausbezahlt wird. Das stimmt nur ausnahmsweise und zwar dann, wenn der Verteilzeitraum die Monate Jänner bis Juni oder Juli bis Dezember umfasst. Grundsätzlich errechnen sich die Prämienauszahlungsteilbeträge bei der Formel 7 wie folgt: Schritt 1: Sie dividieren die Prämie durch 7 und zahlen diesen Betrag im Dezember 2015 als Prämienrestbetrag (= Sonderzahlung) aus. Schritt 2: Die restliche Prämie verteilen Sie gleichmäßig auf die im Kalenderjahr noch verfügbaren Monate, dh Sie verteilen den Prämienrestbetrag bspw auf die Monate Mai bis Dezember Bezieht der Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt noch weitere laufende Bezüge (uu in unterschiedlicher Höhe), wie bspw Sachbezüge, Überstunden (oder 12maliges Überstundenpauschale), Zulagen etc, dann ist diese Lohnart bei der Prämienauszahlungsoptimierung derart zu berücksichtigen, dass im Schritt 1 der Jahreswert dieser Lohnart fiktiv zur Prämie addiert wird => dann wird der fiktive Gesamtbetrag durch 7 dividiert. Irrtum 9 (Lohnsteuerrecht): Wenn steueroptimal Prämienauszahlungen angeboten werden, dann muss diese allen oder sachlich umschriebenen Arbeitnehmergruppen in gleicherweise angeboten werden. Diese bei 3 EStG-Begünstigungen häufige Voraussetzung (alle Arbeitnehmer oder sachlich umschriebene Arbeitnehmergruppen) sind keine Anwendungsvoraussetzung für die Formel 7. Jeder Arbeitnehmer kann für sich frei entscheiden, ob er die Prämie als Einmalzahlung oder steueroptimal ausbezahlt erhalten möchte. Irrtum 10 (Lohnsteuerrecht): Einmal für Formel 7 entschieden => diese Wahl gilt auf ewig Der Arbeitnehmer kann sich Jahr für Jahr neu entscheiden, wie er die Prämie gerne ausbezahlt erhalten möchte. Zu beachten ist, dass die Auszahlungswahl stets schriftlich, bevor der 1. Teilbetrag fließt, fixiert sein muss. Irrtum 11 (Lohnsteuerrecht): Vereinbarung I: Der Jahresboni 2015 wird im Jahr 2015 vorweg akontiert. Wurde die Restzahlung im Jahr 2016 errechnet => Vereinbarung II: Die Restzahlung wird gemäß den Regeln der Formel 7 steueroptimal ausbezahlt. Auszug aus der Anfragebeantwortung des BMF (Die wesentlichen Textpassagen werden durch Fettschrift besonders hervorgehoben): Für die steuerliche Anerkennung ist von Bedeutung, dass spätestens vor der ersten Auszahlung eine schriftliche Vereinbarung über den Anspruch und die

4 Auszahlungsmodalität vorliegen muss. Im Falle einer Akontierung der Prämie ist es daher notwendig, dass vor der ersten Auszahlung schriftlich geregelt ist, welcher Anteil (Prozentsatz) der Prämie auf laufende Bezüge und welcher Anteil auf sonstige Bezüge entfällt. Weiters müssen die anteiligen laufenden Prämien über einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten ausbezahlt werden. Erfolgt erst im Zuge der Endabrechnung eine (neuerliche) vertragliche Festlegung hinsichtlich des Auszahlungsmodus, so wird dies steuerlich nicht anerkannt, da nach der ersten Auszahlung eines Teilbetrags die Vereinbarung nicht mehr abgeändert werden kann. Die Höhe des laufenden Auszahlungsbetrags kann im Falle von Akontozahlungen in den einzelnen Monaten variieren, wenn diese im Vorhinein entsprechend vertraglich festgelegt wurde (der vertraglich insgesamt festgelegte Prämienanteil, der auf laufende oder sonstige Bezüge entfällt, daher hierbei nicht variieren). Die akontierte laufende Prämie darf nicht im Zuge der Aufrollung berichtigt werden. Liegt keine schriftliche Vereinbarung vor der ersten Auszahlung vor, hat die Versteuerung nach 67 Abs 10 EStG zu erfolgen. Ergebnis: Die obige Vereinbarung II, wonach die Restzahlung gemäß den Regeln der Formel 7 steueroptimal ausbezahlt wird, wird steuerlich nicht anerkannt. Die Aufteilung in Akontozahlungen und Restzahlung und die Festlegung der diesbezüglichen Auszahlungsmodalitäten müssen bereits in der Vereinbarung I enthalten sein, damit sie steuerlich anerkannt werden. Da dies in der Praxis mit einigen Schwierigkeiten verbunden ist, wäre die anerkennungssichere Auszahlungsvariante die, dass die Restzahlung als normale Sonderzahlung abgerechnet wird. Irrtum 12 (Lohnsteuerrecht): Eine Beendigung des Dienstverhältnisses während der Laufzeit der Formel 7 Teilbeträge ist abgabenrechtlich unerheblich Beispiel: Dem Arbeitnehmer wird im Mai 2015 mitgeteilt, dass seine Prämie für 2014 EUR ,00 beträgt. a) Das Dienstverhältnis wird (im Mai noch nicht vorhersehbar) einvernehmlich zum 31. Oktober aufgelöst b) Der Arbeitnehmer wird im August Jahre alt und geht ab 1. September in Pension, was im Personalakt seit Jahren vorausvermerkt wurde. Frage: Kann die Formel 7 angewandt werden? Lösung: Im Fall a) kann die Formel 7 ab Mai (laufender monatlicher Teilbetrag: EUR 2.250,00) angewandt werden. Im Austrittsmonat werden die restlichen Zahlungen (2 x EUR 2.250,00 zuz Restzahlung von EUR 3.000,00) als normale Sonderzahlung abgerechnet. Im Fall b) kann die Formel 7 nicht angewandt werden, da vorhersehbar ist, dass die Voraussetzung, es muss zumindest ein 6-monatiger Verteilzeitraum vorliegen, nicht erfüllt sein wird.

5 Irrtum 13 (Lohnsteuerrecht): Wird die Formel 7 oder die 14malige Prämienauszahlung angewandt, sind die auf die monatlichen Teilbeträge entfallenden SV-Beiträge = laufende SV-Beiträge Die WGKK bestätigte mir in einer diesbezüglichen Anfrage schriftlich, dass eine steueroptimierte Abrechnung und Auszahlung eines sonstigen Bezuges (zb Bonifikation, Gratifikation, Bilanzremunerationen, Gewinnbeteiligungen, Zielerreichungsprämien, etc.) durch Anwendung der Formel 7 oder aufgrund einer 14malige Prämienauszahlung, nichts an der sozialversicherungsrechtlichen Qualifikation und Behandlung des gesamten Bezuges als Sonderzahlung ändert. Mit anderen Worten: Sowohl die monatlichen Teilbeträge als auch die (Rest)Sonderzahlungen gelten sv-rechtlich als Sonderzahlungen. Zugegeben: Aus Gründen der Praktikabilität geht die Praxis anders vor, was wirtschaftlich mitfühlende Prüfer regelmäßig akzeptieren. Nach dem geballten Wissensschub, noch eine Zugabe für Ihre Kreativität: Wer errät 1), was mich inspiriert hat, gerade 13 Fehler in diesem Newsletter aufzulisten, schreibt mir ein Mail (ernst.patka@steuer-service.at) und erhält als Geschenk ein Vereinbarungstextmuster für eine nach Formel 7 auszuzahlende Leistungsprämie. Seminartipp: Weniger Lohnsteuer - mehr Netto: Alle Optimierungsmöglichkeiten mittels Cafeteria-Modell bestmöglich nutzen. Informieren Sie sich über den sogenannten Optimierungs-Check und erfahren Sie, welche Strategien möglich sind und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen umsetzen können! 1) Der Lösungshinweis ist im obigen Newslettertext versteckt. Bitte um Feedback zur HEGEL-Reihe an ernst.patka@steuer-service.at => Ihren Zeitaufwand für das Feedbackschreiben belohne ich mit einem weiteren Vereinbarungstextmuster für eine in 14 Teilbeträgen auszuzahlende Leistungsprämie. Das war HEGEL 3 (Herausforderungen gelöst) mit Prosekko (Profi-Infos: schnell, einfach, konkret, kompakt) Sie kennen mich als Personal-Profi und nicht als Philosophen. Dennoch, mein neuer Newsletter für Personalmanager und Personalverantwortliche heißt HEGEL. Warum der Newsletter so heißt und welchen Nutzen er Ihnen bietet, das können Sie nachlesen und zwar hier: News/Hegel_bringt_Prosekko.pdf *********************************************************************** ********************* Ich wünsche einen erfolgreichen Arbeitswochenbeginn

6 Ihr HEGEL-Autor, Mag. Ernst Patka und sein HR-Beratungsteam unter der Leitung von Frau Michaela Haas: Steuer & Service Steuerberatungs GmbH Wipplingerstraße Wien Tel: 0043 (1) Fax: 0043 (1) Alle bisherigen Quick News finden Sie auch auf unserer Homepage unter der Rubrik NEWS. PS: Wir freuen uns sehr, wenn Sie diesen Newsletter auch an jene Freunde, Bekannte oder Geschäftspartner weiterleiten, die möglicherweise ebenfalls Interesse an diesem Thema haben könnten. Wir freuen uns über Ihre Weiterempfehlung. Allgemeine Informationen: Dieser Newsletter der Steuer & Service Steuerberatungs GmbH dient der Information, er wird nicht an Verbraucher (im Sinne des Konsumentenschutzgesetzes) verschickt und ist daher nach 107 Abs 2 und 3 TKG zulässig. Unsere Tätigkeitsschwerpunkte: Die Steuer & Service hat - neben der klassischen Steuerberatung - insbesondere zwei Tätigkeitsschwerpunkte: a) Beratungen im Bereich des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrechts (Gehalteverrechnung, Outsourcing, Payroll-Checks etc) b) Durchführung von Spezialtätigkeiten rund um das Rechnungswesen (Reporting, Erstellung von Jahresabschlüssen nach internationalen Rechnungslegungsvorschriften, Rechnungswesenkrisenmanagement, Basel II, Rechnungswesenorganisationsberatung) Adressenänderung Hat sich Ihre -Adresse geändert, dann schicken Sie bitte ein an: newsletter@steuer-service.at und geben Ihre neue Adresse bekannt. Newsletter abbestellen Wenn Sie diesen Newsletter nicht mehr beziehen wollen, dann schicken Sie bitte ein an: newsletter@steuer-service.at mit dem Vermerk "abbestellen" in der Betreffzeile.